Lavori in Russia o ti stai preparando a venire qui per lavorare? Forse ci sono russi tra i tuoi clienti e partner? Oppure vivi in Russia e vuoi lamentarti dei dipendenti di banca... Ci sono molte situazioni in cui potresti dover scrivere una lettera ufficiale in russo. Come farlo bene?
Struttura e contenuto di una lettera commerciale
La struttura e il contenuto di una lettera commerciale, mi sembra, sono più o meno gli stessi in tutti i paesi. Ci sarà sicuramente un appello ("Caro, Mikhail Petrovich!"), Il testo principale, una frase di etichetta alla fine della lettera ("Con rispetto") e la firma dell'autore. Se questa non è un'e-mail, ma una lettera su carta, allora ci sarà di più:
Cosa scrivere nel testo della lettera, sono sicuro che lo sai senza di me. Ma come scriverlo in russo: ne parleremo ulteriormente!
Frasi cliché nelle lettere commerciali
La lingua nelle lettere commerciali è sempre molto standardizzata e il russo non fa eccezione. Basta imparare i cliché di base, imparare a integrarli le parole giuste- e sei già un maestro della corrispondenza commerciale!
Si prega di notare che la lettera può essere scritta:
a) per conto della società:
La società N. informa / ringrazia / invita, ecc. - il più formale
B) per conto di tutti i dipendenti (noi):
Informiamo, ringraziamo, invitiamo.
B) da solo
A nome dell'azienda, informo, esprimo la mia gratitudine, invito. - meno versione formale
E ora vediamo quali cliché sono accettati nella corrispondenza commerciale in russo.
Saluti
“Grazie per...”, “azienda N. grazie per...”, “grazie per...”, “a nome dell'azienda, grazie per...” + cosa? (assistenza nell'organizzazione della mostra).
Rifiuto
“Costrito a rifiutarti + cosa? (nella consegna della merce)”, “Ci dispiace informarvi + su cosa? (che siamo costretti a risolvere il contratto).
Dove altro posso trovare informazioni sulla corrispondenza commerciale in russo?
Una lettera commerciale è uno dei principali strumenti di comunicazione in qualsiasi attività commerciale. Composto correttamente lettera d'affari contribuire a creare un'impressione positiva dell'azienda. E una lettera scritta male può uccidere la tua intera reputazione. Abbiamo già scritto delle regole della corrispondenza commerciale, ora diamo un'occhiata esempi concreti lettere commerciali.
Esistono molti tipi di lettere commerciali: proposte commerciali, lettere di reclamo, lettere di gratitudine, lettere di rifiuto, lettere di accompagnamento, lettere di garanzia, informazioni e così via. I principi della loro compilazione praticamente non differiscono l'uno dall'altro. Guarda di nuovo per evitare errori.
esso buon esempio di come potrebbe essere una educata lettera di rifiuto:
Sfortunatamente, non tutti hanno un alto livello di conoscenza della lingua inglese. E spesso i manager sono un po' persi quando devono scrivere una lettera commerciale lingua inglese. Se anche in russo le persone in corrispondenza non possono sempre capirsi, allora cosa possiamo dire lingua straniera? La migliore via d'uscita in questa situazione è cercare lettere simili e usare frasi adatte a loro nella tua lettera. Ad esempio, ecco tre esempi di lettere commerciali in inglese: una lettera di ringraziamento al cliente, una lettera che chiarisce i termini della transazione e una lettera in risposta a un'offerta di acquisto. Ogni file contiene una versione della lettera in inglese e la sua traduzione in russo.
Scarica una lettera di ringraziamento al cliente in inglese.
Scarica la lettera con i termini dell'accordo in inglese.
Scarica una lettera di risposta a un'offerta di acquisto in inglese.
Una struttura chiara è una caratteristica obbligatoria di una lettera commerciale. Aiuterà il destinatario a comprendere rapidamente il significato di ciò che è scritto e a ridurre i tempi di lettura. Una lettera commerciale è composta dalle seguenti parti principali:
1. Titolo (oggetto della lettera). Dovrebbe essere scritto nell'intestazione della lettera obiettivo breve o essenza. Nessuna frase astratta può essere utilizzata qui. Dovrebbe essere chiaro al destinatario dal solo titolo di cosa tratta la lettera. Ad esempio, "Sulla modifica dei prezzi per la fornitura dei prodotti" o "Proposta commerciale per la cooperazione commerciale con l'azienda XXX".
2. Saluto. Il saluto "Caro + Nome Patronimico!" è considerato tradizionale nelle lettere commerciali. Tuttavia, il nome non è obbligatorio. Puoi anche rivolgerti al destinatario attraverso la sua posizione: "Gentile Signor Direttore!". Tuttavia, tieni presente che l'indirizzamento per nome riduce in qualche modo la distanza psicologica e sottolinea il consolidato relazioni d'affari. Se la lettera è indirizzata a un gruppo di persone, è consentito scrivere "Cari signore e signori!", "Cari partner!" e così via. L'uso delle abbreviazioni "Mr", "Ms" o delle iniziali è percepito come un segno di mancanza di rispetto, quindi cerca di evitarlo.
3. Una dichiarazione sullo scopo di scrivere una lettera, la sua essenza, l'idea principale. Questa è la parte principale della lettera. Qui scrivi direttamente sul motivo stesso per cui hai scritto la lettera.
4. I tuoi suggerimenti per risolvere questo problema, raccomandazioni, richieste, reclami. Le lettere commerciali comportano quasi sempre una certa reazione del destinatario (ad eccezione delle lettere puramente informative). Pertanto, è importante descrivere non solo il problema stesso, ma anche offrire le proprie opzioni per risolverlo. Se stai scrivendo un reclamo, chiedi di intraprendere le azioni appropriate; se fai un'offerta di collaborazione, descrivi le sue possibili opzioni. In una parola, il destinatario della tua lettera non deve solo capire "cosa" vuoi da lui, ma anche "come" ti proponi di implementarlo. Allora sarà una vera lettera commerciale.
5. Riepilogo e conclusioni. Alla fine, possiamo riassumere tutto quanto sopra. Tuttavia, non è sempre possibile farlo in modo molto breve. In questo caso non vale la pena scrivere in poche frasi quanto già descritto nei primi due paragrafi. Ricorda che il miglior amico di una lettera commerciale è la brevità. Pertanto, nella maggior parte dei casi, è sufficiente limitarsi alle frasi "Spero in una proficua collaborazione", "Sto aspettando la tua risposta su questa edizione" e così via.
6. Firma. Viene firmata una lettera commerciale con posizione, nome e cognome del mittente con la tradizionale frase "Rispettosamente". Sono possibili anche altre opzioni: Auguri”, “Cordiali saluti” e così via, a seconda della vicinanza del tuo contatto con il destinatario. La frase "Rispettosamente" è la più universale, quindi se hai dei dubbi su come sarebbe più appropriato iscriversi, usa questa frase e sicuramente non mancherai.
Inoltre, non sarebbe superfluo aggiungere alla firma le opzioni di contatto con te: altri indirizzi email, numeri di lavoro, skype. Il vantaggio di ciò non è solo che il destinatario, se lo desidera, potrà contattarti rapidamente in modo conveniente, ma anche che in questo modo dimostrerai la tua apertura e disponibilità a comunicare con il destinatario.
E non dimenticare che una lettera ufficiale è prima di tutto un documento. Pertanto, trascurando le regole per compilarlo, rovini irrevocabilmente la reputazione della tua azienda e te stesso come specialista.
1. La lettera viene stampata su carta bianca o chiara di formato A4 (210 x 297 mm) o A5 (148 x 210 mm).
2. Il foglio deve avere campi di almeno:
20 mm - sinistra;
10 mm - a destra;
20 mm - superiore;
20 mm - inferiore.
La data della lettera è la data in cui è stata firmata. La data è scritta in numeri arabi nella sequenza: giorno del mese, mese, anno. Il giorno del mese e il mese sono redatti con due coppie di numeri arabi separati da un punto; anno - quattro numeri arabi.
4. Numero in uscita.
Il numero di registrazione (in uscita) della lettera è costituito dal suo numero di serie, che può essere integrato a tua discrezione con un indice (ad esempio, le iniziali del capo dipartimento). Il numero di registrazione di una lettera compilata congiuntamente da due o più dipartimenti è costituito dai numeri di registrazione della lettera di ciascuno di questi dipartimenti, separati da una barra.
6. Destinatario
Il destinatario può essere organizzazioni, loro suddivisioni strutturali, funzionari o persone fisiche. Quando si indirizza una lettera a un funzionario, le iniziali sono indicate PRIMA del cognome. Al nominativo è indicato il nome dell'organizzazione e della sua unità strutturale.
Per esempio:
LLC "Società" Nome "
dipartimento di pianificazione
La posizione della persona a cui è indirizzata la lettera è indicata in caso dativo, per esempio:
al CEO
LLC "Società" Nome "
AA. Ivanov
LLC "Società" Nome "
dipartimento di pianificazione
BB Petrov
La lettera non deve contenere più di quattro destinatari. Non è indicata la parola "Copia" prima del secondo, terzo, quarto destinatario. In Di più i destinatari compongono una mailing list della lettera.
L'"Indirizzo" richiesto può includere un indirizzo postale. Gli elementi dell'indirizzo postale sono indicati nella sequenza stabilita dalle regole per la prestazione dei servizi postali.
Quando si indirizza una lettera a un'organizzazione, indicarne il nome, quindi l'indirizzo postale, per esempio:
LLC "Società" Nome "
Yaroslavsky pr-kt, 12, Yaroslavl, 150001
Quando si indirizza una lettera a un individuo indicare il nome e le iniziali del destinatario, quindi l'indirizzo postale, per esempio:
Sidorov V.V.
st. Svobody, d.5, apt. 12,
Yaroslavl, 150000
7. Testo della lettera
Il testo della lettera è redatto sotto forma di tabella, testo coerente o sotto forma di una combinazione di queste strutture.
Le colonne e le righe della tabella devono avere intestazioni espresse da un sostantivo al nominativo. I sottotitoli delle colonne e delle righe devono essere coerenti con i titoli. Se la tabella è stampata su più pagine, le colonne della tabella devono essere numerate e solo i numeri di queste colonne devono essere stampati nelle pagine successive.
Un testo collegato di solito è composto da due parti. Nella prima parte sono indicati i motivi, i motivi, gli obiettivi per scrivere la lettera, nella seconda (finale) - decisioni, conclusioni, richieste, suggerimenti, raccomandazioni. Il testo può contenere un'ultima parte (ad esempio una richiesta senza spiegazioni).
Nel testo della lettera preparato sulla base di documenti di altre organizzazioni, sono indicati i loro dettagli: il nome del documento, il nome dell'organizzazione - l'autore del documento, la data del documento, il numero di registrazione del documento, l'intestazione del testo.
La lettera usa le seguenti forme affermazioni:
La prima persona plurale ("per favore invia", "invia per considerazione");
Prima persona singolare ( "Lo ritengo necessario", "Vi chiedo di evidenziare");
Terza persona singolare ( "la società non si oppone", "LLC "Nome" lo ritiene possibile").
8. Applicazione
Viene redatto un segno sulla presenza della domanda citata nel testo della lettera nel seguente modo:
Applicazione: per 5 litri. in 2 copie.
Se la lettera ha un allegato non nominato nel testo, indicane il nome, il numero di fogli e il numero di copie; se ci sono più applicazioni, sono numerate, per esempio:
Appendice: 1. Contratto di locazione per 5 litri. in 2 copie.
2. Certificato di accettazione-trasferimento per 1 litro. in 2 copie.
Se le domande sono vincolate, il numero di fogli non è indicato.
Se alla lettera è allegato un altro documento, che ha anche un allegato, viene redatta una nota sulla presenza dell'allegato nel seguente modo:
Allegato: lettera del Ministero degli affari interni della Federazione Russa del 05.05.2007 N 02-6 / 172 e un'appendice, solo 3 fogli.
Se la domanda non viene inviata a tutti gli indirizzi indicati nel documento, viene emesso un segno sulla sua presenza nel seguente modo:
Applicazione: per 3 litri. in 5 copie. solo al primo indirizzo.
9. Firma
La "Firma" richiesta comprende: il nome della posizione della persona che ha firmato la lettera (completa, se la lettera non è emessa su carta intestata, e abbreviata - su una lettera emessa su carta intestata) e la trascrizione della firma ( iniziali, cognome), per esempio:
Quando si firma una lettera di più funzionari, le loro firme vengono poste una sotto l'altra nella sequenza corrispondente alla posizione ricoperta, per esempio:
Quando un documento è firmato da più persone di pari posizione, le loro firme sono poste allo stesso livello, per esempio:
10. Stampa
L'impronta del sigillo attesta l'autenticità della firma ufficiale su documenti attestanti i diritti delle persone, fissando fatti relativi FINANZIARIAMENTE, nonché su altri documenti, FORNENDO l'attestazione di firma autentica.
11. Esecutore
Il marchio dell'esecutore testamentario comprende le iniziali e il cognome dell'esecutore testamentario e il suo numero di telefono. Una nota sull'esecutore è posizionata sul fronte o sul retro dell'ultimo foglio del documento nell'angolo in basso a sinistra, per esempio:
Ciao di nuovo miei cari iscritti e ospiti del blog. Cosa ne pensi dei documenti ufficiali? Ti piace compilarli? Oserei presumere che la maggior parte di voi risponderà negativamente.
È chiaro che le lettere ufficiali sono documenti redatti utilizzando un determinato campione, a volte su un modulo speciale. Almeno una volta nella vita, ognuno di voi ha realizzato tali documenti. Può essere una nota esplicativa, una dichiarazione, una lettera di ringraziamento, una lettera di garanzia, un reclamo, ecc. Pertanto, hai familiarità con la procedura per l'emissione di tale messaggio.
l'obiettivo principale lettera commerciale - trasmettere informazioni in forma invariata al destinatario. Se stai scrivendo una lettera di ringraziamento, assicurati di indicare il motivo per cui questa o quella persona ti ha aiutato a risolvere. Non dimenticare di includere il suo cognome e le sue iniziali. Una lettera inviata nel vuoto non verrà mai letta, quindi non dimenticare di indicare gli indirizzi del destinatario, e idealmente del mittente.
Presta attenzione a come le lettere vengono inviate tramite mezzi E-mail:
Naturalmente, la sequenza delle azioni può essere modificata (prima compilare la riga dell'indirizzo, quindi creare una lettera), ma l'ultima azione sarà sempre l'invio. Sei d'accordo? Ora dimmi: "È possibile inviare un messaggio se non c'è un indirizzo email?". Naturalmente, no. Pertanto, assicurati di scoprire, ricordare, annotare i dati, grazie ai quali puoi contattare una persona importante per te in qualsiasi momento.
Ricordati di metterti nei panni del destinatario del tuo messaggio. Quindi puoi notare gli errori che hai commesso durante la creazione, correggere il messaggio stesso, eliminare parole che hanno un doppio significato e così via. Pensi che sia piacevole per il destinatario aprire la busta, stampare la lettera e vedere che questo messaggio è per lui personalmente. Come lo capisce? Molto semplicemente: qualsiasi lettera dovrebbe iniziare con un appello e un saluto (questo è ciò che consente al mittente di individuare il destinatario in se stesso).
Se per qualche motivo non sei riuscito a scoprire il nome e il cognome di una persona, sostituiscili con altri: signore, direttore, rispettato, ecc. In nessun caso queste parole devono essere abbreviate. In caso contrario, l'autore del messaggio rivela il suo malcontento, rabbia e altri tratti caratteriali negativi. Pertanto, non vale la pena parlare della predisposizione del destinatario alla comunicazione e alla percezione delle informazioni.
Dirò subito che anche io ricevo un mare di lettere di natura dubbia nella mia e-mail, quindi ne monitoro attentamente il contenuto. Quando apro una lettera che ricevo, provo a sfogliarla per misurarne l'importanza. Fai lo stesso? In attesa di un'e-mail speciale, puoi passare ore a studiare i messaggi ricevuti, quindi perché non imparare a scansionarli rapidamente?
Il messaggio inviato deve contenere un titolo (in formato elettronico è necessario indicare l'oggetto). Tale semplice formalità permette al destinatario di apprezzare l'importanza del messaggio. E se una cosa del genere è entrata nel centro di distribuzione di una grande organizzazione, può essere inviata tranquillamente, senza inutili problemi, al destinatario. Vuoi che il tuo messaggio raggiunga il destinatario il prima possibile?
Ora sai come fare in modo che la tua lettera raggiunga il destinatario nel più breve tempo possibile:
Tuttavia, queste non sono tutte le caratteristiche della creazione di lettere commerciali. Un ruolo molto importante è svolto da: lo stile di presentazione, il modo di presentare le informazioni, il design di tali documenti, ecc. Capiamo ulteriormente come fare in modo che il destinatario non invii la lettera nella cartella Spam negli spazi di posta elettronica e non getti il tuo messaggio nel cestino.
Primo cosa dovrebbe essere - un saluto e un appello al destinatario. Nota che sarebbe bello liberare il lettore. Per fare ciò, è sufficiente iniziare con i complimenti, notare il suo carico di lavoro e così via. Componi il tuo messaggio in modo tale che il destinatario sia d'accordo con ogni sua parola, perché in questo caso sarà abbastanza semplice portarlo a un accordo.
L'ultimo commento è forse il più importante. Questo vale per l'uso di parole, frasi ed espressioni ambigue. Il fatto è che il mittente non può entrare nella testa del destinatario e scoprire il livello della sua consapevolezza. Proprio per questo, prima di inviare un messaggio, è necessario leggerlo più volte e, se necessario, correggerlo rimuovendo il doppio significato delle affermazioni.
Le lettere ufficiali sono fatte su moduli speciali, che hanno già alcuni disegni. Nella parte superiore del modulo (angolo destro) è sempre presente un “tappo” contenente una serie completa di dati (cognome e iniziali del destinatario, indirizzo dell'azienda, numero di telefono, nome del reparto, stemma o simboli dell'azienda, ecc. ). Si prega di notare che più chiaramente tutte le colonne sono riempite, maggiore è la probabilità che il messaggio venga consegnato e letto.
Se ci sono più destinatari, i loro nomi devono essere elencati in ordine gerarchico da una posizione più alta ai subordinati. Questa è una regola che non dovrebbe essere infranta. Poiché è rimasto uno spazio in alto a sinistra, il mittente (le loro iniziali e la data) e il destinatario (lo stesso) sono contrassegnati lì.
Come sai, la lettera modello di business, piace saggio scolastico, deve avere 3 sezioni: introduzione, corpo principale e conclusione. Esatto, dopo aver letto la prima parte, il destinatario potrà concludere che questo messaggio è urgente, oppure puoi aspettare un po' per studiarlo. Si prega di notare che l'introduzione è scritta per la versione elettronica, come aggiunta all'applicazione. Pertanto, per comporne correttamente uno, sono necessari:
Un fattore importante nella presentazione del materiale è le modalità di presentazione, completezza e onestà nella presentazione delle informazioni (in nessun caso non ingannare il destinatario). Ricorda, durante la lettura del tuo ricorso, il destinatario deve presentare quanto descritto, quindi saranno necessari dettagli, ma non dimenticare di supportarli con ulteriori fatti, date, ecc.
Presta attenzione al discorso e allo stile di presentazione del materiale. Se si tratta di un documento ufficiale, la lettera è scritta stile aziendale. Vale la pena indovinare che il destinatario riceve molte di queste lettere e non avrà abbastanza tempo per conoscerle in dettaglio. Pertanto, il materiale dovrebbe essere presentato in modo sintetico, compatto, senza esagerazioni e colori inutili. Solo in questo caso puoi contare su una rapida risposta da parte del destinatario.
In conclusione, è necessario indicare il proprio desiderio (a volte con una richiesta), per riassumere alcuni di quanto sopra. Si scopre quella lettura questa parte lettera ufficiale, il destinatario dovrebbe vedere la tua proposta per uscire dalla situazione attuale (problema). Può solo essere d'accordo o scegliere la propria opzione.
La lettera ufficiale termina con una firma obbligatoria e la data di compilazione. Puoi notarlo esaminando diversi campioni di lettere ufficiali.
Prima di inviare assicurati di rileggere il documento compilato, verificare la corrispondenza dei dettagli, la correttezza del messaggio. Non dimenticare di valutare l'alfabetizzazione della presentazione, in quale carattere è stampato il testo (è comodo da leggere) e così via.
È tutto. Si scopre che scrivere un documento ufficiale non è così difficile. Per fare ciò è sufficiente prendere il modulo richiesto, ove siano già applicate determinate caratteristiche, compilarlo secondo le regole sopra descritte ed inviarlo al destinatario. In caso di domande, è possibile ottenere risposte pubblicandole nella sezione "commenti".
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Non ti saluto, ma dico: "Arrivederci". Sarò felice di rivedervi come lettori delle mie creazioni sul business dell'informazione. Spero che le mie recensioni ti ispirino a sfruttare e ti aiutino a ottenere informazioni utili.
Cordiali saluti, Elena Izotova.
