Jóváhagyva a vezetők, szakemberek és egyéb alkalmazottak álláshelyeinek képesítési jegyzéke. Az orosz munkaügyi minisztérium 1998. augusztus 21-i 37. számú rendelete a vezető titkári pozícióját műszaki előadónak minősíti.
A TITKÁR a vezető, a szerkezeti egység, a szervezet egésze tevékenységének dokumentált támogatásáért felelős ügyvezető asszisztens, önállóan, a vezető közvetlen irányítása nélkül, a hatáskörébe tartozó kérdésekben döntéseket hoz és ítéleteket hoz.
Titkárok Nemzetközi Szövetsége
Egy szakképzett titkár a vezető munkaidejének 30%-át felszabadítja, minden negyedik látogatónak ellátja a szükséges információkat, és önállóan megoldja a telefonos megkeresések felét.
De szakmai feladatokat a titkár funkcióit pedig nagymértékben meghatározza a szervezet iránya és sajátosságai, vállalati kultúrája, a vezető munkastílusa és néhány egyéb tényező.
A vezetői, szakdolgozói és egyéb munkavállalói munkakörök minősítési jegyzéke a titkárság alábbi dolgozóinak képesítési jellemzőit tartalmazza:
gépírók;
titkár-gépíró;
vezető titkára;
titkár-stenográfus;
adminisztrátor;
tudományos titkár.
A Kézikönyvben szereplő minden egyes képesítési jellemző a munkavállaló által ellátott funkciók tartalmát szabályozó normatív dokumentum.
A munkavállaló képesítési követelményeknek való megfelelése szükséges, de elégtelen állapot hatékony működését. A szervezet tevékenységi körétől függően annak vállalati kultúra, szervezeti struktúra, méret, vezetési stílus, a titkár funkcionális feladatainak listája eltérő lehet, és számukra hatékony végrehajtása nem csak a megfelelő szintre volt szükség szakmai ismeret hanem bizonyos készségek, képességek, üzleti és személyes tulajdonságok is.
Titkár egy kereskedelmi szervezetnél
A modern kereskedelmi struktúrákban a titkárok szakképzettsége szerint nincs egyértelmű felosztása, amint azt a Képesítési útmutató előírja, és a „titkár” kifejezést a különböző szintű titkárok vonatkozásában használják.
A titkári munkaerőpiacot ma olyan pozíciók képviselik, mint a telefonos titkár, a titkár-recepció; irodai titkár; titkár-referens; titkár-jegyző; irodavezető (adminisztrátor); titkár-fordító; a vezető asszisztense (személyi titkára); a titkárság vezetője.
Fontolja meg a fő hivatalos feladatokatés az e munkavállalói kategóriákra vonatkozó követelmények.
Titkárnő telefonon. A legfontosabb feladatok közé tartozik a válaszadás telefonhívások, továbbítja őket, faxokat fogad. A telefonos titkárnak ismernie kell az alapvető magatartási szabályokat telefonbeszélgetések tudjon jól beszélni és tudjon irodai berendezéseket használni. További követelmény a kellemes hang megléte.
NÁL NÉL külföldi cégekés a külföldi ügyfelekkel dolgozó orosz cégeknél a munka jellegéhez hasonló pozíciót titkári fogadásnak nevezhetjük. Feladatai közé tartozik a telefonálás mellett az ügyfelekkel való találkozás, a tárgyalások szervezése. Az állásra jelentkezőkkel szemben az egyik fő követelmény az idegen nyelv jó társalgási szintű ismerete.
A vezető (iroda) titkára meglehetősen jelentős feladatokat lát el: telefonhívások fogadása, ügyfelekkel való találkozás, irodai munka lebonyolítása, az iroda papír- és fogyóeszközök ellátása. A vezető titkárnak ismernie kell a vezetés okmányos támogatásának rendszerét, Üzleti etikett tudjon számítógépet használni, számítógépes programokés internetes források.
Az asszisztens titkár feladatai közé tartozik a fent felsoroltakon túl a vezetői munkaidő tervezése, az értekezletek előkészítése és szervezése, valamint a felelős megbízások teljesítése. E tekintetben az asszisztens titkárnak jól ismernie kell a cég és a vezetői csoport tevékenységi körét, tudnia kell az információs és jogrendszerekkel dolgozni.
NÁL NÉL nagy cégek gyakran bevezetik az irodavezetői (adminisztrátor) munkakört, akinek feladatai közé tartozik az irodai élet biztosításával kapcsolatos valamennyi kérdés megoldása (írószer beszerzés, ill. Kellékek, helyiségek takarításának megszervezése), futárok és titkárok irányítása, munkarend betartásának ellenőrzése stb. Egy irodavezetőnek ismernie kell a marketing, menedzsment, termelésszervezés alapjait, tudnia kell megszervezni az iroda munkáját, prezentációkat, tárgyalásokat készíteni. A jó szervezőkészség elengedhetetlen.
Az aktív külgazdasági tevékenységet folytató társaságokban titkár-fordító munkakört látnak el. A szakembertől az idegen nyelv folyékony ismerete mellett a speciális terminológia ismerete, tárgyalókészség, a tolmácsolás és írástechnika elsajátítása, valamint a vezető üzleti utakon való elkísérése szükséges. Az üzleti etikett ismerete előfeltétel.
A vezető asszisztense (személyi titkára) ellenőrzi az utasítások, döntések végrehajtását, a belső szabályzatok betartását. munkarend, segíti a vezetőt a konstruktív döntések meghozatalában, megbeszéléseket, tárgyalásokat szervez, elvégzi a vezetői munkanap tervezését és megszervezését. A menedzser asszisztensnek rendelkeznie kell gazdálkodási, dokumentációkezelési ismeretekkel, ismernie kell a munkaszervezési, gazdasági és technológiai alapokat. További követelmények a vezetővel való pszichológiai kompatibilitás, az etikett szabályainak ismerete.
A titkárságvezetői beosztást rendszerint olyan nagyvállalatoknál vezetik be, ahol legalább 5-8 fős titkári létszámmal rendelkeznek. A fő munkaköri feladatok a titkárok elhelyezése, szervezése, munkájának koordinálása, tevékenységük ellenőrzése. Egyes cégeknél a titkárságvezetői feladatok részben egyesülnek az ügyintézői (irodavezetői) funkcióval.
NÁL NÉL utóbbi évek az új gazdasági és társadalmi realitásokkal összefüggésben kezdtek kialakulni a titkárságra vonatkozó integrált követelmények. Valójában sok munkáltató kezdi a nemzetközi szakmai standardok követelményeit támasztani a munkavállalókkal szemben. A szakmai szabványok alapja Európában és az USA-ban az ISO-9000 szabvány - ez a minőségirányítási rendszerekre épül, melynek középpontjában egy okleveles alkalmazott áll.
A névjegyzékben szereplő minden képesítési jellemző a munkavállaló által ellátott funkciók tartalmát szabályozó szabályozó dokumentum.
A modern kereskedelmi struktúrákban a titkárok képzettsége szerint nincs egyértelmű felosztása, ahogy azt a képesítési útmutató előírja, és a „titkár” kifejezést a különböző szintű titkárok vonatkozásában használják.
A titkárok munkaerőpiacát ma olyan pozíciók képviselik, mint telefonos titkár‚ recepciós titkár‚ irodai titkár‚ asszisztens‚ titkárnő‚ irodavezető‚ titkárnő fordító‚ asszisztens‚ titkárságvezető.
A titkár tevékenységének jogi szabályozása munkaköri leírások segítségével történik. Munkaköri leírás titkárt állítanak össze annak érdekében, hogy a munkavállaló szakmai jogainak és kötelezettségeinek teljes körét lefedje. Meghatározza jogait és kötelességeit, valamint a munkavégzés elmulasztásáért vagy nem megfelelő ellátásáért való felelősséget.
A titkár munkaköri leírásának értéke igen magas. Mindenekelőtt a munkaügyi jogszabályok megsértésének elkerülése és a feladatok meghatározása érdekében szükséges meghatározott alkalmazott, hiszen tartalmazza a titkárral szemben támasztott alapkövetelményeket a speciális ismeretek, jogismeret, bizonyos módszerek és eszközök tekintetében, amelyeket a titkárnak alkalmaznia kell tudnia feladatai ellátása során.
A titkár munkaköri leírásának meghatározott formája van. Ugyanakkor a kidolgozásakor a munkáltatónak támaszkodnia kell a szervezet szerkezeti egységére vonatkozó rendelkezésre. A munkaköri leírás és a szerkezeti egységre vonatkozó szabályzat egymással összefüggő, egymást kiegészítő dokumentumok. Ez a kapcsolat nyomon követhető abban, hogy az egyes titkárok feladatai magának a szervezet szerkezeti egységének feladataiból és funkcióiból fakadnak.
A munkaköri leírás közös nyomtatványon készül. A titkár munkaköri leírásának szövege a következő részeket tartalmazza:
1) "Általános rendelkezések";
2) „Funkciók”;
3) „Felelősségek”;
4) „Jogok”;
5) „Felelősség”.
Azt is meg kell jegyezni, hogy a hatékony csapatmunka fej és titkár csak akkor lehetséges, ha teljes kölcsönös bizalom van köztük. Ez a bizalom a nézetek egységén, a munka céljainak és célkitűzéseinek közös értelmezésén, az ügy iránti elkötelezettségen, a szervezet munkájában való magas hatékonyság elérésének vágyán alapul, szakképzés, a titkár szorgalma és megbízhatósága, a vezető egyéni munkastílusának elsajátítása, gondolatai menetének és az ítéletek logikájának megértésének és előrejelzésének képessége, kölcsönös tisztelet.
Is fontos tényezők A személyi titkár munkájának sikere az emberekkel való viselkedés és a vezető tekintélyét növelő benyomás keltésének képessége. A titkárnak fontos láncszemnek kell lennie vezetőjének kapcsolatrendszerében, biztosítva a hatékony kommunikációt és a szükséges intézkedések időben történő elfogadását. A titkár a vezetőjének személyes képviselője, e kulcsszerep betöltése megköveteli, hogy kedvező benyomást keltsen a szervezet alkalmazottaiban és más cégek képviselőiben. Az ügyvezető titkár szerepe az Európai Szakmai Titkárok Szövetsége tájékoztatójában meghatározottak szerint, hogy ismerje vezetőjének tevékenységének lényegét, és e munka jelentős részét el tudja vállalni.
I. Általános rendelkezések
1. A vezető titkár a műszaki végrehajtók kategóriába tartozik.
2. Vezetői titkári munkakörbe azt a személyt nevezik ki, aki felsőfokú szakmai végzettséggel nem rendelkezik munkatapasztalat vagy középfokú szakirányú végzettséggel és legalább 2 éves szakirányú szakmai gyakorlattal rendelkezik.
3. A titkári posztra történő kinevezés és az abból való felmentés a vállalkozás igazgatójának előterjesztéssel történő utasítására történik.
4. A vezető titkárnak tudnia kell:
4.1. A vállalkozás tevékenységével kapcsolatos felsőbb és egyéb szervek rendeletei, rendeletei, parancsai, egyéb irányító és szabályozó dokumentumai.
4.2. Iratvezetésre vonatkozó szabályzatok, utasítások, egyéb szabályozó dokumentumok.
4.3. A vállalkozás és részlegeinek felépítése, irányítása.
4.4. Üzleti szervezet.
4.5. A dokumentumok nyilvántartásának és feldolgozásának módjai.
4.6. Levéltári üzlet.
4.7. Gépelt.
4.8. A vételi és kommunikációs eszközök használatának szabályai.
4.9. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszerének szabványai.
4.10. Gépelési szabályok üzleti levelek segítségével szabványos nyomtatványok.
4.11. Az etika és esztétika alapjai.
4.12. Szabályok üzleti kommunikáció.
4.13. A számítástechnika működésének szabályai.
A titkárnak joga van:
1. Ismerje meg a vállalkozás vezetésének a tevékenységére vonatkozó határozattervezeteit.
2. Javaslatot tenni a jelen utasításban előírt feladatkörrel kapcsolatos munka javítására.
3. Feladataik ellátása során feltárt hiányosságokról a közvetlen felettesnek kötelessége keretein belül beszámolni, azok megszüntetésére javaslatot tenni.
4. A feladatainak ellátásához szükséges információkat, dokumentumokat személyesen vagy a vállalkozás vezetősége nevében a vállalkozás részlegeitől és más szakemberektől kérni.
5. Megkövetelni a vállalkozás vezetésétől, hogy segítse feladataik és jogaik teljesítését.
IV. Egy felelősség
A titkár felelős:
1. A jelen munkaköri leírásban előírt hivatalos feladataik nem megfelelő ellátásáért vagy elmulasztásáért - az Orosz Föderáció hatályos munkaügyi jogszabályai által meghatározott mértékben.
2. A tevékenységük végzése során elkövetett szabálysértésekért - a mindenkori közigazgatási, büntető-, ill. polgári jog Orosz Föderáció.
3. Anyagi kár okozása miatt - az Orosz Föderáció hatályos munkaügyi és polgári jogszabályai által meghatározott határokon belül.
|
Strukturális egység vezetője | ||||||
|
(aláírás) |
(vezetéknév, kezdőbetűk) |
|||||
|
EGYETÉRT: | ||||||
|
A jogi osztály vezetője | ||||||
|
(aláírás) |
(vezetéknév, kezdőbetűk) | |||||
|
Ismerkedtek az utasításokkal: | ||||||
|
(aláírás) |
(vezetéknév, kezdőbetűk) |
|||||
A titkárok új minősítési jellemzői
főtitkár
Munkaköri kötelezettségek.
Végzi a vállalkozás vezetőjének adminisztratív és adminisztratív tevékenységének szervezési és technikai támogatását.
A bejövő levelezést a vezető megfontolására fogadja, a szerint továbbítja döntés strukturális részlegekhez vagy konkrét előadókhoz a munka vagy a válaszok elkészítése során történő felhasználás céljából.
Irodai munkát végez, különféle műveleteket végez az információgyűjtésre, -feldolgozásra és -megjelenítésre szolgáló számítástechnika segítségével az előkészítés és a döntéshozatal során.
Elfogadja az iratokat, személyes nyilatkozatokat a vállalkozás vezetőjének aláírására.
Elkészíti a vezető munkájához szükséges dokumentumokat, anyagokat.
Figyelemmel kíséri a kivitelezésre beérkezett dokumentumok strukturális részlegek és konkrét végrehajtók általi időben történő átgondolását és benyújtását.
Ellenőrzi a vezetőnek aláírásra benyújtott, elkészített irattervezetek helyességét, gondoskodik azok minőségi szerkesztéséről.
Megszervezi a vezető telefonbeszélgetéseinek lebonyolítását, a távollétében kapott információkat rögzíti és annak tartalmát tudomására hozza, vevő- és kaputelefonon (telefax, telex stb.), valamint telefonüzeneteken keresztül információt továbbít és fogad, a kommunikációs csatornákon keresztül kapott információkat időben figyelmébe ajánlja.
A vezető megbízásából leveleket, kéréseket, egyéb dokumentumokat készít, válaszokat készít a levelek íróinak.
Ellátja a vezető által tartott értekezletek, értekezletek előkészítő munkáját (a szükséges anyagok összegyűjtése, a résztvevők értesítése az ülés idejéről és helyéről, napirendről, regisztrációjukról), az ülésekről, ülésekről jegyzőkönyvet vezet, jegyzőkönyvet készít.
Ellenőrzi a kiadott parancsok és utasítások a vállalkozás alkalmazottai általi végrehajtását, valamint az ellenőrzés alá vont vállalkozás vezetőjének utasításai és utasításai végrehajtására vonatkozó határidők betartását. Vezérlő- és regisztrációs fájlt tart fenn.
Biztosítja munkahely fejét a szükséges szervezéstechnikai eszközökkel, írószerrel, hatékony munkáját elősegítő feltételeket teremt.
A vezető utasítására kinyomtatja a munkájához szükséges irodai anyagokat, vagy az aktuális információkat beviszi az adatbankba.
Megszervezi a látogatók fogadását, hozzájárul a munkatársak kérésének, javaslatainak gyors elbírálásához.
A jóváhagyott nómenklatúra szerint ügyeket formál, gondoskodik azok biztonságáról és kellő időben benyújtja az irattárba.
Személyes fénymásolóra másolja a dokumentumokat.
Muszáj tudni:
a vállalkozás tevékenységével és nyilvántartásával kapcsolatos határozatok, utasítások, utasítások és egyéb útmutató anyagok, szabályozó dokumentumok;
a vállalkozás és részlegeinek felépítése és irányítása;
irodai munka szervezése;
a dokumentumok nyilvántartásának és feldolgozásának módjai;
archív üzlet;
gépelt;
vevő és kaputelefon használatának szabályai;
a szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszerének szabványai;
az üzleti levelek szabványos nyomtatványokkal történő nyomtatásának szabályai;
az etika és esztétika alapjai;
üzleti kommunikációs szabályok;
a munkaszervezés és irányítás alapjai;
a számítástechnika működésének szabályai;
közigazgatási jog és munkajog alapjai;
belső munkaügyi szabályzat;
munkavédelmi szabályokat és előírásokat.
Képesítési követelmények.
Felsőfokú szakképzés munkatapasztalat vagy középfokú szakképzettség megszerzése nélkül, és legalább 2 éves szakirányú munkatapasztalat.” Amint az a fenti képesítési jellemzőkből is látszik, a vezető titkárral szemben meglehetősen magas követelményeket támasztanak mind tudással, készségekkel, mind az általa végzett munkakörrel szemben. Ez feltételezi a számítástechnika folyékony ismereteit, a dokumentumvezető megbízásából végzett független összeállítást, a beérkezett dokumentumtervezetek szerkesztését, a végrehajtás ellenőrzését stb. kreatív típusok dolgozik, előre meghatározza a felsőfokú szakmai végzettség szükségességét, de a középfokú szakképzés is megengedett, ha van munkatapasztalat. A felsőfokú szakképzést ma a 061300 „A menedzsment dokumentációja és dokumentációs támogatása”, a középfokú szakképzést pedig a 0611 „Dokumentáció és archiválás” szakterület biztosítja. Ma már meglehetősen sok oktatási intézmény képez ezeken a szakokon, különösen a középfokú szakképzésben. A titkár-gépíró és titkár-stenográfus képesítési jellemzői az új kiadásban csak kisebb szerkesztési és stilisztikai változtatásokat tartalmaznak. A feladatokhoz hozzáadódik a dokumentumok sokszorosításra való előkészítése sokszorosító berendezésen, valamint dokumentumok személyes fénymásolóra másolása. Mivel a titkár-gépíró és a titkár-stenográfus képesítési jellemzői hasonlóak, és tekintettel arra, hogy a Sekretarskoe delo folyóirat 1999. évi első száma már tartalmazta a titkár-gépíró munkaköri leírását, az új kiadásban a képesítést idézzük. titkár-stenográfus jellemzői. Ez lehetővé teszi nemcsak a régi és az új kiadások összehasonlítását, hanem a két munkavállalói kategória követelményeit is.
1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1.1. Ez a munkaköri leírás határozza meg funkcionális felelősségek, A titkár jogai és kötelezettségei 1.2. A titkár kinevezése és felmentése a mindenkori munkaügyi jogszabályokban megállapított eljárási rend szerint a szervezet főigazgatójának rendeletével történik. 1.3. A titkár közvetlenül a titkársági szolgálat vezetőjének számol be. 1.4. A titkár a szakemberek kategóriájába tartozik. 1.5. A titkár fő feladatai a szervezet gazdálkodási tevékenységének szervezési és dokumentálási támogatása. 1.6. A titkár távollétében (betegség, szabadság stb.) feladatait a Titkársági Szolgálat vezetőjének javaslatára a szervezetvezető megbízásából kinevezett személy látja el. Ennek a személynek a titkári posztra való kinevezése óta ez a személy megszerzi a megfelelő jogokat, és felelős a rábízott feladatok megfelelő ellátásáért. 1.7. Tevékenysége során a titkárt a következők irányítják: - az Orosz Föderáció jogalkotási aktusai; -a szervezet tevékenységét szabályozó normatív dokumentumok; - a szervezet funkcionális felosztására vonatkozó előírások; - a szervezet vezetésének utasításait (utasításait); - szabályozási tananyagok az irodai munka megszervezéséről; - dokumentumkezelési szabályzat; - a Titkársági Szolgálat szabályzata; - ezt a munkaköri leírást. 1.8. A titkári munkakörbe felső- vagy középfokú szakirányú végzettséggel és legalább 1 éves munkatapasztalattal rendelkező, illetve szakmai gyakorlattal nem rendelkező személyeket neveznek ki, de titkári képzésen vesznek részt. 1.9. A titkárnak jártasnak kell lennie az alábbi kérdésekben: - a dokumentumokkal való munka megszervezése, dokumentáció összeállítása; - a vezetői munka megszervezése; - számítástechnika és szervezési technika alkalmazása; - munkakultúra és munkaetika; - Munkahelyi egészség, biztonság és tűzvédelem. A titkárnak ismernie kell továbbá: - az aktuális határozatokat, utasításokat, utasításokat, egyéb irányadó és szabályozó dokumentumokat, - szabályzatokat, utasításokat, iratvezetésre vonatkozó egyéb szabályozó dokumentumokat; - a szervezet felépítése és vezetése; - irodai munka szervezése; - a dokumentumok nyilvántartásának és feldolgozásának módjai; - archiválás; - gépirat; - a vételi és kommunikációs eszközök használatának szabályai; - a szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszerének szabványai; - az üzleti levelek szabványos nyomtatványokkal történő nyomtatására vonatkozó szabályok; - az etika és esztétika alapjai; - az üzleti kommunikáció szabályai; - a számítástechnika működésének szabályai; - belső munkaügyi szabályzat. 2. FUNKCIÓK A titkár a következő feladatokat látja el: 2.1. Információ és referencia szolgáltatás a szervezet dokumentumai szerint. 2.2. Az irodai munka megszervezésének módszertani irányítása és ellenőrzése a szervezet osztályaiban, osztályaiban, szolgáltatásaiban. 2.3. A tanácsadó testületek tevékenységének dokumentálása (konferenciák, munkacsoportok, értekezletek) 2.4. A szervezet vezetésének operatív és szervezési karbantartása.2.5. Beérkezett, kiküldött és belső szervezeti és adminisztratív regisztráció
dokumentumokat.
2.6. Bejövő, kimenő és belső dokumentumok teljesítésének figyelemmel kísérése.
2.7. A végrehajtói fegyelem állapotának elemzése a dokumentumkezelésben és az azt javító intézkedések kidolgozása.
2.8. A szervezet dokumentumáramlásának mennyiségének elszámolása.
2.9. Kimenő dokumentumok elkészítése, kiszállítása.
2.10. Bejövő és belső dokumentumok elkészítése.
2.11. Ügyek kialakítása a szervezet vonatkozó szabályozó dokumentumaiban előírt módon.
3. MUNKAKÖTELEZETTSÉGEK A titkárnak:3.1. A szervezeti és adminisztratív dokumentumok nyilvántartásának fenntartása a kialakított regisztrációs űrlapok segítségével.
3.2. Átvételt, könyvelést, nyilvántartást, a dokumentumok lebonyolításának ellenőrzését, információs és referenciaszolgáltatást, okirati információk tárolását nyújtja. 3.3. Ellenőrizni az előkészítés minőségét, a Szervezet vezetőségének aláírásra benyújtott dokumentumok elkészítésének, egyeztetésének, jóváhagyásának helyességét. 3.4. Figyelemmel kíséri a dokumentumok és a vezetői utasítások végrehajtását, haladéktalanul tegyen intézkedéseket azok időbeni és minőségi végrehajtására. 3.5. Elvégezni az előkészítés, a döntéshozatal megszervezését és a közvetlen végrehajtókhoz való eljuttatását. A vezetőségnek átadott referenciák, beszámolók elemzése, ezekre vonatkozó következtetések letétele, hatáskörén belül. 3.6. Operatív kommunikáció lebonyolítása harmadik fél szervezetekkel (kereskedelmi és kormányzati) és egyéni állampolgárokkal a szervezet aktuális tevékenységeiről (telefon, fax stb.). 3.7. Látogatók fogadása. 3.8. Gépelést és fénymásolást biztosít. 3.9. Használja a (dekódolandó) RS-t a vállalat dokumentációs támogatásának automatizálására. 3.10. Végezze el a vezetés által kijelölt konkrét feladatokat. 4. JOGOK A Titkárnak joga van: 4.1. Kérje a funkcionális szolgálatoktól a szükséges anyagokat, valamint a feladatok elvégzésének késedelmének okainak magyarázatát és a vezetőség utasításait. 4.2. Tekintse át a dokumentumokat, és küldje el végrehajtásra a szervezet vezetőinek és szakembereinek. 4.3. Kövesse az előadóművészeket, hogy véglegesítsék az elkészítési és végrehajtási szabályokat megsértve készített dokumentumokat. 4.4. A gazdálkodási tevékenység dokumentumainak jóváhagyása a hatáskörében. 4.5. Javaslatok benyújtása vezetői megfontolásra a vállalkozás dokumentációs támogatottságának javítására, az elektronikus technológia alkalmazásán alapuló vezetői munka formáinak és módszereinek fejlesztésére. 4.6. Dolgozzon a „Bizalmas” megjelölésű dokumentumokkal. 4.7. Hozz döntéseket a saját hatáskörödön belül. 4.8. Kapcsolattartás a szervezet részlegeivel, részlegeivel, szolgálataival (vezetőkkel, alkalmazottakkal) a dokumentumok végrehajtásának ellenőrzése és a szervezet vezetése számára szükséges információk biztosítása terén. 5. FELELŐSSÉG A titkár felelős: 5.1. A vállalkozás vezetőségének aláírásra benyújtott dokumentumok minősége. 5.2. Gondatlan, hanyag hozzáállás a dokumentumok nyilvántartásához és karbantartásához. 5.3. A dokumentáció biztonsága. 5.4. A hozzáférési feltételek betartására vonatkozó követelmények megsértéséért, bizalmas információkat tartalmazó dokumentumok felhasználásáért. 5.5 A "Bizalmas" címkével ellátott információk nyilvánosságra hozatalára. 5.6. Az ebben az utasításban előírt hivatali feladatok nem teljesítéséért, homályos és idő előtti teljesítéséért. 5.5. A dokumentumok tervezésével és sokszorosításával kapcsolatos munka gyenge teljesítménye.
5.6. A szervezet vezetésének utasításainak, utasításainak be nem tartása.
5.7. A munka- és termelési fegyelem be nem tartása.
6. KAPCSOLATOK, KAPCSOLATOK
A titkár a szervezet összes alkalmazottjával, osztályvezetőjével, osztályvezetőjével és szolgálatával kapcsolatba lép a vezetési tevékenységek dokumentált támogatásának kérdéseiben.
A titkárt hívják hűséges segédnek és jobb kéz főnök, és nem hiába, mert a vezető titkár feladatai közé tartozik a hatékony vezetői és adminisztratív tevékenység biztosítása. A vezető titkára üzleti papírok, dokumentumok elkészítésével, lebonyolításával foglalkozik, segíti a főnököt az üzleti életben, számos szervezési kérdést megold.
A titkárhelyettes pozíciója is reprezentatívnak tekinthető, hiszen ő a cég arca - vendégekkel találkozik, hívásokra, levelekre válaszol. Az ilyen munka nagy nyugalmat, kommunikációt és szervezést igényel. Emiatt a titkári szakma nagy kilátásokkal kecsegtethet - a jövőben egy szakemberből lehet irodavezető, majd valamelyik igazgató vagy felsővezető.
Az ügyvezető titkári pozíciót szinte minden olyan cégben megkövetelik, amelyik rendelkezik irodával az ügyfelek és a látogatók számára. Ez lehet nagyvállalat és kisvállalkozás is.
Az idő múlásával a titkár jogköre jelentősen bővült, és mára a legkülönfélébb feladatokat látja el. Szükség volt tehát szűk szakterületű szakemberekre, aminek eredményeként megjelent a titkár-referens, ügyintéző, titkár-fordító, irodavezető szakma.
A helyettes titkár feladatai közé tartozik:
Néha a vezető titkár feladatai közé tartozik az angol nyelvű levelezés is.
A titkár-referenssel szemben támasztott követelmények a következők:
A titkári pozíció betöltéséhez a következő készségekre is szükség van:
Folytatás minta
Hogyan legyek titkárnő? Bármelyiknek tulajdonosa lehet felsőoktatás aki elvégezte a segédtitkári tanfolyamokat vagy közvetlenül a munkahelyén kapott képzést. A munkáltatók általában nem támasztanak különleges követelményeket a pályázó szakterületével szemben, hanem arra koncentrálnak, hogy a jelentkező rendelkezzen a szükséges személyiségi adottságokkal, és képes legyen a feladatok megfelelő szintű ellátására.
A titkár fizetése eltérő lehet - 15-45 ezer rubel. A jövedelem a munkavállaló feladatainak körétől és attól a régiótól függ, ahol dolgozik. Az asszisztens titkár átlagos fizetése 30 ezer rubel.
Vissza a Vezetői felelősséghez
A titkár az alábbi feladatokat látja el:
- Ellátja a vezető adminisztratív és adminisztratív tevékenységének szervezési és technikai támogatását.
- A vezetőhöz beérkezett leveleket megfontolásra átveszi, a meghozott döntésnek megfelelően strukturális részlegekhez vagy meghatározott vállalkozóhoz továbbítja a munkavégzés vagy a válaszok elkészítése során.
- Vezető aláírására dokumentumokat, személyes nyilatkozatokat elfogad.
- Telefonhívásokat fogad, hivatalos információkat rögzít és továbbít a vezetőnek, megszervezi a vezető telefonbeszélgetéseit.
- A vezető megbízásából leveleket, kéréseket és egyéb dokumentumokat készít.
- Ellátja a vezető által tartott értekezletek, értekezletek előkészítő munkáját (a szükséges anyagok összegyűjtése, a résztvevők értesítése az ülés idejéről és helyéről, napirendről, regisztrációjukról), az ülésekről, ülésekről jegyzőkönyvet vezet, jegyzőkönyvet készít.
— Ellenőrzi a kiadott utasítások és megbízások a vállalkozás alkalmazottai általi végrehajtását, valamint az irányítás alá vett vezetői utasítások és utasítások végrehajtására vonatkozó határidők betartását.
– Ellátja a vezető munkahelyét a szükséges szervezéstechnikai eszközökkel, írószerekkel, megteremti a vezető eredményes munkáját elősegítő feltételeket.
- Megszervezi a látogatók fogadását, hozzájárul a munkatársak kérésének, javaslatainak gyors elbírálásához.
– A jóváhagyott nómenklatúra szerint ügyeket alakít ki, gondoskodik azok biztonságáról és a megállapított határidőn belül az irattárba terjeszti.
— Szervezi a vezető üzleti útjait: repülő- és vasúti jegyeket rendel, szállodákat foglal.
- Közvetlen felettesének külön hatósági megbízásait látja el.
A titkárnak joga van:
- A feladatok megoldásához szükséges mértékben információt kapni, ideértve a bizalmas adatokat is.
— Javaslatok benyújtása a vezetőségnek munkájuk és a társaság munkájának javítására.
- Személyesen vagy a vezető nevében a vállalkozás részlegeitől és más szakemberektől kérheti a feladatai ellátásához szükséges információkat, dokumentumokat.
— Megkövetelni a vezetéstől, hogy teremtse meg a hatósági feladatok ellátásához szükséges normális feltételeket, valamint a társaság tevékenysége során keletkezett valamennyi dokumentum biztonságát.
- Döntéseket hozzanak hatáskörükön belül.
A titkár felelős:
— Feladataik elmulasztásáért és/vagy idő előtti, hanyagságból történő teljesítéséért.
— A hatályos utasítások, utasítások, valamint az üzleti titkok és bizalmas információk megőrzésére vonatkozó utasítások be nem tartásáért.
- a belső munkaügyi szabályzat megsértéséért, munkafegyelem, biztonsági előírások és tűzbiztonság.
Az igazgató feladatai
Volt igazgató
Külső vezérlés
operatív irányítás
Vezérlő rendszer
Vissza | | Fel
©2009-2018 Pénzügyi Menedzsment Központ. Minden jog fenntartva. Anyagok kiadása
az oldalra mutató hivatkozás kötelező feltüntetésével engedélyezett.
Hogy a titkárnak mit kell tudnia és tudnia kell, azt a képesítési profil tartalmazza.
Minősítési jellemző- ez egy szabályozó dokumentum, amely meghatározza, hogy ennek vagy annak a munkavállalónak mit kell tennie a munkahelyén, mit kell tudnia és képesnek kell lennie ehhez, és milyen szintű képzést kell nyújtania.
Munkaköri kötelezettségek (a titkárnak képesnek kell lennie) Technikai feladatok ellátása a vállalkozás (vagy részleg) vezetőjének munkájának biztosítására és kiszolgálására, segít a vezető munkanapjának megtervezésében. Kapja meg a vezető számára szükséges információkat az osztályoktól vagy az előadóktól, hívja fel az alkalmazottakat a nevében. A vezetővel telefonbeszélgetést szervezni, telefonüzeneteket fogadni és továbbítani, távollétében a kapott üzeneteket rögzíteni, azok tartalmát a vezető tudomására hozni. Szervezzen utazásokat és üzleti utakat a fej. Elvégzi a vezető által tartott értekezletek, értekezletek előkészítő munkáját (a szükséges anyagok összegyűjtése, a résztvevők értesítése az ülés, ülés időpontjáról, helyéről, napirendjéről, nyilvántartásba vétele), jegyzőkönyv vezetése, készítése. Biztosítsa a vezető munkahelyét írószerrel, szervezési eszközökkel, teremtse meg az eredményes munkáját elősegítő feltételeket. Információk továbbítása és fogadása kaputelefonon keresztül, gyors nyomtatás a menedzser utasítása szerint különféle anyagok. A dokumentációs munkát lefolytatni, a vezetőnek címzett levelezést elfogadni, a vállalkozásnál elfogadott eljárás szerint megszervezni, és megfontolás után átadni az osztályvezetőknek vagy konkrét előadóknak munkájuk során történő felhasználásra vagy válasz elkészítésére. Információs szolgáltatásokat nyújt a vezető és az alkalmazottak számára (szóbeli, dokumentumfilm, sajtóbeszámolók írása, érdekes cikkek másolata). Tartsa be az állampolgárok személyes nyilatkozataira vonatkozó vezetői utasítások teljesítésének határidejét. A látogatók fogadásának megszervezése, tapintat és odafigyelés mellett, hozzájáruljon az alkalmazottak kérésének, javaslatainak gyors elbírálásához, ügyeket formáljon a jóváhagyott ügynómenklatúra szerint, gondoskodjon biztonságukról és időben benyújtsa az archívumnak. . Adatbázisok létrehozása és használata (beleértve az internetes információkat is).
A titkárnak tudnia kell: a vállalat tevékenysége és a munkavállalók feladatai és kompetenciái; a dokumentáció támogatására vonatkozó rendelkezések és utasítások; gépelt; munka személyi számítógépen, modern számítógépes szerkesztők (Word, Excel stb.); helyesírási és írásjelek szabályai; az anyag elrendezésének sorrendje különféle dokumentumok nyomtatása során; az irodai berendezések (fax, mini-ATS, fénymásoló, hangrögzítő, magnó) üzemeltetésének szabályai; vevő és kaputelefon használatának szabályai; a szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszerének szabványai; belső munkaügyi szabályzat; a titkári munka tudományos megszervezésének alapjai; az emberek pszichológiája és a hatékony kommunikáció törvényei; irodai etikett; munkavédelmi szabályok és normák, biztonsági intézkedések, ipari higiénia és tűzvédelem; az ügyfelek és partnerek idegen nyelve; Munka Törvénykönyve RF.
A vállalkozásoknál (cégeknél) a képesítési jellemzők kialakítására és pontosítására munkaköri leírásokat dolgoznak ki.
Munkaköri leírás - a fő szervezeti és jogi dokumentum, amely szabályozza a titkár tevékenységét, meghatározza jogait, a szervezetben betöltött pozícióját, a munka jellegét. A titkár erre a dokumentumra támaszkodik az alkalmazottakkal való kapcsolatában. Ami a munkaköri leírásban van írva, akkor megkérdezik, hogy milyen jogok vannak benne, a titkárnőnek megvan.
A titkár munkaköri leírása egyedi dokumentum, hiszen a titkári munkakörnek sok fokozata van. Egy kis szervezetben (vagy cégben) egy titkár (titkár-referens) lesz. Nagyobb szervezeteknél a vezetőnek és helyetteseinek minden szervezeti egységben titkára lehet. Vannak elnökségi titkárok, tudományos tanácsok tudományos titkárai stb. Mindegyik titkár mindig a szervezet tevékenységi köre és sajátosságai, a vezető követelményei és a titkár iránti bizalma alapján alakítja ki feladatait és jogait. , különféle kombinációi kreatív, logikai és technikai típusok művek. Ugyanakkor létezik egy tipikus irányítási műveletsor az okmányos és nem okmányos szolgáltatásokhoz, amelyeket minden titkár végez. Emellett a titkár munkaköri leírásának összeállításának sajátossága és összetettsége tevékenységének sokoldalúságából adódik. Ezért a titkár (titkár-referens) munkaköri leírásának egyetlen szabványáról sem lehet beszélni.
Mindazonáltal, mint minden munkaköri leírásra, erre is vonatkozik Általános követelmények. Először is, van egy már kialakult egységes szerkezete a szövegnek, nevezetesen a szakaszok:
1. Általános rendelkezések;
2) funkciók;
3) hivatali feladatok;
5) felelősség;
6) kapcsolatok;
7) pozíciók szerinti kommunikáció.
Egy "Munkaértékelés" rovattal egészülhet ki, és az elmúlt években egyre több "Munkaszervezés (napi ütemterv)" rovat jelent meg.
Az „Általános rendelkezések” rovat tartalmazza a beosztás pontos megnevezését a létszámtáblázatnak megfelelően, az irányítási rendszerben elfoglalt helyet, azaz a szerkezeti egység és beosztottság megnevezését, a kinevezési és felmentési rendet, valamint a helyettesítés rendjét. A DOW szolgáltatással rendelkező nagy szervezetekben a titkár kettős alárendeltséggel rendelkezik - közvetlenül a feje és a DOW szolgáltatás vezetője. A titkárokat a vezető utasítására nevezik ki és bocsátják el (nagy szervezetben - a DOW szolgálat vezetőjének javaslatára).
Ugyanebben a részben a szakmai felkészültség és a munkatapasztalat követelményei is feltüntetésre kerülnek. Mára a titkárhoz való hozzáállás és a vele szemben támasztott követelmények drámaian megváltoztak. Cégek felső- vagy középfokú szakirányú végzettséggel rendelkező, idegen nyelvet tudó, számítógépben folyékonyan tudó titkárnőt keresnek. Egyre inkább a titkárnak, akárcsak külföldön, nem egyet, hanem kettőt vagy többet is tudnia kell idegen nyelvek, mivel a cégek számos kapcsolatban állnak külföldi partnerekkel, és a titkár kommunikál velük. Tartalmazza továbbá azokat a főbb jogszabályi, szabályozási, szabályozási, módszertani, szervezeti, adminisztratív dokumentumokat, amelyek a titkár munkáját irányítják.
A „Funkciók” rovat a titkár (titkár-referens) főbb tevékenységeit sorolja fel, például: vezető tájékoztatási és dokumentációs támogatása, vezető munkájának szervezési támogatása, kiállítások, bemutatók előkészítésében való részvétel stb.
A „Felelősségek” szakasz felsorolja az összes munkatípust, műveletet és a végrehajtásukhoz használt technológiát. Logikai sorrendben felsorolja a titkár által végzett munkát. Minden típusú munka műveletekre van osztva, a végrehajtás technológiájának megjelölésével. Például az „információ és dokumentáció támogatása” funkció két részre oszlik: dokumentációra és dokumentumokkal való munkára. A dokumentációhoz viszont hozzátartozik a projektmenedzser utasítására levelek (meghívó levelek, emlékeztető levelek stb.), táviratok stb. elkészítése; a fej dokumentumainak nyomtatása a számítógépen; a vezetőnek aláírásra benyújtott dokumentumok végrehajtásának helyességének ellenőrzése (vízumok, az adatok rendelkezésre állása és helyessége a szabvány követelményeinek megfelelően stb.); dokumentumokról másolatok készítése és hitelesítése stb. A dokumentumokkal való munka magában foglalja a beérkező dokumentumok fogadását (az órákat pl. 09 és 16 órakor jelzi), faxok és e-mailek fogadását (napközben); elsődleges feldolgozás az irodai munkautasítás előírásainak megfelelően átvett dokumentumok; dokumentumok előnézete (ha a titkárra van bízva); dokumentumok nyilvántartása a szervezet által megállapított szabályok szerint; iratok jelentése a vezetőnek stb.
A „Jogok” rész talán a legfontosabb. Hangsúlyozza a titkár irányítási rendszerben elfoglalt helyét, fontosságát, a szervezetben betöltött pozícióját. A jogokon keresztül láthatóak a vezető által a titkárra ruházott jogkörök és függetlenségének mértéke. Ez a rész lehetővé teszi a titkár számára, hogy a vezető idejét felszabadítsa a fő stratégiai és taktikai feladatok megoldására.
A munkaköri leírásnak ez a része ad a titkárnak (titkár-referensnek) kisebb-nagyobb jogosítványokat, és meghatározza képességeinek mértékét.
A „Felelősség” részt szigorúan a jogszabályoknak megfelelően állítják össze.
A „Kapcsolatok (beosztás szerinti kapcsolatok)” szakasz szintén nagyon fontos az adminisztratív apparátus bármely alkalmazottja munkájának megszervezéséhez, és ez elsősorban az aktív végrehajtásnak köszönhető. automatizált rendszerek, amelyekhez részletesen meg kell jelölni, hogy milyen információkat, milyen formában, kinek továbbítják és kitől származnak.
Az elmúlt években gyakran jelent meg a munkaköri leírásokban az Állásértékelés rovat. Általában jelzi a munka időszerűségének és minőségének kritériumait, például: a panaszok, igények és panaszok hiánya; hibák hiánya a dokumentumokban; a vezetői utasítások végrehajtására vonatkozó határidők betartása stb.
A munkaköri leírás általában a felülvizsgálati eljárás megjelölésével zárul. A munkaköri leírás felülvizsgálatának feltétele lehet a szervezeti struktúra változása, amely a munkavállalói feladatok újraelosztásával, a titkári munkavégzés típusainak megváltozásával, számítástechnika bevezetésével járt. De sokkal gyakrabban jelölje meg az utasítás kötelező felülvizsgálatának vagy újbóli jóváhagyásának időszakát (3 év vagy 5 év).
Választható rész a "Munkaszervezés", de az utóbbi időben nagyon népszerű, és egyre gyakoribb. Hozzávetőleges napirendet ad a titkár munkájához. Lehet, hogy így néz ki.
A MUNKANAP ELSŐ FELE:
1) a vezető előtt 10 perccel munkába jöjjön, hogy ellenőrizze a munkahely (saját és a fej) állapotát, rendbe tegye magát, tervet készítsen vagy pontosítson a következő napra;
2) átvétel a terv szerint szükséges dokumentumokatés tettek;
3) fogadjon levelezést, ismerkedjen meg a tartalommal, tegye félre a vezető elsőbbségi döntését igénylő dokumentumokat;
4) a táviratokat, sürgős faxokat és telefonüzeneteket azonnal továbbítani kell a fejnek;
5) előkészíti a lehetséges válaszok vagy állásfoglalási lehetőségeket a többi dokumentumra vonatkozóan, szétosztja a végrehajtók között;
6) áttekinti a kapott értékeléseket, jelentéseket, meghívókat stb.
d.; Rögzítse az összes esemény dátumát és időpontját a naplójában-naptárában;
7) megőrzi az aktuális tájékoztató és referenciamunkához szükséges dokumentumokat;
8) beszámol a vezetőnek a beérkezett levelezésről;
9) a vezetővel együtt tisztázza az adott napra tervezett tevékenységek tartalmát;
10) telefonon és személyesen továbbítsa a vezető utasításait az illetékes végrehajtóknak, és emlékeztessen az iratok lebonyolítási határidejére.
DÉLUTÁN:
1) a végrehajtott dokumentumok összegyűjtése és aláírásra való előkészítése;
2) beszámol a vezetőnek az elkészült dokumentumokról, átveszi a vezetőtől az általa feldolgozott dokumentumokat;
3) feldolgozza és elküldi a kimenő dokumentumokat;
4) tervezze meg a következő napi tevékenységeket.
Az egész munkanapon:
a) látogatókkal való munkavégzés, telefonbeszélgetések;
b) ügyekben végrehajtott iratok iktatása;
c) számítógépen végzett munka;
d) az iratok másolásának megszervezése a vezető utasítása szerint.
MUNKANAP VÉGE:
1) tekintse át naplóját, és tájékoztassa az illetékes osztályokat bizonyos tevékenységekre való felkészülés szükségességéről;
2) ha a fej a munkanap vége után is dolgozik, akkor mindent el kell látnia neki szükséges információ, anyagok;
3) tegye rendbe a munkahelyét, távolítsa el az iratokat, zárja le kulccsal a széfet és az összes iratszekrényt, kapcsolja ki az elektronikus és műszaki berendezéseket a hálózatról.
A munkaköri leírás az szerves része az adminisztratív apparátus munkájának megszervezéséhez szükséges teljes dokumentumcsomagot.
TANÁCS. Szervezze meg a munkanapját úgy, hogy mindent meg tudjon csinálni, és mindenki számára hasznos legyen. Adja át magát a munkájának, de ne felejtse el, hogy vannak olyan kérdések, amelyek nem tartoznak az Ön hatáskörébe. Ezért csak azt tedd, amit meg kell tenned.
Összegezve: ismételten megjegyzendő, hogy a titkár munkaköri leírása egyedi dokumentum, mivel a titkári munkakörnek sok fokozata van. Minden titkárnak a szervezet tevékenységi köre és sajátosságai, a vezető követelményei és a titkár iránti bizalom alapján megvan a maga feladat- és jogköre, a kreatív, logikai és technikai jellegű munka különféle kombinációi.
A vállalat főmérnökét általában az igazgató jobb kezének, a kereskedelmi helyettesét pedig a bal kezének tekintik, de ha nincs titkár, az igazgató teljesen kéznélküli.
A titkár fogalma és fajtái
A "titkár" fogalma elég széles. A „secretarius” latinból fordítva „bizalmast” jelent.
Általában a titkárnő és a vezető között elég bizalmi a kapcsolat, és ennek így is kell lennie, mert. hatósági jogkört köteleznek.
A titkár fogalma manapság meglehetősen összetett és sok fokozatot tartalmaz, ezek közül néhány példát mutatok be:
műszaki titkár- irodai berendezésekkel dolgozik (fax, multifunkciós készülék, személyi számítógép), használja az internetet, utasításokat hajt végre a vezetők és alkalmazottak számára, a vezető nevében felhívja a cégeket, intézményeket, kommunikációs eszközökön keresztül üzeneteket fogad és küld.
recepciós- fogadja a bejövő leveleket és faxokat, üzeneteket email, telefonhívásokat fogad, részlegeknek vagy meghatározott alkalmazottaknak továbbítja, látogatókkal találkozik.
irodai titkár- fogadja és elemzi a levelezést, teljesíti a vezető és helyettesei utasításait, iratszövegeket szed, dokumentációt vezet.
titkárhelyettes- nemcsak titkár, hanem olyan szakember is, aki jól ismeri a cég tevékenységét, amely esetenként önálló döntéseket tud hozni. A titkár-referens elkészíti a vezetői jelentéseket, felkutatja a vezető számára szükséges dokumentációt, megtervezi a vezető munkanapját, dönt. adminisztratív ügyekben hatáskörén belül.
Irodavezető– biztosítja a teljes iroda működését: előkészíti az előadásokhoz szükséges anyagokat, gondoskodik a zavartalan szállítási szolgáltatásról, az áttekinthető kommunikációról, az irodai eszközök működéséről és az irodaszerek rendelkezésre állásáról. Az irodavezető felelős megjelenés iroda, egy kis intézményben egyidejűleg elláthatja a személyzeti tiszti feladatokat is.
A kis kereskedelmi szervezetekben a titkárokat, bárhogy is hívják, az különbözteti meg, hogy egyetemes munkát kell végezniük.
A színészi szakmához talán a titkári szakma áll a legközelebb. A titkári munka sajátossága és összetettsége annak köszönhető, hogy mindig szem előtt van, a vezetőséggel, kollégákkal, ügyfelekkel folytatott kommunikáció középpontjában. A mosoly, a kellemes hang, az ügyes megjelenés, a magabiztos gesztusok és a jóindulat hangulattól függetlenül különleges hangulatot teremtenek az irodában.
Titkár munkaköri leírása
JÓVÁHAGY
vezérigazgató
Vezetéknév I.O. _________________
"________"_____________ ________ G.
1. Általános rendelkezések
1.1. A titkár a műszaki előadók kategóriájába tartozik.
1.2. A titkárt a társaság vezérigazgatója rendelete alapján nevezi ki és menti fel.
1.3. A titkár közvetlenül beszámol vezérigazgatónak/ a cég szerkezeti részlegének vezetője.
1.4. A titkár távolléte alatt jogai és kötelezettségei más tisztségviselőre szállnak át, amelyet a szervezeti megbízásban közölnek.
1.5. A titkári posztra olyan személy kerül kinevezésre, aki megfelel az alábbi követelményeknek: végzettség - felsőfokú, nem teljes felső- vagy középfokú szakirányú, szolgálati idő hasonló munka félévtől irodai eszközök (fax, fénymásoló, szkenner, nyomtató), Microsoft Office programok (Word, Excel) ismerete.
1.6. A titkárt tevékenységében a következők irányítják:
- az Orosz Föderáció jogalkotási aktusai;
— a társaság alapszabálya, a belső munkaügyi szabályzat, a társaság egyéb jogszabályai;
- a vezetőség utasításai és utasításai;
- ezt a munkaköri leírást.
2. A titkár feladatai
A titkár az alábbi feladatokat látja el:
2.1. Végzi a vezető adminisztratív és adminisztratív tevékenységének szervezési és technikai támogatását.
2.2. A beérkező leveleket a vezető megfontolására átveszi, a meghozott döntésnek megfelelően strukturális részlegekhez vagy meghatározott vállalkozóhoz továbbítja a munkavégzés vagy a válaszok elkészítése során.
2.3. Elfogadja a vezető aláírására dokumentumokat, személyes nyilatkozatokat.
2.4. Telefonhívásokat fogad, hivatalos információkat rögzít és továbbít a vezetőnek, megszervezi a vezető telefonbeszélgetéseit.
2.5. A vezető megbízásából leveleket, kéréseket és egyéb dokumentumokat készít.
2.6. Ellátja a vezető által tartott értekezletek, értekezletek előkészítő munkáját (a szükséges anyagok összegyűjtése, a résztvevők értesítése az ülés idejéről és helyéről, napirendről, regisztrációjukról), az ülésekről, ülésekről jegyzőkönyvet vezet, jegyzőkönyvet készít.
2.7. Ellenőrzi, hogy a vállalkozás alkalmazottai végrehajtsák a kiadott parancsokat és parancsokat, valamint betartsák az irányítás alá vont vezetői utasítások és utasítások végrehajtására vonatkozó határidőket.
2.8. Ellátja a vezető munkahelyét a szükséges szervezéstechnikai eszközökkel, írószerrel, megteremti a vezető eredményes munkáját elősegítő feltételeket.
2.9. Megszervezi a látogatók fogadását, hozzájárul a munkatársak kérésének, javaslatainak gyors elbírálásához.
2.10. A jóváhagyott nómenklatúra szerint ügyeket formál, gondoskodik azok biztonságáról és kellő időben benyújtja az irattárba.
2.11. Szervezi a vezető üzleti útjait: repülő- és vasúti jegyeket rendel, szállodákat foglal.
2.12.
Közvetlen felettese egyéni hatósági megbízásait látja el.
3. A titkár jogai
A titkárnak joga van:
3.1. A rábízott feladatok megoldásához szükséges mértékben információkat kapjon, ideértve a bizalmas információkat is.
3.2. Javaslatot tenni a vezetőségnek munkájuk és a vállalat munkájának javítására.
3.3. Személyesen vagy a vezető nevében kérheti a vállalkozás részlegeitől és más szakemberektől a feladatai ellátásához szükséges információkat, dokumentumokat.
3.4. Megkövetelni a vezetéstől, hogy a hatósági feladatok ellátásához és a társaság tevékenységéből adódó összes dokumentum biztonságához normális feltételeket teremtsen.
3.5. Hozz döntéseket a saját hatáskörödön belül.
4. A titkár felelőssége
A titkár felelős:
4.1. Feladataik nem teljesítéséért és/vagy idő előtti, hanyag ellátásáért.
4.2. A hatályos utasítások, utasítások, valamint az üzleti titkok és bizalmas információk megőrzésére vonatkozó utasítások be nem tartásáért.
4.3. A belső munkaügyi szabályzat, munkafegyelem, biztonsági és tűzvédelmi szabályok megsértéséért.
Ha a cikk elolvasása után nem kapott egyértelmű választ, kérjen gyors segítséget.
JÓVÁHAGY:
[Munka megnevezése]
_______________________________
_______________________________
[Cégnév]
_______________________________
_______________________/[TELJES NÉV.]/
"______" _______________ 20_______
MUNKAKÖRI LEÍRÁS
főtitkár
1. Általános rendelkezések
1.1. Jelen munkaköri leírás határozza meg és szabályozza a vezető titkárának hatáskörét, funkcionális és munkaköri feladatait, jogait és felelősségét [Szervezet neve birtokos eset] (a továbbiakban: Társaság).
1.2. A vezető titkára a műszaki végrehajtók kategóriába tartozik, a munkakörbe a hatályos munkaügyi jogszabályokban megállapított eljárási rend szerint nevezik ki és mentik fel a Társaság vezetőjének rendeletével.
1.3. A vezető titkára közvetlenül a [közvetlen vezető pozíciójának címe datív eset] Cégek.
1.4. Vezetői titkári posztra azt a személyt nevezik ki, aki felsőfokú szakmai végzettséggel nem rendelkezik munkatapasztalat, illetve középfokú szakirányú végzettség és legalább 2 éves szakirányú szakmai gyakorlattal.
1.5. A vezető titkárának tudnia kell:
1.6. Tevékenysége során a vezető titkárt a következők irányítják:
1.7. A vezető titkár ideiglenes távolléte idejére [a helyettes beosztás megnevezése] látja el feladatait.
2. Funkcionális felelősségek
A vezető titkár az alábbi feladatokat látja el:
2.1. Végzi a vállalkozás vezetőjének adminisztratív és adminisztratív tevékenységének szervezési és technikai támogatását.
2.2. A beérkező leveleket a vezető megfontolására elfogadja, a meghozott döntésnek megfelelően strukturális részlegekhez vagy meghatározott előadókhoz továbbítja, hogy a munka vagy a válaszok elkészítése során felhasználják.
2.3. Irodai munkát végez, különféle műveleteket végez az információgyűjtésre, -feldolgozásra és -megjelenítésre szolgáló számítástechnika segítségével az előkészítés és a döntéshozatal során.
2.4. Elfogadja az iratokat, személyes nyilatkozatokat a vállalkozás vezetőjének aláírására.
2.5. Elkészíti a vezető munkájához szükséges dokumentumokat, anyagokat.
2.6. Figyelemmel kíséri a végrehajtásra átvett dokumentumok strukturális részlegek és konkrét végrehajtók általi időben történő elbírálását és benyújtását, ellenőrzi a vezetőnek aláírásra benyújtott, előkészített irattervezetek végrehajtásának helyességét, gondoskodik azok minőségi szerkesztéséről.
2.7. Szervezi a vezetővel folytatott telefonbeszélgetéseket, rögzíti a távollétében kapott információkat és felhívja a figyelmére annak tartalmát, vevő és belső kommunikációs eszközökön (telefax, telex stb.), valamint telefonüzeneteket továbbít és fogad, információkat juttat el hozzá. kommunikációs csatornákon keresztül időben kapott figyelmet.
2.8. A vezető megbízásából leveleket, megkereséseket, egyéb dokumentumokat készít, válaszokat készít a levelek íróinak.
2.9. Ellátja a vezető által tartott értekezletek, értekezletek előkészítő munkáját (a szükséges anyagok összegyűjtése, a résztvevők értesítése az ülés idejéről és helyéről, napirendről, regisztrációjukról), az ülésekről, ülésekről jegyzőkönyvet vezet, jegyzőkönyvet készít.
2.10. Ellenőrzi a kiadott parancsok és utasítások a vállalkozás alkalmazottai általi végrehajtását, valamint az ellenőrzés alá vont vállalkozás vezetőjének utasításai és utasításai végrehajtására vonatkozó határidők betartását.
2.11. Vezérlő- és regisztrációs fájlt tart fenn.
2.12. Ellátja a vezető munkahelyét a szükséges szervezéstechnikai eszközökkel, írószerrel, megteremti az eredményes munkáját elősegítő feltételeket.
2.13. A vezető utasítására kinyomtatja a munkájához szükséges irodai anyagokat, vagy az aktuális információkat beviszi az adatbankba.
2.14. Megszervezi a látogatók fogadását, hozzájárul a munkatársak kérésének, javaslatainak gyors elbírálásához.
2.15. A jóváhagyott nómenklatúra szerint ügyeket formál, gondoskodik azok biztonságáról és kellő időben benyújtja az irattárba.
2.16. Személyes fénymásolóra másolja a dokumentumokat.
Hivatalos szükség esetén a vezető titkára a szövetségi munkaügyi jogszabályokban előírt módon bevonható hivatali feladatai túlórájának ellátásába.
3. Jogok
A vezető titkárnak joga van:
3.1. Megkövetelni a Társaság vezetőitől, hogy segítsék feladataik ellátását.
3.2. Fejleszd képességeidet.
3.3. Ismerje meg a Társaság vezetésének a tevékenységére vonatkozó határozattervezeteit.
3.4. Tevékenységükkel kapcsolatos kérdésekben javaslatokat nyújtson be közvetlen felettesének megfontolásra.
3.5. Megkapja a Társaság alkalmazottaitól a tevékenysége végrehajtásához szükséges információkat.
4. Felelősség- és teljesítményértékelés
4.1. A vezető titkára adminisztratív, fegyelmi és anyagi (és bizonyos esetekben az Orosz Föderáció jogszabályai által előírt - és büntetőjogi) felelősséggel tartozik:
4.1.1. A közvetlen felettes hatósági utasításának elmulasztása vagy nem megfelelő teljesítése.
4.1.2. Munkavégzési feladataik és rábízott feladataik elmulasztása vagy nem megfelelő ellátása.
4.1.3. A kapott hatósági jogosítványok jogellenes felhasználása, valamint személyes célokra történő felhasználása.
4.1.4. Pontatlan információ a rábízott munka állásáról.
4.1.5. Intézkedések elmulasztása a biztonsági előírások, tűzvédelmi és egyéb szabályok azonosított megsértésének megakadályozására, amelyek veszélyt jelentenek a vállalkozás és alkalmazottai tevékenységére.
4.1.6. A munkafegyelem betartatásának elmulasztása.
4.1.7. Tevékenységük végzése során elkövetett bűncselekmények - az Orosz Föderáció jelenlegi közigazgatási, büntetőjogi és polgári jogszabályai által meghatározott határokon belül.
4.1.8. A hivatali feladatok ellátása során tett intézkedéssel vagy mulasztással a vállalkozásnak vagy harmadik személyeknek anyagi kár és/vagy veszteség okozása.
4.2. A vezető titkár munkájának értékelése történik:
4.2.1. Közvetlen felettes - rendszeresen, a munkavállaló napi munkavégzése során.
4.2.2. A vállalkozás tanúsítási bizottsága - időszakonként, de legalább kétévente egyszer az értékelési időszakra vonatkozó munka dokumentált eredményei alapján.
4.3. A vezető titkár munkájának értékelésének fő kritériuma a jelen utasításban előírt feladatok minősége, teljessége és időszerűsége.
5. Munkakörülmények
5.1. A vezető titkár munkarendjét a Társaság által kialakított belső munkaügyi szabályzat határozza meg.
5.2. A termelési igény kapcsán a vezető titkár köteles kiutazni üzleti utak(beleértve a helyi értékeket is).
6. Aláírási jog
6.1. A tevékenység biztosítása érdekében a vezető titkára tájékoztatási és referenciadokumentumokat ír alá olyan kérdésekben, amelyek funkcionális feladatai közé tartoznak.
Megismerte az utasítást ___________ / _______________ / "___" _______ 20__
