Abbiamo esaminato quali spese il datore di lavoro è obbligato a rimborsare a un dipendente inviato in viaggio d'affari. Regolamento di tali spese, nonché la loro tassazione. Ora parliamo di documentare il viaggio di lavoro.
Progettazione corretta documenti, è una garanzia che in seguito non dovrai affrontare reclami da parte dell'ispettore fiscale sulla legittimità dell'accettazione delle spese associate a un viaggio di lavoro per la contabilità fiscale.
La base per l'ordine è un incarico di lavoro. In precedenza, tale ordine veniva redatto secondo il modulo unificato n. T-9 o T-9a. Dal 2013 è possibile utilizzare moduli di documenti sviluppati in modo indipendente oppure continuare a utilizzare moduli unificati, integrandoli a propria discrezione con colonne per le informazioni necessarie.
L'ordine deve indicare i dati del dipendente inviato in trasferta, la sua posizione, il luogo di destinazione, nonché le informazioni relative all'incarico ufficiale.
Viene indicata la durata del viaggio, la data di partenza del veicolo è l'inizio del viaggio, la data di arrivo è l'ultimo giorno del viaggio.
Nota!
Un viaggio di lavoro può essere pagato non solo dal mittente, ma anche dal destinatario, con conseguente ripartizione delle spese tra le organizzazioni.
Se un dipendente che lavora part-time in un'altra organizzazione viene inviato in viaggio d'affari, i datori di lavoro delle organizzazioni in cui tale dipendente lavora concludono un accordo tra loro sull'invio del dipendente in viaggio d'affari.
Ciascuno dei datori di lavoro emette apposito ordine di invio in trasferta, indicando nell'apposita sezione le fonti dalle quali verranno rimborsate le spese, con riferimento all'accordo delle parti (datori di lavoro).
L'ordine firmato dal manager viene presentato al dipendente per la revisione. Il dipendente deve confermare il fatto di familiarizzare con il documento con la sua firma.
Sulla base dell'ordine, viene redatto il seguente documento.
Ordine (istruzioni) sull'invio di un dipendente in viaggio d'affari scarica il modulo
Il primo documento che viene rilasciato dopo la decisione del capo di inviare il dipendente in viaggio d'affari è un certificato di viaggio. Questo documento indica la data di partenza del dipendente in viaggio d'affari, nonché la data di arrivo sul posto di lavoro.
Sulla sua base, l'organizzazione include nelle spese giornaliere, rilasciate al dipendente, l'importo in base al numero di giorni trascorsi in viaggio d'affari. Inoltre, il certificato è una conferma del fatto della permanenza del dipendente nel luogo di destinazione, poiché contiene i contrassegni appropriati e conferisce al dipendente distaccato l'autorità appropriata. Oltre a quanto sopra, questo certificato viene utilizzato per la contabilità e i salari.
Il documento viene compilato dalla funzione o dal dipendente coinvolto nel personale, vidimato dal responsabile e trasferito al dipendente. Sul rovescio i certificati sono contrassegnati all'arrivo presso l'organizzazione in cui viene inviato il dipendente, nonché un contrassegno alla partenza.
Al ritorno sul posto di lavoro, il certificato compilato viene trasferito al reparto contabilità. Il dipendente presenta anche un rapporto anticipato e vi allega i documenti di "spesa".
Modulo per il download del certificato di viaggio
Sulla base della decisione del capo, viene lasciato un piano di viaggio, da cui vengono prese le informazioni per completare l'incarico.
Per l'incarico ufficiale veniva sempre utilizzato il modulo unificato n. T-10a. Tale documento indica le finalità e gli obiettivi specifici assegnati al lavoratore distaccato e, successivamente, sulla base di una relazione scritta, riflette i risultati della trasferta.
Un dipendente che è tornato da un viaggio di lavoro redige un rapporto scritto, sulla base del quale viene compilata la colonna 12 del modulo T-10a. Prepara anche un rapporto anticipato e lo invia al reparto contabilità.
incarico di servizio scarica il modulo
Questo documento funge da dichiarazione degli importi spesi, in questo caso, un dipendente che era in viaggio d'affari.
Prima dell'inizio del viaggio di lavoro, il dipendente viene emesso Contanti per le spese future sotto la relazione. La base per l'emissione di tali fondi è l'ordine del capo, che indica le persone a cui i fondi possono essere emessi sotto il rapporto, sono indicati i termini durante i quali i dipendenti devono riferire sugli importi spesi.
Ora, per l'emissione di fondi responsabili, è necessario ricevere una domanda dal dipendente. I fondi possono essere erogati al lavoratore distaccato sulla base di un certificato di viaggio, oppure sulla base di un ordine del capo.
Il rapporto anticipato è compilato secondo il modulo unificato n. AO-1. Il presente modulo è composto da due facciate ed è compilato in una copia.
In fase di compilazione del rendiconto, ad ogni importo speso vengono allegati i documenti giustificativi, i cui dettagli sono inseriti nelle apposite colonne poste sul retro del documento.
Il resto dell'importo non speso viene consegnato al reparto contabilità, con una registrazione nel resoconto anticipato. Se un dipendente ha speso più soldi di quanto gli è stato rilasciato, il documento indica l'importo della spesa eccessiva, che viene rimborsata al dipendente dalla cassa dell'organizzazione.
In questo ordine, tutte le organizzazioni dovrebbero redigere documenti se i dipendenti vengono inviati in viaggio d'affari. Nel frattempo, nella pratica aziendale ci sono diverse situazioni. E se qualcosa andasse storto?
Vediamo quali sono i casi.
Questo accade frequentemente. Ad esempio, un dipendente non è stato inviato a un'organizzazione, ma è andato a negoziare con un individuo.
Dopotutto, se un ispettore fiscale trova un documento del genere durante un controllo, molto probabilmente le spese di viaggio saranno escluse dalla base imponibile e dovrai pagare ulteriori imposte sul reddito e sanzioni e, possibilmente, multe.
Al fine di accettare le spese per la contabilità in base a tale documento e non affrontare reclami da parte degli ispettori, preparare i seguenti documenti:
Dal 2012 le funzioni di agente fiscale, in caso di invio di un dipendente in viaggio d'affari all'estero, sono state soppresse dal datore di lavoro. Un dipendente, in caso di un lungo viaggio di lavoro all'estero, dichiara autonomamente il proprio reddito.
Le spese sono confermate nel solito modo. Se i documenti giustificativi sono lingua straniera, dovrebbe essere formattata una semplice traduzione riga per riga. Gli importi delle spese espressi in valuta estera vengono ricalcolati in rubli e le differenze di cambio risultanti vengono prese in considerazione di conseguenza. Per confermare i costi di un biglietto elettronico è necessario fornire apposito documento.
In questo caso la diaria non viene rilasciata al dipendente. Se l'organizzazione paga ancora la diaria, durante il controllo questo importo viene incluso nel reddito del dipendente e, di conseguenza, tassato sul reddito individui. Poiché le diarie sono destinate a coprire le spese personali di un dipendente distaccato, la legge stabilisce che tali pagamenti vengano effettuati solo nei casi in cui la durata della trasferta sia superiore alle 24 ore.
Altre spese: il viaggio del dipendente "avanti e indietro", l'alloggio viene pagato come di consueto. Inoltre, il dipendente conserva guadagno medio.
Se il datore di lavoro ha pagato una diaria per un viaggio di lavoro di un giorno, durante l'audit, al fine di evitare tasse aggiuntive, si può sostenere il seguente argomento: poiché il dipendente è stato inviato in viaggio di lavoro nell'interesse e per ordine del dirigente, il dipendente, in questo caso, non ha alcun beneficio economico.
Sebbene ciò sia praticato in alcune organizzazioni, l'attuale legislazione non prevede tale opportunità. Pertanto, la pratica dimostra che in questo caso i controllori addebitano un'imposta sul reddito delle persone fisiche aggiuntiva, imputando tale compenso al reddito del dipendente. E poiché la normativa non prevede anche il rimborso dei pasti, questi importi non possono essere inclusi nella contabilità fiscale come spese. Pertanto, l'imposta sul reddito verrà comunque addebitata.
" № 5/2015
Quale viaggio dei dipendenti è considerato un viaggio di lavoro? Quali documenti devono essere emessi per l'invio in viaggio d'affari? In quali casi e come notificare al dipendente il diritto di rifiutare un viaggio di lavoro? Devo rilasciare un incarico di lavoro e un certificato di viaggio?
Attualmente, quasi nessuna azienda può fare a meno dei viaggi di lavoro: a volte è necessario concludere un accordo con i fornitori, quindi risolvere i problemi con i clienti (ad esempio, configurare l'attrezzatura fornita), ecc. Oggi considereremo passo dopo passo la procedura per inviare un dipendente in viaggio d'affari e segnalare errori tipici contemporaneamente i datori di lavoro.
Secondo l'art. 166 del Codice del lavoro della Federazione Russa, un viaggio di lavoro è riconosciuto come viaggio di un dipendente per ordine del datore di lavoro per un certo periodo di tempo per svolgere un incarico ufficiale al di fuori del luogo di lavoro permanente. Non sono riconosciuti come viaggi di lavoro i viaggi di lavoro delle persone il cui lavoro permanente è svolto su strada o ha carattere itinerante.
Le specifiche dell'invio di dipendenti in viaggio d'affari sono stabilite dal regolamento approvato con decreto del governo della Federazione Russa del 13 ottobre 2008 n. 749.
1. Scegli chi inviare. Il primo passo è ricordare le restrizioni stabilite dalle leggi sul lavoro. Pertanto, ad alcuni dipendenti è assolutamente vietato essere inviati in viaggio d'affari e altri possono esserlo, ma solo con il loro consenso scritto.
In virtù dell'art. 259 del Codice del lavoro della Federazione Russa, è vietato inviare donne in gravidanza in viaggio d'affari. E' vietato l'invio di minori in trasferta di lavoro (ad eccezione dei lavoratori creativi di mezzi mezzi di comunicazione di massa, organizzazioni cinematografiche, troupe televisive e video, teatri, organizzazioni teatrali e concertistiche, circhi e altre persone coinvolte nella creazione e (o) esecuzione (esposizione) di opere, in conformità con gli elenchi di lavori, professioni, posizioni di questi dipendenti, approvato con DM RF del 28 aprile 2007 n. 252).
Nota!
Durante il periodo di validità del contratto di apprendistato, i dipendenti non possono essere inviati a viaggi di lavoro non legati all'apprendistato (articolo 203 del codice del lavoro della Federazione Russa).
Inoltre, prestare attenzione al programma di riabilitazione per una persona disabile se si prevede di inviarlo in viaggio d'affari. Se questo documento contiene un divieto di viaggio ufficiale, l'invio di una persona disabile in viaggio d'affari sarà illegale e potrebbe comportare responsabilità amministrativa per il datore di lavoro. Ciò deriva dall'art. 23 legge federale del 24 novembre 1995 n. 181-FZ “On protezione sociale disabili dentro Federazione Russa»: vengono create persone con disabilità impiegate nelle organizzazioni, indipendentemente dalle forme organizzative e legali e dalle forme di proprietà le condizioni necessarie lavoro in conformità con il programma individuale per la riabilitazione di una persona disabile.
L'invio di donne con bambini di età inferiore ai tre anni in viaggio d'affari è consentito solo con il loro consenso scritto ea condizione che ciò non sia loro proibito sulla base di un referto medico. Ricordiamo che la procedura per l'emissione di tali conclusioni da parte delle organizzazioni mediche è stata approvata dall'Ordine del Ministero della Salute e dello Sviluppo Sociale della Federazione Russa del 02.05.2012 n. 441n.
È importante capire qui che è il referto medico che conta per il datore di lavoro: un certificato non funzionerà. Le conclusioni vengono rilasciate ai cittadini sulla base dei risultati di esami medici, esami medici, esami medici, decisioni prese dalla commissione medica e anche in altri casi. Ma i certificati vengono rilasciati dai medici (in alcuni casi paramedici e ostetriche) sulla base di quanto riportato nella cartella clinica del cittadino o sulla base dei risultati di una visita medica.
Si noti che è necessario ottenere un consenso scritto per un viaggio di lavoro e verificare la presenza di controindicazioni mediche se si prevede di intraprendere un viaggio di lavoro (articoli 259, 264 del codice del lavoro della Federazione Russa):
2. Riceviamo il consenso e comunichiamo la possibilità di rifiuto. Oltre al fatto che è necessario ottenere un consenso scritto per un viaggio di lavoro da parte dei dipendenti di queste categorie, devono scrivere familiarizzare con il diritto di rifiutare un viaggio. Questo di solito viene fatto nel modo seguente. Il datore di lavoro prepara un avviso in cui il dipendente è invitato a partire per un viaggio di lavoro e viene informato che ha il diritto di rifiutarlo. La notifica viene effettuata in duplice copia e potrebbe avere questo aspetto.
Aprile Società a Responsabilità Limitata
(LLC "Aprile")
Rif. No. 12/4 Responsabile delle pubbliche relazioni
da 15.04.2015 A. I. Ponomareva
Cara Anna Ivanovna!
Ti chiediamo di dare il tuo consenso per essere inviato in viaggio d'affari dal 20/04/2015 al 25/04/2015 al Nizhny Novgorod Yarmarka CJSC, situato a Nizhny Novgorod, per partecipare alla mostra SadExpo 2015.
La informiamo inoltre che Lei, in base all'art. 259 Codice del Lavoro La Federazione Russa ha il diritto di rifiutare di essere inviata in viaggio d'affari, poiché hai un figlio di età inferiore ai tre anni.
Direttore Ivanov V. P. Ivanov
Accetta di viaggiare. Sono consapevole del diritto di rifiutare un viaggio di lavoro.
Responsabile delle pubbliche relazioni, Ponomareva, 15/04/2015
Naturalmente, un dipendente può esprimere il proprio consenso o disaccordo a un viaggio di lavoro sotto forma di un documento separato, ad esempio una domanda che presenta all'ufficio del personale. In questo caso, è consigliabile indicare nella notifica il periodo di tempo entro il quale il dipendente deve prendere una decisione, ad esempio: "In decisioneè possibile segnalare in una domanda separata, che deve essere presentata all'ufficio del personale entro ... (tale e tale data).
3. Emettiamo un ordine. Prima di parlare dell'ordine, ricordiamo che in precedenza, per essere inviato in viaggio d'affari, era necessario rilasciare a un dipendente un incarico ufficiale e un certificato di viaggio d'affari. Tuttavia, a causa delle modifiche introdotte dal Decreto del Governo della Federazione Russa del 29 dicembre 2014 n. 1595 al Regolamento, l'esecuzione di questi atti è stata annullata. Sono stati utilizzati per confermare la presenza di un dipendente in un determinato momento in un luogo specifico per il rimborso delle spese in relazione a un viaggio di lavoro. Ma vari dipartimenti hanno scritto che in alcuni casi i segni sul certificato di viaggio non possono essere apposti fisicamente (ad esempio durante le trattative con i privati), quindi il fatto di trovarsi nel luogo del viaggio di lavoro all'ora stabilita può essere confermato da altri documenti: un ordine (istruzione) per inviare un dipendente in viaggio d'affari, documenti di viaggio, conto dell'hotel (lettere del Ministero delle finanze della Federazione Russa del 16.08.2011 n. 03-03-06 / 3/7, di il Ministero del Lavoro della Federazione Russa del 14.02.2013 n. 14-2-291).
Nota
Poiché è venuta meno la necessità di rilasciare un incarico di lavoro e un certificato di viaggio, è nell'ordine di inviare in viaggio d'affari che l'incarico ufficiale deve essere scritto nel modo più dettagliato possibile, ovvero lo scopo del viaggio, come così come la tempistica di questo incarico.
Fino al 01/08/2015, l'incarico di lavoro era solitamente indicato come base per l'emissione dell'ordine, poiché, secondo la precedente versione del Regolamento, lo scopo del viaggio di lavoro del dipendente era determinato dal capo dell'organizzazione di invio e indicato nell'incarico di lavoro, che è stato approvato dal datore di lavoro.
Dopo la data indicata, come base per l'emissione di un ordine, è possibile indicare i dettagli dei documenti (se presenti), in base ai quali il dipendente doveva essere inviato in viaggio d'affari (un accordo con una controparte, un ordine effettuare un sopralluogo, un invito a una mostra, ecc.).
Poiché l'organizzazione ha il diritto di emettere ancora incarichi ufficiali per viaggi di lavoro e richiedere ai dipendenti di riferire sulla loro attuazione (se previsto dalla normativa locale), l'incarico ufficiale può anche essere indicato come base per l'ordine.
Nota
Per inviare un dipendente in viaggio d'affari, è possibile emettere un ordine nel modulo unificato T-9 (T-9a per l'invio di un gruppo di dipendenti) o in un modulo sviluppato e approvato dall'organizzazione stessa.
L'ordine è firmato dal capo dell'organizzazione (o altra persona autorizzata) e il dipendente ha familiarità con questo documento contro la firma.
Separatamente, parliamo della durata di conservazione. Secondo l'Elenco dei documenti archivistici gestionali tipici generati nel corso delle attività di enti statali, governi e organizzazioni locali, indicanti i periodi di conservazione, approvato con Ordine del Ministero della Cultura della Federazione Russa del 25 agosto 2010 n. 558, devono essere conservati gli ordini per l'invio in viaggio d'affari (comma 19):
Naturalmente, possono esserci difficoltà con i periodi di conservazione, poiché né il Codice del lavoro né il suddetto elenco di documenti tipici di archivio gestionale forniscono criteri per classificare i viaggi di lavoro come a breve o lungo termine. Pertanto, consigliamo di conservare gli ordini per viaggi di lavoro superiori a tre giorni per 75 anni.
Società a responsabilità limitata "Primavera"
(LLC "Primavera")
Ordine n. 31
sull'invio di un dipendente in viaggio d'affari
Invia in viaggio d'affari Ivanov Ivan Ivanovich, uno dei principali specialisti del dipartimento Tecnologie informatiche, in Leto LLC, con sede in Arzamas Regione di Nižnij Novgorod, per un periodo di 3 (tre) giorni dal 21 aprile al 23 aprile 2015 al fine di fornire servizi di installazione Software, progettato per controllare i movimenti delle unità mobili delle macchine fornite.
Motivi: contratto di fornitura n. 24 del 13/01/2015, concluso tra Vesna LLC e Leto LLC, nota del capo del dipartimento di tecnologia dell'informazione P.P. Petrov sulla necessità di installare il software del 13/04/2015.
Direttore Sidorov SS Sidorov
Conoscenza dell'ordine. Ivanov, 14/04/2015
4. Emettiamo un anticipo. Ai sensi del paragrafo 10 del Regolamento, quando lo si invia in viaggio d'affari, a un dipendente viene concesso un anticipo in contanti per pagare le spese di viaggio e l'affitto di un'abitazione e le spese aggiuntive associate alla vita al di fuori del luogo di residenza permanente (per diem). Si segnala che durante i viaggi di lavoro nell'area da cui il dipendente, in base alle condizioni di comunicazione del trasporto e alla natura del lavoro svolto durante un viaggio di lavoro, ha la possibilità di tornare quotidianamente nel luogo di residenza permanente, le indennità giornaliere non sono pagati.
Per emettere contanti a un dipendente a fronte di una relazione sulle spese relative alle attività di una persona giuridica, un singolo imprenditore, il modulo 0310002 è redatto secondo una domanda scritta della persona responsabile, redatta in qualsiasi forma e contenente una registrazione del importo in contanti e periodo per il quale sono emessi, intestazione della firma e data (clausola 6.3 dell'ordinanza n. 3210-U della Banca di Russia dell'11 marzo 2014 "Sulla procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti persone giuridiche e procedura semplificata per l'effettuazione di transazioni in contanti singoli imprenditori e piccole imprese).
Sulla base dell'ordine da inviare in viaggio d'affari, il contabile calcola l'importo preliminare delle spese associate al viaggio, lo coordina con il capo del viaggio d'affari e il capo contabile.
L'importo che deve essere pagato al dipendente è determinato in base alla durata del viaggio di lavoro specificata nell'ordine di invio, al costo del viaggio, al costo approssimativo del pagamento dell'alloggio, all'importo dell'indennità giornaliera stabilito nell'organizzazione per viaggi di lavoro in Russia e all'estero. Se un dipendente viene inviato in viaggio d'affari al di fuori della Federazione Russa, il pagamento e il rimborso delle spese in valuta estera (incluso il pagamento di un anticipo o il rimborso di un anticipo non speso in valuta estera) vengono effettuati tenendo conto del Federal Legge 10 dicembre 2003 n. 16 del Regolamento).
5. Fissiamo la partenza del dipendente. In base all'articolo 8 del Regolamento, il datore di lavoro è tenuto a tenere un registro dei dipendenti in partenza per viaggi di lavoro dall'organizzazione di invio e in arrivo presso l'organizzazione presso la quale sono distaccati. Questo viene fatto nelle riviste pertinenti. Secondo l'Ordine del Ministero della Salute e dello Sviluppo Sociale della Federazione Russa dell'11 settembre 2009 n. 739n, il datore di lavoro o una persona da lui autorizzata per ordine (istruzione) deve nominare un dipendente dell'organizzazione responsabile della tenuta del registro di registro partenze e arrivi.
Il modulo del registro dei dipendenti in partenza per viaggi di lavoro dall'organizzazione di invio è riportato nell'appendice 2 al presente ordine. Riflette le informazioni sul cognome, nome e patronimico del lavoratore distaccato, il nome dell'organizzazione presso la quale è distaccato, la destinazione.
Si precisa che il modulo prevede la colonna “Data e numero del titolo di viaggio”. Quindi: dal momento delle modifiche al Regolamento, cioè dal 01/08/2015, questa colonna rimarrà vuota.
Nota!
Il datore di lavoro (o persona da lui autorizzata) è obbligato a garantire la conservazione del giornale di partenza e del giornale di arrivo per cinque anni dalla data della loro registrazione.
6. Mettiamo dei voti nel foglio presenze. Poiché, in forza dell'art. 91 del Codice del lavoro della Federazione Russa, il datore di lavoro è tenuto a tenere traccia del tempo effettivamente lavorato da ciascun dipendente, il tempo trascorso in viaggio d'affari deve essere registrato nel foglio presenze. Ricordiamo che la contabilità dell'orario di lavoro viene effettuata nel foglio presenze e il datore di lavoro ha il diritto di utilizzare sia il modulo unificato T-13 dal Decreto del Comitato statistico statale della Federazione Russa del 01/05/2014 n. 1 "Sull'approvazione di forme unificate di documentazione contabile primaria per la registrazione del lavoro e il suo pagamento", e la forma del foglio presenze, sviluppata in modo indipendente.
Sulla base della clausola 8 del regolamento termine effettivo la permanenza nel luogo del viaggio di lavoro è determinata dai documenti di viaggio presentati dal dipendente al suo ritorno da un viaggio di lavoro. In caso di viaggio verso il luogo del viaggio di lavoro e (o) ritorno al luogo di lavoro con trasporto personale (auto, moto), il periodo effettivo di permanenza nel luogo del viaggio di lavoro è indicato in una nota, che è presentato dal dipendente al ritorno da un viaggio di lavoro al datore di lavoro contemporaneamente ai documenti giustificativi che confermano l'utilizzo del trasporto specificato per il viaggio verso il luogo del viaggio di lavoro e ritorno (lettera di vettura, fatture, ricevute, assegni circolari, ecc.).
I giorni di assenza del dipendente dal posto di lavoro per trasferta sono indicati con il codice “K” (o “06” – “”), mentre non è indicato il numero di ore lavorate.
7. Accettiamo la segnalazione. Al rientro da un viaggio di lavoro, il lavoratore è tenuto a presentare al datore di lavoro entro tre giorni lavorativi un rendiconto anticipato degli importi spesi in relazione al viaggio di lavoro ed effettuare il pagamento finale dell'anticipo in contanti che gli è stato rilasciato prima della partenza.
Per le spese di viaggio, alloggio e altre spese sostenute con la conoscenza del datore di lavoro, il dipendente deve riferire. Ma non ha bisogno di riferire per la diaria: la base per il loro pagamento sarà il numero di giorni del viaggio d'affari, registrato nell'ordine di invio in viaggio d'affari.
Il rapporto anticipato deve essere accompagnato dai documenti relativi all'affitto dell'alloggio, alle spese di viaggio effettive (compreso il pagamento dei servizi per il rilascio dei documenti di viaggio e la fornitura di biancheria da letto sui treni) e altre spese associate a un viaggio di lavoro.
Ricordiamo che le organizzazioni utilizzano il modulo di relazione anticipata AO-1, approvato dal decreto del Comitato statistico statale della Federazione Russa del 1 agosto 2001 n. 55.
Nota
Per le organizzazioni del settore pubblico è stata istituita una diversa forma di rendiconto anticipato, oltre ai fogli presenze. Attualmente, l'Ordine del Ministero delle finanze della Federazione Russa del 30 marzo 2015 n. 52n “Sull'approvazione delle forme dei documenti contabili primari e dei registri contabili utilizzati dalle autorità pubbliche ( organi di governo), Autonomie locali, Organi di gestione dei fondi fuori bilancio statali, Istituzioni statali (comunali) e Linee metodologiche per la loro applicazione. Dall'entrata in vigore della presente ordinanza, gli enti nominati dovranno utilizzare la modulistica da essa approvata.
Quando si inviano dipendenti in viaggio d'affari, i datori di lavoro commettono una gamma piuttosto ampia di errori, che vanno dall'errata registrazione al rimborso errato delle spese.
Alcuni datori di lavoro:
Ad esempio, il tribunale regionale di Voronezh ha esaminato il caso sulla denuncia di Beta Link CJSC contro la decisione dell'ispettore statale del lavoro, con la quale il direttore del CJSC è stato dichiarato colpevole di aver violato la parte 1 dell'art. 5.27 del Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa e gli ha assegnato una sanzione amministrativa di 3.000 rubli. Tra le violazioni rilevate nel corso delle attività di accertamento vi era l'errata registrazione delle trasferte, in particolare le trasferte non sono state emesse con provvedimento, come previsto dalla normativa del lavoro. Il direttore del CJSC non ha potuto confutare i fatti registrati dall'ispettore nel protocollo. A questo proposito, la decisione dell'ispettore GIT è stata riconosciuta legale e giustificata (decisione del tribunale regionale di Voronezh del 3 febbraio 2009 nel caso n. 77-9AP).
Dopo le modifiche al Regolamento, la registrazione di un viaggio d'affari è stata semplificata: non è stato necessario redigere un incarico d'affari e un certificato di viaggio d'affari. Il documento principale che conferma che un dipendente è in viaggio d'affari è un ordine per inviarlo in viaggio d'affari. Ma in alcuni casi, non dimenticare l'esecuzione di altri documenti - il consenso del dipendente a un viaggio di lavoro, l'avviso di rifiuto di un viaggio di lavoro, ecc. - e conserva anche i documenti nel modo prescritto.
La registrazione dei dipendenti in viaggio d'affari inizia con l'Ordine sull'invio di un dipendente in viaggio d'affari. Indica per quale periodo il dipendente si reca in viaggio d'affari, in quale luogo e per quali scopi. Un documento di accompagnamento è un incarico di lavoro, che specifica in modo più dettagliato lo scopo del viaggio, le fasi di interazione con appaltatori, clienti, potenziali acquirenti o altre persone.
Dopo l'esecuzione dell'ordine e dell'incarico ufficiale, segue il pagamento di un importo anticipato destinato alla spesa durante un viaggio di lavoro. L'anticipo copre le spese giornaliere: vitto, alloggio e spese accessorie (viaggio in loco).
Quando lo si invia in viaggio d'affari, un dipendente riceve un anticipo in contanti per pagare le spese di viaggio e l'affitto di un'abitazione e le spese aggiuntive associate alla residenza al di fuori del luogo di residenza permanente (indennità giornaliera).
I pagamenti finali vengono effettuati al rientro del dipendente da un viaggio di lavoro, dopo che questi ha compilato un resoconto anticipato e trasferito tutte le spese sostenute. Se l'anticipo versato prima del viaggio non copre tali spese, al dipendente viene corrisposto l'importo residuo. Ma questo avviene dopo l'approvazione della relazione anticipata da parte del direttore dell'organizzazione o di una persona autorizzata, perché spesso ci sono spese non giustificate dal punto di vista dell'attività commerciale. Diciamo che un dipendente ha mangiato una grossa somma di denaro in un ristorante durante un viaggio d'affari e ha allegato un assegno al rapporto anticipato. L'amministratore può ritenere tali spese irragionevoli, pertanto le spese in questo caso non saranno rimborsate al dipendente.
In questo caso, entrambe le opzioni sono possibili.
Se il denaro viene emesso dalla cassa, viene annotato che sono stati emessi per le spese di viaggio. Inoltre, all'ordine di cassa è allegata una dichiarazione del dipendente, in cui chiede di pagargli del denaro. Questo requisito è in vigore dal 2012.
Quando si trasferiscono le indennità di viaggio sulla carta personale del dipendente, lo scopo del pagamento indica anche che questo denaro è per un viaggio di lavoro o è giornaliero, a seconda di come lo scopo del viaggio è formulato nel certificato di viaggio.
Quando il denaro viene ricevuto, tutti i documenti vengono elaborati, al dipendente viene rilasciato un certificato di viaggio, quindi nell'ufficio del personale, nell'ufficio contabilità o presso la segreteria viene timbrato quando parte per un viaggio di lavoro (la data è indicata) , da dove parte, la firma della persona che conferma l'uscita del dipendente dai luoghi di lavoro.
La data in cui le colonne vengono compilate alla partenza sul retro del certificato di viaggio è considerata la data in cui il dipendente viene inviato a destinazione. Dopo essere arrivato nel luogo del viaggio di lavoro, appone un segno all'arrivo in contabilità, con la segretaria o altra persona che ha il timbro dell'organizzazione.
Succede che un dipendente distaccato venga inviato in un posto e deve recarsi in altre organizzazioni per risolvere alcune attività lavorative. In tali casi, sul retro del certificato di viaggio, è necessario riportare tutti i punti in cui il dipendente arriva e dove parte, in modo che non ci siano problemi nel giustificare le spese di viaggio.
La fase finale della compilazione del retro arriva quando il dipendente ritorna alla sua organizzazione. Mette un segno all'arrivo presso l'organizzazione nel dipartimento del personale, e su questo il retro del certificato di viaggio è considerato completato. Entro tre giorni lavorativi dal rientro da un viaggio di lavoro, il dipendente deve segnalare e presentare un rendiconto anticipato di tutte le spese sostenute.
Una nota spese è un documento in cui sono archiviati tutti i documenti primari che confermano le spese.
Sul frontespizio adattarsi a:
Sul retro della relazione anticipata, il dipendente indica:
Dopo aver compilato il retro, la relazione anticipata viene presentata al reparto contabilità. Il servizio contabile compila un dorso in fondo alla nota spese, che indica i seguenti dati: chi ha fornito la nota spese, il numero della nota spese, la data, chi ha accettato la nota spese. Il dorso viene strappato e consegnato al dipendente come conferma dell'avvenuta presentazione di questo rapporto anticipato.
Va tenuto presente che il costo del viaggio con i mezzi pubblici (filobus, autobus, tram) è compreso nell'indennità giornaliera, quindi il datore di lavoro ha il diritto di non rimborsarli. Questo non è previsto dalla legge. Le tariffe della metropolitana sono rimborsate dietro presentazione di ricevuta e biglietto.
Costi per treni suburbani e treni a lunga percorrenza, il datore di lavoro è tenuto a rimborsare. Sono rimborsati anche i viaggi in minibus da un comune all'altro. Allo stesso tempo, i viaggi in minibus all'interno della città non sono rimborsati.
Fino al 2012 c'erano restrizioni sul costo degli alloggi. Allo stato attuale, l'assunzione di alloggi non è limitata dalla legge, tutto dipende da come il dipendente concorda con il datore di lavoro. Se il datore di lavoro, con documenti interni, ti consente di affittare un alloggio in un hotel a cinque stelle, allora il dipendente può farlo. Il costo dell'intero importo in questo caso sarà compreso nella spesa.
Durante il viaggio di lavoro della delegazione possono sorgere varie spese aggiuntive, ad esempio quelle associate al costo dei ristoranti, ecc. In tali casi, la limitazione delle spese di ospitalità (non superiore al 4% del costo del lavoro del contribuente per questo periodo di rendicontazione / imposta ). Se questa restrizione non viene superata, tutte le spese possono essere prese in considerazione nel calcolo delle imposte (imposta sugli utili o imposta in relazione all'applicazione del sistema fiscale semplificato).
Cosa fare se le spese superano i limiti consentiti? In tali casi, il datore di lavoro può rimborsare al dipendente tutte le spese, nonostante il superamento della norma, ma può tenerne conto nel calcolo delle imposte solo nella misura in cui si applica la legge e cancellare il resto delle perdite .
Attualmente la legge consente di pagare le indennità giornaliere, che non sono soggette all'imposta sul reddito delle persone fisiche, entro il limite di 700 rubli. al giorno. Ma se, ad esempio, il regista va in viaggio d'affari, allora possiamo presumere che 700 rubli. un giorno non gli basta. Gli può essere assegnato un importo elevato, mentre un importo superiore a 700 rubli sarà soggetto a un'imposta sul reddito delle persone fisiche del 13%.
In caso di trasferte di lavoro all'estero, l'indennità giornaliera varia a seconda del Paese di destinazione del viaggiatore d'affari. Anche questo è regolato dalla legge.
L'importo dell'indennità giornaliera è approvato dall'ordinanza del direttore, in cui è possibile prescrivere per quali categorie di lavoratori quale importo dell'indennità giornaliera è fissato. È possibile impostare qualsiasi criterio (per reparti, posizioni, cognomi, ecc.), che può essere interpretato in modo univoco e utilizzato quando si specifica la diaria nell'ordine.
L'indennità giornaliera viene pagata per tutti i giorni in cui il dipendente è in viaggio d'affari. L'indennità di viaggio è calcolata in base a giorni del calendario sulla base dei guadagni medi.
Lo stipendio di un dipendente è di 20.000 rubli, viene mandato in viaggio d'affari. Ma il mese scorso, al dipendente è stato assegnato un bonus annuale di 100.000 rubli. Nel calcolo del pagamento per i giorni di viaggio, verrà preso in considerazione questo premio pagato il mese scorso. Influirà sull'importo che viene maturato giornalmente per il dipendente. Se questo mese avesse lavorato in un'organizzazione e non fosse andato in viaggio d'affari, avrebbe ricevuto 20.000 rubli. Ma poiché è andato in viaggio d'affari, l'importo che riceverà sarà calcolato come segue:
A volte il contabile calcola erroneamente l'importo dell'indennità di viaggio e il dipendente inizia a capire come è stato calcolato la dimensione media salari. Succede che non hanno tenuto conto di alcuni pagamenti o non hanno contato affatto il viaggio di lavoro in base ai guadagni medi, ma hanno semplicemente calcolato lo stipendio. Il dipendente ha il diritto di richiedere la maturazione dei salari sulla base dei guadagni medi, che aumenteranno in modo significativo i suoi pagamenti nel mese corrente.
Ci sono momenti in cui accade il contrario. Ad esempio, il mese scorso un dipendente è passato da una posizione all'altra e lo stipendio medio era inferiore al suo stipendio. In questo caso, lo stipendio per il tempo trascorso in viaggio d'affari sarà inferiore.
Succede che un dipendente debba non solo lavorare in viaggio d'affari in un giorno libero, ma anche elaborare. Ciò è richiesto dalle circostanze aziendali. In questo caso, il dipendente deve fornire conferma di aver effettivamente effettuato l'elaborazione. La conferma può essere rilasciata direttamente nell'organizzazione in cui ha lavorato. Ad esempio, il fatto dell'elaborazione può essere confermato nel dipartimento del personale. Allo stesso tempo, oltre alla conferma, è importante anche avere un incarico dal proprio datore di lavoro che indichi direttamente che la giornata lavorativa in questi giorni è durata due ore in più. Se il datore di lavoro non ha fornito un'indicazione diretta di ciò, ha il diritto di non pagare il dipendente per questa elaborazione. Ci possono essere casi in cui un dipendente senza scrupoli stipula un accordo con l'organizzazione a cui è arrivato e lì redigono documenti che non corrispondono alla realtà. Qualsiasi elaborazione viene avviata dal datore di lavoro, il dipendente stesso non può prolungare la giornata lavorativa.
Lo stesso vale per lavorare nei fine settimana. Se un dipendente, durante un viaggio di lavoro, va a lavorare nei fine settimana, questo deve essere concordato con il datore di lavoro, deve essere emesso un ordine e quindi il suo lavoro nei fine settimana verrà pagato.
Se il datore di lavoro ordina al dipendente di uscire e lavorare durante un fine settimana o una vacanza, il pagamento viene effettuato in conformità con il codice del lavoro per il doppio dell'importo. Ma poiché il pagamento di un dipendente distaccato si basa sulla retribuzione media, sorge la domanda: come dovrebbe calcolare il lavoro in un giorno libero: raddoppiare la retribuzione media o lo stipendio?
Il lavoro del fine settimana in viaggio d'affari viene pagato a una doppia tariffa, ovvero non vengono calcolati i guadagni medi, ma viene presa la tariffa o lo stipendio, diviso per il numero di giorni lavorativi, l'importo risultante viene moltiplicato per 2.
Forse non esiste un'organizzazione del genere che non invii i propri dipendenti in viaggio d'affari. I viaggi d'affari hanno una varietà di scopi: rappresentanza e contratti, manutenzione di attrezzature, acquisto di forniture, vendita di prodotti, formazione ... Ma nonostante tutta la loro diversità, hanno caratteristiche comuni documentazione e contabilità. Gli esperti del servizio My Business hanno analizzato le domande più frequenti sui viaggi di lavoro.
Quali dipendenti possono essere inviati in viaggio d'affari?
L'organizzazione ha il diritto di inviare in viaggio d'affari solo i dipendenti che hanno rapporti di lavoro con essa (compresi i lavoratori part-time, i lavoratori a domicilio, i lavoratori stranieri).
Conferma: art. 166 del Codice del lavoro della Federazione Russa, clausola 2 del Regolamento, approvato con Decreto del Governo della Federazione Russa n. 749 del 13 ottobre 2008
Al dipendente che viene inviato in trasferta vengono fornite le garanzie previste dalla normativa sul lavoro, ovvero:
Conservazione del luogo di lavoro (posizione);
Risparmiare guadagni medi per il tempo trascorso in viaggio d'affari;
Rimborso delle spese connesse a un viaggio di lavoro (spese di viaggio, alloggio, indennità giornaliera, ecc.).
Tali garanzie si applicano anche ai lavoratori a tempo parziale (sia interni che esterni). Allo stesso tempo, il lavoratore part-time deve mantenere i guadagni medi durante il suo tempo in viaggio d'affari solo con il datore di lavoro che lo ha inviato in viaggio d'affari. Se il dipendente viene inviato in viaggio d'affari sia nel luogo di lavoro principale che a tempo parziale, i guadagni medi devono essere mantenuti da entrambi i datori di lavoro. Il rimborso delle spese di viaggio in questo caso è distribuito tra i datori di lavoro previo accordo tra loro (parte 1 dell'articolo 168, parte 2 dell'articolo 287 del Codice del lavoro della Federazione Russa).
Va ricordato che alcuni dipendenti possono essere inviati in viaggio d'affari solo con il loro consenso scritto ea condizione che i viaggi d'affari non siano loro vietati in base a un referto medico. Questo vale per:
Donne con figli di età inferiore a tre anni;
Madri (padri) che allevano figli di età inferiore ai cinque anni senza coniuge;
I dipendenti che hanno figli disabili;
Dipendenti che si prendono cura di familiari malati (con certificato medico) (parti 2-3 dell'articolo 259 del Codice del lavoro della Federazione Russa).
Commento:Ottenere il permesso di viaggiare da lavoratori specificati, devono essere informati per iscritto che hanno il diritto di rifiutarsi di viaggiare. È conveniente emettere un'unica notifica che unisca sia le informazioni sul diritto di rifiutare un viaggio di lavoro sia l'opportunità di acconsentire ad esso. Ad esempio, nella notifica può essere inserita la seguente dicitura: “Ai sensi dell'art. 259 del Codice del lavoro della Federazione Russa, hai il diritto di rifiutare un viaggio di lavoro, perché hai un figlio di età inferiore ai tre anni. Il rifiuto di inviare in viaggio d'affari non comporterà per te essere attratto responsabilità disciplinare. Ti chiediamo di firmare la ricevuta di questo avviso (copia del datore di lavoro), inserire la data della sua consegna e una nota di consenso (disaccordo) per un viaggio di lavoro. Un campione completo di tale notifica (con la possibilità di sostituire i tuoi dati) può essere scaricato dal sito webwww. modello. org .
Per loro il viaggio è vietato.
Il datore di lavoro non ha il diritto di inviare in viaggio d'affari:
Donne incinte (parte 1 dell'articolo 259 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
Dipendenti durante il periodo del contratto studentesco. Un'eccezione sono i casi in cui un viaggio di lavoro è correlato all'apprendistato (parte 3 dell'articolo 203 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
I dipendenti che non hanno compiuto il 18° anno di età. L'eccezione sono gli atleti (parte 3 dell'articolo 348.8 del Codice del lavoro della Federazione Russa), i lavoratori creativi (art. 268 del Codice del lavoro della Federazione Russa). L'elenco delle professioni e delle posizioni dei lavoratori creativi è stato approvato con decreto del governo della Federazione Russa n. 252 del 28 aprile 2007;
Cittadini che lavorano sulla base di contratti di diritto civile.
Periodo di viaggio di lavoro: ci sono restrizioni?
Il periodo massimo per un dipendente in viaggio d'affari (anche all'estero) non è stabilito dalla legge. L'eccezione sono i lavoratori stranieri inviati al di fuori delle regioni della Russia in cui è stato rilasciato un permesso di lavoro. In relazione ad essi, sono determinati i periodi massimi di permanenza in viaggio d'affari (clausola 6, articolo 13 della legge federale n. 115-FZ del 25 luglio 2002, appendice all'ordine del Ministero della salute e dello sviluppo sociale di Russia n. 564n del 28 luglio 2010).
L'organizzazione determina autonomamente la durata del viaggio di lavoro, tenendo conto del volume, della complessità e di altre caratteristiche dell'incarico. Deve essere specificato in documenti di viaggio, che sono firmati dal capo (o da persona da lui autorizzata a tal fine). Allo stesso tempo, l'attuale legislazione sul lavoro non prevede alcuna differenziazione dei viaggi di lavoro in viaggi di breve e lungo termine (clausola 4 del regolamento approvato con decreto del governo della Federazione Russa n. 749 del 13 ottobre 2008, Lettera del Ministero delle finanze della Russia n. aprile 2010, Lettera del Ministero della salute e dello sviluppo sociale della Russia n. 924-12 del 16 marzo 2010).
Quali documenti rilasciare prima di un viaggio di lavoro?
Quando si invia un dipendente in viaggio d'affari, vengono emessi i seguenti documenti:
- incarico di lavoro per l'invio di un dipendente in viaggio d'affari e un rapporto sulla sua attuazione (nel modulo n. T-10a). Contestualmente, il lavoratore distaccato compila la colonna 12 “Breve relazione sull'incarico” solo al rientro da un viaggio di lavoro;
- ordine(istruzione) del capo di inviare un dipendente in viaggio d'affari (nel modulo n. T-9 (modulo n. T-9a - utilizzato quando si inviano contemporaneamente due o più dipendenti in viaggio d'affari));
- (secondo il modulo n. T-10). Questo documento deve essere rilasciato solo quando si invia un dipendente in viaggio d'affari in Russia e nei paesi della CSI con i quali sono stati conclusi accordi intergovernativi. A condizione che, sulla base di questi accordi, nei documenti di ingresso e di uscita non vengano apposti segni all'attraversamento del confine russo. In altri casi, quando si invia un dipendente in viaggio d'affari all'estero, non è necessario rilasciare un certificato (clausola 7, 15 del Regolamento approvato con Decreto del Governo della Federazione Russa n. 749 del 13 ottobre 2008, Lettere del Ministero delle finanze della Russia n. 03-03-04 / 1/469 del 17 maggio 2006 n. 03-03-04/1/660 dell'8 settembre 2006).
L'elenco di questi documenti è lo stesso per tutti i lavoratori distaccati, anche quando si invia il capo dell'organizzazione in viaggio d'affari (Lettera di Rostrud n. 1143-TZ dell'11 marzo 2009).
Conferma: istruzioni per la domanda e compilazione dei moduli per la contabilizzazione del lavoro e il suo pagamento (n. T-9 e n. T-9a, n. T-10, n. T-10a), approvati con decreto dello Stato Comitato statistico della Russia n. 1 del 5 gennaio 2004
Commento:Quando si elaborano molte procedure del personale, un attributo necessario è un promemoria di un dipendente interessato, che giustifica la necessità di un appropriato decisione gestionale. Può anche essere redatto prima di inviare il dipendente in viaggio d'affari, spiegando lo scopo e le ragioni del viaggio, tuttavia, nell'ambito di questa procedura non è richiesta una nota. Deve essere presentato solo se espressamente previsto dall'art documenti interni(in particolare, nella politica contabile) e (o) nell'atto normativo locale del datore di lavoro - ad esempio, nel regolamento sui viaggi di lavoro (clausola 3 dell'articolo 6 della legge federale n. 129-FZ del 21 novembre 1996 , parte 2 dell'articolo 5, parte 1, articolo 8 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Il modulo della nota di servizio, la procedura ei casi per la sua compilazione non sono previsti dalla legge. Pertanto, l'organizzazione decide autonomamente se è necessario emetterlo quando si invia o meno un dipendente in viaggio d'affari.
Quali documenti rilasciare dopo un viaggio di lavoro?
Al ritorno da un viaggio di lavoro, è necessario completare l'esecuzione di alcuni documenti emessi al momento dell'invio di un dipendente in viaggio di lavoro, nonché compilare un rapporto anticipato.
È necessario compilare i seguenti documenti: certificato di viaggio(se è stato realizzato) rapporto di viaggio d'affari(retro dell'assegnazione). Dovrai inoltre allegare una serie di altri documenti alla relazione anticipata del dipendente (ad esempio, documenti che confermano il tempo trascorso in viaggio d'affari all'estero, documenti di viaggio, ecc.).
Rapporto anticipato deve essere redatto secondo il modulo unificato n. AO-1. Tale verbale, unitamente ai documenti attestanti le spese di viaggio (in particolare, biglietti di viaggio, conti alberghieri, ecc.), deve essere presentato dal dipendente al datore di lavoro entro tre giorni lavorativi successivi al rientro da un viaggio di lavoro. Questo periodo si applica sia ai viaggi di lavoro nazionali che esteri. Inoltre, se il dipendente è rientrato da un viaggio di lavoro in un fine settimana (o festivo), allora il periodo di tre giorni deve essere conteggiato dal primo giorno lavorativo successivo a quello del rientro.
Conferma: Clausola 4.4 del Regolamento sulla procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti, Istruzioni per l'uso e la compilazione del modulo n. AO-1, approvato dal Decreto del Comitato statistico statale della Russia n. 55 del 1 agosto, 2001, Istruzioni per la domanda e la compilazione dei moduli per la contabilizzazione del lavoro e il suo pagamento (n. T-10, n. T-10a), approvato con decreto del Comitato statistico statale della Russia n. 1 del 5 gennaio 2004
Rimborso delle spese di viaggio
Un dipendente inviato in viaggio d'affari deve essere risarcito per le spese associate al viaggio d'affari. In particolare, questi includono:
Spese di viaggio;
Spese abitative;
Indennità giornaliera;
Altre spese sostenute dal dipendente con il consenso del datore di lavoro.
Gli importi specifici, così come la procedura per il rimborso delle spese di viaggio, devono essere fissati in un contratto collettivo o altro documento normativo locale, ad esempio, nel regolamento sui viaggi di lavoro (articolo 168 del codice del lavoro della Federazione Russa).
Come confermare le spese?
È possibile confermare le spese di viaggio sostenute dal dipendente (anche ai fini fiscali) con documenti che giustifichino l'uno o l'altro tipo di spese: viaggio, alloggio, indennità giornaliera.
La normativa non definisce un elenco specifico di documenti giustificativi che un'organizzazione può utilizzare per giustificare le spese di viaggio dei dipendenti.
Secondo il Ministero delle finanze della Russia, il Servizio fiscale federale della Russia, documenti che confermano il viaggio spese di viaggio e soggiorno dei dipendenti, può essere:
Rapporto preliminare (modulo n. AO-1), approvato dal capo dell'organizzazione;
Certificato di viaggio (modulo n. T-10);
Documenti comprovanti le spese sostenute dal dipendente per trasferta (anche emesse in formato elettronico), affitto abitazione, ecc. (in allegato al verbale di anticipo).
Allo stesso tempo, la presenza di documenti come un incarico di lavoro (modulo n. T-10a) e un ordine di invio di un dipendente in viaggio d'affari (modulo n. T-9, modulo n. T-9a) non è necessario per confermare le spese.
Conferma: lettere del Ministero delle finanze della Russia n. 03-03-06/1/764 del 19 novembre 2009, n. 03-03-05/169 del 14 settembre 2009, Servizio fiscale federale della Russia n. MN -22-3/890 del 25 novembre 2009
A causa del fatto che un certificato di viaggio viene rilasciato solo per viaggi di lavoro in Russia e nei paesi della CSI, quando si invia un dipendente in viaggio d'affari all'estero in altri paesi stranieri, devono essere disponibili copie delle pagine del passaporto internazionale con segni di attraversamento del confine (clausole 7, 15 del Regolamento approvato Decreto del Governo della Federazione Russa n. 749 del 13 ottobre 2008).
Giustificazione spese giornaliere sono richiesti i documenti che vengono redatti quando si invia un dipendente in viaggio d'affari (in particolare, un certificato di viaggio - quando si viaggia in viaggio d'affari in Russia, nei paesi della CSI). Inoltre, non è necessario presentare vari assegni e ricevute.
Conferma: lettere del Ministero delle finanze della Russia n. 03-03-06/1/741 dell'11 novembre 2011, n. 03-03-06/1/206 del 1 aprile 2010, n. 06/1/770 del 24 novembre 2009
Inoltre, a determinate condizioni, è possibile tenere conto ai fini della tassazione dei redditi delle spese di un lavoratore distaccato per:
Taxi per l'aeroporto da cui parte per un viaggio d'affari;
Pagamento per servizi VIP lounge aeroportuali;
Noleggiare un veicolo per un viaggio d'affari;
Prezzo conversazioni telefoniche(accesso a Internet) dall'hotel.
Quanto diario da pagare?
L'organizzazione determina autonomamente l'importo della diaria. Deve essere sancito da un contratto collettivo (un altro documento normativo locale, ad esempio, nel Regolamento sui viaggi di lavoro). Allo stesso tempo, l'importo dell'indennità giornaliera deve essere stabilito sia per i viaggi di lavoro in Russia (viaggi di lavoro interni) sia per i viaggi di lavoro all'estero (articolo 168 del codice del lavoro della Federazione Russa, paragrafo 2, clausola 16 del regolamento, approvato con decreto del governo della Federazione Russa n. 749 del 13 ottobre 2008).
Per i giorni di trasferta del lavoratore, la diaria dovrà essere corrisposta nella misura stabilita da:
Per viaggi di lavoro interni - quando si viaggia attraverso il territorio della Russia;
Per viaggi di lavoro all'estero - quando si attraversa il territorio del corrispondente Paese straniero(clausola 17 del Regolamento approvato con Decreto del Governo della Federazione Russa n. 749 del 13 ottobre 2008).
Per i giorni di attraversamento del confine di un determinato stato, la diaria deve essere pagata nell'importo stabilito per lo stato in cui è entrato il dipendente (clausola 18 del regolamento approvato con decreto del governo della Federazione Russa n. 749 di ottobre 13, 2008).
In ogni azienda potrebbe essere necessario inviare dipendenti in viaggio d'affari. Allo stesso tempo, il commercialista deve sapere come organizzare correttamente un viaggio di lavoro in conformità con la lettera della legge.
Il processo di emissione dei viaggi di lavoro nel 2017 è rimasto lo stesso. Poiché l'azienda può ammortizzare i costi associati a un viaggio di lavoro entro i limiti stabiliti, è importante che un contabile conosca le sfumature. Considera come organizzare un viaggio di lavoro per un dipendente nel 2017 e preparare tutti i documenti necessari per questo.
La base per l'invio di un dipendente in viaggio d'affari è l'ordine del capo nel modulo T-9. La forma di questo modulo è unificata e approvata dal decreto del Comitato statistico statale n. 1 del 05.01.04. (modulo OKUD 0301022). Tuttavia, la legge non vieta l'uso della propria forma di questo documento, se approvato dall'organizzazione. A causa del fatto che allo stato attuale il commercialista non redige l'ampio pacchetto di documenti per un lavoratore distaccato che prima era richiesto (i titoli di viaggio e gli incarichi ufficiali sono stati annullati con DGR n. 1595 del 29/12/14), redigendo un ordine è essenziale per il flusso documentale dell'azienda.
Quando si risponde alla domanda su come organizzare un viaggio di lavoro per un dipendente nel 2017, è importante considerare che l'ordine del capo non è l'unico documento la cui preparazione è un requisito obbligatorio quando si effettua un viaggio di lavoro.
Come organizzare un viaggio di lavoro e giustificare le spese sostenute al fisco? La necessità di confermare le spese di viaggio è determinata dalla normativa fiscale, in particolare dagli articoli 252, 264, 313, 314 del codice fiscale della Federazione Russa.
Se nella fase di invio di un dipendente in viaggio d'affari, il datore di lavoro si impegna a emettere il suo ordine sotto forma di ordine, quindi il dipendente, tornando dal suo datore di lavoro, deve riferire sulle spese sostenute mediante una nota spese compilata.
Anche la forma di questo documento AO-1 è unificata - approvata dal Decreto del Comitato statistico statale n. 55 del 01.08.01. (codice secondo OKUD 0302001). L'organizzazione ha il diritto di utilizzare nelle sue attività un documento di formato diverso se contiene tutte le informazioni necessarie per la divulgazione.
Sulla base della relazione preventiva presentata all'ufficio contabilità, l'azienda ha la possibilità di giustificare i costi sostenuti prima dell'ispezione. Il decreto governativo definisce termini specifici entro i quali il dipendente deve presentare all'organizzazione una relazione preventiva e gli originali di tutti i documenti giustificativi (assegni, biglietti, ricevute). Quindi, in conformità con il decreto governativo n. 749 del 13.10.08. il dipendente deve presentare una denuncia anticipata entro 3 giorni lavorativi dal rientro da un viaggio di lavoro.
La relazione deve essere redatta in una copia, destinata al personale contabile. Inoltre, vengono allegati i documenti originali che confermano tutte le spese sostenute durante il periodo di viaggio d'affari, ad eccezione delle indennità giornaliere (i loro dipendenti possono spendere a loro discrezione).
La relazione anticipata presentata all'ufficio contabilità è soggetta a verifica da parte di uno specialista con successivo trasferimento per la firma al responsabile dell'organizzazione. Successivamente, il dipendente restituisce i fondi non spesi alla cassa o richiede un rimborso.
La procedura per il rilascio di un viaggio di lavoro nel 2017 è rimasta invariata. Il primo passo è determinare quali costi sono pagabili. Questi includono:
Sulla base di un ordine da inviare in viaggio d'affari, il dipendente riceve la diaria e l'importo dell'indennità di viaggio stabilita dal documento.
Considerando la questione di come organizzare correttamente un viaggio di lavoro nel 2017, sorgono molti dubbi sull'importo della diaria pagabile al dipendente. I datori di lavoro hanno il diritto di determinare autonomamente la quantità di risorse finanziarie di cui un dipendente avrà bisogno per completare con successo un incarico di lavoro. Tuttavia, la legge fiscale definisce dimensioni massime pagamenti giornalieri che un'organizzazione può prendere in considerazione al momento della tassazione:
Nel caso in cui l'importo della diaria corrisposta al dipendente risulti superiore, la differenza tra l'importo massimo e quello effettivo della società non può essere tenuto in considerazione ai fini del calcolo dell'imposta sui redditi delle società.
Pertanto, considerando la domanda su come organizzare un viaggio d'affari nel 2017, lo notiamo questo momento I documenti obbligatori al momento della registrazione di un viaggio di lavoro sono l'ordine del capo di invio in viaggio di lavoro e un rapporto anticipato redatto dal dipendente.
