é uma atividade destinada a sistematização de documentos pessoais e trabalhar com eles.
O departamento de pessoal existe em todas as organizações e garante o trabalho ininterrupto com documentos, bem como a contabilização oportuna de todas as mudanças por parte da empresa e seus funcionários.
Queridos leitores! Nossos artigos falam sobre formas típicas de resolver questões legais, mas cada caso é único.
Se você quer saber como resolver exatamente o seu problema - entre em contato através do consultor online à direita ou ligue por telefone consulta gratuita:
Para realizar rapidamente o treinamento em trabalho de escritório e aplicar o conhecimento na prática, os especialistas recomendam prestar atenção às seguintes publicações impressas:
A organização do gerenciamento de registros de pessoal do zero deve ser construída em etapas da seguinte forma:
Até o momento, existem muitos programas projetados para essas necessidades. No entanto, os líderes organizacionais tradicionalmente escolha 1C.
Isso se deve ao fato de existirem especialistas na instalação e manutenção desse programa em qualquer cidade grande ou pequena, mas nem sempre quem poderia atender a empreendimentos inovadores pode ser chamado por telefone.
Todos os contratos e documentos apresentados devem cumprir, e não contradizer, o estatuto da organização. Isso carrega uma parte importante, antes de tudo, para eliminar desentendimentos com a gestão ou com os funcionários.
Os documentos que constarão nos trabalhos de escritório da empresa devem ser acordados com a alta administração.
É necessário esclarecer quais delas serão obrigatórias e quais poderão ser postergadas, pois serão referidas no casos raros. É importante saber quais deles estarão localizados no cronograma de trabalho e quais nos formulários.
Como elaborar uma tabela de pessoal, leia nosso artigo.
Se eles não estiverem na empresa, você precisa criar esses documentos. Esses documentos devem ser totalmente acordados com o chefe da organização e verificados em relação à estrutura regulatória. Ou seja, você precisa descobrir se as inovações são contrárias à lei.
Recursos Humanos não pode sobreviver sem criar os seguintes documentos:
A questão do seu armazenamento e preenchimento de documentos deve ser decidida atempadamente e com antecedência. No Estado inicial quando há muito poucos funcionários no trabalho, isso pode ser o fundador da empresa. Nesta ocasião, uma ordem especial deve ser emitida. O não cumprimento resultará em uma multa grave.
Se no futuro aparecer uma pessoa cujas funções incluirão o trabalho com documentos, será emitida uma nova ordem para nomear uma pessoa responsável.
Para este procedimento você vai precisar de:
Isso está longe de tudo que um funcionário que está começando do zero precisa saber, mas essas ações são apenas primeiros fundamentos uma grande quantidade de informações a serem exploradas no futuro.
Você pode encontrar instruções para gerenciamento de registros de pessoal.
O trabalhador de escritório possui um amplo campo de atuação, abrangendo todos os aspectos da organização relacionados aos funcionários e seu trabalho. Assim, as principais tarefas do trabalhador de escritório são:
Faça o download de um exemplo de descrição de trabalho para um funcionário-escriturário de pessoal gratuitamente.
Para além das tarefas principais, os colaboradores deste ramo de atividade também têm Tarefas adicionais, como:
Às vezes, um funcionário desse departamento está envolvido em avaliar o trabalho dos funcionários e compilar um relatório sobre esse tópico.
É importante saber que, de acordo com a lei aplicável, o responsável pelo pessoal não pode divulgar os dados pessoais do funcionário a terceiros. Essa responsabilidade é inteiramente dele.
Erros podem ser cometidos em qualquer trabalho. Portanto, o RH não é exceção. Como esse é um processo complexo e é difícil para muitos funcionários iniciantes lembrarem de uma grande quantidade de informações, as principais são as seguintes:
Em primeiro lugar, refere-se ao design. A ordem não pode especificar as condições ou a natureza do trabalho realizado. Às vezes, erros são cometidos nas iniciais ou no sobrenome do funcionário, bem como em sua unidade de trabalho. É importante considerar aqui que uma ordem executada com erros ou emitida por uma pessoa não autorizada é inválida.
Às vezes, em uma pequena empresa, acontece que muitas violações se acumulam e não há especialista capaz de resolver esse problema. Se, no entanto, essa pessoa foi encontrada e foi encarregado de colocar as coisas em ordem na documentação, ele precisa seguir seguindo as instruções passo a passo:
Todos devem estar disponíveis Documentos exigidos que estão relacionados aos negócios. Estes incluem obrigatórios, especiais e opcionais.
É importante que tudo esteja em sua forma adequada e em seu lugar.
Os opcionais também devem ser adquiridos para se proteger ao realizar verificações no escritório.
O gerenciamento de registros de RH está se tornando cada vez mais complexo ao longo do tempo, e as empresas estão ficando maiores. Portanto, a saída para esta situação é Automação de RH. Hoje, em quase todas as organizações, os problemas de pessoal são resolvidos usando dispositivos automáticos.
O estabelecimento do processo de automação deve ocorrer em várias etapas:
Para um trabalho de escritório de pessoal correto, você precisará seguintes programas:
Claro, você pode abandonar as novas tecnologias e realizar o trabalho de acordo com os métodos antigos. No entanto, o progresso não fica parado e, no futuro, pode ocorrer que, devido a equipamentos automáticos inadequados, ocorra uma violação do fluxo de documentos, o que pode implicar uma multa.
Como organizar registros de pessoal em uma empresa recém-criada - veja o seminário em vídeo:
Muitas vezes há uma situação em que uma empresa acaba de abrir, tem uma equipe pequena, mas não há nada além de contratos de trabalho. Muitas vezes isso acontece em uma empresa que está no mercado há vários anos, mas mesmo assim não dá a devida atenção à documentação das relações trabalhistas. No entanto, a ausência de documentos previstos na legislação trabalhista pode acarretar a aplicação de multas administrativas. Este artigo será útil para oficiais de pessoal ou contadores iniciantes que, além de seu trabalho, também foram designados para conduzir o gerenciamento de registros de pessoal.
Para a adequada organização do gerenciamento de registros de pessoal, é necessário estocar leis e outros atos normativos legais no campo do direito do trabalho, bem como literatura especial. Um produto de software especializado facilitará muito a manutenção dos registros de pessoal: ele contém quase todas as formas de documentos necessárias. Em qualquer caso, você precisará, em particular:
- Normas do trabalho;
- Regras para manter e armazenar livros de trabalho, fazer livros de trabalho em branco e fornecê-los aos empregadores, aprovado pelo Decreto do Ministério do Trabalho da Federação Russa de 16 de abril de 2003 N 225 (doravante denominado Regras para manter e armazenar trabalhos livros);
- Instruções para preenchimento de carteiras de trabalho, aprovadas pelo Decreto do Ministério do Trabalho da Federação Russa de 10 de outubro de 2003 N 69;
— a lei federal datado de 27 de julho de 2006 N 152-FZ "Sobre Dados Pessoais" (doravante - a Lei de Dados Pessoais);
— Lei Federal nº 98-FZ de 29 de julho de 2004 “Sobre Segredos Comerciais” (doravante denominada Lei de Segredos Comerciais);
- Regulamentos sobre as especificidades do envio de funcionários em viagens de negócios, aprovados pelo Decreto do Governo da Federação Russa de 13 de outubro de 2008 N 749;
- Decreto do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa de 01/05/2004 N 1 "Sobre a aprovação de formas unificadas de documentação contábil primária para contabilização do trabalho e seu pagamento" (doravante - Decreto N 1);
— Uma lista de documentos arquivísticos gerenciais típicos gerados no decorrer das atividades agências governamentais, governos e organizações locais, indicando os períodos de armazenamento, aprovados por Portaria do Ministério da Cultura da Federação Russa de 25.08.2010 N 558;
- O procedimento e as formas de contabilidade para funcionários que saem em viagens de negócios da organização de envio e chegam à organização para a qual são destacados, aprovados pela Ordem do Ministério da Saúde e Desenvolvimento Social da Federação Russa de 11 de setembro de 2009 N 739n ;
- Decreto do Governo da Federação Russa de 22 de julho de 2008 N 554 "Sobre o valor mínimo dos aumentos salariais para o trabalho noturno";
- Decreto do Governo da Federação Russa de 24 de dezembro de 2007 N 922 “Sobre as características do procedimento para calcular a média remunerações»;
— Listas de cargos e trabalhos substituídos e executados por empregados com os quais o empregador pode celebrar acordos escritos de responsabilidade integral individual ou coletiva, bem como formulários padrão tais contratos aprovados pelo Decreto do Ministério do Trabalho da Federação Russa de 31 de dezembro de 2008 N 85;
- Regulamentos sobre registro militar, aprovados pelo Decreto do Governo da Federação Russa de 27 de novembro de 2006 N 719, e Diretrizes Estado-Maior Geral Forças Armadas da Federação Russa de 04/11/2008 sobre a manutenção de registros militares nas organizações.
Além dos documentos normativos, não faria mal estudar documentos fundadores empresas. É neles que pode ser determinado o procedimento para contratar o chefe da organização e definir seu salário. Muitas vezes, é na carta que o procedimento para a contratação de executivos-chave é prescrito.
Depois de estudar os documentos normativos na área de direito do trabalho e gestão de registros de pessoal, você terá uma ideia do mínimo necessário, que deve ser elaborado e mantido em qualquer organização. Isto:
- regras internas horário de trabalho(Art. 189, 190 do Código do Trabalho da Federação Russa);
- pessoal (Art. 15, 57 do Código do Trabalho da Federação Russa);
- cronograma de férias (artigo 123 do Código do Trabalho da Federação Russa);
- Regulamentos sobre a proteção de dados pessoais (artigos 86-88 do Código do Trabalho da Federação Russa);
- contratos de trabalho (Art. 16, 56-59, 67 do Código do Trabalho da Federação Russa);
- livros de trabalho (artigos 65, 66 do Código do Trabalho da Federação Russa);
- descrições de cargos (se deveres oficiais empregados não são especificados em contratos de trabalho);
- um livro de contabilidade para o movimento de livros de trabalho e inserções para eles, um livro de receitas e despesas para contabilização de formulários de um livro de trabalho e um anexo para ele (parágrafos 40-41 das Regras para manutenção e armazenamento de livros de trabalho);
- cartões pessoais de funcionários (cláusula 12 das Regras para manutenção e armazenamento de livros de trabalho);
- folha de pagamento (artigo 136 do Código do Trabalho da Federação Russa);
- ordens (na contratação, demissão, concessão de férias, envio em viagem de negócios, etc.) (artigos 62, 68, 84.1, 193 do Código do Trabalho da Federação Russa, etc.) e os motivos para emiti-los (declarações, atos, memorandos, acordos etc.);
- regulamento sobre remuneração e bônus (parte 2 do artigo 135 do Código do Trabalho da Federação Russa);
- declarações, notas-cálculos e outros documentos relativos ao cálculo e pagamento de salários, férias, indemnizações por férias não utilizadas, "acordo" após a demissão.
É claro que os documentos exigidos por lei terão que ser elaborados em qualquer caso. Mas em relação a outros documentos, você deve perguntar à administração (qual dos documentos opcionais pode ser necessário para a empresa). Você também pode esclarecer com o gerente com antecedência quais condições especiais ele quer ver nos regulamentos internos do trabalho, outros regulamentos locais, formas de contratos de trabalho.
Observação!De acordo com art. 16 da Lei Federal de 26 de dezembro de 2008 N 294-FZ "Sobre a proteção dos direitos entidades legais e empreendedores individuais no exercício do controle estadual (fiscalização) e do controle municipal, a organização deve manter registro das fiscalizações de pessoa jurídica, empresário individual, realizadas por órgãos estaduais, municipais de controle e fiscalização.
Obviamente, a lista acima está incompleta e, em determinadas circunstâncias, outros documentos devem ser desenvolvidos e executados. Por exemplo, se estiver planejado que funcionários individuais às vezes trabalhem fora do horário normal de trabalho, é necessário aprovar a lista de cargos de funcionários com horário de trabalho irregular (artigo 101 do Código do Trabalho da Federação Russa). Além disso, levando em consideração as especificidades das atividades da organização, pode ser necessário:
- Regulamentos sobre certificação e documentos de certificação relacionados, se o empregador realizar certificação de funcionários (parte 2 do artigo 81 do Código do Trabalho da Federação Russa);
- uma disposição sobre segredos comerciais, se os contratos de trabalho com os trabalhadores estabelecerem a sua obrigação de guardar segredos comerciais (artigos 10.º, 11.º da Lei do Segredo Comercial);
- acordos de responsabilidade integral (se tal responsabilidade foi estabelecida para os funcionários de forma contratual);
- um acordo coletivo (se pelo menos uma das partes (empregados ou empregador) tomar a iniciativa de celebrá-lo).
Como todas as relações trabalhistas devem ser documentadas, ao desenvolver regulamentos locais e outros documentos de pessoal, deve-se lembrar que suas disposições não devem piorar a posição do funcionário em comparação com a legislação trabalhista estabelecida. As normas dos regulamentos locais que agravam a situação dos empregados ou adotadas sem atender ao disposto no art. 372 do Código do Trabalho da Federação Russa do procedimento para levar em consideração a opinião do órgão representativo dos funcionários (se houver), não está sujeito a aplicação. Isso é abordado Atenção especial em arte. 8 do Código do Trabalho da Federação Russa.
Então, antes de tudo, você precisa elaborar uma tabela de pessoal. Este documento é utilizado para formalizar a estrutura, pessoal e pessoal da organização de acordo com o seu estatuto, que contém uma lista de unidades estruturais, cargos, especialidades, profissões que indicam qualificações, informação sobre o número de unidades de pessoal. É elaborado de acordo com o formulário unificado T-3, aprovado pela Resolução nº 1.
Observação.Em conexão com a entrada em vigor em 2013 da Lei Federal de 6 de dezembro de 2011 N 402-FZ “On Accounting”, os formulários de documentos contidos nos álbuns de formulários unificados de documentação contábil primária não são obrigatórios para uso e os empregadores podem desenvolver independentemente as formas necessárias. Se a organização decidir introduzir seus próprios formulários de documentos, ainda recomendamos tomar os formulários unificados previamente aprovados como base e fazer alterações neles incluindo ou removendo linhas ou colunas adicionais. Não se esqueça de corrigir o uso de novas formas de documentação contábil primária na política contábil.
Tendo em conta a vontade da direção, é necessário preencher todas as colunas necessárias na tabela de pessoal, verificar o cumprimento da legislação laboral e submeter a versão final à aprovação da direção. Normalmente, um ato local é aprovado por uma ordem ou instrução, à qual é feita referência no atributo correspondente. Além disso, um ato normativo local pode ser aprovado pela aposição do selo de aprovação no documento com a assinatura pessoal do chefe da organização ou de uma pessoa por ele autorizada.
O próximo documento importante é o regulamento interno do trabalho. De acordo com art. 189 do Código do Trabalho da Federação Russa, este ato normativo local regula o procedimento de contratação e demissão de funcionários, os direitos básicos, deveres e responsabilidades das partes em um contrato de trabalho, horário de trabalho, tempo de descanso, incentivos e penalidades contra funcionários , bem como outras questões de regulamentação das relações laborais com este empregador. O documento pode incluir as seguintes seções: contratação, direitos e obrigações básicas dos empregados, direitos e obrigações do empregador, horário de trabalho e descanso, incentivos, responsabilidade por violação disciplina laboral.
Após concordar com a gestão de todas as nuances e verificar as disposições do regulamento interno do trabalho para o cumprimento da legislação trabalhista vigente, este ato local também é submetido à aprovação do chefe.
O regulamento sobre a proteção, processamento e armazenamento de dados pessoais também precisa ser desenvolvido e colocado em vigor o mais rápido possível. Isto deve-se ao facto de o empregador estar obrigado a tomar as medidas necessárias e suficientes para proteger os dados pessoais dos trabalhadores, bem como regular o mecanismo para a sua receção, tratamento, armazenamento e proteção. Isso decorre do Cap. 14 do Código do Trabalho da Federação Russa e a Lei de Dados Pessoais.
Nesta disposição, é necessário estabelecer de que forma os dados pessoais são obtidos, em que ordem os arquivos pessoais dos funcionários são formados e mantidos, bem como determinar os direitos e obrigações dos funcionários, métodos de contabilidade, armazenamento, transferência e proteção de seus dados pessoais.
Observação!É necessário resolver a questão de quem vai manter os livros de trabalho. Se ainda não houver diretor de pessoal, o chefe da empresa deve se responsabilizar pela manutenção, armazenamento, contabilidade e emissão de livros de trabalho emitindo uma ordem apropriada. Posteriormente, o diretor pode transferir esses poderes para o oficial de pessoal aceito (também emitindo uma ordem). Tal nomeação é exigida pelo parágrafo 45 das Regras para a manutenção e armazenamento de livros de trabalho.
Além disso, é desejável desenvolver um modelo padrão de contrato de trabalho que será celebrado com os funcionários. Lembre-se dessa arte. 57 do Código do Trabalho da Federação Russa, que define a lista de informações e condições obrigatórias a incluir nele, bem como outros artigos do Código do Trabalho (por exemplo, artigos 58, 59, 64.1, 70, 282, etc.).
Além do desenvolvimento de atos locais, pessoal, horários de férias, etc., você precisa preparar outros documentos que serão necessários no futuro para o trabalho de pessoal. São vários livros contábeis, diários de registro, planilhas de horas, formulários de pedido, acordos de responsabilidade, etc.
Separadamente, vamos falar sobre documentos sobre proteção trabalhista, pois essa é uma parte importante da legislação trabalhista. No futuro, quando a organização crescer para garantir o cumprimento dos requisitos de proteção do trabalho, para monitorizar a sua implementação, poderá ser criado um serviço de segurança do trabalho ou introduzido um cargo de especialista em segurança do trabalho com formação ou experiência adequada nesta área. Enquanto isso, a empresa é pequena, a responsabilidade de garantir condições de segurança e proteção ao trabalho é do chefe.
O artigo 212 do Código do Trabalho da Federação Russa consagra a disposição de que é o empregador que é obrigado a garantir o desenvolvimento e a aprovação de regras e instruções sobre proteção trabalhista para funcionários. Em 13 de maio de 2004, o Ministério do Trabalho aprovou recomendações metodológicas para o desenvolvimento de instruções de proteção trabalhista para auxiliar os empregadores, segundo as quais as instruções de proteção trabalhista para um empregado devem ser desenvolvidas com base em seu cargo, profissão e tipo de trabalho por ele realizado.
Os atos normativos que introduzem novas formas de documentos nesta área não foram adotados recentemente, por isso listamos os principais que devem estar em todas as organizações:
— regulamentação sobre proteção do trabalho na organização;
- uma ordem para nomear uma pessoa responsável na organização (na ausência de um engenheiro de proteção do trabalho);
— instruções para proteção do trabalho;
— registos para o registo de briefings sobre protecção laboral;
- programas de realização tipo diferente briefings de proteção trabalhista;
— programa de controle de produção;
- outros documentos.
O artigo 17 da Lei Federal de 22 de outubro de 2004 N 125-FZ “Sobre o arquivamento na Federação Russa” obriga as empresas a garantir a segurança dos documentos gerados em suas atividades, incluindo documentos sobre o pessoal. Acreditamos que a segurança dos documentos sem a organização do seu armazenamento é impossível. Para armazenar e utilizar documentos gerados no departamento de pessoal, é necessário sistematizá-los.
Para agilizar os documentos gerados no processo de gerenciamento de registros de pessoal, é elaborada uma nomenclatura de processos - uma lista sistematizada dos nomes dos processos arquivados na organização, indicando os períodos de armazenamento na forma prescrita. Tal definição está contida no GOST R 51141-98 “Trabalho de escritório e arquivamento. Termos e Definições”, aprovado pelo Decreto do Padrão Estadual da Federação Russa de 27 de fevereiro de 1998 N 28, e as Regras Básicas para a Operação de Arquivos de Organizações, aprovadas pela Decisão do Collegium of the Federal Archives de fevereiro 6, 2002. A forma da nomenclatura tanto para divisões estruturais quanto para toda a organização é dada nas regras nomeadas para o trabalho dos arquivos das organizações.
Antes de tudo, você precisa formalizar um vínculo empregatício com o chefe da organização. Para isso, é celebrado um contrato de trabalho com ele. É elaborado em duas cópias, uma das quais permanece com o chefe e a outra - na organização (isso é anotado na cópia do empregador).
Com base em um contrato de trabalho, é emitida uma ordem, uma vez que, de acordo com o art. 68 do Código do Trabalho da Federação Russa, o emprego é formalizado por ordem (instrução) do empregador. A forma do despacho é aprovada pela Resolução nº 1. No entanto, se o chefe for o único membro da organização, a contratação é formalizada por uma ordem de posse, que é emitida pelo próprio diretor com base em um contrato de emprego. Futuramente, também emite despachos sobre a atribuição das funções de administrador ao adjunto (outro funcionário) em caso de saída para viagem de negócios ou férias. Estas são as explicações de Rostrud dadas na Carta datada de 19/12/2007 N 5205-6-0.
O livro de trabalho para o chefe é preenchido pela pessoa responsável pela manutenção dos livros de trabalho. Ao mesmo tempo, uma entrada de trabalho deve ser feita após cinco dias de trabalho do chefe (cláusula 3 das Regras para manutenção e armazenamento de livros de trabalho). A base para fazer uma entrada é uma ordem (instrução) ou outra decisão do empregador, segundo a qual o funcionário foi contratado (por exemplo, a ata da reunião dos participantes).
Não se esqueça de obter um cartão pessoal, inserir informações no livro de contabilidade para a movimentação de livros de trabalho e inserções para eles e (se necessário) para o livro de receitas e despesas para contabilização de formulários de livros de trabalho e inserções para eles.
Além disso, é necessário enviar ao comissariado militar competente e (ou) ao governo local informações sobre o cidadão contratado, que está sujeito a registro militar (cláusula 32 do Regulamento sobre registro militar). Um documento que é enviado ao comissariado militar e (ou) governos locais é registrado da maneira prescrita pelo empregador (por exemplo, em um diário (livro) para registrar a documentação de saída).
Agora você pode contratar outros trabalhadores. O procedimento é semelhante, basta lembrar que o funcionário deve estar familiarizado com os regulamentos locais relacionados à sua atividade laboral (isso é indicado no artigo 68 do Código do Trabalho da Federação Russa). Recomendamos documentar o conhecimento. Para isso, livros de contabilidade, diários de registro ou folhas de familiarização serão úteis.
Resumindo, notamos que, após a organização adequada do trabalho de escritório, a papelada não levará muito tempo e uma fase do trabalho diário começará para um trabalhador de pessoal: você precisará manter uma folha de ponto, elaborar um cronograma de férias, receber incentivos e multas, organizar viagens de negócios, transferência, combinar, demissão e muito mais. E nas páginas da revista vamos dizer como fazer isso direito.
Todos os dias, os colaboradores de RH são confrontados com a necessidade de emitir ordens para as suas atividades principais (viagem de negócios, férias, promoção ou penalização) e outras situações que afetem os interesses dos colaboradores, por exemplo, transferência temporária por motivos médicos.
Escritório. Pedidos
* Organização do trabalho de escritório.
* Regulamentos
* Composição aproximada dos documentos
* Encomendas por
* Motivos para pedidos de l/s - memorando e notas explicativas, petições, atas, atos
* Pedidos para atividades principais,
* Os documentos
* Documentos para
* Notificações, notificações, direções, referências
* Pedidos de amostra,
* Economize tempo quando
A gestão de registros de pessoal é um ramo de atividade que documenta as relações trabalhistas, fixa informações sobre a disponibilidade e movimentação de pessoal, como resultado do qual os procedimentos de pessoal são documentados.
Quase todos os documentos pessoais têm valor legal (comercial). Com a ajuda de documentos pessoais usados como prova escrita, o empregador pode provar sua posição em tribunal. Por exemplo, para confirmar os benefícios fiscais sobre o imposto de renda e propriedade, uma organização deve enviar uma tabela de pessoal, folhas de folha de pagamento, ordens de pessoal, cópias de livros de trabalho, folha de ponto e outros documentos.
Na prática, os inspetores fiscais permitem que, se a tabela de pessoal fornecer a posição de um advogado ou profissional de marketing, a organização não poderá mais levar em consideração os custos do pagamento dos serviços de advogados ou profissionais de marketing terceirizados ao tributar. No entanto, a prática da arbitragem confirma que, para ter em conta as despesas no cálculo do lucro, basta que os serviços sejam prestados no âmbito das atividades produtivas ou comerciais, visem à geração de rendimentos e sejam documentados (artigo 252.º do Código Tributário do Federação Russa).
Além disso, descrições detalhadas de cargos, contratos de trabalho e listas de funcionários como prova escrita em litígios estabelecem a necessidade operacional das despesas da organização para viagens de negócios e despesas com treinamento e reciclagem de pessoal.
Documentando as relações trabalhistas, a grande maioria dos documentos pessoais contém informação importante. Portanto, a atitude de trabalhar com tais documentos deve ser extremamente séria. A exatidão do preenchimento de documentos pessoais depende da confirmação de certos fatos legais com base nos quais surgem certos direitos dos funcionários. Isto pode dificultar a obtenção de uma pensão de reforma antecipada por um trabalhador, nomeadamente por trabalho em condições de trabalho prejudiciais e difíceis, no entanto, qualquer erro ou imprecisão no título do cargo pode levar ao facto de o período de trabalho num posição "prejudicial" não será contada como preferencial e o empregado não terá direito a aposentadoria antecipada.
Atenção especial deve ser dado ao procedimento de manutenção de livros de trabalho, que, de acordo com o artigo 66 do Código do Trabalho da Federação Russa, são os principais documentos para cálculo de mão de obra e experiência em seguros trabalhador.
Em geral, a prestação de garantias sociais, previdenciárias e outras prestadas pelos empregados pode depender da documentação das relações trabalhistas. legislação russa funcionários.
Leis, regulamentos, instruções e outros documentos que contenham normas trabalhistas são necessários para o trabalho profissional de um especialista em pessoal. Portanto, o primeiro passo na criação de um serviço de pessoal é formação de uma base suficiente de documentos regulamentares.
Os documentos que devem estar à mão diariamente com um oficial de pessoal podem ser divididos em dois grupos independentes.
NO primeiro grupo inclui legislação e estatutos contendo normas de direito do trabalho e normas de proteção ao trabalho. Esses documentos são obrigatórios.
Companhia segundo grupo incluir documentos metodológicos sobre o trabalho gerencial e gestão de registros de pessoal. Eles são de natureza consultiva. Os documentos contêm recomendações sobre a melhor forma de elaborar papéis de pessoal, como é mais conveniente organizar o trabalho com eles. Ao mesmo tempo, o diretor de pessoal tem o direito de decidir de forma independente se deve aderir a essas recomendações ou agir de acordo com os padrões corporativos.
No bloco “Documentos sobre direito do trabalho e proteção trabalhista” podem ser observados cinco atos normativos legais.
O primeiro - Código do Trabalho da Federação Russa. Esta é a lei básica que deve nortear o trabalho de um especialista em recursos humanos em qualquer organização. As normas do Código do Trabalho regulam o procedimento de admissão e despedimento de trabalhadores, a organização do seu tempo de trabalho e de descanso, as condições de pagamento de salários e a concessão de diversos benefícios e compensações aos trabalhadores.
Segundo- Lei Federal da Federação Russa de 27 de julho de 2006 No. Nº 149-FZ"Sobre as informações tecnologia da Informação e proteção de informações"Com base nesta lei, todo o trabalho do serviço de pessoal com os dados pessoais dos funcionários é construído. Por exemplo, a questão de como será processado e onde serão as informações recebidas do funcionário quando ele entrar no trabalho armazenado.
Terceiro- Lei da Federação Russa de 29 de julho de 2004 No. Nº 98-FZ "Sobre segredo comercial". Estabelece uma lista de informações que podem constituir segredo comercial da organização, uma lista de funcionários que têm acesso a ela, um procedimento para familiarização com dados sigilosos e a responsabilidade pela divulgação de informações confidenciais.
Quarto- Lei da Federação Russa de 17 de julho de 1999 No. No. 181-FZ "Nos fundamentos da proteção do trabalho na Federação Russa". As disposições deste documento permitem que você construa com competência um sistema de proteção trabalhista na organização. E isso é muito importante. Afinal, condições de trabalho saudáveis e seguras são uma das principais condições que o empregador garante ao concluir um contrato de trabalho com funcionários, trabalho e segurança, o inspetor do trabalho responsabiliza os funcionários culpados pela responsabilidade administrativa.
Quinto - Lei da Federação Russa de 8 de agosto de 2001 nº 134-FZ"Sobre a proteção de direitos pessoas jurídicas e empreendedores individuais conduzindo o controle do estado(supervisão)". A lei dá uma ideia dos direitos e obrigações do empregador ao realizar várias inspeções na organização. Por exemplo, a lei refere-se aos documentos que o empregador tem o direito de exigir do inspetor quando ele aparece na organização, o direito de um representante da empresa estar pessoalmente presente durante a inspeção sobre como a organização pode apelar dos resultados insatisfatórios da inspeção.
Outro grupo regulamentos exigidos no trabalho do serviço de pessoal incluem materiais metodológicos sobre a organização do trabalho gerencial e sobre trabalhar com documentos pessoais.
Primeiramente, este é GOST R 6.30-2003 "Sistemas de documentação unificados. Sistema unificado de documentação organizacional e administrativa. Requisitos para papelada." Este padrão estadual define uma lista de detalhes que devem estar presentes em um documento emitido por uma organização, a ordem em que estão localizados e os requisitos para papéis timbrados.
Por exemplo, o padrão dita as regras para a colocação do Emblema do Estado, o emblema da organização e sua marca registrada. Determina em que caso o nome abreviado da organização está escrito no título do documento e em que não está, e em que elementos consiste o número de registro do pedido. A norma se aplica a todos os documentos organizacionais e administrativos da empresa: resoluções, ordens, ordens, protocolos, atos, cartas. Todos os documentos acima são tratados por oficiais de pessoal.
Em segundo lugar, isto é Rolagem documentos padrão de gestão gerados nas atividades das organizações, indicando os períodos de armazenamento, aprovados pelo Arquivo Federal em 6 de outubro de 2000. Este ato normativo fornece uma lista exaustiva documentos internos, dependendo do significado legal, regula o procedimento e os termos de seu armazenamento. Por quanto tempo deve ser mantido, por exemplo, a tabela de pessoal, o regulamento sobre bônus, a folha de ponto, descrições de cargos e outros documentos, o trabalhador de pessoal aprenderá com este documento departamental.
Em terceiro lugar, isto é formas unificadas documentação contábil primária para a contabilização do trabalho e seu pagamento. Formulários de pedidos de admissão, demissão, transferência, atribuição em viagem de negócios, promoção, bem como formulários de cartões pessoais de funcionários e alguns outros documentos estão incluídos no álbum aprovado Decreto do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa de 5 de janeiro de 2004 nº 1.
Além disso, a manutenção dessas formas unificadas de acordo com item 2 dita resolução obrigatório para todas as organizações operando no território da Federação Russa, independentemente da forma de propriedade.
Quarto, este é o Decreto do Governo da Federação Russa de 16 de abril de 2003 nº 225.
"Sobre os livros de trabalho"e o Decreto do Ministério do Trabalho da Rússia de 10 de outubro de 2003 nº 69" Após aprovação das Instruções para preenchimento de livros de trabalho". Esses documentos serão necessários ao oficial de pessoal ao trabalhar com livros de trabalho dos funcionários. As recomendações contidas nesses documentos ajudarão o oficial de pessoal a preencher corretamente, sem erros livro de trabalho funcionário, se necessário, faça as devidas alterações ou emita uma segunda via em vez de um documento danificado ou perdido.
Quinto, estes são ampliados entre os ramos padrões de tempo para trabalho de recrutamento e contabilidade de pessoal e padrões de tempo agregados intersetoriais para trabalho de apoio documental à gestão, aprovado Decreto do Ministério do Trabalho da Federação Russa de 25 de novembro de 1994 nº 72. Esses documentos também podem ser incluídos na lista de ferramentas de RH necessárias. Com a ajuda deles, você pode calcular o número de funcionários do serviço de pessoal, bem como determinar a quantidade de tempo necessária para cada um deles desempenhar suas funções.
É necessário seguir as recomendações contidas nos documentos normativos e metodológicos, embora não sejam obrigatórias. O fato é que na maioria dos casos eles simplificam o trabalho com documentos. Além disso, a inspecção do trabalho dá grande importância estas instruções, e em caso de descumprimento das mesmas, poderá multar a organização.
É importante saber quais documentos são obrigatórios para a empresa, quais só se tornam sob certas condições, e quais podem ser omitidos, por serem de natureza consultiva. Isso permitirá que você esteja bem preparado para a reunião com os inspetores do trabalho.
Ao criar documentos, os especialistas de RH precisam ser guiados em suas atividades pelo seguinte:
1. Visualizar interno documentos, o procedimento para o seu desenvolvimento, aprovação, etc. aquele que é conveniente para esta organização é usado;
2. Visualizar externo documentos devem obedecer regras gerais conferir força legal a esses documentos;
3. Os documentos devem ser guardados na organização, tendo em conta os requisitos do serviço de arquivo.
Bom dia, queridos visitantes! O que é trabalho de pessoal, por que é necessário e é necessário? Você aprenderá sobre isso no meu artigo: Gerenciamento de registros de RH para manequins.
Assim como um teatro começa com um cabide para visitantes, para qualquer funcionário recém-contratado, o empreendimento começa com o departamento de pessoal. Também termina com eles quando são demitidos.
O Departamento de Recursos Humanos é responsável por todas as questões relacionadas aos funcionários da empresa:
Como você pode ver, a lista é muito longa e não exaustiva. O departamento de RH é uma divisão especial da organização que interage com todas as outras unidades estruturais da empresa.
E não importa que, na maioria das vezes, o pessoal seja a menor unidade da empresa e, às vezes, não seja alocado.
Agora vamos dar uma olhada no que um oficial de pessoal faz em seu local de trabalho - este será o trabalho de escritório de pessoal.
Contratar e demitir funcionários é a função mais importante do departamento de RH. Todos os movimentos dos funcionários estão sob seu controle. Quando uma pessoa procurando emprego vê uma vaga e liga para o número especificado, então, em 90 casos em 100, ele entrará nos quadros, onde será orientado sobre assuntos de seu interesse, e eles também definirão o horário para uma entrevista ou preenchimento um questionário.
Depois que o gerente decidiu que o funcionário é adequado para ele, este último cai novamente nas mãos de um especialista em pessoal. E ainda, avisa quando uma vaga é preenchida por seleção competitiva, o oficial de pessoal entrará definitivamente na comissão.
Assim, após a contratação de um funcionário, ele se dirige ao oficial de pessoal, onde passa pelos seguintes procedimentos:
Depois que todos os documentos são assinados e enviados, o especialista de RH forma o arquivo pessoal do funcionário. Consiste em todas as cópias de documentos e um cartão pessoal em um formulário unificado. Além disso, no futuro, todas as questões relacionadas diretamente ao funcionário serão processadas por meio de pessoal:
E muitas outras perguntas, a lista pode ser continuada quase infinitamente, dependendo das especificidades da empresa e da funcionalidade atribuída ao pessoal.
Muitos argumentarão que a maioria dessas questões é da competência da contabilidade, mas não, não é assim. Sim, é o departamento de contabilidade que calcula as férias e pagamentos em espécie. Ela os guarda, mas somente depois de receber o pedido apropriado, criado por um funcionário do pessoal.
Para redigir essas ordens, o oficial de pessoal usa vários motivos:
By the way, o oficial de pessoal está diretamente subordinado ao chefe da empresa. Em casos raros, seu vice.
Após a emissão dos pedidos, seus originais e as razões para eles são arquivados e armazenados pelo tempo previsto. Isso também deve ser feito por um especialista em RH.
Além do fato de que os funcionários de pessoal elaboram documentos para os funcionários, eles também estão envolvidos em outros trabalhos que podem ser atribuídos à gestão de registros de pessoal.
Como você pode ver, o oficial de pessoal tem muitos casos e eles são muito diversos.
Nesta seção, veremos a interação do departamento de recursos humanos com outros departamentos. Aqui estão os principais:
A legislação não obriga a alocar uma unidade estrutural como o departamento de pessoal. Mas na prática atual de trabalho de escritório, é esta unidade que mantém a maior parte da documentação prevista Normas do trabalho RF.
É possível negligenciar a condução do gerenciamento de registros de pessoal? Resposta: Não, você não deveria. E há várias razões para isso:
Reunindo todos os itens acima, podemos dizer com confiança que o trabalho de escritório e os registros de pessoal são muito úteis e necessários em todas as organizações. E pelo menos o conhecimento superficial nesta área, que foi dado "para leigos", tenho certeza, ajudará na contratação e posterior desempenho sem problemas de suas funções de trabalho.
E um pouco de humor no final...
Atenciosamente, Especialistas Técnicos.
Se o empregador se recusou a registrar um funcionário estrangeiro que não se registrou no local de residência real, a empresa viola o 109-FZ "No registro de migração de cidadãos estrangeiros e apátridas na Federação Russa".
Valor da multa: por oficial- até 50.000 rublos; para uma empresa - até 500.000 rublos; para empreendedores individuais - até 500.000 rublos. (parte 4 do artigo 18.9 do Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa).
Se o contrato de trabalho com o funcionário for executado de forma inadequada (por exemplo, o contrato com um funcionário estrangeiro não contém os detalhes da apólice VHI ou os detalhes do documento com base no qual ele tem o direito de conduzir atividade laboral no território da Federação Russa - uma patente / autorização de trabalho), a empresa viola o Código do Trabalho da Federação Russa (Artigo 327.2 Parte 2).
Valor da multa: para um funcionário - até 20.000 rublos; para uma empresa - até 100.000 rublos; para empreendedores individuais - até 10.000 rublos. (Artigo 5.27 do Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa).
Se, ao contratar, você exigir cópias de documentos de um funcionário (educacional, pessoal, etc.) 152-FZ "Sobre a proteção de dados pessoais".
Valor da multa: para o chefe da empresa - até 20.000 rublos; para uma empresa - até 75.000 rublos; para empreendedores individuais - até 75.000 rublos. (Artigo 13.11, parte 2 do Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa).
Se o tipo de acréscimo para os funcionários não estiver definido no Regulamento sobre bônus, mas for pago regularmente aos funcionários, os pagamentos não poderão ser aceitos como despesas da empresa. Assim, a empresa paga sistematicamente a mais ou a menos de imposto de renda.
O estrangeiro foi contratado por contrato a termo certo pelo período de validade da autorização de trabalho. Tal base para a conclusão de um acordo urgente, e não contrato em aberto, não existe. Se o cidadão estrangeiro for demitido após o término do contrato, o empregado será reintegrado através do tribunal, e a empresa terá que reembolsar as custas judiciais, ganhos médios para cada dia de absenteísmo forçado, os dias úteis serão incluídos no tempo de serviço para cálculo das férias anuais remuneradas e, eventualmente, o empregado também exigirá indenização por danos morais.
A demissão de funcionários por redução de pessoal é um processo em que a correta execução dos documentos de pessoal desempenha um papel importante. Em particular, se o quadro de pessoal não for mantido adequadamente, o funcionário reduzido pode recorrer da redução na justiça e ser reintegrado, comprovando que não lhe foram oferecidas todas as vagas possíveis. A empresa reembolsará os ganhos médios de todos os dias de absenteísmo forçado, férias, custas judiciais.
O empregador tenta prever todos os riscos possíveis e aceita como um contrato de trabalho padrão baixado do Consultor / Fiador e complementado com cláusulas individuais. Um documento de várias páginas parece impressionante e sério! Mas se surgir uma disputa trabalhista, um contrato de trabalho excessivamente detalhado pode prejudicar a empresa em caso de litígio. Somente um advogado experiente é capaz de determinar quais itens são “água extra”, quais podem jogar a favor do empregado, e quais são necessários e protegerão o lado do empregador.
Se os funcionários da empresa na prática entendem que a gestão de registros de pessoal é realizada na empresa "uma e outra vez", a reputação do empregador sofre e a lealdade do funcionário diminui. Tendo certeza de que a maioria dos papéis de pessoal são assinados com atraso, e alguns não são assinados, o funcionário pode entrar em conflito após a demissão e tentar chantagem.
Até 2002, o Código do Trabalho da Federação Russa permitia indicar "bifurcações" de salários para cargos na lista de funcionários. Por exemplo, os salários dos gerentes de vendas podem variar de X a XX. Agora essa prática é ilegal, na lista de funcionários é necessário indicar apenas o valor exato do salário, igual para todos os funcionários que trabalham nos mesmos cargos. Se a empresa mantiver um ato normativo local do modelo antigo, onde são indicados “forks” salariais, e os funcionários souberem o salário de seus colegas, isso causará conversas desnecessárias nos bastidores.
A licença dos funcionários que trabalham em regime de rodízio não deve cair no descanso entre turnos. Se a empresa não tiver um calendário de férias que leve em conta esse aspecto da organização do horário, ou o calendário não for respeitado, isso inevitavelmente causará insatisfação entre os funcionários que conhecem bem seus direitos.
