Mit csinál egy menedzser asszisztens? mit csinál a menedzser-asszisztens. I. Általános rendelkezések

1. fejezet Mennyit ér a menedzser ideje?

4. fejezet gyengeségeités lehetőségek Azt javaslom, hogy végezzen el egy kis, de nagyon hasznos tesztet, amely megmutatja, hol tart jelenleg eladóként az időgazdálkodás terén. A tesztet Bill Brooks, a világ egyik legjobbja fejlesztette ki

Minden szervezet fő erőforrása az alkalmazottak. Hozzájárulnak a termelés növekedéséhez és virágzásához. A jó főnökök értékelik alkalmazottaikat. Az egyéb jelentős pozíciók közül különösen kiemelkedik a fej asszisztense. A feladatait és fontosságát nehéz túlbecsülni. azt jobb kéz valamint főtanácsadó, rendezvényszervező és értekezlet-koordinátor. Jó asszisztens nélkül nagyon nehéz lesz egy felsővezetőnek irányítani egy vállalkozást.

Az asszisztens tevékenységének sajátosságai, sajátosságai

Nincs olyan pozíció, amely annyira ellentmondásos és kétértelmű lenne a követelmények szempontjából, mint egy menedzser-asszisztens. Az ilyen típusú tevékenységet végző alkalmazottak feladatai jó néhány tételt tartalmaznak. Ezenkívül a személyi asszisztenseket gyakran összetévesztik a titkárnőkkel vagy irodavezetőkkel. Ezek hasonlóak, de különböző típusok tevékenységek.

A menedzser asszisztens feladatai:

• A főnök munkanapjának biztosítása - menetrend, értekezletek, dokumentumok aláírása és üzleti utak;
• kényelmes munkahely biztosítása felsővezetőnek - a helyiségek mikroklímájáról, tisztaságáról és kényelméről gondoskodva;
• dolgozni a vezető dokumentumaival, különösen a bejövő levelekkel és hívásokkal;
• a hatóságok pszichológiai kényelmének biztosítása;
• kezdeti tárgyalások lefolytatása;
• fordítás;
• vezetés biztosítása írószerrel stb.

Ez a lista sokkal szélesebb, mint a titkári és adminisztratív feladatok. A „menedzser személyi asszisztense” pozíciójában dolgozó alkalmazottak sajátosságai, a tevékenység feladatai és árnyalatai azonban eltérőek lesznek a különböző munkáltatóknál.

Előfordul, hogy ez főleg titkári munka. Vagy az asszisztens kizárólag azzal van elfoglalva, hogy kényelmet és rendet biztosítson a főnöknek. Egyes asszisztensek teljes jogú helyettesek és beosztottjaik vannak.

A munkáltató szakmai kérései a „vezető asszisztens” pozícióra jelöltnek, a feladatok és az oktatási követelmények

Az alapfokú végzettségre és a munkatapasztalatra vonatkozó követelmények a vezetőség nézeteitől függően eltérőek lesznek. Leggyakrabban ezt az állást a karrier kezdetének tekintik. Egy komoly felsővezető azonban biztos szakmai és élettapasztalattal rendelkező embert keres asszisztensnek.

A minimumkövetelmény a közigazgatáshoz vagy jogtudományhoz kapcsolódó középfokú szakirányú végzettség. Emellett a munkáltatók a következő szakmai tulajdonságokat várják el a jelentkezőktől:

• minden irodai programban való munkavégzés képessége;
• nagy sebességű nyomtatás;
• műveltség;
• legalább egy ismerete idegen nyelv, leggyakrabban angol;
• a programozási alapismeretek, és a nem szabványos számítógépes programok ismerete;
• képes irodai munka és levelezés lebonyolítására a szabályozási követelményeknek megfelelően;
• a hatályos jogszabályok alapjainak ismerete;
• jól szervezett beszéd.

Ez a minimális követelmény a „főszemélyi asszisztens” állásra jelentkező számára. Felelősségek is hozzáadhatók, a szervezet hatókörétől függően. Egyes vállalkozásoknál előfeltétel az ilyen munkakörbe való felvétel szakirányú vagy kapcsolódó képzésnek minősül. Kívül, nagy plusz kiegészítő üzleti oktatás vagy továbbképzési kurzusok megfontolandó.

Az asszisztens személyiségi követelményei

A felsővezetők asszisztenseivel szemben a szakmaiságon túl számos személyi követelmény is érvényben van. A „főasszisztens” pozíció sajátosságai, a munka feladatai és sajátosságai speciális karakterraktárt jelentenek.

Először is ez:

• stresszállóság - végül is az asszisztensnek gyakran elsőnek kell vállalnia felettesei haragját, és meg kell hallgatnia beosztottjai elégedetlenségét;
• multitasking - több dolog egyidejű elvégzésének képessége - a jó asszisztens legértékesebb tulajdonsága;
• pozitív gondolkodás - e jellemvonás nélkül az asszisztens menedzser nem tud megbirkózni további feladatokkal, mivel tevékenysége gyakran túlmutat a szokásos üzleti együttműködés keretein;
• magas tanulási képesség - minden jó asszisztensben jelen kell lennie az új dolgok megtanulásának és a munkafolyamat minőségi megértésének vágyának.

Ezek csak azok az alapvető, alapvető jellemvonások, amelyekre minden segédvezetőnek szüksége van a sikerhez. szakmai tevékenység. De a legfontosabb személyes követelmény - a séf és az asszisztens temperamentuma és viselkedése nem lehet disszonáns, hanem ideális esetben kiegészítheti egymást.

A vezető asszisztens általános feladatai

Az asszisztens közvetlenül a szervezet vezetésével dolgozik együtt, személyes megbízásokat és szakmai feladatokat is ellát. Általában a következőket tartalmazzák:

• a vezető, esetenként az egész szervezet nyilvántartása. Az egyéni vállalkozásoknál asszisztensek irányítják a szervezet titkárságát;
• az irányítási tevékenységek koordinálása. Üzleti találkozók ütemezése, elöljárók emlékeztetése eseményekre és különféle eseményekre;
• levelezés lebonyolítása a szervezet nevében;
• bejövő telefonhívások fogadása és újraelosztása;
• az egész fejét biztosítva szükséges információ kérésre.

Az ügyvezető asszisztens további feladatai

A vezető személyi asszisztense további feladatokkal és funkciókkal a legáltalánosabb állás ezen a tevékenységi területen. A vezetés leggyakrabban egy meglehetősen sokoldalú munkatársat keres, aki képes a felelősségi körök bővítésére.

A leggyakoribb kiegészítő feladatok a következők:

• fordítás idegen nyelvről, beleértve a tárgyalásokat is. A vezetőség nem mindig bízhat meg teljesen a külső munkavállalókban, és itt nagyon hasznos a legalább angol nyelvtudás;
• vezetői kirándulások szervezése és kísérő kirándulásokon. Az ilyen tevékenység feltételezi, hogy az asszisztens gondoskodik minden hétköznapi pillanatról: mozgásról, taxi és szállodák rendeléséről, vendéglátásról és papírmunkáról;
• elöljárók kísérése protokolláris eseményekre;
• háztartási szolgáltatások.

Ez a lista korántsem teljes. Leggyakrabban meglehetősen nehéz egyértelműen válaszolni arra a kérdésre, hogy mi a felelőssége egy menedzser-asszisztensnek? Ez a tevékenység nagyon sokrétű. Minden főnök megszabja a saját igényeit, a legfontosabb, hogy megbizonyosodjon arról, hogy mindegyik a törvényen belül van.

A személyi asszisztens munkaideje

Ennek a tevékenységnek az egyik fő jellemzője a munkavállaló munkaidejének a vezetéstől való függése. Természetesen a normál munkanap nyolc óra. Valójában az asszisztensek összehasonlítják rezsimjüket a hatóságokkal.

A munkaidő ilyen „összemosása”, és a vezetőséggel való folyamatos kapcsolattartás igénye gyakran elriasztja a végzetteket ezektől az állásoktól. Valójában nem kell többet dolgoznia, mint bármely más helyen. Csak a pihenés és a munka ideje ingataggá válik.

Munkaköri leírás vezető asszisztens

A munkaköri leírásban rögzíteni kell a „vezető asszisztens” beosztás felépítését, a feladatokat, az iskolai végzettséggel és a munkatapasztalattal kapcsolatos követelményeket. Ez egy olyan dokumentum, amely átláthatóbbá teszi a vezetési követelményeket és egyszerű ellenőrzést biztosít a munkavállalói feladatok ellátása felett.

A munkaköri leírás normatív jellegű, a végrehajtáshoz kötelező. Ez a dokumentum leírja a menedzser-asszisztens munkájának minden finomságát. Ez gyakorlatilag egy útmutató a cselekvéshez. A dokumentum nemcsak kötelességeket, hanem jogokat, felelősségeket és a munkaügyi viták megoldásának jellemzőit is tartalmazza.

A vezető asszisztens tevékenységének sajátosságaihoz kapcsolódóan munkaköri leírásának elkészítésével foglalkozni kell speciális figyelem. Feltétlenül írja elő a munka jellemzőit, a munka- és pihenőidő megszervezésének árnyalatait, a túlórák kompenzációját.

Meg kell különböztetni az asszisztens munkaköri leírását ugyanazon dokumentumtól a „projektvezető asszisztens” pozícióhoz. Utóbbi feladatai gyakran ideiglenesek, akárcsak maga a munka.

Ezenkívül a munkakör megnevezését egyértelműen fel kell tüntetni a munkaköri leírásban. Leggyakrabban "titkár", "titkár-referens", "irányító vezető". Kérjük, győződjön meg arról, hogy ez a bejegyzés megfelel a hatályos előírásoknak és naprakész.

Mit kell szerepeltetni a vezetői asszisztens önéletrajzában

A személyi asszisztensi pozíció remek kezdet egy diplomás karrierhez. Így megkaphatja az első állását, és kaphat egy páratlant szakmai tapasztalat. A gyakorlattal rendelkező jelentkezők számára azonban érdekesnek tűnhet ez az állás. Főleg, ha tevékenységi körváltást tervez.

Ismerve a vezető asszisztens fő feladatait, nem nehéz önéletrajzot írni. Ez a dokumentum feltételezi, hogy elolvasta a kérdés elméleti részét, és készen áll a kezdésre. Gondosan tanulmányozza a pályázóra vonatkozó követelményeket, és kezdje el írni a szöveget.

Azok az információk, amelyeket az önéletrajzban fel kell tüntetni az „asszisztens” vagy „főszemélyi asszisztens” állás betöltéséhez:

1. Teljes név, vezetéknév és családnév, az önéletrajzban külföldi társaság csak az első kettő engedélyezett.
2. Családi állapot. azt kötelező tétel- Az asszisztensi munkakör gyakran rendszertelen munkaidővel jár. Biztosnak kell lennie abban, hogy egy ilyen ütemezés nem befolyásolja hátrányosan a családi kötelezettségeket.
3. Oktatás. -ben jelezve időrendben. Ha még tanul, feltétlenül jegyezze fel, mennyi ideig tart a befejezés. A munkaadók gyakran utolsó éves hallgatókat vesznek fel asszisztensnek, és ezt követően előrelépnek a karrierben. Itt tüntesse fel az idegen nyelv tudását és a nyelvtudás szintjét.
4. Munkatapasztalat. Pont az utolsóból. Ha még nem, akkor sorolja fel önkéntes projektjeit, részvételét szociális tevékenységek vagy szakszervezeti szervezetek, képzési gyakorlatok és egyéb megfelelő tevékenységek. Ha nem tud semmit adni, akkor vegyen át egy ajánlást a végzős osztálytól, és írja meg, hogy készen áll.
5. Személyes jellemzők. Adja meg magának a lehető legőszintébb értékelést. Jellemezze a karaktert a klasszikus pszichológia szemszögéből, és ügyeljen arra, hogy jegyezze meg erősségeit és gyengeségeit.
6. További információ. Ide kell írni, hogy miért válasszon téged a munkáltató a többi jelentkező közül. Ezen kívül ügyeljen arra, hogy további készségeket is tartalmazzon, például vezetői engedély meglétét. Még ezen a ponton is hasznos lesz írni a kiegészítő oktatás, továbbképzések, üzleti oktatás elérhetőségéről.
7. Kapcsolatok. Hagyjon meg minél több módot a kapcsolatfelvételre: cella és otthoni telefon, cím Email, skype, link az oldalra a közösségi hálózaton. Csak naprakész információkat adjon meg.

A jól megírt önéletrajz nem marad észrevétlen a munkáltató előtt.

Az osztályvezető asszisztens feladatai

Az álláskeresők jellemzően vezető személyi asszisztenseként keresnek állást. De könnyebb elkezdeni az előléptetést ebben a karrierrésben, az "értékesítési vezető asszisztense" pozíciójából. Ennek az alkalmazottnak a feladatai nem olyan terjedelmesek, de a tapasztalat és a kilátások összehasonlíthatatlanul nagyobbak.

A fő különbség a főosztályvezetői asszisztensek között a konkrétabb és szűkebb körű tevékenységük. Egy adott termelési vagy irányítási területhez kapcsolódó munkát végeznek. Ez a tapasztalat felbecsülhetetlen a további szakmai előmenetelhez.

Az osztályvezető asszisztens feladatai mindenre kiterjednek, mint a vállalkozásvezetőé. De van egy különleges tulajdonsága is:

• az egység termelési, irányítási vagy értékesítési folyamatának alapos ismerete;
• kommunikálni más osztályok asszisztenseivel és az általános igazgató-helyettessel;
• Karbantartja a tanszéki dokumentációt.

Személyi asszisztens karrierlehetőség

A fiatalok ezt a pozíciót pályakezdésnek tekintik. Azonban meg kell különböztetni, hogy milyen promóciót szeretne. Vízszintes vagy függőleges? Ennél a vállalkozásnál, vagy ez csak a kezdete egy jövőbeli önéletrajznak? Az ezekre a kérdésekre adott válaszok meghatározzák a további cselekvés stratégiáját is.

A vezetőség nagyra értékeli a jó asszisztenseket, és ez sajnos rossz hatással van rájuk karrier növekedés. A főnök nem akarja elengedni az ideális alkalmazottat, vállalja a béremelést és további juttatásokat ad - ez a horizontális karrier egyik változata. Leggyakoribb a személyi asszisztensek körében.

Egy adott szervezetnél a legkönnyebben az asszisztens pozícióból a részlegvezetői pozícióból lehet feljebb lépni a karrierlétrán. Az ilyen pozíciókat gyakran azzal a céllal töltik be, hogy jobban megismerjék a munkavállalót és képzést kapjanak. Ha vertikális karrierre vágysz, akkor ez a te utad.

A menedzser-asszisztens pozíció kívülről nem látható, de a szervezet szempontjából igen jelentős. Egy hozzáértő asszisztens képes javítani a hatósági teljesítményt, és így több profitot biztosít a vállalkozás számára.

I. Általános rendelkezések

1. Az értékesítési vezető asszisztens a műszaki előadók kategóriájába tartozik.

2. Olyan személy, akinek van

(magasabb; másodlagos)

szakmai (gazdasági) végzettség, vezetői végzettség, munkatapasztalat ben

legalábbis specialitás

(1 év; 3 év; 5 év stb.)

3. Az értékesítési vezető asszisztensnek tudnia kell:
3.1. A vállalkozói és kereskedelmi tevékenységek végrehajtását szabályozó törvények és normatív jogi dokumentumok.
3.2. Piacgazdaság, vállalkozás és üzleti alapok.
3.3. Piaci konjunktúra.
3.4. Az áruk választéka, osztályozása, jellemzői és rendeltetése.
3.5. Árképzési eljárás, áruk nagy- és kiskereskedelmi árai.
3.6. Vezetéselmélet alapjai, makro- és mikroökonómia, ügyvitel.
3.7. A megállapodások, megállapodások, szerződések kereskedelmi feltételeinek sorrendje.
3.8. Az értékesítés pszichológiája és alapelvei.
3.9. Az üzleti kommunikáció etikája.
3.10. Az üzleti kapcsolatok kialakításának szabályai.
3.11. A szociológia, a pszichológia és a munkamotiváció alapjai.
3.12. Az információfeldolgozás módszerei a kommunikáció és kommunikáció korszerű technikai eszközeivel, számítógéppel.
3.13. Idegen nyelv.
3.14. ______________________________________________

4. Az értékesítési vezető asszisztense (asszisztense) munkakörébe történő kinevezés és a munkakörből való elbocsátás a vállalkozás vezetőjének rendelete alapján történik ______________________________________________________________________________

5. Az értékesítési vezető asszisztens közvetlenül az értékesítési vezetőnek tesz jelentést.
6. Az értékesítési vezető asszisztens távollétében (üzleti út, nyaralás, betegség stb.) feladatait az előírt módon kijelölt személy látja el. Ez a személy megszerzi a megfelelő jogokat, és felelősséggel tartozik a rábízott feladatok nem megfelelő ellátásáért.
7. ____________________________________________________

II. Munkaköri kötelezettségek

Értékesítési vezető asszisztens:
1. Értékesítési menedzser irányításával áruértékesítési hálózat megszervezésével és létrehozásával kapcsolatos munkát végez.
2. Információkat gyűjt az áruk iránti keresletről, változásának (növekedés, csökkenés) okairól.
3. Vevők felkutatása (nagy- és kiskereskedelmi vállalkozások, egyéb közvetítők stb.), üzleti kapcsolatok kialakítása.
4. Kapcsolatot létesít az ügyfelekkel (ügyfelek egy csoportjával) az értékesítési vezető megbízásából.
5. Tárgyalást folytat az ügyfelekkel az áruk értékesítésének és a kapcsolódó szolgáltatások nyújtásának feltételeiről.
6. Kidolgozza a szerződéskötést megelőző dokumentációt.
7. Szerződéseket köt a vállalkozás nevében (adásvétel, szállítás, stb.).
8. Megszervezi a megkötött szerződések alapján az áruk vevők részére történő kiszállítását vagy kiszállítását.
9. Ellenőrzi a megkötött szerződések alapján az áruk vásárlóinak fizetését.
10. Ellenőrzi a szerződéses feltételek teljesítésére vonatkozó határidők betartását.
11. Információkat gyűjt a vásárlóktól:
- az áruk minőségi jellemzőire vonatkozó követelményekről (élettartam, használati szabályok, csomagolás stb.);
- az áruk értékesítés utáni szolgáltatásának követelményeiről;
- az áruk végfogyasztóknak történő értékesítésének volumene és aránya.
12. Nyilvántartást vezet a megkötött szerződések teljesítésével kapcsolatos vevői igényekről.
13. Feltárja a szerződési feltételek megsértésének okait, intézkedik azok megszüntetéséről, megelőzéséről.
14. Részt vesz az áruk iránti kereslet megteremtését célzó tevékenységekben (reklámkampányok, bemutatók, vásárok, kiállítások stb.).
15. Információkat gyűjt a vevőkről és gondoskodik azok elektronikus adatbázisokba való felvételéről.
16. Az elvégzett munkáról beszámolókat, valamint az értékesítési vezető megbízásából elemző jelentéseket, igazolásokat készít.
17. Ellátja az értékesítési vezető hatósági feladatait funkcionális területeken.
18. ______________________________________________

Az értékesítési vezető asszisztensnek joga van:
1. Ismerje meg a beosztásában fennálló jogait és kötelezettségeit meghatározó dokumentumokat, a hivatali feladatok ellátásának minőségi értékelési szempontjait.
2. A vállalkozás osztályvezetőitől, szakembereitől személyesen vagy a közvetlen felettes nevében kérheti a feladatai ellátásához szükséges információkat, dokumentumokat.
3. Javaslatok előterjesztése a vezetőség részére a jelen utasításban előírt feladatkörrel kapcsolatos munka javítására.
4. Követelni a kereskedelmi vállalkozás vezetőségét, hogy biztosítsa a hatósági feladatok ellátásához szükséges szervezeti és technikai feltételeket, valamint a megállapított dokumentumok lebonyolítását.
5. _______________________________________________

IV. Egy felelősség

Az értékesítési asszisztens feladata:
1. A jelen munkaköri leírásban előírt hivatalos feladataik nem megfelelő ellátásáért vagy elmulasztásáért - az Orosz Föderáció hatályos munkaügyi jogszabályai által meghatározott határokon belül.
2. A tevékenységük során elkövetett bűncselekményekért - az Orosz Föderáció jelenlegi közigazgatási, büntetőjogi és polgári jogszabályai által meghatározott határokon belül.
3. Kereskedelmi társaságnak okozott anyagi kárért - az Orosz Föderáció hatályos munkaügyi jogszabályai által meghatározott kereteken belül.
4. ___________________________________________________