O que faz um subgerente? o que o subgerente faz. I. Disposições gerais

Capítulo 1. Qual é o valor do tempo do gerente

Capítulo 4 fraquezas e oportunidades Eu sugiro que você faça um teste pequeno, mas muito útil, mostrando exatamente onde você está agora como vendedor em seu gerenciamento de tempo. O teste foi desenvolvido por Bill Brooks, um dos melhores do mundo

O principal recurso de qualquer organização são seus funcionários. Contribuem para o crescimento e a prosperidade da produção. Bons chefes valorizam seus funcionários. Entre outros cargos significativos, destaca-se em especial o de auxiliar de chefia. Deveres e importância dos quais é difícil superestimar. isto mão direita e conselheiro-chefe, organizador de eventos e coordenador de reuniões. Sem um bom assistente, será muito difícil para um gestor de topo gerir uma empresa.

Características distintivas e especificidades da atividade do assistente

Não existe uma posição tão controversa e ambígua em termos de requisitos quanto um gerente assistente. As atribuições dos funcionários que exercem esse tipo de atividade incluem alguns itens. Além disso, assistentes pessoais são frequentemente confundidos com secretárias ou gerentes de escritório. São semelhantes, mas tipos diferentes Atividades.

Responsabilidades do Subgerente:

• Garantir a jornada de trabalho do chefe - agenda, reuniões, assinatura de documentos e viagens de negócios;
• proporcionar um local de trabalho confortável para um gerente de topo - cuidando do microclima, limpeza e conforto das instalações;
• trabalhar com documentos do chefe, em particular com cartas e chamadas recebidas;
• garantir o conforto psicológico das autoridades;
• conduzir as negociações iniciais;
• tradução;
• fornecendo gerenciamento com artigos de papelaria, etc.

Esta lista é muito mais ampla do que as funções de secretariado e administrativo. No entanto, as especificidades que um funcionário enfrenta no cargo de "assistente pessoal do gerente", as funções e nuances da atividade serão diferentes para diferentes empregadores.

Acontece que este é principalmente um trabalho de secretariado. Ou o assistente está exclusivamente ocupado dando conforto e ordem ao chefe. Alguns assistentes são deputados de pleno direito e têm subordinados de seus funcionários.

Solicitações profissionais do empregador ao candidato para o cargo de "gerente assistente", funções e requisitos educacionais

Os requisitos para educação básica e experiência de trabalho serão diferentes, dependendo dos pontos de vista da administração. Na maioria das vezes, essa vaga é considerada um início de carreira. No entanto, um gerente de alto nível sério procurará uma pessoa com certa experiência profissional e de vida como assistente.

O requisito mínimo é uma educação secundária especializada relacionada à administração ou jurisprudência. Além disso, os empregadores esperam as seguintes qualidades profissionais dos candidatos:

• capacidade de trabalhar em todos os programas de escritório;
• impressão de alta velocidade;
• alfabetização;
• conhecimento de pelo menos um lingua estrangeira, geralmente em inglês;
• conhecimento dos conceitos básicos de programação e programas de computador não padronizados;
• capacidade de realizar trabalho de escritório e correspondência de acordo com os requisitos regulamentares;
• conhecimento dos fundamentos da legislação vigente;
• discurso bem organizado.

Este é o requisito mínimo para um candidato ao cargo de "assistente pessoal do chefe". Responsabilidades também podem ser adicionadas, dependendo do escopo da organização. Em algumas empresas pré-requisito a admissão a tal trabalho é considerada uma educação especializada ou relacionada. Além do mais, uma grande vantagem cursos adicionais de educação empresarial ou educação continuada são considerados.

Requisitos de Personalidade do Assistente

Além do profissional, uma série de exigências pessoais são impostas aos assistentes dos altos executivos. As especificidades do cargo de "auxiliar do chefe", as funções e características do trabalho implicam um armazém de carácter especial.

Em primeiro lugar, é:

• resistência ao estresse - afinal, um assistente muitas vezes tem que ser o primeiro a enfrentar a ira de seus superiores e ouvir o descontentamento de seus subordinados;
• multitarefa - a capacidade de fazer várias coisas ao mesmo tempo - a qualidade mais valiosa de um bom assistente;
• pensamento positivo - sem esse traço de caráter, o gerente assistente não poderá lidar com tarefas adicionais, porque suas atividades geralmente vão além do escopo da cooperação comercial padrão;
• alta capacidade de aprendizado - o desejo de aprender coisas novas e entender o fluxo de trabalho qualitativamente deve estar presente em todo bom assistente.

Esses são apenas os traços de caráter básicos que todo gerente assistente precisa para ter sucesso. atividade profissional. Mas o requisito pessoal mais importante - o temperamento e o comportamento do chef e do assistente não devem ser dissonantes, mas idealmente se complementam.

Atribuições gerais de um subgerente

O assistente trabalha diretamente com a direção da organização, desempenhando tanto atribuições pessoais quanto profissionais. Eles geralmente incluem:

• manutenção de registros do chefe e, em alguns casos, de toda a organização. Em empresas individuais, os assistentes gerenciam o secretariado da organização;
• coordenação das atividades de gestão. Agendamento de reuniões de negócios, lembrando os superiores sobre eventos e eventos de diversos tipos;
• condução de correspondência em nome da organização;
• receber e redistribuir chamadas telefônicas recebidas;
• fornecendo a cabeça de todo informação necessária a pedido.

Responsabilidades Adicionais do Assistente Executivo

Um assistente pessoal do chefe com funções e funções adicionais é a vaga mais comum para este campo de atividade. Na maioria das vezes, a gerência procura um funcionário bastante versátil, capaz de expandir responsabilidades.

Os deveres adicionais mais comuns são:

• tradução de uma língua estrangeira, inclusive durante as negociações. Nem sempre é possível para a gerência confiar totalmente nos trabalhadores terceirizados, e o conhecimento de pelo menos inglês é muito útil aqui;
• organização de viagens da cabeça e acompanhamento em viagens. Tal atividade pressupõe que o assistente cuide de todos os momentos do dia a dia: movimento, pedido de táxi e hotéis, catering e burocracia;
• acompanhamento dos superiores aos eventos protocolares;
• serviços domésticos.

Esta lista está longe de ser completa. Na maioria das vezes, é bastante difícil responder inequivocamente à pergunta sobre qual é a responsabilidade de um gerente assistente? Esta atividade é muito diversificada. Cada chefe faz suas próprias demandas, o principal é garantir que todas estejam dentro da lei.

Horário de trabalho do assistente pessoal

Uma das principais características dessa atividade é a dependência da jornada de trabalho do funcionário em relação à gestão. Claro, o dia de trabalho padrão é de oito horas. De fato, os assistentes comparam seu regime com as autoridades.

Esse “desfoque” do horário de trabalho e a necessidade de estar sempre em contato com a gestão, muitas vezes desencoraja os egressos dessas vagas. Na verdade, você não precisa trabalhar mais do que em qualquer outro lugar. É que o tempo de descanso e trabalho se torna inconstante.

Descrição do cargo gerente assistente

A estrutura do cargo "assistente do chefe", deveres, requisitos de educação e experiência de trabalho devem ser especificados na descrição do trabalho. Trata-se de um documento que proporciona transparência dos requisitos de gestão e fácil controle sobre o desempenho das funções dos funcionários.

A descrição do trabalho é de natureza normativa e obrigatória para execução. Este documento explica todas as sutilezas do trabalho de um gerente assistente. É praticamente um guia para a ação. O documento inclui não apenas deveres, mas também direitos, responsabilidades e características de resolução de conflitos trabalhistas.

Em conexão com as especificidades da atividade do subgerente, a elaboração de sua descrição de cargos deve ser tratada com atenção especial. Certifique-se de prescrever as características do trabalho, as nuances da organização do trabalho e do tempo de descanso, compensação por horas extras.

É necessário distinguir a descrição do trabalho de um assistente do mesmo documento para o cargo de "assistente de gerente de projeto". Os deveres deste último são muitas vezes temporários, como o próprio trabalho.

Além disso, o título do cargo deve ser claramente indicado na descrição do trabalho. Na maioria das vezes eles indicam "secretário", "secretário-referente", "gerente de direção". Certifique-se de que esta entrada esteja em conformidade com os regulamentos atuais e esteja atualizada.

O que incluir em um currículo de assistente executivo

A posição de assistente pessoal é um ótimo começo para uma carreira de pós-graduação. Assim, você pode conseguir seu primeiro emprego e obter uma incomparável experiência profissional. No entanto, para candidatos com experiência, essa vaga pode parecer interessante. Especialmente se você está planejando mudar o campo de atividade.

Conhecendo as principais funções de um subgerente, não é difícil escrever um currículo. Este documento pressupõe que você leu a parte teórica da questão e está pronto para começar. Estude cuidadosamente os requisitos para o candidato e comece a escrever o texto.

Informações que devem ser indicadas no currículo para a vaga de “assistente” ou “assistente pessoal do chefe”:

1. Nome completo, sobrenome e patronímico, no currículo para empresa estrangeira apenas os dois primeiros são permitidos.
2. Situação familiar. isto item obrigatório- O cargo de assistente envolve horários de trabalho muitas vezes irregulares. Você precisa ter certeza de que esse cronograma não afetará negativamente as responsabilidades familiares.
3. Educação. Indicado em ordem cronológica. Se você ainda estiver estudando, certifique-se de anotar quanto tempo levará para concluir. Muitas vezes, os empregadores aceitam alunos do último ano como assistentes, com subsequente progressão na carreira. Aqui, indique o conhecimento de uma língua estrangeira e o nível de proficiência na mesma.
4. Experiência de trabalho. Ponto do último. Se ainda não, liste seus projetos voluntários, participação em atividades sociais ou organizações sindicais, práticas de treinamento e outras atividades adequadas. Se você não puder fornecer nada, pegue um depoimento do departamento de graduação e escreva que você está pronto para fornecê-lo.
5. Características pessoais. Dê a si mesmo a avaliação mais honesta possível. Descreva o personagem do ponto de vista da psicologia clássica e certifique-se de observar seus pontos fortes e fracos.
6. Informação adicional. Aqui você deve escrever por que o empregador deve escolhê-lo de outros candidatos. Além disso, certifique-se de incluir habilidades adicionais, como ter uma carteira de motorista. Mesmo neste ponto, será útil escrever sobre a disponibilidade de educação adicional, cursos de treinamento avançado, educação empresarial.
7. Contatos. Deixe o maior número de formas possíveis para entrar em contato com você: celular e telefone residencial, Morada E-mail, skype, link para a página na rede social. Forneça apenas informações atualizadas.

Um currículo bem escrito não passará despercebido pelo empregador.

Responsabilidades do Subgerente de Departamento

Normalmente, os candidatos a emprego estão procurando um emprego como assistente pessoal de um executivo. Mas é mais fácil começar a promoção nesse nicho de carreira, do cargo de "assistente de chefe de vendas". As funções deste funcionário não são tão volumosas, mas a experiência e as perspectivas são incomparavelmente maiores.

A principal diferença entre os assistentes dos chefes de departamento são suas atividades mais específicas e focadas. Eles realizam trabalhos relacionados a uma determinada área de produção ou gestão. Esta experiência é inestimável para a progressão na carreira.

Os deveres de um assistente do chefe do departamento incluem tudo igual ao do chefe da empresa. Mas há também uma característica especial:

• a necessidade de conhecer a fundo a essência do processo de produção, gestão ou vendas da unidade;
• comunicar-se com assistentes de outros departamentos e com o diretor-geral adjunto;
• Manter a documentação do departamento.

Oportunidade de carreira de assistente pessoal

Os jovens veem essa posição como um começo de carreira. No entanto, é necessário distinguir que tipo de promoção pretende. Horizontais ou verticais? Nesta empresa, ou este é apenas o começo de um futuro currículo? As respostas a essas perguntas também determinam a estratégia para ações futuras.

A gerência aprecia bons assistentes, e isso, infelizmente, tem um efeito ruim em seus crescimento profissional. O chefe não quer demitir o funcionário ideal, concorda em aumentar os salários e dá benefícios adicionais - esta é uma variante de uma carreira horizontal. Mais comum entre assistentes pessoais.

A maneira mais fácil de subir na carreira em uma determinada organização é do cargo de assistente ao chefe da divisão. Tais posições são muitas vezes assumidas com a perspectiva de conhecer melhor o funcionário e se capacitar. Se você quer uma carreira vertical, então este é o seu caminho.

O cargo de subgerente não é visível para o exterior, mas muito significativo para a organização. Um assistente competente é capaz de melhorar o desempenho das autoridades e, assim, garantir mais lucro para a empresa.

I. Disposições gerais

1. O gerente de vendas adjunto pertence à categoria de executantes técnicos.

2. Uma pessoa que tenha

(secundario superior)

educação profissional (económica), formação em gestão, experiência de trabalho em

especialidade pelo menos

(1 ano; 3 anos; 5 anos, etc.)

3. O gerente de vendas assistente deve saber:
3.1. Leis e documentos legais normativos que regulam a implementação de atividades empresariais e comerciais.
3.2. Economia de mercado, empreendedorismo e fundamentos de negócios.
3.3. Conjuntura de mercado.
3.4. Sortimento, classificação, características e finalidade das mercadorias.
3.5. Procedimento de precificação, preços de atacado e varejo para mercadorias.
3.6. Fundamentos da teoria da administração, macro e microeconomia, administração de empresas.
3.7. A ordem das condições comerciais de acordos, acordos, contratos.
3.8. Psicologia e princípios de vendas.
3.9. Ética da comunicação empresarial.
3.10. Regras para estabelecer contatos comerciais.
3.11. Fundamentos de sociologia, psicologia e motivação laboral.
3.12. Métodos de processamento de informações usando meios técnicos modernos de comunicação e comunicação, computador.
3.13. Lingua estrangeira.
3.14. ______________________________________________

4. A nomeação para o cargo de assistente (assistente) do gerente de vendas e a demissão do cargo são realizadas por ordem do chefe da empresa sob proposta de _____________________________________________________________________

5. O gerente de vendas assistente se reporta diretamente ao gerente de vendas.
6. Durante a ausência do subgerente de vendas (viagem de negócios, férias, doença, etc.), as suas funções são desempenhadas por pessoa designada na forma prescrita. Essa pessoa adquire os direitos apropriados e é responsável pelo desempenho indevido dos deveres que lhe são atribuídos.
7. ____________________________________________________

II. Responsabilidades do trabalho

Assistente do Gerente de Vendas:
1. Sob a orientação de um gerente de vendas, realiza trabalhos de organização e criação de uma rede de comercialização de mercadorias.
2. Coleta informações sobre a demanda por bens, os motivos de sua mudança (aumento, diminuição).
3. Procura compradores (empresas de comércio por grosso e a retalho, outros intermediários, etc.) e estabelece contactos comerciais.
4. Estabelece contatos com clientes (grupo de clientes) em nome do gerente de vendas.
5. Negocia com clientes as condições de venda de mercadorias e prestação de serviços relacionados.
6. Desenvolve documentação pré-contratual.
7. Celebra contratos em nome da empresa (compra e venda, entregas, etc.).
8. Organiza a entrega ou expedição de mercadorias aos compradores ao abrigo dos contratos celebrados.
9. Controla o pagamento pelos compradores de bens nos termos dos contratos celebrados.
10. Monitora o cumprimento dos prazos de cumprimento dos termos dos contratos.
11. Coleta informações dos compradores:
- sobre os requisitos para as características de qualidade dos bens (vida útil, regras de uso, embalagem, etc.);
- sobre os requisitos para o serviço pós-venda de mercadorias;
- volumes e taxas de vendas de bens ao consumidor final.
12. Mantém registros das reivindicações dos compradores em relação à execução dos contratos celebrados.
13. Identifica as causas das violações dos termos dos contratos, toma medidas para eliminá-las e preveni-las.
14. Participa de atividades de criação de demanda de bens (campanhas publicitárias, apresentações, feiras, exposições, etc.).
15. Coleta informações sobre compradores e garante sua entrada em bancos de dados eletrônicos.
16. Elabora relatórios sobre os trabalhos realizados, bem como relatórios analíticos, certificados em nome do gerente de vendas.
17. Desempenha atribuições oficiais do gerente de vendas nas áreas funcionais.
18. ______________________________________________

O Assistente de Gerente de Vendas tem o direito de:
1. Conheça os documentos que definem os seus direitos e obrigações no seu cargo, os critérios de avaliação da qualidade do desempenho das funções oficiais.
2. Solicitar pessoalmente ou em nome da chefia imediata aos responsáveis ​​dos departamentos e especialistas da empresa as informações e documentos necessários ao desempenho das suas funções.
3. Apresentar propostas à administração para melhorar o trabalho relacionado com as responsabilidades previstas nesta instrução.
4. Exigir à direcção da empresa comercial que assegure as condições organizativas e técnicas e a execução dos documentos estabelecidos necessários ao exercício das funções oficiais.
5. _______________________________________________

4. Uma responsabilidade

O Assistente de Vendas é responsável por:
1. Por desempenho inadequado ou não desempenho de suas funções oficiais previstas nesta descrição de cargo - dentro dos limites estabelecidos pela legislação trabalhista atual da Federação Russa.
2. Por infrações cometidas no exercício de suas atividades - dentro dos limites estabelecidos pela atual legislação administrativa, criminal e civil da Federação Russa.
3. Por causar danos materiais a uma empresa comercial - dentro dos limites estabelecidos pela legislação trabalhista atual da Federação Russa.
4. ___________________________________________________