Ci siamo sviluppati istruzioni passo passo per l'organizzazione del viaggio nel 2019. L'articolo contiene campioni e moduli di tutti i documenti per l'invio di un dipendente in viaggio d'affari.
Dal 1 gennaio l'elenco dei documenti per i documenti di viaggio è cambiato. Lista completa Guarda nell'articolo della rivista "Semplificazione".
I certificati di viaggio non sono validi nel 2019, infatti, la cancellazione è avvenuta nel lontano 2015, quando, con Decreto del Governo della Federazione Russa n. 1595, sono state apportate modifiche al comma 7 del Decreto del Governo della Federazione Russa di ottobre 13, 2008 n. 749 “Sulle peculiarità dell'invio di dipendenti in viaggio d'affari”, sostituendo l'obbligo di rilascio di un certificato di viaggio con la condizione che il periodo effettivo di permanenza in viaggio d'affari sia determinato sulla base dei documenti di viaggio.
Anche l'articolo 6 è stato completamente escluso dalla stessa delibera, sopprimendo così l'obbligo per il datore di lavoro di redigere un incarico di lavoro che descriva lo scopo della trasferta del dipendente.
Allo stesso tempo, nessuno ha tolto il diritto di rilasciare fogli di viaggio. Se il datore di lavoro decide di supportare il fatto del viaggio di lavoro del dipendente con tale documento, l'organizzazione o l'imprenditore può sviluppare il modulo da solo o può prenderlo come base forma precedente T-10.
Possono essere fissate eventuali indennità, compresi i regolamenti interni che possono prevedere importi diversi di indennità giornaliera per diverse posizioni, nonché per diversi luoghi di trasferta.
Tuttavia, secondo l'art. 217 del codice fiscale della Federazione Russa è prevista un'indennità giornaliera massima dalla quale non viene addebitata l'imposta sul reddito. Questi valori sono 700 rubli. per viaggi di lavoro in Russia e 2.500 rubli. per viaggi di lavoro all'estero. Come calcolare i contributi dalle indennità giornaliere fuori limite, informazioni nell'articolo
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Un piccolo cheat sheet nella tabella ti spiegherà come inviare un dipendente in viaggio d'affari nel 2019 in Russia:
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Motivo dell'invio in viaggio d'affari |
Ordine scritto dal gestore |
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Data di inizio del viaggio |
Data di partenza, confermata dai documenti di viaggio o da una nota. |
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Data di fine del viaggio |
Data di arrivo, confermata da nota o documenti di viaggio. |
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Indennità giornaliera |
700 sfregamenti. (comma 3, articolo 217 del codice fiscale della Federazione Russa) |
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Relazione anticipata, documenti di alloggio e di viaggio, promemoria |
Per un viaggio d'affari all'estero, il cheat sheet è il seguente:
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Data di inizio del viaggio |
Data del timbro all'attraversamento del confine della Federazione Russa (se un viaggio d'affari in paesi che, secondo i termini delle relazioni intergovernative, non appongono tale timbro, la data è determinata dai documenti di viaggio). |
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Data di fine viaggio |
La data che precede la data del timbro del valico di frontiera (o analogamente, la data determinata dai documenti di viaggio). L'indennità giornaliera per il giorno di entrata è calcolata secondo le norme per la Russia. |
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Indennità giornaliera |
2 500 sfregamenti. (comma 3, articolo 217 del codice fiscale della Federazione Russa) |
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Base per la maturazione delle spese di viaggio |
Relazione anticipata, documenti di soggiorno e di viaggio, promemoria (vi sono due posizioni opposte del Ministero delle finanze e del Servizio federale delle imposte sulla necessità di tradurre i documenti di viaggio e i documenti di residenza per viaggi di lavoro all'estero, al fine di evitare controversie, è meglio tradurre tali documenti riga per riga). |
2. A seconda della procedura stabilita in azienda, può essere rilasciato anche un certificato di viaggio. Qui puoi scaricare il suo modulo, così come un campione di riempimento.
3. Per confermare la trasferta di lavoro vengono utilizzati documenti di viaggio, documenti di pagamento per l'alloggio o, in mancanza, viene emessa una nota. Sul nostro sito Web è possibile scaricare un esempio di tale promemoria.
4. Alla fine del viaggio, fai un rapporto anticipato.
Non ci sono eccezioni per il CEO. Il suo viaggio d'affari è emesso secondo regole generali. Di conseguenza, le modalità di segnalazione per un viaggio di lavoro nel 2019 non dipendono dalla posizione della persona distaccata.
L'unica differenza è che un'organizzazione può stabilire indennità giornaliere aumentate per il direttore dell'impresa mediante un atto normativo interno, ma la questione della tassazione delle indennità giornaliere non cambierà: l'intero importo in eccesso rispetto alla norma sarà la base per il calcolo imposta sul reddito delle persone fisiche.
La documentazione di un viaggio di lavoro nel 2019, se durato un solo giorno, ha una caratteristica relativa al calcolo delle indennità giornaliere.
Per un viaggio di lavoro di un giorno senza attraversare il confine della Federazione Russa, non sono previste diarie. Per un viaggio di lavoro all'estero della durata di un giorno, le indennità giornaliere sono previste entro il 50% della norma (comma 20 della delibera n. 749).
Ricordiamo che il datore di lavoro può stabilire a sua discrezione l'entità dell'indennità giornaliera, ma se queste indennità giornaliere superano la norma, dovranno pagare l'imposta sul reddito delle persone fisiche.
In caso contrario, i requisiti per la composizione dei documenti sono identici a un viaggio di lavoro di durata normale.
Per un viaggio di lavoro nel 2019, le nuove regole contabili prevedono la possibilità di confermare un viaggio senza documenti di viaggio con una nota con allegati assegni per la benzina, ad esempio. Se non ci sono controlli per la benzina, allora per determinare i tempi del viaggio si basano sui documenti di soggiorno o solo sulle informazioni ottenute dalla nota del dipendente. In tal caso i termini non possono eccedere i limiti originariamente indicati nell'ordinanza del capo.
La procedura prevista per l'invio di un dipendente in viaggio d'affari è regolata dal già citato decreto n. 749.
Inoltre, la procedura per il pagamento dei rimborsi giornalieri e degli altri rimborsi spese connessi a un viaggio di lavoro è stabilita dall'art. 168 del Codice del lavoro della Federazione Russa. Come notato sopra, un'organizzazione o un imprenditore ha il diritto di rilasciare un certificato di viaggio, come prima fino al 2015.
Ricevuta la conferma delle spese di viaggio nel 2019, il commercialista effettuerà le seguenti registrazioni:
In questo articolo troverai
Registrazione viaggi di lavoro deve rispettare tutti i requisiti di legge. A un dipendente che si reca in viaggio d'affari devono essere fornite tutte le garanzie previste dalla normativa sul lavoro:
La procedura e l'ammontare del rimborso delle spese connesse ai viaggi di lavoro sono determinati secondo le disposizioni dell'articolo 168 Codice del Lavoro. Adeguate garanzie si applicano anche ai lavoratori a tempo parziale. lavoro part-time guadagno medio durante il tempo trascorso in viaggio d'affari bisogna risparmiare solo con il datore di lavoro che lo ha mandato in viaggio d'affari. Se un dipendente viene inviato contemporaneamente in viaggio d'affari e nel luogo di lavoro principale, oltre che a tempo parziale, è necessario mantenere i guadagni medi di entrambi i datori di lavoro.
Va tenuto presente che alcune categorie di dipendenti possono essere inviate in trasferta solo con il loro consenso scritto, anche in assenza di divieto di trasferta per referto medico. Questa regola si applica a:
Il datore di lavoro non ha il diritto di inviare dipendenti delle seguenti categorie in viaggio d'affari:
Durata del viaggio di lavoro
Il datore di lavoro ha il diritto di fissare qualsiasi periodo di viaggio d'affari a seconda della complessità, del volume e di altre caratteristiche del viaggio. Non indica la durata massima del viaggio. Pertanto, un viaggio d'affari può durare quanto vuoi.
Allo stesso tempo, non è stata definita la questione della durata minima del viaggio. Un viaggio di durata superiore a 1 giorno può essere riconosciuto come viaggio di lavoro. Allo stesso tempo, un viaggio di meno di 24 ore non è considerato un viaggio d'affari.
Tuttavia, in pratica, gli imprenditori e le aziende spesso inviano i dipendenti in viaggio per 1 giorno, registrandoli come viaggi di lavoro standard - con il pagamento di diaria, indennità di viaggio, ecc.
Il decreto del governo della Federazione Russa del 29 dicembre 2014 n. 1595 ha apportato alcune modifiche ai requisiti per il rilascio dei documenti di viaggio. Ai sensi della lettera e) del comma 26 della Fornitura, il lavoratore non è tenuto a fornire un titolo di viaggio. Quando si invia un dipendente in viaggio d'affari, è necessario emettere un pacchetto dei seguenti documenti:
Passaggio 1. Emettere un ordine da inviare in viaggio d'affari. Per inviare un dipendente in viaggio d'affari, devi prima emettere un ordine. È possibile utilizzare il modulo T-9 (o il modulo T-9a se più dipendenti sono in viaggio d'affari), approvato dal decreto del Comitato statistico statale della Russia del 05.01.04 n. 1. Tuttavia, questo modulo non è considerato obbligatorio, l'azienda ha il diritto di sviluppare il proprio C'è un campione Se lavori con la forma unificata del Comitato statistico statale, la riga che menziona l'incarico di servizio dovrebbe essere cancellata. Dal 2015 non è necessario redigere.
Passaggio 2. Registrare il fatto di inviare un dipendente nel registro dei viaggi di lavoro. La forma della rivista è stata approvata in conformità con l'ordine del Ministero della salute e dello sviluppo sociale della Russia dell'11 settembre 2009 n. 739n. È necessario inserire i seguenti dati in questo diario: il nome completo dell'addetto al viaggio, il nome dell'azienda a cui viene inviato, la destinazione. Data la cancellazione dei certificati di viaggio dal 2015, inserire un trattino nella riga relativa al certificato di viaggio. Degno di nota è il fatto che il Ministero della Salute approverà presto una nuova forma della rivista.
Passaggio 3. Compila il foglio presenze. È anche possibile utilizzare i moduli di scheda attività unificati T-12 e T-13, esiste un campione approvato dal decreto del Comitato statistico statale della Russia del 05.01.04 n. 1. Giorni di viaggio di lavoro durante i quali il dipendente è assente il luogo di lavoro deve essere compilato con il codice K. Quando un dipendente lavora nel suo giorno libero, è necessario indicare nel foglio presenze 2 codici: K e RV. Va ricordato che il lavoro in un giorno libero, ai sensi dell'articolo 153 del Codice del lavoro della Federazione Russa, è pagabile al doppio della tariffa.
Passaggio 4. Emettere un rapporto anticipato. Al rientro da un viaggio di lavoro, il dipendente deve compilare un rapporto anticipato entro 3 giorni lavorativi, consegnandolo all'ufficio contabilità. Gli consigliamo di ricordargli le scadenze, perché dopo un viaggio di lavoro, un dipendente spesso va subito al lavoro attuale accumulato. Il dipendente nella relazione anticipata sul modulo AO-1 ha un campione che indica gli importi spesi nell'ambito del viaggio. Si prega di notare che c'è un termine di 3 giorni per la presentazione di un rapporto finanziario per viaggi di lavoro nazionali ed esteri. Se il dipendente è rientrato da un viaggio di lavoro in un fine settimana o in un giorno festivo, il periodo specificato deve essere conteggiato dal primo giorno lavorativo successivo al giorno del rientro.
Il dipendente deve allegare i documenti che confermano le sue spese alla nota spese. Tali prove possono essere ordini di ricevuta, assegni, ricevute, contratti, ecc. Non è più necessario emettere certificati di viaggio. Sono stati utilizzati per confermare il fatto e l'ora della permanenza del dipendente nel luogo del viaggio di lavoro. Ora la prova dell'effettiva presenza di un dipendente in viaggio d'affari sono i documenti di viaggio: un biglietto ferroviario, un biglietto aereo, ecc.
Come confermare i termini di un viaggio di lavoro se il dipendente guidava la propria auto? In questo caso, deve essere redatto un promemoria in qualsiasi forma, che rispecchi la durata fisica del viaggio, allegando documenti per confermare l'uso dell'auto - ricevute, fatture, lettera di vettura, ricevute di cassa, ecc.
L'indennità giornaliera è dovuta al dipendente per ogni giorno di trasferta di lavoro, compresi i giorni festivi, i giorni di riposo, i giorni di viaggio. Ciascun datore di lavoro può fissare l'importo dell'indennità giornaliera che ritiene opportuno.
Le indennità giornaliere nella contabilità fiscale sono cancellate come spese senza limitazioni. Le indennità giornaliere sono esentate dall'NFDL entro il limite - per un viaggio d'affari nel paese 700 rubli al giorno, per viaggi d'affari all'estero - 2,5 mila rubli al giorno. Se la società ha stabilito un importo giornaliero superiore agli importi specificati, sarà necessario pagare l'eccedenza dell'imposta sul reddito delle persone fisiche.
Per le trasferte di durata inferiore alle 24 ore non è dovuta l'indennità giornaliera. Sebbene la maggior parte delle aziende effettui il pagamento. Il ministero delle Finanze ha proposto tale opzione contabile. Se i documenti giustificativi sono forniti dal dipendente, l'indennità giornaliera deve essere considerata come rimborso di altre spese connesse al viaggio di lavoro. Sono dentro questo caso sono completamente esenti da NFDL. Se non ci sono documenti, va applicato un limite, simile ai viaggi di lavoro più lunghi.
Ci sono esempi nella pratica arbitrale in cui i giudici hanno confermato che durante un viaggio di lavoro di un giorno, le diarie sono esentate dai contributi alla UIF.
Pagamento del viaggio. Il costo del trasferimento nel luogo del viaggio di lavoro e ritorno può includere i costi sulla base dei paragrafi. 12 p.1 art. 264 del codice fiscale della Federazione Russa. È possibile applicare l'IVA "in entrata" alla detrazione. In caso di rimborso delle spese di viaggio a un lavoratore in viaggio, non è necessario trattenere l'imposta sul reddito delle persone fisiche e i premi assicurativi.
Ma queste norme possono essere applicate solo se le spese di viaggio sono confermate da documenti primari. Se il dipendente si è recato sul luogo con mezzi di trasporto regolari, deve essere fornito un biglietto di viaggio. Non è necessario che venga fornito un biglietto della forma prescritta. L'obbligo principale è quello di indicare sul biglietto i dettagli, il sigillo e la firma del vettore, i nomi dei punti di partenza e di arrivo e il prezzo.
Nel caso di un taxi, come documenti giustificativi vengono utilizzati un ordine di fornitura del trasporto per il trasporto di passeggeri e bagagli e una ricevuta di pagamento per i servizi di taxi passeggeri.
Per i viaggi aerei è necessario fornire 2 documenti primari: un biglietto con l'indicazione del prezzo e una carta d'imbarco.
Pagamento dell'alloggio. I fondi spesi per l'alloggio di un dipendente in trasferta possono essere presi in considerazione dalla società al momento della tassazione dei profitti. Allo stesso tempo, la società ha il diritto di stornare il costo dei servizi alberghieri aggiuntivi (ad eccezione di ristoranti, bar, saune, centri fitness, servizio in camera).
In caso di rimborso delle spese di alloggio a un dipendente, l'imposta sul reddito delle persone fisiche non è richiesta.
Ma queste norme possono essere utilizzate solo in una situazione in cui i costi degli alloggi sono confermati da documenti primari: un rigoroso modulo di segnalazione, sviluppato in modo indipendente dall'hotel. È obbligatorio indicare in esso i dettagli elencati al paragrafo 3 della disposizione con decreto del governo della Federazione Russa del 06.05.08 n. 359. In questo caso è richiesta l'indicazione nel modulo e l'importo dell'IVA.
In pratica, le autorità fiscali spesso fanno reclami se sul documento dell'hotel è indicato un codice fiscale "estero" o inesistente. Tuttavia, su questo tema la pratica arbitrale è positiva per i contribuenti.
Pagamento del cibo. Secondo le autorità fiscali, è necessario pagare i pasti durante un viaggio di lavoro a scapito delle indennità giornaliere. Pertanto, se un dipendente rimborsa separatamente le spese alimentari, tali costi non possono essere presi in considerazione ai fini della tassazione degli utili, sono tenuti a pagare l'imposta sul reddito delle persone fisiche e i premi assicurativi.
Anche se l'azienda non paga affatto le indennità giornaliere, ma compensa solo le spese alimentari, tali spese non ridurranno i profitti e sono incluse nella base dell'imposta sul reddito delle persone fisiche e dei contributi.
Allo stesso tempo, va notato che ci sono pratiche contrastanti in questa edizione. Alcuni dei casi dell'azienda hanno vinto, ma a volte vincono anche gli ispettori. Tuttavia, è più sicuro prevenire i conflitti, non riflettere il costo del cibo nella contabilità fiscale, è meglio pagare l'imposta sul reddito delle persone fisiche e i contributi.
Il praticante racconta
Jan Hare, Vicedirettore generale per lo sviluppo del business aziendale, consulenza per la gestione dei viaggi
Nonostante la rivoluzione nel mercato delle telecomunicazioni, è difficile immaginare l'attività attuale senza viaggi di lavoro. Grazie alla distribuzione ottimale del budget, è possibile ottenere l'ottimizzazione del budget di viaggio.
Innanzitutto, è necessario formare le regole dei viaggi di lavoro. Questo regolamento sarà utile anche se ci sono diversi viaggi di lavoro all'anno. Dovresti indicare nel documento le regole di volo, alloggio, pianificazione del budget di viaggio. I voli nazionali in alcune compagnie sono organizzati solo in classe economica. Per le compagnie internazionali si può stabilire la seguente regola: fino a 3 ore di volo in classe economica, per un volo più lungo è preferibile la classe business. Spesso l'ammontare dei costi dipende anche dalla posizione dello specialista.
Non perdere tempo ad analizzare il tuo budget per i viaggi di lavoro. Grazie a ciò, è possibile identificare decisioni inefficienti nell'organizzazione di un viaggio con ottimizzazione dei costi.
I viaggi di lavoro all'estero comportano alcune particolarità. Le indennità giornaliere fornite in valuta estera devono essere convertite in rubli al tasso di cambio del giorno in cui sono emesse. L'importo dell'indennità giornaliera, che è esente dall'imposta sul reddito delle persone fisiche, al giorno, quando si viaggia all'estero, non è di 2,5 mila rubli, ma di 700 rubli.
Se le spese di viaggio sono pagate in valuta estera, il loro costo deve essere convertito in rubli. In questo caso è necessario utilizzare il tasso indicato dai documenti per l'acquisto di valuta.
Lo stipendio medio che è stato pagato a un dipendente per il periodo di un viaggio di lavoro sarà considerato il suo reddito, ricevuto da una fonte nella Federazione Russa. Se il dipendente è stato in viaggio all'estero per un breve periodo, pur mantenendo lo status residente fiscale, l'imposta sul reddito delle persone fisiche dai suoi guadagni medi sarà considerata con un'aliquota del 13%. In caso di perdita dello status fiscale si applica un'aliquota del 30%.
1. Definire i principi strategici per l'organizzazione del viaggio. La condizione principale è ottenere il massimo ritorno dai dipendenti in viaggio d'affari. Sono necessarie le seguenti priorità: lavoro produttivo lontano, con un rapido ritorno in ufficio. Pertanto, il viaggio aereo è preferibile rispetto ai passaggi ferroviari, nonostante i costi elevati. Non dovresti acquistare i biglietti per i dipendenti sul treno solo in uno scompartimento per garantire loro un viaggio confortevole.
È necessario determinare in anticipo i piani principali dei dipendenti per i viaggi di lavoro, rendendoli il più ricchi possibile. Il percorso dovrebbe essere calcolato in modo tale che il dipendente possa far fronte alla massima quantità possibile di lavoro durante un viaggio. Un'azienda può aiutare un dipendente offrendo non solo comunicazioni aziendali, ma anche Internet mobile.
Un'altra circostanza importante è che i processi di lavoro non dovrebbero soffrire mentre il dipendente è assente. Per un allineamento indolore dei piani comuni, è necessario inserire un "programma di assenza" sul portale elettronico aziendale. Indicare in esso tutti i viaggi programmati con almeno una settimana di anticipo, annotando il nome, il luogo del viaggio di lavoro, le date di assenza.
2. Condurre negoziazioni virtuali. Se non c'è bisogno di una presenza fisica alle negoziazioni, o hai un budget limitato, puoi pensare all'opzione delle negoziazioni virtuali. A tal fine sono oggi disponibili diverse tecnologie utili, tra cui il servizio di videoconferenza in telepresenza pubblica con grafica ad alta definizione ed effetto immersivo.
3. Nominare un responsabile. Il responsabile dell'ufficio può essere responsabile dell'organizzazione dei viaggi di lavoro. Pianificherà viaggi, ordinerà i biglietti più economici, selezionerà gli orari di pianificazione, cercherà hotel, organizzerà visti, ecc.
Il dipendente stesso non è sospeso dalla preparazione del viaggio. Se è previsto un viaggio di lavoro in un altro paese o in una regione molto remota del paese, il dipendente può informarsi personalmente sulle previsioni del tempo, preparare una mappa della zona, studiare le caratteristiche locali per comprendere meglio la situazione ed evitare possibili i problemi.
La cosa principale nella pianificazione dei viaggi di lavoro è informare il dipendente responsabile del viaggio il prima possibile e redigere i documenti per il viaggio.
Egli parla Amministratore delegato
Andrej Medvedev, Direttore Generale Industrial Power Machines, Mosca
Ci sono tali limiti per i viaggi di lavoro all'interno del paese nella nostra azienda. L'indennità giornaliera è fissata a 1500 rubli. Hotel: non più di 5 mila rubli al giorno. La pratica conferma che questo è il costo medio per partecipare a un viaggio di lavoro, fornendo un comfort sufficiente ai dipendenti senza fronzoli. Prevede inoltre il rimborso del servizio taxi se il dipendente viaggia con bagagli. L'indennità giornaliera massima per i viaggi di lavoro all'estero è fissata a 2,5 mila rubli.
Le spese di viaggio possono essere controllate utilizzando carte bancarie virtuali che non hanno un vettore materiale e sono destinate agli acquisti online. Queste carte possono essere collegate ad un unico conto aziendale con gestione centralizzata.
4. Controllare le spese e la rendicontazione. Il manager deve controllare i viaggi dei suoi dipendenti, la validità della spesa. È importante che i dipendenti comprendano l'elenco dei documenti richiesti come parte del rapporto di viaggio.
I dipendenti entro 3 giorni dalla trasferta devono consegnare i relativi documenti (bollette, biglietti) al responsabile dell'ufficio. Se un dipendente non fornisce nessuno dei documenti giustificativi, ad esempio, non ovunque possa emettere un assegno da un taxi, puoi crederci sulla parola.
Sulla base dei risultati del viaggio di lavoro, i dipendenti devono fornire una relazione sull'attività svolta, con una descrizione dettagliata dei risultati delle trattative e degli incontri tenuti. I dipendenti che erano in formazione possono anche fornire una copia del certificato per la rendicontazione.
La stesura di un rapporto anticipato sui risultati di un viaggio di lavoro dovrebbe essere affidata al reparto contabilità, questa opzione è più affidabile.
Il praticante racconta
Giulia Kutina, Direttore esecutivo, Associazione del turismo d'affari, Mosca
Secondo me, la politica di viaggio (statuto sui viaggi di lavoro) lo è prerequisito per una gestione dei viaggi aziendali di successo. Raccomando che la politica di viaggio fissi i limiti di costo ammissibili per i viaggi di lavoro, con una regolamentazione rigorosa dei limiti massimi dei prezzi della sistemazione alberghiera, regolando la categoria dei biglietti aerei, l'importo delle spese di ospitalità, la disponibilità di un trasferimento, ecc. Allo stesso tempo, dovrebbero essere applicati standard uniformi per tutti i livelli di specialisti in modo da avere un effetto demotivante.
Solo con la regolamentazione documentale degli standard di classe sarà possibile spiegare ragionevolmente al dipendente perché è costretto a vivere in un hotel del genere oa volare in classe economica.
Consulenza per la gestione dei viaggi (TMC)- uno dei leader mercato russo turismo d'affari. L'azienda offre ai suoi clienti una soluzione professionale per una serie di compiti legati all'organizzazione di viaggi d'affari e viaggi d'affari.
Andrej Medvedev laureato a Yaroslavl Università Statale loro. P. G. Demidova (Facoltà di Informatica e Ingegneria Informatica ed Economia). Ha lavorato nella casa commerciale "Avtodiesel" come uno dei principali specialisti del reparto vendite e vice capo del reparto marketing. Uno degli iniziatori della creazione nel 2005 del gruppo di ingegneria "Industrial Power Machines".
GK "Macchine elettriche industriali"è specializzata nella progettazione e produzione di attrezzature speciali basate su motori diesel. Fondata nel 2005. Personale - 300 dipendenti.
Associazione per il turismo d'affari- un'associazione indipendente di acquirenti aziendali di servizi di viaggio. Partner dell'Associazione dei Responsabili dei Viaggi d'Affari (ACTE) e dell'Associazione Tedesca dei Viaggi d'Affari (VDR). Collabora con i principali fornitori di servizi di viaggio d'affari.
Allo stesso tempo, i contribuenti devono ricordare che le garanzie e gli indennizzi previsti, inclusi quelli relativi a un viaggio di lavoro, valere solo per i dipendenti che ha stipulato un contratto di lavoro con l'organizzazione. I dipendenti che lavorano in base a un accordo GPC (diritto civile) non sono soggetti al diritto del lavoro e ad altri atti contenenti diritto del lavoro in conformità con le disposizioni.
Una norma analoga è contenuta nel comma 2 della delibera n. 749:
Dipendenti inviati in viaggio d'affari nei rapporti di lavoro con un datore di lavoro.
Nota: altri viaggi di lavoro non sono considerati.
Di conseguenza, se un dipendente lavora in un'azienda con un accordo GPC, inviarlo in viaggio per scopi ufficiali non è un viaggio d'affari. Ciò significa che l'organizzazione non ha alcun obbligo di risarcire tale dipendente per le spese di viaggio. Pertanto, al fine di non aumentare il prezzo dell'accordo GPC (l'importo della remunerazione) dell'importo delle spese associate a un viaggio di lavoro, nonché di non pagare tasse "extra", la possibilità di pagare un risarcimento ammonta all'esecutore testamentario dell'ordine deve essere previsto nell'accordo GPC (di natura civilistica).
Sia in ambito fiscale che contabile, quando si riflettono transazioni commerciali relative a viaggi di lavoro, c'è intero complesso compiti e problemi che la contabilità dovrebbe risolvere. L'invio di dipendenti in viaggio d'affari fa parte del rapporto di lavoro tra i dipendenti e l'organizzazione. Questo numero è dedicato.
In conformità con questo capitolo, è necessario applicare ordine speciale accordi sulle buste paga con i viaggiatori d'affari. Dopotutto, quando un dipendente viene inviato in viaggio d'affari, gli viene garantita la conservazione di: 1) il luogo di lavoro (posizione), 2) i guadagni medi, nonché il rimborso delle spese associate a un viaggio d'affari in conformità con il disposizioni.
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In conformità con i requisiti, in caso di invio in viaggio d'affari, il datore di lavoro è tenuto a rimborsare al dipendente:
Oltre a quanto sopra, a spese di viaggio relazionare:
La procedura e l'importo del rimborso delle spese giornaliere associate ai viaggi di lavoro sono determinati da un contratto collettivo o da un atto normativo locale. Così, il codice del lavoro le norme non sono fissate compensi per il rimborso delle spese di viaggio. I datori di lavoro hanno il diritto di determinare autonomamente in un contratto collettivo o in un atto normativo locale (ad esempio, un regolamento sui viaggi di lavoro), la procedura e l'importo del rimborso delle spese associate ai viaggi di lavoro, compreso l'importo dell'indennità giornaliera pagata.
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Per la documentazione delle operazioni commerciali relative alle trasferte, i modelli unificati approvati dall'art Risoluzione del Comitato statistico statale della Federazione Russa del 05.01.2004 n. #1"Sull'approvazione delle forme unificate di documentazione contabile primaria del lavoro e del suo pagamento":
contiene informazioni sullo scopo del viaggio del dipendente e sui suoi risultati finali. È la base per l'emissione di un ordine nel modulo T-9 e serve a confermare la fattibilità economica delle spese di viaggio.
È possibile emettere una direzione per un viaggio di lavoro ai dipendenti in base a uno sviluppato in modo indipendente Ordine (ORDINE) del datore di lavoro per un certo periodo, per svolgere un incarico d'ufficio al di fuori del luogo di lavoro a tempo indeterminato (comma 3 della delibera n. 749). Ai sensi del paragrafo 6 della Delibera, scopo del viaggio di lavoro dipendente è determinato dal capo dell'organizzazione di invio e indicato nell'incarico di lavoro, approvato dal datore di lavoro.
LLC "GASPROM"
TIN 4308123456, KPP 430801001, OKPO 98756423
nome completo dell'organizzazione
ORDINE N. 90
sull'invio di un dipendente in viaggio d'affari
Mosca 20.08.2019
Invia Aleksey Ivanovich Petrov in viaggio d'affari.
Destinazione - Russia, Ekaterinburg, OOO " Azienda manifatturiera"Maestro"".
La posizione del dipendente è il regolatore dell'attrezzatura.
Lottizzazione strutturale - officina meccanica.
Il periodo del viaggio di lavoro va dal 24 agosto al 26 agosto 2019 (3 giorni di calendario).
Attività di servizio: riparazione e regolazione delle apparecchiature.
Trasporto (sottolineato) – pubblico/personale/servizio/trasporto conto terzi.
Il viaggio di lavoro viene effettuato a spese della LLC "Società di produzione "Master"".
Direttore _________ A.V. Ivanov
Conoscenza dell'ordine:
Regolatore attrezzature _____________ A.N. Petrov
L'invio di un dipendente in viaggio d'affari al di fuori della Federazione Russa viene effettuato per ordine del datore di lavoro senza permesso di viaggio, fatta eccezione per i casi di viaggi di lavoro negli Stati membri della CSI con i quali sono stati conclusi accordi intergovernativi, in base ai quali le autorità di frontiera non annotano l'attraversamento del confine di Stato nei documenti di ingresso e di uscita (Delibere).
È di 5 anni (per viaggi di lavoro all'estero a lungo termine - 10 anni).
Il documento non è obbligatorio dall'8 gennaio 2015. Se qualcuno utilizza questo documento nella propria pratica, è possibile scaricare:
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Il giorno di partenza per un viaggio di lavoro e il giorno di partenza per un viaggio di lavoro che cade nei fine settimana o nei giorni festivi devono essere pagati almeno il doppio dell'importo. Lo stesso vale per i giorni trascorsi in viaggio durante un viaggio di lavoro.
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Se un viaggio in viaggio d'affari è stato effettuato su un'auto di una società di trasporti di terzi senza emissione di biglietti, il periodo di permanenza in viaggio d'affari può essere determinato da un promemoria e da documenti che confermano il percorso del trasporto. In assenza di documenti di viaggio, la durata del soggiorno del dipendente in viaggio d'affari sarà confermata da una nota e (o) altro documento della parte ospitante che confermi la durata effettiva del soggiorno del dipendente in viaggio d'affari.
Nota: lettera del servizio fiscale federale della Russia in una lettera del 24/11/15 n. SD-4-3 / 20427.
Secondo il Regolamento sulle peculiarità dell'invio di dipendenti in viaggio d'affari (approvato con Decreto del Governo della Federazione Russa del 13 ottobre 2008 n. 749
Il paragrafo 7 del Regolamento recita: il periodo effettivo di permanenza di un dipendente nel luogo del viaggio di lavoro è determinato dai documenti di viaggio presentati dal dipendente al suo ritorno da un viaggio di lavoro. Se per qualche motivo non sono presenti documenti di viaggio, il periodo effettivo di permanenza del dipendente in viaggio d'affari è confermato dai documenti per l'affitto di alloggi. In assenza di ciò, il dipendente presenta una nota e (o) altro documento della parte ricevente che conferma l'effettiva durata del soggiorno del dipendente in viaggio d'affari (vedi anche lettera di Rostrud del 19/10/15 n. 2450-6 -1).
Se il viaggio è stato effettuato su mezzi di trasporto ufficiali, personali o su auto di terzi (per delega), il dipendente deve allegare alla nota di servizio una lettera di vettura, foglio di percorso, fatture, ricevute, ricevute di cassa e altri documenti che confermano il percorso di trasporto.
Le disposizioni sui viaggi di lavoro non coprono tutte le possibili opzioni per un dipendente di viaggiare per un viaggio di lavoro. In particolare, questo documento non specifica come determinare il tempo di permanenza di un dipendente nel luogo del viaggio di lavoro se il viaggio è stato effettuato con un'auto di una società di autotrasporti di terze parti (sulla base di un accordo pertinente), in cui i biglietti sono non emessi.
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Il Servizio fiscale federale ritiene che per tutte le situazioni in cui il viaggio non deve essere accompagnato dall'emissione di documenti di viaggio, si dovrebbe essere guidati dalle disposizioni del paragrafo due della clausola 7 del Regolamento sui viaggi di lavoro. Cioè, il periodo di permanenza di un dipendente in viaggio d'affari può essere determinato da una nota e documenti che confermano l'uso di questo trasporto per recarsi al luogo del viaggio d'affari e ritorno (lettere di vettura, fogli di percorso, fatture, ricevute, ricevute di cassa e altri documenti che confermano il percorso di trasporto) . Allo stesso tempo, il periodo specificato nella nota del dipendente non deve superare il periodo fissato nella relativa decisione del capo sull'invio del dipendente in viaggio d'affari.
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Dal 2017, gli assicurati non potranno risparmiare sui premi assicurativi a causa dell'aumento delle indennità di viaggio. Sono state apportate modifiche al codice fiscale della Federazione Russa, secondo il quale solo le indennità giornaliere entro i limiti stabiliti () non sono soggette a premi assicurativi.
Nota: Diaria ai fini fiscali per viaggi di lavoro in Russia e viaggi di lavoro all'estero (.pdf 120 Kb)
Per i viaggi di lavoro in Russia, il limite di indennità giornaliera è 700 rubli e per viaggi all'estero - 2 500 rubli.
Le aziende e i singoli imprenditori hanno il diritto di non modificare l'indennità giornaliera approvata. Ma bisogna tener conto del fattore che indennità giornaliera maggiorata dovrai pagare i premi assicurativi dall'eccesso.
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Sarà necessario tenere conto della diaria nel calcolo dell'imposta sul reddito. Le diarie nell'importo approvato nel contratto collettivo o nell'ordine del capo possono essere interamente prese in considerazione nelle spese.
La forma dell'ordinanza sulla fissazione delle indennità giornaliere è arbitraria. Nel testo dell'ordinanza indicare il periodo per il quale è stabilita la diaria, le caratteristiche delle trasferte e l'importo della diaria.
Nota: Scarica l'ordinanza sulla determinazione delle indennità giornaliere (.docx, 17 Kb)
Le diarie vengono emesse come parte di un pagamento anticipato per un viaggio d'affari, tenendo conto della durata pianificata del viaggio (articolo 168 del codice del lavoro).
E se paghi una diaria non come parte di un anticipo per un viaggio d'affari? Ad esempio, quando il dipendente ritorna, dagli i soldi, tenendo conto termine effettivo viaggi. In questo caso, dovrai inoltre calcolare e pagare un risarcimento per il ritardo nel pagamento delle indennità giornaliere, per analogia con il risarcimento per il ritardo nella retribuzione. I giudici la pensano così (sentenza d'appello della Corte suprema della Repubblica del Tatarstan del 13 luglio 2015 n. 33-10274/2015, sentenza di cassazione della Corte regionale di Omsk del 25 gennaio 2012 n. 33-413/2012).
Il pagamento delle indennità giornaliere, nonché il rimborso delle spese di viaggio, possono essere effettuati dall'organizzazione sia in contanti che in forme non monetarie. In caso di emissione di contante dalla cassa di un'impresa, un dipendente in viaggio d'affari, in qualità di responsabile, è obbligato a redigere in qualsiasi forma per l'emissione di importi responsabili. Questa domanda deve contenere un'iscrizione manoscritta del capo dell'azienda sull'importo in contanti e il periodo per il quale vengono emessi. La domanda deve inoltre essere datata e firmata dal responsabile dell'azienda.
Attualmente, le aziende utilizzano sempre più fondi non in contanti per accordi con persone responsabili. E quando i dipendenti sono in viaggio d'affari, i pagamenti senza contanti diventano particolarmente importanti. Tuttavia, quando si trasferiscono gli importi responsabili sulle carte di plastica "stipendio" dei dipendenti, possono sorgere alcuni rischi fiscali. Sono legati alla riqualificazione. I soldi indicato come responsabile in salari. Le autorità fiscali, quando effettuano un controllo per tali importi, possono addebitare premi assicurativi aggiuntivi, imposta sul reddito delle persone fisiche, sanzioni e multe.
Per non entrare in conflitto con le autorità fiscali e ridurre al minimo i rischi fiscali, le organizzazioni possono tutelarsi come segue:
Quando un dipendente viene inviato in viaggio d'affari nel territorio di due o più Stati esteri, l'indennità giornaliera per il giorno dell'attraversamento del confine tra Stati viene pagata in valuta estera secondo le norme stabilite per lo Stato in cui il dipendente viene inviato ( N. 749).
Se un dipendente si ammala durante il suo soggiorno in viaggio d'affari, allora:
Per il periodo di invalidità temporanea, al dipendente vengono corrisposte prestazioni di invalidità temporanee in conformità con la legislazione della Federazione Russa. In tal caso l'invalidità temporanea deve essere documentata secondo le modalità previste (art. 25 della delibera n. 749).
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Sarà necessario per giustificare l'importo della diaria pagata, ad esempio, nel caso di una verifica fiscale.
I dipendenti sono pagati per diem:
L'importo dell'indennità giornaliera per i dipendenti distaccati, ai sensi dell'articolo 168 del Codice del lavoro della Federazione Russa, può essere stabilito da un contratto collettivo (di lavoro) o per ordine del capo. Questa dimensione è determinata da:
Scarica il certificato di calcolo per il pagamento dell'indennità giornaliera(.docx, 19KB)
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Ai sensi del comma 24 della delibera n. 749, il rimborso delle altre spese connesse alle trasferte nei casi, nei modi e nella misura determinati dal contratto collettivo o da atto normativo locale, è effettuato previa presentazione della documentazione comprovante tali spese:
Alla relazione preventiva devono essere allegati i seguenti documenti, debitamente compilati:
In conformità con, le spese dell'organizzazione devono essere giustificate e documentate. Questo requisito si applica anche alle spese di viaggio sostenute.
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Per tenere conto delle spese sotto forma di diaria, è sufficiente disporre di un rapporto anticipato. Il datore di lavoro non dovrebbe richiedere al dipendente che è tornato da un viaggio di lavoro assegni di registratori di cassa, fatture, ricevute e altri documenti che confermano i costi effettivi. Lo ha annunciato il Ministero delle finanze della Russia con una lettera del 12/11/15 n. 03-03-06 / 2/72711.
Ai sensi del comma 12 del comma 1, le indennità giornaliere e le indennità di campo sono relative alle spese di viaggio, che, ai fini della tassazione degli utili, sono computate come parte delle altre spese relative alla produzione e alle vendite. Come ogni spesa, i costi giornalieri devono essere documentati. Ma, come spiegato nel Ministero delle Finanze, il dipendente non deve dichiarare la diaria. In altre parole, non è tenuto a presentare assegni, ricevute e altri documenti comprovanti la spesa della diaria.
La data della spesa per i viaggi di lavoro è la data di approvazione del rapporto anticipato (comma 5 clausola 7). Di conseguenza, per cancellare i fondi stanziati per il pagamento delle diarie, è sufficiente disporre di un rapporto anticipato.
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Nel suo Lettera del 10 novembre 2011 №03-03-07/51, il Ministero delle finanze ha indicato l'elenco dei documenti necessari per confermare le spese di pagamento dei titoli di viaggio dei dipendenti distaccati.
"Quando un dipendente viene inviato in viaggio d'affari, i documenti che confermano le sue spese per il pagamento dei biglietti e (o) dei servizi alberghieri sono:
Nota: i dipendenti distaccati non devono dimenticare i documenti che confermano il pagamento delle spese sostenute (assegni di cassa e bollettini).
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La procedura per la conferma delle spese durante l'emissione di biglietti elettronici è divulgata in Lettera del Ministero delle Finanze del 27 febbraio 2012. N. 03-03-07/6:
"Nel caso di emissione di documenti di viaggio con biglietti passeggeri elettronici, si deve tener conto del fatto che, ai sensi della clausola 2 dell'Ordine del Ministero dei Trasporti della Russia dell'8 novembre 2006 n. 134 "Sulla definizione della forma di un biglietto elettronico per passeggeri e stiva bagagli aviazione civile» l'itinerario/ricevuta di un biglietto elettronico del passeggero e di una ricevuta del bagaglio (un estratto del sistema informatico automatizzato per l'emissione del trasporto aereo) è un documento di stretta responsabilità e viene utilizzato per l'attuazione da parte di organizzazioni e singoli imprenditori liquidazioni in contanti e (o) liquidazioni mediante carte di pagamento senza utilizzo di registratori di cassa.
Pertanto, se un biglietto aereo viene acquistato in forma non documentale (biglietto elettronico), i documenti giustificativi che confermano i costi di acquisto di un biglietto aereo a fini fiscali vengono generati automaticamente sistema informativo registrazione della rotta del trasporto aereo / ricevuta di un documento elettronico (biglietto aereo) su carta, che indica il costo del volo, una carta d'imbarco che conferma il volo della persona responsabile sulla rotta specificata nel biglietto elettronico.
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Le spese di viaggio non documentate sono soggette a premio assicurativo.
Se il lavoratore distaccato non ha presentato i documenti che confermano le spese di viaggio e soggiorno, il datore di lavoro è tenuto ad addebitare i premi assicurativi per l'importo del risarcimento per tali spese. Questa posizione è espressa nella lettera del Ministero delle Finanze del 9 febbraio 2018 n. 03-04-05 / 7999.
In questo caso, i costi sono confermati da un accordo o atto con il proprietario. Perché durante un viaggio di lavoro, un dipendente ha il diritto di vivere non solo in un albergo, ma anche in un'altra zona residenziale (ad esempio, in un appartamento in affitto). In questa situazione, è possibile confermare il costo dell'affitto di alloggi con documenti redatti in qualsiasi forma (, risoluzione del Servizio federale antimonopoli del distretto nord-occidentale del 26 febbraio 2008 n. A26-1621 / 2007). Ad esempio, un atto firmato dal locatore (proprietario dell'appartamento), da un lato, e dall'inquilino (dipendente distaccato), dall'altro. Questo documento deve contenere tutti i dettagli obbligatori previsti dalla legge del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ.
Se l'organizzazione affitta autonomamente alloggi privati per dipendenti distaccati, è possibile concludere un contratto a lungo termine con il suo proprietario. Ciò è consigliabile se l'organizzazione invia regolarmente i propri dipendenti nella stessa località. L'importo dell'affitto nel contratto può essere specificato per qualsiasi periodo. In questo caso, un atto può anche essere un documento che conferma il costo dell'affitto di un alloggio.
Assicurati di registrare il fatto del pagamento nell'atto, perché altrimenti si considererà che il dipendente non ha sostenuto spese. La fissazione del fatto del pagamento è necessaria per riconoscere le spese di soggiorno come spese nel calcolo dell'imposta sul reddito ()
Dopo aver completato l'incarico, il dipendente non rientra dal luogo del viaggio di lavoro, ma rimane lì per le vacanze. Un datore di lavoro dovrebbe addebitare premi assicurativi sul costo di un biglietto di andata e ritorno acquistato per un dipendente al luogo di lavoro permanente? Sì, dovrebbe, ha risposto al Servizio fiscale federale della Russia in una lettera del 05/11/18 n. BS-4-11 / 8968.
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Spese di viaggio dei dipendenti trasporto pubblico nella città in cui è inviato, può essere preso in considerazione quando si tassano gli utili. Il datore di lavoro è tenuto a rimborsare al dipendente le spese di viaggio, ovvero le spese di viaggio verso il luogo del viaggio di lavoro e ritorno al luogo di lavoro permanente (clausola 12 del regolamento approvato con decreto del governo della Federazione Russa del 13 ottobre 2008 n. 749). Non è previsto il rimborso di altre spese di viaggio del viaggiatore d'affari. Tuttavia, il costo del viaggio di un dipendente con i mezzi pubblici durante un viaggio d'affari può essere preso in considerazione come parte delle spese di viaggio (). Queste saranno spese di viaggio aggiuntive.
Per tenere conto di queste spese ai fini dell'imposta sugli utili, prevedere il loro rimborso nelle normative locali (ad esempio, in un contratto collettivo, regolamenti sui viaggi di lavoro in un'organizzazione). Inoltre, devono essere economicamente giustificati e documentati (clausola 1, articolo 252 del codice fiscale della Federazione Russa).
Nota: lettere del Ministero delle finanze della Russia del 21 luglio 2011 n. 03-03-06 / 4/80, del Servizio fiscale federale della Russia del 12 luglio 2011 n. ED-4-3 / 11246.
L'importo del risarcimento per le spese di viaggio di un dipendente dei trasporti pubblici durante un viaggio d'affari non è soggetto all'imposta sul reddito delle persone fisiche. Ma solo se questi importi sono presi in considerazione come parte dell'indennità giornaliera ed entro i limiti stabiliti dal Codice Fiscale della Federazione Russa per le indennità giornaliere (non più di 700 rubli per ogni giorno di viaggio d'affari in Russia e no più di 2500 rubli al giorno quando si viaggia all'estero). Tale conclusione deriva, in particolare, dalla decisione del Servizio federale antimonopolio del distretto nord-occidentale del 24 novembre 2006 n. A26-11318 / 2005-210.
Devono essere maturati i premi assicurativi per l'assicurazione pensionistica obbligatoria (sociale, medica) e per l'assicurazione contro gli infortuni e le malattie professionali per l'importo del rimborso delle spese di viaggio di un dipendente durante un viaggio di lavoro. Ciò è dovuto al fatto che gli elenchi dei pagamenti ai dipendenti per i quali non vengono addebitati i premi assicurativi sono chiusi. E in essi non è menzionato un tipo di pagamento come il risarcimento delle spese del dipendente per viaggiare con i mezzi pubblici nella città in cui è distaccato. Tale conclusione deriva dalle disposizioni del paragrafo 1 della parte 1 e per l'assicurazione sociale obbligatoria in caso di invalidità temporanea e in relazione alla maternità, paragrafi 10 e 12 del comma 2 del paragrafo 1, paragrafo 2 dell'articolo 20.2 della legge di luglio 24, 1998 n. 125-FZ.
Spese di viaggio associate- il costo di un taxi, l'autonoleggio nel luogo del viaggio di lavoro, i servizi delle sale V IP negli aeroporti e nelle stazioni ferroviarie, l'imballaggio dei bagagli e altre spese approvate dal gestore sono confermate da biglietti, carte d'imbarco, ricevute, ecc. Come nel caso delle diarie, in caso di smarrimento dei biglietti è più sicuro richiederne le copie al vettore. Oppure chiedi un altro documento, dal quale sarà chiaro che un determinato dipendente ha utilizzato i servizi di trasporto in un giorno specifico e in un momento specifico.
Molte organizzazioni hanno bisogno di inviare il proprio dipendente in viaggio d'affari, può essere un viaggio d'affari all'interno del paese o all'estero, lungo o non molto lungo. Indipendentemente dal tipo di viaggio di lavoro, è necessario organizzarlo correttamente, compilare tutti i documenti di viaggio, effettuare le registrazioni necessarie in contabilità, tenere correttamente conto delle spese di viaggio ai fini fiscali.
Scopriremo come organizzare un viaggio di lavoro e quali documenti è necessario compilare.
Viaggio di lavoro- questa è la partenza di un dipendente dall'organizzazione per svolgere un incarico di lavoro all'esterno località dove ha sede l'organizzazione. La durata di un viaggio di lavoro può essere di un giorno o più, dipende dalla complessità dell'incarico, dal suo volume e da altre caratteristiche. La durata del viaggio non è limitata da alcun documento.
Il primo giorno di un viaggio di lavoro è il giorno di partenza dal luogo di lavoro permanente (fino alle 00:00 ora locale), l'ultimo giorno è il giorno di arrivo nel luogo di lavoro permanente.
L'articolo 167 del Codice del lavoro della Federazione Russa garantisce a un dipendente inviato in viaggio d'affari:
Inoltre, come documenti di viaggio, possono agire un rapporto di viaggio compilato dal dipendente al suo ritorno, nonché un incarico di lavoro redatto dal capo dell'unità.
Modifiche 2015.: Il governo della Federazione Russa, con decreto del 29 dicembre 2014, ha annullato registrazione obbligatoria certificato di viaggio e ordine di lavoro. Dettagli in .
Il rapporto anticipato è un documento obbligatorio quando si effettua un viaggio di lavoro, ad esso sono allegati anche i documenti che confermano le spese sostenute. Se la relazione anticipata viene eseguita in modo errato e improprio, i costi non possono essere presi in considerazione come spese di viaggio e, di conseguenza, successivamente non possono essere presi in considerazione nella determinazione della base imponibile per l'imposizione.
Un ordine di trasferta, un incarico di lavoro, un verbale di trasferta sono documenti interni, non sono necessari per il riconoscimento delle spese di trasferta sostenute.
Secondo il codice fiscale della Federazione Russa, le spese di viaggio si riflettono nella contabilità fiscale come altre spese (articolo 253 del codice fiscale della Federazione Russa). Questi costi sono riconosciuti in periodo di rendicontazione in cui c'era un viaggio d'affari. La data di conferma delle spese di viaggio è la data del resoconto anticipato.
La base imponibile può essere ridotta dell'importo delle spese di viaggio a.
Spese che possono essere prese in considerazione ai fini fiscali (clausola 12, clausola 1, articolo 264 del codice fiscale della Federazione Russa):
Le spese aggiuntive in hotel relative al servizio in camera (pulizie, lavasecco, servizio facchinaggio), pasti in ristorante, bar, visite a strutture sanitarie (piscina, palestra, sauna) non sono riconosciute come spese di viaggio e la base imponibile non viene ridotta nel calcolo dell'imposta sul reddito.
Per poter inviare è necessario che questa IVA sia evidenziata in una riga separata nei documenti giustificativi: nelle fatture e nei documenti di conferma del pagamento e nei documenti di dichiarazione rigorosi.
Il lavoro di un'entità economica non può essere limitato da alcun confine territoriale. Di tanto in tanto, su indicazione della direzione, i dipendenti dell'azienda si recano in viaggio d'affari con incarichi ufficiali. Poiché tale viaggio è legato all'adempimento dei compiti prefissati e richiede anche determinati finanziamenti, è necessario sapere come il progettazione corretta viaggi d'affari.
In una situazione normale, la direzione può inviare dipendenti di un'entità economica senza chiedere il loro consenso, poiché il viaggio di lavoro è lo svolgimento delle loro funzioni lavorative.
Vi è il divieto di emettere un viaggio d'affari per tali cittadini:
Questi includono:
Importante! Gli specialisti delle risorse umane devono ricordare che prima del viaggio di lavoro di queste categorie di lavoratori, è necessario ottenere una richiesta di consenso nel processo di formalizzazione di un viaggio di lavoro. Allo stesso tempo, non è sufficiente ottenere il loro consenso, il documento deve anche contenere l'informazione che sono a conoscenza del loro diritto di rifiutare un viaggio di lavoro.
Molti problemi possono sorgere quando si suppone una trasferta di lavoro di un lavoratore part-time interno. Dopotutto, non è vietato mandarlo in viaggio d'affari. Sorgono domande su come riflettere il tempo in viaggio d'affari nel suo secondo posto di lavoro in azienda.
Le disposizioni della legge vietano durante questo periodo di emetterlo o l'annuale pagato. In questi casi, si consiglia di fornire a tale dipendente un congedo retribuito aggiuntivo oltre a quello annuale.
La durata del prossimo viaggio di lavoro è fissata dal capo, che fissa questo periodo a sua disposizione. La decisione sul periodo di cui un dipendente ha bisogno per un viaggio di lavoro è determinata da lui in base agli obiettivi di produzione fissati per il dipendente e al tempo assegnato per la loro attuazione.
Se il Regolamento dell'impresa presuppone la pubblicazione di un incarico di servizio, in tale documento deve essere presente anche la durata del viaggio.
Poiché a volte è impossibile tenere conto con precisione di tutti i fattori, la durata di un viaggio di lavoro può essere prolungata o ridotta. Questa situazione è formalizzata con l'emissione di un ordine separato della direzione dell'azienda.
Precedenti atti di legge, oggi perduti, stabilivano che un viaggio di lavoro era considerato un viaggio di più di un giorno e non poteva durare più di quaranta giorni. E se la scadenza è andata oltre questi limiti stabiliti, l'ufficio del personale dovrebbe aver già elaborato il trasferimento del dipendente.
Attualmente, i Decreti Governativi entrati in vigore non stabiliscono né un periodo minimo né un periodo massimo.
Sorge spesso una domanda quando si determina un viaggio di lavoro per i dipendenti il cui lavoro richiede un viaggio costante per svolgere le proprie funzioni lavorative.
Attenzione! In questo caso, si dovrebbe procedere dal concetto stesso di viaggio d'affari, e non confonderlo con il lavoro che, secondo un contratto di lavoro formalizzato, è di natura itinerante. È inoltre necessario distinguere tra un viaggio di lavoro e un trasferimento per lavorare in un'altra zona.
Con l'introduzione delle modifiche ai viaggi di lavoro, attualmente solo due documenti hanno lo status di uso obbligatorio:
Per la registrazione di questi documenti, è necessario menzionare negli atti locali della società:
Per effettuare un ordine per un viaggio di lavoro, puoi utilizzare i moduli standard T-9, T-9a o farlo su carta intestata dell'azienda in uno stile libero.
In precedenza, un incarico di servizio veniva utilizzato per redigere un ordine, che veniva indicato come base. Ora, in quella colonna, vengono registrati i dati sull'ordine della testa, una nota, o in generale questo campo rimane vuoto.
Il dipendente su cui è redatto l'ordine lo conosce e appone la sua firma.
Attenzione! Se utilizzi il tuo mezzo di trasporto per un viaggio di lavoro, questo deve essere incluso nell'ordine esistente o deve essere emesso un ordine aggiuntivo.
Quando si reca in viaggio d'affari, un dipendente deve ricevere denaro al botteghino per pagare i biglietti, l'affitto e altre spese, nonché l'indennità giornaliera per ogni giorno del viaggio.
L'importo entro il quale queste spese vengono pagate deve essere stabilito nell'atto locale.
La base per ricevere fondi da un dipendente è un ordine per un viaggio di lavoro. Inoltre, il dipendente stesso può redigere un promemoria per l'importo stimato delle spese, ma deve essere firmato dal capo.
Quando si viaggia all'interno del paese, i fondi in rubli possono essere emessi dalla cassa o trasferiti su una carta bancaria.
Attenzione! Se è richiesto un viaggio di lavoro all'estero, le indennità giornaliere per i giorni in cui il dipendente sarà in Russia vengono emesse in rubli e per i giorni di permanenza nel territorio Paese straniero- nella sua valuta.
Se questo passaggio è specificato nelle normative locali, quando viene elaborato un viaggio di lavoro, è necessario redigere. A seconda del modulo utilizzato in azienda, può includere anche una relazione sul lavoro svolto, il calcolo delle indennità giornaliere e un incarico di viaggio per il dipendente.
È stata inoltre annullata la necessità di compilare un diario di chi parte per un viaggio di lavoro. Le aziende possono continuare a usarlo come meglio credono. Ma prima devono sistemare il modulo del diario.
In genere, le seguenti informazioni sono incluse nel registro:
Attenzione! Il certificato di viaggio ha un posto per apporre i sigilli della parte ricevente. Ma la loro presenza è ora facoltativa nel documento, poiché il documento è facoltativo.
Entro tre giorni dal rientro dal viaggio, il dipendente deve scrivere e presentare all'ufficio contabilità un rapporto anticipato sul modulo AO-1. Se è indicato in atti interni azienda, quindi insieme alla relazione preventiva è necessario redigere e presentare anche una relazione sul lavoro svolto.
Questo è redatto in forma arbitraria, su un modulo che è stato creato in azienda, o la colonna 12 viene utilizzata per il rapporto nel modulo di incarico di lavoro T-10a, se è stato creato quando è stato effettuato il viaggio di lavoro.
I documenti sono allegati all'anticipo con l'aiuto del quale il dipendente può confermare le spese sostenute, includono:
Attenzione! Quando trasferisce la relazione anticipata al reparto contabilità, il contabile fa un segno sul dorso a strappo e lo passa al dipendente. Ciò è necessario per confermare il fatto che il dipendente ha trasferito i documenti al reparto contabilità.
Se, al rientro da una trasferta, il dipendente ha dei soldi, deve restituirli alla cassa entro 3 giorni dalla data in cui ha emesso l'anticipo. Per questa operazione è previsto.
Per legge, il datore di lavoro ha il diritto di trattenere tale importo dallo stipendio del dipendente, ma solo se non è trascorso un mese dal termine per il rientro volontario. Trascorso il mese, è possibile effettuare una detrazione solo emettendo una decisione del tribunale.
Un dipendente può anche accettare volontariamente di dedurre il debito dal salario. Per fare questo, ha bisogno di scrivere una domanda. Sulla base di questo documento, viene creato un ordine di sospensione. Va ricordato che l'importo dei fondi trattenuti non può superare il 20% dello stipendio maturato per questo mese.
Potrebbe verificarsi una situazione in cui il dipendente ha speso più denaro durante il viaggio di quanto gli è stato dato. In questo caso, è necessario, prima di tutto, controllare il suo rapporto anticipato. Se le spese erano giustificate, sono soggette a compensazione mediante emissione di fondi dalla cassa presso.
Per determinare la validità della spesa eccessiva, è necessario esaminare:
Attenzione!È necessario emettere gli importi extra entro tre giorni dal fatto del trasferimento del rapporto. In caso contrario, il lavoratore ha il diritto di adire il tribunale per recuperare dal datore di lavoro non solo tali importi, ma anche gli interessi sul loro utilizzo.
Se l'organizzazione non è in grado di rimborsare l'intero importo, è opportuno redigere un programma di rimborso, che deve essere firmato da entrambe le parti.
A volte un viaggio significa che il dipendente deve iniziare a svolgere le proprie mansioni in un nuovo posto lunedì. Per fare questo, ha bisogno di andare in viaggio d'affari nel fine settimana.
Questo momento deve essere concordato con il dipendente stesso: per completare la registrazione, sarà necessario emettere un ordine che il viaggio di lavoro inizi nel fine settimana e il dipendente deve dare il proprio consenso scritto. In tale ordine, è imperativo indicare la modalità operativa per un determinato giorno: questo passaggio è necessario per escludere controversie sul pagamento di tali giorni.
Ad esempio, se il treno parte poche ore prima della mezzanotte, l'ordine deve indicare che solo queste ore sono soggette a pagamento. In caso contrario, il datore di lavoro dovrà compensare l'intera giornata. E questo dovrà essere fatto o in doppia taglia, o in singola, ma con la previsione di un giorno in più per il riposo.
Le leggi non contengono il divieto di prolungare il periodo di un viaggio di lavoro già esistente, o di riprogrammarne uno futuro, ma per il quale tutti Documenti richiesti. Tuttavia, allo stesso tempo, nessun atto normativo contiene istruzioni su come esattamente ciò possa essere fatto correttamente.
Se è necessario prolungare l'attuale viaggio di lavoro, è meglio emettere un ordine per questo. È redatto in forma arbitraria, ma oltre ai dettagli richiesti, deve indicare il motivo per cui il viaggio viene prolungato, nonché una nuova data per la sua conclusione.
Successivamente, vengono apportate correzioni a tutti i documenti per un viaggio di lavoro: la vecchia data viene barrata con una riga in modo che possa essere facilmente letta e quella nuova è indicata in alto.
Quindi il datore di lavoro deve calcolare l'indennità giornaliera e i fondi per pagare l'alloggio per il nuovo periodo e trasferire tale importo al dipendente sulla carta, tramite vaglia postale o in altro modo. È vietato costringere un dipendente ad utilizzare fondi personali per tali scopi, anche se successivamente rimborsati.
Attenzione! Anche il rinvio del viaggio d'affari emesso viene emesso con un ordine separato. Specifica il motivo della riprogrammazione, nonché le nuove date di inizio e di fine.
È inoltre necessario apportare correzioni a tutti i documenti eseguiti, cancellando le vecchie date e creandone di nuove. Non è necessario ricalcolare i pagamenti: dopotutto, vengono modificate solo le date del viaggio e non la sua durata.
La legge definisce quale sia un periodo durante il quale il dipendente è completamente esonerato dall'esercizio delle sue funzioni. E se il datore di lavoro ha bisogno di organizzare un viaggio di lavoro durante il periodo in cui il dipendente è in ferie, è necessario richiamarlo dalle ferie.
Durante l'esecuzione di questa procedura, si deve tenere presente che, secondo il Codice del lavoro, esistono tipologie di dipendenti che non possono essere richiamate categoricamente. Inoltre, il dipendente deve firmare un consenso scritto al richiamo senza fallo.
Se hai ancora bisogno di richiamare un dipendente allo scopo di partire per un viaggio, devi fare quanto segue:
È inoltre necessario considerare che il richiamo dalle ferie richiede modifiche obbligatorie a. Pertanto, è importante discutere immediatamente con il dipendente a che ora impiegherà i restanti giorni non utilizzati. Se desidera andare in ferie annuali immediatamente al ritorno da un viaggio, dovrà registrarsi nuovamente.
Attenzione! Un altro punto importante da non dimenticare è il ricalcolo della retribuzione delle ferie. Questo può essere omesso se il dipendente desidera prendere giorni di riposo immediatamente dopo il rientro, e questi giorni sono inclusi nel mese corrente. In caso contrario, l'importo in eccesso dovrà essere restituito alla cassa o detratto dalla diaria o dalla futura indennità di ferie.
