Scrivere un'e-mail è abbastanza facile, ma c'è un formato generale che vuoi seguire. Dovresti anche essere consapevole delle differenze tra lettere informali e formali. Ecco cosa devi sapere.
Parte 1
Nozioni di base sulla scrittura di lettereCrea un indirizzo email. Se non disponi di un indirizzo e-mail, prima di continuare dovrai registrarti presso uno dei fornitori di servizi di posta elettronica. Fortunatamente, ci sono molti fornitori di servizi di posta elettronica gratuiti da cui puoi ottenere un indirizzo e-mail gratuitamente. Alcuni dei più popolari includono:
Fare clic sul pulsante "Scrivi" o "Nuovo". Prima di poter scrivere una lettera, dovrai aprire una nuova finestra di messaggio vuota in cui scriverai il suo testo. Il modo esatto dipende dal servizio che stai utilizzando, ma di solito dovrebbe esserci un pulsante da qualche parte nella parte superiore della pagina che dice qualcosa come "Scrivi", "Nuovo" o "Nuovo post".
Elenca gli indirizzi dei destinatari. Non è necessario fornire il proprio indirizzo e-mail, ma è necessario fornire l'indirizzo e-mail della persona o delle persone a cui si intende inviare un'e-mail.
Aggiungi un titolo informativo per l'argomento. Qualsiasi servizio di posta consente di inserire l'oggetto o il titolo della lettera nel campo "Oggetto".
Scrivi il testo del messaggio. Il corpo dell'e-mail deve essere scritto nella casella di testo grande sotto la riga dell'oggetto.
Fare clic sul pulsante "Invia". Dopo aver finito di digitare la lettera, rivedila per errori di ortografia e grammatica e assicurati che la lettera sia pertinente all'argomento che volevi sollevare. Quando la lettera è pronta, fai clic sul pulsante "Invia" per inviarla ai destinatari elencati.
Parte 2
Scrivere una lettera amichevoleProva a specificare un argomento discreto. La lettera non deve avere un oggetto, ma è comunque meglio includerlo. Mantienilo breve, dolce e al punto.
Considera di rivolgerti a tutti i destinatari per nome. Questo non è strettamente necessario per una lettera amichevole, ma sarebbe molto gentile da parte tua iniziare il testo del messaggio in questo modo.
Scrivi chiaramente quello che vuoi dire, ma cerca di mantenerlo semplice. Il testo della lettera dovrebbe essere chiaro, ma il linguaggio dovrebbe essere informale e persino colloquiale.
Pensa a come firmare la lettera. Come un saluto, una firma non è richiesta per le lettere amichevoli, ma lo è buon modo finire il messaggio.
Parte 3
Scrivere una lettera formaleParte 4
Tipi specifici di lettere amichevoliScrivi una lettera a un amico che si è trasferito. Se un amico, un parente o una persona a te cara si è trasferito di recente, scrivi una lettera e chiedi come è andato il trasloco, come gli piace il nuovo luogo di residenza, ecc.
Scrivi una lettera amichevole a un amico che non ti ha mai dato il suo indirizzo email. Se ricevi l'indirizzo e-mail del tuo amico da una terza parte, è importante che utilizzi l'e-mail per verificare che sia l'indirizzo corretto in modo da poter spiegare rapidamente chi sei.
Impara come scrivere un'e-mail a un ragazzo. Se sei una ragazza ed è la prima volta che scrivi una lettera a un ragazzo, potresti sentirti un po' fuori di testa. Questo è particolarmente vero se il ragazzo a cui stai scrivendo è il tuo potenziale ragazzo. Cerca di scrivere la lettera in modo tale che sembri normale, ma abbastanza competente e sobrio.
Impara a scrivere una lettera a una ragazza. Se sei un ragazzo che scrive per la prima volta una lettera a una ragazza, il compito può sembrare piuttosto scoraggiante. Mantieni la calma e scrivi un messaggio che sia casuale e ben scritto.
Flirta in una lettera. Se vuoi essere dolce e giocoso con il destinatario della tua lettera, usa lo stesso linguaggio come se stessi flirtando con quella persona nella vita reale. Anche le emoticon e gli "abbracci e baci" (xoxo) torneranno utili.
L'efficacia della corrispondenza e-business dipende in gran parte dall'argomento giusto. Dopo aver sfogliato l'elenco dei messaggi inviati, il destinatario probabilmente lascerà una lettera senza oggetto proprio alla fine della giornata lavorativa, preferendo titoli più importanti.
Un argomento nel formato "da Alexander", "per Vitaliy" e altri titoli astratti sono appropriati solo se il destinatario è in attesa di una lettera e in una recente conversazione è stato informato dell'imminente consegna di informazioni importanti. Per tutti gli altri casi, tali argomenti non hanno successo. Non riflettono il motivo del ricorso, l'essenza della lettera e l'importanza.
Una frase ben formulata di 2-4 parole è considerata un buon argomento. Ad esempio: "Progetto di relazione per l'approvazione", "Offerta commerciale di LLC "Commercio commerciale", "Sulla fornitura di ardesia", "Ardesia. Proposta in esame.
Nonostante lo scopo del ricorso, l'autore della lettera dovrebbe fare attenzione a non attirare l'attenzione. Quindi, le note "Urgente!", "Direttore personalmente", "Importante!" va indicato nell'oggetto della lettera solo nei casi in cui il messaggio abbia davvero un grado di estrema significatività, e non solo per il mittente, ma anche per il destinatario. Se ogni lettera della stessa persona di contatto è accompagnata da segnali di attenzione ingiustificati, il destinatario smetterà di rispondere e, in casi estremi, la invierà nella lista nera o la reindirizzerà ai subordinati.
Un'e-mail deve iniziare con un messaggio. È estremamente importante utilizzare il nome completo del destinatario e scriverlo senza errori. Un destinatario attento che nota un errore di ortografia nel suo nome molto probabilmente perderà fiducia nell'autore dell'appello e interesse a continuare il dialogo.
Per evitare che ciò accada, anche con un invio di massa, non dovresti trascurare la revisione del testo della lettera di accompagnamento prima di inviarla. Gli errori spesso si nascondono terminazioni di casi quando ci si rivolge, scrivendo cognomi complessi. Indipendentemente dallo stato del destinatario, è più corretto rivolgersi per nome e patronimico, se non sono noti, è consentito utilizzare costruzioni tradizionalmente neutre: "Buon pomeriggio", "Ciao". Se l'autore e il destinatario della lettera risiedono in fusi orari diversi, il ricorso è consentito: "Buona giornata", "Buona ora".
L'e-mail deve essere breve, chiara e priva di dettagli pesanti e non necessari. Questa qualità è particolarmente importante quando corrispondenza e-mail serve come inizio della cooperazione commerciale e non come continuazione.
Nel primo comma del ricorso, l'autore dovrebbe presentarsi se la corrispondenza non è stata svolta prima o è stata interrotta da molto tempo. La costruzione ottimale per questo è la frase tradizionale: "Sei preoccupato per Vasily Kuznetsov, un dipendente della società Business Trade. Vorrei continuare la nostra conversazione sulla considerazione di una proposta per la fornitura di un canale.
Tutti i pensieri completati in una frase dovrebbero essere divisi logicamente in paragrafi, dovrebbero essere inseriti elenchi, è opportuno utilizzare grassetto e sottolineato, il che migliora la percezione delle informazioni da parte del lettore e riduce il tempo per immergersi nell'argomento. Di norma, un'e-mail è composta raramente da più di 3-5 paragrafi.
È ragionevole terminare le e-mail con un addio aziendale nello stile: "Con Auguri, …”, “Rispettosamente a te, …”, ecc. Ma con parole d'addio come “Sempre tuo, …”, dovresti essere il più attento possibile, poiché il tono informale e l'eccessiva convergenza possono essere percepiti in modo ambiguo dal destinatario.
La firma deve essere accompagnata dai dati di contatto. È importante indicare i telefoni, il fax, il sito web ufficiale dell'organizzazione rappresentata, nonché un indirizzo e-mail di backup, perché il destinatario vede l'indirizzo di contatto nella lettera stessa.
I pensieri emersi durante la preparazione del documento non devono essere formalizzati in un poscritto. Come sai, una tale espressione di idee tardive per la scrittura è appropriata solo nella corrispondenza personale. Sì, e la digitazione elettronica consente di modificare il contenuto del testo del ricorso in qualsiasi momento. Utilizzare in una lettera P.S. può essere percepito negativamente dal destinatario, al quale, non senza motivo, può sembrare che il mittente si sia preso il tempo di inserire armoniosamente informazioni aggiuntive nella lettera e abbia deciso di limitarsi a un poscritto frettoloso.
Negli ultimi dieci anni, l'e-mail è diventata forse uno dei mezzi più popolari di comunicazione d'affari. Oggi è abbastanza difficile trovare una persona che non utilizzi la posta elettronica nella sua pratica delle comunicazioni interpersonali e interculturali. Scansionando rapidamente con uno sguardo gli indirizzi e gli argomenti dei messaggi in arrivo, decidiamo quali lettere leggere e quali eliminare senza rivelarle. La corrispondenza può essere commerciale o privata a seconda del rapporto tra i corrispondenti. Se la lettera è privata, non ci sono requisiti rigorosi dal punto di vista etico: lo stile di scrittura e il modo di presentazione dipendono principalmente dal grado di conoscenza del destinatario.
Oggi è abbastanza difficile trovare un'azienda che non utilizzi la posta elettronica nella pratica delle comunicazioni interpersonali. Va notato che nella normale corrispondenza commerciale via e-mail, ci sono regole generalmente accettate che devi conoscere e da cui dovresti essere guidato. Diamo un'occhiata più da vicino a quelli più importanti.
Regola 1 Quando invii un'e-mail, assicurati di compilare tutti i campi. A vista generale La struttura di un'e-mail aziendale può essere rappresentata come segue:
L'indirizzo e il nome del mittente.
Indirizzo del destinatario (o indirizzi del destinatario quando è necessario inviare una lettera con un solo testo a più destinatari).
L'importanza della lettera (questo è se necessario).
Oggetto della lettera.
Applicazione.
Una lettera composta da un saluto; corpo della lettera; conclusioni; e firme.
Regola 2 L'indirizzo e il nome del mittente devono essere riconoscibili. Pertanto, quando avvii una casella di posta, inserisci sempre il tuo nome e cognome nella colonna del nome del mittente. L'indirizzo più affidabile è quello che contiene il tuo vero nome, nonché il nome della tua organizzazione nel nome di dominio, ad esempio: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. Devi avere JavaScript abilitato per visualizzare. .
Regola 3 Assicurati di compilare il campo "Oggetto". L'oggetto della lettera è un attributo speciale della lettera, la cui presenza facilita notevolmente il lavoro con la corrispondenza elettronica. Il destino di una lettera molto spesso dipende dal suo Oggetto, soprattutto se il nome e l'indirizzo del mittente non ti dicono nulla. L'oggetto della lettera dovrebbe essere breve - non più di 50 caratteri - e al punto. Più semplice e chiaro è l'oggetto della lettera, più è probabile che la lettera venga letta e abbia una risposta. È particolarmente necessario riflettere attentamente sull'argomento quando scrivi a qualcuno per la prima volta.
Regola 4 Utilizzare l'icona ("Re:") solo per la risposta. Tramite l'icona posta nel campo dell'indirizzo della lettera a cui stai rispondendo, apri il form per la compilazione della risposta. Questo modulo contiene già l'indirizzo del tuo interlocutore, il testo della sua lettera e il Soggetto. Il pittogramma (Re) è un'abbreviazione parola inglese"Risposta:" o "Risposta:" e significa "La mia risposta a:". Pertanto, se l'oggetto della lettera cambia, le modifiche all'oggetto devono essere apportate utilizzando la freccia in basso situata a destra dell'icona Re. Nell'elenco a discesa che si apre, seleziona il comando "cambia tema".
Se, quando rispondi all'e-mail di qualcuno, cambi l'idea principale del dialogo, cambia l'Oggetto di conseguenza, ma è meglio iniziare una discussione su una nuova domanda creando una nuova lettera.
Regola 5 Per evitare un invio anticipato, inserire l'indirizzo del destinatario solo quando la lettera è completa, verificata e pronta per essere spedita. Fai attenzione con il pulsante "Invia": assicurati di inviare la lettera alla persona che desideri.
Regola 6 Assicurati di scrivere un saluto, composto da una parola di benvenuto e dal nome del destinatario, prima del corpo della lettera. Alcuni utenti ritengono che il saluto in e-mail non c'è bisogno di scrivere, poiché si tratta di una presunta reliquia priva di significato della posta cartacea, che non contiene alcuna informazione significativa e contiene solo parole di routine.
Il saluto contiene informazioni sull'educazione della persona che sta scrivendo la lettera. Usalo come saluto seguente modulo appelli: “Buon pomeriggio, caro (rispettato) + nome, patronimico del destinatario!” oppure “Caro (caro) + nome, patronimico del destinatario, ciao!” e solo allora procedi allo scopo del tuo messaggio.
In Europa è consuetudine rivolgersi sempre a "Gentile signore/signora" o in modo meno formale, soprattutto se si conosce il destinatario, "Gentile + nome". Negli Stati Uniti, dove il ritmo della vita e della corrispondenza è più intenso, un'e-mail inizia con un titolo composto da un nome e un breve "Ciao + nome". In russo, un punto esclamativo viene apposto dopo un indirizzo scritto in qualsiasi genere di corrispondenza: commerciale, privata, ufficiale, ecc., mentre in lingua inglese in tutti questi generi viene inserita una virgola.
Regola 7 Struttura correttamente la tua lettera. Dal momento che leggere da uno schermo monitor è molto più difficile che leggere la carta. Suddividi il testo della tua email in paragrafi logici. Cerca di mantenere le frasi non più lunghe di 15-20 parole. Separare i paragrafi l'uno dall'altro con un rientro o una riga vuota.
Regola 8 Sii conciso ed esprimi pensieri al punto. Il testo principale della lettera del primo paragrafo dovrebbe attirare l'attenzione del lettore non meno del suo Oggetto. Sii consapevole del tempo limitato del potenziale lettore. Inizia con lo scopo della lettera, dovrebbe essere chiaramente indicato nella prima frase. Se le prime frasi sono formulate correttamente, allora c'è un'alta probabilità che il destinatario della lettera la legga fino alla fine. Un'e-mail è progettata per trasmettere rapidamente le informazioni. Se hai bisogno di inviare Informazioni importanti contenente un grande volume, è meglio scrivere un breve testo di accompagnamento in un'e-mail e organizzare le informazioni stesse come allegato.
Regola 9 Allega un allegato prima di iniziare a scrivere la tua email. Quante volte hai dovuto ricevere una lettera, il cui scopo era inviare un allegato, senza questo stesso allegato?! Tale negligenza può nel modo migliore influenzare la reputazione della tua attività.
Regola 10 Quando scrivi a qualcuno per la prima volta, non allegare alcun allegato. Se invii ancora una sorta di allegato senza il consenso del destinatario, assicurati di scrivere nel testo della lettera che tipo di file è. Non allegare allegati di dimensioni superiori a 5 MB, perché una situazione così spiacevole è possibile: invierai il tuo file al server di posta in un secondo e il tuo destinatario lo scaricherà per un'ora.
Regola 11 Quando componi una lettera di risposta, rispondi a TUTTE le domande che ti vengono poste. Se trovi difficile rispondere, scrivi direttamente.
Regola 12 Prima di inviare un'e-mail, controlla l'ortografia, la grammatica e la punteggiatura. Il fatto che l'e-mail lo sia modo veloce comunicazione non significa che dovrebbe essere sciatta. Costruisci le tue frasi nel modo più intelligente possibile in termini di ortografia e grammatica. Questo è importante non solo perché una lettera scritta in modo analfabeta può rovinare l'impressione di te, ma perché è molto difficile leggere il testo senza virgole e punti.
Regola 13È necessario rispondere alle e-mail. L'e-mail riguarda la connessione con altre persone e un po' di cortesia non guasta mai. Secondo le regole dell'etichetta, è necessario rispondere alle e-mail e il tempo di risposta non deve superare i tre giorni. Se non rispondi a un'e-mail entro questo periodo, questo è un chiaro rifiuto di comunicare. Se hai bisogno di più a lungo per rispondere alla lettera, vale la pena spiegare i motivi del ritardo. Quando ricevi un'e-mail contenente un allegato, assicurati di confermare che l'allegato è arrivato e aperto normalmente. Quando ricevi lettere da persone sconosciute, non puoi rispondere loro. Possono essere cancellati senza leggere. Se ricevi un'e-mail non richiesta con un file allegato, dovresti eliminare il file senza decomprimere: questa è molto probabilmente la fonte di un virus informatico.
Regola 14 Non chiedere una conferma di lettura. Puoi scrivere la seguente frase dopo il testo della lettera principale e prima della tua firma: "Si prega di confermare la ricezione della lettera con lettera di ritorno o chiamando i numeri sottostanti".
Regola 15 Le lettere maiuscole non devono mai essere utilizzate nel corpo del messaggio. IL TESTO IN LETTERE MAIUSCOLA è trattato come un grido. Nella migliore delle ipotesi, è indicato come analfabetismo in materia di etichetta di rete. Ciò potrebbe causare irritazione o altre reazioni indesiderate nel lettore.
Regola 16 Non fornire mai informazioni riservate tramite e-mail. Fai molta attenzione quando inoltri i numeri della tua carta di credito o altre informazioni sensibili nel corpo di un'e-mail. Le e-mail durante la trasmissione possono essere intercettate e utilizzate per scopi personali. Inoltre, l'e-mail da te inviata rimane per sempre nella memoria del computer.
Regola 17 Non abusare delle abbreviazioni e del design emotivo. In affari e-mail cerca di non usare abbreviazioni come BTW (a proposito) o LOL (ride ad alta voce), anche le cosiddette emoticon ("facce sorridenti"). Sono inappropriati nella corrispondenza commerciale, soprattutto perché il destinatario della lettera potrebbe non conoscerne il significato.
Regola 18 Assicurati di mettere la tua firma alla fine della lettera. Una firma è un piccolo blocco di testo aggiunto alla fine dei tuoi messaggi che ti identifica e contiene le tue informazioni di contatto. Mantieni la tua firma breve: non più di quattro o sette righe. Una firma lunga occupa molto spazio e può essere fastidiosa. Includi diversi modi possibili comunicazioni con te (solitamente numeri di telefono e fax), nonché un link al sito web della tua azienda.
Basato su articoli:
1. 32 più importanti suggerimenti sull'etichetta e-mail Etichetta sull'e-mail. [Risorsa elettronica] http://www.emailreplies.com/ Verificato il 19/09/2015.
2. Le 26 regole più importanti dell'etichetta e-mail. [Risorsa elettronica] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Verificato il 20/09/2015.
Il materiale è stato preparato da Shutilina L.A., metodologa del GMC DOgM
Cos'è l'e-mail? Nel mondo degli affari di oggi, questo è:
Da queste posizioni e guarda come lavorare con la posta elettronica. Iniziamo in modo semplice.
Uso il client di posta Mozilla Thunderbird, quindi userò il suo esempio. Creiamo una nuova lettera e andiamo dall'alto verso il basso attraverso l'elenco dei campi.
Forse qualcuno non lo sa, ma "To" in Mozilla può essere cambiato in "Cc" o "Bcc".
Non proprio nell'invio di massa, specificare i destinatari attraverso i campi "Cc" o "A". Più volte all'anno ricevo lettere che elencano 50-90 destinatari nel campo "Cc". C'è una violazione della privacy. Non tutti i tuoi destinatari devono sapere con chi altro stai lavorando. argomento simile. Va bene se sono persone che si conoscono. E se nella lista ci sono aziende concorrenti che non si conoscono? Come minimo, devi essere preparato a spiegazioni non necessarie e, almeno, a interrompere la cooperazione con uno di loro. Non farlo in questo modo.
L'importanza della riga dell'oggetto è spesso scritta (a volte in modo sensato) sui loro blog aziendali. servizi professionali invii. Ma molto spesso si parla di lettere di vendita, in cui l'oggetto della lettera risolve il problema "l'e-mail dovrebbe essere aperta".
Discutiamo della corrispondenza commerciale quotidiana. Qui il tema risolve il problema "la lettera e il suo autore dovrebbero essere facilmente individuati e poi trovati". Inoltre, la tua diligenza ti tornerà sotto forma di karma di numerose lettere di risposta, solo con prefissi Rif: o avanti, tra i quali dovrai cercare la lettera desiderata sull'argomento.
Venti lettere è il volume di una corrispondenza di un giorno di un middle manager. Non parlo affatto di imprenditori e imprenditori, il loro numero di lettere a volte supera le 200 o più al giorno. Quindi ancora una volta: non inviare e-mail con una riga dell'oggetto vuota.
Quindi, come formulare correttamente l'oggetto della lettera?
Errore #1 : solo il nome della società nell'oggetto. Ad esempio, "Cielo" e tutto. In primo luogo, probabilmente non sei una della tua azienda che comunica con questa controparte. In secondo luogo, un argomento del genere non ha alcun senso, perché il nome della tua azienda è già visibile dall'indirizzo. In terzo luogo, indovina come sarà la tua casella di posta con questo approccio alla corrispondenza? Approssimativamente così.
È conveniente cercare su tali argomenti?
Errore #2 : titolo appariscente, di vendita. È fantastico se sai come scrivere titoli del genere. Ma è opportuno utilizzare queste competenze nella corrispondenza commerciale? Ricorda lo scopo dell'oggetto di una lettera commerciale: non vendere, ma fornire identificazione e ricerca.
Ci sono molte guide per scrivere testi per diverse occasioni. Ad esempio, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin e altri maestri della parola hanno molte informazioni utili. Ti consiglio di leggere i loro articoli almeno per migliorare l'alfabetizzazione generale e migliorare lo stile generale del discorso scritto.
Nel processo di scrittura di una lettera, dobbiamo costantemente prendere diverse decisioni.
Una questione di cortesia . All'inizio della lettera, puoi offuscare cortesie o persino tenerezza nello spirito di "Mia cara Rodya, da più di due mesi non ti parlo per iscritto, di cui io stesso ho sofferto e non ho nemmeno dormito un altro notte, pensando. Molto gentile e molto costoso, sia in termini di tempo per comporre una simile introduzione, sia in termini di tempo dell'interlocutore per leggerla. La corrispondenza è un affare, ricordi? Non scrivere un genere epistolare per un concorso e non una lettera di sua madre a Raskolnikov, ma corrispondenza d'affari.
Rispettiamo il nostro tempo e il destinatario!
Presentarsi e ricordare le circostanze della propria conoscenza ha senso solo nella prima lettera inviata dopo un fugace incontro in mostra. Se si tratta di una continuazione di collaborazione o corrispondenza in corso, nella prima lettera del giorno scriviamo: "Ciao, Ivan", nella seconda e successive: "Ivan, ...".
Appello . Sono sempre stato preoccupato per la domanda su chi contattare in una lettera se ci sono più destinatari. Di recente ho scritto una lettera indirizzata a tre ragazze di nome Anna. Senza alcuna esitazione, ho scritto "Ciao, Anna" e non ho fatto il bagno di vapore. Ma non è sempre così.
Cosa succede se ci sono tre o anche sette destinatari e non hanno lo stesso nome? Puoi elencare per nome: "Buon pomeriggio, Rodion, Pulcheria, Avdotya e Pyotr Petrovich". Ma è lungo e richiede tempo. Puoi scrivere: "Ciao, colleghi!".
Per quanto mi riguarda, utilizzo la regola per indirizzare per nome colui che si trova nel campo "A". E a chi è nella copia, non contatti affatto. Questa regola allo stesso tempo ti consente di determinare con maggiore precisione (uno!) Il destinatario della lettera e lo scopo di questa lettera.
Citazione . La corrispondenza è spesso una catena di lettere con domande e risposte - in una parola, un dialogo. È considerata buona norma non cancellare lo storico della corrispondenza e scrivere la propria risposta all'inizio del testo citato, in modo che quando si torna su questa corrispondenza tra una settimana, si possa facilmente leggere il dialogo dall'alto verso il basso per date decrescenti.
Per qualche motivo, l'impostazione predefinita in Mozilla è "Imposta il cursore dopo il testo tra virgolette". Consiglio di cambiarlo nel menu "Strumenti" → "Opzioni account» → «Composizione e indirizzamento». Deve essere così.
Scopo della lettera . Le lettere commerciali sono di due tipi:
Di norma, ci sono molte più lettere di incentivo rispetto a quelle di segnalazione. Se vogliamo ottenere qualcosa dall'interlocutore, è molto importante dirlo in una lettera in chiaro. L'invito all'azione dovrebbe essere accompagnato da un nome e via ultima frase in una lettera.
Non proprio : "Porfiry Petrovich, so chi ha ucciso la vecchia."
Correttamente : "Porfiry Petrovich, sono stato io ad uccidere la vecchia, per favore agisci al mio arresto, sono stanco di soffrire!"
Perché il corrispondente dovrebbe pensare per te cosa fare con questa lettera? Dopotutto, può prendere la decisione sbagliata.
Firma nel testo . Lei deve essere. Inoltre, tutti i client di posta elettronica consentono di impostare la sostituzione automatica di una firma, ad esempio la classica "Rispettosamente,...". In Mozilla, questo viene fatto nel menu "Strumenti" → "Opzioni account".
Scrivere o non scrivere i contatti nella firma è una questione personale di tutti. Ma se sei in qualche modo collegato alle vendite, assicurati di scrivere. Anche se la transazione non avviene in base agli esiti della comunicazione, in futuro sarai facilmente trovato utilizzando i contatti della firma.
Infine, una caratteristica in più del corpo della lettera per quegli interlocutori che non amano (non possono, non vogliono, non hanno tempo) rispondere alle vostre lettere. Specificare l'impostazione predefinita nel testo della lettera. Ad esempio, "Porfiry Petrovich, se non vieni ad arrestarmi prima delle 12:00 di venerdì, allora mi considero amnistiato". Ovviamente la scadenza deve essere reale (non inviare il testo dell'esempio venerdì alle 11:50). Il destinatario deve essere fisicamente in grado di leggere e decidere sulla tua lettera. Tale "silenzio" ti solleva dalla responsabilità per la mancata risposta dell'interlocutore. Come sempre, l'uso di questo chip deve essere affrontato con saggezza. Se una persona risponde alle tue lettere in tempo e regolarmente, un tale ultimatum può, se non offenderlo, quindi sforzarlo un po' o portare alla decisione di non rispondere alla lettera in questo momento, ma di farti aspettare venerdì.
Le lettere sono spesso accompagnate da allegati: curriculum, offerte commerciali, preventivi, orari, scansioni di documenti: uno strumento molto conveniente e allo stesso tempo fonte di errori popolari.
Errore : Enorme dimensione dell'investimento. Riceviamo spesso e-mail con allegati di dimensioni fino a 20 MB. Di norma si tratta di scansioni di alcuni documenti in formato TIFF, con una risoluzione di 600 dpi. Il programma di posta del corrispondente si bloccherà quasi sicuramente per diversi minuti in inutili tentativi di scaricare l'anteprima di questo allegato. E Dio non voglia che il destinatario provi a leggere questa lettera su uno smartphone...
Personalmente, elimino immediatamente tali lettere. Non vuoi che la tua email finisca nel cestino prima di essere letta? Controlla la dimensione dell'allegato. Si consiglia di non superare i 3 MB.
E se supera?
E un'altra raccomandazione non del tutto ovvia sugli investimenti: la loro nome . Deve essere comprensibile e accettabile per il destinatario. Una volta, in azienda, stavamo preparando un'offerta commerciale indirizzata a... che sia Fëdor Mikhailovich Dostoevskij. Ho ricevuto una lettera dal manager con la bozza di CP per l'approvazione e in allegato c'era un file con il nome "DlyaFedi.docx". Con il manager che me lo ha inviato, è avvenuto un dialogo con i seguenti contenuti:
Caro manager, sei personalmente pronto ad avvicinare questa persona rispettata e chiamarlo in faccia Fyodor?
In qualche modo no, una persona rispettata, tutti lo chiamano per nome e patronimico.
Perché hai chiamato l'allegato “Per Fedi”? Se glielo mando in questo momento, pensi che comprerà delle asce da noi a questo CP?
stavo per rinominare...
Perché preparare una bomba a orologeria - il rifiuto di un potenziale cliente - o creare lavoro extra per te stesso rinominando un file? Perché non nominare immediatamente l'allegato correttamente: "For Fedor Mikhailovich.docx" o ancora meglio - "KP_Sky_Axes.docx".
Quindi, con l'e-mail come "faccia" più o meno sistemata. Passiamo alla posta elettronica come strumento di produttività e parliamo della sua distrazione.
L'e-mail è una potente distrazione. Come per qualsiasi distrazione, la posta deve essere gestita inasprindo le regole e implementando orari di lavoro.
Come minimo, devi disattivare TUTTE le notifiche di posta. Se il client di posta è configurato per impostazione predefinita, verrai avvisato con un segnale acustico e l'icona accanto all'orologio lampeggerà e verrà mostrata un'anteprima della lettera. In una parola, faranno di tutto per strapparti via lavoro scrupoloso, e poi immergiti nell'abisso delle lettere non lette e degli invii non visti - meno un'ora o due di vita.
Per alcuni, la potente forza di volontà ti consente di non essere distratto dalle notifiche ed è meglio che la gente comune non tenti il destino e le spenga. In Mozilla Thunderbird, questo viene fatto attraverso il menu "Strumenti" → "Impostazioni" → "Generale" → "Quando vengono visualizzati nuovi messaggi".
Se non ci sono notifiche, come capire che è arrivata una lettera?
Molto semplice. Tu stesso, consapevolmente, dedichi del tempo all'analisi della posta, apri il tuo client di posta e vedi tutti i messaggi non letti. Questo può essere fatto due volte al giorno, ad esempio all'ora di pranzo e alla sera, o durante i tempi di fermo forzato, ad esempio, negli ingorghi.
Le persone spesso chiedono, che dire dei tempi di risposta e delle e-mail urgenti? Rispondo: non hai lettere urgenti nella posta. A meno che tu non lavori nel reparto di assistenza clienti (un reparto di questo tipo ha le proprie regole per lavorare con la posta).
Se ci sono lettere urgenti, il mittente ti avviserà di questo attraverso altri canali: telefono, SMS, Skype. Quindi entrerai consapevolmente nel client di posta ed elaborerai la posta urgente. Tutti i guru della gestione del tempo (ad esempio Gleb Arkhangelsky con il suo "Time Drive") dichiarano lo standard per rispondere alle e-mail fino a 24 ore. Questa è una normale regola di buona forma: non aspettarti risposte immediate dall'interlocutore via e-mail. Se c'è una lettera urgente, informatela attraverso canali di comunicazione più veloci.
Quindi, abbiamo disattivato le notifiche e ora accendiamo il client di posta in base al nostro programma.
Cosa fare quando siamo entrati nella posta e ci siamo impegnati in un'attività chiamata "analisi della posta elettronica"? Dove sono l'inizio e la fine di questo lavoro?
Ho sentito molto parlare del sistema di posta in arrivo zero, ma, sfortunatamente, non ho incontrato una sola persona che lo utilizzi. Ho dovuto reinventare la mia ruota. Ci sono articoli su questo argomento su Lifehacker. Per esempio, " ". Di seguito parlerò del sistema di posta in arrivo zero nella mia interpretazione. Sarò grato se i guru GTD verranno annotati nei commenti, integreranno o miglioreranno il sistema descritto.
È importante comprendere e accettare che l'e-mail non è un pianificatore di attività o un archivio per le tue attività. Pertanto, la cartella Posta in arrivo dovrebbe essere sempre vuota. Se hai ripreso l'analisi della posta in arrivo, non fermarti e non farti distrarre da nulla finché non svuoti questa cartella.
Cosa fare con le email nella posta in arrivo? Devi scorrere ogni lettera in sequenza ed eliminarla. Sì, basta selezionare e premere Elimina sulla tastiera. Se non riesci a costringerti a eliminare l'e-mail, dovrai prendere una decisione su cosa farne.
Ecco le cartelle per l'archiviazione a lungo termine che ho.
Esistono altre impostazioni del client di posta che sono importanti per il funzionamento di questo sistema. Innanzitutto, per impostazione predefinita, Thunderbird ha la casella di controllo "Segna messaggi come letti". Preferisco farlo consapevolmente, quindi la bandiera è spenta! Per fare ciò, vai al menu "Strumenti" → "Impostazioni" → "Avanzate" → "Lettura e visualizzazione".
In secondo luogo, usiamo filtri . In precedenza, utilizzavo attivamente filtri che inoltravano automaticamente le lettere alle cartelle appropriate in base all'indirizzo del mittente. Ad esempio, le lettere di un avvocato sono state spostate nella cartella "Avvocato". Ho abbandonato questo approccio per diversi motivi. Primo: le lettere di un avvocato nel 99% dei casi riguardano un progetto o un partner, il che significa che devono essere spostate nella cartella di questo partner o progetto. Secondo: ho deciso di aggiungere consapevolezza. Tu stesso devi decidere dove archiviare una particolare lettera ed è più conveniente cercare i messaggi non elaborati in un solo posto: nella posta in arrivo. Ora uso i filtri solo per organizzare in cartelle le lettere regolari automatiche da vari sistemi, cioè le lettere che non richiedono che io prenda decisioni. I filtri in Mozilla Thunderbird sono configurati nel menu "Strumenti" → "Filtri messaggi".
Quindi, con il giusto approccio, la posta elettronica dovrebbe richiedere dai 10 ai 60 minuti al giorno, a seconda del volume della corrispondenza.
Sì, e un'altra cosa. Hai già disattivato le notifiche per le nuove email? ;)
L'imprenditore deve condurre una corrispondenza attiva sia con i funzionari (ad esempio, rappresentanti di enti statali) sia con quelli "semi-ufficiali" - partner, appaltatori, specialisti coinvolti in un ordine freelance e così via. L'abilità della comunicazione scritta si sviluppa abbastanza rapidamente, ma all'inizio puoi fare molti errori e non fare un'impressione piacevole sui tuoi destinatari. In questo articolo parleremo delle caratteristiche della scrittura sia di normali lettere commerciali (su carta) che di messaggi elettronici.
Assicurati di utilizzare la carta intestata della tua azienda. Questo fa sempre impressione e aumenta la fedeltà degli “interlocutori”. Il tipo di moduli, le norme per la loro compilazione e gli elementi di progettazione devono essere fissati nell'ordine di organizzazione (o istruzioni per il lavoro d'ufficio). I requisiti di base per i moduli delle lettere commerciali sono disponibili in GOST 2003 "Requisiti per le pratiche burocratiche".
È auspicabile "comprimere" le informazioni di base sull'azienda nel modulo:
Questo non è un elenco di dati obbligatori, ma solo un elenco indicativo. Puoi aggiungere o rimuovere come desideri.
I requisiti generali per scrivere una lettera sono i seguenti:
Tuttavia, GOST 2003 consente l'uso di moduli non solo con una disposizione angolare, ma anche con una disposizione longitudinale dei dettagli (quando sono indicati al centro). Il layout angolare sembra più familiare e più facile da leggere, quindi è meglio scegliere questa opzione.
La classica struttura testuale di una lettera commerciale comprende tre elementi:
Dovresti sempre capire lo scopo di scrivere una lettera. Vuoi offrire collaborazione? Presentare un reclamo? Invito a una presentazione o altro evento? Scrivi solo su questo e non lasciarti distrarre da lunghe argomentazioni e ipotesi che non sono rilevanti per il caso.
Ogni lettera commerciale dovrebbe avere un obiettivo specifico. Se tocchi diversi problemi al suo interno, dovrebbero essere strettamente correlati. Se è necessario contattare la stessa organizzazione su diversi argomenti, è meglio scrivere una lettera separata per ciascuno di essi.
Lo stile della corrispondenza commerciale è un affare ufficiale "leggero". È possibile e necessario standardizzare le frasi, usare alcuni luoghi comuni e luoghi comuni, ma non è consigliabile portare tutto questo all'arida burocrazia. Il linguaggio "vivo" è sempre percepito facilmente e favorevolmente. Naturalmente, il discorso scritto aziendale deve essere conforme alle norme dell'etichetta (che saranno discusse di seguito), ma l'essenza della questione dovrebbe essere dichiarata in modo chiaro e conciso.
Alcuni consigli pratici:
Una delle regole principali per scrivere lettere commerciali dice: il messaggio deve essere alfabetizzato e stilisticamente verificato.
Di norma, il destinatario viene indirizzato una volta, all'inizio della lettera. Questo può essere fatto in tre modi.
Nella parte finale, devi usare la cosiddetta frase di chiusura. Ci sono più opzioni qui:
In una parola, la scelta dell'ultima frase è una questione di gusti.
Anche il velato disprezzo in una lettera commerciale non passa inosservato. Certo, in questo caso, non potrai più contare su un atteggiamento positivo o almeno paritario verso te stesso. La conclusione è ovvia: non cedere alle emozioni e tieniti dentro anche se il destinatario ti fa davvero infuriare. Prestare sempre attenzione al tono del messaggio.
Particolare attenzione va posta alla lettera contenente il rifiuto. È estremamente imprudente iniziare un messaggio del genere con un "no" categorico in una forma o nell'altra: questo creerà nella persona la sensazione di essere stato semplicemente inviato. Cerca prima di fornire spiegazioni convincenti (non forzate). Dopo aver brevemente delineato le ragioni del rifiuto, si dovrebbe passare agevolmente a dichiararlo. In questo caso si possono utilizzare le seguenti espressioni:
Idealmente, anche prima di giustificare il rifiuto - proprio all'inizio della lettera - dovresti ripetere brevemente la richiesta del destinatario. Capirà che hai letto attentamente la sua richiesta o proposta e sicuramente l'apprezzerà. Forse in futuro lavorerai di nuovo insieme: perché trasmettere immediatamente il negativo e spaventare la persona con eccessiva durezza?
Mai andare all'altro estremo. L'adulazione e le numerose assicurazioni di una disposizione sincera sono segni evidenti di insincerità. L'insincerità provoca sempre il rifiuto.
I messaggi su carta stanno già diventando obsoleti. Certo, la corrispondenza "cartacea" non scomparirà mai del tutto, ma in pochi anni le lettere scritte su forme classiche diventeranno una rarità. Le negoziazioni sono sempre più condotte elettronicamente. L'imprenditore moderno ora invia molte più lettere per posta elettronica che per posta ordinaria.
Le lettere commerciali inviate tramite e-mail vengono scritte utilizzando lo stesso regole generali. Requisiti di lingua, stile e tono, aderenza all'etichetta: tutti questi elementi obbligatori non cambiano. Tuttavia, i messaggi elettronici hanno le loro caratteristiche specifiche.
Esempio di firma:
Cordiali saluti,
Ivan Ivanov
http://sito.com.
Ecco un esempio di lettera commerciale per te.
Sebbene sia abbastanza semplice, gli esempi di lettere commerciali ben scritte non sono così numerosi. Gli imprenditori si confondono regolarmente nella progettazione, usano indirizzi non del tutto corretti e dimenticano le sfumature importanti.
Elenchiamo le caratteristiche principali inerenti ai buoni messaggi commerciali:
Questa è una sorta di lista di controllo che puoi controllare all'inizio. Dopo centinaia di messaggi di lavoro scritti e inviati, la necessità scomparirà. Non ignorare le regole di cui sopra e ricorda: l'abilità "pompata" della corrispondenza commerciale aumenta notevolmente la tua reputazione e, di conseguenza, l'immagine dell'azienda.
