Há uma opinião de que uma pessoa entre 25 e 30 anos pode ser assistente. Muitos especialistas são muito céticos sobre o estabelecimento de tais limites. O trabalho que exige alta tensão e alta concentração de atenção exige profissionalismo, estabilidade psicológica e habilidades de comunicação, que são adquiridas unicamente por meio de conhecimento, experiência e reputação. É por isso que recentemente o cargo de assistente pessoal cresceu significativamente. Concentrando-se em um conjunto de parâmetros e características objetivas e subjetivas, uma pessoa que atingiu plena maturidade pessoal e profissional pode ser considerada um assistente confiável. Deste ponto de vista, o aniversário de 30 anos não é a etapa final da carreira do assistente, mas sim o seu ponto de partida. Mais recentemente, os assistentes pessoais eram em sua maioria mulheres. Hoje, um assistente do sexo masculino não é mais uma raridade - ele se distingue por propósito, determinação e contenção emocional, tem inteligência, capacidade de pensar estrategicamente. Por sua vez, as assistentes femininas são mais resistentes ao estresse, adaptam-se melhor, sentem melhor as nuances dos relacionamentos devido à sua flexibilidade, encontram rapidamente uma saída situação difícil, atentos aos detalhes e com capacidade de ouvir, são mais pacientes ao realizar trabalhos rotineiros. Portanto, a escolha de um assistente deve ser baseada não em seu gênero, mas no profissionalismo, um conjunto de habilidades.
Os requisitos educacionais para um candidato ao cargo de assistente pessoal não são muito rigorosos: eles podem ser um especialista com ensino superior em qualquer área, o principal é a presença de outros componentes necessários para a implementação da funcionalidade para esta posição. Na maioria das vezes, os humanitários conseguem o papel de assistentes - especialistas na área de negócios de turismo, relações públicas e suporte de documentação para gerenciamento, historiadores, tradutores, jornalistas, filólogos. O assistente pode ter formação técnica, econômica ou jurídica - esses profissionais muitas vezes têm uma mentalidade analítica, demonstram suas habilidades na elaboração de revisões, relatórios ou supervisão de projetos e realizam tarefas de maior complexidade. E claro, a educação correspondente ao perfil da empresa é sempre bem-vinda.
Ao mesmo tempo, os requisitos de experiência de trabalho e habilidades profissionais de um assistente são muito altos. Aqueles que pensam que Assistente Pessoal basta ter habilidades de secretariado - saber uma língua estrangeira, usar um computador, ter experiência em compilar cartas comerciais e fornecimento de viagens de negócios, reserva de passagens e organização de reuniões de negócios. Além de todos os itens acima, o assistente deve:
Possuir uma mentalidade analítica e a capacidade de pensamento lógico;
Tenho boa memória, tenha uma resposta rápida;
Seja trabalhador, resistente, resistente ao estresse;
Ter uma visão ampla, discurso competente;
Ser capaz de assumir responsabilidades;
Tenha bom gosto;
Esteja comprometido com os interesses corporativos e os interesses pessoais de seu líder.
Deve-se notar uma nuance da vida de um assistente pessoal da cabeça como sua vida pessoal. E.V. sabe disso. Mayorova, Diretora de RH, PRIME DEVELOPMENT
Um gerente assistente, como qualquer pessoa, tem direito à privacidade. Mas, poucas pessoas conseguem manter um equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. Resolver as tarefas estabelecidas pelo líder exige uma quantidade enorme de tempo e esforço e, enquanto isso, o círculo de conhecidos é significativamente menor devido ao emprego constante. Muito tempo passa, e de manhã a manhã você tem que resolver os problemas dos outros. A linha entre o trabalho e a vida pessoal torna-se invisível, e ciclo da vida aceitável para a maioria das pessoas - 8 horas de sono, 8 horas de trabalho e 8 horas de entretenimento e recreação - não é realizado em nenhum dos dias da semana. Na maioria dos casos, isso termina em um relacionamento não comercial. As ofertas dos empregadores sobre a vaga de um subsecretário e subgerente bem remunerado são frequentemente encontradas em sites e em meios especializados em emprego, mas não são poucos os que desejam assumir essa posição. Várias histórias de romances femininos sobre meninas que pensam e tentam organizar uma vida pessoal no trabalho convencem de que isso é possível. Em que condições a trama romance feminino pode traduzir em Vida real, pode ser imaginado a partir de observações de vida de colegas, amigos que trabalham nesses cargos, navegando nos sites das agências de recrutamento para busca de emprego. Por exemplo, quando um gerente procura propositalmente um referente com um certo conjunto de qualidades para desempenhar não apenas as funções padrão da descrição do trabalho, mas também outras funções, muitas vezes de natureza não comercial. Essa tradição, que chegou ao nosso país do Ocidente, se espalhou na Rússia desde os tempos da perestroika. atualmente atingindo seu pico mais alto de popularidade.
Também é comum que um assistente, após o primeiro mês de trabalho, se depare com reclamações do diretor que não coincidem com seus valores e princípios de vida. Acontece, é claro, que os princípios da vida podem mudar com um assistente, a simpatia mútua pode aparecer. Mas, muitas vezes nesta situação, tudo geralmente não termina com algumas dicas da cabeça. E em caso de recusa, omissões, descontentamento público, observações e demissão certamente seguirão. Também pode haver um desenvolvimento gradual de uma relação comercial entre supervisor e assistente. Com o tempo, as pessoas vão se acostumando, conhecendo e conversando sobre negócios por vários meses ou anos. trabalho conjunto. O final nesses casos tem uma grande variabilidade: desde irritar um ao outro e se separar até formalizar o relacionamento. Por mais variadas que sejam as tramas da vida dos assistentes, no entanto, a decisão de atingir um objetivo de carreira, uma certa riqueza material, estabelecendo uma relação pessoal com o líder, dificilmente pode ser considerada bem-sucedida. Na maioria das vezes, os sonhos do referente de um casamento bem-sucedido com o líder também são irrealizáveis. Seja como for, não será supérfluo refletir sobre a experiência de outra pessoa de referentes assistentes que já percorreram um caminho semelhante. Os gerentes que escolhem um assistente, é claro, procuram antes de tudo um profissional competente e funcionário profissional, possivelmente um devoto. Mas, ao mesmo tempo, uma aparência apresentável é importante para esta profissão, por isso a presença de uma foto no currículo é um requisito frequente para os candidatos a esta vaga. E, no entanto, é duvidoso que um gerente possa se contentar com uma pessoa que não tem energia e não está interessada em trabalhar com perspectiva de crescimento e que não conta com cooperação de longo prazo. Os empresários são responsáveis por seus negócios e priorizam, como esperado: em primeiro lugar - trabalho de sucesso e resultados concretos. Assim, os candidatos à vaga de assistente pessoal, após pré-seleção por foto e currículo, também passam por uma entrevista, incluindo discussão sobre currículo, competências profissionais, condições de trabalho e nível salarial, preenchendo então o candidato geralmente aceito. questionário, passando testes psicológicos etc. Devido aos estereótipos predominantes, acredita-se que um candidato que consegue um emprego como assistente do chefe está procurando caminhos fáceis na vida, em particular, uma carreira de sucesso, e talvez esteja contando com uma vida pessoal de sucesso. No entanto, como mostra a experiência, na realidade, as expectativas do assistente e do gerente raramente coincidem. A assistente, mais frequentemente uma jovem, espera mudanças globais não apenas em termos de carreira, mas também em sua vida pessoal devido à idade e, em regra, o gerente tem planos completamente diferentes. Sinais de atenção, elogios, o líder é percebido pelo assistente como uma potencial proposta para um relacionamento de longo prazo. O fato de o gerente se cansar da rotina dos negócios e dos problemas familiares e, às vezes, querer se divertir. O líder não tem planos de longo alcance para relacionamentos de longo prazo. E se a carreira do assistente não somar, o que se expressa na ausência de transferência para outro cargo nos primeiros dois ou três anos de trabalho, é melhor que ele simplesmente saia da empresa.
O CEO de uma empresa de consultoria uma vez compartilhou comigo como ele vê a assistente ideal, das qualidades obrigatórias ele indicou que ela tinha qualidades pessoais como gentileza e receptividade, inteligência, atenção. Isso também incluiu relacionamentos informais. Um assistente em potencial é realmente oferecido o papel de uma segunda esposa - que o líder esconde de todos .. Nessa situação, é difícil ser feliz para uma mulher. Mas ela nunca ficará satisfeita com um papel secundário. Ao contrário, com o passar do tempo, o conflito emocional de uma assistente feminina se torna mais agudo, pois quanto mais duram as relações comerciais e informais, mais aparecem os fios e as relações invisíveis entre as pessoas. A situação é muito complicada após o nascimento de um filho comum, que em uma família comum fortalece o casamento mais do que o destrói, o que não pode ser dito sobre a situação de convivência tácita, geralmente escondida de amigos, parentes e esposa. Muitas vezes, os assistentes recebem muitas responsabilidades que não estão relacionadas à descrição do trabalho. O cumprimento de “deveres estendidos” obriga os referentes a passar um tempo ilimitado com os gestores, resolvendo seus assuntos, inclusive os pessoais. Tudo ficaria bem, se não fosse a imersão excessiva nos assuntos do líder, cria no assistente a ilusão de uma confiança especial, e o líder forma um complexo de interesse pessoal no assistente como um elemento extremamente pessoa necessária. Tais relacionamentos de maior confiança podem criar um sentimento de apego na mulher e, às vezes, contribuir para o surgimento da dependência do líder. Em tal situação, o desfecho pode ser ruim. Como mostra a prática, não só o assistente pode depender do líder. O líder também pode se tornar dependente de seu assistente e até sofrer com isso.Muitas vezes, o clima moral e psicológico de toda a equipe depende do assistente. Em primeiro lugar, isso diz respeito ao referente, que está intimamente ligado ao líder não apenas pelos negócios, mas também pelas relações informais. Há casos em que todos os contatos com o líder se fecharam em seu assistente e, então, sem ter boas relações com um assistente, é impossível conseguir qualquer coisa - nem uma reunião com o chefe, nem suas decisões positivas ou rápidas, essenciais nos negócios. O líder depende do humor do assistente, e isso se reflete decisivamente em todos os funcionários. Em tal ambiente, o equilíbrio psicológico da equipe é perturbado. Os funcionários, por medo de cair nas mãos quentes de um assistente e depois do chefe, estão tentando esconder o real estado das coisas na empresa, são forçados a distorcer os fatos, o que afeta negativamente os resultados da empresa como um todo. E se a princípio tudo agrada a todos, mais tarde pode voltar ao líder não com vitórias, mas com problemas nos negócios. Longe de todo referente conseguir desempenhar o papel de assistente e amante ao mesmo tempo - o líder deve pensar nisso já no Estado inicial relacionamento informal com seu assistente. Esfriamento nos relacionamentos, característico da maioria romances de escritório entre o líder e seu assistente, às vezes sempre vem, às vezes inesperadamente para ambos ou uma das partes. A duração do período comercial e não comunicação Empresarial, a iniciação de um assistente nos segredos da "tribunal de Madrid" para todos os "casais" é diferente (principalmente de um a quatro anos). Durante esse tempo, a vida pessoal se mistura com o trabalho, como um coquetel na batedeira. O que fazer? A pergunta é primordialmente russa, muitas vezes ouvida quando uma pessoa se depara com um problema complexo. MAS problema sério aqui é óbvio: há um “acréscimo” para uma pessoa e seus interesses e, talvez, absolutamente nada promissor. A orientação menor do desenvolvimento de tais romances é uma característica da vida pessoal de um gerente assistente. Cuidar do líder começa por causa da necessidade primordialmente feminina de paternalismo, que gradualmente se transforma em hábito. E o que é mais desagradável, é esse hábito que se torna uma pedra de tropeço, arrastando gradualmente o assistente para o pântano de relacionamentos sem futuro específico. E então segue a perda do senso de responsabilidade pelo próprio destino e uma dependência mal disfarçada do líder - um representante dos "poderosos". Sobre aqueles que conseguiram se casar com seu líder e fazer carreira brilhante devido ao patrocínio de seu marido empresário, pouco é noticiado na imprensa, e justamente porque isso acontece muito raramente na vida. Mas ainda assim, acontece! Meu amigo, diretor geral de um escritório de advocacia, uma vez tentou me provar que tudo é possível na vida... Seu caso com uma assistente pessoal terminou bem para os dois, se for o caso, é claro. Casou-se com uma jovem assistente, deixando sua antiga família. A opinião dele soou como um sino tocando nos meus ouvidos: acontece que “você precisa tentar de tudo na vida: abrir seu próprio negócio, mudar de esposa se for necessário e, se possível, mudar sua pátria indo para o exterior”. E se com uma opinião sobre o "teste da caneta" no campo da descoberta próprio negócio, que se encaixa bem princípios de vida de qualquer personalidade madura, talvez todos concordem, então haverá, acredito, uma ampla discussão sobre a questão da mudança de esposa e pátria, e haverá muito mais oponentes a essa opinião do que defensores. Então, agora sua jovem esposa está encarregada da nova e mais difícil linha de negócios - a produção de malhas. Acorda antes do marido, está no trabalho desde as oito da manhã e só tarde da noite, por volta das dez, volta para casa. Acontece que apenas assistentes muito enérgicos e trabalhadores, prontos para se juntar às fileiras de mulheres de negócios constantemente ocupadas, trabalhando muito intensamente, 12 a 14 horas por dia, podem esperar esse casamento de sucesso.
E, no entanto, para os empresários russos, propor uma mão e um coração ao próprio secretário não é um passo característico, no entanto, assim como para seus colegas estrangeiros. O sonho de meninas e mulheres que conseguem um emprego como assistente de direção com o objetivo de um casamento bem-sucedido é semelhante ao sonho de obter uma grande vitória em um cassino: tudo depende de como a ficha cai. No entanto, de acordo com as observações, apenas pessoas muito ricas e ricas vão ao cassino para jogar, que perdem com mais frequência do que ganham, e não se importam - não ficam mais pobres. E quando a aposta é o próprio bem-estar, como no caso de uma assistente que não encontrou um "refúgio" de vida no papel de esposa legítima e companheira de armas de seu próprio líder, talvez não valha a pena risco? O amor no início de uma peça corporativa não precisa terminar feliz casamento em sua final.
("Secretário Referente" nº 10 2007)
Talvez nem um único diretor, gerente ou chefe moderno não consiga mais imaginar sua vida profissional sem uma secretária pessoal. Primeiro, ter um assistente é muito prestigioso. Em segundo lugar, um secretário realmente competente e responsável torna-se " mão direita» chefe, uma pessoa indispensável no empreendimento e, mais importante, uma garantia de que você sempre será pontual, não esquecerá nada e estará sempre no controle. Concordo, isso é muito importante em um ritmo frenético vida moderna. E, finalmente, você sempre pode redirecionar mensagens indesejadas para a secretária chamada telefónica, instrua um assistente a se comunicar com um cliente desagradável ou peça a um referente para organizar uma celebração pessoal. Muito conveniente, certo?
Se você está procurando um emprego como secretário, deve conhecer pelo menos os requisitos básicos que os empregadores impõem aos candidatos. É claro que cada caso individual difere em muitas nuances, e cada líder vê seu secretário sob uma luz especial. Para alguns, a presença do ensino superior não é nada importante, outros chefes colocam o conhecimento em primeiro plano, para alguns é importante apenas o tipo de café que o secretário prepara ou a aparência dele. A propósito, aqui está o que você precisa saber. Um empregador pode lhe dizer por um longo tempo e diligentemente sobre o que ele precisa de uma secretária e o que você fará, mas os leitores do MirCouncils não devem prestar atenção a esses discursos. Confie em mim, você terá muitas responsabilidades em seus ombros, muito mais do que está descrito na descrição do trabalho e o que lhe foi dito. Isso é feito para não assustar um funcionário em potencial. O cálculo é feito de que no processo de trabalho será mais fácil para você "jogar" um novo dever ou confiar a execução de tarefas especiais (nenhum chefe lhe dirá em uma entrevista que você terá que lembrá-lo das datas de nascimento de sua esposa e amantes, mas na prática será assim). 
Quando me formei na universidade, não tinha experiência de trabalho nem a confiança de que poderia conseguir rapidamente um emprego, pelo menos em alguma empresa. Por isso, quando liguei para o primeiro anúncio me deparei com o texto “Precisava-se de uma secretária para o chefe de uma fábrica de cervejas e não alcoólicos” e fui imediatamente convidado para uma entrevista, fiquei extremamente surpreso. Fiquei ainda mais surpreso quando, após a entrevista, me ofereceram para ir trabalhar no mesmo dia. Naturalmente, eu concordei. O salário me convinha, aluno de ontem, gostei do diretor, e o trabalho parecia livre de poeira. Muita coisa era novidade para mim, eu não sabia muito e tive que aprender com meus próprios erros, porque não havia ninguém para ajudar e sugerir. Fiquei muito grato à equipe e ao diretor pelo fato de serem solidários com meus erros de cálculo e não julgarem estritamente por erros e falhas. Em princípio, eu lidava perfeitamente com todas as principais tarefas: negociações, correspondência comercial, emissão de certificados de viagem, recebimento de convidados, trabalho com equipamentos de escritório, chá e café para o diretor e seus convidados. Em geral, não realizei nenhuma tarefa extrema, não lidei com questões de pessoal, dentro do horário e tive um horário legítimo para o almoço. Aos poucos, comecei a descobrir os "bastidores" da vida dos altos funcionários da empresa. Ganhei respeito apenas por minhas ações, embora não esconda, também havia colegas que simplesmente tinham vergonha de me dizer algo supérfluo ou ofensivo, porque eu era mais próximo do chefe e todos tinham medo dele. O gerente assistente é uma posição presente na estrutura de pessoal de quase todas as grandes ou médias empresas russas. Muitas vezes, os titulares desse cargo são vistos como secretários com uma gama muito limitada de funções e responsabilidades. Mas esta é uma abordagem completamente incorreta para entender as especificidades da posição em questão. O subgerente pode ser dotado da mais ampla gama de poderes. Os requisitos para suas qualificações e competência podem ser muito altos. Quais são as especificidades da posição, sobre a qual em questão? Quais são os direitos e responsabilidades típicos de um assistente executivo em uma empresa russa?
Qual é essa posição - "assistente da cabeça"? Os deveres de tal funcionário - quais são eles? Na maioria dos casos, o cargo de “auxiliar do chefe” refere-se ao secretário. Em casos raros, essa frase denota o cargo de vice-diretor - mas isso é típico, via de regra, para pequenas empresas. Em empresas mais ou menos grandes, as funções de assistente pessoal do chefe recaem principalmente nas funções de secretariado. Qual exatamente? Em primeiro lugar, trata-se de trabalho de escritório, trabalho com correspondência, resolução de problemas relacionados à organização de várias reuniões e outros eventos nos quais o chefe da empresa está diretamente envolvido. As funções de uma secretária (assistente) do chefe também quase sempre incluem atender telefonemas no escritório.
Em alguns casos, a posição correspondente é diferenciada em várias variedades. Assim, secretários que realizam principalmente trabalho técnico - recebimento de telefonemas, processamento de correspondência etc., são chamados de referentes. Por sua vez, os especialistas responsáveis pela organização de eventos e trabalhos de escritório são chamados de gerentes de escritório. Há um ponto de vista de que para um cargo de assistente do chefe, as funções e poderes são assumidos como mais amplos em comparação com os típicos de secretariado. Em particular, isso pode ser expresso na necessidade de participação pessoal em eventos em que o chefe participa - festas corporativas, negociações comerciais, feriados. O assistente neste caso pode ser responsável pelas apresentações preparadas pelo chefe, ou pela componente de imagem da participação do seu chefe no evento. Pode-se notar que nos livros de trabalho o cargo de gerente assistente é mais frequentemente referido como “secretário”.
Considere tal aspecto como os requisitos típicos para candidatos ao cargo de "gerente assistente". As funções que devem ser desempenhadas pelo funcionário no cargo correspondente exigem certas habilidades e qualificações. Sua lista específica é amplamente determinada pelas especificidades do trabalho do secretário. Portanto, se a atividade do gerente assistente corresponder principalmente à posição do referente, os requisitos neste caso não serão tão rigorosos: ensino médio, experiência mínima de trabalho, habilidades básicas para trabalhar com PC e equipamentos de escritório. Por sua vez, se a competência dos subgerentes incluir algumas funções gerenciais, a lista de requisitos nesse caso será maior e as responsabilidades do cargo envolverão mais alto nível qualificações de um candidato ao cargo de secretário.
Um conjunto típico de habilidades que um assistente executivo deve ter na maioria dos casos é: conhecimento de línguas estrangeiras, posse de populares programas de computador para trabalhar com documentos, imagens, apresentações. Um aspecto importante dos requisitos de qualificação para um assistente executivo são as qualidades pessoais. Estes incluem cortesia, atenção, boa vontade, responsabilidade, prontidão para resolver novos problemas. A faixa etária preferida para um candidato a assistente executivo em muitas organizações é de 18 a 35 anos. Mas, é claro, existem empresas que valorizam especialmente a experiência de um funcionário e, portanto, contratam de bom grado pessoas muito mais velhas.
Muitas empresas, no entanto, preferem recrutar para cargos que envolvam o desempenho de funções típicas de um auxiliar de chefia, especialistas sem muita experiência. Isso pode ser devido às especificidades do segmento de negócios em que a empresa atua. Em alguns casos, é melhor treinar um funcionário para trabalhar em uma empresa que, relativamente falando, abriu a primeira produção de microprocessadores para smartphones e tablets na Rússia, do zero, com imersão em todas as nuances necessárias de uma tecnologia tão alta segmento de negócios, do que tentar explicar a uma pessoa experiente que os métodos antigos de resolução de tarefas em alguns casos não funcionam.
Vamos considerar com mais detalhes a caracterização de uma posição como gerente assistente, deveres. Observamos acima que estes são amplamente reduzidos a funções de secretariado. Mas nem sempre é o caso. Muitas vezes acontece que o assistente do chefe da empresa, especialmente quando se trata de uma grande organização, está envolvido na tomada de decisões gerenciais importantes. Ele pode acompanhar as negociações em que o chefe participa - e não apenas no aspecto técnico, mas também se conectar aos diálogos relevantes, expressar opiniões, conselhos.
Em alguns casos, o gerente pode delegar algumas de suas funções ao seu assistente - por exemplo, informar a equipe da empresa sobre qualquer decisões de gestão. É claro que um funcionário na posição em questão muitas vezes realiza trabalhos relacionados a garantir o conforto das atividades de seu chefe - em termos de garantir que seu escritório tenha um microclima ideal, há sempre, relativamente falando, chá fresco, para que o principal o equipamento usado pelo gerente funciona de forma estável.
Então, agora sabemos quais são as responsabilidades do trabalho que caracterizam tal posição como gerente assistente. Nossa próxima tarefa é estudar as especificidades do horário de trabalho do funcionário na posição correspondente. Certamente em caso Geral o assistente desempenha as suas funções de acordo com o horário estabelecido pelo TC, ou seja, no quadro de uma jornada de trabalho de 8 horas, 5 dias por semana. Mas, na prática, são possíveis desvios significativos do regime correspondente. Esses cenários podem ser típicos para um cargo como assistente executivo com responsabilidades adicionais.
O fato é que um especialista trabalhando nesta posição pode estar envolvido não apenas nos assuntos de sua empresa, mas também na solução de problemas que não estão diretamente relacionados às atividades intracorporativas. Assim, um assistente com a devida autoridade pode ser enviado em viagens de negócios, seminários, conferências. Um funcionário também pode desempenhar algumas funções intermediárias entre seu supervisor e gerentes que trabalham em outras organizações - por exemplo, em termos de gerenciamento de documentos ou implementação de projetos conjuntos. O horário de trabalho para resolver esses problemas, é claro, pode estar longe do previsto pelo Código do Trabalho. Na verdade, torna-se irregular, muitas vezes mais do que as 8 horas padrão.
Considere como pode ser a descrição do trabalho de um gerente assistente. A estrutura do documento relevante, como regra, começa com disposições gerais. Podem indicar que o subgerente está na categoria profissional. Assim, já ao nível de fonte de direito local, a empresa pode fixar o facto de a pessoa no cargo em causa não ser um gestor (não um vice-diretor). Com uma alta probabilidade - uma secretária ou, por exemplo, Assistente Pessoal gerente com responsabilidades adicionais.
NO " Disposições Gerais» A descrição do trabalho também pode conter redação que reflita os requisitos de qualificação para um especialista. Por exemplo, que um gerente assistente deve ter formação profissional e alguma experiência de trabalho. Às vezes, na mesma parte da descrição do trabalho, é fixa a área de negócios, na qual é desejável que uma pessoa tenha experiência em fazer negócios.
Nas "Disposições Gerais" são fixadas competências-chave empregado. Eles podem ser expressos nos requisitos de conhecimento da estrutura de gestão empresarial, internos e política estrangeira empresa-empregador, os princípios de comunicação da empresa com autoridades e outras organizações, as normas que caracterizam o trabalho de escritório, as regras de comunicação empresarial, bem como as normas de horário de trabalho em companhia.
A próxima seção chave da instrução é " Responsabilidades do trabalho". Qual é a sua especificidade? Nesta seção, as principais responsabilidades do gerente assistente são fixadas. Podem ser: planejar a jornada de trabalho do chefe (em termos de reuniões, ligações, entrevistas), organizar o suporte técnico ao trabalho do gerente (em termos de solicitação de transporte, organização de reuniões de negócios), participação em viagens de negócios, negociações comerciais, registro de atas e outros documentos, garantindo a interação dos gestores das empresas com as demais estruturas da empresa, mantendo a comunicação com os órgãos governamentais.
A descrição do trabalho sempre inclui os direitos que o gerente assistente possui. Os deveres estipulados pelas especificidades do cargo são sempre complementados por preferências apropriadas. Então, quais são os direitos do empregado no cargo em questão? É interessante que os deveres do assistente do chefe da empresa estejam bastante correlacionados com eles. Assim, por exemplo, o direito de assinar e endossar determinados documentos surge em conexão com a necessidade de trabalhar periodicamente com tais fontes. Um exemplo de outro direito de um funcionário em cargo relevante é solicitar à gerência direta, bem como a outros especialistas da empresa, as informações necessárias para serem incluídas nos documentos. O subgerente também tem o direito de exigir do chefe que assegure condições de trabalho confortáveis. As responsabilidades do cargo de uma pessoa no cargo relevante podem estar associadas ao envio e recebimento periódico de documentos - e esses procedimentos devem ser realizados por diversos meios técnicos. O Secretário pode esperar acesso total a tal.
Assim, estudámos o que está incluído nas funções de um subgerente, bem como qual pode ser o alcance dos seus direitos. Mas na maioria descrições de emprego para especialistas do perfil em questão, há mais uma seção - "Responsabilidade". Que frase pode estar nele? O gerente assistente é mais frequentemente responsável por: desempenho inadequado dos deveres estipulados pelas instruções em questão, mas dentro dos limites fixados no Código do Trabalho da Federação Russa; infrações que ele cometeu no curso de suas atividades - novamente, dentro dos limites da legislação russa; por causar danos à empresa - dentro dos limites fixados nos Códigos Trabalhista e Civil da Federação Russa e outras fontes de direito.
Assim, estudamos as especificidades de tal cargo como subgerente, os deveres e requisitos que caracterizam esse cargo na estrutura de pessoal da empresa. O especialista que executa o trabalho relevante geralmente desempenha funções de secretariado, mas pode ter poderes muito mais amplos. NO casos raros o conceito de "gerente adjunto" corresponde ao cargo de vice-diretor, mas isso é típico principalmente para pequenas empresas.
Na interpretação "clássica" da frase "gerente assistente", o trabalho de uma pessoa na posição correspondente pode estar próximo das funções de um referente, funcionário ou, por exemplo, gerente de escritório. NO livro de trabalho o gerente assistente provavelmente registrará "secretário" ou "revisor", embora muito, é claro, dependa dos padrões corporativos adotados em uma determinada organização.
A necessidade de convidar especialistas do perfil em questão caracteriza as atividades dos líderes da maioria das empresas russas. O trabalho eficaz de um gerente de alto nível depende de quão bem seu assistente resolverá suas tarefas - aparentemente secundárias do ponto de vista da gestão empresarial prática, mas na verdade extremamente significativas para a organização. O trabalho do secretário é o mais importante na estrutura de comunicação da equipe, que é chefiada pelo chefe da empresa.
Observe que muitas empresas praticam a nomeação de vários diretores assistentes ao mesmo tempo. Ao mesmo tempo, o status e os poderes de cada um podem diferir. Um especialista pode ser responsável pelas funções de secretariado, outro pode ser um gerente de escritório e um terceiro pode acompanhar o gerente em eventos. Ao mesmo tempo, os gerentes de pessoal podem praticar a intercambialidade de funcionários no âmbito de suas respectivas áreas de atuação.
Eles costumam falar sobre seu lugar no sistema de gestão, muito tem sido escrito sobre seu papel nos negócios modernos, sua esfera de influência está se expandindo e sua funcionalidade está se tornando mais complicada a cada ano. Apenas seu status permanece inalterado. Assistente - quem é ele? O que ele faz? Por que sua personalidade modesta chama tanta atenção para si mesmo?
Da história da profissão
Acredita-se que os primeiros ajudantes surgiram em Roma antiga. A jurisprudência romana, que desenvolveu fórmulas para os negócios jurídicos, precisava vesti-los na forma escrita tradicional. Gradualmente Trabalho mecanico sobre materiais jurídicos torna-se não apenas mais independente, criativo, mas quase exclusivo. Seus representantes na era da república eram escribas e excetooreset notarii - escribas envolvidos em colocar material jurídico em forma documental. Os escribas estavam no serviço público, exceptores et notarii - no serviço de particulares. A posição de escriba só podia ser ocupada por cidadãos romanos que não estivessem privados de honra cívica, mas por pessoas degradadas. direitos civis não teve acesso a esta posição. Sua eleição era vitalícia e não se limitava ao tempo de serviço, mas se estendia aos sucessores. Scribae poderia ceder seu lugar para outra pessoa por uma taxa.
Entre os escribas mais capazes, os magistrados escolhiam seus assistentes, cuja função era preparar os documentos públicos (tabulae publicae) e manter as contas públicas (rationes), pelo que eram chamados de scribae librarii. Os assistentes ocupavam uma alta posição social. Um dos nomes que chegaram até nós das profundezas dos séculos é o nome do assistente próximo do antigo imperador romano Augusto - Mecenas, que realizou missões diplomáticas, políticas e privadas. Seu patrocínio de poetas, artistas e cientistas fez do nome "Mecenas" um nome familiar.
Quem é contratado como assistente?
Um líder hoje é, antes de tudo, um líder que se distingue pela inteligência, pensamento flexível, capacidade de análise e introspecção, maturidade emocional, capacidade de organização e desempenho surpreendente. Naturalmente, tal líder não pode existir no vácuo. Ele precisa de um elo, um condutor de suas ideias, tarefas, uma pessoa que assuma para si a solução de muitos problemas, o livre do fardo da rotina. Quanto mais rápido o negócio cresce, mais empresa maior e um líder mais bem-sucedido, o que significa que a necessidade de um assistente sério se torna urgente.
Ao escolher um assistente pessoal, um líder de sucesso declara os mais altos requisitos possíveis não apenas por sua educação, qualidades profissionais, experiência de trabalho, habilidades práticas, mas também por características pessoais. pessoa que um líder precisa. Um assistente pessoal é uma pessoa profissional, responsável, capaz de assumir enormes responsabilidades para garantir as atividades do gerente, para liberá-lo da perda de tempo.
É difícil encontrar um assistente realmente profissional. Um recrutador experiente aborda com toda a responsabilidade a escolha de um assistente pessoal para o gerente: ele nem considera as propostas de candidatos que mudam frequentemente de emprego, sem educação, experiência de trabalho e currículos elaborados com erros gramaticais e estilísticos não despertarão seu interesse.
Há uma opinião de que uma pessoa entre 25 e 30 anos pode ser assistente. Muitos especialistas são muito céticos sobre o estabelecimento de tais limites. O trabalho que exige alta tensão e alta concentração de atenção exige profissionalismo, estabilidade psicológica e habilidades de comunicação, que são adquiridas unicamente por meio de conhecimento, experiência e reputação. É por isso que recentemente o cargo de assistente pessoal cresceu significativamente. Concentrando-se em um conjunto de parâmetros e características objetivas e subjetivas, uma pessoa que atingiu plena maturidade pessoal e profissional pode ser considerada um assistente confiável. Deste ponto de vista, o aniversário de 30 anos não é a etapa final da carreira do assistente, mas sim o seu ponto de partida.
Mais recentemente, foi principalmente o belo sexo que se tornou assistentes pessoais. Hoje, um assistente masculino não é mais uma raridade.- ele se distingue pela intencionalidade, determinação e contenção emocional, possui inteligência, capacidade de pensar estrategicamente. Por sua vez, as assistentes são mais resistentes ao estresse, adaptam-se melhor, sentem melhor as nuances dos relacionamentos devido à sua flexibilidade, encontram rapidamente uma saída para uma situação difícil, estão atentas aos detalhes e têm capacidade de ouvir e são mais pacientes ao realizar trabalhos de rotina. Portanto, a escolha de um assistente deve ser baseada não em seu gênero, mas no profissionalismo, um conjunto de habilidades.
Os requisitos para a educação de um candidato ao cargo de assistente pessoal não são muito rigorosos: eles podem ser especialistas com ensino superior em qualquer área, o principal é a presença de outros componentes necessários para a implementação da funcionalidade para Este cargo. Na maioria das vezes, os humanitários conseguem o papel de assistentes - especialistas na área de negócios de turismo, relações públicas e suporte de documentação para gerenciamento, historiadores, tradutores, jornalistas, filólogos. O assistente pode ter formação técnica, econômica ou jurídica - esses profissionais muitas vezes têm uma mentalidade analítica, demonstram suas habilidades na elaboração de revisões, relatórios ou supervisão de projetos e realizam tarefas de maior complexidade. E claro, a educação correspondente ao perfil da empresa é sempre bem-vinda.
Ao mesmo tempo, os requisitos de experiência de trabalho e habilidades profissionais de um assistente são muito altos. Engana-se quem pensa que basta a um assistente pessoal ter competências de secretariado - saber uma língua estrangeira, ter conhecimentos de informática, ter experiência em redigir cartas de negócios e providenciar viagens de negócios, reservar bilhetes e organizar reuniões de negócios. Além de todos os itens acima, o assistente deve:
● ter mentalidade analítica e capacidade de raciocínio lógico sistêmico;
● ter boa memória, reação rápida;
● ser trabalhador, duradouro, resistente ao estresse;
● ter visão ampla, discurso competente;
● ser capaz de assumir responsabilidades;
● ter bom gosto;
● Esteja comprometido com os interesses corporativos e pessoais de seu líder.
Responsabilidades do Assistente
As principais responsabilidades de um gerente assistente incluem:
● apoio administrativo do chefe;
● planejamento da jornada de trabalho do gestor, coordenação e suporte organizacional de reuniões e recepção de visitantes;
● informação e suporte analítico para o gestor: busca e processamento informação necessária; preparação de informações, materiais analíticos e de apresentação, relatórios e discursos, revisões analíticas, relatórios, etc.;
● condução de correspondência comercial do chefe;
● preparação de reuniões, conselhos, reuniões da chefia, formalização dos resultados das reuniões/negociações de negócios;
● participação em negociações, reuniões de negócios, recepções; acompanhamento do chefe em reuniões, viagens, etc.;
● organização e realização de viagens e reuniões de negócios (logística de rotas ótimas, reserva de passagens, quartos de hotel, transfer; apoio a vistos; inscrição de participação em conferências e seminários; organização de atividades de lazer);
● implementação de relacionamentos com representantes de empresas, empreendimentos, organizações, órgãos poder do estado e gestão para resolver questões que não requeiram a participação direta do chefe; obtenção de documentos e informações das autoridades estaduais e da gestão em nome do chefe;
● traduções orais e escritas, suporte linguístico para negociações e reuniões comerciais;
● organização de apresentações e eventos protocolares, atividades representativas;
●elaboração de relatórios de despesas;
● execução de atribuições pessoais do chefe.
Esta lista não é exaustiva, em uma determinada empresa, as funções de um assistente podem variar.
Sobre confiança
A questão da confiança é a própria pedra angular, a base das fundações sobre as quais todo o sistema de relações "assistente - líder" é construído. Para muitos líderes, um assistente não é apenas confidente, uma pessoa condenada pelo segredo do conhecimento, mas também quase um membro da família. O grau de confiança às vezes é tão alto que ele recebe informações confidenciais, números de contas bancárias, cartões de pagamento e códigos PIN, grandes somas de dinheiro, códigos de segurança, selos da empresa e segredos pessoais.É por isso que muitos ajudantes fornecem não apenas organização atividade oficial chefe, mas também resolve seus problemas familiares e domésticos: eles compram presentes para membros da família, encomendam cestas de flores para entes queridos, selecionam funcionários domésticos, organizam férias para crianças, etc.
É importante lembrar que a confiança é dada a um assistente que:
● é proficiente em habilidades de comunicação empresarial;
● sabe ouvir e escutar;
● observa a subordinação;
● mantém neutralidade e confidencialidade;
● mantém um equilíbrio entre confiança e conformidade, tem opinião própria, está pronto para defender sua posição, mas entende bem quando é necessário e onde recuar.
Prós e contras da profissão
Vamos começar com o que eles costumam acabar deixando modestamente "para depois" - com a questão dos salários. Os requisitos muito altos para os candidatos à vaga "assistente pessoal do chefe", bem como as ofertas sérias dos candidatos, elevaram significativamente a fasquia das expectativas e ofertas salariais. Em Moscou, a média aproximada remuneração gerente assistente varia de 40 a 60 mil rublos, nas regiões - de 20 a 30 mil. Ter experiência de trabalho, recomendações, conhecimento de línguas estrangeiras permitem que o candidato se qualifique para uma remuneração mais alta.
A experiência gerencial diária, o aumento do nível de responsabilidade, a alteração da natureza das tarefas a serem resolvidas permitem que o assistente adquira conhecimentos inestimáveis nesta posição. Assistente - cargo que envolve constante crescimento e autorrealização, aprimoramento de qualidades pessoais, habilidades, talentos; abrindo perspectivas reais para a atividade profissional. Perante todo o exposto, um assistente profissional no futuro pode candidatar-se, no mínimo, ao cargo de chefe de secretaria, escritório, gestão de negócios, mas também são possíveis outros desenvolvimentos - executivo, administrativo, diretor administrativo ou organização própria o negócio.
O outro lado de qualquer profissão é o preço que pagamos para dominar as habilidades profissionais. A jornada de trabalho de um assistente dura mais do que a jornada de trabalho do gerente, por isso muitas vezes começa de manhã cedo e termina no final da noite. Além disso, um assistente pessoal deve estar disponível para seu chefe quase 24 horas por dia. Se o gerente tiver apenas um assistente, às vezes é até difícil tirar um dia de folga, sair de férias - o assistente é estritamente limitado pelos limites de férias de seu gerente.
Além disso, as relações estabelecidas, a harmonia, o apego pessoal ao líder muitas vezes jogam contra os desejos e aspirações de mudar algo, tornam o auxiliar refém de determinado funcionário e, consequentemente, da profissão.
A posição de assistente deve ser considerada como uma rampa de lançamento, e sua carreira e crescimento pessoal dependem de determinação, uma clara consciência de suas capacidades, desejos e quantidade de esforço realizado.
Nome na história
Os nomes das figuras que deixaram sua marca na história da política mundial, cultura, ciência, diplomacia são conhecidos de todos, mas os nomes de seus assistentes, que assumiram um trabalho árduo e às vezes ingrato, contribuindo para o nascimento de muitas conquistas, história nem sempre preserva para a posteridade.
Pavel Ivanovich Yagujinsky ( 1683-1736) - assistente de Pedro I, político e diplomata. Homem ativo e enérgico, desde 1701 tornou-se companheiro constante de Pedro I em todas as campanhas e viagens ao exterior, em todos os lugares onde se encontrava em seu lugar e ganhava o favor do rei. Ao longo dos anos, atuou como Procurador-Geral do Senado, Ministro Plenipotenciário do Sejm polonês em Grodno, Ministro do Gabinete, foi enviado em Viena, embaixador em Berlim. Pedro I repetidamente confiou a ele importantes missões diplomáticas. Pavel Ivanovich conduziu negociações muito difíceis com os reis da Dinamarca e da Prússia. Yaguzhinsky, como um czar de confiança pessoal, participou de todos os congressos europeus sem exceção. Inclusive porque falava inglês, alemão, espanhol e Francês para não falar polaco e lituano. O imperador não se enganou na escolha do procurador-geral. Yaguzhinsky zelosamente e muito rapidamente executou todas as instruções de Pedro I. Ele nunca arrastou a execução, como outros nobres costumavam praticar, mas, tendo recebido qualquer tarefa, depois de um ou dois dias, relatou a Pedro I os resultados.
Contemporâneos que assistiram Yaguzhinsky no serviço são unânimes em suas avaliações: “Um homem proeminente, de rosto irregular, mas expressivo e vivo, de jeito livre, caprichoso, orgulhoso, inteligente e muito ativo; ele fez tanto em um dia quanto o outro não poderia fazer em uma semana.
Piotr Petrovich Konovnitsyn(1764–1822) – assistente de Mikhail Kutuzov, ajudante geral, conde.Invulgarmente corajoso e imprudente em assuntos militares, Pyotr Petrovich ao mesmo tempo era um excelente funcionário, extremamente preciso, diligente e pontual.
Os contemporâneos o avaliaram como "um tipo extraordinário de natureza russa". Após a retirada de Moscou, Kutuzov nomeou Konovnitsyn o general de serviço do quartel-general do exército russo, sobre cujos ombros estava um enorme fardo de trabalho organizacional no exército: fornecimento de munição e comida, forragem e medicamentos, uniformes e transporte. Esta nomeação não foi acidental: Mikhail Illarionovich, com uma confusão geral após a perda de Moscou, precisava de um equilíbrio e homem difícil. Além disso, o honesto Konovnitsyn, por assim dizer, neutralizou o chefe de gabinete L. Bennigsen, que estava intrigando contra Kutuzov. Desde então, Pyotr Petrovich tornou-se o primeiro orador do comandante-chefe, toda a correspondência de combate de Kutuzov com seus líderes militares subordinados passou por ele.
Em 1815-1819 Konovnitsyn serviu como ministro da guerra, desde 1819 - membro do Conselho de Estado, chefe de instituições de ensino militar, diretor-chefe do Page e outros corpos de cadetes e do liceu Tsarskoye Selo.
Charles Maurice Talleyrand-Périgord (1753–1838) – assistente de Napoleão Bonaparte, um destacado comandante e estadista francês. Uma era inteira está associada ao seu nome: realeza, revolução, império de Napoleão, restauração, a Revolução de Julho. O destino prendeu essas pessoas por 14 anos. Napoleão apreciava Talleyrand: "Ele é um homem intrigante, um homem de grande imoralidade, mas de grande inteligência e, claro, o mais capaz de todos os ministros que tive". Talleyrand tornou-se cavaleiro de todas as ordens francesas e quase todas estrangeiras. Em 1807, no auge do poder de Napoleão, Talleyrand se perguntou quanto tempo duraria o triunfo do imperador. Sendo um político sofisticado, Talleyrand sentiu que era hora de sair e deixou o cargo ministerial. O diplomata altamente experiente não se enganou ao prever o colapso de Napoleão. Talleyrand, tendo mostrado milagres de diplomacia, convenceu os aliados a deixar o trono não para os herdeiros de Napoleão, mas família real- Bourbons e, mais uma vez a favor, tornou-se Ministro das Relações Exteriores e chefe de governo pela terceira vez.
Alexey AndreevichArakcheev(1769-1834) - assistente de três reis - Paulo I, Alexandre I, Nicolau I.
Ele serviu na guarnição de Gatchina, transferido para o controle total do czarevich Pavel Petrovich, o futuro imperador Paulo I. Em uma dessas revisões, o tenente executivo Arakcheev notou o futuro imperador. Logo Arakcheev tornou-se o comandante do palácio, ele tratou seus deveres com diligência e diligência - ele estava ao serviço a qualquer hora do dia. Sob Paulo I, aos 28 anos, Arakcheev subiu ao posto de comandante de São Petersburgo e recebeu o brasão do barão, no qual, com a permissão do imperador, entrou com o lema: "Sem bajulação, traído. " Sob Alexandre I, ele começou a plantar amplamente assentamentos militares, a ideia de criar que há muito ocupou seus pensamentos, desde 1815 ele realmente concentrou em suas mãos a liderança do Conselho de Estado, o Comitê de Ministros e Sua Imperial A Chancelaria da Majestade foi o único orador do czar na maioria dos departamentos. Desde 1817, durante o reinado de Nicolau I, serviu como comandante-chefe de assentamentos militares. Arakcheev recusou-se a participar da repressão da revolta de Dezembrista, pela qual foi demitido por Nicolau I
Friedrich Engels(1820-1895) – assistente de Karl Marx, um dos fundadores do comunismo científico. O encontro com Marx, realizado em Paris em 1844, marcou o início de uma comunidade criativa que continuou até a morte de Marx. Engels participou ativamente da organização e atividades da União dos Comunistas, juntamente com Marx escreveu o programa da União - "Manifesto partido Comunista” e publicou o New Rhine Gazette, em 1849 ele participou de uma revolta armada no sudoeste da Alemanha. Tendo recebido uma herança de seu pai, Engels forneceu assistência material constante a Marx. Junto com Marx, liderou as atividades da Primeira Internacional. Após sua morte, ele começou a publicar volumes de O Capital, compilando o texto final dos rascunhos dos manuscritos de Marx.
Nicholas Roerich(1874-1947) - Artista russo, filósofo, cientista, escritor, viajante, figura pública, político. Pintou cerca de 7.000 pinturas e criou quase 30 obras literárias, autor e iniciador do Tratado Internacional para a Proteção das Instituições Artísticas e Científicas e dos Monumentos Históricos (Pacto de Roerich), fundador do movimento internacional para a proteção da cultura. Aos 24 anos, tornou-se diretor assistente do museu da Sociedade Imperial para o Incentivo às Artes e, ao mesmo tempo, editor assistente da revista de arte Art and Art Industry. Três anos depois, assumiu o cargo de secretário da Sociedade Imperial para o Incentivo das Artes.
Evgeny Petrovich Petrov (Kataev)(1903-1942) - assistente do prosador russo Ilya Ilf, escritor. Junto com I. Ilf, ele escreveu os romances As Doze Cadeiras e O Bezerro de Ouro, que foram muito populares. Em 1932-1937, Ilf e Petrov escreveram folhetins para o jornal Pravda, durante esse período viajaram pelos Estados Unidos, o que resultou no livro conjunto One-Story America.
A cooperação criativa dos escritores foi interrompida pela morte de Ilf em 1937. Petrov entra no serviço do jornal Pravda, escreve roteiros de filmes.
Durante a Grande Guerra Patriótica, trabalhou como correspondente dos jornais Pravda, Krasnaya Zvezda e do Escritório de Informações Soviético. Premiado com a Ordem de Lenin.
Igor VasilievichKurchatov(1902-1960) - assistente do físico Abram Fedorovich Ioffe, um físico notável, acadêmico da Academia de Ciências da URSS, o primeiro e líder de longo prazo do programa nuclear soviético.
Kurchatov combinou organicamente os talentos de um físico e um organizador. Foi ele quem foi escolhido pelo acadêmico A.F. Ioffe, que obteve permissão para organizar um departamento de física nuclear em seu instituto e recomendou a nomeação de Kurchatov como chefe do programa atômico - e isso determinou em grande parte o rápido sucesso do desenvolvimento armas nucleares. Em 1943, Igor Vasilievich fundou e dirigiu o Instituto, que mais tarde ficou conhecido como Instituto energia Atômica Academia de Ciências da URSS. Sob sua liderança, foi construído o primeiro ciclotron em Moscou, o primeiro reator nuclear da Europa, o primeiro bomba atômica, a primeira bomba termonuclear do mundo, a primeira usina nuclear industrial do mundo e a maior instalação de pesquisa para reações termonucleares controladas foram construídas. 104º elemento sistema periódico Mendeleev é nomeado em sua honra kurchatovium.
Yuri Mikhailovich Baturin(nascido em 1949) - Assistente do Presidente Federação Russa, político russo, cientista (advogado e cientista político), cosmonauta (382º cosmonauta do mundo e 90º cosmonauta da Rússia), Herói da Federação Russa, Secretário do Sindicato dos Jornalistas da Federação Russa.
De 1993 a 1994 trabalhou como assistente do Presidente da Rússia em questões jurídicas, em 1994-1996 - em questões segurança nacional, em 1996-1998 - Assistente do Presidente da Rússia. Em 1998, ele foi nomeado para o cargo de cosmonauta de teste no Centro de Treinamento de Cosmonautas de Pesquisa e Teste do Estado Russo. Yu.A. Gagarin. Desde 2000 - vice-comandante do corpo de cosmonautas para trabalhos de pesquisa e teste. Esta é a primeira vez que um civil é nomeado para um cargo administrativo em um destacamento militar de cosmonautas, que é o destacamento CPC. Desde 2008 - Membro do Conselho Científico do Conselho de Segurança da Federação Russa.
EU. Tarasova,
chefe de serviço organizacional e administrativo
ZAO NK Rusneftekhim
