Descrizione del lavoro non incluso nell'elenco documenti richiesti impresa, tuttavia, la sua presenza consente di definire chiaramente l'elenco dei diritti e degli obblighi che spettano ai dipendenti dell'organizzazione, compresi i segretari.
APPROVARE:
Amministratore delegato
Consegna all'ingrosso LLC
Shirokov/Shirokov I.A./
12 agosto 2014
Descrizione del lavoro di segretario
1.1. Questo documento prescrive le funzioni lavorative, i poteri, le responsabilità e le altre condizioni di lavoro del segretario dell'organizzazione.
1.2. La carica di segretario ha diritto di essere occupata da una persona in possesso di un certificato di istruzione secondaria generale completata e che abbia inoltre completato una formazione professionale speciale sotto forma di corsi, con un'esperienza lavorativa di almeno sei mesi.
1.3. La nomina e la revoca del segretario avvengono secondo le modalità prescritte dall'attuale Codice del lavoro della Federazione Russa, con un ordine separato del capo dell'organizzazione.
1.4. Il direttore dell'organizzazione funge da diretto supervisore del segretario
1.5. In assenza di un luogo di lavoro, il segretario deve essere sostituito da un dipendente approvato con apposito provvedimento del capo dell'impresa.
1.6. Il segretario deve sapere:
— Fondamenti del diritto del lavoro e del diritto civile della Federazione Russa;
– La struttura dell'impresa, il gruppo dirigente, compresi i capi dipartimento;
– Regole per lo svolgimento del lavoro d'ufficio;
— Regole di ortografia, grammatica, stile, punteggiatura e altre sezioni della lingua russa scritta necessarie per la scrittura e l'esecuzione competente della documentazione commerciale;
- Unificato, obbligatorio per l'uso, modulistica, campioni, modelli di documenti amministrativi;
— Fondamenti di organizzazione dei processi lavorativi;
— Etica, basi comunicazione d'affari e stile, incl. negoziare, scrivere lettere, dress code, ecc.;
— Regole, metodi di lavoro con computer e apparecchiature per ufficio, compresa la conoscenza dell'applicato programmi per computer(Word, Excel, ecc.);
— Norme e regole approvate in materia di tutela del lavoro, sicurezza e regolamenti interni.
Responsabilità funzionali
2.1. L'elenco delle funzioni lavorative del segretario comprende i seguenti compiti:
— assicurare tempestivamente il buon funzionamento dell'ufficio del capo;
– Programmazione di riunioni di lavoro, riunioni, riunioni e altri eventi del capo, loro organizzazione;
— Organizzazione di viaggi d'affari per la testa, incl. acquisto di biglietti, affitto di locali, trasporti, ecc.
– Trattative su questioni di attualità con i responsabili delle divisioni strutturali, portando da loro tutte le informazioni necessarie al direttore dell'impresa, nonché portando gli ordini e gli ordini del direttore ai dipendenti;
— Raccolta, elaborazione e trasferimento al responsabile delle informazioni richieste;
- Controllo sull'esecuzione degli ordini del capo, trasferito alla segreteria;
— Organizzazione e manutenzione di Skype e conversazioni telefoniche capo, ricezione e invio di messaggi fax, in assenza di un capo sul posto di lavoro - ricevere informazioni a lui trasmesse e portarle al capo;
— Acquisto di cancelleria per il capo;
— Controllo sul lavoro delle apparecchiature per ufficio, adottando misure tempestive in caso di guasti e danni;
— Svolgimento di lavori d'ufficio interni ed esterni direttamente collegati al capo (redazione di ordini, istruzioni, lettere, contratti, ecc.)
— Organizzazione di eventi aziendali, vacanze, seminari di formazione, ecc.
- Ricezione e invio lettere;
— Accoglienza da parte dei dipendenti dell'organizzazione di documenti e dichiarazioni personali per l'approvazione del capo;
– Organizzazione del processo di accoglienza dei visitatori che non sono dipendenti dell'impresa;
- Partecipazione a assemblee generali e incontri;
— Buona volontà, umore positivo, che crea un microclima favorevole nella squadra.
Diritti
Il segretario ha i seguenti diritti:
3.1. Richiedere condizioni di lavoro favorevoli all'aumento della produttività del lavoro (compresa la fornitura di modelli migliorati di apparecchiature per ufficio, conformità con gli standard di organizzazione del lavoro, ecc.);
3.2. Richiedere e ricevere documenti, certificati, ordini, direttive direttamente connesse alle proprie attività;
3.3. Interagire con i capi di dipartimento, i capi delle divisioni strutturali e l'alta dirigenza per risolvere le questioni relative al lavoro dell'organizzazione;
3.4. Essere rappresentante dell'impresa in altre organizzazioni, sia statali che commerciali, su tutte le questioni di sua competenza;
3.5. Partecipare a corsi di alta formazione;
3.6. Rifiutarsi di svolgere mansioni lavorative se qualcosa minaccia la sua vita o la sua salute sul posto di lavoro.
Una responsabilità
La responsabilità del segretario (rigorosamente nell'ambito della normativa vigente) è prevista per il verificarsi delle seguenti situazioni:
4.1. Scarsa o prematura esecuzione delle funzioni professionali, nonché completo rifiuto di lavorare;
4.2. Rifiuto di svolgere incarichi, compiti, domande, istruzioni e ordini del capo;
4.3. Fornitura intenzionale e sistematica di informazioni false o incomplete riguardanti il proprio lavoro;
4.4. Atteggiamento negligente nei confronti della fornitura di misure di protezione del lavoro, regolamenti interni e sicurezza, nonché mancanza di azioni reali quando rilevate da altri dipendenti;
4.5. Violazione consapevole disciplina del lavoro purché non sussistano validi motivi e documenti che ne attestino l'esistenza.
4.6. Disturbo di subordinazione.
Condizioni di lavoro
5.1. L'orario di lavoro e riposo del segretario è specificato nel regolamento interno orario di lavoro;
5.2. Sono possibili viaggi di lavoro (per accompagnare il capo), sia all'interno della città che in altre regioni.
Diritto di firmare
6.1. Il segretario ha il diritto di firmare documenti direttamente correlati al suo lavoro.
CONCORDATO
Capo delle risorse umane
Consegna all'ingrosso LLC
Semenov/Semenov RA/
12 agosto 2014
HO LETTO LE ISTRUZIONI
Vederkina Anna Valerievna
Segretario della consegna all'ingrosso LLC
Passaporto 7685 n. 975849
Rilasciato dal Dipartimento degli affari interni del distretto Leninsky di Perm
14/09/2012 codice di suddivisione 123-425
Firma Vederkin
17 agosto 2014
FILE 1 file
Questo documento è ugualmente importante sia per il segretario stesso che per la direzione dell'azienda. Da un lato, esplicita chiaramente le funzioni che il dipendente deve svolgere, le norme e le leggi che deve conoscere, la procedura per la sua nomina e licenziamento, nonché i suoi diritti, ecc. D'altra parte, questo stesso documento consente al datore di lavoro di coordinare il lavoro dei subordinati e di gestire efficacemente il processo produttivo.
Molto spesso, le descrizioni dei lavori in caso di conflitti, controversie e disaccordi diventano legali Documenti importanti e acquisire prove. Ecco perché non dovresti trattare la preparazione delle descrizioni del lavoro con disinvoltura, devi prescrivere con cura e attenzione ogni articolo.
Non esiste un modulo unico e obbligatorio della descrizione del lavoro della segretaria, quindi puoi redigerlo secondo un modello già pronto o sviluppare un documento a tua discrezione. Quando si redige un documento, vale la pena ricordare che in diverse imprese i segretari possono esibirsi varie funzioni, tuttavia, il lavoro principale dovrebbe essere lo stesso.
La versione standard e più comune della descrizione del lavoro del segretario comprende quattro sezioni:
Tuttavia, a piacimento o se necessario, il documento può essere ampliato a spese di altre voci (ad esempio “Altre condizioni”, “Diritto alla firma”, ecc.).
Il documento è solitamente scritto in una copia: è anche firmato dal dipendente per il quale è redatto, nonché dal capo dell'unità e dal direttore dell'organizzazione, ma se ci sono più segretari, puoi stampare il lavoro descrizione nel numero di copie richiesto. Ciascuno di essi deve inoltre avere firme in originale e, se necessario, rettificate in modo che non vi sia duplicazione degli stessi doveri.
Nella parte superiore dell'istruzione, nella parte in alto a destra, dovrebbe essere assegnato un posto per l'approvazione da parte del capo dell'impresa. Qui devi compilare solo poche righe: la sua posizione (direttore generale, direttore), nome dell'azienda, cognome, nome, patronimico e lasciare spazio per una firma con trascrizione. Quindi il nome del documento viene scritto al centro della riga.
Le sezioni principali iniziano con la seconda parte.
Nella prima sezione intitolata "Disposizioni generali" in primo luogo si inserisce quanto verrà discusso in questo documento, quindi si indica la procedura di nomina e revoca del segretario, a cui riferisce esattamente, nonché i requisiti di qualificazione che deve possedere (specializzazione, istruzione, corsi integrativi, ecc. .), l'esperienza e l'esperienza lavorativa necessarie.
Quindi, nella stessa sezione, sono elencate tutte le leggi, i regolamenti, le regole, gli ordini con i quali il segretario deve avere familiarità: standard e forme dei documenti adottati nell'organizzazione, regole del lavoro d'ufficio, conoscenza delle attrezzature per ufficio, ecc. Di seguito è necessario scrivere chi sostituisce il segretario in caso di sua assenza dal posto di lavoro (senza indicare i nominativi di specifici dipendenti) ..
Sezione successiva "Responsabilità funzionali" riguarda le funzioni che devono essere svolte dal segretario. Devono essere scritti il più dettagliatamente possibile, in paragrafi separati, in conformità con le esigenze dell'azienda e tenendo conto dell'orario di lavoro del dipendente.
Capitolo "Diritti" comprende le iniziative ei poteri che il segretario ha facoltà di avvalersi per la più efficace attività. Solitamente, ciò include la possibilità della sua interazione con altre divisioni strutturali dell'azienda, oltre che con il management.
Nel capitolo "Una responsabilità" le violazioni devono essere chiaramente esplicitate per le quali il segretario può essere passibile di sanzione disciplinare sotto forma di privazione del premio, commento, rimprovero o addirittura licenziamento. In uno dei paragrafi, si può notare che le misure di influenza applicate corrispondono al quadro della legge e al Codice del lavoro della Federazione Russa.
Nella quinta sezione della descrizione del lavoro del segretario chiamato "Condizioni di lavoro", in cosa si inseriscono, queste condizioni sono determinate (ad esempio, dal programma di lavoro interno), nonché alcune caratteristiche, ad esempio viaggi di lavoro, orari dei turni, ecc.
L'ultima sezione di questo documento comprende un solo paragrafo, ovvero definisce gli atti che il segretario ha il diritto di certificare con la propria firma.
Dopo aver compilato accuratamente la descrizione del lavoro, questa deve essere concordata con il dipendente che è responsabile del rispetto delle norme e dei regolamenti prescritti nella descrizione del lavoro della segretaria (questo può essere il capo della segreteria, il capo del dipartimento del personale, ecc. ). Qui è necessario inserire la sua posizione, nome dell'azienda, cognome, nome, patronimico e anche certificare tutto questo con una firma con trascrizione.
Successivamente, indichiamo i dati ufficiali e personali sul dipendente: cognome, nome, patronimico, posizione, ancora il nome dell'organizzazione, i dettagli del passaporto, la firma e la data di familiarizzazione con il documento. Non è necessario apporre un sigillo, poiché il documento fa parte del flusso di lavoro interno dell'organizzazione.
Descrizione del lavoro
segretario capo[nome dell'organizzazione, impresa, ecc.]
Questa descrizione del lavoro è stata sviluppata e approvata in conformità con le disposizioni del Codice del lavoro Federazione Russa e altri atti normativi che regolano i rapporti di lavoro nella Federazione Russa.
1.1. Il segretario del capo appartiene alla categoria degli esecutori tecnici.
1.2. Alla carica di segretario del capo è nominata una persona che abbia un'istruzione professionale superiore, senza presentare requisiti per esperienza lavorativa, o un'istruzione professionale secondaria e un'esperienza lavorativa nella specialità di almeno [valore] anni, alla carica di segretario del capo.
1.3. La nomina alla carica di segretario del capo e la sua revoca è effettuata per ordine del capo dell'impresa su presentazione [inserire se del caso].
1.4. Il segretario deve sapere:
Decreti, ordini, ordinanze, altri atti normativi e regolamentari di organi superiori e altri relativi alle attività dell'impresa;
Regolamenti, istruzioni, altri documenti normativi per la tenuta dei registri;
La struttura e la gestione dell'impresa e delle sue divisioni;
Carta dell'impresa;
Organizzazione del lavoro d'ufficio;
Modalità di registrazione ed elaborazione dei documenti;
Affari archivistici;
Dattiloscritto;
Regole per l'uso dei dispositivi riceventi e citofonici;
Norme del sistema unificato della documentazione organizzativa e amministrativa;
Regole di digitazione lettere commerciali utilizzando moduli standard;
Fondamenti di etica ed estetica;
Regole della comunicazione d'impresa;
Regole per il funzionamento della tecnologia informatica;
Fondamenti di diritto amministrativo e diritto del lavoro;
Regolamentazione interna del lavoro;
Regole e norme di protezione del lavoro, misure di sicurezza, igiene industriale e protezione antincendio;
1.5. Il segretario riporta direttamente al capo della [impresa, unità strutturale].
1.6. Durante l'assenza del segretario (ferie, malattia, ecc.), le sue funzioni sono svolte da persona debitamente nominata che acquisisce i relativi diritti ed è responsabile del corretto svolgimento dei compiti a lui affidati.
1.7. [Inserire come richiesto].
Segretario:
2.1. Svolge attività di supporto organizzativo e tecnico delle attività amministrative e amministrative del capo.
2.2. Riceve la corrispondenza in arrivo a titolo oneroso da parte del capo, la trasferisce conformemente a decisione a divisioni strutturali oa specifici esecutori da utilizzare nel processo di lavoro o nella preparazione delle risposte.
2.3. Svolge il lavoro d'ufficio, esegue varie operazioni utilizzando la tecnologia informatica progettata per raccogliere, elaborare e presentare le informazioni nella preparazione e nel processo decisionale.
2.4. Accetta documenti e dichiarazioni personali per la firma del capo.
2.5. Prepara documenti e materiali necessari per il lavoro del capo.
2.6. Controlla il tempestivo esame e la presentazione da parte delle divisioni strutturali e degli esecutori specifici dei documenti sottoposti al responsabile per la firma, assicura la loro alta qualità di editing.
2.7. Organizza conversazioni telefoniche con il responsabile, registra le informazioni ricevute in sua assenza e ne porta alla sua attenzione il contenuto, trasmette e riceve informazioni tramite dispositivi riceventi e intercomunicanti (telefax, telex, ecc.), nonché messaggi telefonici, porta alla sua attenzione tempestivamente le informazioni ricevute attraverso i canali di comunicazione.
2.8. A nome del capo, redige lettere, richieste, altri documenti, prepara risposte agli autori delle lettere.
2.9. Svolge attività di preparazione di riunioni e riunioni tenute dal capo (raccolta del materiale necessario, notifica ai partecipanti dell'ora e del luogo della riunione, ordine del giorno, loro registrazione), mantiene e redige verbali di riunioni e riunioni.
2.10. Svolge il controllo sull'esecuzione da parte dei dipendenti dell'impresa di ordini e ordini emessi, nonché sul rispetto dei termini per l'attuazione delle istruzioni e delle istruzioni del capo preso sotto controllo.
2.11. Mantiene un file di controllo e registrazione.
2.12. Fornisce posto di lavoro testa con i mezzi necessari di tecnologia organizzativa, cancelleria, crea condizioni favorevoli al lavoro efficace del capo.
2.13. Stampa, su indicazione della sede, i materiali d'ufficio necessari al proprio lavoro, oppure inserisce le informazioni aggiornate nella banca dati.
2.14. Organizza l'accoglienza dei visitatori, contribuisce alla pronta considerazione delle richieste e delle proposte dei dipendenti.
2.15. Forma i casi secondo la nomenclatura approvata, ne garantisce l'incolumità e li sottopone all'archivio in tempo utile.
2.16. Svolge i singoli incarichi ufficiali del capo.
2.17. [Inserire come richiesto].
Il segretario ha diritto:
3.1. Conoscere i progetti di decisione della direzione dell'impresa relativi alle sue attività.
3.2. Presentare proposte di miglioramento del lavoro relative alle responsabilità previste in questa istruzione all'esame della direzione.
3.3. Per quanto di sua competenza, riferire al superiore responsabile di tutte le carenze individuate nell'esercizio delle proprie funzioni, e formulare proposte per la loro eliminazione.
3.4. Richiedere personalmente o per conto della direzione dell'impresa alle divisioni strutturali e agli specialisti informazioni e documenti necessari per lo svolgimento delle loro funzioni.
3.5. Richiedere che la direzione dell'impresa assista nell'adempimento dei propri doveri e diritti.
3.6. [Inserire come richiesto].
Il segretario è responsabile:
4.1. Per l'esecuzione impropria o il mancato adempimento dei propri doveri ufficiali previsti dalla presente descrizione del lavoro, nella misura determinata dalla legislazione sul lavoro della Federazione Russa.
4.2. Per i reati commessi nell'esercizio della propria attività - nei limiti determinati dalle disposizioni amministrative, penali e diritto civile Federazione Russa.
4.3. Per aver causato danni materiali - entro i limiti determinati dalla legislazione sul lavoro e civile della Federazione Russa.
La descrizione del lavoro è stata sviluppata in base a [nome, numero e data del documento].
Capo unità strutturale
[iniziali, cognome]
[firma]
[giorno mese Anno]
Concordato:
Capo dell'ufficio legale
[iniziali, cognome]
[firma]
[giorno mese Anno]
Familiarità con le istruzioni:
[iniziali, cognome]
[firma]
[giorno mese Anno]
Il segretario è chiamato fedele assistente e mano destra capo e non invano, perché tra i compiti del segretario del capo rientra l'assicurare un'efficace attività gestionale e amministrativa. Il segretario del capo è impegnato nella preparazione e nell'esecuzione di carte e documenti aziendali, aiuta il capo negli affari e risolve molti problemi organizzativi.
Anche la posizione dell'assistente segretario può essere considerata rappresentativa, poiché è il volto dell'azienda: incontra gli ospiti, risponde a chiamate e lettere. Tale lavoro richiede molta compostezza, comunicazione e organizzazione. Per questo motivo, la professione di segretario può promettere grandi prospettive: in futuro, uno specialista può diventare un dirigente d'ufficio, quindi uno dei direttori o dei top manager.
La posizione di segretario esecutivo è richiesta in quasi tutte le aziende che hanno un ufficio per clienti e visitatori. Possono essere sia grandi imprese che piccole imprese.
Nel tempo i poteri del segretario si sono notevolmente ampliati e oggi possono svolgere un'ampia varietà di funzioni. Quindi, c'era bisogno di specialisti di ristretta specializzazione, a seguito dei quali apparve la professione di segretario-referente, impiegato, segretario-traduttore e dirigente d'ufficio.
A doveri ufficiali l'assistente segretario comprende:
A volte le funzioni del segretario del capo includono la corrispondenza in inglese.
I requisiti per il segretario-referente includono:
Inoltre, la posizione di segretario richiede le seguenti competenze:
Riprendi campione
Come si diventa segretaria? Può essere il proprietario di qualsiasi istruzione superiore chi ha superato corsi di segretariato aggiunto o ha ricevuto formazione direttamente sul posto di lavoro. Di norma, i datori di lavoro non impongono requisiti speciali alla specialità del richiedente, ma si concentrano sul fatto che il richiedente possiede le qualità personali necessarie ed è in grado di svolgere compiti al livello adeguato.
Lo stipendio di un segretario può essere diverso, da 15 a 45 mila rubli. Il reddito dipende dalla gamma di mansioni del dipendente e dalla regione in cui lavora. Lo stipendio medio di un assistente segretario è di 30 mila rubli.
Torna a Responsabilità di leadership
Il Segretario svolge le seguenti funzioni:
- Svolge attività di supporto organizzativo e tecnico delle attività amministrative e amministrative del capo.
- Accetta la corrispondenza ricevuta per l'esame del responsabile, la trasferisce secondo la decisione presa a divisioni strutturali oa uno specifico appaltatore per l'utilizzo nel processo di lavoro o preparazione delle risposte.
- Accetta documenti e dichiarazioni personali per la firma del capo.
- Rispondere a chiamate telefoniche, acquisisce e trasmette le informazioni ufficiali al capo, organizza le conversazioni telefoniche del capo.
- Per conto del capo, redige lettere, richieste e altri documenti.
- Svolge attività di preparazione di riunioni e riunioni tenute dal responsabile (raccolta del materiale necessario, notifica ai partecipanti dell'ora e del luogo della riunione, ordine del giorno, loro registrazione), mantiene e redige verbali di riunioni e riunioni.
— Svolge il controllo sull'esecuzione da parte dei dipendenti dell'impresa di ordini e ordini emessi, nonché sul rispetto dei termini per l'attuazione delle istruzioni e delle istruzioni del capo preso sotto controllo.
– Fornisce al posto di lavoro del capo i mezzi necessari di tecnologia organizzativa, cancelleria, crea condizioni favorevoli al lavoro efficace del capo.
- Organizza l'accoglienza dei visitatori, contribuisce alla tempestiva considerazione delle richieste e delle proposte dei dipendenti.
– Forma i casi secondo la nomenclatura approvata, ne garantisce l'incolumità e li trasmette all'archivio nei termini stabiliti.
— Organizza viaggi di lavoro del capo: ordina biglietti aerei e ferroviari, prenota alberghi.
- Svolge incarichi ufficiali separati dal suo diretto supervisore.
Il segretario ha diritto:
- Ricevere informazioni, anche riservate, nella misura necessaria per risolvere i compiti.
— Presentare proposte alla direzione per migliorare il proprio lavoro e il lavoro dell'azienda.
- Richiedere personalmente o per conto del capo dalle divisioni dell'impresa e di altri specialisti informazioni e documenti necessari per l'esercizio delle sue funzioni.
— Richiedere alla direzione di creare condizioni normali per l'esercizio delle funzioni ufficiali e la sicurezza di tutti i documenti generati a seguito delle attività dell'azienda.
- Prendere decisioni di propria competenza.
Il segretario è responsabile:
— Per inadempimento e/o prematuro, negligente adempimento delle proprie funzioni.
— Per mancato rispetto delle vigenti istruzioni, ordini e ordini di conservazione di segreti commerciali e informazioni riservate.
— Per violazione delle norme interne del lavoro, della disciplina del lavoro, della sicurezza e delle norme antincendio.
Doveri del Direttore
Ex direttore
Gestione esterna
gestione operativa
Sistema di controllo
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Ciò che il segretario dovrebbe sapere e poter fare è indicato nel profilo di qualificazione.
Caratteristica di qualificazione- si tratta di un documento normativo che stabilisce cosa dovrebbe fare questo o quel dipendente nel suo lavoro, cosa dovrebbe sapere ed essere in grado di fare per questo e quale dovrebbe essere il livello della sua formazione.
Responsabilità lavorative (il segretario deve essere in grado di) Svolgere funzioni tecniche per garantire e servire il lavoro del capo dell'impresa (o divisione), aiutare a pianificare la giornata lavorativa del capo. Ricevi le informazioni necessarie per il manager dai dipartimenti o dagli esecutori, chiama i dipendenti per suo conto. Organizzare conversazioni telefoniche con il capo, ricevere e trasmettere messaggi telefonici, registrare i messaggi ricevuti in sua assenza e portare il loro contenuto all'attenzione del capo. Organizza viaggi e viaggi di lavoro del capo. Svolgere i lavori per la preparazione delle riunioni e delle riunioni tenute dal responsabile (raccolta del materiale necessario, notifica ai partecipanti dell'ora, del luogo e dell'ordine del giorno della riunione o della riunione, registrazione), tenuta e redazione di verbali. Fornire al posto di lavoro del manager cancelleria, attrezzature organizzative, creare condizioni favorevoli al suo lavoro efficace. Trasmetti e ricevi informazioni tramite citofoni, stampa velocemente come indicato dal gestore vari materiali. Svolgere il lavoro di documentazione, accettare la corrispondenza indirizzata al responsabile, organizzarla secondo la procedura adottata presso l'impresa e trasferirla dopo averla esaminata ai capi dipartimento o esecutori specifici da utilizzare nel processo del loro lavoro o per preparare una risposta. Condurre servizi informativi per il manager e i dipendenti (orale, documentario, scrivere rassegne stampa, fornire copie di articoli interessanti). Rispettare le scadenze per adempiere alle istruzioni del capo sulle dichiarazioni personali dei cittadini. Organizzare l'accoglienza dei visitatori, mostrando loro tatto e attenzione, contribuire alla pronta considerazione delle richieste e delle proposte dei dipendenti, formare casi secondo la nomenclatura dei casi approvata, garantirne l'incolumità e trasmetterli tempestivamente all'archivio . Creare e utilizzare database (incluse informazioni su Internet).
Il segretario deve sapere: le attività della società ei doveri e competenze dei dipendenti; disposizioni e istruzioni per il supporto della documentazione; dattiloscritto; lavorare su un personal computer, moderni editor di computer (Word, Excel, ecc.); regole di ortografia e punteggiatura; l'ordine di disposizione del materiale durante la stampa di vari documenti; regole per il funzionamento delle apparecchiature per ufficio (fax, mini-ATS, fotocopiatrici, registratori vocali, registratori a nastro); regole per l'uso dei dispositivi di ricezione e citofonia; standard del sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa; regolamenti interni del lavoro; fondamenti dell'organizzazione scientifica del lavoro di segreteria; la psicologia delle persone e le leggi della comunicazione efficace; etichetta d'ufficio; regole e norme di protezione del lavoro, misure di sicurezza, igiene industriale e protezione antincendio; lingua straniera di clienti e partner; Codice del Lavoro RF.
Per lo sviluppo e la specificazione delle caratteristiche delle qualifiche presso le imprese (aziende), vengono sviluppate le descrizioni dei lavori.
Descrizione del lavoro - il principale documento organizzativo e legale che regola le attività del segretario, definendone i diritti, la posizione nell'organizzazione, la natura del lavoro. Il Segretario fa affidamento su questo documento nei suoi rapporti con i dipendenti. Cosa c'è scritto nella descrizione del lavoro, poi verrà chiesto quali diritti sono dati in esso, il segretario ha quelli.
La descrizione del lavoro per un segretario è un documento individuale, poiché la posizione di segretario ha molte gradazioni. In una piccola organizzazione (o azienda) ci sarà un segretario (segretario-referente). Nelle organizzazioni più grandi, il capo ei suoi vice possono avere segretari in ciascuna unità strutturale. Ci sono i segretari del consiglio, i segretari scientifici dei consigli scientifici, ecc. Ogni segretario sempre, in base alla portata e alle specificità delle attività dell'organizzazione, alle esigenze del capo e alla sua fiducia nel segretario, sviluppa il proprio ventaglio di doveri e diritti , varie combinazioni di creativo, logico e tipi tecnici lavori. Allo stesso tempo, esiste un tipico insieme di operazioni di gestione dei servizi documentali e non documentali che svolgono tutte le segreterie. Inoltre, la particolarità e la complessità della compilazione del job description del segretario sono dovute alla versatilità delle sue attività. Pertanto, è impossibile parlare di un singolo standard di descrizione del lavoro di un segretario (segretario-referente).
Tuttavia, come con qualsiasi descrizione del lavoro, è soggetto a Requisiti generali. Innanzitutto, ha una struttura unitaria del testo già stabilita, ovvero le sezioni:
1. Disposizioni generali;
2) funzioni;
3) funzioni ufficiali;
5) responsabilità;
6) relazioni;
7) comunicazioni per posizione.
Può essere aggiunta una sezione "Valutazione del lavoro" e in l'anno scorso appare sempre più spesso la sezione “Organizzazione del lavoro (routine quotidiana)”.
La sezione "Disposizioni generali" contiene il titolo esatto della posizione secondo la tabella del personale, il posto nel sistema di gestione, ovvero il nome dell'unità strutturale e subordinata, la procedura di nomina e revoca e la procedura di sostituzione. Nelle grandi organizzazioni che hanno un servizio DOW, il segretario ha una doppia subordinazione: direttamente al suo capo e al capo del servizio DOW. I segretari sono nominati e revocati per ordine del capo (in una grande organizzazione - su proposta del capo del servizio DOW).
Questa sezione specifica i requisiti per allenamento Vocale ed esperienza lavorativa. Oggi l'atteggiamento nei confronti del segretario e le sue esigenze sono cambiate radicalmente. Le aziende cercano una segretaria con titolo di studio specialistico superiore o secondario che conosca una lingua straniera e parli fluentemente un computer. Sempre più spesso il segretario, oltre che all'estero, è tenuto a conoscerne non uno, ma due o più lingue straniere, in quanto le aziende hanno numerosi contatti con partner esteri e il segretario comunica con loro. Contiene inoltre le indicazioni dei principali atti legislativi, regolamentari, regolamentari, metodologici, organizzativi, amministrativi dai quali il segretario è guidato nel suo lavoro.
La sezione "Funzioni" elenca le principali attività del segretario (segretario-referente), ad esempio: supporto informativo e documentale per il capo, supporto organizzativo per il lavoro del capo, partecipazione all'allestimento di mostre e presentazioni, ecc.
La sezione "Responsabilità" elenca tutti i tipi di lavoro, operazioni e tecnologie utilizzate nella loro attuazione. Elenca in una sequenza logica il lavoro svolto dal segretario. Tutti i tipi di lavoro sono suddivisi in operazioni con un'indicazione della tecnologia di esecuzione. Ad esempio, la funzione "Informazioni e supporto della documentazione" è suddivisa in due parti: documentazione e lavoro con i documenti. La documentazione, a sua volta, comprende la predisposizione di lettere (lettere di invito, lettere di sollecito, ecc.), telegrammi, ecc., su indicazione del project manager; stampa di documenti della testa sul computer; verifica della correttezza dell'esecuzione dei documenti quando sottoposti per la firma al responsabile (visti, disponibilità e correttezza dei dati secondo i requisiti della norma, ecc.); fare e certificare copie di documenti, ecc. Lavorare con i documenti include la ricezione dei documenti in entrata (sono indicati gli orari, ad esempio: alle 09 e 16), la ricezione di fax ed e-mail (durante la giornata); lavorazione primaria documenti ricevuti in conformità con i requisiti delle istruzioni di lavoro d'ufficio; anticipazione dei documenti (se affidata alla segreteria); registrazione dei documenti secondo le regole stabilite dall'organizzazione; rapporto di documenti al capo, ecc.
La sezione "Diritti" è forse la più importante. Sottolinea il posto del segretario nel sistema di gestione, la sua importanza, la posizione nell'organizzazione. È attraverso i diritti che sono visibili i poteri delegati dal capo al segretario e il grado della sua indipendenza. Questa sezione consente al segretario di liberare il tempo del manager per la risoluzione dei principali compiti strategici e tattici.
È questa sezione della descrizione del lavoro che conferisce al segretario (segretario-referente) poteri maggiori o minori e determina il grado delle sue capacità.
La sezione "Responsabilità" è compilata in stretta conformità con la legge.
Anche la sezione "Relazioni (collegamenti per posizione)" è molto importante per organizzare il lavoro di qualsiasi dipendente dell'apparato amministrativo e, innanzitutto, ciò è dovuto all'attuazione attiva sistemi automatizzati, che richiedono un'indicazione dettagliata di quali informazioni, in quale forma, a chi sono trasmesse e da chi provengono.
Negli ultimi anni, una sezione di valutazione del lavoro è apparsa spesso nelle descrizioni dei lavori. Di solito indica i criteri per la tempestività del lavoro e la sua qualità, ad esempio: l'assenza di reclami, reclami e reclami; assenza di errori nei documenti; rispetto dei termini per l'esecuzione delle istruzioni della direzione, ecc.
Di norma, la descrizione del lavoro si conclude con l'indicazione della procedura per la sua revisione. Le condizioni per la revisione della descrizione del lavoro possono essere cambiamenti nella struttura dell'organizzazione, che hanno comportato una ridistribuzione dei compiti dei dipendenti, un cambiamento nelle tipologie di lavoro svolto dal segretario e l'introduzione della tecnologia informatica. Ma molto più spesso indicare il periodo di revisione o riapprovazione obbligatoria dell'istruzione (3 anni o 5 anni).
Una sezione facoltativa è "Organizzazione del lavoro", ma recentemente è stata molto popolare e sta diventando sempre più comune. Fornisce un programma giornaliero approssimativo per il lavoro del segretario. Potrebbe sembrare così.
PRIMA META' GIORNATA LAVORATIVA:
1) venire a lavorare 10 minuti prima del capo, al fine di verificare lo stato del luogo di lavoro (il proprio e il capo), mettersi in ordine, redigere o chiarire un piano per il giorno successivo;
2) ritirare secondo il piano documenti richiesti e atti;
3) ricevere corrispondenza, familiarizzare con il contenuto, mettere da parte documenti che richiedono una decisione prioritaria del capo;
4) telegrammi, fax urgenti e messaggi telefonici da trasferire immediatamente alla testata;
5) predisporre opzioni per eventuali risposte o risoluzioni per il resto degli atti, distribuirle tra gli esecutori testamentari;
6) rivedere le recensioni ricevute, le segnalazioni, gli inviti, ecc.
d.; Registra le date e gli orari di tutti gli eventi nella tua agenda-calendario;
7) conservare i documenti necessari per l'attuale informazione e lavoro di riferimento;
8) riferire al responsabile sulla corrispondenza ricevuta;
9) chiarire, insieme al responsabile, il contenuto delle attività previste per la giornata in corso;
10) trasferire telefonicamente e personalmente le istruzioni del responsabile agli esecutori testamentari competenti e ricordare i termini di scadenza per l'esecuzione degli atti.
POMERIGGIO:
1) raccolta e preparazione per la firma dei documenti eseguiti;
2) riferire al responsabile sugli atti eseguiti, prelevare dal responsabile gli atti da lui elaborati;
3) elaborare e inviare documenti in uscita;
4) pianificare le attività per il giorno successivo.
Durante la giornata lavorativa sono:
a) lavorare con i visitatori, conversazioni telefoniche;
b) deposito di atti eseguiti nei casi;
c) esecuzione di lavori al computer;
d) organizzare la copiatura degli atti secondo le indicazioni del responsabile.
FINE GIORNATA LAVORATIVA:
1) rivedere il proprio diario e informare i servizi competenti della necessità di prepararsi per determinate attività;
2) se il capo rimane a lavorare dopo la fine della giornata lavorativa, è necessario fornirgli tutto informazione necessaria, materiali;
3) riordinare il proprio posto di lavoro, rimuovere i documenti, chiudere a chiave la cassaforte e tutti gli schedari, spegnere dalla rete le apparecchiature elettroniche e tecniche.
La descrizione del lavoro è parte integrale l'intero pacchetto di documenti necessari all'organizzazione del lavoro dell'apparato amministrativo.
CONSIGLIO. Organizza la tua giornata lavorativa in modo tale da poter fare tutto ed essere utile a tutti. Dedicati al tuo lavoro, ma non dimenticare che ci sono questioni che non sono di tua competenza. Pertanto, fai solo ciò che devi fare.
Riassumendo: si precisa ancora che la descrizione del lavoro per il segretario è un documento individuale, poiché la carica di segretario ha molte gradazioni. Ogni segretario, in base alla portata e alle specificità delle attività dell'organizzazione, alle esigenze del capo e alla sua fiducia nel segretario, ha la propria gamma di doveri e diritti, varie combinazioni di tipi di lavoro creativi, logici e tecnici.
L'ingegnere capo di un'impresa è generalmente considerato la mano destra del direttore, e il deputato al commercio è la sinistra, ma quando non c'è segretario, il direttore è completamente senza mani.
Il concetto di segretario e varietà
Il concetto di "segretario" abbastanza largo. Tradotta dal latino, la parola "secretarius" significa "confidente".
Di solito, il rapporto tra la segretaria e il manager è abbastanza fiducioso, e dovrebbe essere così, perché. obbligare i poteri ufficiali.
Il concetto di segretaria oggi è piuttosto complesso e ha molte gradazioni, ne farò un esempio:
Segretario Tecnico– funziona con apparecchiature per ufficio (fax, dispositivo multifunzionale, personal computer), utilizza Internet, esegue istruzioni per dirigenti e dipendenti, chiama aziende e istituzioni per conto del responsabile, riceve e invia messaggi tramite mezzi di comunicazione.
addetto alla reception- riceve lettere e fax in arrivo, messaggi da e-mail, risponde alle telefonate, le inoltra a reparti o dipendenti specifici, incontra i visitatori.
segretaria d'ufficio- accetta e analizza la corrispondenza, esegue le istruzioni del responsabile e dei suoi delegati, impagina i testi degli atti, conserva la documentazione.
Assistente segretario- non solo un segretario, ma anche uno specialista che conosce bene le attività dell'azienda, che in alcuni casi può prendere alcune decisioni autonome. Il segretario referente prepara le relazioni del capo, ricerca la documentazione necessaria per il capo, pianifica la giornata lavorativa del capo, decide questioni amministrative di sua competenza.
Capo ufficio– garantisce il funzionamento dell'intero ufficio: prepara i materiali per le presentazioni, assicura un servizio di trasporto senza interruzioni, una comunicazione chiara, assicura il funzionamento delle apparecchiature per ufficio e la disponibilità della cancelleria. Il responsabile dell'ufficio è responsabile aspetto esteriore ufficio, in una piccola istituzione può svolgere contemporaneamente le funzioni di funzionario del personale.
Nelle piccole organizzazioni commerciali, i segretari, qualunque siano i loro nomi, si distinguono per il fatto che devono svolgere un lavoro universale.
La professione di segretaria è forse la più vicina alla professione di attore. La specificità e la complessità del lavoro di un segretario è dovuta al fatto che è sempre in vista, al centro della comunicazione con il management, i colleghi, i clienti. Un sorriso, una voce piacevole, un aspetto ordinato, gesti sicuri e buona volontà, indipendentemente dall'umore, creano un'atmosfera speciale in ufficio.
Descrizione del lavoro di segretario
APPROVARE
Amministratore delegato
Cognome I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.
1. Disposizioni generali
1.1. Il segretario appartiene alla categoria degli interpreti tecnici.
1.2. Il segretario è nominato alla carica e destituito dalla stessa per ordine del direttore generale della società.
1.3. Il segretario riferisce direttamente al CEO/ capo della divisione strutturale dell'azienda.
1.4. Durante l'assenza del segretario, i suoi diritti e doveri sono trasferiti a un altro funzionario, che è annunciato nell'ordinanza per l'organizzazione.
1.5. Alla carica di segretario è nominata una persona in possesso dei seguenti requisiti: istruzione - specializzazione superiore o secondaria incompleta, anzianità di servizio lavoro simile da sei mesi, conoscenza delle apparecchiature per ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, stampante), programmi Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Il segretario è guidato nelle sue attività da:
- atti legislativi della Federazione Russa;
— lo Statuto della società, il Regolamento interno del lavoro, altri atti normativi della società;
- ordini e direttive della direzione;
- questa descrizione del lavoro.
2. Compiti del segretario
Il Segretario svolge le seguenti funzioni:
2.1. Svolge attività di supporto organizzativo e tecnico delle attività amministrative e amministrative del capo.
2.2. Accetta la corrispondenza in arrivo affinché venga presa in considerazione dal capo, la trasferisce in base alla decisione presa a divisioni strutturali oa un appaltatore specifico per l'utilizzo nel processo di lavoro o nella preparazione delle risposte.
2.3. Accetta documenti e dichiarazioni personali per la firma del capo.
2.4. Risponde alle telefonate, registra e trasmette le informazioni ufficiali al capo, organizza le conversazioni telefoniche del capo.
2.5. Per conto del capo, redige lettere, richieste e altri documenti.
2.6. Svolge attività di preparazione di riunioni e riunioni tenute dal capo (raccolta del materiale necessario, notifica ai partecipanti dell'ora e del luogo della riunione, ordine del giorno, loro registrazione), mantiene e redige verbali di riunioni e riunioni.
2.7. Svolge il controllo sull'esecuzione da parte dei dipendenti dell'impresa di ordini e ordini emessi, nonché sul rispetto dei termini per l'attuazione delle istruzioni e delle istruzioni del capo preso sotto controllo.
2.8. Fornisce al posto di lavoro del capo i mezzi necessari di tecnologia organizzativa, cancelleria, crea condizioni favorevoli al lavoro efficace del capo.
2.9. Organizza l'accoglienza dei visitatori, contribuisce alla pronta considerazione delle richieste e delle proposte dei dipendenti.
2.10. Forma i casi secondo la nomenclatura approvata, ne garantisce l'incolumità e li sottopone all'archivio in tempo utile.
2.11. Organizza viaggi di lavoro del capo: ordina biglietti aerei e ferroviari, prenota alberghi.
2.12.
Svolge gli incarichi ufficiali individuali del suo diretto superiore.
3. Diritti del segretario
Il segretario ha diritto:
3.1. Ricevere informazioni, anche riservate, nella misura necessaria per risolvere i compiti assegnati.
3.2. Fornire alla direzione suggerimenti per migliorare il proprio lavoro e il lavoro dell'azienda.
3.3. Richiedere personalmente o per conto del capo dalle divisioni dell'impresa e da altri specialisti informazioni e documenti necessari per l'esercizio delle sue funzioni.
3.4. Richiedere alla direzione di creare condizioni normali per l'esercizio delle funzioni ufficiali e la sicurezza di tutti i documenti risultanti dalle attività dell'azienda.
3.5. Prendi decisioni di tua competenza.
4. Responsabilità del segretario
Il segretario è responsabile:
4.1. Per inadempimento e/o prematuro, negligente adempimento delle proprie funzioni.
4.2. Per il mancato rispetto delle vigenti istruzioni, ordini e ordini di conservazione dei segreti commerciali e delle informazioni riservate.
4.3. Per violazione delle norme interne del lavoro, della disciplina del lavoro, della sicurezza e delle norme antincendio.
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I compiti della segretaria del manager sono molto diversi: pianificare la giornata lavorativa del capo, organizzare il lavoro dell'ufficio, negoziare con clienti e partner su istruzioni del capo, trovare e fornire veicoli per il manager e altri dipendenti e servizi, organizzare riunioni sia in ufficio che in un ambiente fuori servizio, tenuta dei registri e molte altre questioni ufficiali. Inoltre, il capo può affidare problemi personali al suo assistente, ad esempio inviare congratulazioni (regali, fiori) per le vacanze non solo alle organizzazioni con cui l'azienda collabora, ma anche ai parenti. Poiché la giornata lavorativa del manager è solitamente irregolare, la segretaria spesso deve rimanere alzata fino a tardi al lavoro.
Per diventare un assistente indispensabile del capo, il segretario deve possedere qualità personali come disponibilità al lavoro, diligenza, precisione, responsabilità, delicatezza, modestia, iniziativa moderata, capacità di memorizzare e trarre conclusioni. È impossibile ricoprire questa posizione senza avere le capacità di dattilografia (200 battiti al minuto), lavoro d'ufficio, stenografia, buona conoscenza del PC. Tutte queste abilità vengono acquisite indipendentemente da libri e tutorial (ce ne sono moltissimi), nel processo di lavoro precedente o nei corsi. Le abilità professionali richiedono anche capacità di negoziazione, alfabetizzazione e buona padronanza dell'orale e scrivere, perché il segretario del capo deve fissare gli ordini, mantenere corrispondenza di lavoro eccetera.
Se le mansioni sono principalmente dominate dal lavoro di segretario-impiegato, è necessaria un'istruzione linguistica superiore, ma se è necessaria un assistente, viene data preferenza all'istruzione superiore nel settore di specializzazione dell'azienda.
Un ruolo molto importante è svolto dalla compatibilità psicologica, dalla somiglianza dei personaggi e dalla capacità della segretaria di rimanere in background. Coloro che sono abbastanza soddisfatti della posizione di assistente, la mano destra, si dedicano a questa professione. A volte, il leader è ingiusto nei confronti del suo segretario, poiché più spesso di altri cade sotto una mano calda.
Tuttavia, un buon capo e una segretaria intelligente ed esperta funzionano come un meccanismo ben oliato. Ci sono molti esempi di questo, specialmente i segretari di scienziati o scrittori. Molti gente famosa ha iniziato come segretaria.
Un altro tema delicato non può essere ignorato: il rapporto non lavorativo tra il boss e la sua segretaria. Per non entrare in una situazione ambigua, dovresti immediatamente dare un'occhiata più da vicino a un potenziale capo e, andando a un colloquio, vestirti in modo tale da mettere in risalto il tuo qualità commerciali piuttosto che per meriti esteriori. Se non ottieni questa posizione, il capo aveva bisogno di qualcosa di completamente diverso dalla segretaria e hai evitato con successo i problemi.
Per ottenere un lavoro, devi discutere le tue responsabilità in dettaglio e, ancora meglio, chiedere una descrizione del lavoro. Spesso l'ingenuità delle segretarie, la maggior parte delle quali sono ragazze poco esperte nelle persone e nella vita, diventa una delle cause di spiacevoli conseguenze. Accettando e incoraggiando doni, rispondendo al corteggiamento, mantenendo conversazioni giocose e battute ambigue, vestendosi con abiti rivelatori o provocatori, una ragazza spesso crea inconsciamente l'impressione della sua disponibilità. Pertanto, senza sminuire la colpa di coloro che amano approfittare della loro posizione ufficiale, vale comunque la pena metterli in guardia da passi errati.
Sebbene il segretario sia il più vicino al leader, il suo carriera limitato. Certo, ci sono eccezioni a ogni regola, ma non dovresti illuderti in particolare.
A seconda dell'insieme dei requisiti, dell'uso della conoscenza delle lingue straniere, dell'esperienza lavorativa e compiti funzionali varia anche lo stipendio: da 200 a 800 dollari. e. Tieni presente se sono disponibili posti di lavoro " assistente personale”Lo stipendio è più di 1000 USD. Cioè, con un alto grado di probabilità si può presumere che si tratti di network marketing.
Le funzioni principali includono:
attuazione del lavoro sul supporto organizzativo e tecnico delle attività amministrative e amministrative del capo dell'impresa;
tenuta dei registri;
organizzazione dell'accoglienza dei visitatori Zinoviev NB Documentazione: sussidio didattico. - P.75..
Il segretario del capo, nello svolgimento della sua attività:
svolgere lavori sul supporto organizzativo e tecnico delle attività amministrative e amministrative del capo dell'impresa;
accettare la corrispondenza ricevuta per l'esame del responsabile, trasferirla secondo la decisione presa a divisioni strutturali o esecutori specifici per l'utilizzo nel processo di lavoro o preparazione delle risposte;
svolgere lavori d'ufficio, svolgere varie operazioni utilizzando tecnologie informatiche atte a raccogliere, elaborare e presentare informazioni nella preparazione e nel processo decisionale;
accettare documenti e dichiarazioni personali per la firma del capo dell'impresa;
preparare documenti e materiali necessari per il lavoro del capo;
monitorare la tempestiva considerazione e presentazione da parte delle unità strutturali e degli esecutori specifici dei documenti ricevuti per l'esecuzione, verificare la correttezza dell'esecuzione delle bozze preparate presentate al responsabile per la firma, garantire la loro revisione di alta qualità;
organizzare conversazioni telefoniche del capo, registrare le informazioni ricevute in sua assenza e portarne a conoscenza il contenuto, trasmettere e ricevere informazioni tramite dispositivi riceventi e intercomunicanti (telefax, telex, ecc.), nonché messaggi telefonici, portare alla sua attenzione tempestivamente le informazioni ricevute attraverso i canali di comunicazione;
per conto del capo, redigere lettere, richieste, altri documenti, preparare risposte agli autori delle lettere;
svolgere i lavori di preparazione delle riunioni e delle riunioni tenute dal responsabile (raccolta del materiale necessario, comunicazione ai partecipanti dell'ora e del luogo della riunione, dell'ordine del giorno, della loro registrazione), tenuta e redazione di verbali di riunioni e riunioni;
esercitare il controllo sull'esecuzione da parte dei dipendenti dell'impresa di ordini e istruzioni emessi, nonché sul rispetto dei termini per l'attuazione delle istruzioni e delle istruzioni del capo dell'impresa presa sotto controllo;
mantenere un file di controllo e registrazione;
fornire al posto di lavoro del capo i mezzi necessari di tecnologia organizzativa, cancelleria, creare condizioni favorevoli al suo lavoro efficace;
stampare, su indicazione della sede, il materiale d'ufficio necessario al proprio operato o inserire le informazioni aggiornate nella banca dati;
organizzare l'accoglienza dei visitatori, contribuire alla tempestiva considerazione delle richieste e delle proposte dei dipendenti;
formare casi secondo la nomenclatura approvata, garantirne l'incolumità e trasmetterli all'archivio entro i termini stabiliti;
copiare i documenti su una fotocopiatrice personale Istruzioni standard del segretario del capo. Banca delle descrizioni dei lavori.=http//www/kadrovik.ru/.
Il segretario è chiamato fedele assistente e braccio destro del capo e per giusta ragione, perché i compiti del segretario del capo comprendono l'assicurare un'efficace attività gestionale e amministrativa. Il segretario del capo è impegnato nella preparazione e nell'esecuzione di carte e documenti aziendali, aiuta il capo negli affari e risolve molti problemi organizzativi.
Anche la posizione dell'assistente segretario può essere considerata rappresentativa, poiché è il volto dell'azienda: incontra gli ospiti, risponde a chiamate e lettere. Tale lavoro richiede molta compostezza, comunicazione e organizzazione. Per questo motivo, la professione di segretario può promettere grandi prospettive: in futuro, uno specialista può diventare un dirigente d'ufficio, quindi uno dei direttori o dei top manager.
La posizione di segretario esecutivo è richiesta in quasi tutte le aziende che hanno un ufficio per clienti e visitatori. Possono essere sia grandi imprese che piccole imprese.
I primi segretari possono essere considerati scrivani e cronisti: scrivevano decreti e ordini reali, raccontavano l'attualità ed erano responsabili della corrispondenza. Nel tempo i poteri del segretario si sono notevolmente ampliati e oggi possono svolgere un'ampia varietà di funzioni. Quindi, c'era bisogno di specialisti di ristretta specializzazione, a seguito dei quali apparve la professione di segretario-referente, impiegato, segretario-traduttore e dirigente d'ufficio.
Le responsabilità del Segretario aggiunto includono:
A volte le funzioni del segretario del capo includono la corrispondenza in inglese.
I requisiti per il segretario-referente includono:
Inoltre, la posizione di segretario richiede le seguenti competenze:
Come si diventa segretaria? Questo può essere il titolare di qualsiasi istruzione superiore che ha completato corsi per assistenti segretari o ha ricevuto una formazione direttamente sul posto di lavoro. Di norma, i datori di lavoro non impongono requisiti speciali alla specialità del richiedente, ma si concentrano sul fatto che il richiedente possiede le qualità personali necessarie ed è in grado di svolgere compiti al livello adeguato.
Lo stipendio di un segretario può essere diverso, da 15 a 45 mila rubli. Il reddito dipende dalla gamma di mansioni del dipendente e dalla regione in cui lavora. Lo stipendio medio di un assistente segretario è di 30 mila rubli.
