Senza corrispondenza commerciale negli affari ovunque. Non importa se stai scrivendo per conto di un'azienda o per conto tuo come imprenditore privato: la corrispondenza commerciale giocherà sempre un ruolo importante. Più specificamente, come rispetti le sue regole. I tuoi potenziali partner commerciali o clienti ti giudicheranno molto da come comunichi con loro. Una lettera commerciale è, si potrebbe dire, il "volto" di un uomo d'affari. E per non perdere questa "faccia", è importante conoscere le regole d'oro della corrispondenza commerciale.
Poiché ora la posta elettronica viene utilizzata molto più spesso della posta normale, abbiamo deciso di prestare attenzione a come condurre correttamente la corrispondenza commerciale nella rete. Ecco alcuni consigli per te, la cui osservanza non ti permetterà di perdere la faccia davanti al tuo interlocutore.
La prima cosa che salta all'occhio quando apriamo una nuova email è l'indirizzo da cui è stata inviata. Molti sottovalutano l'importanza di questo momento e inviano e-mail di lavoro dai loro account di posta elettronica personali. Non c'è niente di sbagliato in questo se l'indirizzo e-mail contiene solo il tuo nome in un formato leggibile dall'uomo. Ma se ci sono vari soprannomi come "kissa1988" o "pupsik-26", invia lettera d'affari da una scatola del genere è semplicemente inaccettabile. Immagina quali emozioni proverà una persona quando riceverà una proposta commerciale da un "bambino" o un "sole".
Inoltre, nella corrispondenza commerciale, gli indirizzi postali che iniziano con [email protetta], [email protetta] eccetera. Tali indirizzi semplicemente non vengono presi sul serio e c'è un'alta probabilità che la lettera non venga nemmeno aperta. Più L'opzione migliore- è condurre la corrispondenza commerciale dalla casella di posta [email protetta], dove nome è il tuo nome e cognome, azienda è il nome dell'azienda.
Nella corrispondenza e-mail è possibile inviare una lettera a un destinatario diretto e mettere in copia altri destinatari. Si presume che i destinatari nella copia della lettera non debbano rispondere ad essa. Sono come osservatori invitati. Pertanto, in anticipo, prima di inviare una lettera, determinare da chi esattamente si desidera ricevere una risposta alla lettera e organizzare correttamente i destinatari. Tuttavia, se possibile, non inserire più persone tra i destinatari diretti delle lettere. Può succedere che nessuno di loro ti risponda se tutti decidono mentalmente di "spostare" questa responsabilità su un altro destinatario.
Se tu stesso sei finito in una copia di una lettera commerciale, allora, come hai già capito, il mittente non sta aspettando la tua risposta. Ma se si rendesse necessario rispondere in modo specifico a te, allora puoi farlo, ma sarebbe educato scusarsi all'inizio della lettera per "interferire".
Stile di affari formale. Nella corrispondenza commerciale, naturalmente, viene utilizzato uno stile di scrittura formale. Questo stile è caratterizzato dall'assenza di aggettivi descrittivi, chiarimenti e dettagli non necessari. Solo specificità, chiarezza e logica. Dopo aver scritto una lettera commerciale, è utile rileggerla e rimuovere tutte le frasi che non hanno un carico semantico speciale e non cambiano l'essenza di ciò che è stato scritto. Solo quando sei convinto che tutte queste parole e frasi siano state rimosse, puoi dire che questa regola per scrivere una lettera d'affari è stata rispettata.
Alfabetizzazione. Dire che una lettera commerciale deve essere scritta correttamente e senza errori è come dire "un pupazzo di neve deve essere fatto di neve". Tuttavia, è impossibile non menzionare questa regola. L'alfabetizzazione è un elemento fondamentale di qualsiasi scrittura. È improbabile che una persona che scrive una lettera commerciale con errori di ortografia venga presa sul serio da qualcuno.
Oggetto della lettera. E' d'obbligo scriverlo. Inoltre, prova a scriverlo brevemente, ma in modo succinto, in modo che a prima vista diventi immediatamente chiaro al destinatario di cosa tratterà la lettera. In nessun caso l'argomento dovrebbe consistere in una parola. "Informazioni", "Domanda", ecc. - Righe dell'oggetto e-mail aziendali errate. "Offerta commerciale della società X" è l'argomento giusto. Se le informazioni nella tua lettera sono particolarmente importanti, puoi contrassegnarle con uno speciale flag "importanza", disponibile in quasi tutti i servizi di posta elettronica.
Font. Il testo della lettera dovrebbe essere, prima di tutto, leggibile. Pertanto, usa il carattere Arial o Times New Roman, scegli una dimensione media (ad esempio, nella posta mail.ru, la dimensione ottimale del carattere è 3). Non sperimentare con caratteri o colori. Nella corrispondenza commerciale, questo è inappropriato. Non utilizzare il blocco maiuscole, i punti esclamativi o altri caratteri speciali (incluse le emoticon). L'unica cosa consentita è la selezione di alcune frasi in corsivo o in grassetto. Ma cerca di usarlo solo quando è assolutamente necessario.
Per facilitare la lettura e un messaggio migliore, puoi utilizzare i sottotitoli nel testo della lettera. Ma non dovrebbero essercene troppi, non più di 3-4.
Un paragrafo della lettera non deve essere allungato per più di 4 righe di testo. Quando leggiamo paragrafi molto lunghi, il testo si fonde e l'idea principale può andare persa.
Eventuali bonifici e liste devono essere redatte con l'ausilio di appositi pennarelli.
Modello aziendale. Sarà fantastico se sviluppi un modello di email aziendale nel tuo stile aziendale. E invierai tutte le lettere commerciali solo con questo modello. Ciò ti consentirà di distinguerti dal resto, ma di mantenere la formalità richiesta da una lettera commerciale. Tuttavia, non dovresti esagerare con il "marchio": una creatività eccessiva danneggerà solo la lettera. Ancora, noi stiamo parlando sulla comunicazione d'impresa, non sull'intrattenimento. Non dimenticare inoltre che i destinatari possono leggere le tue lettere non solo su un computer, ma anche su dispositivi mobili. Pertanto, il modello deve essere ottimizzato per diverse risoluzioni dello schermo.
Ci dovrebbe essere un solo motivo informativo in una lettera. E di conseguenza, solo un'azione mirata dovrebbe essere implicita dal destinatario. È considerato errato contenere più domande, suggerimenti o richieste al destinatario in una lettera alla volta.
Qualsiasi lettera commerciale deve essere suddivisa nelle seguenti parti:
- introduzione;
- parte principale;
- conclusione.
Nell'introduzione, indica brevemente lo scopo della lettera e le ragioni per scriverla. La parte principale è l'essenza stessa della lettera. In conclusione, è necessario riassumere quanto sopra: possono essere conclusioni, richieste, istruzioni, suggerimenti e così via. È altamente indesiderabile utilizzare qualsiasi "postscript" nella corrispondenza commerciale. La lettera non deve contenere aforismi, metafore, proverbi e così via.
Se devi inviare un'immagine grafica nella lettera, non inserirla nel testo della lettera stessa, ma allegala come file separato. Le immagini potrebbero non essere visualizzate correttamente su dispositivi diversi o potrebbero essere completamente disabilitate nell'interfaccia del programma di posta elettronica del destinatario. Nel testo della lettera, ove necessario, indicare semplicemente "l'informazione è nel file allegato". Se ci sono molti di questi file, assicurati di scrivere i loro nomi.
Se utilizzi abbreviazioni e abbreviazioni, devi essere sicuro al 100% che il destinatario capirà cosa intendi. In generale, è meglio giocare sul sicuro e non usare queste cose.
Mancanza di emozione. Le lettere commerciali non devono contenerne colorazione emotiva. In genere. Anche se scrivi un reclamo e vuoi davvero mostrare la pienezza della tua indignazione, o, al contrario, ringrazi sinceramente il tuo partner per un accordo di successo. Una lettera d'affari dovrebbe essere contenuta e anche un po' a sangue freddo. Ogni persona apprezza la sua individualità, ma la corrispondenza commerciale no Il modo migliore per manifestarlo. Una lettera ufficiale da un allegro o persona triste, bidello o CEO dovrebbero essere gli stessi.
Uso del vocabolario aziendale. Per collegare le frasi nella corrispondenza commerciale, vengono utilizzate le seguenti espressioni di insieme:
1) per tale motivo;
2) in base a cosa;
3) a causa di (qualcosa);
4) in conformità con;
5) basato su;
6) considerando;
7) considerando;
ciò che è servito.
E così via. Anche nelle lettere commerciali è consentito utilizzare abbreviazioni e abbreviazioni generalmente accettate nel settore in cui la lettera è scritta. Se dubiti che il destinatario capirà un'abbreviazione specifica, è meglio scrivere la frase per intero.
Saluti. Per favore, non usare mai il cliché "Buongiorno". Questa, si potrebbe dire, è una cattiva forma non solo di corrispondenza commerciale, ma in linea di principio anche di e-mail. La migliore opzione di saluto è "Ciao, nome / nome patronimico". A proposito, è bene rivolgersi al destinatario della lettera per nome, non solo nel saluto, ma anche più avanti nel testo. Se stai scrivendo una lettera a una persona che non conosci personalmente, devi indicare all'inizio della lettera da dove hai ricevuto l'indirizzo del destinatario.
Formato lettera. Una lettera commerciale non lo è pezzo d'arte e non i tuoi pensieri personali "sull'argomento". La lettera dovrebbe essere il più breve possibile per trasmettere la completezza delle informazioni in essa contenute. È ottimale se il testo della lettera rientra in uno "schermo". Leggere lettere lunghe è stancante e infastidisce molte persone.
Risposte alle lettere. Quando rispondi a un'e-mail che ricevi, fai sempre clic sul pulsante "Rispondi", non sul pulsante "Componi e-mail". Con la prima opzione, l'intera cronologia delle corrispondenze verrà automaticamente richiamata nella tua risposta. Questo è corretto, perché una persona potrebbe non ricordare immediatamente chi sei e cosa vuoi da lui se non vede lo sfondo. Soprattutto se dopo l'ultima lettera Sono passati più di 5 giorni ormai. Puoi citare in assoluta sicurezza il tuo interlocutore mentre rispondi alla sua lettera. Questo gli darà l'opportunità di ricordare ciò che è stato discusso nella lettera precedente.
Ringraziare sempre l'interlocutore ove opportuno. Ad esempio, puoi scrivere "Vladimir, grazie per la tua lettera" o "Irina Alekseevna, grazie per la risposta così rapida". Tali sfumature mostreranno il tuo rispetto per l'interlocutore e ammorbidiranno l'umore della comunicazione elettronica.
Se l'interlocutore ti ha inviato una lettera in cui ha espresso la sua insoddisfazione o anche francamente scortese nei tuoi confronti, cerca di non rispondergli allo stesso modo, non importa quanto vorresti. Le situazioni variano, ma rispondi sempre in modo educato e con moderazione.
Naturalmente, prima rispondi alla lettera, meglio è. Ottimo se puoi rispondere entro poche ore. Questo lasso di tempo è ottimale. Ma diciamo che la risposta è entro pochi giorni. Gli psicologi affermano che il momento più comodo per una persona per attendere una risposta a un'e-mail è di 48 ore, ovvero due giorni. Se devi aspettare più a lungo, questo potrebbe già essere percepito come irrispettoso o ignorato. Se il problema sollevato nella lettera richiede più tempo per la tua risposta, assicurati di scrivere che hai ricevuto la lettera, l'hai accettata per considerazione e che risponderai entro un certo tempo. In questo modo il mittente almeno non si sentirà ignorato.
Conclusione della lettera. Non dovresti scrivere alla fine della lettera frasi che possano essere percepite come un tentativo di manipolazione: “Spero davvero in una proficua collaborazione”, “Grazie in anticipo per la tua risposta”, e così via. Dì addio nell'e-mail aziendale frasi migliori"Rispettosamente", "I miei più sinceri auguri" e simili. Sì, tali frasi sono stereotipate, ma sono le più adatte comunicazione d'affari. Nella firma scrivi il tuo nome, cognome, posizione e ragione sociale. Lascia anche i contatti attraverso i quali puoi essere contattato, tranne che per la posta elettronica.
L'ora in cui è stata inviata la lettera. Certo, e-mail non implicano che debbano essere letti immediatamente dopo la ricezione. Tuttavia, nell'etica aziendale e-mailÈ considerato scorretto inviare lettere nei fine settimana e vacanze e anche a tarda sera o di notte. Cerca di rispettare l'orario di lavoro standard.
E, naturalmente, prima di fare clic sul pulsante "invia", controlla attentamente l'ortografia del nome e dell'indirizzo e-mail del destinatario, e rileggi anche l'intero testo della lettera e controlla che non ci siano errori di battitura o frasi errate.
Una lettera commerciale è a quadro psicologico mittente, il suo biglietto da visita, nonché parte dell'immagine e della reputazione dell'azienda. Come proteggersi dalla prospettiva di mettere una croce audace su tutto questo - nel nostro articolo.
Tatiana Nikolaeva,
esperto di spicco su etichetta aziendale Centro di formazione alla negoziazione, Mosca
Regole e-mail per uomini d'affari- si tratta di una sorta di strumento che permette di “mantenere il volto” dell'azienda e di rifletterne l'immagine nella comunicazione con i partner. Quali sono le regole chiave della corrispondenza e-mail aziendale che i commercianti devono considerare? Diamo un'occhiata più da vicino, perché gioca davvero un ruolo enorme.
È con questo criterio uomo occupato decide quale lettera aprire per prima. Inoltre, questa regola di posta elettronica consente all'interlocutore di trovare la lettera desiderata all'interno del flusso di corrispondenza. Ad esempio, è conveniente ricevere e-mail con oggetto che riflettono diversi aspetti organizzativi dello stesso processo.
Ad esempio: “Pacco di documenti del partecipante”, “Fattura di partecipazione alla mostra”, “Promemoria al partecipante alla mostra”, “Disposizione dei padiglioni espositivi”, ecc. Se tutta la corrispondenza è stata condotta con l'oggetto “Partecipazione alla mostra”, trovare la lettera desiderata in un'ampia corrispondenza sarebbe molto più difficile.
È qui che dovrebbe iniziare la lettera. È meglio farlo in questa forma: "Buon pomeriggio, nome (patronimico) del destinatario". L'ingombrante costruzione di "Buona giornata!" meglio non usarlo È inoltre errato indicare la seguente dicitura: "Salve, signor Ivanov". In un ambiente lavorativo, non parlano di salute. Se la lettera è indirizzata a un gruppo di persone, puoi usare la parola collettiva: "Egregi Signori!" o "Colleghi!". Puoi fare a meno del contatto solo in caso di corrispondenza intensiva nella modalità "domanda-risposta", come quando comunichi su Skype.
Frasi che non possono essere utilizzate nella corrispondenza
Se l'e-mail è un importante canale di generazione di lead per la tua organizzazione, eccolo qui 11 frasi, da cui i redattori della rivista "Direttore commerciale" raccomandano di sbarazzarsi urgentemente.
Se l'oggetto della lettera richiede spiegazioni e dettagli, specificare i parametri necessari. Tuttavia, non versare "acqua" contemporaneamente, scrivi in modo specifico. L'opzione ideale ci sarà una piccola lettera in cui sarai d'accordo con il destinatario in merito conversazione telefonica o un incontro in cui puoi discutere tutti i dettagli.
A differenza della comunicazione faccia a faccia e di una conversazione telefonica, in cui hai un copione, il tuo destinatario non solo non ti vede, ma non ti sente. Non puoi integrare le tue parole con espressioni facciali, intonazione o altri segnali non verbali. Pertanto, attenersi rigorosamente a questa regola della posta elettronica aziendale. Ad esempio, in una conversazione, la frase "che altro hai bisogno da me?", Pronunciata con una certa intonazione, esprimerà il desiderio di conoscere l'intero elenco di doveri o azioni. E dentro scrivere si può leggere anche così: “Quanto posso caricare? Abbia una coscienza!
Pertanto, se sei pronto per ulteriori azioni, è meglio utilizzare sempre questa regola di corrispondenza e-mail. Scrivi in questo modo: "per cos'altro posso essere utile / utile?". Se non desideri partecipare all'ulteriore processo, devi dirlo correttamente. Ad esempio, in questo modo: "Colleghi, visto il mio alto carico di lavoro su un altro progetto, vi sarei grato se voi..." e poi descrivi i tuoi desideri: "liberami da ulteriori lavori su questo progetto", "descrivimi l'intera gamma delle mie mansioni in modo da poter pianificare il mio lavoro. Allo stesso tempo, è importante tenere conto della subordinazione: se corrispondi con il manager, controlla con lui la priorità di questo lavoro.
Questa è una regola fondamentale della corrispondenza elettronica degli uomini d'affari. In alcune aziende, l'uso di "faccine" è severamente vietato. Se la tua organizzazione non è una di queste, usa queste icone, ma fai molta attenzione. Dopotutto, le "emoticon" sono simboli di emozioni che devono essere dosate in un ambiente aziendale. Basta un'icona nella lettera per far capire all'interlocutore le tue emozioni. Questa regola di corrispondenza e-mail si applica anche alle comunicazioni commerciali su Skype e ICQ.
Alla fine di ogni lettera (non solo della prima) deve essere apposta una firma contenente il nome completo e la posizione del mittente, i suoi contatti di lavoro e il logo aziendale. Questo è un buon tono e un indicatore della presenza di una cultura aziendale.
la negligenza non lo è migliore qualità per un uomo d'affari.
Se hai bisogno di più tempo, dovresti scriverlo entro un giorno. Non sarà superfluo contattare il destinatario della lettera dopo l'invio e assicurarsi che l'abbia ricevuta e quando aspettarsi una sua risposta.
Controlla se si aprono correttamente. Si prega di notare che i dirigenti dell'azienda non devono inviare offerte promozionali o collegamenti ad esse (a meno che non siano oggetto di discussione).
È meglio inviare tali lettere per conto di un responsabile delle vendite con un avviso corrispondente nel corpo della lettera.
L'ultima lettera viene inviata dall'iniziatore della corrispondenza. Anche se tutte le domande sono già state discusse, scrivi al partner parole di gratitudine per l'efficace cooperazione e le risposte tempestive. Alla fine potresti desiderare Buon umore e una settimana produttiva. Tuttavia, solo se hai una relazione stretta ea lungo termine con il destinatario. In tutti gli altri casi è meglio indicare: "Auguri".
Cos'è l'e-mail? Nel mondo degli affari di oggi, questo è:
Da queste posizioni e guarda come lavorare con la posta elettronica. Iniziamo in modo semplice.
Uso il client di posta Mozilla Thunderbird, quindi userò il suo esempio. Creiamo una nuova lettera e andiamo dall'alto verso il basso attraverso l'elenco dei campi.
Forse qualcuno non lo sa, ma "To" in Mozilla può essere cambiato in "Cc" o "Bcc".
Non proprio nell'invio di massa, specificare i destinatari attraverso i campi "Cc" o "A". Più volte all'anno ricevo lettere che elencano 50-90 destinatari nel campo "Cc". C'è una violazione della privacy. Non tutti i tuoi destinatari devono sapere con chi altro stai lavorando. argomento simile. Va bene se sono persone che si conoscono. E se nella lista ci sono aziende concorrenti che non si conoscono? Come minimo, devi essere preparato a spiegazioni non necessarie e, almeno, a interrompere la cooperazione con uno di loro. Non farlo in questo modo.
L'importanza della riga dell'oggetto è spesso scritta (a volte in modo sensato) sui loro blog aziendali. servizi professionali invii. Ma molto spesso si parla di lettere di vendita, in cui l'oggetto della lettera risolve il problema "l'e-mail dovrebbe essere aperta".
Discutiamo della corrispondenza commerciale quotidiana. Qui il tema risolve il problema "la lettera e il suo autore dovrebbero essere facilmente individuati e poi trovati". Inoltre, la tua diligenza ti tornerà sotto forma di karma di numerose lettere di risposta, solo con prefissi Rif: o avanti, tra i quali dovrai cercare la lettera desiderata sull'argomento.
Venti lettere è il volume di una corrispondenza di un giorno di un middle manager. Non parlo affatto di imprenditori e imprenditori, il loro numero di lettere a volte supera le 200 o più al giorno. Quindi ancora una volta: non inviare e-mail con una riga dell'oggetto vuota.
Quindi, come formulare correttamente l'oggetto della lettera?
Errore #1 : solo il nome della società nell'oggetto. Ad esempio, "Cielo" e tutto. In primo luogo, probabilmente non sei una della tua azienda che comunica con questa controparte. In secondo luogo, un argomento del genere non ha alcun senso, perché il nome della tua azienda è già visibile dall'indirizzo. In terzo luogo, indovina come sarà la tua casella di posta con questo approccio alla corrispondenza? Approssimativamente così.
È conveniente cercare su tali argomenti?
Errore #2 : titolo appariscente, di vendita. È fantastico se sai come scrivere titoli del genere. Ma è opportuno utilizzare queste competenze nella corrispondenza commerciale? Ricorda lo scopo dell'oggetto di una lettera commerciale: non vendere, ma fornire identificazione e ricerca.
Ci sono molte guide per scrivere testi per diverse occasioni. Ad esempio, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin e altri maestri della parola hanno molte informazioni utili. Ti consiglio di leggere i loro articoli almeno per migliorare l'alfabetizzazione generale e migliorare lo stile generale del discorso scritto.
Nel processo di scrittura di una lettera, dobbiamo costantemente prendere diverse decisioni.
Una questione di cortesia . All'inizio della lettera, puoi offuscare cortesie o persino tenerezza nello spirito di "Mia cara Rodya, da più di due mesi non ti parlo per iscritto, di cui io stesso ho sofferto e non ho nemmeno dormito un altro notte, pensando. Molto gentile e molto costoso, sia in termini di tempo per comporre una simile introduzione, sia in termini di tempo dell'interlocutore per leggerla. La corrispondenza è un affare, ricordi? Non scrivere un genere epistolare per un concorso e non una lettera di sua madre a Raskolnikov, ma corrispondenza d'affari.
Rispettiamo il nostro tempo e il destinatario!
Presentarsi e ricordare le circostanze della propria conoscenza ha senso solo nella prima lettera inviata dopo un fugace incontro in mostra. Se si tratta di una continuazione di collaborazione o corrispondenza in corso, nella prima lettera del giorno scriviamo: "Ciao, Ivan", nella seconda e successive: "Ivan, ...".
Appello . Sono sempre stato preoccupato per la domanda su chi contattare in una lettera se ci sono più destinatari. Di recente ho scritto una lettera indirizzata a tre ragazze di nome Anna. Senza alcuna esitazione, ho scritto "Ciao, Anna" e non ho fatto il bagno di vapore. Ma non è sempre così.
Cosa succede se ci sono tre o anche sette destinatari e non hanno lo stesso nome? Puoi elencare per nome: "Buon pomeriggio, Rodion, Pulcheria, Avdotya e Pyotr Petrovich". Ma è lungo e richiede tempo. Puoi scrivere: "Ciao, colleghi!".
Per quanto mi riguarda, utilizzo la regola per indirizzare per nome colui che si trova nel campo "A". E a chi è nella copia, non contatti affatto. Questa regola allo stesso tempo ti consente di determinare con maggiore precisione (uno!) Il destinatario della lettera e lo scopo di questa lettera.
Citazione . La corrispondenza è spesso una catena di lettere con domande e risposte - in una parola, un dialogo. È considerata buona norma non cancellare lo storico della corrispondenza e scrivere la propria risposta all'inizio del testo citato, in modo che quando si torna su questa corrispondenza tra una settimana, si possa facilmente leggere il dialogo dall'alto verso il basso per date decrescenti.
Per qualche motivo, l'impostazione predefinita in Mozilla è "Imposta il cursore dopo il testo tra virgolette". Consiglio di cambiarlo nel menu "Strumenti" → "Opzioni account» → «Composizione e indirizzamento». Deve essere così.
Scopo della lettera . Le lettere commerciali sono di due tipi:
Di norma, ci sono molte più lettere di incentivo rispetto a quelle di segnalazione. Se vogliamo ottenere qualcosa dall'interlocutore, è molto importante dirlo in una lettera in chiaro. L'invito all'azione dovrebbe essere accompagnato da un nome e via ultima frase in una lettera.
Non proprio : "Porfiry Petrovich, so chi ha ucciso la vecchia."
Correttamente : "Porfiry Petrovich, sono stato io ad uccidere la vecchia, per favore agisci al mio arresto, sono stanco di soffrire!"
Perché il corrispondente dovrebbe pensare per te cosa fare con questa lettera? Dopotutto, può prendere la decisione sbagliata.
Firma nel testo . Lei deve essere. Inoltre, tutti i client di posta elettronica consentono di impostare la sostituzione automatica di una firma, ad esempio la classica "Rispettosamente,...". In Mozilla, questo viene fatto nel menu "Strumenti" → "Opzioni account".
Scrivere o non scrivere i contatti nella firma è una questione personale di tutti. Ma se sei in qualche modo collegato alle vendite, assicurati di scrivere. Anche se la transazione non avviene in base agli esiti della comunicazione, in futuro sarai facilmente trovato utilizzando i contatti della firma.
Infine, una caratteristica in più del corpo della lettera per quegli interlocutori che non amano (non possono, non vogliono, non hanno tempo) rispondere alle vostre lettere. Specificare l'impostazione predefinita nel testo della lettera. Ad esempio, "Porfiry Petrovich, se non vieni ad arrestarmi prima delle 12:00 di venerdì, allora mi considero amnistiato". Ovviamente la scadenza deve essere reale (non inviare il testo dell'esempio venerdì alle 11:50). Il destinatario deve essere fisicamente in grado di leggere e decidere sulla tua lettera. Tale "silenzio" ti solleva dalla responsabilità per la mancata risposta dell'interlocutore. Come sempre, l'uso di questo chip deve essere affrontato con saggezza. Se una persona risponde alle tue lettere in tempo e regolarmente, un tale ultimatum può, se non offenderlo, quindi sforzarlo un po' o portare alla decisione di non rispondere alla lettera in questo momento, ma di farti aspettare venerdì.
Le lettere sono spesso accompagnate da allegati: curriculum, offerte commerciali, preventivi, orari, scansioni di documenti: uno strumento molto conveniente e allo stesso tempo fonte di errori popolari.
Errore : Enorme dimensione dell'investimento. Riceviamo spesso e-mail con allegati di dimensioni fino a 20 MB. Di norma si tratta di scansioni di alcuni documenti in formato TIFF, con una risoluzione di 600 dpi. Il programma di posta del corrispondente si bloccherà quasi sicuramente per diversi minuti in inutili tentativi di scaricare l'anteprima di questo allegato. E Dio non voglia che il destinatario provi a leggere questa lettera su uno smartphone...
Personalmente, elimino immediatamente tali lettere. Non vuoi che la tua email finisca nel cestino prima di essere letta? Controlla la dimensione dell'allegato. Si consiglia di non superare i 3 MB.
E se supera?
E un'altra raccomandazione non del tutto ovvia sugli investimenti: la loro nome . Deve essere comprensibile e accettabile per il destinatario. Una volta, in azienda, stavamo preparando un'offerta commerciale indirizzata a... che sia Fëdor Mikhailovich Dostoevskij. Ho ricevuto una lettera dal manager con la bozza di CP per l'approvazione e in allegato c'era un file con il nome "DlyaFedi.docx". Con il manager che me lo ha inviato, è avvenuto un dialogo con i seguenti contenuti:
Caro manager, sei personalmente pronto ad avvicinare questa persona rispettata e chiamarlo in faccia Fyodor?
In qualche modo no, una persona rispettata, tutti lo chiamano per nome e patronimico.
Perché hai chiamato l'allegato “Per Fedi”? Se glielo mando in questo momento, pensi che comprerà delle asce da noi a questo CP?
stavo per rinominare...
Perché preparare una bomba a orologeria - il rifiuto di un potenziale cliente - o creare lavoro extra per te stesso rinominando un file? Perché non nominare immediatamente l'allegato correttamente: "For Fedor Mikhailovich.docx" o ancora meglio - "KP_Sky_Axes.docx".
Quindi, con l'e-mail come "faccia" più o meno sistemata. Passiamo alla posta elettronica come strumento di produttività e parliamo della sua distrazione.
L'e-mail è una potente distrazione. Come per qualsiasi distrazione, la posta deve essere gestita inasprindo le regole e implementando orari di lavoro.
Come minimo, devi disattivare TUTTE le notifiche di posta. Se il client di posta è configurato per impostazione predefinita, verrai avvisato con un segnale acustico e l'icona accanto all'orologio lampeggerà e verrà mostrata un'anteprima della lettera. In una parola, faranno di tutto per strapparti via lavoro scrupoloso, e poi immergiti nell'abisso delle lettere non lette e degli invii non visti - meno un'ora o due di vita.
Per alcuni, la potente forza di volontà ti consente di non essere distratto dalle notifiche ed è meglio che la gente comune non tenti il destino e le spenga. In Mozilla Thunderbird, questo viene fatto attraverso il menu "Strumenti" → "Impostazioni" → "Generale" → "Quando vengono visualizzati nuovi messaggi".
Se non ci sono notifiche, come capire che è arrivata una lettera?
Molto semplice. Tu stesso, consapevolmente, dedichi del tempo all'analisi della posta, apri il tuo client di posta e vedi tutti i messaggi non letti. Questo può essere fatto due volte al giorno, ad esempio all'ora di pranzo e alla sera, o durante i tempi di fermo forzato, ad esempio, negli ingorghi.
Le persone spesso chiedono, che dire dei tempi di risposta e delle e-mail urgenti? Rispondo: non hai lettere urgenti nella posta. A meno che tu non lavori nel reparto di assistenza clienti (un reparto di questo tipo ha le proprie regole per lavorare con la posta).
Se ci sono lettere urgenti, il mittente ti avviserà di questo attraverso altri canali: telefono, SMS, Skype. Quindi entrerai consapevolmente nel client di posta ed elaborerai la posta urgente. Tutti i guru della gestione del tempo (ad esempio Gleb Arkhangelsky con il suo "Time Drive") dichiarano lo standard per rispondere alle e-mail fino a 24 ore. Questa è una normale regola di buona forma: non aspettarti risposte immediate dall'interlocutore via e-mail. Se c'è una lettera urgente, informatela attraverso canali di comunicazione più veloci.
Quindi, abbiamo disattivato le notifiche e ora accendiamo il client di posta in base al nostro programma.
Cosa fare quando siamo entrati nella posta e ci siamo impegnati in un'attività chiamata "analisi della posta elettronica"? Dove sono l'inizio e la fine di questo lavoro?
Ho sentito molto parlare del sistema di posta in arrivo zero, ma, sfortunatamente, non ho incontrato una sola persona che lo utilizzi. Ho dovuto reinventare la mia ruota. Ci sono articoli su questo argomento su Lifehacker. Per esempio, " ". Di seguito parlerò del sistema di posta in arrivo zero nella mia interpretazione. Sarò grato se i guru GTD verranno annotati nei commenti, integreranno o miglioreranno il sistema descritto.
È importante comprendere e accettare che l'e-mail non è un pianificatore di attività o un archivio per le tue attività. Pertanto, la cartella Posta in arrivo dovrebbe essere sempre vuota. Se hai ripreso l'analisi della posta in arrivo, non fermarti e non farti distrarre da nulla finché non svuoti questa cartella.
Cosa fare con le email nella posta in arrivo? Devi scorrere ogni lettera in sequenza ed eliminarla. Sì, basta selezionare e premere Elimina sulla tastiera. Se non riesci a costringerti a eliminare l'e-mail, dovrai prendere una decisione su cosa farne.
Ecco le cartelle per l'archiviazione a lungo termine che ho.
Esistono altre impostazioni del client di posta che sono importanti per il funzionamento di questo sistema. Innanzitutto, per impostazione predefinita, Thunderbird ha la casella di controllo "Segna messaggi come letti". Preferisco farlo consapevolmente, quindi la bandiera è spenta! Per fare ciò, vai al menu "Strumenti" → "Impostazioni" → "Avanzate" → "Lettura e visualizzazione".
In secondo luogo, usiamo filtri . In precedenza, utilizzavo attivamente filtri che inoltravano automaticamente le lettere alle cartelle appropriate in base all'indirizzo del mittente. Ad esempio, le lettere di un avvocato sono state spostate nella cartella "Avvocato". Ho abbandonato questo approccio per diversi motivi. Primo: le lettere di un avvocato nel 99% dei casi riguardano un progetto o un partner, il che significa che devono essere spostate nella cartella di questo partner o progetto. Secondo: ho deciso di aggiungere consapevolezza. Tu stesso devi decidere dove archiviare una particolare lettera ed è più conveniente cercare i messaggi non elaborati in un solo posto: nella posta in arrivo. Ora uso i filtri solo per organizzare in cartelle le lettere regolari automatiche da vari sistemi, cioè le lettere che non richiedono che io prenda decisioni. I filtri in Mozilla Thunderbird sono configurati nel menu "Strumenti" → "Filtri messaggi".
Quindi, con il giusto approccio, la posta elettronica dovrebbe richiedere dai 10 ai 60 minuti al giorno, a seconda del volume della corrispondenza.
Sì, e un'altra cosa. Hai già disattivato le notifiche per le nuove email? ;)
Prima di compilare un messaggio particolare, è necessario ricordare la differenza tra il galateo di una lettera commerciale e una lettera personale. La cosa più importante è osservare il livello di fiducia nella presentazione dell'argomento scelto. È più probabile che il destinatario sia imbevuto di un problema particolare e cerchi di essere coinvolto nella risoluzione delle domande poste se si sente nelle righe della lettera comunicazione dal vivo. Ecco perché chi sa etichetta moderna le lettere commerciali non includono nel testo anacronismi come "basato sul fatto", "dovresti" o ancora più dimenticato "con la presente avviso".
Nelle lettere commerciali sono state preservate la focalizzazione e la chiara definizione dell'obiettivo, la coerenza nella presentazione dei fatti, la specificità delle proposte e delle richieste, il contenuto informativo dei messaggi su azioni e atti. Le lettere d'affari iniziarono a essere composte in modo più rilassato, tuttavia non acquisivano dichiarazioni emotive aperte, epiteti e confronti dalle caratteristiche della corrispondenza personale, qui trionfa ancora la vecchia etichetta delle lettere d'affari. E proprio perché lo scopo di un messaggio del genere è, come prima, quello di presentare una proposta, che deve essere necessariamente seguita da una risposta specifica, l'influenza dell'autore di una lettera commerciale dovrebbe essere molto grande, poiché incoraggia il destinatario a prendere azioni di natura specifica. Inoltre, il testo è compilato in modo tale che il punto di vista dell'autore non rappresenti il proprio atteggiamento nei confronti del problema, ma interessi reciprocamente vantaggiosi nella sua soluzione.
L'etichetta di una lettera d'affari prescrive di non usare il pronome "io", come è consuetudine nella corrispondenza personale, ma qui l'enfasi su un altro pronome - "tu" è appropriata. Se un messaggio commerciale viene scritto senza errori, stampato in modo ordinato, il testo viene posizionato secondo tutte le regole e i requisiti esistenti, e quindi viene letto non solo facilmente, ma anche con piacere, la corrispondenza continuerà sicuramente. Anche se ancora oggi è molto spesso necessario decifrare frasi stravaganti, cercando il soggetto e il predicato per andare a fondo del significato intrinseco in esse. Le regole della scrittura commerciale stanno cambiando molto rapidamente ora. Che bel tono era scrivere a mano. Allora si potrebbe essere sicuri che il messaggio non fosse una copia carbone. Quanta personalità si vedeva in questo messaggio, e rispetto si aggiungeva sempre il rapporto tra il destinatario e l'autore. È un peccato che questa usanza sia completamente superata e quasi tutte le lettere siano ormai diventate elettroniche.
Una lettera commerciale, di cui verrà presentato un esempio di seguito, rappresenta la corrispondenza di un moderno atto civile. Oggi non ci sono regole meno diverse che devono essere osservate. Sebbene, rispetto alla lingua ufficiale che esisteva nel paese cinquant'anni fa, queste regole sembrano più sfumature o sottigliezze speciali. Prima di tutto, come dettano le regole di una lettera commerciale, devi usare un saluto prima dell'inizio del testo in un appello personale al tuo destinatario. Sebbene ora nelle aziende e in qualsiasi organizzazione non troppo piccola ci sia una comunicazione interna del formato ISQ, dove la risposta segue la domanda, la domanda dopo la risposta e in questa rapida corrispondenza, rivolgendosi ogni volta per nome non è necessario. Tuttavia disegno corretto Una lettera commerciale implica un focus individuale, e quindi è necessario un appello personale.
L'oggetto della lettera nella corrispondenza moderna è solitamente posto in un campo separato e deve essere compilato adeguatamente, cioè in base al contenuto. Formulare correttamente l'oggetto della lettera è metà del successo, poiché questa è la prima cosa che il destinatario vedrà. La formulazione esatta lo aiuterà a sintonizzarsi nel modo giusto e percepire le informazioni ricevute in modo rapido e in a in toto. Ed è imperativo informare il destinatario di aver ricevuto la sua risposta: questo è un buon tono, una manifestazione di rispetto per colleghi e partner, lo hanno fatto centoduecento anni fa, e anche allora non avevano fretta di vivere e sapeva esattamente come scrivere una lettera d'affari. Oggi è necessario rispondere rapidamente a un messaggio, in cui la posta elettronica aiuta: la comunicazione avviene molto rapidamente. Se non puoi rispondere immediatamente, devi comunque inviare un messaggio sulla ricezione di una risposta, in cui puoi specificare l'ora della prossima sessione di comunicazione.
Va ricordato che psicologicamente il tempo limite di risposta nel suo valore critico è di quarantotto ore. Questo è il caso se non è presente la funzione di risposta automatica. Trascorsi due giorni, il destinatario è già fiducioso che la sua lettera sia stata ignorata o, nel migliore dei casi, persa. Le regole di una lettera commerciale contengono anche questo punto: non rimandare mai una risposta, perché questa è una perdita indispensabile di un cliente e il partner inizierà a preoccuparsi e pensare di interrompere ogni tipo di relazione. In ogni caso, si tratta di una grave violazione dell'etica della corrispondenza commerciale. Se hai bisogno di inviare le stesse informazioni, puoi semplicemente espandere la mailing list. L'inserimento di tutti gli indirizzi in un campo "a" riduce notevolmente i tempi di consegna e viene mantenuta la trasparenza nelle partnership: tutti coloro che ricevono la lettera vedono l'elenco generato.
Un ottimo messaggio per continuare le collaborazioni è la frase educata "grazie in anticipo". Come è scritto in una lettera commerciale e in quale parte è collocato: ognuno decide da solo. Naturalmente, il destinatario dovrebbe vederlo dopo aver già appreso le informazioni e aver chiesto di agire. Alla fine della lettera, prima del blocco dei contatti, il massimo il posto migliore per questa frase A proposito, per quanto riguarda le informazioni di contatto: dovrebbe essere in ogni lettera, non solo nella prima. Telefoni dell'autore, posizione e quant'altro non possono essere forzati alla ricerca. La progettazione di una lettera commerciale non dipende dalla durata della corrispondenza. Le regole devono essere sempre seguite. E per non indovinare se il destinatario ha ricevuto la lettera, esiste una funzione di richiesta. Solo in questo caso, puoi essere sicuro che sia stato letto. La cronologia delle corrispondenze deve essere salvata, non è possibile scrivere una risposta con un nuovo messaggio. Tuttavia, quando si inoltra l'intero feed di comunicazione per risolvere un particolare problema, è necessario ricordare non solo la subordinazione, ma anche la riservatezza. Se la corrispondenza contiene informazioni personali, queste devono essere cancellate prima di essere lette da terzi.
Le regole della corrispondenza commerciale e alcune manovre complicate per stabilire buoni rapporti con l'aiuto di una lettera devono essere conosciute non solo per coloro che hanno e-mail traboccanti di corrispondenza in arrivo ogni giorno lavorativo, ma nei piani sono inclusi diversi messaggi e corrispondenze, l'iniziatore di cui dovresti essere tu. Possedere la magia dei faggi è utile a tutti donna moderna. Ciò tornerà utile, come minimo, quando si cerca un lavoro: inviare curriculum, lettere di presentazione, informazioni aggiuntive su di te su richiesta e attività di prova, nonché inviare messaggi per concordare l'orario del colloquio.
Il fatto che i blogger con dislessia possano essere popolari su Internet non dovrebbe essere una scusa per i tuoi errori e refusi. Non consolarti con il fatto che la lingua russa non ha funzionato a scuola (le regole per scrivere "non" con varie partiè giunto il momento di inasprire i discorsi). Sii il più esigente possibile con te stesso. È particolarmente offensivo quando si conduce una corrispondenza commerciale, non è corretto scrivere parole del proprio campo professionale. L'interlocutore potrebbe dubitare della tua competenza.
1. Mantieni il sito gramota.ru aggiunto ai preferiti nel tuo browser Internet.
2. Non usare parole che non puoi definire esattamente (almeno controlla Wikipedia).
3. Tieni presente che parole rare e specifiche che potrebbero non essere familiari all'interlocutore lo confonderanno o potrebbero essere fraintese. Se l'interlocutore ha bisogno di essere introdotto nella tua terminologia, allora, secondo le regole dell'etichetta, fornisci una spiegazione dei termini e delle abbreviazioni utilizzate.
4. Cerca di non fare frasi troppo lunghe. Lascia disegni complessi e decorati per scrivere un romanzo e non per condurre corrispondenza d'affari.
5. Ti consigliamo vivamente di digitare il messaggio non immediatamente nel corpo della lettera, ma prima in un file sul tuo computer. Innanzitutto, l'ortografia e la punteggiatura integrate nelle parole ti aiuteranno. In secondo luogo, eliminerai la spiacevole situazione di inviare accidentalmente una lettera commerciale prematuramente o perderla a causa della chiusura del browser, ecc. (quando si digita il testo in una parola, prendere l'abitudine di fare clic sull'icona "salva" più spesso e impostare il salvataggio automatico a brevi intervalli nelle impostazioni) . Ricorda che la digitazione predittiva su tablet e dispositivi mobili può darti alcune correzioni molto inaspettate alle tue parole.
6. Prima di inviare la lettera, rileggerla più volte. Se il tempo sta per scadere (a proposito, una delle regole base importanti della corrispondenza commerciale è non ritardare le scadenze, quindi è meglio non prendere una lettera all'ultimo momento), allora rileggi il testo che hai digitato qualche tempo dopo aver digitato - in mezz'ora o un'ora, passando per qualche altra attività.
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L'attenzione ai dettagli nella conduzione e nell'esecuzione della corrispondenza commerciale parla di rispetto e fa risparmiare tempo
7. Non trascurare la compilazione del campo "oggetto" della lettera . Se stai inviando la tua prima e-mail fredda, il titolo può essere efficace, pronto all'uso e intrigante. Ma se la tua lettera è già attesa o sei in corrispondenza con il destinatario da tempo, allora l'argomento dovrebbe essere breve, chiaro e conciso. Ciò ti consentirà di trovare rapidamente la tua lettera (sia per te che per il destinatario) nella posta, se necessario.
8. Lunghe catene di "Re: Re: Re:" danno l'impressione di lettiera. Non aver paura di aprire una nuova discussione con il tuo interlocutore, cita solo i messaggi precedenti rilevanti (e sì, devono essere "tirati avanti" se, ad esempio, stai discutendo i dettagli di un particolare progetto, concordando un budget / prezzi / pacchetti di servizi e così via - in questo caso, la quotazione è conveniente e l'etichetta aziendale lo richiede).
9. Se il messaggio in arrivo contiene diverse domande per te, rispondi, virgolette ciascuna separatamente. Se stai inviando una lettera con diverse domande, usa la numerazione, suddividi il testo in paragrafi. Attenersi a una struttura chiara.
10. Nel corpo della lettera, commentare tutti gli allegati al messaggio. Firma tutti i file che alleghi in modo che il destinatario possa ricevere immediatamente informazioni sul loro contenuto .
11. La firma è un dettaglio molto importante
lettera d'affari. Nelle impostazioni dei servizi di posta, di solito puoi impostare una firma automatica per tutte le tue lettere. Una firma ben scritta equivale a stampare biglietti da visita, buoni biglietti da visita. Oltre al nome e cognome, utilizzare nella firma la denominazione della propria posizione, i recapiti (telefono, skype), il logo dell'azienda. Altrettanto creativamente rilevanti (memorabili e associati alla persona o all'azienda per cui lavorano) i biglietti da visita sono considerati i migliori, quindi la firma può essere "con un chip", indicando la tua connessione con l'azienda o parlando del tuo amore per l'azienda che sta facendo. Ad esempio, alcuni dipendenti della casa editrice "Mann, Ivanov e Ferber" utilizzano la frase aggiuntiva "Ora sto leggendo ..." nella firma (e inseriscono il nome del nuovo editore). I rappresentanti delle aziende del settore della ristorazione possono completare le lettere con gli auguri per una "giornata gustosa", ecc. A volte un tale disegno di corrispondenza commerciale dovrebbe essere concordato con la direzione.
12. Per la corrispondenza commerciale, NameWoman consiglia vivamente di avere un indirizzo postale separato. È auspicabile che rifletta il nome dell'azienda o il dominio del sito web dell'azienda, il tuo nome (completo, senza forme diminutive) e il tuo cognome. Non utilizzare numeri nel nome della posta che indicano la tua età o anno di nascita. Mostrare la tua posizione nel titolo della posta è perfettamente accettabile, ma alcune persone lo evitano, poiché hanno intenzione di non cambiare la casella di posta, salendo la scala della carriera.
Per l'invio di curriculum e lettere commerciali simili, non dovresti inoltre utilizzare indirizzi postali giocosi o eccessivamente creativi. Soprattutto se sei un candidato per una posizione seria in una grande azienda.
13. Lo stile della corrispondenza commerciale non deve essere asciutto. Ma la serietà e il certo rigore delle costruzioni è una regola inderogabile. Rinuncia ai suffissi diminutivi e allo slang, alle espressioni colloquiali.
14. Le emoticon possono diventare insidie. Nelle prime lettere di un conoscente d'affari, non dovrebbero essere in linea di principio. Con il contatto stabilito, le parentesi sorridenti sono ancora accettabili, ma non esagerare e non diventare l'iniziatore di tali "abbellimenti carini" della lettera. Le emoticon animate tristi e creative durante lo svolgimento della corrispondenza commerciale (e soprattutto in situazioni in cui sei "dal basso") sono severamente vietate.
15. Assicurati di usare un saluto rispettoso e l'indirizzo per nome, nome e patronimico all'inizio della lettera e più avanti nel testo, se appropriato. Questo non solo è richiesto dall'etica della corrispondenza commerciale, ma ti consente di aumentare l'interesse dell'interlocutore per il tuo messaggio e la fedeltà ad esso. I destinatari sono sempre più attenti alle lettere di indirizzo, quindi cerca di scoprire in anticipo il nome della persona a cui dovresti scrivere e che tipo di indirizzo preferisce (per nome o nome e patronimico).
Secondo le regole della corrispondenza commerciale, in casi normali, una risposta dovrebbe essere inviata entro un giorno lavorativo, massimo - due. Se ricevi una lettera nelle ultime ore Festa dei lavoratori prima di un lungo weekend o di una vacanza, non è necessario fornire una risposta dettagliata a una lettera non urgente. Tuttavia, secondo l'etichetta della corrispondenza commerciale, è ragionevole inviare una breve risposta che hai ricevuto la lettera e un commento che sei attualmente assente e che risponderai in dettaglio dopo tale data o non oltre tale e tale termine . Lo stesso dovrebbe essere fatto se, per rispondere, hai bisogno di chiarire qualsiasi informazione che devi ricevere da una terza parte o svolgendo un lavoro approfondito di raccolta di dati e preparazione dei materiali.
A sua volta, se hai bisogno di una lettera di risposta dell'interlocutore, puoi duplicare la tua richiesta dopo 3 giorni lavorativi. Se hai bisogno di una risposta urgente, scrivine correttamente già nella tua prima lettera (spiegando, se possibile, i motivi), chiedendo anche conferma della sua ricezione. A proposito: controlla regolarmente la tua cartella spam (una volta ogni tre giorni).
La lettera dovrebbe essere facile da leggere e facile da capire. Frasi brevi, un minimo di giri di participio e participio - costruzioni semplici - questa è la base della corrispondenza commerciale. Cos'altro ti aiuterà a presentare la lettera campione perfetta secondo tutte le regole?
16. I paragrafi nella tua corrispondenza non devono superare le 7-10 righe.
17. Il testo di una lettera commerciale sarà percepito meglio e apparirà più ordinato se gli intervalli tra i paragrafi sono maggiori degli intervalli tra le righe in un paragrafo.
19. Parole, e ancor più frasi e frasi intere, scritte lettere maiuscole sono percepiti come urla, pressioni e mancanza di rispetto. Per la corrispondenza commerciale, questo stile non è disponibile. Non permetterti questo anche se sei un capo insoddisfatto dei suoi subordinati.
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20.
Consenti all'interlocutore di accettare la tua proposta, riflettere la sua opinione, darti consigli, lasciare un commento o porre una domanda. Il modo più semplice per farlo è usare le frasi "cosa ne pensi di questo?", "se hai domande, cercherò di rispondere", "scrivimi della tua decisione" nella lettera.
21. Prestare attenzione ai segnali provenienti dal destinatario. Presta attenzione allo stile di scrittura del tuo interlocutore, a come si rivolge a te. Ricorda la regola psicologica dello specchio. È fantastico se la tua lettera riflette il suo stile (ma senza errori di ortografia, ovviamente). Se menziona informazioni personali, prendine nota. Sii educato e corretto, riflettendo gioia, simpatia, partecipazione, congratulandoti per le vacanze.
22. A proposito di vacanze. Se la tua corrispondenza commerciale si svolge intorno alle date delle festività ufficiali, congratulati con l'interlocutore per quelle passate / imminenti. I clienti importanti e quelli con i quali intrattieni una lunga corrispondenza commerciale secondo le regole dell'etichetta dovrebbero essere congratulati con una lettera separata. Sarà utile sapere quando il tuo interlocutore compie gli anni: queste informazioni sono generalmente facili da ottenere dai social network.
Gestisci la tua base clienti individuale e la base di contatto professionale. Oltre a cognomi e nomi, posizioni e numeri di telefono, link agli account sui social network e alla posta elettronica, annotare dati anagrafici, segnare progetti e questioni su cui hai già incrociato le strade nella corrispondenza commerciale.
23. L'etica della corrispondenza commerciale e la cortesia elementare dicono: non dimenticare le parole di gratitudine. Per congratulazioni, consigli, chiarimenti, inviti, note informative, pronta risposta del vostro interlocutore nella corrispondenza commerciale.
Milena Giusto
