Oroszországban dolgozik, vagy ide készül dolgozni? Esetleg az Ön ügyfelei és partnerei között vannak oroszok? Vagy csak Oroszországban élsz, és panaszkodni szeretnél a banki alkalmazottakra... Sok olyan helyzet adódik, amikor esetleg oroszul kell hivatalos levelet írnod. Hogyan kell helyesen csinálni?
Az üzleti levél felépítése és tartalma
Az üzleti levél szerkezete és tartalma, úgy tűnik, minden országban többé-kevésbé azonos. Biztosan lesz fellebbezés („Kedves, Mihail Petrovics!”), a főszöveg, a levél végén egy etikett kifejezés („Tisztelettel”) és a szerző aláírása. Ha ez nem egy e-mail, hanem egy papíralapú levél, akkor több is lesz:
Hogy mit írjon a levél szövegébe, azt nélkülem is biztosan tudja. De hogyan kell írni oroszul - erről még beszélünk!
Klisé kifejezések üzleti levelekben
Az üzleti levelek nyelve mindig nagyon szabványos, és az orosz sem kivétel. Elég megtanulni az alapvető kliséket, megtanulni kiegészíteni azokat a megfelelő szavakat- és máris mestere vagy az üzleti levelezésnek!
Felhívjuk figyelmét, hogy a levél írható:
a) a társaság nevében:
N. cég tájékoztat / köszön / meghív stb. - a legformálisabb
B) az összes alkalmazott nevében (mi):
Tájékoztatjuk, köszönjük, meghívjuk.
B) egyedül
A társaság nevében tájékoztatom, köszönetemet fejezem ki, meghívom. - legkevésbé formális változata
És most lássuk, milyen kliséket fogadnak el az orosz nyelvű üzleti levelezésben.
Üdvözlet
„Köszönöm, hogy...”, „N. cég köszöni, hogy...”, „köszönöm, hogy...”, „a cég nevében köszönöm, hogy...” + mit? (segítség a kiállítás megszervezésében).
Elutasítás
„Kénytelen voltam megtagadni + mit? (áru kiszállításnál)”, „Sajnálattal tájékoztatjuk + miről? (hogy kénytelenek vagyunk felmondani a szerződést).
Hol találhatok még információt az orosz nyelvű üzleti levelezésről?
Az üzleti levél az egyik legfontosabb kommunikációs eszköz minden üzletben. Helyesen megkomponált üzleti levél segít pozitív benyomást kelteni a cégről. És egy rosszul megírt levél megölheti az egész hírnevét. Az üzleti levelezés szabályairól már írtunk, most nézzük meg konkrét példáküzleti levelek.
Sokféle üzleti levél létezik – üzleti ajánlatok, keresetlevelek, hálalevelek, elutasító levelek, kísérőlevelek, garancialevelek, tájékoztatás stb. Összeállításuk elvei gyakorlatilag nem különböznek egymástól. Nézze meg újra, hogy elkerülje a hibákat.
azt jó példa hogyan nézhet ki egy udvarias elutasító levél:
Sajnos nem mindenki rendelkezik magas szintű angol nyelvtudással. És gyakran a vezetők egy kicsit elvesznek, amikor üzleti levelet kell írniuk angol nyelv. Ha még az oroszban is a levelezésben részt vevő emberek nem mindig értik meg egymást, akkor mit mondhatunk erről idegen nyelv? Ebben a helyzetben a legjobb megoldás az, ha hasonló betűket keres, és azokból megfelelő kifejezéseket használ a levelében. Például itt van három példa angol nyelvű üzleti levélre: egy köszönőlevél az ügyfélnek, egy levél, amely tisztázza a tranzakció feltételeit, és egy levél, amely egy vételi ajánlatra válaszol. Minden fájl tartalmazza a levél angol nyelvű változatát és annak orosz nyelvű fordítását.
Töltsön le egy hálalevelet az ügyfélnek angol nyelven.
Töltse le az ügylet feltételeit tartalmazó levelet angolul.
Töltse le a vételi ajánlatra adott válaszlevelet angol nyelven.
A világos szerkezet az üzleti levél kötelező jellemzője. Segít a címzettnek abban, hogy gyorsan megértse a leírtak jelentését, és lerövidíti az elolvasására fordított időt. Az üzleti levél a következő fő részekből áll:
1. Cím (a levél tárgya). A levél fejlécébe kell írni rövid cél vagy esszenciát. Itt nem használhatók absztrakt kifejezések. A címzett számára már csak a címből világosnak kell lennie, hogy miről szól a levél. Például: "A termékértékesítés árának módosításáról" vagy "Üzleti javaslat a XXX céggel való kereskedelmi együttműködésre".
2. Köszöntés. A „Kedves + Keresztnév Apanév!” köszöntés hagyományosnak számít az üzleti levelekben. A név azonban nem kötelező. Álláspontján keresztül is megszólíthatja a címzettet: „Tisztelt Igazgató Úr!”. Ne feledje azonban, hogy a név szerinti megszólítás némileg csökkenti a pszichológiai távolságot, és hangsúlyozza a jól bevált üzleti kapcsolatok. Ha a levél embercsoportnak szól, akkor megengedett a „Tisztelt Hölgyeim és Uraim!”, „Tisztelt Partnereink!” felirat! stb. Az "Mr", "Ms" rövidítések vagy kezdőbetűk használatát a tiszteletlenség jeleként érzékelik, ezért próbálja meg elkerülni.
3. A levélírás céljának, lényegének, fő gondolatának megfogalmazása. Ez a levél fő része. Itt közvetlenül a levél megírásának okáról ír.
4. Javaslatai a probléma megoldására, ajánlásai, kérései, panaszai. Az üzleti levelek szinte mindig magukban foglalják a címzett bizonyos reakcióit (kivéve a tisztán tájékoztató jellegű leveleket). Ezért fontos, hogy ne csak magát a problémát írja le, hanem saját megoldási lehetőséget is kínáljon annak megoldására. Ha panaszt ír, kérje meg a megfelelő intézkedést, ha pedig együttműködési ajánlatot tesz, írja le annak lehetséges lehetőségeit. Egyszóval a leveled címzettjének nem csak azt kell értenie, „mit” akarsz tőle, hanem azt is, hogy „hogyan” szeretnéd megvalósítani. Akkor igazi üzleti levél lesz.
5. Összegzésés következtetéseket. A legvégén összefoglalhatjuk a fentieket. Ezt azonban nem mindig lehet nagyon röviden megtenni. Ebben az esetben nem érdemes néhány mondatban leírni, amit az első két bekezdésben már leírtál. Ne feledje, hogy az üzleti levél legjobb barátja a rövidség. Ezért a legtöbb esetben elég csak a „remélem a sikeres együttműködést”, „várom válaszát a ez a probléma" stb.
6. Aláírás. Az üzleti levelet a feladó beosztásával, vezetéknevével és vezetéknevével írják alá, a hagyományos "Tisztelettel" kifejezéssel. Más lehetőségek is lehetségesek: Legjobbakat kívánom”, „Tisztelettel” és így tovább, attól függően, hogy milyen közel van a kapcsolatod a címzettel. A "Tisztelettel" kifejezés a leguniverzálisabb, ezért ha kétségei vannak, hogyan lenne helyénvalóbb előfizetni, használja ezt a kifejezést, és biztosan nem fog hiányozni.
Ezenkívül nem lenne felesleges kapcsolatfelvételi lehetőségeket hozzáadni az aláíráshoz: más e-mail címek, munkahelyi telefonszámok, skype. Ennek nem csak az az előnye, hogy a címzett, ha kívánja, gyorsan, kényelmes módon felveheti Önnel a kapcsolatot, hanem az is, hogy így bizonyítja nyitottságát és készségét a címzettel való kommunikációra.
És ne felejtsd el, hogy a hivatalos levél mindenekelőtt dokumentum. Ezért az összeállítási szabályok figyelmen kívül hagyásával visszavonhatatlanul tönkreteszi cége és saját szakember hírnevét.
1. A levelet fehér vagy világos színű, A4 (210 x 297 mm) vagy A5 (148 x 210 mm) formátumú papírra nyomtatják.
2. A lapnak legalább a következő mezőket kell tartalmaznia:
20 mm - balra;
10 mm - jobb;
20 mm - felső;
20 mm - alacsonyabb.
A levél kelte az aláírás dátuma. A dátum arab számokkal van írva a következő sorrendben: a hónap napja, hónap, év. A hónap napja és a hónap két pár arab számmal van megjelölve, amelyeket egy pont választ el egymástól; év - négy arab szám.
4. Kimenő szám.
A levél regisztrációs (kimenő) száma annak sorszámából áll, amely saját belátása szerint kiegészíthető indexszel (például osztályvezető kezdőbetűivel). A két vagy több osztály által közösen összeállított levél iktatószáma az egyes osztályok levelének perjellel elválasztott iktatószámaiból áll.
6. Címzett
A címzett szervezetek, szervezeti egységeik, tisztviselők vagy magánszemélyek lehetnek. A tisztviselőnek címzett levélben a kezdőbetűket a vezetéknév ELŐTT kell feltüntetni. A szervezet és annak szerkezeti egysége neve névelőben kerül feltüntetésre.
Például:
LLC "Cég" neve "
tervezési osztály
A levél címzettjének pozícióját jelzi datív eset, például:
vezérigazgatónak
LLC "Cég" neve "
A.A. Ivanov
LLC "Cég" neve "
tervezési osztály
B.B. Petrov
A levél nem tartalmazhat négynél több címzettet. A „Másolat” szó a második, harmadik, negyedik címzett előtt nincs feltüntetve. Nál nél több a címzettek egy levelezési listát készítenek a levélről.
A szükséges "Cím" tartalmazhat egy postacímet. A postai cím elemei a postai szolgáltatásnyújtás szabályai által meghatározott sorrendben kerülnek feltüntetésre.
Ha levelet küld egy szervezetnek, tüntesse fel a nevét, majd a postacímét, például:
LLC "Cég" neve "
Yaroslavsky pr-kt, 12, Yaroslavl, 150001
Levél megcímzésekor egy egyénnek tüntesse fel a címzett nevét és kezdőbetűit, majd a postacímet, például:
Sidorov V.V.
utca. Svobody, d. 5, apt. 12,
Jaroszlavl, 150 000
7. Levél szövege
A levél szövege táblázat, összefüggő szöveg vagy e szerkezetek kombinációja formájában készül.
A táblázat oszlopaiban és soraiban főnévvel, névelőben kifejezett fejlécekkel kell rendelkezni. Az oszlopok és sorok alcímeinek összhangban kell lenniük a címsorokkal. Ha a táblázat több oldalra van nyomtatva, akkor a táblázat oszlopait meg kell számozni, és a következő oldalakon csak ezen oszlopok számát kell nyomtatni.
Egy összefüggő szöveg általában két részből áll. Az első részben a levél megírásának okai, indokai, céljai vannak feltüntetve, a második (végső) - döntések, következtetések, kérések, javaslatok, ajánlások. A szöveg tartalmazhat egy utolsó részt (például egy kérést magyarázat nélkül).
A más szervezetek dokumentumai alapján készült levél szövegében feltüntetésre kerül azok adatai: az okirat megnevezése, a szervezet megnevezése - a dokumentum készítője, a dokumentum kelte, az okirat nyilvántartási száma. dokumentum, a szöveg fejléce.
A levél használ a következő űrlapokat nyilatkozatok:
Első személyű többes szám ("kérem, küldje el", "küldje el megfontolásra");
egyes szám első személy ( "Szükségesnek tartom", "kérem, hogy emelje ki");
Egyes szám harmadik személy ( "a társadalom nem tiltakozik", "Az LLC "Név" lehetségesnek tartja").
8. Jelentkezés
A levél szövegében megnevezett alkalmazás jelenlétéről jelölést kell készíteni a következő módon:
Felhasználás: 5 literhez. 2 példányban.
Ha a levélhez a szövegben nem nevesített melléklet tartozik, akkor tüntesse fel a nevét, a lapok számát és a példányszámot; ha több pályázat van, azokat számozzuk, például:
Melléklet: 1. Bérleti szerződés 5 literre. 2 példányban.
2. Átvételi-átadási igazolás 1 literre. 2 példányban.
Ha a jelentkezések be vannak kötve, akkor a lapok száma nincs feltüntetve.
Ha a levélhez más dokumentumot csatolnak, amelyhez melléklet is tartozik, a melléklet meglétéről feljegyzés készül a következő módon:
Melléklet: az Orosz Föderáció Belügyminisztériumának 2007.05.05-i N 02-6 / 172-es levele és annak melléklete, csak 3 lap.
Ha a kérelmet nem küldik el a dokumentumban feltüntetett összes címre, akkor jelenléte jelölést kap a következő módon:
Felhasználás: 3 literhez. 5 példányban. csak az első címre.
9. Aláírás
A szükséges „Aláírás” tartalmazza: a levelet aláíró személy beosztásának megnevezését (teljes, ha a levél nem fejléces papíron, és rövidítve - fejléces levélen) és az aláírás átiratát ( kezdőbetűk, vezetéknév), például:
Több tisztviselő által írt levél aláírásakor az aláírásukat a betöltött tisztségnek megfelelő sorrendben egymás alá helyezik, például:
Ha egy dokumentumot több egyenrangú személy ír alá, az aláírásuk egy szintre kerül, például:
10. Nyomtatás
A pecsétlenyomat igazolja az aláírás valódiságát hivatalos a személyek jogait igazoló okiratokról, kapcsolódó tények rögzítéséről PÉNZÜGYIleg, valamint egyéb dokumentumokon, IGAZOLVA a valódi aláírás igazolását.
11. Előadó
A végrehajtóról szóló jelzés tartalmazza az irat végrehajtójának kezdő- és vezetéknevét, valamint telefonszámát. A dokumentum utolsó lapjának elejére vagy hátuljára a bal alsó sarokban egy feljegyzés kerül elhelyezésre az előadóról, például:
Sziasztok ismét kedves előfizetőim és a blog vendégeim. Mi a véleményed a hivatalos dokumentumokról? Szereted kitölteni őket? Merem feltételezni, hogy a legtöbben nemmel válaszolnak.
Nyilvánvaló, hogy a hivatalos levelek bizonyos minta alapján, esetenként speciális nyomtatványon készült dokumentumok. Életében legalább egyszer mindegyikőtök készített ilyen dokumentumokat. Ez lehet magyarázó jegyzet, nyilatkozat, köszönőlevél, garancialevél, reklamáció stb. Ezért Ön ismeri az ilyen üzenetek kiadásának eljárását.
a fő cél üzleti levél - az információk változatlan formában történő továbbítása a címzetthez. Ha köszönőlevelet ír, feltétlenül jelölje meg az okot, amelynek megoldásában ez vagy az a személy segített. Ne felejtse el megadni a vezetéknevét és a kezdőbetűit. Az űrbe küldött levelet soha nem olvassák el, ezért ne felejtse el feltüntetni a címzett, és ideális esetben a feladó címét.
Ügyeljen a levelek küldésének módjára Email:
Természetesen a műveletek sorrendje módosítható (először töltse ki a címsort, majd hozzon létre egy levelet), de az utolsó művelet mindig a küldés lesz. Egyetértesz? Most mondja meg nekem: "Lehet üzenetet küldeni, ha nincs e-mail cím?". Természetesen nem. Ezért mindenképpen tájékozódjon, emlékezzen, írja le azokat az adatokat, amelyeknek köszönhetően bármikor kapcsolatba léphet egy számotokra fontos személlyel.
Ne felejtse el magát az üzenet címzettjének helyébe helyezni. Így észreveheti a létrehozás során elkövetett hibákat, javíthatja magát az üzenetet, törölheti a kettős jelentésű szavakat, és így tovább. Ön szerint kellemes-e, ha a címzett kinyitja a borítékot, kinyomtatja a levelet, és meglátja, hogy ez az üzenet személyesen neki szól? Hogy érti ezt? Egészen egyszerűen: minden levélnek fellebbezéssel és üdvözlettel kell kezdődnie (ez az, ami lehetővé teszi a feladó számára, hogy megkeresse magában a címzettet).
Ha valamilyen okból nem tudta megtudni egy személy nevét és vezetéknevét, akkor cserélje ki másokkal: úr, igazgató, tisztelt stb. Semmi esetre sem szabad ezeket a szavakat rövidíteni. Ellenkező esetben az üzenet szerzője felfedi elégedetlenségét, haragját és egyéb negatív jellemvonásait. Ezért nem érdemes beszélni a befogadó kommunikációra, információérzékelésre való hajlamáról.
Azonnal elmondom, hogy még én is tengernyi kétes jellegű levelet kapok e-mailemben, ezért gondosan figyelem a tartalmát. Amikor kinyitok egy kapott levelet, megpróbálom átlapozni, hogy felmérjem a fontosságát. Te is így teszel? Amíg egy különleges e-mailre vár, órákat tölthet a beérkezett üzenetek tanulmányozásával, akkor miért ne tanulná meg gyorsan beolvasni azokat?
Az elküldött üzenetnek tartalmaznia kell egy címet (elektronikus formában, meg kell adni a tárgyat). Egy ilyen egyszerű formalitás lehetővé teszi a címzett számára, hogy felmérje az üzenet fontosságát. És ha egy ilyen dolog bekerült egy nagy szervezet elosztó központjába, akkor nyugodtan, felesleges gondok nélkül elküldheti a címzettnek. Szeretné, hogy üzenete a lehető leghamarabb eljusson a címzetthez?
Most már tudja, hogyan biztosíthatja, hogy levele a lehető legrövidebb időn belül eljusson a címzetthez:
Ez azonban nem minden jellemzője az üzleti levelek létrehozásának. Nagyon fontos szerepet játszik: az előadás stílusa, az információk bemutatásának módja, az ilyen dokumentumok kialakítása stb. Nézzük tovább, hogyan biztosítható, hogy a címzett ne küldje a levelet a Spam mappába az e-mail területeken, és ne dobja az üzenetet a kukába.
Első mi legyen - üdvözlés és felhívás a címzetthez. Jegyezd meg, hogy jó lenne felszabadítani az olvasót. Ehhez elég a bókokkal kezdeni, észrevenni a leterheltségét stb. Üzenetét úgy fogalmazza meg, hogy a címzett minden szavával egyetért, mert ebben az esetben nagyon egyszerű lesz vele megegyezni.
Az utolsó megjegyzés talán a legfontosabb. Ez vonatkozik a kétértelmű szavak, kifejezések és kifejezések használatára. A helyzet az, hogy a feladó nem tud bejutni a címzett fejébe, és nem tudja megtudni a tudatosságának szintjét. Éppen ezért egy üzenet elküldése előtt többször el kell olvasni, és ha szükséges, javítani kell az állítások kettős jelentésének eltávolításával.
A hivatalos levelek speciális nyomtatványokon készülnek, amelyeken már van néhány rajz. Az űrlap felső részén (jobb sarokban) mindig van egy „sapka”, amely tartalmazza a teljes adatsort (a címzett vezetékneve és kezdőbetűi, cég címe, telefonszáma, osztály neve, címer vagy cég szimbóluma stb.). ). Kérjük, vegye figyelembe, hogy minél tisztábban van kitöltve az összes oszlop, annál nagyobb a valószínűsége annak, hogy az üzenetet kézbesítik és elolvassák.
Ha több címzett van, akkor a nevüket hierarchikus sorrendben kell felsorolni a magasabb beosztástól a beosztottakig. Ez egy szabály, amit nem szabad megszegni. Mivel a bal felső sarokban van szabad hely, ott van jelölve a feladó (a kezdőbetűi és a dátum) és a címzett (ugyanaz).
Mint tudod, a levél üzleti modell, tetszik iskolai dolgozat, kell 3 szakasz: bevezetés, törzsrész és befejezés. Így van, az első rész elolvasása után a címzett arra a következtetésre juthat, hogy ez az üzenet sürgős, vagy várhat egy kicsit, amíg áttanulmányozza. Felhívjuk figyelmét, hogy a bevezető az elektronikus változathoz készült, az alkalmazás kiegészítéseként. Ezért az egyik helyes összeállításához szüksége van:
Fontos tényező az anyag bemutatásakor a prezentáció módja, a teljesség és az őszinteség az információközlésben (semmi esetre sem szabad megtéveszteni a címzettet). Ne feledje, hogy a fellebbezés elolvasásakor a címzettnek be kell mutatnia a leírtakat, így szükség lesz részletekre, de ne felejtse el alátámasztani azokat további tényekkel, dátumokkal stb.
Ügyeljen az anyag beszédére és előadásmódjára. Ha ez egy hivatalos dokumentum, akkor a levél be van írva üzleti stílus. Érdemes sejteni, hogy a címzett rengeteg ilyen levelet kap, és nem lesz elég ideje mindegyikkel részletesen megismerkedni. Ezért az anyagot röviden, tömören, felesleges túlzások és színek nélkül kell bemutatni. Csak ebben az esetben számíthat a címzett gyors válaszára.
Végezetül meg kell adnia saját kívánságát (néha kéréssel), hogy összefoglaljon néhányat a fentiek közül. Kiderül, hogy az olvasás ez a rész hivatalos levélben a címzettnek látnia kell az Ön javaslatát a jelenlegi helyzetből (problémából) való kiutat illetően. Ezzel csak egyetérteni tud, vagy a saját lehetőséget választja.
A hivatalos levél kötelező aláírással és az összeállítás dátumával zárul. Ezt észreveheti, ha több hivatalos levélmintát is megvizsgál.
Küldés előtt feltétlenül olvassa el újra az elkészült dokumentumot, ellenőrizze az adatok egyezőségét, az üzenet helyességét. Ne felejtse el értékelni a prezentáció műveltségét, milyen betűtípussal van kinyomtatva a szöveg (kényelmes-e olvasni), és így tovább.
Ez minden. Kiderült, hogy a hivatalos dokumentum megírása nem olyan nehéz. Ehhez elegendő a szükséges űrlapot kitölteni, ahol bizonyos jellemzők már érvényesek, a fent leírt szabályok szerint kitölteni és elküldeni a címzettnek. Ha kérdése van, a "Megjegyzések" rovatban felteheti rájuk a választ.
Mondtad már barátaidnak, ismerőseidnek, hogyan kell helyesen elkészíteni a hivatalos dokumentumokat? Ha nem, kérjük, ossza meg velük a linket. ezt a felülvizsgálatot. Ehhez kattintson a billentyűkre közösségi hálózatok amelyben regisztrált, és beleegyezik, hogy adatokat adjon hozzá személyes oldalán. Miután elvégezte ezeket a manipulációkat, lehetővé teszi az emberek számára, hogy lássák ezt az áttekintést, elolvassák, és megtanulják, hogyan kell mindenféle dokumentumot helyesen kitölteni.
Nem búcsúzom tőled, hanem azt mondom: "Viszlát." Örülök, hogy újra látlak az információs üzletágban készült alkotásaim olvasójaként. Remélem, hogy véleményeim inspirálnak a kihasználásokra, és segítenek abban hasznos információ.
Üdvözlettel: Elena Izotova.
