Személyzeti nyilvántartások kezelése a vállalatban.  HR ügyintézés A-tól Z-ig

Személyzeti nyilvántartások kezelése a vállalatban. HR ügyintézés A-tól Z-ig

olyan tevékenység, amelynek célja személyi dokumentumok rendszerezéseés dolgozz velük.

A személyzeti osztály minden szervezetben létezik, és biztosítja a megszakítás nélküli dokumentumokkal való munkát, valamint a vállalkozás és az alkalmazottak minden változásának időben történő elszámolását.

Kedves olvasóink! Cikkeink a jogi problémák megoldásának tipikus módjairól szólnak, de minden eset egyedi.

Ha tudni akarod hogyan oldja meg pontosan a problémáját - lépjen kapcsolatba a jobb oldali online tanácsadóval, vagy hívjon telefonon ingyenes konzultáció:

Kötelező irodalom

Az irodai munkavégzés gyors lebonyolítása és a tudás gyakorlati alkalmazása érdekében a szakértők azt javasolják, hogy fordítsanak figyelmet a következő nyomtatott kiadványokra:

A személyzeti iratok kezelésének megszervezése a semmiből

A személyzeti iratok kezelésének a semmiből történő megszervezését szakaszosan kell felépíteni az alábbiak szerint:

  • Speciális számítógépes programok telepítése, amelyek a személyi iratkezeléssel kapcsolatos szakszerű dokumentáció és egyéb ügyek elvégzésére szolgálnak.
  • A mai napig számos program készült ezekre az igényekre. A szervezeti vezetők azonban hagyományosan az 1C-t választják.

    Ennek az az oka, hogy minden kis- és nagyvárosban vannak szakemberek ennek a programnak a telepítésében és karbantartásában, de aki innovatív fejlesztéseket tudna szolgálni, az nem mindig hívható telefonon.

  • A szervezet fontos dokumentumainak tanulmányozása.
  • Minden benyújtott szerződésnek és dokumentumnak meg kell felelnie a szervezet alapszabályának, és nem lehet ellentmondani. Ennek fontos szerepe van mindenekelőtt a vezetőséggel vagy az alkalmazottakkal való nézeteltérések megszüntetésében.

  • Regisztrációs napló beszerzése vagy saját gyártása.
  • A cég irodai munkájában szereplő dokumentumokat a felső vezetéssel kell egyeztetni.

    Tisztázni kell, hogy ezek közül melyik lesz kötelező, és melyik halasztható el, mert ezekre hivatkozni fognak ritka esetek. Fontos tudni, hogy ezek közül melyik fog elhelyezkedni a munkarendben, és melyik formában.

  • Igazgatói forma. Ellenőrizni kell az összes papír helyes kitöltését, amelyeknek tükrözniük kell azt az időpontot, amikor a vezető a cégnél dolgozott.
  • Kivétel nélkül minden dolgozóra érvényes létszámtáblázat és belső szabályzat készítése.
  • Ha nincsenek a cégnél, akkor létre kell hoznia ezeket a dokumentumokat. Ezeket a dokumentumokat teljes körűen egyeztetni kell a szervezet vezetőjével, és ellenőrizni kell a szabályozási keretek között. Azaz ki kell deríteni, hogy az újítások nem ütköznek-e a törvénybe.

  • Normál munkaszerződés létrehozása, amely előnyös a szervezet számára, de nem mond ellent a jogszabályi normáknak.
  • Ezután a fő dokumentumokra van szükség.
  • Emberi Erőforrások nem tud elmenni a következő papírok elkészítése nélkül:

  1. megrendelőlapok;
  2. felelősségi megállapodások;
  3. regisztrációs napló;
  4. számviteli könyvek;
  5. munkaidő lap.
  6. Az iratok után ügyelni kell arra, hogy ki és hogyan vezessen.

A dokumentumok tárolásának, kitöltésének kérdését időben és előre el kell dönteni. A kezdeti szakaszban amikor nagyon kevés alkalmazott dolgozik, ez lehet a cég alapítója. Ebből az alkalomból külön parancsot kell kiadni. Ennek elmulasztása komoly pénzbírságot von maga után.

Ha a jövőben megjelenik egy személy, akinek feladatai közé tartozik a dokumentumokkal való munka, akkor új utasítást adnak ki a felelős személy kijelölésére.

  • Az utolsó szakasz a munkavállalók felvétele.
  • Ehhez az eljáráshoz szüksége lesz:

    1. munkamegrendelések;
    2. munkaszerződések regisztrációja;
    3. munkakönyvek elérhetősége;
    4. kártyák alkalmazottak számára;
    5. könyvet a munkakönyvek figyelembevétele érdekében.

    Ez messze nem minden, amit egy nulláról induló alkalmazottnak tudnia kell, de az ilyen intézkedések csak első alapok a jövőben feltárandó nagy mennyiségű információ.

    Itt talál utasításokat a személyzeti iratok kezeléséhez.

    A humánerőforrás-szakértő feladatai

    Az irodai dolgozó széles tevékenységi körrel rendelkezik, amely lefedi a szervezet minden, az alkalmazottakkal és munkájukkal kapcsolatos vonatkozását. Tehát az irodai dolgozó fő feladatai a következők:

    • Betegszabadsághoz kapcsolódó dokumentumok és egyéb igazolások elkészítése.
    • Személyi akta kialakítása minden alkalmazott számára.
    • Munkaidő-nyilvántartások készítése, fejlesztése.
    • Személyi rendelések lebonyolítása, elkészítése.
    • Számítás és későbbi elhatárolás.

    Töltse le ingyenesen a személyzeti tiszt-tisztviselő munkaköri leírásának mintáját.

    A főbb feladatokon túl ezen a tevékenységi területen dolgozók is rendelkeznek további feladatokat, úgymint:

    • a bérek piacának nyomon követése;
    • jelentkezők nyomon követése és munkára való felhívása;
    • a szervezetben meghirdetett állások listájának összeállítása;
    • a vállalat alkalmazottaira vonatkozó szabályzatok kidolgozása és toborzása.

    Néha ennek az osztálynak egy alkalmazottja foglalkozik az alkalmazottak munkájának értékelésével és jelentés összeállításával ebben a témában.

    Fontos tudni, hogy a hatályos jogszabályok értelmében a személyzeti tisztviselő a munkavállaló személyes adatait harmadik félnek nem adhatja ki. Ez a felelősség teljes mértékben őt terheli.

    A HR osztályon elkövetett hibák

    Bármilyen munkában elkövethetnek hibákat. Tehát a HR sem kivétel. Mivel ez egy összetett folyamat, és sok kezdő alkalmazott számára nehéz megjegyezni nagy mennyiségű információt, a főbbek a következők:

    1. Munkavállaló nyilvántartásba vételekor és elbocsátásakor.
    2. Először is a tervezésre vonatkozik. A megbízás nem határozhatja meg az elvégzett munka feltételeit vagy jellegét. Néha hibákat követnek el az alkalmazott kezdőbetűiben vagy vezetéknevében, valamint a munkaegységében. Itt fontos figyelembe venni, hogy a hibásan végrehajtott vagy illetéktelen személy által kiadott megbízás érvénytelen.

    3. Munkafüzetekkel. A szabályok szerint ennek a bizonylatnak a sorozatát és számát be kell vezetni a munkaügyi könyvek elszámolási könyvébe, amit nem mindenki tesz meg.
    4. Munkaszerződés megkötésekor. A fő hiányosságok az eljáráshoz szükséges dokumentumok hiánya, illetve olyan állampolgárok foglalkoztatása, akik egészségügyi okokból nem tudnak ilyen jellegű tevékenységet folytatni.
    5. Megrendelések. A vállalkozásnál helyi szabályozási aktus kiadható, de az nem tartalmazza a cégvezető aláírását. Ez durva jogsértés, és egy ilyen dokumentum nem érvényes.

    A rend helyreállítása a személyi nyilvántartásokban

    Néha egy kis cégnél előfordul, hogy sok jogsértés halmozódik fel, és nincs olyan szakember, aki képes lenne megoldani ezt a problémát. Ha mégis találtak ilyen személyt, és őt bízták meg azzal, hogy rendet rakjon a dokumentációban, akkor követnie kell lépésről lépésre utasításokat követve:

    1. Szükség lesz a szabályzat legfrissebb kiadására, amely sok probléma megoldásában segít. jogi esetek, valamint a személyzeti témákat és a személyzeti irodai munkát megkönnyítő programok speciális szakirodalmát.
    2. Dokumentumok felülvizsgálata és ellenőrzése.
    3. Mindennek elérhetőnek kell lennie Szükséges dokumentumok amelyek az üzlettel kapcsolatosak. Ezek közé tartozik a kötelező, a speciális és az opcionális.

      Fontos, hogy minden a megfelelő formában és a helyén legyen.

      Választhatóakat is be kell szerezni, hogy megvédje magát az irodában végzett ellenőrzések során.

    4. Tanulmányozni a vezető kívánságait, valamint azt, hogy a cégnél miként állnak a dolgok, betartják-e a kinyilvánított utasításokat és a helyi előírásokat. Ez a szakasz magában foglalja a szervezet alapító okiratainak alapos tanulmányozását is.
    5. A hiányzó dokumentumok kidolgozásában részt vevők körének meghatározása, valamint azon munkatársak körének meghatározása, akik a jövőben felelősek lesznek az iratáramlásért és annak biztonságáért.
    6. A létszámtáblázat elemzése, amelyet egységes formában kell elvégezni.
    7. A vezető, a munkavállalók és a munkaszerződések cégen belüli végrehajtásának ellenőrzése.
    8. Fontos része az alkalmazottak korábbi foglalkoztatási megbízásainak és személyi kártyáinak tanulmányozása, ezekben ne legyen hiba.
    9. Munkakönyvek ellenőrzése.
    10. Ellenőrzi a munkavállalók áthelyezését és mozgását a vállalaton belül, a múltbeli és jelenlegi elbocsátásokat.
    11. Az utolsó lépés az ellenőrzés munkaidő minden alkalmazott számára.

    Iroda automatizálás

    A HR iratkezelés idővel egyre bonyolultabbá válik, a vállalatok pedig egyre nagyobbak. Ezért a kiút ebből a helyzetből az HR automatizálás. Ma már szinte minden szervezetben automata eszközök segítségével oldják meg a személyi problémákat.

    Az automatizálási folyamat létrehozásának több lépésben kell történnie:

    • Az első lépés az automatizálás céljának kitűzése. Leggyakrabban ez a telepített rendszer zavartalan működése és hatékonysága.
    • A hatékonyság megállapítása után el kell kezdeni a rendszer megvalósítását, vagyis az automatikus adatbázis létrehozását.
    • Ezután ki kell képeznie az alkalmazottakat a biztosított berendezésekkel való munkavégzésre.
    • A fő szakasz a szervezet összes dokumentumából származó adatok rendszerbe történő bevezetése. Jelenleg jelentéssablonokat kell létrehoznia.

    A megfelelő személyzeti irodai munkához szüksége lesz következő programokat:

    1. előrendszerek, azaz könyvelést biztosító programok;
    2. HRM rendszerek. Ez a rendszer problémamegoldás személyzeti automatizálással. Ez egy olyan rendszer, amely az egyes alkalmazottakról információkat tárol;
    3. WFM rendszer. Ezek a programok rendelkeznek több funkciót a hagyományos automatizálási programokhoz képest;
    4. A HCM-rendszerek nemcsak a létszám mennyiségi mutatója, hanem a minőség szempontjából is meghatározó kérdések. Az ilyen programok mintegy 15 százalékkal javítják a nagy cégek teljesítményét.

    Természetesen elhagyhatja az új technológiákat, és a régi módszerek szerint végezhet munkát. Az előrehaladás azonban nem áll meg, és a jövőben kiderülhet, hogy a nem megfelelő automata berendezések miatt az iratfolyamat megsértése következhet be, ami bírságot von maga után.

    Hogyan lehet személyi nyilvántartást rendszerezni egy újonnan létrehozott cégben - lásd a videószemináriumot:

    Elég gyakran adódik olyan helyzet, amikor egy cég most nyílt meg, kicsi a létszáma, de nincs más, mint munkaszerződés. Ez gyakran előfordul egy olyan cégnél, amely már több éve a piacon van, de ennek ellenére nem fordít kellő figyelmet a munkaügyi kapcsolatok dokumentálására. A munkaügyi jogszabályok által előírt dokumentumok hiánya azonban közigazgatási bírság kiszabásához vezethet. Ez a cikk hasznos lesz azoknak a kezdő személyzeti tiszteknek vagy könyvelőknek, akik a munkájuk mellett a személyzeti nyilvántartások kezelésével is megbízást kaptak.

    Normatív alap

    A személyi iratkezelés megfelelő megszervezéséhez szükséges a munkajog területére vonatkozó törvények és egyéb szabályozó jogszabályok, valamint szakirodalom készletezése. Egy speciális szoftvertermék nagyban megkönnyíti a személyi nyilvántartások vezetését: szinte minden szükséges dokumentumformát tartalmaz. Mindenesetre szüksége lesz különösen:

    - Munka Törvénykönyve;

    - Az Orosz Föderáció Munkaügyi Minisztériumának 2003. április 16-i, N 225 számú rendeletével jóváhagyott szabályok a munkafüzetek karbantartására és tárolására, az üres munkafüzetek készítésére és a munkáltatók rendelkezésére bocsátására (a továbbiakban: a munka karbantartásának és tárolásának szabályai). könyvek);

    - Az Orosz Föderáció Munkaügyi Minisztériumának 2003. október 10-i N 69 rendeletével jóváhagyott munkafüzetek kitöltési útmutatója;

    a szövetségi törvény 2006. július 27-én kelt N 152-FZ „A személyes adatokról” (a továbbiakban: a személyes adatokról szóló törvény);

    — A kereskedelmi titkokról szóló, 2004. július 29-i 98-FZ szövetségi törvény (a továbbiakban: a kereskedelmi titkokról szóló törvény);

    - Az Orosz Föderáció kormányának 2008. október 13-i N 749 rendeletével jóváhagyott szabályok az alkalmazottak üzleti utakra küldésének sajátosságairól;

    - Az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 2004.05.01-i N 1 rendelete "A munkaerő elszámolására és annak kifizetésére vonatkozó elsődleges számviteli bizonylatok egységes formáinak jóváhagyásáról" (a továbbiakban - N 1 rendelet);

    — A tevékenység során keletkezett tipikus vezetői irattári dokumentumok listája kormányzati szervek, helyi önkormányzatok és szervezetek, a tárolási időszakok megjelölésével, az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2010.08.25-i, N 558-as rendeletével jóváhagyva;

    - Az Orosz Föderáció Egészségügyi és Szociális Fejlesztési Minisztériumának 2009. szeptember 11-i N 739n rendeletével jóváhagyott, a küldő szervezettől üzleti útra induló és ahhoz a szervezethez érkező munkavállalók elszámolásának eljárása és formái ;

    - Az Orosz Föderáció kormányának 2008. július 22-i N 554 rendelete „Az éjszakai munkáért járó béremelés minimális összegéről”;

    - Az Orosz Föderáció kormányának 2007. december 24-i N 922 rendelete „Az átlagszámítási eljárás jellemzőiről bérek»;

    - Azon munkavállalók által helyettesített és elvégzett munkakörök és munkák jegyzéke, akikkel a munkáltató teljes egyéni vagy kollektív felelősségre vonatkozó írásbeli megállapodást köthet, valamint szabványos nyomtatványok az Orosz Föderáció Munkaügyi Minisztériumának 2008. december 31-i N 85 rendeletével jóváhagyott ilyen szerződések;

    - az Orosz Föderáció kormányának 2006. november 27-i N 719 rendeletével jóváhagyott katonai nyilvántartásba vételi szabályzat, és Irányelvek Vezérkar Az Orosz Föderáció fegyveres erői, 2008.11.04. a szervezetek katonai nyilvántartásainak vezetéséről.

    A szabályozó dokumentumok mellett nem ártana tanulni alapító okiratokat cégek. Ezekben határozható meg a szervezet vezetőjének felvételi és fizetésének rendje. Gyakran előfordul, hogy a charta írja elő a kulcsfontosságú vezetők felvételi eljárását.

    Meghatározzuk a szükséges dokumentumok listáját

    Miután tanulmányozta a munkajog és a személyzeti iratkezelés területére vonatkozó szabályozó dokumentumokat, képet kap a szükséges minimumról, amelyet minden szervezetben meg kell készíteni és karbantartani. Azt:

    - belső szabályok munkarend(Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 189., 190. cikke);

    - személyzet (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 15., 57. cikke);

    - vakáció ütemezése (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 123. cikke);

    - a személyes adatok védelméről szóló rendeletek (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 86-88. cikke);

    - munkaszerződések (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 16., 56-59., 67. cikke);

    - munkakönyvek (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 65., 66. cikke);

    - munkaköri leírások (ha hivatalos feladatokat a munkavállalókat a munkaszerződés nem határozza meg);

    - a munkakönyvek és a hozzájuk tartozó betétlapok mozgatásának elszámolási könyve, a munkafüzet formáinak elszámolására szolgáló bevételi és kiadási könyv és annak melléklete (Munkakönyvek vezetésére és tárolására vonatkozó szabályok 40-41. pontja);

    - az alkalmazottak személyi igazolványai (Munkakönyvek vezetésére és tárolására vonatkozó szabályok 12. pontja);

    - bérelvény (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 136. cikke);

    - megbízások (felvételi, elbocsátás, szabadság kiadása, üzleti útra küldés stb.) (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 62., 68., 84.1., 193. cikke stb.) és kibocsátásuk indokai (nyilatkozatok, jogi aktusok, feljegyzések, megállapodások stb.);

    - a javadalmazásra és prémiumokra vonatkozó szabályozás (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 135. cikkének 2. része);

    - a munkabér, szabadságdíj, kártérítés kiszámításával és kifizetésével kapcsolatos kimutatások, feljegyzések-kalkulációk és egyéb dokumentumok kihasználatlan nyaralások, „elszámolás” elbocsátáskor.

    Nyilvánvaló, hogy a törvény által előírt dokumentumokat mindenképpen el kell készíteni. De az egyéb dokumentumokkal kapcsolatban a vezetőséget kell megkérdezni (melyik választható dokumentumra lehet szüksége a cégnek). Azt is előre tisztázhatja a vezetővel, hogy melyik különleges körülmények a belső munkaügyi szabályzatban, egyéb helyi szabályozásban, munkaszerződés-formákban kívánja látni.

    Jegyzet!Az Art. A jogok védelméről szóló, 2008. december 26-i N 294-FZ szövetségi törvény 16. cikke jogalanyokés egyéni vállalkozók az állami ellenőrzés (felügyelet) és az önkormányzati ellenőrzés gyakorlása során a szervezetnek nyilvántartást kell vezetnie a jogi személy, egyéni vállalkozó állami, önkormányzati ellenőrző és felügyeleti szervei által végzett ellenőrzéseiről.

    Természetesen a fenti lista nem teljes, és bizonyos körülmények között más dokumentumokat kell kidolgozni és végrehajtani. Például, ha azt tervezik, hogy az egyes alkalmazottak néha a szokásos munkaidőn kívül dolgoznak, akkor jóvá kell hagyni a szabálytalan munkaidővel dolgozó alkalmazottak beosztásainak listáját (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 101. cikke). Ezenkívül, figyelembe véve a szervezet tevékenységének sajátosságait, szükséges lehet:

    - A tanúsításra és a kapcsolódó tanúsítási dokumentumokra vonatkozó előírások, ha a munkáltató végzi a munkavállalók tanúsítását (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 81. cikkének 2. része);

    - az üzleti titokra vonatkozó rendelkezés, ha a munkavállalókkal kötött munkaszerződés üzleti titok megőrzési kötelezettséget ír elő (Üzleti titokról szóló törvény 10., 11. §);

    - a teljes felelősségre vonatkozó megállapodások (ha ezt a felelősséget szerződéses módon állapították meg a munkavállalók számára);

    - kollektív szerződés (ha legalább az egyik fél (munkavállaló vagy munkáltató) kezdeményezi annak megkötését).

    Egyedi dokumentumok összeállítása

    Mivel minden munkaviszonyt dokumentálni kell, a helyi előírások és egyéb személyzeti dokumentumok kidolgozásakor nem szabad megfeledkezni arról, hogy rendelkezéseik nem ronthatják a munkavállaló helyzetét a megállapított munkajoghoz képest. A helyi szabályozásnak a munkavállalók helyzetét rontó, illetve a Ptk. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 372. §-a nem vonatkozik a munkavállalók (ha van ilyen) képviselőtestülete véleményének figyelembevételére vonatkozó eljárásra. Ezzel foglalkoznak Speciális figyelem az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 8. cikke.

    Tehát először is össze kell állítania egy személyzeti táblázatot. Ez a dokumentum a szervezet felépítésének, létszámának és létszámának formalizálására szolgál alapszabályának megfelelően, amely tartalmazza a szerkezeti egységek jegyzékét, a munkaköri megnevezéseket, a szakképzettséget megjelölő szakmákat, a létszámra vonatkozó információkat. 1. számú határozattal jóváhagyott egységes T-3 formanyomtatvány szerint készül.

    Jegyzet.A 2011. december 6-i N 402-FZ „A számvitelről” szövetségi törvény 2013. évi hatálybalépésével összefüggésben az elsődleges számviteli bizonylatok egységes formáinak albumaiban található dokumentumformák használata nem kötelező, és a munkáltatók önállóan kidolgozza a szükséges formákat. Ha a szervezet saját dokumentumformák bevezetése mellett dönt, továbbra is javasoljuk, hogy a korábban jóváhagyott egységes formanyomtatványokat vegye alapul, és azokon további sorok vagy oszlopok beillesztésével vagy eltávolításával végezzen változtatásokat. Ne felejtse el rögzíteni a számviteli politikában az elsődleges számviteli dokumentáció új formáinak használatát.

    Figyelembe véve a vezetőség kívánságait, ki kell tölteni az összes szükséges oszlopot a létszámtáblázatban, ellenőrizni kell, hogy megfelel-e a munkaügyi jogszabályoknak, és a kész verziót be kell nyújtani a vezetőségnek jóváhagyásra. Általában egy helyi aktust végzéssel vagy utasítással hagynak jóvá, amelyre a megfelelő attribútumban hivatkoznak. A helyi normatív aktus jóváhagyható úgy is, hogy a jóváhagyó bélyegzőt a szervezet vezetőjének vagy az általa meghatalmazott személynek a személyes aláírásával látja el.

    A következő fontos dokumentum a belső munkaügyi szabályzat. Az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 189. cikke értelmében ez a helyi normatív aktus szabályozza a munkavállalók felvételének és elbocsátásának eljárását, a munkaszerződésben részes felek alapvető jogait, kötelességeit és felelősségét, a munkaidőt, a pihenőidőt, a munkavállalókkal szemben alkalmazott ösztönzőket és szankciókat. , valamint a munkaviszony szabályozásának egyéb kérdéseit ezzel a munkáltatóval. A dokumentum a következő részeket tartalmazhatja: felvétel, a munkavállalók alapvető jogai és kötelezettségei, a munkáltató jogai és kötelezettségei, munkaidő és pihenőidő, ösztönzők, szabálysértési felelősség munkafegyelem.

    Miután minden árnyalattal egyeztetett a vezetőséggel, és ellenőrizte a belső munkaügyi szabályzat rendelkezéseinek a hatályos munkaügyi jogszabályoknak való megfelelését, ezt a helyi törvényt is jóváhagyásra benyújtják a vezetőnek.

    A személyes adatok védelméről, kezeléséről és tárolásáról szóló rendeletet is ki kell dolgozni és mielőbb hatályba kell léptetni. Ennek az az oka, hogy a munkáltató köteles megtenni a munkavállalók személyes adatainak védelméhez szükséges és elégséges intézkedéseket, szabályozni azok átvételének, feldolgozásának, tárolásának és védelmének mechanizmusát. Ez következik Chap. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 14. cikke és a személyes adatokról szóló törvény.

    Ebben a rendelkezésben meg kell határozni, hogy a személyes adatok milyen módon kerülnek megszerzésre, a munkavállalók személyes iratait milyen sorrendben alakítják ki és vezetik, valamint meg kell határozni a munkavállalók jogait és kötelezettségeit, az elszámolás módját, tárolását, átadását, ill. személyes adataik védelmét.

    Jegyzet!Meg kell oldani azt a kérdést, hogy ki vezeti a munkakönyveket. Ha még nincs személyzeti referens, úgy a cégvezetőnek kell felelősséget vállalnia a vezetésért, tárolásért, könyvelésért és a munkakönyvek kiadásáért megfelelő megbízással. Ezt követően az igazgató ezeket a jogköröket az átvett személyzeti referensre ruházhatja át (megrendeléssel is). Az ilyen időpontot a munkakönyvek vezetésére és tárolására vonatkozó szabályzat 45. pontja írja elő.

    Ezen túlmenően kívánatos a munkavállalókkal kötendő munkaszerződés szabványos formájának kidolgozása. Emlékezzünk vissza arra a művészetre. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 57. cikke, amely meghatározza az információk listáját és kötelező feltételek ebbe beillesztendő, valamint a Munka Törvénykönyve egyéb cikkelyei (például 58., 59., 64.1, 70., 282. stb.).

    A helyi törvények, a személyzet, a szabadságolási ütemezés stb. kidolgozása mellett más dokumentumokat is el kell készítenie, amelyekre a jövőben szükség lesz a személyzeti munkához. Ezek különféle számviteli könyvek, regisztrációs naplók, munkaidő-nyilvántartások, megrendelőlapok, felelősségi szerződések stb.

    Külön beszéljünk a munkavédelmi dokumentumokról, mivel ez a munkajog fontos része. A jövőben, amikor a szervezet felnő a munkavédelmi követelmények betartására, azok végrehajtásának nyomon követésére, munkavédelmi szolgálat jöhet létre, vagy e területen megfelelő képzettséggel vagy gyakorlattal rendelkező munkavédelmi szakember állás kerülhet be. Mindeközben a cég kicsi, a biztonságos körülmények biztosításáért és a munkavédelemért a vezetőt bízzák meg.

    Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 212. cikke rögzíti azt a rendelkezést, hogy a munkáltató köteles gondoskodni a munkavállalók munkavédelmi szabályainak és utasításainak kidolgozásáról és jóváhagyásáról. A Munkaügyi Minisztérium 2004. május 13-án elfogadta a munkáltatókat segítő munkavédelmi utasítások kidolgozására vonatkozó Módszertani ajánlásokat, amelyek szerint a munkavállalóra vonatkozó munkavédelmi utasításokat beosztása, foglalkozása és az általa végzett munka jellege alapján kell kidolgozni.

    A közelmúltban nem fogadtak el olyan szabályozási aktusokat, amelyek új dokumentumformákat vezetnének be ezen a területen, ezért felsoroljuk azokat a főbbeket, amelyeknek minden szervezetben meg kell lenniük:

    — a munkavédelem szabályozása a szervezetben;

    - elrendelés a szervezetben felelős személy kijelölésére (munkavédelmi mérnök hiányában);

    — munkavédelmi utasítások;

    — a munkavédelmi tájékoztatók nyilvántartására szolgáló nyilvántartások;

    - végrehajtási programok másfajta munkavédelmi tájékoztatók;

    — gyártásellenőrzési program;

    - egyéb dokumentumok.

    Dokumentumok rendszerezése és tárolása

    A 2004. október 22-i N 125-FZ „Az archiválásról az Orosz Föderációban” szövetségi törvény 17. cikke kötelezi a vállalatokat, hogy biztosítsák a tevékenységük során keletkezett dokumentumok biztonságát, beleértve a személyzeti dokumentumokat is. Úgy gondoljuk, hogy a dokumentumok biztonsága tárolásuk megszervezése nélkül lehetetlen. A személyzeti osztályon keletkezett dokumentumok tárolásához és felhasználásához rendszerezni kell azokat.

    A személyi iratkezelési folyamat során keletkező dokumentumok egyszerűsítése érdekében összeállítják az ügyek nómenklatúráját - a szervezetben benyújtott ügyek nevének rendszerezett jegyzékét, feltüntetve a tárolási időszakokat az előírt formában. Ezt a meghatározást a GOST R 51141-98 „Irodai munka és archiválás” tartalmazza. Kifejezések és meghatározások”, amelyet az Orosz Föderáció Állami Szabványának 1998. február 27-i N 28 rendelete, valamint a Szövetségi Levéltár Kollégiumának februári határozatával jóváhagyott, a szervezetek archívumainak működésére vonatkozó alapvető szabályok hagytak jóvá. 2002. 6. A nómenklatúra formáját mind a strukturális részlegekre, mind az egész szervezetre vonatkozóan a szervezetek levéltári munkájának nevezett szabályzata tartalmazza.

    Állásajánlat készítése

    Mindenekelőtt munkaviszonyt kell hivatalossá tennie a szervezet vezetőjével. Ehhez munkaszerződést kötnek vele. Két példányban készül, amelyek közül az egyik a fejnél marad, a másik pedig a szervezetben (ez fel van tüntetve a munkáltató másolatán).

    Munkaszerződés alapján végzés születik, mivel a Kbt. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 68. cikke szerint a foglalkoztatást a munkáltató utasítása (utasítása) formalizálja. A megbízás formáját az 1. számú határozat hagyja jóvá. Ha azonban a vezető az egyetlen tagja a szervezetnek, akkor a felvételt hivatalba lépési végzéssel formálják, amelyet megkötött szerződés alapján maga az igazgató ad ki. munkaszerződés. A jövőben az igazgatói feladatok helyettesre (másik alkalmazottra) történő átruházására vonatkozó utasításokat is ad ki távozás esetén. üzleti út vagy nyaralás. Ezek Rostrud magyarázatai a 2007. 12. 19-i N 5205-6-0 levélben.

    A vezető munkakönyvét a munkakönyvek vezetésével megbízott személy tölti ki. Ezzel egyidejűleg a vezető öt napi munkavégzése után munkabejegyzést kell készíteni (Munkakönyvek vezetésének és tárolásának szabályai 3. pont). A bejegyzés alapja a munkáltató végzése (utasítása) vagy egyéb határozata, amely alapján a munkavállalót felvették (például a résztvevők értekezletének jegyzőkönyve).

    Ne felejtsen el beszerezni egy személyi kártyát, írja be a számviteli könyvbe a munkakönyvek és a hozzájuk tartozó betétlapokat, valamint (szükség esetén) a bevételi és kiadási könyvet a munkakönyvek formáinak és a hozzájuk tartozó betétlapoknak a könyveléséhez.

    Ezenkívül információkat kell küldeni a megfelelő katonai biztosnak és (vagy) a helyi önkormányzatnak a katonai nyilvántartásba vételre kötelezett állampolgárról (a katonai nyilvántartásba vételről szóló rendelet 32. pontja). A katonai biztosnak és (vagy) a helyi önkormányzatoknak megküldött dokumentumot a munkáltató által előírt módon (például a kimenő dokumentumok nyilvántartására szolgáló naplóban (könyvben)) nyilvántartásba veszik.

    Most már más munkavállalókat is felvehet. Az eljárás hasonló, csak emlékeztetni kell arra, hogy a munkavállalónak meg kell ismerkednie a munkatevékenységére vonatkozó helyi előírásokkal (ezt az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 68. cikke jelzi). Javasoljuk az ismerkedés dokumentálását. Ehhez jól jönnek a számviteli könyvek, regisztrációs naplók vagy ismerkedési lapok.

    Végül

    Összegezve megjegyezzük, hogy az irodai munka megfelelő megszervezése után a papírmunka nem sok időt vesz igénybe, és megkezdődik a mindennapi munka egy szakasza a személyzeti dolgozó számára: munkaidő-nyilvántartást kell vezetnie, nyaralási ütemtervet kell készítenie, ösztönzőket kell felvennie. és szankciók, üzleti utak megszervezése, áthelyezés, összevonás, elbocsátás és még sok más. A magazin oldalain pedig elmondjuk, hogyan kell ezt helyesen csinálni.

    A HR-esek nap mint nap szembesülnek azzal, hogy az alaptevékenységükhöz (üzleti út, szabadság, előléptetés vagy büntetés) és egyéb, a munkavállalók érdekeit érintő helyzetekkel, például egészségügyi okok miatti ideiglenes áthelyezéssel kell megbízást adni.

    Irodai munka. Megrendelések
    * Irodai munka szervezése.
    * Szabályzat
    * A dokumentumok hozzávetőleges összetétele
    * Rendelések
    * Az l / s megrendelések indokai - feljegyzés és magyarázó megjegyzések, előterjesztések, jegyzőkönyvek, aktusok
    * Megrendelések az alaptevékenységekhez,
    * A dokumentumok
    * Dokumentumok
    * Értesítések, értesítések, útmutatások, referenciák
    * Mintarendelések,
    * Időt takaríthat meg, amikor

    A személyzeti iratkezelés a munkaügyi kapcsolatokat dokumentáló, a személyi állomány elérhetőségére és mozgására vonatkozó információkat rögzítő tevékenységi ág, melynek eredményeként a személyi eljárások dokumentálódnak.
    Szinte minden személyi dokumentumnak van jogi (kereskedelmi) értéke. Az írásos bizonyítékként felhasznált személyi okmányok segítségével a munkáltató bíróság előtt tudja igazolni álláspontját. Például a jövedelem- és ingatlanadó-kedvezmények megerősítéséhez egy szervezetnek be kell nyújtania egy személyzeti táblázatot, bérszámfejtési íveket, személyzeti megbízásokat, munkakönyvek másolatát, munkaidő-nyilvántartást és egyéb dokumentumokat.
    A gyakorlatban az adóellenőrök lehetővé teszik, hogy ha a létszámtáblázat ügyvédi vagy marketingszakértői állást ír elő, akkor a szervezet már nem veheti figyelembe az adózás során a harmadik fél ügyvédek vagy marketingszakemberek szolgáltatásaiért járó költségeket. A választottbírósági gyakorlat azonban megerősíti, hogy ahhoz, hogy a költségeket a nyereség kiszámításakor figyelembe lehessen venni, elegendő, ha a szolgáltatásokat termelési vagy kereskedelmi tevékenység részeként nyújtják, bevételszerzésre irányulnak, és azokat dokumentálják (az adótörvénykönyv 252. cikke). Orosz Föderáció).
    Ezen túlmenően a részletes munkaköri leírások, munkaszerződések és személyzeti listák a peres eljárásokban írásos bizonyítékként megállapítják a szervezet üzleti úti költségeinek, valamint a személyzet képzésének és átképzésének költségeinek működési szükségességét.
    A munkaügyi kapcsolatokat dokumentáló személyi dokumentumok túlnyomó többsége nagyon fontos információ. Ezért az ilyen dokumentumokkal való munkához való hozzáállásnak rendkívül komolynak kell lennie. A személyi dokumentumok kitöltésének helyessége bizonyos jogi tények megerősítésétől függ, amelyek alapján bizonyos munkavállalói jogok keletkeznek. Ez megnehezítheti a munkavállaló korkedvezményes nyugdíjának megszerzését, különösen a káros és nehéz munkakörülményeket jelentő munkavégzés esetén, azonban a munkakör megnevezésében előforduló tévedés vagy pontatlanság oda vezethet, hogy a munkakörben eltöltött idő A "káros" pozíció nem számít kedvezményesnek, és a munkavállalónak nem lesz jogosultsága korkedvezményes nyugdíjra.
    Speciális figyelem meg kell adni a munkakönyvek vezetésének eljárását, amelyek az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 66. cikkével összhangban a munka- és munkaszámítás fő dokumentumai. biztosítási tapasztalat munkás.
    Általánosságban elmondható, hogy a munkavállalók által nyújtott szociális, nyugdíj- és egyéb garanciák biztosítása a munkaügyi kapcsolatok dokumentálásától függhet. Az orosz jogszabályok alkalmazottak.
    A személyzeti szakember szakmai munkájához törvények, rendeletek, utasítások és egyéb munkajogi normákat tartalmazó dokumentumok szükségesek. Ezért a személyzeti szolgáltatás létrehozásának első lépése az a szabályozási dokumentumok megfelelő bázisának kialakítása.
    Két független csoportra oszthatók azok a dokumentumok, amelyeknek napi rendszerességgel kéznél kell lenniük a személyzeti tisztnél.
    NÁL NÉL első csoport munkajogi normákat és munkavédelmi normákat tartalmazó jogszabályokat és szabályzatokat foglalja magában. Ezek a dokumentumok kötelezőek.
    Co. második csoport tartalmazza a vezetői munkára és a személyi iratkezelésre vonatkozó módszertani dokumentumokat. Tanácsadó jellegűek. A dokumentumok ajánlásokat tartalmaznak arra vonatkozóan, hogyan lehet a legjobban elkészíteni a személyi papírokat, hogyan lehet kényelmesebb megszervezni velük a munkát. Ugyanakkor a személyzeti tisztviselőnek jogában áll önállóan eldönteni, hogy betartja-e ezeket az ajánlásokat, vagy a vállalati normáknak megfelelően jár el.
    A „Munkajogi és munkavédelmi dokumentumok” blokkban öt normatív jogi aktus jegyezhető meg.

    Az első - Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve. Ez az az alaptörvény, amelynek a személyzeti szakember munkáját minden szervezetben irányítania kell. A Munka Törvénykönyvének normái szabályozzák a munkavállalók felvételének és elbocsátásának rendjét, munka- és pihenőidejük megszervezését, a munkabér kifizetésének feltételeit, valamint a munkavállalók részére nyújtott különféle juttatások és kompenzációk biztosítását.
    Második- Az Orosz Föderáció 2006. július 27-i szövetségi törvénye. 149-FZ sz"Az információkról információs technológiaés információvédelem"E törvény alapján épül fel a személyzeti szolgálat minden munkája a munkavállalók személyes adataival. Például az a kérdés, hogy ezeket hogyan fogják feldolgozni, és hol lesznek a munkavállalótól kapott információk, amikor munkába lép. tárolva.
    Harmadik- Az Orosz Föderáció 2004. július 29-i törvénye. No. 98-FZ "Az üzleti titokról". Megállapítja a szervezet üzleti titkát képező információk jegyzékét, az ahhoz hozzáféréssel rendelkező alkalmazottak listáját, a titkos adatok megismerésének rendjét, valamint a bizalmas információk terjesztéséért való felelősséget.
    Negyedik- Az Orosz Föderáció 1999. július 17-i törvénye. No. 181-FZ "A munkavédelem alapjairól az Orosz Föderációban". Ennek a dokumentumnak a rendelkezései lehetővé teszik, hogy hozzáértően építsenek ki munkavédelmi rendszert a szervezetben. És ez nagyon fontos. Végül is az egészséges és biztonságos munkakörülmények az egyik fő feltétel, amelyet a munkáltató a megkötésével garantál. A munkaügyi felügyelő a vétkes tisztviselőket adminisztratív felelősségre vonja.
    Ötödik - Az Orosz Föderáció 2001. augusztus 8-i 134-FZ törvénye"A jogok védelméről jogi személyek és egyéni vállalkozók állami ellenőrzés lefolytatása(felügyelet)". A törvény képet ad a munkáltató jogairól és kötelezettségeiről a szervezeten belüli különböző ellenőrzések lefolytatása során. Például a törvény hivatkozik azokra a dokumentumokra, amelyeket a munkáltatónak jogában áll megkövetelni az ellenőrtől, amikor Megjelenik a szervezetben, a cég képviselőjének joga, hogy személyesen jelen legyen az ellenőrzés során, hogy a szervezet miként fellebbezhet az ellenőrzés nem kielégítő eredménye ellen.

    Egy másik csoport előírások a személyzeti szolgálat munkája során szükséges módszertani anyagokat tartalmazza a vezetői munka megszervezéséről, ill személyzeti dokumentumokkal dolgozni.
    Először, ez a GOST R 6.30-2003 "Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. A papírmunka követelményei." Ez az állapotszabvány meghatározza azon adatok listáját, amelyeknek szerepelniük kell egy szervezet által kiadott dokumentumon, az elhelyezésük sorrendjét, valamint a fejléces papírokra vonatkozó követelményeket.
    Például a szabvány előírja az állami jelvény, a szervezet jelvényének és védjegyének elhelyezésére vonatkozó szabályokat. Meghatározza, hogy a szervezet rövidített neve mely esetben szerepeljen a dokumentum címében, és melyikben nem, és milyen elemekből áll a megbízás regisztrációs száma. A szabvány a társaság minden szervezeti és ügyviteli dokumentumára vonatkozik: határozatokra, végzésekre, végzésekre, jegyzőkönyvekre, aktusokra, levelekre. A fenti dokumentumok mindegyikét személyzeti tisztviselő kezeli.
    Másodszor, ez Tekercs a Szövetségi Levéltár által 2000. október 6-án jóváhagyott, a szervezetek tevékenysége során keletkezett, a tárolási időszakokat megjelölő szabványos vezetői dokumentumok. Ez a szabályozási aktus kimerítő listát tartalmaz belső dokumentumokat, a jogi jelentőségtől függően szabályozza tárolásuk rendjét és feltételeit. Hogy mennyi ideig kell megőrizni például a létszámtáblázatot, a prémiumokról szóló rendeletet, a munkaidő-nyilvántartást, a munkaköri leírásokat és egyéb dokumentumokat, a személyzeti dolgozó ebből a tanszéki dokumentumból megtudhatja.
    Harmadszor, ez egységes formák elsődleges számviteli dokumentáció a munkaerő elszámolására és annak kifizetésére. A jóváhagyott album tartalmazza a felvételi, elbocsátási, áthelyezési, üzleti útra való kirendelésre, előléptetésre vonatkozó megrendelések formáit, valamint az alkalmazottak személyi igazolványainak formáit és néhány egyéb dokumentumot. Az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 2004. január 5-i 1. sz..
    Sőt, ezen egységes nyomtatványok karbantartása a 2. tétel mondta az állásfoglalás minden szervezet számára kötelező az Orosz Föderáció területén működő, tulajdonformától függetlenül.
    Negyedik, ez az Orosz Föderáció kormányának 2003. április 16-i 225. számú rendelete.
    "A munkakönyvekről"és az orosz munkaügyi minisztérium 2003. október 10-i 69. sz. rendelete" A munkafüzetek kitöltési útmutatójának jóváhagyásáról". Ezekre a dokumentumokra a személyzeti tisztnek szüksége lesz, amikor az alkalmazottak munkakönyveivel dolgozik. Az ezekben a dokumentumokban található ajánlások segítenek a személyzeti tisztnek a helyes, hibamentes kitöltésében munkakönyv a munkavállaló szükség esetén megfelelő változtatásokat hajt végre rajta, vagy a sérült vagy elveszett dokumentum helyett másodlatot állít ki.
    Ötödik, ezek szakmaközi kibővítettek időkorlátok a személyzet toborzásával és elszámolásával kapcsolatos munkához, valamint a menedzsment dokumentális támogatásával kapcsolatos ágazatközi összesített munkaidő normák, jóváhagyva Az Orosz Föderáció Munkaügyi Minisztériumának 1994. november 25-i 72. sz.. Ezek a dokumentumok is bekerülhetnek a szükséges HR-eszközök listájába. Segítségükkel kiszámíthatja a személyzeti szolgálat alkalmazottainak számát, valamint meghatározhatja, hogy mindegyiküknek mennyi időre van szüksége munkaköri feladatai ellátásához.
    A szabályozási és módszertani dokumentumokban foglalt ajánlásokat be kell tartani, bár ezek nem kötelezőek. A helyzet az, hogy a legtöbb esetben leegyszerűsítik a dokumentumokkal való munkát. Ráadásul a munkaügyi felügyelőség ad nagyon fontos ezen utasítások be nem tartása esetén a szervezetet pénzbírsággal sújthatja.
    Fontos tudni, hogy mely dokumentumok kötelezőek a cég számára, melyek csak bizonyos feltételek mellett válnak ilyenné, és mely papírok mellőzhetők, hiszen tájékoztató jellegűek. Ez lehetővé teszi, hogy jól felkészüljön a munkaügyi felügyelőkkel való találkozóra.
    A dokumentumok elkészítésekor a HR-szakértőket a következőkre kell irányítani tevékenységük során:

    1. Megtekintés belső dokumentumokat, azok kidolgozásának, jóváhagyásának rendjét stb. azt használja, amelyik kényelmes ennek a szervezetnek;
    2. Megtekintés külső dokumentumoknak meg kell felelniük Általános szabályok jogerőt biztosít ezeknek a dokumentumoknak;
    3. A dokumentumokat a levéltári szolgálat követelményeinek figyelembevételével a szervezetben kell tárolni.

    A dokumentumok jogi ereje

    A dokumentum érvényességéhez a következő szabályokat kell betartani:
    1. A munkáltató az elkészítés során köteles betartani a hatályos jogszabályokat;
    2. Dokumentum csak a hatáskörében tehető közzé;
    3. A munkáltató köteles betartani az iratok elkészítésére és lebonyolítására vonatkozó nemzeti szabályokat.

    Jó napot, kedves látogatók! Mi az a személyi munka, miért van rá szükség, és van-e rá egyáltalán? Erről a cikkemből tájékozódhat: HR-nyilvántartások kezelése bábuknak.

    HR osztály a vállalatnál

    Ahogy a színház a látogatók akasztójával kezdődik, úgy minden újonnan felvett alkalmazott esetében a vállalkozás a személyzeti részleggel kezdődik. Velük is véget ér, ha kirúgják őket.

    A Humán Erőforrás Osztály felelős a vállalkozás alkalmazottaival kapcsolatos minden kérdésért:

    • Felvétel, áthelyezés és elbocsátás;
    • A munkafegyelem betartása;
    • Megfelelés munkaköri leírások;
    • Az alkalmazottak személyes aktáinak megőrzése;
    • Személyzeti nyilvántartások vezetése;
    • Személyzet felkutatása a nyitott állásokhoz;
    • Kezdő interjúk készítése;
    • Az alkalmazottak megismertetése a szervezetben bekövetkezett minden változással;
    • Különféle dokumentációk kidolgozása;
    • Részvétel a vállalkozás főbb helyi szabályozási dokumentumainak kidolgozásában.

    Mint látható, a lista nagyon hosszú és nem teljes. A HR osztály egy speciális részleg a szervezetben, amely a vállalat összes többi strukturális egységével együttműködik.

    És nem számít, hogy leggyakrabban a személyzet a legkisebb egység a vállalkozásban, és néha egyáltalán nem osztják ki.

    Mivel foglalkozik a HR osztály?

    Most nézzük meg közelebbről, mit csinál a személyzeti tiszt a munkahelyén – ez a személyzeti irodai munka lesz.

    Az alkalmazottak nyilvántartása

    Az alkalmazottak felvétele és elbocsátása a HR osztály legfontosabb feladata. Az alkalmazottak minden mozgása az ő ellenőrzése alatt áll. Amikor egy személy álláskereső megüresedett állást lát és felhívja a megadott számot, akkor 100-ból 90 esetben bekerül a keretekbe, ahol eligazítják az őt érdeklő kérdésekben, és megszabják azt is, hogy mikor jöjjön interjúra vagy betöltésre. kérdőívet.

    Miután a vezető úgy döntött, hogy a munkavállaló megfelelő neki, az utóbbi ismét egy személyzeti szakember kezébe kerül. És mégis, vegye észre, ha egy üresedés betöltött versenyképes kiválasztás, a személyzeti tiszt mindenképpen bekerül a bizottságba.

    Tehát az alkalmazott felvétele után a személyzeti tiszthez megy, ahol a következő eljárásokon megy keresztül:

    1. benyújtja az összes szükséges dokumentumot;
    2. Megismerkedik a vállalatnál végzett munkájával és rutinjával kapcsolatos minden helyi szabályozási dokumentummal;
    3. aláírja a munkaszerződést;
    4. Megismerkedik a felvételi sorrenddel;
    5. Esetenként itt kapja meg a munkavédelmi alapismereteket, azaz átesik egy kezdeti eligazításon.

    Iratkezelés

    Az összes dokumentum aláírása és benyújtása után a HR-szakember kialakítja a munkavállaló személyi aktáját. Egységes nyomtatványon az összes dokumentummásolatból és egy személyi igazolványból áll. Ezenkívül a jövőben az alkalmazottakkal közvetlenül kapcsolatos összes kérdést a személyzeten keresztül kezelik:

    • Nyaralás megszervezése;
    • Bónuszok és egyéb pénzösszegek kifizetése;
    • bónuszok és egyéb büntetések megvonása;
    • átfedés fegyelmi eljárásés büntetések;
    • A bérek és a munkaszerződés egyéb feltételeinek változásai;
    • A szervezetben végbemenő változások általánosak, vagy közvetlenül a munkavállalóval kapcsolatosak.

    És még sok más kérdés, a lista szinte vég nélkül folytatható, a cég sajátosságaitól és a személyzethez rendelt funkcionalitástól függően.

    Sokan azzal érvelnek, hogy ezeknek a kérdéseknek a többsége a számvitel hatáskörébe tartozik, de nem, ez nem így van. Igen, a számviteli osztály számolja ki a szabadságdíjat és készpénzes fizetések. Megőrzi őket, de csak azután, hogy megkapta a megfelelő megbízást, amelyet egy személyzeti dolgozó készített.

    Ezen utasítások elkészítéséhez a személyzeti tiszt különböző indokokat alkalmaz:

    • Alkalmazotti jelentkezések;
    • Feljegyzések az osztályvezetőktől;
    • Hivatalos vizsgálatok és bizottsági következtetések;
    • A vállalkozás vezetőjének írásbeli és szóbeli utasításai.

    Egyébként a személyzeti tiszt közvetlenül a vállalkozás vezetőjének van alárendelve. Ritka esetekben a helyettese.

    A megbízások kibocsátását követően azok eredeti példányait és indokait iktatjuk és a megadott ideig megőrzik. Ezt is HR szakembernek kell elvégeznie.

    Egyéb személyzeti munka irányítása

    Amellett, hogy a személyzeti tisztviselők dokumentumokat készítenek az alkalmazottak számára, más, a személyi iratkezeléshez köthető munkákat is végeznek.

    • Munkaköri leírások készítése. De ez nem jelenti azt, hogy az egész utasítást egy személy készíti. A munkaköri leírást általában olyan személy írja, aki jártas az ilyen típusú munkákban. Nem valószínű, hogy a személyzet alkalmazottja részletesen leírja a hegesztő, villanyszerelő vagy darukezelő működését. De az utasításokat egyetlen dokumentumba formálja.
    • Szervezet holding munkahelyi igazolásés az ehhez szükséges dokumentáció elkészítése. Ez a fogalom - tanúsítás - egyébként csak a mindennapi életben maradt meg. Jogalkotásilag ezt az eljárást néhány éve a munkakörülmények speciális felmérésének (SOUT) hívják.
    • Részvétel a legfontosabb dokumentumok elkészítésében szervezetek: javadalmazásra vonatkozó rendelkezések, kollektív szerződések és szerződések, belső munkaügyi szabályzat. Egyes esetekben csak kiigazításokat hajtanak végre, néhány esetben pedig a dokumentumot teljesen elkészítik.
    • A létszám fenntartása. A személyzeti tisztviselő megosztja a felelősséget a dokumentumért a vállalkozás főkönyvelőjével. Ő felel a beosztások megnevezéséért és számáért, a számviteli osztály pedig a díjakat és a fizetéseket ellenőrzi.
    • Orvosi vizsgálatok és képzések szervezése dolgozók. Ha kicsi a cég, akkor ezt a munkát ő maga végzi, egyébként csak a végrehajtást figyeli. Ezt mindenesetre a vállalati politika határozza meg.
    • Részvétel különböző bizottságokban: hatósági vizsgálatok lefolytatására, üzemi balesetekre, munkavédelmi ismeretek tesztelésére stb.

    Mint látható, a személyzeti tisztnek nagyon sok ügye van, és nagyon sokfélék.

    A személyzet helye a szervezet működésében

    Ebben a részben megvizsgáljuk a humánerőforrás-részleg és más osztályok interakcióját. Íme a főbbek:

    • Könyvelés. A személyzeti referens szorosan és folyamatosan együttműködik ezzel az osztállyal. Ide kerül az összes kiadott parancs. Ez mindenekelőtt a felvételi, áthelyezési és elbocsátási végzésekre vonatkozik. Tőlük fogják megtudni a fizetést kiszámoló könyvelők, hogy kit kell szerepeltetni a kimutatásban, kit kell kizárni belőle, és kinek milyen fizetése van. A munkaidő-nyilvántartásokat, mielőtt az asztalra kerülő kifizetőhöz kerülnének, a személyzetnél is ellenőrzik, gyakran a személyzeti referens karbantartja. Ha a vállalati iratkezelés speciális programok segítségével történik, akkor a személyzet és a számvitel közötti interakció jelentősen leegyszerűsödik.
    • Titkárság vagy recepció. Innen jön a legtöbb indok a káderekhez, hogy a vezető állásfoglalásával parancsokat adjanak ki. Ez akkor történik, ha a vállalkozásnál az irodai munkát minden szabály betartásával végzik. Ha nincs ilyen osztály, akkor a kérelmek közvetlenül a személyzeti tiszthez kerülnek, ő pedig a vezetőhöz viszi őket.
    • A szervezet összes többi részlegével az interakció abban áll, hogy felhívják a vezetők és közvetlenül az alkalmazottak figyelmét a szervezetben bekövetkezett összes személyi változásra.

    Miért van szüksége minden vállalatnak emberi erőforrás osztályra?

    A jogszabály nem kötelezi olyan szerkezeti egység kijelölését, mint a személyzeti osztály. De az irodai munka jelenlegi gyakorlatában ez az egység tartja karban a legtöbb előírt dokumentációt Munka Törvénykönyve RF.

    Elhanyagolható-e a személyi iratkezelés magatartása? Válasz: Nem, nem szabad. És ennek több oka is van:

    1. A munkáltató és a munkavállaló között megfelelően végrehajtott szerződés, valamint a munkavállaló munkájával kapcsolatos minden egyéb dokumentum segít elkerülni sok kellemetlen helyzetet, amikor a felek között nézeteltérések merülnek fel.
    2. A pontos dokumentáció, beleértve a személyi állományt is, csakis a szervezetet jellemzi pozitív oldala.
    3. A személyzeti referens a felvételi és elbocsátás feldolgozása mellett sok egyéb munkát is ellát, egyfajta összekötő kapocsként szolgál a felsőbb vezetés és a többi osztály között.
    4. Az illetékes személyzeti tiszt nemcsak helyesen tölti ki az összes dokumentumot, hanem jelezheti a vezetőnek, hogy melyik részben sérti meg a munkajogot, ami segít elkerülni az ellenőrzéseket és a szankciókat.

    A fentieket összevetve bátran kijelenthetjük, hogy az irodai munka és a személyi nyilvántartás nagyon hasznos és szükséges minden szervezetben. És legalább felületes tudás ezen a területen, amit "babaknak" adtak, biztos vagyok benne, hogy segít a felvételben és a későbbi munkaköri feladataik problémamentes ellátásában.

    És egy kis humor a végére...

    Üdvözlettel: Műszaki Szakértők.

    Ha a munkáltató megtagadta egy olyan külföldi munkavállaló nyilvántartásba vételét, aki nem regisztrált a tényleges tartózkodási helyén, a vállalat megsérti a 109-FZ „A külföldi állampolgárok és hontalanok az Orosz Föderációban történő migrációs regisztrációjáról” című rendelkezést.
    A bírság összege: azért hivatalos- legfeljebb 50 000 rubel; egy cég számára - legfeljebb 500 000 rubel; egyéni vállalkozók számára - legfeljebb 500 000 rubel. (Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyve 18.9. cikkének 4. része).

    2. példa

    Ha a munkavállalóval kötött munkaszerződést nem megfelelő módon hajtják végre (például a külföldi munkavállalóval kötött szerződés nem tartalmazza a VHI szabályzat részleteit, vagy annak az okiratnak az adatait, amely alapján jogosult a munkavégzésre munkaügyi tevékenység az Orosz Föderáció területén - szabadalom / munkavállalási engedély), a vállalat megsérti az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvét (327.2 cikk, 2. rész).
    A bírság összege: tisztviselőnek - 20 000 rubelig; egy cég számára - legfeljebb 100 000 rubel; egyéni vállalkozók számára - legfeljebb 10 000 rubel. (Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 5.27. cikke).

    3. példa

    Ha a felvétel során másolatot kér egy alkalmazotttól (tanulmányi, személyes stb.) dokumentumokról, majd tárolja azokat, de nem írja alá vele a személyes adatok kezeléséhez való hozzájárulását, az ilyen cselekmények a jogsértésnek minősülnek. 152-FZ „A személyes adatok védelméről”.
    A bírság összege: a cég vezetője számára - 20 000 rubelig; egy cég számára - legfeljebb 75 000 rubel; egyéni vállalkozók számára - legfeljebb 75 000 rubel. (Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési kódexének 13.11. cikke 2. része).

    4. példa

    Ha a munkavállalók elhatárolása nem a Prémium Szabályzatban van meghatározva, de rendszeresen kifizetésre kerül a munkavállalóknak, a kifizetések nem fogadhatók el a társaság költségeként. Ennek megfelelően a társaság rendszeresen túl- vagy alulfizeti a jövedelemadót.

    1. példa

    A külföldit határozott idejű szerződéssel vették fel a munkavállalási engedély érvényességi idejére. Ilyen alapja a sürgős megkötésének, és nem határozatlan idejű szerződés, nem létezik. Ha a külföldi állampolgárt a szerződés lejárta után bocsátják el, a munkavállalót bírósági úton visszahelyezik, és a cégnek meg kell térítenie az ügyvédi költségeket, átlagkereset A kényszerű távollét minden napjára a munkanapok beszámításra kerülnek az éves fizetett szabadság számításánál a szolgálati időbe, és adott esetben a munkavállaló erkölcsi kárának megtérítését is követeli.

    2. példa

    Az alkalmazottak létszámleépítés miatti elbocsátása olyan folyamat, amelyben fontos szerepet játszik a személyi dokumentumok helyes elkészítése. Különösen, ha a létszámtáblázatot nem karbantartják megfelelően, a csökkentett alkalmazott bíróságon fellebbezhet a leépítés ellen, és visszahelyezhető, bizonyítva, hogy nem ajánlottak fel minden lehetséges állást. A társaság megtéríti az átlagkeresetet a kényszerű távollét minden napjára, szabadságra, ügyvédi költségekre.

    3. példa

    A munkáltató igyekszik minden lehetséges kockázatot előre látni, és a Tanácsadótól / Kezestől letöltött, egyedi záradékokkal kiegészített munkaszerződést standard munkaszerződésként elfogadja. Egy többoldalas dokumentum lenyűgözőnek és komolynak tűnik! De ha munkaügyi vita alakul ki, a túlzottan részletezett munkaszerződés kárt okozhat a cégnek pereskedés esetén. Csak egy tapasztalt, gyakorló ügyvéd tudja megállapítani, hogy mely tételek a plusz „víz”, melyek játszhatnak a munkavállaló javára, és melyek azok, amelyek szükségesek és védik a munkáltató oldalát.

    1. példa

    Ha a vállalat alkalmazottai a gyakorlatban megértik, hogy a személyi iratkezelést „egyszer és újra” végzik a cégben, akkor a munkáltató hírneve sérül, a munkavállaló lojalitása csökken. Mivel biztosak vagyunk abban, hogy a személyzeti papírokat túlnyomórészt későn írják alá, néhányat pedig egyáltalán nem írnak alá, a munkavállaló az elbocsátáskor konfliktusba keveredhet, és megkísérelheti a zsarolást.

    2. példa

    2002-ig az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve lehetővé tette a fizetések "villák" feltüntetését a személyzeti listán szereplő pozícióknál. Például az értékesítési vezetők fizetése X-től XX-ig terjedhet. Most ez a gyakorlat illegális, az állományjegyzékben csak a fizetés pontos összegét kell feltüntetni, egyenlő az azonos beosztásban dolgozó összes munkavállaló számára. Ha a cég megtartja a régi mintájú helyi normatív aktust, ahol fizetési „villát” tüntetnek fel, és a dolgozók ismerik kollégáik fizetését, az felesleges kulisszák mögötti beszélgetéseket okoz.

    3. példa

    A rotációs alapon dolgozó alkalmazottak szabadsága nem eshet műszakközi pihenőre. Ha a vállalat nem rendelkezik olyan szabadságnaptárral, amely figyelembe veszi az ütemterv megszervezésének ezt a szempontját, vagy a naptárt nem tartják be, ez elkerülhetetlenül elégedetlenséget okoz a jogaikkal jól tisztában lévő munkavállalókban.