Examinamos quais despesas o empregador é obrigado a reembolsar a um funcionário enviado em viagem de negócios. Regulamentação dessas despesas, bem como a sua tributação. Agora vamos falar sobre como documentar a viagem de negócios.
projeto correto documentos, é uma garantia de que posteriormente não terá de enfrentar reclamações do inspetor fiscal sobre a legitimidade de aceitar despesas associadas a uma viagem de negócios para contabilidade fiscal.
A base para o pedido é uma atribuição de trabalho. Anteriormente, esse pedido era redigido de acordo com o formulário unificado nº T-9 ou T-9a. Desde 2013, você pode usar formulários de documentos desenvolvidos de forma independente ou continuar a usar formulários unificados, complementando-os a seu critério com colunas para as informações necessárias.
O despacho deverá indicar os dados do funcionário enviado em viagem de negócios, seu cargo, local de destino, bem como informações relacionadas à tarefa oficial.
A duração da viagem é indicada, a data de saída do veículo é o início da viagem, a data de chegada é o último dia da viagem.
Observação!
Uma viagem de negócios pode ser paga não apenas pelo remetente, mas também pelo destinatário, com a posterior distribuição das despesas entre as organizações.
Se um funcionário que trabalha meio período em outra organização for enviado em viagem de negócios, os empregadores das organizações nas quais esse funcionário trabalha concluem um acordo entre si sobre o envio do funcionário em viagem de negócios.
Cada um dos empregadores emite uma ordem apropriada para enviar em viagem de negócios, indicando na seção apropriada as fontes de onde as despesas serão reembolsadas, com referência ao acordo das partes (empregadores).
O pedido assinado pelo gerente é apresentado ao funcionário para revisão. O funcionário deve confirmar o fato de familiarização com o documento com sua assinatura.
Com base na ordem, o seguinte documento é elaborado.
Pedido (instrução) sobre o envio de um funcionário em viagem de negócios, baixe o formulário
O primeiro documento que é emitido após a decisão do chefe de enviar o funcionário em viagem de negócios é a certidão de viagem. Este documento indica a data de saída do funcionário em viagem de negócios, bem como a data de chegada ao local de trabalho.
Com base nisso, a organização inclui nas despesas diárias, emitidas para o funcionário, no valor baseado no número de dias gastos em viagem de negócios. Além disso, o certificado é uma confirmação do fato da permanência do funcionário no destino, pois contém as devidas marcas e confere ao funcionário destacado a autoridade apropriada. Além do acima, este certificado é usado para contabilidade e salários.
O documento é preenchido pelo departamento ou funcionário envolvido com pessoal, endossado pelo gestor e repassado ao funcionário. No lado reverso os certificados são marcados na chegada à organização para onde o funcionário é enviado, bem como uma marca na saída.
Ao retornar ao local de trabalho, o certificado preenchido é transferido para o departamento de contabilidade. O funcionário também envia um relatório antecipado e anexa documentos de “despesas” a ele.
Formulário de download do certificado de viagem
Com base na decisão do chefe, é deixado um roteiro de viagem, de onde são retiradas as informações para a conclusão da tarefa.
Para a tarefa oficial, o formulário unificado nº T-10a sempre foi usado. Este documento indica as metas e objetivos específicos atribuídos ao trabalhador destacado e, posteriormente, com base num relatório escrito, reflete os resultados da viagem de negócios.
Um funcionário que voltou de uma viagem de negócios elabora um relatório por escrito, com base no qual é preenchida a coluna 12 do formulário T-10a. Também prepara um relatório prévio e o envia ao departamento de contabilidade.
atribuição de serviço formulário de download
Este documento serve como um demonstrativo dos valores gastos, em este caso, um funcionário que estava em viagem de negócios.
Antes do início da viagem de negócios, o funcionário recebe dinheiro para despesas futuras sob o relatório. A base para a emissão de tais fundos é a ordem do chefe, indicando as pessoas a quem os fundos podem ser emitidos no relatório, são indicados os prazos durante os quais os funcionários devem relatar os valores gastos.
Agora, para a emissão de fundos contábeis, é necessário receber um requerimento do funcionário. Os fundos podem ser emitidos para um trabalhador destacado com base em um certificado de viagem ou com base em uma ordem do chefe.
O relatório prévio é compilado de acordo com o formulário unificado No. AO-1. Este formulário consiste em dois lados e é preenchido em uma via.
No preenchimento do relatório, são anexados documentos comprobatórios a cada valor gasto, cujos detalhes são inseridos nas colunas apropriadas no verso do documento.
O restante do valor não gasto é entregue ao departamento de contabilidade, com lançamento no relatório antecipado. Se um funcionário gastou mais dinheiro do que foi emitido, o documento indica o valor do gasto excessivo, que é reembolsado ao funcionário no caixa da organização.
Nesta ordem, todas as organizações devem redigir documentos se os funcionários forem enviados em viagem de negócios. Enquanto isso, na prática empresarial, existem situações diferentes. E se algo desse errado?
Vejamos quais são os casos.
Isso acontece com frequência. Por exemplo, um funcionário não foi enviado para uma organização, mas foi negociar com um indivíduo.
Afinal, se um inspetor tributário encontrar tal documento durante uma auditoria, provavelmente as despesas de viagem serão excluídas da base tributável e você terá que pagar imposto de renda e multas adicionais e, possivelmente, multas.
Para aceitar as despesas de contabilidade de acordo com esse documento e não enfrentar reclamações dos inspetores, prepare os seguintes documentos:
Desde 2012, as funções de agente fiscal, no caso de envio de empregado em viagem de negócios ao exterior, foram afastadas do empregador. Um funcionário, no caso de uma longa viagem de negócios ao exterior, declara seus rendimentos de forma independente.
As despesas são confirmadas da maneira usual. Se os documentos comprovativos forem lingua estrangeira, uma simples tradução linha por linha deve ser formatada. Os valores das despesas expressas em moeda estrangeira são recalculados em rublos e as diferenças de câmbio resultantes são levadas em consideração de acordo. Para confirmar os custos de um bilhete eletrônico, um documento apropriado deve ser fornecido.
Nesse caso, a diária não é concedida ao empregado. Se a organização ainda pagar diárias, durante o cheque esse valor é incluído na renda do funcionário e, consequentemente, tributado sobre a renda indivíduos. Uma vez que as ajudas de custo diárias se destinam a cobrir as despesas pessoais do trabalhador cedido, a lei estabelece que estes pagamentos sejam efetuados apenas nos casos em que a duração da viagem de negócios seja superior a 24 horas.
Outras despesas: deslocações do trabalhador "para lá e para cá", o alojamento são pagos da forma habitual. Além disso, o funcionário mantém ganhos médios.
Se o empregador pagou diárias por uma viagem de negócios de um dia, durante a auditoria, para evitar impostos adicionais, pode-se argumentar o seguinte: uma vez que o funcionário foi enviado em viagem de negócios no interesse e por ordem do gerente, o empregado, nesse caso, não tem benefício econômico.
Embora isso seja praticado em algumas organizações, a legislação atual não prevê tal oportunidade. Portanto, a prática mostra que, nesse caso, os controladores cobram imposto de renda pessoal adicional, imputando tal remuneração à renda do empregado. E como a legislação também não prevê o reembolso de refeições, esses valores não podem ser incluídos na contabilidade tributária como despesas. Portanto, o imposto de renda ainda será cobrado.
" № 5/2015
Qual viagem de funcionário é considerada uma viagem de negócios? Quais documentos precisam ser emitidos para envio em viagem de negócios? Em que casos e como notificar o funcionário sobre o direito de recusar uma viagem de negócios? Preciso emitir carteira de trabalho e atestado de viagem?
Atualmente, quase nenhuma empresa pode prescindir de viagens de negócios - às vezes você precisa fechar um contrato com os fornecedores, depois resolver problemas com os clientes (por exemplo, configurar o equipamento fornecido) etc. enviar um funcionário em uma viagem de negócios e apontar erros típicos empregadores ao mesmo tempo.
De acordo com art. 166 do Código do Trabalho da Federação Russa, uma viagem de negócios é reconhecida como uma viagem de um funcionário por ordem do empregador por um determinado período de tempo para realizar uma tarefa oficial fora do local de trabalho permanente. As viagens de negócios de pessoas cujo trabalho permanente seja realizado na estrada ou tenha caráter itinerante não são reconhecidas como viagens de negócios.
As especificidades do envio de funcionários em viagens de negócios são estabelecidas pelo Regulamento aprovado pelo Decreto do Governo da Federação Russa de 13 de outubro de 2008 nº 749.
1. Escolha quem enviar. O primeiro passo é lembrar das restrições que são estabelecidas pelas leis trabalhistas. Assim, alguns funcionários estão totalmente proibidos de serem enviados em viagens de negócios e outros podem, mas apenas com o consentimento por escrito.
Em virtude do art. 259 do Código do Trabalho da Federação Russa, é proibido enviar mulheres grávidas em viagens de negócios. É proibido enviar menores em viagens de negócios (com exceção de trabalhadores criativos de meios mídia de massa, organizações cinematográficas, equipes de televisão e vídeo, teatros, organizações de teatro e concertos, circos e outras pessoas envolvidas na criação e (ou) execução (exibição) de obras, de acordo com as listas de obras, profissões, cargos desses funcionários, aprovado pelo Decreto do Governo RF de 28 de abril de 2007 nº 252).
Observação!
Durante o período de validade do contrato de aprendizagem, os funcionários não podem ser enviados em viagens de negócios não relacionadas ao aprendizado (artigo 203 do Código do Trabalho da Federação Russa).
Além disso, preste atenção ao programa de reabilitação para uma pessoa com deficiência, se for planejado enviá-lo em uma viagem de negócios. Se este documento contiver uma proibição de viagens oficiais, o envio de uma pessoa com deficiência em viagem de negócios será ilegal e poderá resultar em responsabilidade administrativa para o empregador. Isso decorre do art. 23 lei federal datado de 24 de novembro de 1995 nº 181-FZ “Em proteção social pessoas com deficiência em Federação Russa»: pessoas com deficiência empregadas em organizações, independentemente das formas organizacionais e legais e formas de propriedade, são criadas as condições necessárias trabalho de acordo com o programa individual para a reabilitação de uma pessoa com deficiência.
O envio de mulheres com filhos menores de três anos em viagens de negócios é permitido somente com seu consentimento por escrito e desde que isso não seja proibido para elas de acordo com um relatório médico. Lembre-se de que o procedimento para emitir tais conclusões por organizações médicas foi aprovado pela Ordem do Ministério da Saúde e Desenvolvimento Social da Federação Russa de 02.05.2012 nº 441n.
É importante entender aqui que é o laudo médico que importa para o empregador - um atestado não funcionará. As conclusões são emitidas aos cidadãos com base nos resultados de exames médicos, exames médicos, exames médicos, decisões tomadas pela comissão médica e também em outros casos. Mas os certificados são emitidos por médicos (em alguns casos, paramédicos e obstetras) com base em registros no prontuário do cidadão ou com base nos resultados de um exame médico.
Observe que é necessário obter um consentimento por escrito para uma viagem de negócios e verificar se há contra-indicações médicas se for planejado que você fará uma viagem de negócios (artigos 259, 264 do Código do Trabalho da Federação Russa):
2. Recebemos consentimento e notificamos sobre a possibilidade de recusa. Além do fato de que é necessário obter um consentimento por escrito para uma viagem de negócios dos funcionários dessas categorias, eles devem escrita familiarizar-se com o direito de recusar uma viagem. Isso geralmente é feito da seguinte maneira. O empregador elabora um aviso em que o empregado é convidado a fazer uma viagem de negócios e informado de que tem o direito de recusá-la. A notificação é feita em duplicado e pode ter esta aparência.
Empresa de responsabilidade limitada de abril
(LLC "abril")
Ref. Não. 12/4 Gerente de Relações Públicas
a partir de 15.04.2015 A. I. Ponomareva
Querida Anna Ivanovna!
Pedimos que você dê seu consentimento para ser enviado em viagem de negócios de 20/04/2015 a 25/04/2015 para o Nizhny Novgorod Yarmarka CJSC, localizado em Nizhny Novgorod, para participar da exposição SadExpo 2015.
Além disso, informamos que você, com base no art. 259 Normas do trabalho A Federação Russa tem o direito de se recusar a ser enviada em viagem de negócios, pois você tem um filho menor de três anos.
Diretor Ivanov V. P. Ivanov
Aceita viajar. Estou ciente do direito de recusar uma viagem de negócios.
Gerente de Relações Públicas, Ponomareva, 15/04/2015
Obviamente, um funcionário pode expressar seu consentimento ou desacordo com uma viagem de negócios na forma de um documento separado, por exemplo, um aplicativo que ele envia ao departamento de pessoal. Nesse caso, é aconselhável indicar na notificação o prazo para que o funcionário tome uma decisão, por exemplo: “Em decisão você pode relatar em um aplicativo separado, que deve ser enviado ao departamento de pessoal até ... (tal e tal data).
3. Emitimos um pedido. Antes de falar sobre o pedido, lembramos que antes, para ser enviado em viagem de negócios, era necessário emitir uma designação oficial e um certificado de viagem de negócios para um funcionário. No entanto, devido às alterações introduzidas pelo Decreto do Governo da Federação Russa de 29 de dezembro de 2014 nº 1595 ao Regulamento, a assinatura desses documentos foi cancelada. Eles eram usados para confirmar a presença de um funcionário em um determinado horário em um local específico para reembolso de despesas relacionadas a uma viagem de negócios. Mas vários departamentos escreveram que, em alguns casos, as marcas no certificado de viagem não podem ser afixadas fisicamente (por exemplo, durante negociações com indivíduos); portanto, o fato de estar no local da viagem de negócios no horário definido pode ser confirmado por outros documentos - uma ordem (instrução) para enviar um funcionário em viagem de negócios, documentos de viagem, conta de hotel (cartas do Ministério das Finanças da Federação Russa de 16.08.2011 nº 03-03-06 / 3/7, de o Ministério do Trabalho da Federação Russa de 14.02.2013 nº 14-2-291).
Observação
Tendo desaparecido a necessidade de emissão de alvará de trabalho e de atestado de viagem, é no decurso do envio de uma viagem de negócios que a designação oficial deve ser redigida com o maior detalhe possível, ou seja, o objetivo da viagem, tal como bem como o calendário desta atribuição.
Até 01/08/2015, a designação de trabalho era normalmente indicada como base para a emissão do pedido, pois, de acordo com a versão anterior do Regulamento, o objetivo da viagem de negócios do funcionário era determinado pelo chefe da organização de envio e indicado na atribuição do trabalho, que foi aprovado pelo empregador.
Após a data indicada, como base para a emissão do pedido, pode-se indicar os detalhes dos documentos (se houver), de acordo com os quais o funcionário foi obrigado a ser enviado em viagem de negócios (acordo com a contraparte, pedido para realizar uma inspeção, um convite para uma exposição, etc.).
Uma vez que a organização ainda tem o direito de emitir atribuições oficiais para viagens de negócios e exigir que os funcionários relatem sua implementação (se estiver previsto na regulamentação local), a atribuição oficial também pode ser indicada como base para o pedido.
Observação
Para enviar um funcionário em viagem de negócios, você pode emitir um pedido no formulário unificado T-9 (T-9a para envio de um grupo de funcionários) ou em um formulário desenvolvido e aprovado pela própria organização.
O pedido é assinado pelo chefe da organização (ou outra pessoa autorizada) e o funcionário está familiarizado com este documento contra assinatura.
Separadamente, vamos falar sobre o prazo de validade. De acordo com a Lista de documentos típicos de arquivo gerencial gerados no decorrer das atividades de órgãos estatais, governos locais e organizações, indicando os períodos de armazenamento, aprovado por Despacho do Ministério da Cultura da Federação Russa de 25 de agosto de 2010 No. 558, as ordens para envio em viagem de negócios devem ser armazenadas (parágrafo 19):
Claro, pode haver dificuldades com os períodos de armazenamento, uma vez que nem o Código do Trabalho nem a lista acima mencionada de documentos típicos de arquivo gerencial fornecem critérios para classificar viagens de negócios como de curto ou longo prazo. Portanto, recomendamos manter pedidos para viagens de negócios com mais de três dias por 75 anos.
Sociedade de Responsabilidade Limitada "Primavera"
(LLC "Primavera")
Pedido nº 31
sobre o envio de um funcionário em uma viagem de negócios
Envie em viagem de negócios Ivanov Ivan Ivanovich, um dos principais especialistas do departamento tecnologias de informação, em Leto LLC, localizado em Arzamas Região de Níjni Novgorod, pelo prazo de 3 (três) dias, de 21 a 23 de abril de 2015, para prestação de serviços de instalação Programas, projetado para controlar os movimentos das unidades móveis das máquinas fornecidas.
Motivos: contrato de fornecimento nº 24 de 13/01/2015, celebrado entre Vesna LLC e Leto LLC, memorando do chefe do departamento de tecnologia da informação P.P. Petrov sobre a necessidade de instalação do software datado de 13/04/2015.
Diretor Sidorov S. S. Sidorov
Familiarizado com a ordem. Ivanov, 14/04/2015
4. Emitimos adiantamento. De acordo com o parágrafo 10 do Regulamento, ao enviá-lo em viagem de negócios, o funcionário recebe um adiantamento em dinheiro para pagar as despesas de viagem e aluguel de uma residência e despesas adicionais associadas à vida fora do local de residência permanente (diárias). Refira-se que durante as viagens de negócios para a área de onde o trabalhador, com base nas condições de comunicação do transporte e na natureza do trabalho realizado em viagem de negócios, tem a oportunidade de regressar diariamente ao local de residência permanente, subsídios diários não são pagos.
Para emitir dinheiro a um funcionário contra um relatório de despesas relacionadas às atividades de uma pessoa jurídica, um empresário individual, o formulário 0310002 é elaborado de acordo com um pedido por escrito do responsável, elaborado de qualquer forma e contendo um registro do quantia em dinheiro e o período para o qual foram emitidos, cabeçalho e data da assinatura (cláusula 6.3 da Portaria do Banco da Rússia nº 3210-U de 11 de março de 2014 “Sobre o procedimento para realizar transações em dinheiro entidades legais e procedimento simplificado para a realização de transações em dinheiro empresários individuais e pequenas empresas).
Com base no pedido de envio em viagem de negócios, o contador calcula o valor preliminar das despesas associadas à viagem, coordena-o com o chefe da viagem de negócios e o contador-chefe.
O valor que deve ser pago ao funcionário é determinado com base na duração da viagem de negócios especificada no pedido de envio, no custo da viagem, no custo aproximado do pagamento da moradia, no valor da diária estabelecida na organização para viagens de negócios na Rússia e no exterior. Se um funcionário for enviado em uma viagem de negócios fora da Federação Russa, o pagamento e o reembolso de despesas em moeda estrangeira (incluindo o pagamento de um adiantamento ou o reembolso de um adiantamento não gasto em moeda estrangeira) são realizados levando em consideração o Federal Lei de 10 de dezembro de 2003 nº 16 do Regulamento).
5. Corrigimos a saída do funcionário. Com base na cláusula 8 do Regulamento, o empregador é obrigado a manter registos dos trabalhadores que saem em viagem de negócios da organização de envio e chegam à organização para a qual são destacados. Isso é feito nos jornais relevantes. De acordo com a Ordem do Ministério da Saúde e Desenvolvimento Social da Federação Russa de 11 de setembro de 2009 nº 739n, o empregador ou pessoa por ele autorizada por ordem (instrução) deve nomear um funcionário da organização responsável pela manutenção do registro de partida e registro de chegada.
O formulário de registro dos funcionários que saem em viagem de negócios da organização de envio é fornecido no Anexo 2 deste despacho. Reflete informação sobre o apelido, nome próprio e patronímico do trabalhador destacado, o nome da organização para a qual está destacado, o destino.
Observe que o formulário prevê a coluna “Data e número do certificado de viagem”. Assim: a partir do momento da alteração do Regulamento, ou seja, a partir de 01/08/2015, esta coluna ficará em branco.
Observação!
O empregador (ou pessoa por ele autorizada) é obrigado a assegurar a conservação do registo de partida e do registo de chegada durante cinco anos a contar da data da sua inscrição.
6. Colocamos notas na folha de ponto. Uma vez que, por força do art. 91 do Código do Trabalho da Federação Russa, o empregador é obrigado a manter registros do tempo efetivamente trabalhado por cada funcionário, o tempo gasto em viagem de negócios deve ser registrado na folha de ponto. Lembre-se de que a contabilização do tempo de trabalho é realizada na folha de ponto e o empregador tem o direito de usar o formulário unificado T-13 do Decreto do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa de 01/05/2014 nº 1 "Na aprovação de formas unificadas de documentação contábil primária para registro de mão de obra e seu pagamento", e a forma de folha de ponto, desenvolvida de forma independente.
Com base na cláusula 8 do Regulamento termo real a permanência no local da viagem de negócios é determinada pelos documentos de viagem apresentados pelo empregado ao retornar de uma viagem de negócios. No caso de seu deslocamento até o local da viagem de negócios e (ou) de volta ao local de trabalho em transporte pessoal (carro, moto), o período efetivo de permanência no local da viagem de negócios é indicado em memorando, que é apresentado pelo empregado no retorno de uma viagem de negócios ao empregador simultaneamente com os documentos comprovativos que confirmam o uso do transporte especificado para ir ao local da viagem de negócios e voltar (carta de transporte, contas, recibos, cheques administrativos, etc.).
Os dias de ausência do funcionário do local de trabalho devido a uma viagem de negócios são indicados pelo código "K" (ou "06" - ""), enquanto o número de horas trabalhadas não é indicado.
7. Aceitamos o relatório. Ao regressar de uma viagem de negócios, o trabalhador é obrigado a apresentar ao empregador, no prazo de três dias úteis, um relatório prévio sobre os valores gastos com a viagem de negócios e efetuar o pagamento final do adiantamento em dinheiro que lhe foi emitido antes de partir.
Para viagens, hospedagem e outras despesas incorridas com o conhecimento do empregador, o empregado deve informar. Mas ele não precisa se apresentar para per diem - a base para o pagamento será o número de dias da viagem de negócios, registrado no despacho ao enviá-lo em viagem de negócios.
O relatório prévio deve ser acompanhado de documentos sobre aluguel de acomodação, despesas reais de viagem (incluindo pagamento de serviços de emissão de documentos de viagem e fornecimento de roupas de cama nos trens) e outras despesas associadas a uma viagem de negócios.
Lembre-se de que as organizações usam o formulário de relatório avançado AO-1, aprovado pelo Decreto do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa de 01 de agosto de 2001 nº 55.
Observação
Para organizações do setor público, foi estabelecida uma forma diferente de relatório antecipado, bem como folhas de ponto. Atualmente, a Ordem do Ministério das Finanças da Federação Russa datada de 30 de março de 2015 nº 52n “Sobre a aprovação dos formulários de documentos contábeis primários e registros contábeis usados pelas autoridades públicas ( órgãos governamentais), autarquias locais, entidades gestoras de fundos não orçamentais do Estado, instituições estatais (municipais) e orientações metodológicas para a sua aplicação. Desde a entrada em vigor deste despacho, as instituições nomeadas deverão utilizar os formulários por ele aprovados.
Ao enviar funcionários em viagens de negócios, os empregadores cometem uma ampla gama de erros, desde o registro incorreto até o reembolso incorreto de despesas.
Alguns empregadores:
Por exemplo, o Tribunal Regional de Voronezh considerou o caso da reclamação do Beta Link CJSC contra a decisão do inspetor estadual do trabalho, pela qual o diretor do CJSC foi considerado culpado de violar a Parte 1 do art. 5.27 do Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa e atribuiu-lhe uma multa administrativa de 3.000 rublos. Entre as infrações identificadas durante as atividades de verificação estava o registro incorreto de viagens de negócios, em especial, as viagens de negócios não eram emitidas por ordem, conforme exigido pela legislação trabalhista. O diretor do CJSC não pôde desmentir os fatos registrados pelo inspetor no protocolo. Nesse sentido, a decisão do inspetor do GIT foi reconhecida como legal e justificada (Decisão do Tribunal Regional de Voronezh de 3 de fevereiro de 2009 no processo nº 77-9AP).
Após as alterações ao Regulamento, o registo de uma viagem de negócios foi simplificado - não houve necessidade de lavrar uma missão de negócios e um certificado de viagem de negócios. O principal documento que confirma que um funcionário está em viagem de negócios é um pedido para enviá-lo em viagem de negócios. Mas, em certos casos, não se esqueça da assinatura de outros documentos - o consentimento do funcionário para uma viagem de negócios, aviso de recusa de uma viagem de negócios, etc. - e também guarde os documentos da maneira prescrita.
O registro de funcionários em viagem de negócios começa com o Despacho sobre o envio de um funcionário em viagem de negócios. Indica em que período o funcionário faz uma viagem de negócios, para que local e com que finalidade. Um documento acompanhante é uma atribuição de trabalho, que especifica com mais detalhes o objetivo da viagem, as etapas de interação com contratados, clientes, potenciais compradores ou outras pessoas.
Após a execução do pedido e da tarefa oficial, segue-se o pagamento de um valor antecipado destinado a gastos durante uma viagem de negócios. O adiantamento cobre as despesas diárias: alojamento, refeições e despesas conexas (deslocação ao local).
Ao enviá-lo em viagem de negócios, o funcionário recebe um adiantamento em dinheiro para pagar as despesas de viagem e aluguel de uma residência e despesas adicionais associadas à moradia fora do local de residência permanente (diárias).
Os pagamentos finais são feitos no retorno do funcionário de uma viagem de negócios, após ele ter compilado um relatório antecipado e transferido todas as despesas incorridas. Se o adiantamento pago antes da viagem não cobrir essas despesas, o empregado recebe o valor restante. Mas isso acontece após a aprovação do relatório prévio pelo diretor da organização ou pessoa autorizada, porque muitas vezes há despesas que não se justificam do ponto de vista da atividade comercial. Digamos que um funcionário comeu uma grande quantia em dinheiro em um restaurante em uma viagem de negócios e anexou um cheque ao relatório antecipado. O diretor pode considerar essas despesas irracionais, portanto, as despesas neste caso não serão reembolsadas ao funcionário.
Neste caso, ambas as opções são possíveis.
Se o dinheiro for emitido no caixa, é anotado que foi emitido para despesas de viagem. Além disso, um extrato do funcionário é anexado ao pedido em dinheiro, no qual ele pede para pagar em dinheiro. Essa exigência existe desde 2012.
Ao transferir o subsídio de viagem para o cartão pessoal do trabalhador, o objetivo do pagamento também indica que esse dinheiro é para uma viagem de negócios ou é para diárias, dependendo de como o objetivo da viagem é formulado no certificado de viagem.
Quando o dinheiro é recebido, todos os documentos são processados, o funcionário recebe um certificado de viagem e, a seguir, no departamento de pessoal, no departamento de contabilidade ou na secretária, ele é carimbado quando sai em viagem de negócios (a data é indicada) , de onde sai, a assinatura de quem confirma a saída do trabalhador dos locais de trabalho.
A data em que as colunas são preenchidas na saída no verso do certificado de viagem é considerada a data em que o funcionário é enviado ao destino. Após chegar ao local da viagem de negócios, marca a chegada no departamento de contabilidade, junto à secretária ou outra pessoa que tenha o carimbo da organização.
Acontece que um funcionário destacado é enviado para um local e tem que ir para outras organizações para resolver algumas tarefas de trabalho. Nesses casos, no verso do comprovante de viagem, é necessário refletir todos os pontos de chegada e saída do funcionário, para que não haja problemas na justificativa das despesas de viagem.
A etapa final de preenchimento do verso ocorre quando o funcionário retorna à sua organização. Ele coloca uma marca na chegada à organização no departamento de pessoal, e nisso o verso do certificado de viagem é considerado concluído. No prazo de três dias úteis após o regresso de uma viagem de negócios, o colaborador deve comunicar e apresentar um relatório prévio de todas as despesas efetuadas.
Um relatório de despesas é um documento no qual todos os documentos principais que confirmam as despesas são arquivados.
No folha de rosto caber:
No verso do relatório antecipado, o funcionário indica:
Após o preenchimento do verso, o relatório antecipado é enviado ao departamento de contabilidade. O serviço de contabilidade preenche uma lombada na parte inferior do relatório de despesas, que indica os seguintes dados: quem forneceu o relatório de despesas, o número do relatório de despesas, a data, quem aceitou o relatório de despesas. A lombada é arrancada e entregue ao funcionário como confirmação de que ele apresentou este relatório prévio.
Deve-se ter em mente que o custo das viagens em transporte público (trólebus, ônibus, bonde) está incluído no subsídio diário, pelo que o empregador tem o direito de não reembolsá-los. Isso não está previsto em lei. As passagens do metrô são reembolsadas mediante apresentação de recibo e bilhete.
Custos para trens suburbanos e trens de longa distância, o empregador é obrigado a reembolsar. As viagens de microônibus de um município para outro também são reembolsadas. Ao mesmo tempo, viagens de microônibus dentro da cidade não são reembolsadas.
Até 2012, havia restrições ao custo da habitação. Atualmente, a contratação de moradia não é limitada por lei, tudo depende de como o empregado concorda com o empregador. Se o empregador, por meio de documentos internos, permitir que você alugue acomodação em um hotel cinco estrelas, o funcionário poderá fazer isso. O custo de todo o valor, neste caso, será incluído na despesa.
Durante a viagem de negócios da delegação, podem surgir várias despesas adicionais, por exemplo, as associadas ao custo de restaurantes, etc. ) . Se essa restrição não for superada, todas as despesas poderão ser consideradas no cálculo dos impostos (imposto sobre lucros ou imposto relacionado à aplicação do sistema tributário simplificado).
O que fazer se as despesas ultrapassarem os limites permitidos? Nesses casos, o empregador pode reembolsar o empregado por todas as despesas, apesar de a norma ter sido excedida, mas pode levá-las em consideração no cálculo dos impostos apenas na medida em que a lei se aplicar, e amortizar o restante das perdas .
Atualmente, a lei permite o pagamento de diárias, que não estão sujeitas ao imposto de renda pessoal, no limite de 700 rublos. por dia. Mas se, por exemplo, o diretor fizer uma viagem de negócios, podemos supor que 700 rublos. um dia não é suficiente para ele. Ele pode receber uma grande quantia, enquanto uma quantia superior a 700 rublos estará sujeita a um imposto de renda pessoal de 13%.
No caso de viagens de negócios ao exterior, a diária varia de acordo com o país para o qual o viajante de negócios é enviado. Isso também é regulamentado por lei.
O valor da diária é aprovado por despacho do diretor, no qual é possível prescrever para quais categorias de trabalhadores qual valor da diária é fixado. Você pode definir qualquer critério (por departamentos, cargos, sobrenomes etc.), que pode ser interpretado de forma inequívoca e usado ao especificar a diária no pedido.
A diária é paga por todos os dias em que o funcionário estiver em viagem de negócios. O subsídio de viagem é calculado de acordo com dias do calendário com base no rendimento médio.
O salário de um funcionário é de 20.000 rublos, ele é enviado em viagem de negócios. Mas no mês passado, o funcionário recebeu um bônus anual de 100.000 rublos. No cálculo do pagamento dos dias de viagem, será considerado o prêmio pago no mês anterior. Isso afetará o valor acumulado diariamente para o funcionário. Se ele trabalhasse este mês em uma organização e não fizesse uma viagem de negócios, receberia 20.000 rublos. Mas como ele foi em viagem de negócios, o valor que receberá será calculado da seguinte forma:
Às vezes, o contador calcula incorretamente o valor do subsídio de viagem e o funcionário começa a descobrir como foi calculado o tamanho médio remunerações. Acontece que eles não levaram em consideração alguns pagamentos ou não contaram a viagem de negócios de acordo com os ganhos médios, mas simplesmente calcularam o salário. O empregado tem o direito de exigir o acréscimo salarial com base no rendimento médio, o que aumentará significativamente seus pagamentos no mês corrente.
Há momentos em que acontece o contrário. Por exemplo, no mês passado, um funcionário mudou de um cargo para outro e o salário médio era menor que o salário dele. Nesse caso, o salário pelo tempo gasto em viagem de negócios será menor.
Acontece que um funcionário tem que não só trabalhar em uma viagem de negócios em um dia de folga, mas também processar. Isso é exigido pelas circunstâncias comerciais. Nesse caso, o funcionário deve fornecer a confirmação de que realmente teve processamento. A confirmação pode ser emitida diretamente na organização em que trabalhou. Por exemplo, o fato do processamento pode ser confirmado no departamento de pessoal. Ao mesmo tempo, além da confirmação, também é importante ter uma tarefa do seu empregador que indique diretamente que a jornada de trabalho nesses dias durou duas horas a mais. Se o empregador não tiver dado uma indicação direta disso, ele tem o direito de não pagar ao empregado por esse processamento. Pode haver casos em que um funcionário sem escrúpulos entra em acordo com a organização a que chegou, e aí elaboram documentos que não correspondem à realidade. Qualquer processamento é iniciado pelo empregador, o próprio funcionário não pode estender a jornada de trabalho.
O mesmo se aplica ao trabalho nos fins de semana. Se um funcionário, durante uma viagem de negócios, for trabalhar nos finais de semana, isso deve ser acordado com o empregador, deve ser emitido um despacho e, em seguida, seu trabalho nos finais de semana será pago.
Se o empregador instruir o empregado a sair e trabalhar em um fim de semana ou feriado, o pagamento será feito de acordo com o Código do Trabalho no dobro do valor. Mas como o pagamento de um funcionário cedido é baseado no salário médio, surge a pergunta: como ele deve calcular o trabalho em um dia de folga: dobrar o salário ou salário médio?
O trabalho de fim de semana em viagem de negócios é pago em dobro, ou seja, não é calculado o rendimento médio, mas é calculado o valor ou salário, dividido pelo número de dias úteis, o valor resultante é multiplicado por 2.
Talvez não exista tal organização que não envie seus funcionários em viagens de negócios. As viagens de negócios têm finalidades diversas: representação e contratação, manutenção de equipamentos, compra de insumos, venda de produtos, treinamento... características comuns documentação e contabilidade. Os especialistas do serviço My Business analisaram as perguntas mais frequentes sobre viagens de negócios.
Quais funcionários podem ser enviados em uma viagem de negócios?
A organização tem o direito de enviar em viagem de negócios apenas funcionários que mantenham relações trabalhistas com ela (incluindo trabalhadores de meio período, trabalhadores domésticos, trabalhadores estrangeiros).
Confirmação: art. 166 do Código do Trabalho da Federação Russa, cláusula 2 do Regulamento, aprovado pelo Decreto do Governo da Federação Russa nº 749 de 13 de outubro de 2008
Ao trabalhador que se desloque em viagem de negócios são asseguradas as garantias previstas na legislação laboral, nomeadamente:
Preservação do local de trabalho (cargo);
Economizar ganhos médios pelo tempo gasto em uma viagem de negócios;
Reembolso de despesas associadas a uma viagem de negócios (despesas de deslocação, alojamento, ajudas de custo diárias, etc.).
Estas garantias aplicam-se também aos trabalhadores a tempo parcial (tanto internos como externos). Ao mesmo tempo, o trabalhador de meio período precisa manter o rendimento médio durante o tempo em viagem de negócios apenas com o empregador que o enviou em viagem de negócios. Se o funcionário for enviado em viagem de negócios tanto no local de trabalho principal quanto em meio período, o salário médio deve ser mantido por ambos os empregadores. O reembolso das despesas de viagem neste caso é distribuído entre os empregadores por acordo entre eles (parte 1 do artigo 168, parte 2 do artigo 287 do Código do Trabalho da Federação Russa).
Deve-se lembrar que alguns funcionários podem ser enviados em viagem de negócios apenas com seu consentimento por escrito e desde que as viagens de negócios não sejam proibidas para eles de acordo com um relatório médico. Isso se aplica á:
Mulheres com filhos menores de três anos;
Mães (pais) que criam filhos menores de cinco anos sem cônjuge;
Funcionários com filhos deficientes;
Funcionários que cuidam de familiares doentes (com atestado médico) (partes 2-3 do artigo 259 do Código do Trabalho da Federação Russa).
Comente:Obtendo permissão para viajar de trabalhadores especificados, devem ser notificados por escrito de que têm o direito de se recusar a viajar. É conveniente emitir uma única notificação que combine tanto a informação sobre o direito de recusar uma viagem de negócios como a oportunidade de consenti-la. Por exemplo, a seguinte redação pode ser incluída na notificação: “De acordo com o art. 259 do Código do Trabalho da Federação Russa, você tem o direito de recusar uma viagem de negócios porque tem um filho menor de três anos. A recusa em enviar em uma viagem de negócios não implicará em você ser atraído por responsabilidade disciplinar. Pedimos que assine o recibo deste aviso (cópia do empregador), coloque a data de sua entrega e uma nota de consentimento (discordância) para uma viagem de negócios. Uma amostra completa dessa notificação (com a possibilidade de substituir seus dados) pode ser baixada do sitewww. moedelo. organização .
Para eles, viajar é proibido.
O empregador não tem direito a enviar em viagem de negócios:
Mulheres grávidas (parte 1 do artigo 259 do Código do Trabalho da Federação Russa);
Funcionários durante o período do contrato estudantil. Uma exceção são os casos em que uma viagem de negócios está relacionada ao aprendizado (parte 3 do artigo 203 do Código do Trabalho da Federação Russa);
Funcionários que não atingiram a idade de 18 anos. A exceção são os atletas (parte 3 do artigo 348.8 do Código do Trabalho da Federação Russa), trabalhadores criativos (art. 268 do Código do Trabalho da Federação Russa). A lista de profissões e cargos de trabalhadores criativos foi aprovada pelo Decreto do Governo da Federação Russa nº 252 de 28 de abril de 2007;
Cidadãos que trabalham com base em contratos de direito civil.
Período da viagem de negócios: há alguma restrição?
O prazo máximo para que um colaborador esteja em viagem de negócios (inclusive no exterior) não está previsto em lei. A exceção são os trabalhadores estrangeiros enviados para fora das regiões da Rússia nas quais receberam uma autorização de trabalho. Em relação a eles, são determinados os prazos máximos de permanência em viagem de negócios (artigo 6º, art. 13 da Lei Federal nº 115-FZ, de 25 de julho de 2002, anexo à Portaria do Ministério da Saúde e Desenvolvimento Social Rússia nº 564n de 28 de julho de 2010).
A organização determina o prazo da viagem de negócios de forma independente, levando em consideração o volume, a complexidade e outras características da tarefa. Deve ser especificado em documentos de viagem, que são assinados pelo responsável (ou pessoa por ele autorizada para tal). Ao mesmo tempo, a legislação trabalhista atual não prevê nenhuma diferenciação de viagens de negócios em curtas e longas (cláusula 4 do Regulamento aprovado pelo Decreto do Governo da Federação Russa nº 749 de 13 de outubro de 2008, Carta do Ministério das Finanças da Rússia nº de abril de 2010, Carta do Ministério da Saúde e Desenvolvimento Social da Rússia nº 924-12 de 16 de março de 2010).
Quais documentos emitir antes de uma viagem de negócios?
Ao enviar um funcionário em viagem de negócios, são emitidos os seguintes documentos:
- atribuição de trabalho para enviar um funcionário em viagem de negócios e um relatório sobre sua implementação (no formulário nº T-10a). Ao mesmo tempo, o trabalhador destacado preenche a coluna 12 “Breve relatório sobre a atribuição” apenas após o regresso de uma viagem de negócios;
- ordem(instrução) do chefe para enviar um funcionário em viagem de negócios (no formulário nº T-9 (formulário nº T-9a - usado ao enviar dois ou mais funcionários em viagem de negócios ao mesmo tempo));
- (de acordo com o formulário nº T-10). Este documento deve ser emitido apenas ao enviar um funcionário em viagem de negócios na Rússia e nos países da CEI com os quais foram concluídos acordos intergovernamentais. Desde que, com base nesses acordos nos documentos de entrada e saída, nenhuma marca seja feita ao cruzar a fronteira russa. Em outros casos, ao enviar um funcionário em viagem de negócios ao exterior, não é necessário emitir um certificado (cláusula 7, 15 do Regulamento aprovado pelo Decreto do Governo da Federação Russa nº 749 de 13 de outubro de 2008, Cartas do Ministério das Finanças da Rússia nº 03-03-04 / 1/469 de 17 de maio de 2006 nº 03-03-04/1/660 de 8 de setembro de 2006).
A lista desses documentos é a mesma para todos os trabalhadores cedidos, inclusive ao enviar o chefe da organização em viagem de negócios (Carta Rostrud nº 1143-TZ de 11 de março de 2009).
Confirmação: Instruções para a solicitação e preenchimento de formulários para contabilização do trabalho e seu pagamento (nº T-9 e nº T-9a, nº T-10, nº T-10a), aprovados pelo Decreto do Estado Comitê de Estatística da Rússia nº 1 de 5 de janeiro de 2004
Comente:Ao elaborar muitos procedimentos de pessoal, um atributo necessário é um memorando de um funcionário interessado, o que justifica a necessidade de um adequado Decisão de gestão. Também pode ser elaborado antes do envio do funcionário em viagem de negócios, explicando o objetivo e os motivos da viagem, porém não é exigido memorando como parte deste procedimento. Deve ser apresentado somente se estiver expressamente previsto no art. documentos internos(em particular, na política contábil) e (ou) no ato regulamentar local do empregador - por exemplo, no Regulamento sobre viagens de negócios (inciso 3º do artigo 6º da Lei Federal nº 129-FZ de 21 de novembro de 1996 , parte 2 do artigo 5, parte 1, artigo 8 do Código do Trabalho da Federação Russa). A forma da nota de serviço, o procedimento e os casos de preenchimento não estão previstos em lei. Portanto, a organização decide de forma independente se é necessário emiti-lo ao enviar um funcionário em viagem de negócios ou não.
Quais documentos emitir após uma viagem de negócios?
Ao retornar de uma viagem de negócios, é necessário preencher alguns documentos emitidos ao enviar um funcionário em viagem de negócios, bem como preencher um relatório prévio.
Você precisa preencher os seguintes documentos: certificado de viagem(se foi feito) relatório de viagem de negócios(verso da atribuição). Você também precisará anexar vários outros documentos ao relatório antecipado do funcionário (por exemplo, documentos que comprovem o tempo gasto em uma viagem de negócios ao exterior, documentos de viagem etc.).
relatório avançado deve ser elaborado de acordo com o formulário unificado nº AO-1. Este relatório, juntamente com os documentos que comprovam as despesas de viagem (nomeadamente, bilhetes de viagem, contas de hotel, etc.), deve ser apresentado pelo trabalhador ao empregador no prazo de três dias úteis após o regresso de uma viagem de negócios. Este período aplica-se a viagens de negócios nacionais e estrangeiras. Além disso, se o funcionário retornou de viagem de negócios em um final de semana (ou feriado), o prazo de três dias deve ser contado a partir do primeiro dia útil seguinte ao dia do retorno.
Confirmação: Cláusula 4.4 do Regulamento sobre o procedimento para realização de transações em dinheiro, Instruções para uso e preenchimento do formulário nº AO-1, aprovado pelo Decreto do Comitê Estatal de Estatística da Rússia nº 55 de 1º de agosto de 2001, Instruções para a aplicação e preenchimento de formulários para contabilização do trabalho e seu pagamento (nº T-10, nº T-10a), aprovado pelo Decreto do Comitê Estatal de Estatística da Rússia nº 1 de 5 de janeiro de 2004
Reembolso de despesas de viagem
Um funcionário enviado em viagem de negócios deve ser compensado pelas despesas associadas à viagem de negócios. Em particular, estes incluem:
Despesas de viagem;
Despesas de habitação;
Subsídio diário;
Outras despesas incorridas pelo empregado com o consentimento do empregador.
Valores específicos, bem como o procedimento para reembolso de despesas de viagem, devem ser fixados em acordo coletivo ou outro documento regulatório local, por exemplo, no Regulamento sobre viagens de negócios (artigo 168 do Código do Trabalho da Federação Russa).
Como confirmar despesas?
É possível comprovar as despesas de deslocação efectuadas pelo trabalhador (incluindo para efeitos fiscais) com documentos que justifiquem um ou outro tipo de despesas: deslocação, alojamento, ajudas de custo diárias.
A legislação não define uma lista específica de documentos comprovativos que uma organização pode utilizar para justificar as despesas de deslocação dos colaboradores.
De acordo com o Ministério das Finanças da Rússia, o Serviço Fiscal Federal da Rússia, os documentos que confirmam a viagem custos de viagem e acomodação de funcionários, pode ser:
Relatório prévio (formulário nº AO-1), aprovado pelo chefe da organização;
Certificado de viagem (formulário nº T-10);
Documentos comprovativos das despesas do trabalhador com deslocações (incluindo as emitidas em formato eletrónico), arrendamento de habitação, etc. (anexos ao relatório prévio).
Ao mesmo tempo, a presença de documentos como uma atribuição de trabalho (formulário nº T-10a) e uma ordem para enviar um funcionário em uma viagem de negócios (formulário nº T-9, formulário nº T-9a) não é necessário para confirmar as despesas.
Confirmação: Cartas do Ministério das Finanças da Rússia nº 03-03-06/1/764 de 19 de novembro de 2009, nº 03-03-05/169 de 14 de setembro de 2009, Serviço Fiscal Federal da Rússia nº MN -22-3/890 de 25 de novembro de 2009
Devido ao fato de um certificado de viagem ser emitido apenas para viagens de negócios na Rússia e nos países da CEI, ao enviar um funcionário em viagem de negócios ao exterior para outros países estrangeiros, cópias das páginas do passaporte internacional com marcas de passagem de fronteira devem estar disponíveis (cláusulas 7, 15 do Regulamento aprovado Decreto do Governo da Federação Russa nº 749 de 13 de outubro de 2008).
Justificação despesas diarias são necessários documentos elaborados ao enviar um funcionário em viagem de negócios (em particular, um certificado de viagem - ao viajar em viagem de negócios na Rússia, países da CEI). Além disso, você não precisa apresentar vários cheques e recibos.
Confirmação: cartas do Ministério das Finanças da Rússia nº 03-03-06/1/741 de 11 de novembro de 2011, nº 03-03-06/1/206 de 1º de abril de 2010, nº 03-03- 01/06/770 datado de 24 de novembro de 2009
Além disso, em determinadas condições, é possível ter em conta para efeitos de tributação dos rendimentos as despesas do trabalhador destacado para:
Táxi para o aeroporto de onde parte em viagem de negócios;
Pagamento de serviços de sala VIP de aeroporto;
Aluguel de veículo em viagem de negócios;
Preço conversas telefônicas(Acesso à Internet) do hotel.
Quanto por dia pagar?
A organização determina o valor da diária de forma independente. Deve estar consagrado em convenção coletiva (outro documento normativo local, por exemplo, no Regulamento de viagens de negócios). Ao mesmo tempo, o valor da diária deve ser estabelecido tanto para viagens de negócios na Rússia (viagens de negócios internas) quanto para viagens de negócios ao exterior (artigo 168 do Código do Trabalho da Federação Russa, parágrafo 2, cláusula 16 do Regulamento, aprovado pelo Decreto do Governo da Federação Russa nº 749 de 13 de outubro de 2008).
Para os dias em que o funcionário estiver na estrada, as diárias devem ser pagas no valor estabelecido por:
Para viagens internas de negócios - ao viajar pelo território da Rússia;
Para viagens de negócios ao exterior - ao passar pelo território do respectivo país estrangeiro(cláusula 17 do Regulamento aprovado pelo Decreto do Governo da Federação Russa nº 749 de 13 de outubro de 2008).
Para os dias de passagem da fronteira de um determinado estado, as diárias devem ser pagas no valor estabelecido para o estado em que o funcionário entrou (cláusula 18 do Regulamento aprovado pelo Decreto do Governo da Federação Russa nº 749 de outubro 13, 2008).
Em cada empresa, pode ser necessário enviar funcionários em viagem de negócios. Ao mesmo tempo, o contador precisa saber organizar adequadamente uma viagem de negócios de acordo com a letra da lei.
O processo de emissão de viagens de negócios em 2017 manteve-se inalterado. Pelo fato de a empresa poder amortizar os custos associados a uma viagem de negócios dentro dos limites estabelecidos, é importante que o contador conheça as nuances. Considere como organizar uma viagem de negócios para um funcionário em 2017 e prepare todos os documentos necessários para isso.
A base para o envio de um funcionário em viagem de negócios é a ordem do chefe no formulário T-9. A forma deste formulário é unificada e aprovada pelo Decreto do Comitê Estadual de Estatística nº 1 de 01.05.04. (formulário OKUD 0301022). No entanto, a lei não proíbe a utilização de formulário próprio deste documento, desde que aprovado pela organização. Devido ao fato de que atualmente o contador não elabora o grande pacote de documentos para um trabalhador destacado que antes era exigido (as certidões de viagem e as atribuições oficiais foram canceladas pelo Decreto do Governo nº 1.595 de 29.12.14), elaborando um pedido é essencial para o fluxo de documentos da empresa.
Ao responder à questão de como organizar uma viagem de negócios para um funcionário em 2017, é importante considerar que o despacho do chefe não é o único documento cuja preparação é requisito obrigatório na realização de uma viagem de negócios.
Como organizar uma viagem de negócios e justificar os custos incorridos ao fisco? A necessidade de confirmar as despesas de viagem é determinada pela lei tributária, em particular os artigos 252, 264, 313, 314 do Código Tributário da Federação Russa.
Se, na fase de envio do funcionário em viagem de negócios, o empregador se comprometer a emitir seu pedido na forma de despacho, o funcionário, ao retornar ao empregador, deverá relatar as despesas incorridas por meio de um relatório de despesas preenchido.
A forma deste documento AO-1 também é unificada - aprovada pela Portaria do Comitê Estadual de Estatística nº 55, de 01.08.01. (código de acordo com OKUD 0302001). A organização tem o direito de usar em suas atividades um documento de formato diferente se contiver todas as informações necessárias para divulgação.
Com base no relatório prévio enviado ao departamento de contabilidade, a empresa tem a oportunidade de justificar os custos incorridos antes da inspeção. O Decreto do Governo define prazos específicos dentro dos quais o colaborador deve apresentar à organização um relatório prévio e originais de todos os documentos comprovativos (cheques, bilhetes, recibos). Assim, de acordo com o Decreto Governamental nº 749 de 13.10.08. o funcionário deve enviar um relatório com antecedência em até 3 dias úteis após o retorno de uma viagem de negócios.
O relatório deve ser elaborado em uma via, destinada ao pessoal da contabilidade. Além disso, são anexados os documentos originais que comprovam todas as despesas incorridas durante o período de viagem de negócios, exceto diárias (seus funcionários podem gastar a seu critério).
O relatório prévio apresentado ao departamento de contabilidade está sujeito à verificação de um especialista com posterior transferência para assinatura do responsável da organização. Depois disso, o funcionário devolve os fundos não gastos ao caixa ou solicita o reembolso.
O procedimento para emissão de uma viagem de negócios em 2017 permaneceu inalterado. O primeiro passo é determinar quais custos são devidos. Esses incluem:
Com base em um pedido de envio em viagem de negócios, o funcionário recebe diárias e o valor do subsídio de viagem estabelecido no documento.
Considerando a questão de como organizar adequadamente uma viagem de negócios em 2017, muitas dúvidas surgem sobre o valor da diária a pagar ao funcionário. Os empregadores têm o direito de determinar independentemente a quantidade de recursos financeiros que um funcionário precisará para concluir com sucesso uma atribuição de trabalho. No entanto, a legislação tributária define dimensões máximas pagamentos diários que uma organização pode levar em consideração ao tributar:
Caso o valor das diárias pagas ao empregado seja maior, a diferença entre o valor máximo e o valor real da empresa não pode ser considerada no cálculo do imposto de renda das pessoas jurídicas.
Assim, considerando a questão de como organizar uma viagem de negócios em 2017, notamos que em este momento Os documentos obrigatórios ao registrar uma viagem de negócios são a ordem do chefe no envio de uma viagem de negócios e um relatório prévio elaborado pelo funcionário.
