Forse, nessun moderno direttore, manager, capo non può più immaginare la sua vita lavorativa senza una segretaria personale. In primo luogo, avere un assistente è molto prestigioso. In secondo luogo, una segretaria davvero competente e responsabile diventa la "mano destra" del capo, una persona indispensabile nell'impresa e, soprattutto, una garanzia che sarai sempre puntuale, non dimenticherai nulla e manterrai sempre il dito sul polso. D'accordo, questo è molto importante a un ritmo frenetico vita moderna. E infine, puoi sempre reindirizzare una telefonata indesiderata alla segretaria, chiedere a un assistente di comunicare con un cliente sgradevole o chiedere a un assistente di organizzare una festa personale. Molto comodo, vero?
Se stai cercando un lavoro come segretaria, dovresti conoscere almeno i requisiti di base che i datori di lavoro impongono ai candidati. Naturalmente, ogni singolo caso differisce in molte sfumature e ogni leader vede il suo segretario in una luce speciale. Per alcuni la presenza dell'istruzione superiore non è affatto importante, altri capi mettono in primo piano la conoscenza, per alcuni è importante solo che tipo di caffè prepara la segretaria o come appare. A proposito, ecco cosa devi sapere. Un datore di lavoro può dirti a lungo e diligentemente di cosa ha bisogno da una segretaria e cosa farai, ma i lettori di MirCouncils non dovrebbero prestare attenzione a questi discorsi. Credimi, avrai molte responsabilità sulle tue spalle, molto più di quanto descritto nella descrizione del lavoro e di quanto ti è stato detto. Questo viene fatto per non spaventare un potenziale dipendente. Viene calcolato che nel processo di lavoro sarà più facile per te "lanciare" un nuovo dovere o affidarti l'esecuzione di incarichi speciali (nessun capo ti dirà in un colloquio che dovrai ricordarglielo delle date di nascita della moglie e delle amanti, ma in pratica sarà così). 
Quando mi sono laureata all'università, non avevo né esperienza lavorativa né la certezza di poter trovare rapidamente un lavoro almeno in qualche azienda. Pertanto, quando ho chiamato il primo annuncio mi sono imbattuto nel testo "Richiede una segretaria per il capo di una fabbrica di birre e analcolici" e sono stato immediatamente invitato per un colloquio, sono rimasto estremamente sorpreso. Sono stato ancora più sorpreso quando, dopo il colloquio, mi è stato offerto di andare a lavorare lo stesso giorno. Naturalmente, ho acconsentito. Lo stipendio mi andava bene, studente di ieri, mi piaceva il regista e il lavoro sembrava senza polvere. Molte erano nuove per me, non sapevo molto e dovevo imparare dai miei stessi errori, perché non c'era nessuno che aiutasse e suggerisse. Sono stato molto grato al team e al direttore per il fatto che erano solidali con i miei errori di calcolo e non giudicavano rigorosamente gli errori e le carenze. In linea di principio, ho affrontato perfettamente tutti i compiti principali: trattative, corrispondenza commerciale, rilascio di certificati di viaggio, ricezione di ospiti, lavoro con le apparecchiature per ufficio, tè e caffè per il regista e i suoi ospiti. In generale, non ho svolto incarichi estremi, non ho affrontato problemi di personale, nei tempi previsti e ho avuto un'ora legittima per il pranzo. A poco a poco, ho iniziato a scoprire il "dietro le quinte" della vita degli alti funzionari dell'impresa. Ho guadagnato rispetto solo con le mie azioni, anche se non mi nasconderò, c'erano anche colleghi che erano semplicemente imbarazzati nel dirmi qualcosa di superfluo o offensivo, perché ero il più vicino al capo e tutti avevano paura di lui. Ho più di 14 anni di esperienza in posizioni amministrative. Nel periodo della mia formazione professionale ho acquisito padronanza dei principali incarichi amministrativi: segretario referente, segretario-traduttore, assistente personale, assistente personale, capo del dipartimento amministrativo ed economico, capo del servizio di supporto amministrativo (con supervisione della prima accoglienza , gruppo di gestione documentale e parco veicoli). Nelle organizzazioni più piccole, questo è in genere il tradizionale "set" di funzionalità del servizio. sviluppo organizzativo o supporto amministrativo.
Nonostante una così ampia gamma di incarichi amministrativi, io, infatti, ho speso il 90% del mio impiego principale nella posizione di PA (PA - assistente personale, assistente personale). Inoltre, ci tengo a far notare che proprio dallo stesso “terreno PA” è cresciuta in me la capacità di altri incarichi amministrativi convenzionati.
Pertanto, darò i miei consigli su come avere successo in questa professione con abilità.
Per prima cosa, scopriamo perché dovresti andare nella posizione di assistente personale.
Devi capire che servirai un'altra persona (in tutti i nobili sensi di questa meravigliosa parola). Trattalo come un asceta, se vuoi. Cioè, durante l'orario di lavoro, i Suoi interessi saranno al di sopra dei tuoi: diventerai la Sua ombra e gli orari di lavoro stessi tenderanno a diventare irregolari.
Perché vale la pena fare tali sacrifici? Uno degli indubbi vantaggi di lavorare anche con un "genio del male" è il pozzo di conoscenza da cui ti sarà generosamente concesso di attingere i pensieri, l'esperienza e i talenti di Sua Maestà Guida (sintonizzandoti con lui, potrai adotta tutto questo nella misura in cui i tuoi talenti sono sufficienti). Questa è esattamente la motivazione che, come ora capisco, inconsciamente controllava anche me. Esperienza in un ritmo multitasking, eterna fretta e pressione del tempo, risolvere compiti a volte impossibili, trovare risposte alle domande più difficili: questa è la formazione di tutte le tue sfaccettature professionali, che dopo un po' ti aiuterà a vincere gli allori di un leader nel olimpiadi professionistiche.
Tutti noi, in un modo o nell'altro, almeno una volta nella vita abbiamo superato un colloquio di lavoro. Sono stati scritti molti libri su questo argomento, in cui gli autori raccomandano l'uso di determinate tecniche psicologiche, insegnano loro a leggere la lingua dei segni dell'interlocutore, si presentano con competenza, mantengono il loro "marchio", ecc. Penso che, se lo desideri, tutte queste saggezze possono essere studiate. Non ci fermeremo a questo. Supponiamo che tu abbia superato la selezione competitiva, risolto il lato finanziario della questione, ricevuto il pacchetto sociale promesso e domani in una camicetta inamidata ti stiano aspettando alla Compagnia dei tuoi sogni nella posizione di assistente personale (o in un'altra posizione con le funzioni di assistente personale alla testa).
E ora tocca a voi porre al datore di lavoro domande sulle risposte da cui dipende la vostra reciproca vita lavorativa. Purtroppo, non è scritto nulla sulla necessità di porre domande durante un colloquio e nei primi giorni di lavoro nei suddetti opuscoli, opuscoli, raccomandazioni per i candidati. Ecco perché ne porterò alla vostra attenzione alcuni.
Effettua immediatamente una prenotazione, questi suggerimenti sono generalizzati e sono di natura puramente consultiva. A questo proposito, dovrebbero essere applicati nel contesto di una professione e di una posizione specifica - a volte non ha senso porre alcune di queste domande al tuo futuro capo, perché l'adempimento di queste istruzioni semplicemente non fa parte delle tue responsabilità lavorative.
Quindi, quando fai domanda per un lavoro, ti suggerisco di porre al datore di lavoro i seguenti blocchi di domande:
1. Gestione del tempo.
1.1. Da che ora il manager prevede di iniziare la giornata lavorativa e le riunioni di lavoro?
1.2. Ci sono riunioni di lavoro regolari (ad esempio, con i capi delle divisioni strutturali) di cui è necessario conoscere e informare i partecipanti?
1.3. A che ora pranza il manager, è fisso, variabile e può essere utilizzato per trattative commerciali?
1.4. Qual è il momento migliore della giornata per le riunioni personali? a che ora il gestore è occupato ed è meglio non disturbarlo; Fino a che ora il manager di solito prende gli appuntamenti?
1.5. Il manager ha compiti e riunioni personali regolari di cui è necessario essere a conoscenza per controllare le normative sulla gestione del tempo: praticare sport; la necessità di prendere i bambini dall'asilo / scuola; il leader vive fuori città e deve partire prima di una certa ora, per non passare l'intera serata in un ingorgo, ecc.
1.6. Per comodità di pianificare la giornata lavorativa del capo, suggerisco di utilizzare il programma delle riunioni settimanali. Naturalmente, questa tabella è anche di natura consultiva ed è soggetta a modifiche. In tale modulo, puoi inserire in anticipo le riunioni settimanali programmate, evidenziandole a colori. E nel programma di una settimana particolare, dovrai solo aggiungere riunioni una tantum, ad es. informazione variabile. Vedi esempio 1.
2. Momenti di lavoro.
2.1. Sei responsabile dell'esecuzione/controllo dell'esecuzione di eventuali rapporti periodici, riassunti, raccolte di materiali?
Ad esempio: ogni giorno entro le 23 è necessario preparare un riassunto dei principali media aziendali; stampare i tassi di cambio del giorno corrente; monitorare quotidianamente l'esecuzione del budget insieme al direttore finanziario, ecc.
2.2. In quali incontri di produzione il manager prevede di utilizzare le tue capacità filologiche come interprete. Questa comprensione è necessaria per te per eliminare in anticipo le debolezze nel tuo vocabolario per l'una o l'altra specificità.
Dopo qualche tempo, tu stesso saprai / capirai / sentirai intuitivamente quali dipendenti il manager può accettare in un dato momento e quali ha senso trasferire in un altro giorno.
Ci sono visitatori "assorbitori di tempo" - queste sono persone, il più delle volte in età veneranda, la cui professionalità e molti anni di esperienza non consentono al leader di interrompere i monologhi a volte vuoti e irrilevanti di questo personale. Quindi, la funzione di un diplomatico in questo caso devi prendere il controllo. Puoi notare con tatto che il manager ha programmato la prossima riunione e il signor N., purtroppo, ha solo 20 minuti a sua disposizione. Di norma, tali restrizioni funzionano.
2.4. Scopri quali tipi di trasporto preferisce il gestore nei viaggi di lavoro. Nella mia pratica c'era un capo che in linea di principio non volava in aereo; a questo proposito, l'intera logistica del movimento doveva essere costruita con ogni altro mezzo disponibile.
Specificare il livello di classe del mezzo di trasporto preferito: treno - SV (se lo scompartimento è riscattato nella sua interezza, se è maschile, femminile o un vagone business, ecc.); aereo - business o economy (sono possibili opzioni: quando si vola all'estero, per risparmiare denaro, è del tutto possibile limitarsi alla classe economica, poiché il livello dell'aeromobile e del servizio a bordo è piuttosto alto; e nel paese fa senso prendere solo business class); auto (auto di classe dirigente, minivan, necessità di scorta, ecc.)
2.5. Discuti con il tuo manager quali visitatori e telefonate da cui le persone possono essere eccezionali e richiedere una notifica immediata.
Nel mio studio c'era un capo che, nonostante l'importanza di qualsiasi evento o riunione, prendeva sempre il telefono e interrompeva la riunione se sua figlia chiamava. Dovresti assolutamente essere consapevole di queste sfumature per non entrare in una situazione delicata. Tali "persone straordinarie" possono includere mogli, figli, guardie di sicurezza, dame di cuore, partner strategici, ecc.
2.6. Si consiglia di conoscere la durata della propria giornata lavorativa.
Non mi riferisco a lui definizione formale nel Regolamento Interno del Lavoro o il vostro contratto di lavoro ma il vero bisogno di fare tardi e di arrivare prima. Idealmente, dovresti "abituare" il leader al fatto che alle 18.00 puoi fargli una domanda: "Signor N., avrà ancora bisogno del mio aiuto oggi?" Così, svilupperai una comprensione tra il manager che sei una persona la cui giornata lavorativa retribuita termina alle 18:00, ma, in un caso eccezionale per il tuo capo preferito, sei pronto ad assisterlo quanto necessario. Se deliberatamente non separi il lavoro e il tempo di riposo, credimi, ti "sederai" al lavoro fino al tramonto senza molto bisogno. Questa verità è stata verificata da molti anni di esperienza personale.
Il tuo contratto di lavoro può specificare un giorno lavorativo irregolare, per il quale, tra l'altro, secondo Codice del Lavoro RF, hai diritto annualmente a giorni di ferie retribuiti aggiuntivi (almeno 3) rispetto ai consueti 28 giorni (articolo 119). Nel fare ciò, si ricorda che l'art. 101 definisce il concetto di giornata lavorativa irregolare - si tratta di "una modalità speciale di lavoro, secondo la quale i singoli dipendenti possono, per ordine del datore di lavoro, se necessario, essere coinvolti occasionalmente nello svolgimento delle proprie funzioni lavorative al di fuori dell'orario di lavoro stabilito per loro."
3. Vita personale del leader.
È molto ragionevole porre domande su questo blocco non il primo giorno di lavoro, ma poiché il manager mostra fiducia nella tua persona. Alcune risposte le scoprirai da solo, altre avranno comunque bisogno di ottenere risposte chiare dalla bocca del capo.
3.1. Per organizzare viaggi turistici per il tuo manager e i suoi familiari, avrai sicuramente bisogno di copie di passaporti, certificati di nascita di bambini, fotografie, certificati salariali, possibilmente, per visitare paesi esotici - certificati sanitari.
La mia pratica ha dimostrato che la pianificazione delle vacanze per gli alti funzionari e i membri delle loro famiglie è molto spesso di natura di emergenza, ovvero il tempo per la preparazione, la prenotazione di appartamenti, l'ottenimento dei visti, ecc. sempre al limite. A questo proposito, ti consiglio vivamente di acquisire i documenti di cui sopra il più in anticipo possibile, in modo che nel caso assenza fisica partire in un momento critico per non perdere il viaggio (ad esempio, il leader è in viaggio d'affari, sua moglie sta facendo un massaggio e devi riscattare gli ultimi 2 biglietti per le Isole Galapagos entro 20 minuti). Credimi, in caso di fallimento dell'operazione "Vacanza", quasi nessuno sarà interessato al motivo della tua mancanza di documenti operativi ...
Pertanto, prendi l'iniziativa nelle tue mani e, se possibile, pensa in anticipo ai pacchetti di documenti necessari. Ad esempio ho sempre a portata di mano un pacco di domande a vari consolati e ambasciate, certificate dal capo, e una serie di fotografie varie su sfondi diversi, in vari formati.
Tutti gli stessi documenti, ovviamente, devono essere "di riserva" per tutti i membri della Sua Famiglia Imperiale.
3.2. È necessario chiedere al Gestore la necessità di pagare i propri telefoni cellulari lavoro/personale/moglie/figli/papà/mamma.
A volte la mancanza di controllo su questo, a prima vista, può portare a una questione elementare disastro naturale. Nella mia pratica, purtroppo, c'era un caso del genere: il reparto contabilità non ha pagato, non ho controllato, il risultato: il capo su un'isola deserta senza telefono e Internet, ma con un enorme vocabolario, che mi ha mostrato volentieri 2 giorni dopo la connessione ... Tieni il dito sul polso. Soprattutto se il leader rimarrà nella zona di roaming per molto tempo.
Le consiglierei di predisporre un'apposita procura che consenta di controllare i saldi del dirigente e di tutti i suoi familiari, e di inviare tale documento agli operatori telefonici per il controllo delle spese telefoniche giornaliere o settimanali.
3.3. Di norma, gli alti funzionari e i membri delle loro famiglie utilizzano una miriade di carte di pagamento di plastica nel loro arsenale finanziario. Per alcuni il gestore paga gli acquisti su Internet, altri sono utilizzati per pagare le spese di ospitalità, altri ancora si attivano solo quando si viaggia all'estero, ecc. A questo proposito, è necessaria una chiara comprensione: quali carte vengono utilizzate per quali scopi; in quale valuta; date di scadenza della carta; la possibilità del loro utilizzo e punti di rappresentanza all'estero. Se necessario, puoi porre una domanda sulla possibilità di ricaricare la tua carta e sulla possibilità di prelevare contanti (credetemi, in pratica ci sono casi del genere). Al riguardo, ancora una volta, sarà necessaria una procura per l'effettuazione di determinate operazioni bancarie.
Per semplicità di utilizzo consiglio di creare un file riepilogativo in cui classificare le carte per tipologia (Visa, Master, ecc.), date di scadenza, valute di copertura (euro, dollari, rubli), accessori (carta personale del capo, carta di la moglie, i figli, ecc. .d.). Credo che un tale sistema ti consentirà di navigare rapidamente in materia di pagamenti non in contanti al capo.
3.4 Per riassumere e sistematizzare un'enorme quantità di informazioni sul gestore, i suoi visti, i passaporti internazionali, i termini dell'assicurazione auto, assicurazione casa, agriturismi, ecc., invitalo, insieme a te, a compilare una semplice targa, il so -denominata checklist, grazie alla cui visualizzazione quotidiana è possibile evitare visti scaduti, assicurazioni non pagate, pagamenti regolari dimenticati, ecc. Inoltre, una tale proposta dovrebbe indurre un manager ad avere un atteggiamento positivo nei confronti della tua ingegnosità professionale e un approccio sistematico alla professione.
3.5. All'inizio della tua carriera, assicurati di verificare con il manager N i compleanni, le date memorabili, le date dei giorni in cui sono state create le organizzazioni, ecc., che devi tenere sotto controllo. In questo caso, non sei solo un "promemoria" sul tuo telefono, ma una vera persona creativa. Nella mia esperienza, è necessario ricordare al manager l'imminente evento con almeno 3 settimane di anticipo e offrire in modo indipendente almeno 3-4 opzioni regalo. Nel risolvere questo problema, il criterio principale per un'implementazione di successo è la tua immaginazione e le capacità finanziarie del datore di lavoro.
3.6. Sarebbe utile chiedere al leader delle sue passioni e hobby personali. Potrebbe essere contento se lo tieni aggiornato sulle ultime uscite nelle sale, prenoti 2 biglietti per il Teatro alla Scala per precauzione o lo tieni aggiornato sugli ultimi sviluppi Honda. Come ha detto uno dei miei supervisori esteti: "Posso perdonare i miei subordinati per eventuali errori e opuscoli sul lavoro, ma non perdonerò mai la mancanza di iniziativa professionale e l'ignoranza generale all'interno dell'area di lavoro!". In generale, sii proattivo e consapevole! Il tuo manager è il tuo spazio di lavoro.
Naturalmente, ciascuno di questi blocchi può essere integrato, aumentato o diminuito nel numero di domande, in base alle specificità di una particolare posizione. Ripeto ancora una volta che queste tesi non sono affatto postulati e vengono applicate a seconda del luogo di lavoro e delle esigenze del dirigente. Ma in ogni caso, se parli almeno di alcuni di questi punti al tuo primo incontro di lavoro, credimi: il tuo manager sarà piacevolmente sorpreso dalla tua comprensione olistica della professione di assistente personale e dall'atteggiamento attento nei confronti della sua persona modesta. Per te, queste risposte contribuiranno allo svolgimento eccezionale dei tuoi compiti ufficiali.
Quindi, speriamo che nella fase iniziale siamo riusciti a superare la maggior parte delle insidie ad angolo acuto nel nostro rapporto con il leader. Facciamo un respiro profondo - e procediamo alla lezione successiva, che chiameremo condizionatamente "Di chi sono l'aiutante?".
La posizione di vicedirettore non significa affatto che l'ambito della tua comunicazione e delle tue mansioni si limiti alla sola esecuzione delle istruzioni del diretto superiore. Ad esempio, l'assistente segretario combina le funzioni di assistente a molti altri dirigenti. E ognuno di loro naturalmente, crede che tu sia solo il suo assistente personale! Particolarmente evidente situazione simile nelle piccole imprese dove è impraticabile mantenere un ampio organico di referenti, un ufficio e un dipartimento del personale. Pertanto, tutte queste funzioni sono a carico del segretario referente.
Ma cosa fai quando il tuo Amministratore delegato urgentemente chiesto di acquistare un regalo per un compagno, il direttore finanziario attende il resoconto riepilogativo giornaliero, e allo stesso tempo Capo Ragioniere ti ha perplesso replicando l'equilibrio. Negli anni della professione ho determinato per me alcune regole di base che mi aiutano a riuscire a fare più cose contemporaneamente senza compromettere il flusso di lavoro.
Regola 1. "D'oro".
Sei un dipendente. E il tuo datore di lavoro è il tuo supervisore immediato; il più delle volte - il direttore generale, il socio amministratore, ecc., meno spesso - il capo di un dipartimento, dipartimento. Ed è a lui che tu riferisci direttamente, e sono le sue istruzioni che devono essere eseguite in primo luogo. Pertanto, è meglio pianificare il programma di lavoro e la sequenza delle attività eseguite con la conoscenza del manager. Da un lato il tuo manager vedrà in quali responsabilità lavorative sei coinvolto, dall'altro puoi sempre regolare in autonomia la sequenza delle funzioni svolte, in base alla priorità del compito.
Non c'è niente di strano nel fatto che entrerai / chiamerai / invierai un SMS con una domanda sull'urgenza del gestore per completare l'incarico; in condizioni di multitasking e presenza di almeno 2 manager, si tratta di una normale modalità di lavoro in cui si stabiliscono delle priorità.
Regola 2. "Argento".
I tuoi colleghi e manager sono quelle persone che sono coinvolte nel processo di lavoro proprio come te. E proprio come te, si preoccupano del risultato della causa comune. E tutte le loro istruzioni per te sono gli stessi compiti, la cui qualità e velocità di esecuzione determinano anche il successo dell'azienda (considereremo le eccezioni nella Regola 3). Cioè, se, al momento dell'assunzione, il tuo manager ha discusso con te della possibilità / necessità di svolgere le funzioni di assistente del direttore finanziario, commerciale, ecc., significa che questi dipendenti hanno tutto il diritto di chiederti / pretendere da te svolgimento di un determinato compito.
E, credetemi, molto spesso questi dipendenti non sono interessati a ciò che sono perplessi in questo momento. Hanno un compito ed è tua diretta responsabilità adempierlo. Capacità di navigare nei processi di lavoro, comprendere il business dell'azienda, una chiara struttura organizzativa- i tuoi veri assistenti in questo difficile compito. Se lavori in un ambiente di produzione, ovviamente, inviare un fax urgente all'azienda che fornisce le materie prime al tuo stabilimento è molto più importante che pinzare i file nel dipartimento delle risorse umane. Ma ancora una volta voglio ripetere, l'abilità di stabilire le priorità si acquisisce con l'esperienza. Pertanto, in un primo momento, al fine di evitare azioni irrazionali, consiglio vivamente di fare riferimento alla Regola 1 - di utilizzare l'esperienza e l'autorità del leader nella risoluzione di determinati problemi.
Naturalmente, non c'è bisogno di andare agli estremi. Non c'è bisogno di segnalare ogni passo che fai e ogni attività che svolgi al tuo manager. L'assistente deve essere sufficientemente indipendente e organizzato nel suo lavoro. Ma ti assicuro che se durante i primi 2-3 mesi del tuo lavoro fai periodicamente la domanda sull'ordine di esecuzione di un particolare compito, una tale procedura per te e il tuo manager ne trarrà vantaggio. E anche gli altri tuoi leader indiretti saranno chiaramente consapevoli della sequenza di compiti a te delegati.
Regola 3. "Rame".
Qui parleremo delle eccezioni menzionate nella Regola 2. Queste eccezioni sono dipendenti "vampiri". Come i vampiri nelle storie fantasy, non ti privano del sangue, ma del prezioso tempo di lavoro e dell'opportunità di lavorare in modalità normale con alta efficienza. I colleghi vampiri spesso ti vedono come i loro stessi aiutanti e assistenti; chiedono di moltiplicare gli orari del fitness club, acquistare un biglietto di sola andata per la loro amata suocera, cercare campi economici per bambini su Internet, portare caffè, ecc.
In questo caso, devi imparare a combattere tali assalti. La tua arma in questa lotta non è l'aglio e Paletto di pioppo tremulo ma cortesia, categoricità e sorriso. Sono questi attributi che disarmano con successo colleghi così fastidiosi che credono che non sarà difficile per una ragazza così giovane e agile fare parte del suo lavoro e aiutare a risolvere i problemi personali. Le principali frasi che possono mettere in campo dipendenti presuntuosi:
I tentativi di trasferire le preoccupazioni di altre persone sulle tue spalle devono essere fermati in modo che non prendano il tuo tempo e le tue energie per svolgere i tuoi doveri immediati. Queste persone rubano tempo non solo a te, ma danneggiano anche il successo dell'azienda nel suo insieme.
Se non è possibile far fronte da soli ai vampiri con i denti, chiedi aiuto al Cavaliere della Luce, il tuo leader, al quale spiega a colori che l'80% del tuo tempo (e del tuo stipendio, rispettivamente) è speso dal datore di lavoro per questi dipendenti .
Immagina per un momento di lavorare come assistente in un'organizzazione da più di un anno. I compiti principali sono stati padroneggiati, conosci le responsabilità lavorative come "Padre nostro", la velocità di esecuzione è stata portata al massimo, lavorare con il leader ti dà soddisfazione, il rapporto con i colleghi è amichevole, con il grado di subordinazione che sia comodo e conveniente per tutti lavorare...
Sono proprio questi "comodi e convenienti" che, di regola, portano un'intima sensazione di stagnazione nella professione. A volte capita che questa sensazione sia erronea e prematura, ma questa sostituzione di concetti è tipica solo per assistenti non professionisti. Siamo dei veri professionisti! Pertanto, ci occuperemo di una situazione in cui la sensazione di stagnazione è giustificata. In altre parole, cosa fare quando questa sensazione è penetrata nella tua testa luminosa?
Opzione 1. Diventa un prototipo cinematografico di una segretaria libera limare languidamente le unghie, dicendo con pomposa importanza: "Non c'è un capo e non lo sarà mai!" Cioè, è completamente mediocre seppellire il tuo talento per la professione, la tua mente, le tue conoscenze, le tue abilità e diventare un altro eroe delle battute sui "segretari". È solo stupido annoiarsi! Pensi che non ci siano tali assistenti?! Ti sbagli, ce ne sono molti! Ma eravamo d'accordo: questa rivista è letta solo da veri professionisti! Pertanto, questa opzione non ci soddisfa affatto.
Opzione 2. Parla con il tuo supervisore di possibili ruoli aggiuntivi che potresti assumere.
Ad esempio, quando stavo studiando per diventare un PR manager, lavorando come assistente alla segretaria, io e il mio supervisore abbiamo concordato che a causa della mancanza di un ufficio marketing e di un servizio stampa, avrei scritto testi per il sito, notizie e copertina varie promozioni sulla stampa. È stata una vera collaborazione reciprocamente vantaggiosa: ho lucidato le conoscenze acquisite all'università, il capo - risparmiato sul servizio di pubbliche relazioni! Questa opzione mi ha sollevato con successo dalla suddetta sensazione di stagnazione nella posizione di referente e mi ha permesso di acquisire esperienza nella professione di PR manager.
Cos'altro puoi affrontare se sei chiaramente annoiato dal lavoro d'ufficio entro limiti rigorosamente definiti, un elenco minimo di attività che hai superato da tempo e tè e caffè infiniti? Invita il leader a prendere parte a un progetto di beneficenza, organizza una festa per bambini per suo figlio, ecc. Sarai sorpreso! Quando qualcuno "estraneo" improvvisamente ci offre di assumerci la responsabilità di alcune parti della nostra vita, sperimentiamo la felicità! Ricorda! Questa è una proposta di matrimonio (quando ti viene effettivamente promesso di condividere le tue preoccupazioni), questa è l'ammissione all'università (qui i professori entrano nell'arena e ci promettono brillante carriera) e un nuovo datore di lavoro (che dimostra l'equivalente monetario dei tuoi risultati): proviamo sempre gioia a tali eventi. Sì, certo, la responsabilità è sempre eccitante, ma è anche meraviglioso allo stesso tempo quando riceviamo feedback, a volte espressi in modo secco: “Sei grande. Inatteso!" o “Grazie. Ottimo lavoro." Ma non sono questi i bonus chiave della nostra professione? Tu decidi.
Opzione 3. Iscriviti ai corsi. Possono essere sia lezioni dedicate al miglioramento del tuo livello professionale (inglese, stenografia, retorica, ecc.), sia lezioni di hobby (danza, guida, fitness).
Un tempo, lavorando in banca come assistente personale in prima persona, mi sono anche “annoiato” dopo i primi 6 mesi. Il mio supervisore era una persona estremamente attenta e presto mi offrì una seconda laurea in banca. Questa opzione è adatta esclusivamente a quegli assistenti per i quali intellettuale e crescita personale che amano la loro professione e vogliono svilupparsi al suo interno.
Alcune persone spesso confondono la noia sul lavoro con il declino emotivo generale. In questo caso, il desiderio universale al lavoro è una conseguenza, non una causa. Poi è una passione - un hobby - che ti aiuterà ad aumentare la tua vitalità e diluire la vita monotona.
Opzione 4. Cambia lavoro. Cambia azienda, manager, professione, ecc. A condizione che l'unico fattore negativo che rovina il tuo servizio alla professione sia la noia, consiglierei di utilizzare l'opzione 4 solo se l'opzione 2 e 3 falliscono completamente.
Il vicedirettore è una posizione presente nella struttura del personale di quasi tutte le grandi o medie imprese russe. Spesso, gli incumbent di questa posizione sono visti come segretari con una gamma molto limitata di funzioni e responsabilità. Ma questo è un approccio completamente errato per comprendere le specificità della posizione in questione. Il vicedirettore può essere dotato della più ampia gamma di poteri. I requisiti per le sue qualifiche e competenze possono essere molto elevati. Quali sono le specifiche della posizione, su quale in questione? Quali sono i diritti e le responsabilità tipici di un assistente esecutivo in un'azienda russa?
Qual è questa posizione - "assistente alla testa"? I doveri di un tale dipendente: quali sono? Nella maggior parte dei casi, la posizione di "assistente del capo" si riferisce al segretario. In rari casi, questa frase denota la posizione di vicedirettore, ma questo è tipico, di regola, per le piccole aziende. In attività più o meno grandi, i compiti di assistente personale del capo si riducono principalmente a funzioni di segreteria. Quale esattamente? Prima di tutto, questo è lavoro d'ufficio, lavoro con la corrispondenza, risoluzione di problemi relativi all'organizzazione di vari incontri e altri eventi in cui è direttamente coinvolto il capo dell'azienda. I compiti di un segretario (assistente) al capo includono quasi sempre anche l'assunzione di telefonate in ufficio.
In alcuni casi, la posizione corrispondente è differenziata in diverse varietà. Pertanto, sono chiamati referenti i segretari che svolgono principalmente lavori tecnici - ricezione di telefonate, elaborazione della corrispondenza, ecc. A loro volta, gli specialisti che sono responsabili dell'organizzazione di eventi e del lavoro d'ufficio sono chiamati direttori d'ufficio. C'è un punto di vista secondo cui per tale posizione di assistente del capo, i compiti ei poteri sono presupposti più ampi rispetto a quelli tipici di segreteria. In particolare, questi possono esprimersi nella necessità di una partecipazione personale agli eventi a cui partecipa il responsabile: feste aziendali, trattative d'affari, vacanze. L'assistente in questo caso può essere responsabile delle presentazioni preparate dal responsabile, o della componente di immagine della partecipazione del suo capo all'evento. Si può notare che nei libri di lavoro la posizione di un vicedirettore viene spesso definita "segretario".
Consideriamo tale aspetto come i requisiti tipici per i candidati alla posizione di "assistente manager". I compiti che dovrebbero essere svolti dal dipendente nella posizione corrispondente richiedono determinate abilità e qualifiche. Il loro elenco specifico è in gran parte determinato dalle specifiche del lavoro del segretario. Quindi, se l'attività dell'assistente manager corrisponderà principalmente alla posizione del referente, i requisiti in questo caso non saranno così severi: istruzione secondaria, esperienza lavorativa minima, competenze di base nel lavoro con un PC e attrezzature per ufficio. A sua volta, se la competenza degli assistenti dirigenti include alcune funzioni manageriali, l'elenco dei requisiti in questo caso sarà più lungo e le responsabilità lavorative comporteranno più alto livello qualifiche di un candidato alla carica di segretario.
Un tipico insieme di competenze che un vicedirettore dovrebbe avere nella maggior parte dei casi è il seguente: conoscenza delle lingue straniere comuni, conoscenza del popolare programmi per computer per lavorare con documenti, immagini, presentazioni. Un aspetto importante dei requisiti di qualificazione per un assistente esecutivo sono le qualità personali. Questi includono cortesia, attenzione, buona volontà, responsabilità, disponibilità a risolvere nuovi problemi. La fascia di età preferita per un candidato assistente esecutivo in molte organizzazioni è 18-35 anni. Ma, naturalmente, ci sono imprese che apprezzano soprattutto l'esperienza di un dipendente e quindi assumono volentieri persone molto più anziane.
Molte aziende, tuttavia, preferiscono assumere per lavori che prevedano lo svolgimento di funzioni tipiche di un assistente del capo, specialisti senza molta esperienza. Ciò può essere dovuto alle specificità del segmento di attività in cui opera l'azienda. In alcuni casi, è meglio formare un dipendente a lavorare in un'azienda che, relativamente parlando, ha aperto la prima produzione di microprocessori per smartphone e tablet in Russia, da zero, con l'immersione in tutte le sfumature necessarie di un tale high-tech settore aziendale, piuttosto che cercare di spiegare a una persona esperta che i vecchi metodi di risoluzione dei compiti in alcuni casi non funzionano.
Consideriamo più in dettaglio la caratterizzazione di una tale posizione di vicedirettore, i doveri. Abbiamo notato sopra che queste sono in gran parte ridotte a funzioni di segreteria. Ma non è sempre così. Accade spesso che l'assistente del capo dell'azienda, soprattutto quando si tratta di una grande organizzazione, sia coinvolto nelle decisioni di gestione chiave. Può accompagnare le trattative a cui partecipa il boss - e non solo nell'aspetto tecnico, ma anche collegarsi ai dialoghi rilevanti, esprimere opinioni, consigli.
In alcuni casi, il manager può delegare alcune delle sue funzioni al suo assistente, ad esempio informando il team aziendale di eventuali decisioni gestionali significative. Naturalmente, un dipendente nella posizione in questione svolge spesso lavori relativi a garantire il comfort delle attività del suo capo - in termini di assicurarsi che il suo ufficio abbia un microclima ottimale, c'è sempre, relativamente parlando, tè fresco, in modo che il principale le apparecchiature utilizzate dal gestore sono funzionanti in modo stabile.
Quindi, ora sappiamo quali sono le responsabilità lavorative che caratterizzano una tale posizione di vicedirettore. Il nostro prossimo compito è studiare le specifiche del programma di lavoro del dipendente nella posizione corrispondente. Certamente dentro caso generale l'assistente svolge le sue funzioni secondo l'orario stabilito dal TC, ovvero nell'ambito di una giornata lavorativa di 8 ore, 5 giorni alla settimana. Ma in pratica sono possibili deviazioni significative dal regime corrispondente. Tali scenari possono essere tipici per una posizione come un assistente esecutivo con responsabilità aggiuntive.
Il fatto è che uno specialista che lavora in questa posizione può essere coinvolto non solo negli affari della sua azienda, ma anche nella risoluzione di problemi che non sono direttamente correlati alle attività intra-aziendali. Quindi, un assistente con l'autorità appropriata può essere inviato in viaggio d'affari, seminari, conferenze. Un dipendente può anche svolgere alcune funzioni di intermediario tra il suo supervisore e dirigenti che lavorano in altre organizzazioni, ad esempio in termini di gestione dei documenti o attuazione di progetti comuni. Il programma di lavoro per risolvere tali problemi, ovviamente, potrebbe essere lontano da quanto previsto dal Codice del lavoro. Diventa infatti irregolare, spesso più lungo delle 8 ore standard.
Considera come potrebbe essere la descrizione del lavoro di un assistente manager. La struttura del documento rilevante, di regola, inizia con disposizioni generali. Possono indicare che il vicedirettore è nella categoria professionale. Così, già a livello di fonte locale del diritto, la società può fissare il fatto che la persona che ricopriva la posizione in questione non è un dirigente (non un vicedirettore). Con un'alta probabilità: una segretaria o, ad esempio, un assistente personale alla testa con responsabilità aggiuntive.
Le "Disposizioni generali" della descrizione del lavoro possono anche contenere una dicitura che riflette i requisiti di qualificazione per uno specialista. Ad esempio, che un vicedirettore deve avere una formazione professionale e una certa esperienza lavorativa. A volte, nella stessa parte della descrizione del lavoro, viene fissata l'area aziendale, in cui è auspicabile che una persona abbia esperienza nel fare affari.
Le "Disposizioni generali" fissano le competenze chiave del dipendente. Possono essere espressi nei requisiti per la conoscenza della struttura di gestione dell'impresa, interna e politica estera l'azienda datore di lavoro, i principi delle comunicazioni dell'azienda con le autorità e altre organizzazioni, gli standard che caratterizzano il lavoro d'ufficio, le regole della comunicazione aziendale, nonché le normative interne del lavoro nell'azienda.
La prossima sezione chiave dell'istruzione è " Responsabilità lavorative". Qual è la sua specificità? In questa sezione vengono fissate le principali responsabilità del vicedirettore. Questi possono essere: pianificazione della giornata lavorativa del capo (in termini di riunioni, chiamate, colloqui), organizzazione del supporto tecnico per il lavoro del manager (in termini di ordinazione di trasporti, organizzazione di incontri di lavoro), partecipazione a trasferte di lavoro, trattative commerciali, mantenendo protocolli e altri documenti, garantendo l'interazione dei dirigenti aziendali con altre strutture dell'azienda, mantenendo le comunicazioni con le agenzie governative.
Descrizione del lavoro include sempre i diritti che ha un assistente esecutivo. Gli incarichi previsti dalle specificità dell'incarico sono sempre integrati da apposite preferenze. Quindi, quali diritti ha il dipendente nella posizione in questione? È interessante notare che i compiti dell'assistente del capo dell'impresa sono abbastanza correlati con essi. Quindi, ad esempio, il diritto di firmare e approvare determinati documenti sorge in connessione con la necessità di lavorare periodicamente con tali fonti. Un esempio di un altro diritto di un dipendente in una posizione rilevante è quello di richiedere alla direzione diretta, nonché ad altri specialisti dell'azienda, informazione necessaria da inserire nei documenti. Il vicedirettore ha anche il diritto di chiedere al capo di garantire condizioni di lavoro confortevoli. Le responsabilità lavorative di una persona nella posizione pertinente possono essere associate all'invio e alla ricezione periodica di documenti - e queste procedure devono essere eseguite utilizzando vari mezzi tecnici. Il Segretario può aspettarsi pieno accesso a tali.
Quindi, abbiamo studiato cosa è incluso nei doveri di un vicedirettore, nonché quale può essere la portata dei suoi diritti. Ma nella maggior parte delle descrizioni dei lavori per gli specialisti del profilo in questione c'è un'altra sezione: "Responsabilità". Che dicitura potrebbe esserci? Il vicedirettore è il più delle volte responsabile di: esecuzione impropria delle funzioni previste dalle istruzioni in questione, ma entro i limiti fissati dal Codice del lavoro della Federazione Russa; reati che ha commesso nel corso della sua attività - ancora, all'interno Legislazione russa; per aver causato danni all'azienda - entro i limiti fissati dai codici del lavoro e civili della Federazione Russa e da altre fonti del diritto.
Quindi, abbiamo studiato le specifiche di tale posizione come vicedirettore, i compiti e i requisiti che caratterizzano questa posizione nella struttura del personale dell'impresa. Lo specialista che esegue il lavoro pertinente svolge più spesso funzioni di segreteria, ma può avere poteri molto più ampi. In rari casi, il concetto di "assistente alla testa" corrisponde alla carica di vicedirettore, ma questo è tipico soprattutto per le piccole imprese.
Nell'interpretazione "classica" della frase "assistente manager", il lavoro di una persona nella posizione corrispondente può essere vicino alle funzioni di referente, impiegato o, ad esempio, dirigente d'ufficio. A libro di lavoro molto probabilmente il vicedirettore registrerà "segretario" o "revisore", sebbene molto, ovviamente, dipenda dagli standard aziendali adottati in una particolare organizzazione.
La necessità di invitare specialisti del profilo in questione caratterizza le attività dei leader della maggior parte delle imprese russe. Il lavoro efficace di un top manager dipende da quanto bene il suo assistente risolverà i suoi compiti - apparentemente secondario dal punto di vista della gestione pratica dell'impresa, ma in realtà estremamente significativo per l'organizzazione. Il lavoro del segretario è il più importante nella struttura delle comunicazioni del team, che è guidato dal capo dell'azienda.
Si noti che molte aziende praticano la nomina di più vicedirettori contemporaneamente. Allo stesso tempo, lo stato e i poteri di ciascuno possono differire. Uno specialista può essere responsabile delle funzioni di segreteria, un altro può essere un responsabile di ufficio e un terzo può accompagnare il responsabile agli eventi. Allo stesso tempo, i responsabili del personale possono esercitare l'intercambiabilità dei dipendenti nell'ambito delle rispettive aree di attività.
La descrizione del lavoro di un assistente manager viene creata per semplificare i rapporti di lavoro. Il documento indica responsabilità funzionali, responsabilità, diritti dei dipendenti.
La posizione di "assistente del capo" in diverse organizzazioni può essere chiamata in modo diverso: assistente personale del direttore, assistente del capo, segretario.
1. Un assistente del capo è nominato per la posizione e licenziato da esso per ordine del capo dell'organizzazione.
2. L'assistente del capo riporta direttamente al responsabile dell'azienda.
3. Durante l'assenza del vicedirettore, i suoi diritti e doveri funzionali sono trasferiti ad altro ufficiale, come riportato nell'ordinanza per l'organizzazione.
4. Alla posizione di vicedirettore è nominata una persona in possesso di un titolo di studio superiore e di un anno di esperienza lavorativa analoga.
5. Il vicedirettore è guidato nelle sue attività da:
6. Il vicedirettore deve conoscere:
Il vicedirettore ha le seguenti responsabilità:
1. Pianificazione della giornata lavorativa del capo: sviluppo e coordinamento del programma di riunioni, visite, chiamate, ricevimenti e altre azioni.
2. Accompagnamento personale del capo in riunioni, ricevimenti, viaggi.
3. Supporto tecnico per il lavoro del capo: ordinazione biglietti, trasporto; organizzazione di trattative, incontri.
4. Tenere verbali e altri documenti che fissano lo stato di avanzamento ei risultati di riunioni, riunioni, negoziati.
5. Portare all'attenzione dei dipendenti delle divisioni strutturali dell'organizzazione delle istruzioni, degli ordini della direzione e del controllo della loro esecuzione.
6. Raccolta di informazioni, preparazione e fornitura di rapporti analitici, informativi, di riferimento e di altro tipo alla direzione.
7. Tenuta dei registri, ricezione della corrispondenza inviata al capo.
8. Registrazione dei visitatori per un appuntamento personale con il capo, organizzazione del loro ricevimento.
9. Accettazione di documenti e domande per la firma del capo, la loro registrazione, contabilità e trasferimento al capo.
10. Redigere lettere, richieste, altri documenti per conto della direzione.
11. Preparazione di riunioni, riunioni, riunioni tenute dal responsabile. Raccolta dei materiali necessari, notifica ai partecipanti sull'ora, il luogo della loro partecipazione, l'ordine del giorno.
12. Adempimento delle istruzioni ufficiali del capo.
Il vicedirettore ha il diritto di:
1. Ricevere informazioni nella quantità necessaria per completare le attività.
2. Inviare proposte al management per migliorare il proprio operato e razionalizzare le attività dell'azienda.
3. Inviare richieste ai dipartimenti dell'organizzazione (per conto del responsabile o per iniziativa personale) per ottenere i documenti necessari per lo svolgimento delle proprie funzioni.
4. Richiedere alla direzione dell'ente di creare le condizioni necessarie per l'esercizio delle sue funzioni ufficiali.
5. Prendere decisioni indipendenti nell'ambito delle loro competenze.
6. Avere accesso a informazioni riservate, in caso di necessità aziendale.
Il vicedirettore si occupa di:
1. Fornire ai dipendenti dell'organizzazione informazioni false.
2. Impatto esercizio delle loro funzioni ufficiali.
3. Causare danni materiali all'organizzazione, allo stato, alle sue controparti, ai dipendenti.
4. Violazione dei termini per l'esecuzione degli incarichi.
5. Violazione delle disposizioni degli atti, delle decisioni, delle ordinanze dell'ente.
6. Divulgazione di segreti commerciali, dati personali, informazioni riservate.
7. Azioni che esulano dalla sua competenza.
8. Violazione della disciplina del lavoro, delle norme di sicurezza, delle norme interne del lavoro, della protezione antincendio.
9. Violazione delle regole etichetta aziendale, trattamento scortese di partner commerciali, visitatori, dipendenti dell'organizzazione.
C'è un'opinione secondo cui una persona di età compresa tra 25 e 30 anni può essere un assistente. Molti esperti sono molto scettici sulla creazione di tali confini. Il lavoro che richiede alta tensione e alta concentrazione di attenzione richiede speciali requisiti di professionalità, stabilità psicologica e capacità di comunicazione, che vengono acquisite esclusivamente attraverso la conoscenza, l'esperienza e la reputazione. Ecco perché recentemente la posizione di assistente personale è cresciuta notevolmente. Concentrandosi su un insieme di parametri e caratteristiche oggettive e soggettive, una persona che ha raggiunto la piena maturità personale e professionale può essere considerata un assistente affidabile. Da questo punto di vista, il trentesimo compleanno non è l'ultima tappa della carriera dell'assistente, ma lei il punto di partenza. Più recentemente, gli assistenti personali erano per lo più donne. Oggi, un assistente maschio non è più una rarità: si distingue per determinazione, determinazione e moderazione emotiva, ha intelligenza, capacità di pensare in modo strategico. A loro volta, le assistenti sono più resistenti allo stress, si adattano meglio, sentono meglio le sfumature delle relazioni grazie alla loro flessibilità, trovano rapidamente una via d'uscita situazione difficile, attenti ai dettagli e capaci di ascoltare, sono più pazienti quando svolgono lavori di routine. Pertanto, la scelta di un assistente dovrebbe basarsi non sul suo genere, ma sulla professionalità, un insieme di competenze.
I requisiti per l'istruzione di un candidato per la posizione di assistente personale non sono troppo rigidi: possono essere uno specialista con un'istruzione superiore in qualsiasi campo, l'importante è la presenza di altri componenti necessari per l'implementazione della funzionalità per questa posizione. Molto spesso, gli umanitari riescono nel ruolo di assistenti: specialisti nel campo del turismo, delle pubbliche relazioni e del supporto della documentazione per il management, storici, traduttori, giornalisti, filologi. L'assistente può avere un background tecnico, economico o giuridico: tali professionisti spesso hanno una mentalità analitica, dimostrano le proprie capacità nella preparazione di revisioni, relazioni o supervisione di progetti ed eseguono compiti di maggiore complessità. E, naturalmente, è sempre gradita una formazione corrispondente al profilo dell'azienda.
Allo stesso tempo, i requisiti per l'esperienza lavorativa e le capacità professionali di un assistente sono molto elevati. Sbaglia chi pensa che basti per un assistente personale avere capacità di segreteria: conoscere una lingua straniera, essere alfabetizzato informatica, avere esperienza nella scrittura di lettere di lavoro e nella fornitura di viaggi di lavoro, nella prenotazione di biglietti e nell'organizzazione di riunioni di lavoro. In aggiunta a quanto sopra, l'assistente deve:
Possedere una mentalità analitica e la capacità di pensiero logico sistematico;
Ho buona memoria, avere una risposta rapida;
Sii laborioso, resistente, resistente allo stress;
Avere una visione ampia, un discorso competente;
Essere in grado di assumersi la responsabilità;
Avere buon gusto;
Impegnati negli interessi aziendali e negli interessi personali del tuo leader.
Va notato una tale sfumatura della vita di un assistente personale alla testa come la sua vita personale. E.V. lo sa. Mayorova, Direttore Risorse Umane, PRIME DEVELOPMENT
Un vicedirettore, come qualsiasi persona, ha diritto alla privacy. Ma poche persone riescono a mantenere un equilibrio tra lavoro e vita personale. Risolvere i compiti assegnati dal leader richiede un'enorme quantità di tempo e fatica, e nel frattempo la cerchia delle proprie conoscenze è significativamente più piccola a causa del costante impiego. passa un gran numero di tempo, e da mattina a mattina devi risolvere i problemi degli altri. Il confine tra lavoro e vita personale diventa invisibile e il ciclo di vita accettabile per la maggior parte delle persone - 8 ore di sonno, 8 ore di lavoro e 8 ore di svago e riposo - non viene implementato in nessuno dei giorni della settimana. Nella maggior parte dei casi, questo si conclude in una relazione non commerciale. Le offerte dei datori di lavoro sul posto vacante di un assistente segretario e vicedirettore ben retribuito si trovano spesso sui siti Web e nei media specializzati per l'impiego, ma non sono pochi quelli che vogliono assumere questa posizione. Varie storie di romanzi femminili su ragazze che pensano e cercano di organizzare una vita personale sul lavoro convincono che ciò sia possibile. In quali condizioni può incarnarsi una trama di un romanzo femminile vita reale, lo si può immaginare dalle osservazioni di vita di colleghi, amici che lavorano in queste posizioni, navigando nei siti delle agenzie di collocamento per la ricerca di lavoro. Ad esempio, quando un manager cerca di proposito un referente con un certo insieme di qualità per svolgere non solo compiti standard dalla descrizione del lavoro, ma anche per altre funzioni, spesso di natura non aziendale. Questa tradizione, arrivata nel nostro paese dall'Occidente, si è diffusa in Russia sin dai tempi della perestrojka. attualmente raggiunge il picco più alto di popolarità.
È anche comune che un assistente, dopo il primo mese di lavoro, si trovi di fronte a pretese del regista che non coincidono con la sua valori della vita e principi. Succede, ovviamente, che i principi della vita possono cambiare con un assistente, può apparire simpatia reciproca. Ma, spesso in questa situazione, tutto di solito non finisce con qualche accenno di testa. E in caso di rifiuto seguiranno sicuramente omissioni, malcontento pubblico, osservazioni e licenziamento. Potrebbe esserci anche uno sviluppo graduale relazioni d'affari tra capo e assistente. Nel tempo, le persone si abituano l'una all'altra, si incontrano e parlano di affari per diversi mesi o anni di lavoro insieme. Il finale in questi casi ha un'ampia variabilità: dall'infastidirsi a vicenda e separarsi alla formalizzazione della relazione. Non importa quanto siano diverse le trame della vita degli assistenti, tuttavia, la decisione di raggiungere un obiettivo di carriera, una certa ricchezza materiale, stabilendo un rapporto personale con il leader, difficilmente può essere considerata riuscita. Molto spesso, anche i sogni del referente di un matrimonio riuscito con il leader sono irrealizzabili. Comunque sia, non sarà superfluo riflettere sull'esperienza altrui di referenti assistenti che hanno già percorso un percorso simile. I manager che scelgono un assistente, ovviamente, cercano prima di tutto un competente e impiegato professionale, forse un devoto. Ma allo stesso tempo, un aspetto presentabile è importante per questa professione, quindi la presenza di una foto nel curriculum è un requisito frequente per i candidati a questo posto vacante. Eppure è dubbio che un manager possa accontentarsi di una persona poco energica e poco interessata a lavorare con prospettive di crescita e che non conta su una collaborazione a lungo termine. Gli uomini d'affari sono responsabili dei loro affari e danno la priorità, come previsto: in primo luogo - lavoro di successo e risultati concreti. Pertanto, i candidati al posto vacante di un assistente personale, previa selezione preliminare tramite foto e curriculum, devono sostenere anche un colloquio, comprensivo di discussione del curriculum, delle competenze professionali, delle condizioni di lavoro e dei livelli salariali, quindi compilare il candidato generalmente accettato questionario, superamento di test psicologici, ecc. A causa degli stereotipi prevalenti, si ritiene che il candidato che fa domanda per la posizione di assistente del capo cerchi modi facili nella vita, in particolare una carriera di successo, e forse conti anche su un successo vita privata. Tuttavia, come dimostra l'esperienza, in realtà le aspettative dell'assistente e del manager raramente coincidono. L'assistente, spesso una ragazza, sta aspettando cambiamento globale non solo in termini di carriera, ma anche nella vita personale, in virtù dell'età, e, di regola, il manager ha piani completamente diversi. Segni di attenzione, complimenti, il leader sono percepiti dall'assistente come una potenziale proposta per una relazione a lungo termine. Il fatto che il manager si stanchi della routine aziendale e dei problemi familiari, e talvolta vuole divertirsi. Il leader non ha piani di vasta portata per relazioni a lungo termine. E se la carriera dell'assistente non torna, che si esprime in assenza di trasferimento a un'altra posizione nei primi due o tre anni di lavoro, è meglio che lasci semplicemente l'azienda.
L'amministratore delegato di una società di consulenza una volta ha condiviso con me come vede l'assistente ideale, dalle qualità obbligatorie ha indicato che aveva qualità personali come gentilezza e reattività, intelligenza, attenzione. Ciò includeva anche le relazioni informali. A una potenziale assistente viene effettivamente offerto il ruolo di una seconda moglie, che il leader nasconde a tutti. In questa situazione, è difficile essere felici per una donna. Ma non si accontenterà mai di un ruolo secondario. Al contrario, nel tempo, il conflitto emotivo di un'assistente donna si acuisce, perché più durano i rapporti di lavoro e informali, più appaiono fili e relazioni invisibili tra le persone. La situazione è molto complicata dopo la nascita di un figlio comune, che in una famiglia normale rafforza il matrimonio più che distruggerlo, cosa che non si può dire della situazione di convivenza non detta, solitamente nascosta ad amici, parenti e moglie. Spesso, agli assistenti vengono assegnate molte responsabilità che sono completamente estranee alla descrizione del lavoro. L'adempimento dei "compiti estesi" costringe i referenti a trascorrere un tempo illimitato con i manager, risolvendo i loro affari, anche personali. Tutto andrebbe bene, se non fosse per un'immersione eccessiva negli affari del leader, crea l'illusione di una fiducia speciale da parte dell'assistente e il leader forma un complesso di interesse personale nell'assistente come estremamente persona necessaria. Tali relazioni di maggiore fiducia possono creare un sentimento di attaccamento in una donna e talvolta contribuire all'emergere della dipendenza dal leader. In una situazione del genere, l'epilogo può essere negativo. Come mostra la pratica, non solo l'assistente può dipendere dal leader. Il leader può anche diventare dipendente dal suo assistente e persino soffrirne: spesso il clima morale e psicologico dell'intera squadra dipende dall'assistente. Ciò riguarda in primo luogo il referente, che è strettamente connesso al leader non solo dal business, ma anche dalle relazioni informali. Ci sono casi in cui tutti i contatti con il leader si sono chiusi sul suo assistente, e quindi, senza averlo buoni rapporti con un assistente è impossibile ottenere qualcosa: né un incontro con il capo, né le sue decisioni positive o rapide, che sono essenziali negli affari. Il leader dipende dall'umore dell'assistente e questo si riflette in modo decisivo in tutti i dipendenti. In un tale ambiente, l'equilibrio psicologico della squadra è disturbato. I dipendenti, per paura di cadere sotto la mano calda di un collaboratore, e poi il capo, cercano di nascondere il reale stato delle cose in azienda, sono costretti a snaturare i fatti, il che incide negativamente sui risultati dell'azienda in quanto totale. E se all'inizio tutto è adatto a tutti, in seguito può tornare al leader non con vittorie, ma con problemi negli affari. Non tutti i referenti riescono a svolgere il ruolo di assistente e amante allo stesso tempo: il manager dovrebbe pensarci già nella fase iniziale delle relazioni informali con il suo assistente. Raffreddamento nelle relazioni, caratteristico della maggior parte romanzi d'ufficio tra il leader e il suo assistente, a volte arriva sempre, a volte in modo del tutto inaspettato per entrambi o una delle parti. La durata del periodo di comunicazione d'affari e non, l'iniziazione di un assistente ai segreti della "corte di Madrid" per tutte le "coppie" è diversa (per lo più da uno a quattro anni). Durante questo periodo, la vita personale si mescola al lavoro, come un cocktail in un mixer. Cosa fare? La domanda è primordialmente russa, spesso sentita quando una persona incontra un problema complesso. E qui c'è un problema serio: c'è una "accelerazione" verso una persona e i suoi interessi e, forse, assolutamente poco promettente. L'orientamento minore dello sviluppo di tali romanzi è una caratteristica della vita personale di un assistente manager. La cura del leader inizia a causa del bisogno primordialmente femminile di proteggere, che gradualmente si trasforma in un'abitudine. E ciò che è più spiacevole, è questa abitudine che diventa un ostacolo, trascinando gradualmente l'assistente nella palude delle relazioni senza un futuro specifico. E poi c'è una perdita del senso di responsabilità per il proprio destino e una dipendenza mal celata dal leader-rappresentante. i potenti del mondo questo." Quelli che sono riusciti a sposare il loro capo e fare una brillante carriera grazie al patrocinio del marito uomo d'affari sono poco riportati sulla stampa, e proprio perché questo accade abbastanza raramente nella vita. Ma comunque succede! Il mio amico, direttore generale di uno studio legale, una volta ha cercato di dimostrarmi che tutto è possibile nella vita... La sua relazione con un assistente personale è finita bene per entrambi, se è così, ovviamente. Sposò una giovane assistente, partendo vecchia famiglia. La sua opinione suonava come un campanello d'allarme nelle mie orecchie: si scopre che "bisogna provare di tutto nella vita: aprire un'attività in proprio, cambiare moglie in caso di necessità e, se possibile, cambiare patria andando all'estero". E se con un parere sulla "prova della penna" nel campo della scoperta in proprio, che si adatta bene principi di vita di qualsiasi personalità matura, forse tutti saranno d'accordo, quindi ci sarà, credo, un'ampia discussione sulla questione del cambio di moglie e patria, e ci saranno molti più oppositori di questa opinione che difensori. Quindi, ora la sua giovane moglie è a capo del nuovo e più difficile settore di attività: la produzione di maglieria. Si alza prima del marito, è al lavoro dalle otto del mattino e solo a tarda sera, verso le dieci, torna a casa. Si scopre che solo assistenti molto energici e laboriosi, pronti a unirsi ai ranghi di donne d'affari costantemente impegnate, che lavorano molto intensamente, 12-14 ore al giorno, possono sperare in questo matrimonio di maggior successo.
Eppure, per gli uomini d'affari russi, proporre una mano e un cuore alla propria segretaria non è affatto un passaggio caratteristico, così come per i colleghi stranieri. Il sogno di ragazze e donne che ottengono un lavoro come assistente alla regia ai fini di un matrimonio di successo è simile al sogno di ottenere una grossa vincita in un casinò: tutto dipende da come cade la fiche. Tuttavia, secondo le osservazioni, solo le persone molto ricche e benestanti vanno al casinò per giocare, che perdono più spesso che vincono, e non se ne preoccupano affatto: non diventano più povere. E quando la posta in gioco è il proprio benessere, come nel caso di un'assistente che non ha trovato "rifugio" di vita nel ruolo di legittima moglie e compagna d'arme del proprio capo, forse non vale la pena rischio? L'amore all'inizio di un gioco aziendale non deve finire felice matrimonio nella sua finale.
("Segreteria di riferimento" n. 10 2007)
