Descrição do trabalho não incluído na lista Documentos exigidos empresa, no entanto, sua presença permite definir claramente a lista de direitos e obrigações que são conferidos aos funcionários da organização, incluindo secretários.
APROVAR:
CEO
Entrega por atacado LLC
Shirokov/Shirokov I.A./
12 de agosto de 2014
Descrição do cargo de secretário
1.1. Este documento prescreve as funções de trabalho, poderes, responsabilidades e outras condições de trabalho do secretário da organização.
1.2. O cargo de secretário tem direito a ser ocupado por uma pessoa que possua um certificado de conclusão do ensino secundário geral e que tenha adicionalmente concluído uma formação profissional especial sob a forma de cursos, com experiência profissional de pelo menos seis meses.
1.3. A nomeação e demissão do secretário ocorre da maneira prescrita pelo atual Código do Trabalho da Federação Russa, por uma ordem separada do chefe da organização.
1.4. O diretor da organização atua como supervisor direto do secretário
1.5. Na falta de local de trabalho, o secretário deve ser substituído por funcionário aprovado por despacho especial do chefe da empresa.
1.6. O secretário deve saber:
— Fundamentos do Direito do Trabalho e do Direito Civil da Federação Russa;
– A estrutura da empresa, a equipa de gestão, incluindo chefes de departamentos;
– Regras para a realização de trabalhos de escritório;
— Regras de ortografia, gramática, estilo, pontuação e outras seções da língua russa escrita necessárias para a redação e execução competentes da documentação comercial;
- Unificado, obrigatório para uso, formulários, amostras, modelos de documentos administrativos;
— Fundamentos da organização dos processos de trabalho;
— Ética, fundamentos comunicação Empresarial e estilo, incluindo negociar, escrever cartas, código de vestimenta, etc.;
— Regras, métodos de trabalho com computadores e equipamentos de escritório, incluindo programas de computador(Word, Excel, etc.);
— Aprovadas normas e regras de proteção do trabalho, segurança e regulamentos internos.
Responsabilidades funcionais
2.1. A lista de funções trabalhistas do secretário inclui as seguintes tarefas:
— Assegurar atempadamente o bom funcionamento do cargo de chefe;
– Agendamento de reuniões de negócios, reuniões, reuniões e outros eventos da chefia, sua organização;
— Organização de viagens de negócios para o chefe, incl. compra de passagens, aluguel de instalações, transporte, etc.
– Negociações sobre assuntos atuais com os chefes de divisões estruturais, trazendo todas as informações necessárias deles para o diretor do empreendimento, bem como levando as ordens e ordens do diretor aos funcionários;
— Recolha, tratamento e transferência ao responsável da informação requerida;
- Controle sobre a execução das ordens do chefe, transferidas para o secretário;
— Organização e manutenção do Skype e conversas telefônicas chefe, recebendo e enviando faxes, na ausência de chefe no local de trabalho - recebendo as informações que lhe são transmitidas e levando-as ao chefe;
— Aquisição de papelaria para o chefe;
— Controlo do funcionamento dos equipamentos de escritório, tomando medidas atempadas em caso de avarias e danos;
— Realização de trabalhos de escritório internos e externos relacionados diretamente com o chefe (elaboração de ordens, instruções, cartas, contratos, etc.)
— Organização de eventos corporativos, férias, seminários de formação, etc.
- Receber e enviar cartas;
— Recepção dos funcionários da organização de documentos e declarações pessoais para aprovação do chefe;
– Organização do processo de recepção de visitantes que não sejam funcionários do empreendimento;
- Participação em assembleias gerais e reuniões;
— Boa vontade, humor positivo, criando um microclima favorável na equipe.
Direitos
O secretário tem os seguintes direitos:
3.1. Exigir condições de trabalho conducentes ao aumento da sua produtividade laboral (incluindo o fornecimento de modelos melhorados de equipamentos de escritório, cumprimento das normas de organização do local de trabalho, etc.);
3.2. Exigir e receber documentos, certidões, ordens, diretrizes diretamente relacionadas às suas atividades;
3.3. Interagir com chefes de departamentos, chefes de divisões estruturais e alta administração para resolver questões relacionadas ao trabalho da organização;
3.4. Ser representante da empresa em outras organizações, estaduais e comerciais, em todos os assuntos de sua competência;
3.5. Participar de cursos de formação avançada;
3.6. Recusar-se a desempenhar funções de trabalho se algo ameaçar sua vida ou saúde no local de trabalho.
Uma responsabilidade
A responsabilidade do secretário (estritamente no quadro da legislação em vigor) está prevista para a ocorrência das seguintes situações:
4.1. Má qualidade ou desempenho intempestivo de funções profissionais, bem como uma recusa total ao trabalho;
4.2. Recusa em cumprir atribuições, tarefas, perguntas, instruções e ordens do chefe;
4.3. Prestação intencional e sistemática de informações falsas ou incompletas sobre o seu trabalho;
4.4. Atitude negligente quanto ao fornecimento de medidas de proteção trabalhista, regulamentos internos e segurança, bem como a falta de ações reais quando detectadas por outros colaboradores;
4.5. Violação consciente disciplina laboral desde que não existam motivos e documentos válidos que confirmem a sua existência.
4.6. Distúrbio de subordinação.
Condições de trabalho
5.1. O horário de trabalho e descanso do secretário está especificado no regulamento interno horário de trabalho;
5.2. São possíveis viagens de negócios (para acompanhar a cabeça), tanto dentro da cidade como para outras regiões.
Direito de assinar
6.1. O secretário tem o direito de assinar documentos diretamente relacionados ao seu trabalho.
CONCORDOU
Chefe de RH
Entrega por atacado LLC
Semenov/Semenov R.A./
12 de agosto de 2014
EU LI AS INSTRUÇÕES
Vederkina Anna Valerievna
Secretário de Entrega por Atacado LLC
Passaporte 7685 Nº 975849
Emitido pelo Departamento de Assuntos Internos do distrito Leninsky de Perm
14/09/2012 código de subdivisão 123-425
Assinatura Vederkin
17 de agosto de 2014
ARQUIVOS 1 arquivo
Este documento é igualmente importante tanto para o próprio secretário quanto para a direção da empresa. Por um lado, especifica claramente as funções que o trabalhador deve desempenhar, as regras e leis que deve conhecer, o procedimento para a sua nomeação e despedimento, bem como os seus direitos, etc. Por outro lado, este mesmo documento permite que o empregador coordene o trabalho dos subordinados e gerencie efetivamente o processo de produção.
Muitas vezes, as descrições de cargos em caso de conflitos, disputas e desacordos tornam-se legalmente documentos importantes e adquirir provas. É por isso que você não deve tratar a elaboração de descrições de cargos de forma casual, você precisa prescrever com cuidado e cuidado cada item.
Não existe um formulário único e obrigatório da descrição do trabalho do secretário, portanto, você pode elaborá-lo de acordo com um modelo pronto ou desenvolver um documento a seu critério. Ao redigir um documento, vale lembrar que em diferentes empresas os secretários podem realizar várias funções, no entanto, o trabalho principal eles devem ser os mesmos.
A versão padrão e mais comum da descrição do trabalho do secretário inclui quatro seções:
No entanto, à vontade ou se necessário, o documento pode ser ampliado à custa de outros itens (por exemplo, “Outras condições”, “Direito de assinar”, etc.).
O documento geralmente é escrito em uma cópia - também é assinado pelo funcionário para quem é redigido, bem como pelo chefe da unidade e pelo diretor da organização, mas se houver várias secretárias, você poderá imprimir o trabalho descrição no número necessário de cópias. Cada um deles também deve ter assinaturas originais e, se necessário, corrigidas para que não haja duplicação das mesmas funções.
Na parte superior da instrução, em sua parte superior direita, deve ser alocado um local para aprovação do chefe do empreendimento. Aqui você precisa preencher apenas algumas linhas: seu cargo (diretor geral, diretor), nome da empresa, sobrenome, nome, patronímico e deixar espaço para uma assinatura com transcrição. Em seguida, o nome do documento é escrito no meio da linha.
As seções principais começam com a segunda parte.
Na primeira seção intitulada "Disposições Gerais" primeiro, é inserido o que será discutido neste documento, em seguida, é indicado o procedimento para nomear e demitir o secretário, a quem exatamente ele se reporta, bem como os requisitos de qualificação que ele deve atender (especialização, formação, cursos adicionais, etc.) .), a experiência necessária e a experiência de trabalho.
Em seguida, na mesma seção, são listadas todas as leis, regulamentos, regras, ordens com as quais o secretário deve estar familiarizado: padrões e formas de documentos adotados na organização, regras de trabalho de escritório, conhecimento de equipamentos de escritório etc. Abaixo você precisa escrever quem substitui o secretário em caso de ausência do local de trabalho (sem indicar os nomes de funcionários específicos).
Próxima seção "Responsabilidades funcionais" diz respeito às funções a serem desempenhadas pelo secretário. Eles precisam ser escritos o mais detalhado possível, em parágrafos separados, de acordo com as necessidades da empresa e levando em consideração o tempo de trabalho do funcionário.
Capítulo "Direitos" inclui as iniciativas e poderes que o secretário tem o direito de usar para a atividade mais eficaz. Normalmente, isso inclui a possibilidade de sua interação com outras divisões estruturais da empresa, bem como com a gestão.
No capítulo "Uma responsabilidade" as violações devem ser claramente explicitadas pelas quais o secretário pode estar sujeito a punição disciplinar na forma de privação de bônus, observação, repreensão ou mesmo demissão. Em um dos parágrafos, pode-se notar que as medidas de influência aplicadas correspondem à estrutura da lei e do Código do Trabalho da Federação Russa.
Na quinta seção da descrição do trabalho do secretário chamado "Condições de trabalho", no que eles se encaixam, essas condições são determinadas (por exemplo, pelo horário interno de trabalho), bem como alguns recursos - por exemplo, viagens de negócios, horários de turnos etc.
A última seção deste documento inclui apenas um parágrafo, a saber, define os documentos que o secretário tem o direito de certificar com sua assinatura.
Após o preenchimento cuidadoso da descrição do trabalho, deve ser acordado com o funcionário responsável pelo cumprimento das regras e regulamentos prescritos na descrição do trabalho do secretário (pode ser o chefe da secretaria, chefe do departamento de pessoal etc.). ). Aqui você precisa inserir seu cargo, nome da empresa, sobrenome, nome, patronímico e também certificar tudo isso com uma assinatura com transcrição.
Em seguida, indicamos os dados oficiais e pessoais sobre o funcionário: sobrenome, nome, patronímico, cargo, novamente o nome da organização, detalhes do passaporte, assinatura e data de familiarização com o documento. Não é necessário colocar um selo, pois o documento faz parte do fluxo de trabalho interno da organização.
Descrição do trabalho
secretário-chefe[nome da organização, empresa, etc.]
Esta descrição do trabalho foi desenvolvida e aprovada de acordo com as disposições do Código do Trabalho Federação Russa e outros atos normativos que regulam as relações trabalhistas na Federação Russa.
1.1. O secretário do chefe pertence à categoria de executantes técnicos.
1.2. É nomeado para o cargo de secretário da chefia quem possua formação profissional superior, sem apresentar requisitos de experiência profissional, ou formação profissional secundária e experiência profissional na especialidade de pelo menos [valor] anos.
1.3. A nomeação para o cargo de secretário do chefe e a sua destituição são realizadas por despacho do chefe da empresa mediante apresentação [inserir conforme o caso].
1.4. O secretário deve saber:
Decretos, despachos, despachos, outros documentos normativos e regulamentares de órgãos superiores e outros relativos à actividade da empresa;
Regulamentos, instruções, outros documentos regulamentares para manutenção de registros;
A estrutura e gestão da empresa e suas divisões;
Carta da empresa;
Organização do trabalho de escritório;
Métodos de registo e tratamento de documentos;
Negócios de arquivo;
Texto datilografado;
Regras para uso de dispositivos de recepção e interfone;
Padrões do sistema unificado de documentação organizacional e administrativa;
Regras de digitação cartas comerciais usando formulários padrão;
Fundamentos de ética e estética;
Regras de comunicação empresarial;
Regras para o funcionamento da tecnologia informática;
Fundamentos de direito administrativo e legislação trabalhista;
Regulamentos internos do trabalho;
Normas e normas de proteção do trabalho, medidas de segurança, saneamento industrial e proteção contra incêndio;
1.5. O secretário responde diretamente ao chefe da [empresa, unidade estrutural].
1.6. Durante a ausência do secretário (férias, doença, etc.), as suas funções são desempenhadas por pessoa devidamente nomeada que adquire os direitos relevantes e é responsável pelo bom desempenho das funções que lhe são atribuídas.
1.7. [Entre conforme necessário].
Secretário:
2.1. Realiza trabalhos de suporte organizacional e técnico das atividades administrativas e administrativas do chefe.
2.2. Recebe a correspondência recebida para consideração do chefe, transfere-a de acordo com decisão a divisões estruturais ou a intérpretes específicos para utilização no processo de trabalho ou elaboração de respostas.
2.3. Realiza trabalhos de escritório, realiza diversas operações utilizando tecnologia informática destinada a recolher, processar e apresentar informação na preparação e tomada de decisões.
2.4. Aceita documentos e declarações pessoais para assinatura do chefe.
2.5. Prepara documentos e materiais necessários para o trabalho do chefe.
2.6. Acompanha a apreciação e apresentação atempada pelas divisões estruturais e executores específicos dos documentos apresentados ao responsável para assinatura, garantindo a sua edição de elevada qualidade.
2.7. Organiza conversas telefônicas com o chefe, registra as informações recebidas em sua ausência e chama a atenção para seu conteúdo, transmite e recebe informações por meio de dispositivos de recepção e interfone (telefax, telex, etc.), bem como mensagens telefônicas, chama a atenção em tempo hábil as informações recebidas pelos canais de comunicação.
2.8. Em nome do chefe, elabora cartas, solicitações, outros documentos, elabora respostas aos autores das cartas.
2.9. Realiza o trabalho de preparação de reuniões e reuniões realizadas pelo chefe (recolhendo os materiais necessários, notificando os participantes sobre a hora e local da reunião, agenda, sua inscrição), mantém e elabora atas de reuniões e reuniões.
2.10. Realiza o controle sobre a execução pelos funcionários da empresa de ordens e ordens emitidas, bem como o cumprimento dos prazos para a implementação de instruções e instruções do chefe sob controle.
2.11. Mantém um arquivo de controle e registro.
2.12. Fornece local de trabalho cabeça com os meios necessários de tecnologia organizacional, papelaria, cria condições propícias ao trabalho eficaz da cabeça.
2.13. Imprime, por orientação do chefe, materiais de escritório necessários ao seu trabalho, ou insere informações atuais no banco de dados.
2.14. Organiza a recepção de visitantes, contribui para a pronta consideração dos pedidos e propostas dos funcionários.
2.15. Forma os casos de acordo com a nomenclatura aprovada, garante a sua segurança e submete-os ao arquivo em tempo útil.
2.16. Executa atribuições oficiais individuais do chefe.
2.17. [Entre conforme necessário].
O secretário tem o direito:
3.1. Conheça os projetos de decisão da direção da empresa relativos às suas atividades.
3.2. Apresentar propostas de melhoria dos trabalhos relacionados às responsabilidades previstas nesta instrução para consideração da administração.
3.3. No âmbito de sua competência, comunicar à chefia imediata todas as deficiências identificadas no exercício de suas funções e propor sua eliminação.
3.4. Solicitar pessoalmente ou em nome da direção do empreendimento às divisões estruturais e especialistas as informações e documentos necessários ao desempenho de suas funções.
3.5. Exigir que a direção da empresa auxilie no desempenho de seus deveres e direitos.
3.6. [Entre conforme necessário].
A secretaria é responsável:
4.1. Por desempenho impróprio ou não desempenho de seus deveres oficiais previstos nesta descrição do trabalho, na medida determinada pela legislação trabalhista da Federação Russa.
4.2. Por infrações cometidas no exercício de suas atividades - dentro dos limites determinados pelas normas administrativas, criminais e lei civil Federação Russa.
4.3. Por causar danos materiais - dentro dos limites determinados pela legislação trabalhista e civil da Federação Russa.
A descrição do trabalho foi desenvolvida de acordo com [nome, número e data do documento].
Chefe da unidade estrutural
[iniciais, sobrenome]
[assinatura]
[dia mês ano]
Concordou:
Chefe do departamento jurídico
[iniciais, sobrenome]
[assinatura]
[dia mês ano]
Familiarizado com as instruções:
[iniciais, sobrenome]
[assinatura]
[dia mês ano]
O secretário é chamado de fiel assistente e mão direita chefe e não em vão, porque as funções do secretário do chefe incluem assegurar a eficácia das atividades gerenciais e administrativas. O secretário do chefe está envolvido na preparação e execução de papéis e documentos comerciais, ajuda o chefe nos negócios e resolve muitos problemas organizacionais.
O cargo de secretário adjunto também pode ser considerado representativo, já que ele é o rosto da empresa - atende convidados, atende ligações e cartas. Tal trabalho exige muita compostura, comunicação e organização. Por esse motivo, a profissão de secretário pode prometer grandes perspectivas - no futuro, um especialista pode se tornar um gerente de escritório e, em seguida, um dos diretores ou gerentes de alto nível.
O cargo de secretário executivo é obrigatório em quase todas as empresas que possuem escritório para clientes e visitantes. Pode ser tanto grandes empresas quanto pequenas empresas.
Ao longo do tempo, os poderes do secretário se expandiram significativamente e hoje ele pode desempenhar uma ampla variedade de funções. Assim, havia a necessidade de especialistas de especialização restrita, como resultado do surgimento da profissão de secretário-referente, escriturário, secretário-tradutor e gerente de escritório.
NO deveres oficiais secretário adjunto inclui:
Às vezes, as funções do secretário do chefe incluem correspondência em inglês.
Os requisitos para o secretário-referente incluem:
Além disso, o cargo de secretário requer as seguintes habilidades:
Retomar amostra
Como se tornar um secretário? Pode ser o dono de qualquer ensino superior que tenha passado por cursos de secretários adjuntos ou recebido treinamento diretamente no local de trabalho. Como regra, os empregadores não impõem requisitos especiais à especialidade do candidato, mas concentram-se no fato de que o candidato possui as qualidades pessoais necessárias e é capaz de desempenhar funções no nível adequado.
O salário de um secretário pode ser diferente - de 15 a 45 mil rublos. A renda depende do leque de funções do empregado e da região em que trabalha. O salário médio de um secretário assistente é de 30 mil rublos.
Voltar para Responsabilidades de Liderança
O Secretário exerce as seguintes funções:
- Realiza trabalhos de suporte organizacional e técnico das atividades administrativas e administrativas da chefia.
- Aceita a correspondência recebida para consideração do chefe, transfere-a de acordo com a decisão tomada para divisões estruturais ou um empreiteiro específico para uso no processo de trabalho ou preparação de respostas.
- Aceita documentos e declarações pessoais para assinatura do chefe.
- Responde a telefonemas, captura e transmite informações oficiais ao chefe, organiza conversas telefônicas do chefe.
- Em nome do chefe, elabora cartas, pedidos e outros documentos.
- Desempenha os trabalhos de preparação das reuniões e reuniões realizadas pela chefia (recolhendo os materiais necessários, comunicando aos participantes a hora e local da reunião, ordem de trabalhos, a sua inscrição), mantém e elabora actas de reuniões e reuniões.
— Efectua o controlo da execução pelos trabalhadores da empresa das ordens e ordens emitidas, bem como do cumprimento dos prazos de execução das instruções e instruções do chefe sob controlo.
– Fornece ao local de trabalho do chefe os meios necessários de tecnologia organizacional, artigos de papelaria, cria condições propícias ao trabalho eficaz do chefe.
- Organiza a recepção de visitantes, contribui para a pronta consideração dos pedidos e propostas dos funcionários.
– Forma os casos de acordo com a nomenclatura aprovada, garante a sua segurança e submete-os ao arquivo dentro dos prazos estabelecidos.
— Organiza viagens de negócios do chefe: encomenda passagens aéreas e ferroviárias, reserva hotéis.
- Desempenha atribuições oficiais distintas de seu supervisor imediato.
O secretário tem o direito:
- Receber informações, inclusive confidenciais, na medida do necessário para a resolução das tarefas.
— Apresentar propostas à gestão para melhorar o seu trabalho e o trabalho da empresa.
- Solicitar pessoalmente ou em nome do responsável às divisões da empresa e outros especialistas as informações e documentos necessários ao desempenho das suas funções.
— Exigir que a administração crie condições normais para o desempenho das funções oficiais e a segurança de todos os documentos gerados em decorrência das atividades da empresa.
- Tomar decisões dentro de sua competência.
A secretaria é responsável:
— Por incumprimento e/ou cumprimento intempestivo, negligente das suas funções.
— Por descumprimento de instruções, ordens e ordens vigentes para a preservação de segredos comerciais e informações confidenciais.
— Por violação dos regulamentos internos do trabalho, disciplina laboral, segurança e regras de segurança contra incêndio.
Deveres do diretor
Ex-diretor
Controle externo
gestão operacional
Sistema de controle
Voltar | | Acima
©2009-2018 Centro de Gestão Financeira. Todos os direitos reservados. Publicação de materiais
permitido com a indicação obrigatória de um link para o site.
O que o secretário deve saber e ser capaz de fazer está definido no perfil de qualificação.
Característica de qualificação- trata-se de um documento normativo que estabelece o que este ou aquele funcionário deve fazer no seu trabalho, o que deve saber e ser capaz de fazer para tal, e qual deve ser o nível da sua formação.
Responsabilidades do trabalho (o secretário deve ser capaz de) Desempenhar funções técnicas para garantir e atender o trabalho do chefe da empresa (ou divisão), ajudar a planejar a jornada de trabalho do chefe. Receba as informações necessárias para o gerente de departamentos ou artistas, ligue para os funcionários em seu nome. Organize conversas telefônicas com o chefe, receba e transmita mensagens telefônicas, grave as mensagens recebidas em sua ausência e leve seu conteúdo à atenção do chefe. Organizar viagens e viagens de negócios da cabeça. Realizar trabalhos de preparação de reuniões e reuniões realizadas pela chefia (recolher os materiais necessários, comunicar aos participantes a hora, local e ordem de trabalhos da reunião ou reunião, registá-los), lavrar e lavrar actas. Fornecer o local de trabalho do gerente com artigos de papelaria, equipamentos organizacionais, criar condições propícias ao seu trabalho eficaz. Transmita e receba informações via interfones, imprima rapidamente conforme orientação do gerente vários materiais. Realizar o trabalho de documentação, aceitar a correspondência endereçada ao chefe, organizá-la de acordo com o procedimento adotado na empresa e transferi-la após consideração aos chefes de departamentos ou executantes específicos para uso no processo de seu trabalho ou para preparar uma resposta. Realizar serviços de informação para o gerente e funcionários (oral, documental, escrever resenhas de imprensa, fornecer cópias de artigos interessantes). Cumpra os prazos para o cumprimento das instruções do chefe sobre as declarações pessoais dos cidadãos. Organizar a recepção de visitantes, demonstrando tato e atenção para com eles, contribuir para a pronta consideração de solicitações e propostas de funcionários, formar casos de acordo com a nomenclatura de casos aprovada, garantir sua segurança e encaminhá-los ao arquivo em tempo hábil . Criar e usar bancos de dados (incluindo informações da Internet).
O secretário deve saber: as atividades da empresa e os deveres e competências dos colaboradores; disposições e instruções para suporte de documentação; texto datilografado; trabalhar em um computador pessoal, editores de computador modernos (Word, Excel, etc.); regras de ortografia e pontuação; a ordem de disposição do material ao imprimir vários documentos; regras para a operação de equipamentos de escritório (fax, mini-ATS, fotocopiadoras, gravadores de voz, gravadores); regras para uso de dispositivos de recepção e interfone; padrões do sistema unificado de documentação organizacional e administrativa; regulamentos trabalhistas internos; fundamentos da organização científica do trabalho de secretariado; a psicologia das pessoas e as leis da comunicação eficaz; etiqueta do escritório; regras e normas de proteção do trabalho, medidas de segurança, saneamento industrial e proteção contra incêndio; língua estrangeira de clientes e parceiros; Normas do trabalho RF.
Para o desenvolvimento e especificação das características de qualificação nas empresas (empresas), são desenvolvidas descrições de cargos.
Descrição do trabalho - o principal documento organizacional e legal que regula as atividades do secretário, definindo seus direitos, posição na organização, natureza do trabalho. O Secretário conta com este documento em suas relações com os funcionários. O que está escrito na descrição do trabalho, então será perguntado quais direitos são dados nele, o secretário tem esses.
A descrição do trabalho de um secretário é um documento individual, já que o cargo de secretário tem muitas gradações. Em uma pequena organização (ou firma) haverá um secretário (secretário-referente). Em organizações maiores, o chefe e seus suplentes podem ter secretários em cada unidade estrutural. Há secretários do conselho, secretários científicos de conselhos científicos, etc. Cada secretário sempre, com base no escopo e especificidades das atividades da organização, as exigências do chefe e sua confiança no secretário, desenvolve sua própria gama de deveres e direitos , várias combinações de criatividade, lógica e tipos técnicos funciona. Ao mesmo tempo, existe um conjunto típico de operações de gestão de serviços documentais e não documentais que todos os secretários realizam. Além disso, a peculiaridade e a complexidade da elaboração da descrição do trabalho do secretário se devem à versatilidade de suas atividades. Portanto, é impossível falar sobre um único padrão de descrição do trabalho de um secretário (secretário-referente).
No entanto, como acontece com qualquer descrição de trabalho, está sujeito a Requerimentos gerais. Em primeiro lugar, possui uma estrutura unificada do texto já estabelecida, a saber, as seções:
1. Disposições Gerais;
2) funções;
3) funções oficiais;
5) responsabilidade;
6) relacionamentos;
7) comunicações por posição.
Uma seção "Avaliação do trabalho" pode ser adicionada, e em últimos anos a seção “Organização do trabalho (rotina diária)” aparece com cada vez mais frequência.
A seção "Disposições Gerais" contém o título exato do cargo de acordo com o quadro de pessoal, o lugar no sistema de gestão, ou seja, o nome da unidade estrutural e subordinação, o procedimento de nomeação e demissão e o procedimento de substituição. Em grandes organizações que possuem um serviço DOW, o secretário tem dupla subordinação - diretamente ao seu chefe e ao chefe do serviço DOW. Os secretários são nomeados e demitidos por ordem do chefe (em uma grande organização - por proposta do chefe do serviço DOW).
Esta seção especifica os requisitos para treinamento vocacional e experiência de trabalho. Hoje, a atitude em relação ao secretário e os requisitos para ele mudaram drasticamente. As empresas procuram uma secretária com formação especializada superior ou secundária, que conheça uma língua estrangeira e seja fluente em computador. Cada vez mais, o secretário, assim como no exterior, é obrigado a conhecer não um, mas dois ou mais línguas estrangeiras, pois as firmas têm inúmeros contatos com parceiros estrangeiros, e o secretário se comunica com eles. Também contém indicações dos principais documentos legislativos, normativos, normativos, metodológicos, organizacionais, administrativos pelos quais o secretário se orienta em seu trabalho.
A seção "Funções" lista as principais atividades do secretário (secretário-referente), por exemplo: suporte de informação e documentação para o chefe, suporte organizacional para o trabalho do chefe, participação na preparação de exposições e apresentações, etc.
A seção "Responsabilidades" lista todos os tipos de trabalho, operações e tecnologias utilizadas em sua implementação. Ele lista em uma sequência lógica o trabalho realizado pelo secretário. Todos os tipos de trabalho são divididos em operações com indicação da tecnologia de execução. Por exemplo, a função "suporte de informação e documentação" é dividida em duas partes: documentação e trabalho com documentos. A documentação, por sua vez, inclui a elaboração de cartas (cartas-convite, cartas de lembrete, etc.), telegramas, etc., por orientação do gerente de projeto; imprimir documentos da cabeça no computador; verificação da exatidão da execução dos documentos quando submetidos à assinatura do chefe (vistos, disponibilidade e exatidão dos detalhes de acordo com os requisitos da norma, etc.); fazer e autenticar cópias de documentos, etc. Trabalhar com documentos inclui a recepção de documentos (são indicados os horários, por exemplo: às 09 e 16 horas), recepção de faxes e e-mails (durante o dia); processamento primário documentos recebidos de acordo com os requisitos das instruções de trabalho do escritório; prévia de documentos (se for confiada à secretaria); registro de documentos de acordo com as regras estabelecidas pela organização; relatório de documentos ao chefe, etc.
A seção "Direitos" é talvez a mais importante. Ele enfatiza o lugar do secretário no sistema de gestão, sua importância, posição na organização. É através dos direitos que são visíveis os poderes delegados pelo chefe ao secretário e o grau de sua independência. Esta seção permite que o secretário libere o tempo do gerente para resolver as principais tarefas estratégicas e táticas.
É esta seção da descrição do trabalho que dá ao secretário (secretário-referente) maiores ou menores poderes e determina o grau de suas capacidades.
A seção "Responsabilidade" é compilada em estrita conformidade com a lei.
A seção “Relacionamentos (conexões por cargo)” também é muito importante para organizar o trabalho de qualquer funcionário do aparato administrativo e, antes de tudo, isso se deve à implementação ativa sistemas automatizados, que exigem uma indicação detalhada de quais informações, de que forma, para quem são transmitidas e de quem provêm.
Nos últimos anos, uma seção de Avaliação de Cargos tem aparecido frequentemente nas descrições de cargos. Geralmente indica os critérios para a pontualidade do trabalho e sua qualidade, por exemplo: a ausência de reclamações, reclamações e reclamações; ausência de erros nos documentos; cumprimento dos prazos para a execução das instruções da administração, etc.
Em regra, a descrição do trabalho termina com a indicação do procedimento para a sua revisão. As condições para a revisão da descrição do trabalho podem ser mudanças na estrutura da organização, o que implicou uma redistribuição das funções dos funcionários, uma mudança nos tipos de trabalho desempenhado pelo secretário e a introdução de tecnologia de computador. Mas muito mais frequentemente indicam o período de revisão obrigatória ou re-aprovação da instrução (3 anos ou 5 anos).
Uma seção opcional é "Organização do trabalho", mas recentemente tem sido muito popular e está se tornando cada vez mais comum. Fornece uma programação diária aproximada para o trabalho do secretário. Pode parecer assim.
PRIMEIRA METADE DO DIA DE TRABALHO:
1) chegar ao trabalho 10 minutos antes do chefe, a fim de verificar o estado do local de trabalho (o próprio e o chefe), colocar-se em ordem, elaborar ou esclarecer um plano para o dia seguinte;
2) pegar de acordo com o plano Documentos exigidos e atos;
3) receber correspondência, familiarizar-se com o conteúdo, deixar de lado documentos que exijam decisão prioritária do chefe;
4) telegramas, faxes urgentes e mensagens telefônicas para transferência imediata ao chefe;
5) preparar opções de possíveis respostas ou resoluções para os demais documentos, distribuir entre os executores;
6) revisar resenhas recebidas, relatórios, convites, etc.
d.; Registre as datas e horários de todos os eventos em seu calendário-diário;
7) manter os documentos necessários para a informação atual e trabalho de referência;
8) informar ao gerente sobre a correspondência recebida;
9) esclarecer, em conjunto com a chefia, o conteúdo das atividades previstas para o dia atual;
10) transferir por telefone e pessoalmente as instruções do chefe para os respectivos executores e lembrar os prazos para a execução dos documentos.
TARDE:
1) coleta e preparação para assinatura de documentos assinados;
2) informar o gerente sobre os documentos executados, retirar do gerente os documentos processados por ele;
3) processar e enviar documentos de saída;
4) planejar atividades para o dia seguinte.
Ao longo da jornada de trabalho são:
a) trabalhar com visitantes, conversas telefônicas;
b) arquivamento de documentos assinados nos casos;
c) realização de trabalho no computador;
d) organizar a cópia de documentos de acordo com as instruções do chefe.
FIM DO DIA DE TRABALHO:
1) revise sua agenda e informe os departamentos competentes sobre a necessidade de se preparar para determinadas atividades;
2) se o chefe permanecer trabalhando após o final da jornada de trabalho, você precisa fornecer a ele todos os informação necessária, materiais;
3) arrume seu local de trabalho, retire documentos, tranque o cofre e todos os armários com chave, desligue equipamentos eletrônicos e técnicos da rede.
A descrição do trabalho é parte integral todo o pacote de documentos necessários para organizar o trabalho do aparelho administrativo.
ADENDO. Organize o seu dia de trabalho de forma a poder fazer tudo e ser útil a todos. Entregue-se ao seu trabalho, mas não esqueça que há questões que não são da sua competência. Portanto, faça apenas o que você tem que fazer.
Resumindo: deve-se notar novamente que a descrição do trabalho para o secretário é um documento individual, uma vez que o cargo de secretário tem muitas gradações. Cada secretário, com base no escopo e especificidades das atividades da organização, os requisitos do chefe e sua confiança no secretário, tem sua própria gama de deveres e direitos, várias combinações de tipos de trabalho criativos, lógicos e técnicos.
O engenheiro-chefe de uma empresa geralmente é considerado a mão direita do diretor, e o vice para o comércio é a esquerda, mas quando não há secretário, o diretor fica completamente sem mãos.
O conceito de um secretário e variedades
O conceito de "secretário" Largo o bastante. Traduzido do latim, a palavra "secretarius" significa "confidente".
Normalmente, a relação entre a secretária e o gerente é de bastante confiança, e deveria ser assim, porque. obrigar poderes oficiais.
O conceito de secretária hoje é bastante complexo e possui muitas gradações, vou dar um exemplo de algumas delas:
Secretário Técnico– trabalha com equipamentos de escritório (fax, multifuncional, computador pessoal), utiliza a Internet, realiza instruções para dirigentes e funcionários, liga para empresas e instituições em nome do dirigente, recebe e envia mensagens pelos meios de comunicação.
recepcionista- recebe cartas e faxes, mensagens por o email, atende telefonemas, encaminha para departamentos ou funcionários específicos, atende visitantes.
secretária do escritório- aceita e analisa a correspondência, cumpre as instruções do chefe e seus suplentes, redigir textos de documentos, mantém a documentação.
Secretário assistente- não apenas um secretário, mas também um especialista que conhece bem as atividades da empresa, que em alguns casos pode tomar algumas decisões independentes. O secretário-referente elabora relatórios do chefe, busca a documentação necessária para o chefe, planeja a jornada de trabalho do chefe, decide questões administrativas dentro de sua competência.
Gerente– assegura o funcionamento de todo o escritório: prepara materiais para apresentações, assegura serviço de transporte ininterrupto, comunicação clara, assegura o funcionamento dos equipamentos de escritório e a disponibilidade de papelaria. O gerente do escritório é responsável por aparência escritório, em uma pequena instituição pode desempenhar simultaneamente as funções de um oficial de pessoal.
Nas pequenas organizações comerciais, os secretários, como quer que sejam chamados, se distinguem pelo fato de terem que realizar um trabalho universal.
A profissão de secretário talvez seja a mais próxima da profissão de ator. A especificidade e complexidade do trabalho de um secretário deve-se ao facto de estar sempre à vista, no centro da comunicação com a gestão, colegas, clientes. Um sorriso, uma voz agradável, uma aparência elegante, gestos confiantes e boa vontade, independentemente do humor, criam uma atmosfera especial no escritório.
Descrição do cargo de secretário
APROVAR
CEO
Sobrenome I.O. ________________
"________"_____________ ____G.
1. Disposições Gerais
1.1. O secretário pertence à categoria de executantes técnicos.
1.2. O secretário é nomeado para o cargo e dele demitido por despacho do diretor geral da empresa.
1.3. Secretário reporta diretamente para CEO/ chefe da divisão estrutural da empresa.
1.4. Durante a ausência do secretário, seus direitos e deveres são transferidos para outro funcionário, que é anunciado no despacho da organização.
1.5. É nomeado para o cargo de secretário uma pessoa que preencha os seguintes requisitos: formação - superior, superior ou secundário incompleto especializado, tempo de serviço trabalho semelhante a partir de seis meses, conhecimento de equipamentos de escritório (fax, copiadora, scanner, impressora), programas do Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. O secretário é orientado em suas atividades por:
- atos legislativos da Federação Russa;
— o Estatuto da empresa, o Regimento Interno do Trabalho, outros atos normativos da empresa;
- ordens e diretrizes da administração;
- esta descrição do trabalho.
2. Deveres do secretário
O Secretário exerce as seguintes funções:
2.1. Realiza trabalhos de suporte organizacional e técnico das atividades administrativas e administrativas do chefe.
2.2. Aceita a correspondência recebida para consideração do chefe, transfere-a de acordo com a decisão tomada para divisões estruturais ou um empreiteiro específico para uso no processo de trabalho ou preparação de respostas.
2.3. Aceita documentos e declarações pessoais para assinatura do chefe.
2.4. Atende telefonemas, grava e transmite informações oficiais ao chefe, organiza as conversas telefônicas do chefe.
2.5. Em nome do chefe, ele elabora cartas, pedidos e outros documentos.
2.6. Realiza o trabalho de preparação de reuniões e reuniões realizadas pelo chefe (recolhendo os materiais necessários, notificando os participantes sobre a hora e local da reunião, agenda, sua inscrição), mantém e elabora atas de reuniões e reuniões.
2.7. Realiza o controle sobre a execução pelos funcionários da empresa de ordens e ordens emitidas, bem como o cumprimento dos prazos para a implementação de instruções e instruções do chefe sob controle.
2.8. Fornece ao local de trabalho do chefe os meios necessários de tecnologia organizacional, artigos de papelaria, cria condições propícias ao trabalho eficaz do chefe.
2.9. Organiza a recepção de visitantes, contribui para a pronta consideração dos pedidos e propostas dos funcionários.
2.10. Forma os casos de acordo com a nomenclatura aprovada, garante a sua segurança e submete-os ao arquivo em tempo útil.
2.11. Organiza viagens de negócios da cabeça: encomenda passagens aéreas e ferroviárias, reserva hotéis.
2.12.
Desempenha atribuições oficiais individuais de seu superior imediato.
3. Direitos do secretário
O secretário tem o direito:
3.1. Receber informações, incluindo informações confidenciais, na medida do necessário para resolver as tarefas atribuídas.
3.2. Fornecer à gerência sugestões para melhorar seu trabalho e o trabalho da empresa.
3.3. Solicitar pessoalmente ou em nome do responsável às divisões da empresa e outros especialistas as informações e documentos necessários ao desempenho das suas funções.
3.4. Exigir que a administração crie condições normais para o desempenho das funções oficiais e a segurança de todos os documentos resultantes das atividades da empresa.
3.5. Tome decisões dentro de sua competência.
4. Responsabilidade do secretário
A secretaria é responsável:
4.1. Por incumprimento e/ou cumprimento intempestivo, negligente das suas funções.
4.2. Por descumprimento das instruções atuais, ordens e ordens para a preservação de segredos comerciais e informações confidenciais.
4.3. Por violação dos regulamentos trabalhistas internos, disciplina trabalhista, segurança e regras de segurança contra incêndio.
Se depois de ler este artigo você não recebeu uma resposta clara, procure ajuda rápida.
As funções do secretário do gerente são muito diversas: planejar a jornada de trabalho do chefe, organizar o trabalho do escritório, negociar com clientes e parceiros sob as instruções do chefe, encontrar e fornecer veículos para o gerente e outros funcionários e serviços, organizar reuniões tanto no escritório quanto fora de serviço, manutenção de registros e muitos outros assuntos oficiais. Além disso, o chefe pode confiar problemas pessoais ao seu assistente, por exemplo, enviar parabéns (presentes, flores) pelos feriados não apenas para organizações com as quais a empresa coopera, mas também para parentes. Como o dia de trabalho do gerente costuma ser irregular, o secretário muitas vezes tem que ficar acordado até tarde no trabalho.
Para se tornar um assistente indispensável do chefe, o secretário deve ter qualidades pessoais como prontidão para o trabalho, diligência, precisão, responsabilidade, delicadeza, modéstia, iniciativa moderada, capacidade de memorizar e tirar conclusões. É impossível ocupar esta posição sem ter as habilidades de digitação (200 batimentos por minuto), trabalho de escritório, taquigrafia, bom conhecimento do PC. Todas essas habilidades são adquiridas independentemente de livros e tutoriais (há muitos deles), no processo de trabalho anterior ou em cursos. As habilidades profissionais também exigem habilidades de negociação, alfabetização e bom domínio da linguagem oral e escrita, porque o secretário do chefe tem que dar ordens, manter correspondência de negócios etc.
Se as funções são principalmente dominadas pelo trabalho de um secretário-escriturário, é necessária uma formação linguística superior, mas se for necessário um assistente, é dada preferência ao ensino superior na indústria de especialização da empresa.
Um papel muito importante é desempenhado pela compatibilidade psicológica, semelhança de personagens, bem como a capacidade do secretário de ficar em segundo plano. Aqueles que estão bastante satisfeitos com a posição de assistente, a mão direita, entram nessa profissão. Às vezes, o líder é injusto com seu secretário, pois ele cai mais frequentemente do que outros sob uma mão quente.
No entanto, um bom chefe e uma secretária inteligente e experiente funcionam como um mecanismo bem lubrificado. Há muitos exemplos disso, especialmente os secretários de cientistas ou escritores. Muitos pessoas famosas começou como secretária.
Outra questão delicada não pode ser ignorada: a relação de não trabalho entre o patrão e sua secretária. Para não entrar em uma situação ambígua, você deve olhar imediatamente para um chefe em potencial e, indo para uma entrevista, vestir-se de forma a enfatizar sua qualidades de negócios ao invés de méritos externos. Se você não conseguir essa posição, o chefe precisava de algo completamente diferente da secretária e você evitou problemas com sucesso.
Para conseguir um emprego, você precisa discutir suas responsabilidades em detalhes e, melhor ainda - peça uma descrição do trabalho. Muitas vezes, a ingenuidade das secretárias, a maioria das quais são moças pouco versadas nas pessoas e na vida, torna-se uma das causas de consequências desagradáveis. Aceitando e incentivando presentes, respondendo ao namoro, mantendo conversas lúdicas e piadas ambíguas, vestindo roupas reveladoras ou provocantes, uma garota muitas vezes cria inconscientemente a impressão de sua disponibilidade. Portanto, sem menosprezar a culpa daqueles que gostam de se aproveitar de sua posição oficial, ainda vale a pena alertá-los contra passos errôneos.
Embora o secretário seja mais próximo do líder, seu carreira limitado. Claro, existem exceções para todas as regras, mas você não deve se iludir especialmente.
Dependendo do conjunto de requisitos, o uso de conhecimentos de línguas estrangeiras, experiência de trabalho e deveres funcionais o salário também varia: de 200 a 800 USD. e. Tenha em mente se houver vagas “ Assistente Pessoal”O salário é superior a 1000 USD. Ou seja, com um alto grau de probabilidade pode-se supor que se trata de marketing de rede.
As principais funções incluem:
implementação de trabalho de apoio organizacional e técnico das atividades administrativas e administrativas do chefe da empresa;
manutenção de registros;
organização da recepção de visitantes Zinoviev NB Documentação: auxílio didático. - P.75..
O secretário do chefe deve no exercício da sua atividade:
realizar trabalhos de suporte organizacional e técnico das atividades administrativas e administrativas do chefe da empresa;
aceitar a correspondência recebida para consideração do chefe, transferi-la de acordo com a decisão tomada para divisões estruturais ou executantes específicos para uso no processo de trabalho ou preparação de respostas;
realizar trabalhos de escritório, realizar diversas operações utilizando tecnologia informática destinada a recolher, processar e apresentar informação na preparação e tomada de decisão;
aceitar documentos e declarações pessoais para assinatura do chefe da empresa;
preparar documentos e materiais necessários para o trabalho do chefe;
monitorar a consideração e apresentação oportunas pelas unidades estruturais e executores específicos dos documentos recebidos para execução, verificar a regularidade da execução dos projetos de documentos elaborados submetidos ao chefe para assinatura, garantir sua edição de alta qualidade;
organizar conversas telefônicas do chefe, registrar as informações recebidas em sua ausência e trazer seu conteúdo à sua atenção, transmitir e receber informações por meio de dispositivos de recepção e interfone (telefax, telex, etc.), bem como mensagens telefônicas, chamar sua atenção informações recebidas em tempo hábil pelos canais de comunicação;
em nome do chefe, redigir cartas, solicitações, outros documentos, preparar respostas aos autores das cartas;
realizar trabalhos de preparação de reuniões e reuniões realizadas pela chefia (recolher os materiais necessários, comunicar aos participantes a hora e local da reunião, ordem de trabalhos, registo), lavrar e lavrar actas de reuniões e reuniões;
exercer o controle sobre a execução pelos empregados da empresa das ordens e instruções emitidas, bem como o cumprimento dos prazos para a implementação das instruções e instruções do chefe da empresa sob controle;
manter um arquivo de controle e registro;
fornecer ao local de trabalho do chefe os meios necessários de tecnologia organizacional, papelaria, criar condições propícias ao seu trabalho eficaz;
imprimir, a pedido do chefe, materiais de escritório necessários ao seu trabalho ou inserir informações atuais no banco de dados;
organizar a recepção de visitantes, contribuir para a pronta consideração de solicitações e propostas de funcionários;
formar os casos de acordo com a nomenclatura aprovada, garantir a sua segurança e encaminhá-los ao arquivo dentro dos prazos estabelecidos;
copiar documentos em uma fotocopiadora pessoal Instruções padrão do secretário do chefe. Banco de descrições de cargos.=http//www/kadrovik.ru/.
O secretário é chamado de fiel assistente e braço direito do chefe e por boas razões, porque as funções do secretário do chefe incluem assegurar a eficácia das atividades gerenciais e administrativas. O secretário do chefe está envolvido na preparação e execução de papéis e documentos comerciais, ajuda o chefe nos negócios e resolve muitos problemas organizacionais.
O cargo de secretário adjunto também pode ser considerado representativo, já que ele é o rosto da empresa - atende convidados, atende ligações e cartas. Tal trabalho exige muita compostura, comunicação e organização. Por esse motivo, a profissão de secretário pode prometer grandes perspectivas - no futuro, um especialista pode se tornar um gerente de escritório e, em seguida, um dos diretores ou gerentes de alto nível.
O cargo de secretário executivo é obrigatório em quase todas as empresas que possuem escritório para clientes e visitantes. Pode ser tanto grandes empresas quanto pequenas empresas.
Os primeiros secretários podem ser considerados escribas e cronistas - eles escreviam decretos e ordens reais, registravam eventos atuais e eram responsáveis pela correspondência. Ao longo do tempo, os poderes do secretário se expandiram significativamente e hoje ele pode desempenhar uma ampla variedade de funções. Assim, havia a necessidade de especialistas de especialização restrita, como resultado do surgimento da profissão de secretário-referente, escriturário, secretário-tradutor e gerente de escritório.
As responsabilidades do Secretário Adjunto incluem:
Às vezes, as funções do secretário do chefe incluem correspondência em inglês.
Os requisitos para o secretário-referente incluem:
Além disso, o cargo de secretário requer as seguintes habilidades:
Como se tornar um secretário? Este pode ser o titular de qualquer ensino superior que tenha concluído cursos para secretários adjuntos ou recebido formação diretamente no local de trabalho. Como regra, os empregadores não impõem requisitos especiais à especialidade do candidato, mas concentram-se no fato de que o candidato possui as qualidades pessoais necessárias e é capaz de desempenhar funções no nível adequado.
O salário de um secretário pode ser diferente - de 15 a 45 mil rublos. A renda depende do leque de funções do empregado e da região em que trabalha. O salário médio de um secretário assistente é de 30 mil rublos.
