è un'attività finalizzata sistematizzazione dei documenti del personale e lavora con loro.
Il dipartimento del personale esiste in tutte le organizzazioni e garantisce un lavoro ininterrotto con i documenti, nonché una contabilità tempestiva di tutte le modifiche da parte dell'impresa e dei suoi dipendenti.
Cari lettori! I nostri articoli parlano di modi tipici per risolvere problemi legali, ma ogni caso è unico.
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Per condurre rapidamente la formazione sul lavoro d'ufficio e applicare le conoscenze nella pratica, gli esperti raccomandano di prestare attenzione alle seguenti pubblicazioni stampate:
L'organizzazione della gestione ex novo dei registri del personale dovrebbe essere costruita in fasi come segue:
Ad oggi, ci sono molti programmi pensati per queste esigenze. Tuttavia, i leader organizzativi tradizionalmente scegli 1C.
Ciò è dovuto al fatto che ci sono specialisti nell'installazione e nella manutenzione di questo programma in qualsiasi città grande o piccola, ma coloro che potrebbero servire sviluppi innovativi non possono sempre essere chiamati per telefono.
Tutti i contratti e i documenti presentati devono essere conformi e non contraddire lo statuto dell'organizzazione. Questo ha un ruolo importante, in primo luogo, per eliminare i disaccordi con la direzione o con i dipendenti.
I documenti che saranno contenuti nel lavoro d'ufficio dell'azienda devono essere concordati con la direzione superiore.
Occorre chiarire quali di essi saranno obbligatori, e quali rinviabili, perché verranno richiamati casi rari. È importante sapere quale di loro si troverà nel programma di lavoro e quale nei moduli.
Come redigere una tabella del personale, leggi il nostro articolo.
Se non sono nell'azienda, è necessario creare questi documenti. Questi documenti devono essere pienamente concordati con il capo dell'organizzazione e verificati rispetto al quadro normativo. Cioè, devi scoprire se le innovazioni sono contrarie alla legge.
Risorse umane non riesco a cavarmela senza creare le seguenti carte:
La questione della loro conservazione e compilazione dei documenti dovrebbe essere decisa in tempo e in anticipo. Sul stato iniziale quando c'è molto poco personale al lavoro, questo potrebbe essere il fondatore della società. In questa occasione, dovrebbe essere emesso un ordine speciale. In caso contrario, si comporterà una grave multa.
Se in futuro appare una persona i cui compiti includeranno il lavoro con i documenti, verrà emesso un nuovo ordine per nominare una persona responsabile.
Per questa procedura avrai bisogno di:
Questo è lontano da tutto ciò che un dipendente che parte da zero deve sapere, ma tali azioni sono solo prime basi una grande quantità di informazioni da esplorare in futuro.
È possibile trovare le istruzioni per la gestione dei record del personale.
L'impiegato ha un ampio campo di attività, che copre tutti gli aspetti dell'organizzazione relativi ai dipendenti e al loro lavoro. Quindi, i compiti principali dell'impiegato sono:
Scarica gratuitamente una descrizione del lavoro di esempio per un impiegato-ufficiale del personale.
Oltre ai compiti principali, anche i dipendenti in questo campo di attività hanno compiti aggiuntivi, come:
A volte un dipendente di questo dipartimento è impegnato nella valutazione del lavoro dei dipendenti e nella compilazione di un rapporto su questo argomento.
È importante sapere che, in conformità con la legge applicabile, il responsabile del personale non può divulgare i dati personali del dipendente a terzi. Questa responsabilità ricade interamente su di lui.
Gli errori possono essere commessi in qualsiasi lavoro. Quindi le risorse umane non fanno eccezione. Poiché si tratta di un processo complesso ed è difficile per molti dipendenti alle prime armi ricordare una grande quantità di informazioni, le principali sono le seguenti:
Prima di tutto, si riferisce al design. L'ordine può non specificare le condizioni o la natura del lavoro svolto. A volte vengono commessi errori nelle iniziali o nel cognome del dipendente, nonché nella sua unità di lavoro. È importante considerare qui che un ordine eseguito con errori o emesso da una persona non autorizzata non è valido.
A volte in una piccola azienda capita che si accumulino molte violazioni e non esiste uno specialista in grado di risolvere questo problema. Se, tuttavia, una persona del genere è stata trovata e gli è stato affidato il compito di mettere in ordine le cose nella documentazione, allora deve seguire seguendo le istruzioni passo passo:
Tutto deve essere disponibile Documenti richiesti che sono legati al business. Questi includono obbligatori, speciali e facoltativi.
È importante che ogni cosa sia nella sua forma corretta e al suo posto.
Dovrebbero essere acquisiti anche quelli facoltativi per proteggersi durante lo svolgimento dei controlli in ufficio.
La gestione dei record delle risorse umane sta diventando sempre più complessa nel tempo e le aziende stanno diventando più grandi. Pertanto, la via d'uscita da questa situazione è Automazione delle risorse umane. Oggi, in quasi tutte le organizzazioni, i problemi relativi al personale vengono risolti utilizzando dispositivi automatici.
La definizione del processo di automazione dovrebbe avvenire in più fasi:
Per un corretto lavoro d'ufficio del personale, avrai bisogno seguenti programmi:
Certo, puoi abbandonare le nuove tecnologie e svolgere il lavoro secondo i vecchi metodi. Tuttavia, i progressi non si fermano e in futuro potrebbe rivelarsi che a causa di apparecchiature automatiche improprie, potrebbe verificarsi una violazione del flusso dei documenti, che può comportare una multa.
Come organizzare i record del personale in una società di nuova creazione - guarda il seminario video:
Molto spesso c'è una situazione in cui un'azienda ha appena aperto, ha un organico ridotto, ma non c'è altro che contratti di lavoro. Spesso questo accade in un'azienda che è presente sul mercato da diversi anni, ma che tuttavia non presta la dovuta attenzione alla documentazione dei rapporti di lavoro. Tuttavia, l'assenza di documenti prescritti dalla legislazione del lavoro può comportare l'irrogazione di sanzioni amministrative. Questo articolo sarà utile per funzionari del personale o contabili alle prime armi che, oltre al loro lavoro, sono stati anche incaricati di condurre la gestione dei registri del personale.
Per la corretta organizzazione della gestione dei registri del personale, è necessario fare scorta di leggi e altri atti normativi nel campo del diritto del lavoro, nonché di letteratura speciale. Un prodotto software specializzato faciliterà notevolmente la manutenzione dei registri del personale: contiene quasi tutte le forme di documenti necessarie. In ogni caso, avrai bisogno, in particolare:
- Codice del Lavoro;
- Regole per la conservazione e la conservazione dei libri di lavoro, la creazione di libri di lavoro vuoti e la loro fornitura ai datori di lavoro, approvate con decreto del Ministero del lavoro della Federazione Russa del 16 aprile 2003 N 225 (di seguito denominate Regole per il mantenimento e la conservazione del lavoro libri);
- Istruzioni per la compilazione dei libri di lavoro, approvate dal decreto del Ministero del lavoro della Federazione Russa del 10 ottobre 2003 N 69;
— la legge federale del 27 luglio 2006 N 152-FZ "Sui Dati Personali" (di seguito - Legge sui Dati Personali);
— Legge federale n. 98-FZ del 29 luglio 2004 “Sui segreti commerciali” (di seguito denominata Legge sui segreti commerciali);
- Regolamento sulle specifiche dell'invio di dipendenti in trasferta, approvato con decreto del governo della Federazione Russa del 13 ottobre 2008 N 749;
- Decreto del Comitato statale di statistica della Federazione Russa del 01/05/2004 N 1 "Sull'approvazione di forme unificate di documentazione contabile primaria per la contabilità del lavoro e il suo pagamento" (di seguito - Decreto N 1);
— Un elenco di tipici documenti archivistici gestionali generati nel corso delle attività agenzie governative, governi e organizzazioni locali, indicando i periodi di conservazione, approvati dall'Ordine del Ministero della Cultura della Federazione Russa del 25.08.2010 N 558;
- La procedura e le forme di contabilità per i dipendenti che partono per viaggi di lavoro dall'organizzazione di invio e arrivano all'organizzazione in cui sono distaccati, approvati dall'Ordine del Ministero della Salute e dello Sviluppo Sociale della Federazione Russa dell'11 settembre 2009 N 739n ;
- Decreto del governo della Federazione Russa del 22 luglio 2008 N 554 "Sull'importo minimo degli aumenti salariali per il lavoro notturno";
- Decreto del governo della Federazione Russa del 24 dicembre 2007 N 922 "Sulle caratteristiche della procedura per il calcolo della media salari»;
— Elenchi degli incarichi e dei lavori sostituiti ed eseguiti dai dipendenti con i quali il datore di lavoro può concludere accordi scritti di piena responsabilità individuale o collettiva, nonché forme standard tali contratti approvati dal decreto del Ministero del lavoro della Federazione Russa del 31 dicembre 2008 N 85;
- Regolamento sulla registrazione militare, approvato con decreto del governo della Federazione Russa del 27 novembre 2006 N 719, e Linee guida Staff generale Forze armate della Federazione Russa del 04/11/2008 sul mantenimento dei registri militari nelle organizzazioni.
Oltre ai documenti normativi, studiare non farebbe male documenti costitutivi aziende. È in loro che può essere determinata la procedura per assumere il capo dell'organizzazione e stabilire il suo stipendio. Molto spesso, è nella carta che viene prescritta la procedura per l'assunzione dei dirigenti con responsabilità strategiche.
Dopo aver studiato i documenti normativi nel campo del diritto del lavoro e della gestione dei registri del personale, avrai un'idea del minimo necessario, che deve essere redatto e mantenuto in qualsiasi organizzazione. Esso:
- regole interne orario di lavoro(Art. 189, 190 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
- personale (art. 15, 57 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
- orario delle ferie (articolo 123 del codice del lavoro della Federazione Russa);
- Regolamento sulla protezione dei dati personali (articoli 86-88 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
- contratti di lavoro (art. 16, 56-59, 67 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
- libri di lavoro (articoli 65, 66 del codice del lavoro della Federazione Russa);
- job description (se doveri ufficiali i dipendenti non sono specificati nei contratti di lavoro);
- un libro di contabilità per il movimento dei libri di lavoro e dei relativi inserti, un libro delle entrate e delle spese per la contabilità dei moduli di un libro di lavoro e un inserto ad esso (paragrafi 40-41 delle Regole per la conservazione e la conservazione dei libri di lavoro);
- tessere personali dei dipendenti (articolo 12 del Regolamento per la conservazione e la conservazione dei libri di lavoro);
- busta paga (articolo 136 del codice del lavoro della Federazione Russa);
- ordini (su assunzione, licenziamento, concessione di ferie, invio in viaggio d'affari, ecc.) (Articoli 62, 68, 84.1, 193 del Codice del lavoro della Federazione Russa, ecc.) e i motivi per emetterli (dichiarazioni, atti, note, accordi, ecc.);
- regolamento sulla retribuzione e sui bonus (parte 2 dell'articolo 135 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
- dichiarazioni, note-calcoli e altri documenti relativi al calcolo e al pagamento di stipendi, ferie, compensi vacanze inutilizzate, "transazione" in caso di licenziamento.
È chiaro che gli atti previsti dalla legge dovranno comunque essere redatti. Ma per quanto riguarda gli altri documenti, dovresti chiedere alla direzione (quale dei documenti facoltativi potrebbe essere necessario per l'azienda). Puoi anche chiarire in anticipo con il gestore quale condizioni speciali vuole vedere nei regolamenti interni del lavoro, altri regolamenti locali, forme di contratto di lavoro.
Nota!Secondo l'art. 16 della legge federale del 26 dicembre 2008 N 294-FZ "Sulla tutela dei diritti persone giuridiche e singoli imprenditori quando esercita il controllo statale (supervisione) e il controllo municipale, l'organizzazione deve tenere un registro delle ispezioni di una persona giuridica, un singolo imprenditore, effettuate da organi di controllo e supervisione statali, comunali.
Naturalmente, l'elenco di cui sopra è incompleto e, in determinate circostanze, devono essere elaborati ed eseguiti altri documenti. Ad esempio, se si prevede che i singoli dipendenti lavoreranno talvolta al di fuori del normale orario di lavoro, è necessario approvare l'elenco delle posizioni dei dipendenti con orario di lavoro irregolare (articolo 101 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Inoltre, tenendo conto delle specificità delle attività dell'organizzazione, può essere necessario:
- Regolamenti sulla certificazione e relativi documenti di certificazione, se il datore di lavoro effettua la certificazione dei dipendenti (parte 2 dell'articolo 81 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
- una disposizione sui segreti commerciali, se i contratti di lavoro con i dipendenti stabiliscono l'obbligo di mantenere i segreti commerciali (articoli 10, 11 della legge sui segreti commerciali);
- accordi di piena responsabilità (se tale responsabilità è stata stabilita per i dipendenti in maniera contrattuale);
- un contratto collettivo (se almeno una delle parti (dipendente o datore di lavoro) prende l'iniziativa per concluderlo).
Poiché tutti i rapporti di lavoro devono essere documentati, quando si sviluppano regolamenti locali e altri documenti del personale, va ricordato che le loro disposizioni non dovrebbero peggiorare la posizione del dipendente rispetto alla legislazione sul lavoro stabilita. Le norme dei regolamenti locali che peggiorano la posizione dei dipendenti o adottate senza conformarsi a quanto previsto dall'art. 372 del Codice del lavoro della Federazione Russa della procedura per tenere conto del parere dell'organo rappresentativo dei dipendenti (se presente), non sono soggetti ad applicazione. Questo è affrontato Attenzione speciale nell'art. 8 del Codice del lavoro della Federazione Russa.
Quindi, prima di tutto, devi redigere una tabella del personale. Questo documento viene utilizzato per formalizzare la struttura, il personale e il personale dell'organizzazione in conformità con il suo statuto, che contiene un elenco di unità strutturali, titoli di lavoro, specialità, professioni che indicano qualifiche, informazioni sul numero di unità di personale. È redatto secondo il modello unificato T-3, approvato con delibera n. 1.
Nota.In connessione con l'entrata in vigore nel 2013 della legge federale del 6 dicembre 2011 N 402-FZ "Sulla contabilità", i moduli dei documenti contenuti negli album dei moduli unificati della documentazione contabile primaria non sono obbligatori e i datori di lavoro possono sviluppare autonomamente le forme necessarie. Se l'organizzazione decide di introdurre i propri moduli di documenti, consigliamo comunque di prendere come base i moduli unificati precedentemente approvati e di modificarli includendo o rimuovendo righe o colonne aggiuntive. Non dimenticare di correggere l'uso di nuove forme di documentazione contabile primaria nel principio contabile.
Tenendo conto dei desideri della direzione, è necessario compilare tutte le colonne necessarie nella tabella del personale, verificarne la conformità con la legislazione sul lavoro e sottoporre la versione finita alla direzione per l'approvazione. Di solito, un atto locale è approvato da un ordine o istruzione, a cui si fa riferimento nell'attributo corrispondente. Inoltre, un atto normativo locale può essere approvato apponendo il timbro di approvazione al documento con la firma personale del responsabile dell'organizzazione o di una persona da lui autorizzata.
Il prossimo documento importante è il regolamento interno del lavoro. Secondo l'art. 189 del Codice del lavoro della Federazione Russa, questo atto normativo locale regola la procedura di assunzione e licenziamento dei dipendenti, i diritti fondamentali, i doveri e le responsabilità delle parti di un contratto di lavoro, l'orario di lavoro, il tempo di riposo, gli incentivi e le sanzioni adottate nei confronti dei dipendenti , nonché altre questioni relative alla regolamentazione dei rapporti di lavoro con questo datore di lavoro. Il documento può comprendere le seguenti sezioni: assunzioni, diritti e doveri fondamentali dei dipendenti, diritti e doveri del datore di lavoro, orari di lavoro e di riposo, incentivi, responsabilità per violazione disciplina del lavoro.
Dopo aver concordato con la direzione tutte le sfumature e aver verificato le disposizioni del regolamento interno del lavoro per il rispetto della legislazione del lavoro vigente, anche questo atto locale viene sottoposto all'approvazione del capo.
Anche il regolamento sulla protezione, il trattamento e la conservazione dei dati personali deve essere sviluppato e messo in atto quanto prima. Ciò è dovuto al fatto che il datore di lavoro è obbligato ad adottare le misure necessarie e sufficienti per proteggere i dati personali dei dipendenti e regolamentare il meccanismo per la loro ricezione, elaborazione, conservazione e protezione. Ciò segue dal cap. 14 del Codice del lavoro della Federazione Russa e della Legge sui dati personali.
In tale disposizione è necessario stabilire in che modo vengono ottenuti i dati personali, in quale ordine vengono formati e conservati i fascicoli personali dei dipendenti, nonché determinare i diritti e gli obblighi dei dipendenti, le modalità di contabilità, conservazione, trasferimento e protezione dei propri dati personali.
Nota!È necessario risolvere il problema di chi terrà i libri di lavoro. Se non c'è ancora un funzionario del personale, il capo dell'azienda deve assumersi la responsabilità della tenuta, dell'archiviazione, della contabilità e dell'emissione dei libri di lavoro emettendo un ordine appropriato. Successivamente, l'amministratore può trasferire tali poteri all'ufficiale del personale ammesso (anche con provvedimento). Tale nomina è prevista dal comma 45 del Regolamento per la conservazione e la conservazione dei libri di lavoro.
Inoltre, è auspicabile sviluppare una forma standard di contratto di lavoro che sarà stipulata con i dipendenti. Ricordiamo che l'art. 57 del Codice del lavoro della Federazione Russa, che definisce l'elenco delle informazioni e condizioni obbligatorie da inserire in esso, nonché altri articoli del Codice del lavoro (ad esempio, articoli 58, 59, 64.1, 70, 282, ecc.).
Oltre allo sviluppo di atti locali, personale, orari delle ferie, ecc., È necessario preparare altri documenti che saranno necessari in futuro per il lavoro del personale. Questi sono vari libri contabili, giornali di registrazione, fogli presenze, moduli d'ordine, accordi di responsabilità, ecc.
Separatamente, parliamo di documenti sulla protezione del lavoro, poiché questa è una parte importante della legislazione sul lavoro. In futuro, quando l'organizzazione cresce per garantire il rispetto dei requisiti di protezione del lavoro, per monitorarne l'attuazione, può essere creato un servizio di sicurezza sul lavoro o può essere introdotta una posizione di specialista della sicurezza sul lavoro con formazione o esperienza adeguata in questo campo. Nel frattempo l'azienda è piccola, al capo è affidata la responsabilità di garantire condizioni di sicurezza e tutela del lavoro.
L'articolo 212 del Codice del lavoro della Federazione Russa sancisce la disposizione secondo cui è il datore di lavoro che è obbligato a garantire lo sviluppo e l'approvazione di regole e istruzioni sulla protezione del lavoro per i dipendenti. Il 13 maggio 2004, il Ministero del Lavoro ha approvato Raccomandazioni metodologiche per lo sviluppo di istruzioni sulla protezione del lavoro per aiutare i datori di lavoro, in base alle quali le istruzioni sulla protezione del lavoro per un dipendente dovrebbero essere sviluppate in base alla sua posizione, professione e tipo di lavoro da lui svolto.
Gli atti normativi che introducono nuove forme di documenti in questo settore non sono stati adottati di recente, quindi elenchiamo i principali che dovrebbero essere presenti in ogni organizzazione:
— regolamento sulla tutela del lavoro nell'organizzazione;
- un ordine per nominare una persona responsabile nell'organizzazione (in assenza di un ingegnere per la protezione del lavoro);
— istruzioni per la tutela del lavoro;
— registri per la registrazione dei briefing sulla tutela del lavoro;
— programmi di realizzazione diverso tipo briefing sulla protezione del lavoro;
— programma di controllo della produzione;
- altri documenti.
L'articolo 17 della legge federale del 22 ottobre 2004 N 125-FZ "Sull'archiviazione nella Federazione Russa" obbliga le aziende a garantire la sicurezza dei documenti generati nelle loro attività, compresi i documenti sul personale. Riteniamo che la sicurezza dei documenti senza l'organizzazione della loro conservazione sia impossibile. Per archiviare e utilizzare i documenti generati nel reparto del personale, è necessario sistematizzarli.
Al fine di snellire i documenti generati nel processo di gestione dei registri del personale, viene compilata una nomenclatura dei casi: un elenco sistematizzato dei nomi dei casi archiviati nell'organizzazione, indicando i periodi di conservazione nella forma prescritta. Tale definizione è contenuta in GOST R 51141-98 “Lavoro d'ufficio e archiviazione. Termini e definizioni", approvato dal decreto dello standard statale della Federazione Russa del 27 febbraio 1998 N 28 e dalle regole di base per il funzionamento degli archivi delle organizzazioni, approvato dalla decisione del Collegio degli archivi federali di febbraio 6, 2002. La forma della nomenclatura sia per le divisioni strutturali che per l'intera organizzazione è data nelle regole nominate per il lavoro degli archivi delle organizzazioni.
Prima di tutto, è necessario formalizzare un rapporto di lavoro con il capo dell'organizzazione. Per questo, con lui viene stipulato un contratto di lavoro. È redatto in due copie, una delle quali rimane con la testa e l'altra - nell'organizzazione (questo è annotato sulla copia del datore di lavoro).
Sulla base di un contratto di lavoro viene emesso un provvedimento, poiché ai sensi dell'art. 68 del Codice del lavoro della Federazione Russa, l'impiego è formalizzato per ordine (istruzione) del datore di lavoro. La forma dell'ordinanza è approvata con delibera n. 1. Tuttavia, se il capo è l'unico membro dell'organizzazione, l'assunzione è formalizzata da un'ordinanza di assunzione, che è emessa dallo stesso direttore sulla base di un contratto concluso contratto di lavoro. In futuro emana anche ordinanze sull'affidamento degli incarichi dell'amministratore al sostituto (altro dipendente) in caso di partenza per viaggio di lavoro o vacanza. Queste le spiegazioni di Rostrud date nella Lettera del 19/12/2007 N 5205-6-0.
Il libro di lavoro per la testa è compilato dalla persona responsabile della manutenzione dei libri di lavoro. Allo stesso tempo, dopo cinque giorni di lavoro del capo, deve essere effettuato un inserimento lavorativo (clausola 3 del Regolamento per la conservazione e la conservazione dei libri di lavoro). La base per la registrazione è un ordine (istruzione) o un'altra decisione del datore di lavoro, in base alla quale il dipendente è stato assunto (ad esempio, il verbale della riunione dei partecipanti).
Non dimenticare di ottenere una carta personale, inserire le informazioni nel libro di contabilità per il movimento dei libri di lavoro e gli inserti su di essi e (se necessario) nel libro delle entrate e delle spese per la contabilità di moduli di libri di lavoro e inserti su di essi.
Inoltre, è necessario inviare all'apposito commissariato militare e (o) al governo locale le informazioni sul cittadino assunto, soggetto all'iscrizione militare (clausola 32 del Regolamento sull'iscrizione militare). Un documento che viene inviato al commissariato militare e (o) agli enti locali è registrato secondo le modalità prescritte dal datore di lavoro (ad esempio, in un giornale (libro) per la registrazione della documentazione in uscita).
Ora puoi assumere altri lavoratori. La procedura è simile, basti ricordare che il dipendente deve prendere dimestichezza con le normative locali relative alla sua attività lavorativa (questo è indicato nell'articolo 68 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Si consiglia di documentare la conoscenza. Per questo torneranno utili libri contabili, giornali di registrazione o fogli di familiarizzazione.
Riassumendo, notiamo che dopo una corretta organizzazione del lavoro d'ufficio, le pratiche burocratiche non richiederanno molto tempo e inizierà una fase del lavoro quotidiano per un lavoratore del personale: dovrai tenere un foglio presenze, redigere un programma delle ferie, prendere incentivi e sanzioni, organizzare trasferte, trasferte, combinate, licenziamenti e molto altro. E sulle pagine della rivista vi diremo come farlo bene.
Ogni giorno, i dipendenti HR devono emettere ordini per le loro attività principali (viaggi di lavoro, ferie, promozioni o penali) e altre situazioni che ledono gli interessi dei dipendenti, ad esempio il trasferimento temporaneo per motivi medici.
Lavoro d'ufficio. Ordini
* Organizzazione del lavoro d'ufficio.
* Regolamento
* Composizione approssimativa dei documenti
* Ordini entro
* Motivazione delle ordinanze per l/i - memoria e note esplicative, comunicazioni, verbali, atti
* Ordini per attività principali,
* I documenti
* Documenti per
* Notifiche, notifiche, indicazioni, riferimenti
* Ordini campione,
* Risparmia tempo quando
La gestione degli archivi del personale è una branca di attività che documenta i rapporti di lavoro, fissa le informazioni sulla disponibilità e sulla circolazione del personale, a seguito della quale le procedure del personale vengono documentate.
Quasi ogni documento personale ha un valore legale (commerciale). Con l'aiuto dei documenti del personale utilizzati come prova scritta, il datore di lavoro può provare la sua posizione in tribunale. Ad esempio, per confermare i vantaggi fiscali sul reddito e sull'imposta sulla proprietà, un'organizzazione deve presentare una tabella del personale, fogli del libro paga, ordini del personale, copie dei libri di lavoro, un foglio presenze e altri documenti.
In pratica, gli ispettori fiscali consentono che se il tavolo del personale prevede la posizione di avvocato o marketer, l'organizzazione non può più tenere conto dei costi di pagamento dei servizi di avvocati o marketer di terze parti durante la tassazione. Tuttavia, la prassi arbitrale conferma che per tenere conto delle spese nella determinazione del profitto, è sufficiente che i servizi siano prestati nell'ambito di attività produttive o commerciali, siano finalizzati alla generazione di reddito e siano documentati (art. 252 del Codice Fiscale del Federazione Russa).
Inoltre, descrizioni dettagliate del lavoro, contratti di lavoro ed elenchi del personale come prove scritte nel contenzioso stabiliscono la necessità operativa delle spese dell'organizzazione per viaggi di lavoro e delle spese per la formazione e la riqualificazione del personale.
Documentando i rapporti di lavoro, la stragrande maggioranza dei documenti del personale contiene molto Informazioni importanti. Pertanto, l'atteggiamento di lavorare con tali documenti dovrebbe essere estremamente serio. La correttezza della compilazione dei documenti del personale dipende dalla conferma di determinati fatti legali sulla base dei quali sorgono determinati diritti dei dipendenti. Ciò può rendere difficile per un dipendente l'ottenimento della pensione anticipata, in particolare per lavori con condizioni di lavoro dannose e difficili, tuttavia, qualsiasi errore o imprecisione nel titolo della posizione può comportare il fatto che il periodo di lavoro in un La posizione “dannosa” non sarà conteggiata come privilegiata e il lavoratore dipendente non avrà diritto alla pensione anticipata.
Attenzione speciale dovrebbe essere data alla procedura per il mantenimento dei libri di lavoro, che, ai sensi dell'articolo 66 del Codice del lavoro della Federazione Russa, sono i principali documenti per il calcolo del lavoro e esperienza assicurativa lavoratore.
In generale, la prestazione di garanzie sociali, pensionistiche e di altro tipo fornite dai dipendenti può dipendere dalla documentazione dei rapporti di lavoro. Legislazione russa dipendenti.
Leggi, regolamenti, istruzioni e altri documenti contenenti norme sul diritto del lavoro sono necessari per il lavoro professionale di uno specialista del personale. Pertanto, il primo passo nella creazione di un servizio per il personale è formazione di una base sufficiente di documenti normativi.
I documenti che dovrebbero essere a portata di mano quotidianamente con un funzionario del personale possono essere divisi in due gruppi indipendenti.
A primo gruppo comprende disposizioni legislative e statutarie contenenti norme di diritto del lavoro e norme di tutela del lavoro. Questi documenti sono obbligatori.
co. secondo gruppo includere documenti metodologici sul lavoro manageriale e sulla gestione dei registri del personale. Sono di natura consultiva. I documenti contengono raccomandazioni su come redigere al meglio i documenti del personale, su come è più conveniente organizzare il lavoro con loro. Allo stesso tempo, il funzionario del personale ha il diritto di decidere autonomamente se aderire a queste raccomandazioni o agire in conformità con gli standard aziendali.
Nel blocco “Documenti in materia di diritto del lavoro e tutela del lavoro” si segnalano cinque atti normativi.
Il primo - Codice del lavoro della Federazione Russa. Questa è la legge fondamentale che dovrebbe guidare il lavoro di uno specialista del personale in qualsiasi organizzazione. Le norme del Codice del lavoro regolano la procedura di assunzione e licenziamento dei dipendenti, l'organizzazione del loro orario di lavoro e di riposo, le condizioni per il pagamento dei salari e la fornitura di vari benefici e compensi ai dipendenti.
Secondo- Legge federale della Federazione Russa del 27 luglio 2006 n. N. 149-FZ"A proposito di informazioni tecnologie dell'informazione e protezione delle informazioni"Sulla base di questa legge, viene costruito tutto il lavoro del servizio del personale con i dati personali dei dipendenti. Ad esempio, la domanda su come verrà elaborato e dove saranno le informazioni ricevute dal dipendente quando entra nel lavoro immagazzinato.
Terzo- Legge della Federazione Russa del 29 luglio 2004 n. N. 98-FZ "Informazioni sul segreto commerciale". Stabilisce un elenco di informazioni che possono costituire un segreto commerciale dell'organizzazione, un elenco dei dipendenti che vi hanno accesso, una procedura per familiarizzare con i dati segreti e la responsabilità della diffusione di informazioni riservate.
Il quarto- Legge della Federazione Russa del 17 luglio 1999 n. N. 181-FZ "Sulle basi della protezione del lavoro nella Federazione Russa". Le disposizioni di questo documento consentono di costruire con competenza un sistema di protezione del lavoro nell'organizzazione. E questo è molto importante. Dopotutto, condizioni di lavoro sane e sicure sono una delle condizioni principali che il datore di lavoro garantisce concludendo un contratto di lavoro con i dipendenti lavoro e sicurezza, l'ispettore del lavoro porta i funzionari colpevoli alla responsabilità amministrativa.
Quinto - Legge della Federazione Russa dell'8 agosto 2001 n. 134-FZ"Sulla tutela dei diritti persone giuridiche e singoli imprenditori condurre il controllo statale(supervisione)". La legge dà un'idea dei diritti e degli obblighi del datore di lavoro durante lo svolgimento di varie ispezioni nell'organizzazione. Ad esempio, la legge si riferisce ai documenti che il datore di lavoro ha il diritto di richiedere all'ispettore quando appare nell'organizzazione, il diritto di un rappresentante dell'azienda di essere personalmente presente durante l'ispezione su come l'organizzazione può appellarsi contro i risultati insoddisfacenti dell'ispezione.
Un altro gruppo regolamenti richiesti nel lavoro del servizio del personale includono materiali metodologici sull'organizzazione del lavoro manageriale e su lavorare con i documenti del personale.
In primo luogo, questo è GOST R 6.30-2003 "Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti per le pratiche burocratiche". Questo standard statale definisce un elenco di dettagli che devono essere presenti su un documento emesso da un'organizzazione, l'ordine in cui si trovano e i requisiti per la carta intestata.
Ad esempio, lo standard detta le regole per il posizionamento dell'emblema di stato, l'emblema dell'organizzazione e il suo marchio. Determina in tal caso il nome abbreviato dell'organizzazione è scritto nel titolo del documento, e in quale non lo è, e in quali elementi è costituito il numero di registrazione dell'ordine. La norma si applica a tutti i documenti organizzativi e amministrativi della società: delibere, ordini, ordini, protocolli, atti, lettere. Tutti i documenti di cui sopra sono gestiti da funzionari del personale.
In secondo luogo, questo è Scorrere documenti di gestione standard generati nell'attività delle organizzazioni, con indicazione dei periodi di conservazione, approvati dall'Archivio federale il 6 ottobre 2000. La presente legge regolamentare fornisce un elenco esaustivo documenti interni, a seconda della rilevanza giuridica, regola le modalità ei termini della loro conservazione. Per quanto tempo devono essere conservati, ad esempio, la tabella del personale, il regolamento sui bonus, il foglio presenze, le descrizioni dei lavori e altri documenti, il lavoratore del personale imparerà da questo documento dipartimentale.
In terzo luogo, questo è forme unificate documentazione contabile primaria per la contabilizzazione del lavoro e del suo pagamento. Nell'album approvato sono inclusi moduli di ordini per assunzione, licenziamento, trasferimento, assegnazione in viaggio d'affari, promozione, nonché moduli di carte personali dei dipendenti e alcuni altri documenti Decreto del Comitato statale di statistica della Federazione Russa del 5 gennaio 2004 n. 1.
Inoltre, il mantenimento di questi moduli unificati in conformità con elemento 2 detta risoluzione obbligatorio per tutte le organizzazioni operante nel territorio della Federazione Russa, indipendentemente dalla forma di proprietà.
Il quarto, questo è il decreto del governo della Federazione Russa del 16 aprile 2003 n. 225.
"A proposito di libri di lavoro"e il Decreto del Ministero del Lavoro della Russia del 10 ottobre 2003 n. 69" Su approvazione delle Istruzioni per la compilazione dei libri di lavoro". Questi documenti saranno necessari all'ufficiale del personale quando si lavora con i libri di lavoro dei dipendenti. Le raccomandazioni contenute in questi documenti aiuteranno l'addetto al personale a compilare correttamente, senza errori libro di lavoro dipendente, se necessario, apportarvi le opportune modifiche o rilasciarne un duplicato al posto di un documento danneggiato o smarrito.
Quinto, questi sono ingranditi tra i rami standard temporali per le attività di reclutamento e contabilità del personale e standard temporali aggregati intersettoriali per le attività di supporto documentale del management, approvati Decreto del Ministero del Lavoro della Federazione Russa del 25 novembre 1994 n. 72. Questi documenti possono anche essere inclusi nell'elenco degli strumenti necessari per le risorse umane. Con il loro aiuto, puoi calcolare il numero di dipendenti del servizio del personale e determinare la quantità di tempo necessaria a ciascuno di loro per svolgere le proprie mansioni lavorative.
È necessario seguire le raccomandazioni contenute nei documenti normativi e metodologici, sebbene non siano obbligatorie. Il fatto è che nella maggior parte dei casi semplificano il lavoro con i documenti. Inoltre, l'ispettorato del lavoro dà Grande importanza tali istruzioni, ed in caso di mancato rispetto delle stesse, possono sanzionare l'organizzazione.
È importante sapere quali documenti sono obbligatori per l'azienda, che diventano tali solo a determinate condizioni e quali documenti possono essere omessi, in quanto di natura consultiva. Ciò ti consentirà di essere ben preparato per l'incontro con gli ispettori del lavoro.
Durante la creazione di documenti, gli specialisti delle risorse umane devono essere guidati nelle loro attività da quanto segue:
1. Visualizza interno documenti, la procedura per la loro elaborazione, approvazione, ecc. viene utilizzato quello che è conveniente per questa organizzazione;
2. Visualizza esterno i documenti devono essere conformi regole generali conferire forza giuridica a questi documenti;
3. I documenti devono essere archiviati nell'organizzazione, tenendo conto dei requisiti del servizio di archiviazione.
Buona giornata, cari visitatori! Che cos'è il lavoro del personale, perché è necessario ed è necessario? Lo imparerai dal mio articolo: Gestione dei record delle risorse umane per i manichini.
Proprio come un teatro inizia con un appendiabiti per i visitatori, così per qualsiasi dipendente appena assunto, l'impresa inizia con il reparto del personale. Finisce anche con loro quando vengono licenziati.
La Direzione Risorse Umane è responsabile di tutte le questioni relative ai dipendenti dell'impresa:
Come puoi vedere, l'elenco è molto lungo e non esaustivo. Il dipartimento Risorse umane è una divisione speciale dell'organizzazione che interagisce con tutte le altre unità strutturali dell'azienda.
E non importa che il più delle volte il personale sia l'unità più piccola dell'impresa e talvolta non viene affatto allocata.
Ora diamo un'occhiata più da vicino a ciò che fa un funzionario del personale sul posto di lavoro: questo sarà il lavoro d'ufficio del personale.
Assumere e licenziare dipendenti è la funzione più importante del dipartimento delle risorse umane. Tutti i movimenti dei dipendenti sono sotto il suo controllo. Quando una persona in cerca di lavoro vede un posto vacante e chiama il numero indicato, quindi in 90 casi su 100 entrerà nei frame, dove sarà guidato su questioni di suo interesse, e fisseranno anche l'ora in cui venire per un colloquio o riempire fuori un questionario.
Dopo che il manager ha deciso che il dipendente è adatto a lui, quest'ultimo cade di nuovo nelle mani di uno specialista del personale. Eppure, nota quando un posto vacante viene riempito selezione competitiva, l'ufficiale del personale entrerà sicuramente nella commissione.
Quindi, dopo che un dipendente è stato assunto, andrà dall'ufficiale del personale, dove seguirà le seguenti procedure:
Dopo che tutti i documenti sono stati firmati e inviati, lo specialista delle risorse umane forma il fascicolo personale del dipendente. Consiste in tutte le copie dei documenti e una carta personale su un modulo unificato. Inoltre, in futuro, tutte le problematiche legate direttamente al dipendente saranno trattate tramite personale:
E molte altre domande, l'elenco può essere continuato quasi all'infinito, a seconda delle specificità dell'azienda e delle funzionalità assegnate al personale.
Molti sosterranno che la maggior parte di questi problemi sono di competenza della contabilità, ma no, non è così. Sì, è l'ufficio contabilità che calcola le ferie e pagamenti in contanti. Li conserva, ma solo dopo aver ricevuto l'ordine appropriato, creato da un addetto al personale.
Per redigere questi ordini, l'ufficiale del personale utilizza vari motivi:
A proposito, l'ufficiale del personale è direttamente subordinato al capo dell'impresa. In rari casi, il suo vice.
Dopo l'emissione degli ordini, i loro originali e le relative motivazioni vengono archiviati e conservati per il tempo assegnato. Questo dovrebbe essere fatto anche da uno specialista delle risorse umane.
Oltre al fatto che i funzionari del personale redigono documenti per i dipendenti, sono anche impegnati in altri lavori che possono essere attribuiti alla gestione dei registri del personale.
Come puoi vedere, l'ufficiale del personale ha molti casi e sono molto diversi.
In questa sezione, esamineremo l'interazione del dipartimento delle risorse umane con altri dipartimenti. Ecco i principali:
La normativa non obbliga a destinare un'unità strutturale come il dipartimento del personale. Ma nell'attuale pratica del lavoro d'ufficio, è questa unità che conserva la maggior parte della documentazione prevista Codice del Lavoro RF.
È possibile trascurare la conduzione della gestione delle anagrafiche del personale? Risposta: No, non dovresti. E ci sono diverse ragioni per questo:
Mettendo insieme tutto quanto sopra, possiamo affermare con sicurezza che il lavoro d'ufficio e i registri del personale sono molto utili e necessari in ogni organizzazione. E almeno una conoscenza superficiale in questo settore, che è stata data "per manichini", sono sicuro, aiuterà con l'assunzione e il successivo svolgimento senza problemi delle loro mansioni lavorative.
E un po' di umorismo alla fine...
Cordiali saluti, esperti tecnici.
Se il datore di lavoro ha rifiutato di registrare un dipendente straniero che non si è registrato nel luogo di residenza effettiva, la società viola 109-FZ "Sulla registrazione della migrazione di cittadini stranieri e apolidi nella Federazione Russa".
Importo della multa: per ufficiale- fino a 50.000 rubli; per un'azienda - fino a 500.000 rubli; per i singoli imprenditori - fino a 500.000 rubli. (parte 4 dell'articolo 18.9 del Codice dei reati amministrativi della Federazione Russa).
Se il contratto di lavoro con il dipendente viene eseguito in modo improprio (ad esempio, il contratto con un dipendente straniero non contiene i dettagli della polizza VHI o i dettagli del documento in base al quale ha il diritto di condurre attività lavorativa sul territorio della Federazione Russa - un brevetto / permesso di lavoro), l'azienda viola il Codice del lavoro della Federazione Russa (articolo 327.2, parte 2).
Importo della multa: per un funzionario - fino a 20.000 rubli; per un'azienda - fino a 100.000 rubli; per i singoli imprenditori - fino a 10.000 rubli. (Articolo 5.27 del Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa).
Se, al momento dell'assunzione, richiedi copie di documenti da un dipendente (sull'istruzione, personale, ecc.) E quindi li memorizzi, ma non firmi il consenso al trattamento dei dati personali con lui, tali azioni sono considerate una violazione 152-FZ "Codice in materia di protezione dei dati personali".
Importo della multa: per il capo dell'azienda - fino a 20.000 rubli; per un'azienda - fino a 75.000 rubli; per i singoli imprenditori - fino a 75.000 rubli. (Articolo 13.11, parte 2 del Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa).
Se la tipologia dei ratei per i dipendenti non è definita nel Regolamento sui bonus, ma è regolarmente corrisposta ai dipendenti, i pagamenti non possono essere accettati come spese dell'azienda. Di conseguenza, la società paga sistematicamente più o meno l'imposta sul reddito.
Lo straniero è stato assunto con contratto a tempo determinato per il periodo di validità del permesso di lavoro. Tale base per la conclusione di un urgente, e non contratto a tempo indeterminato, non esiste. Se un cittadino straniero viene licenziato dopo la scadenza del contratto, il dipendente sarà reintegrato attraverso il tribunale e l'azienda dovrà rimborsare le spese legali, guadagno medio per ogni giorno di assenteismo forzato, i giorni lavorativi saranno inclusi nell'anzianità di servizio per il calcolo delle ferie annuali retribuite ed, eventualmente, il dipendente dovrà anche richiedere il risarcimento del danno morale.
Il licenziamento dei dipendenti per riduzione del personale è un processo in cui la corretta esecuzione degli atti del personale gioca un ruolo importante. In particolare, se la tabella del personale non è adeguatamente mantenuta, il dipendente ridotto può impugnare la riduzione in giudizio ed essere reintegrato, dimostrando che non gli sono state offerte tutte le possibili posizioni vacanti. L'azienda rimborserà la retribuzione media per tutti i giorni di assenteismo forzato, ferie, spese legali.
Il datore di lavoro cerca di prevedere tutti i possibili rischi e accetta come standard contratto di lavoro scaricato dal Consulente/Garante e integrato con singole clausole. Un documento di più pagine sembra impressionante e serio! Ma se sorge una controversia di lavoro, un contratto di lavoro eccessivamente dettagliato può danneggiare l'azienda in caso di contenzioso. Solo un avvocato praticante esperto è in grado di determinare quali articoli sono "acqua" in più, quali possono giocare a favore del dipendente e quali sono necessari e proteggeranno il lato del datore di lavoro.
Se i dipendenti dell'azienda in pratica capiscono che la gestione dei record del personale viene eseguita in azienda "una volta e ancora", la reputazione del datore di lavoro ne risente e la fedeltà del dipendente diminuisce. Essendo sicuro che per la maggior parte i documenti del personale siano firmati in ritardo e alcuni non lo siano affatto, il dipendente potrebbe entrare in conflitto al momento del licenziamento e tentare il ricatto.
Fino al 2002, il Codice del lavoro della Federazione Russa consentiva di indicare le "forchette" degli stipendi per le posizioni nell'elenco del personale. Ad esempio, gli stipendi dei responsabili delle vendite possono variare da X a XX. Ora questa pratica è illegale, nell'elenco del personale è necessario indicare solo l'importo esatto della retribuzione, uguale per tutti i dipendenti che lavorano nelle stesse posizioni. Se l'azienda mantiene un atto normativo locale del vecchio modello, in cui sono indicate le "forchette" salariali e i dipendenti conoscono lo stipendio dei loro colleghi, ciò causerà inutili conversazioni dietro le quinte.
Il congedo dei dipendenti che lavorano a rotazione non dovrebbe rientrare nel riposo tra i turni. Se l'azienda non dispone di un calendario ferie che tenga conto di questo aspetto dell'organizzazione dell'orario, o il calendario non viene rispettato, ciò causerà inevitabilmente insoddisfazione tra i dipendenti che sono ben consapevoli dei propri diritti.
