O trabalho de um líder é rico e intenso e, para o bom funcionamento da empresa, o diretor deve delegar corretamente sua autoridade entre seus subordinados.
Além de especialistas restritos - contador, economista, tecnólogo e outros cargos semelhantes - muitas organizações estabeleceram o cargo de gerente assistente. Esses anúncios estão aparecendo cada vez mais nas seções de publicações comerciais modernas, e isso não é coincidência.
Ser " mão direita» o diretor da empresa, o assistente desempenha as funções de vários especialistas: psicólogo, organizador, escriturário. Ao mesmo tempo, as atividades de toda a empresa dependem dos resultados de seu trabalho: os resultados do humor importante e empresarial do chefe, o sucesso de novos projetos, o grau de coordenação entre os especialistas das divisões estruturais, etc.
Um bom assistente executivo sem dúvida será útil para qualquer organização, porque muitas vezes ele é a segunda pessoa na empresa. Um especialista ativo, responsável, erudito e determinado, atuando como assistente do chefe, é capaz de realizar um trabalho de alta qualidade e impecável de qualquer complexidade: desde o registro da correspondência recebida até a negociação de um contrato lucrativo com os parceiros. Por esse motivo, funcionários que desempenham funções de trabalho de maneira impecável e profissional são altamente valorizados em qualquer empresa.
A prática de organização do trabalho é tal que secretários bem estabelecidos, chefes de divisões estruturais ou gerentes de escritório muitas vezes se tornam assistentes do chefe. Combinando com sucesso as funções de advogado, consultor com o trabalho de assistente do chefe, especialistas talentosos e competentes fornecem um resultado tangível para toda a empresa.
Se estamos falando sobre descrição do trabalho deste especialista, não é possível compilá-lo exatamente, mas teoricamente, é claro, você pode tentar. Mas como designar a linha além da qual há um entendimento intuitivo entre o líder e seu assistente, e da qual depende o sucesso da cooperação e compreensão mútua? Claro, nem toda pessoa é dotada de tais qualidades. Ignore os colapsos nervosos do chefe, seja sociável, diplomático e, independentemente do humor, esteja sempre apresentável - é isso que qualquer líder espera de um assistente.
Igualmente importante é a coincidência do "relógio interno" ou ritmo de trabalho. Se o chefe experimenta uma falta constante de tempo, então seu assistente deve ser móvel, operacional e ao mesmo tempo não dar sinais de pressa.
Um assistente pessoal do gerente é, antes de tudo, um funcionário dedicado de sua empresa, que representa com naturalidade e sinceridade seus interesses em qualquer ramo de atividade: ao verificar alarme contra roubo e na resolução de divergências indesejadas entre profissionais. O melhor encorajamento para ele é uma recompensa moral. Não se pode dizer que o valor do salário lhe seja indiferente, porém, ele não trabalha por dinheiro.
Relacionamento pessoal com o líder - separado, muito aspecto importante clima psicológico. Além disso, muitas vezes passando o tempo em um ambiente informal, o subgerente sabe muito sobre a família de seu chefe, sobre os pontos fortes e fracos da vida do próprio líder e de toda a empresa como um todo. Um diretor experiente sempre será capaz de determinar o quanto um funcionário é dedicado à equipe e se seu assistente valoriza os interesses da empresa.
Não é segredo que os concorrentes vão valorizar informações sobre a empresa, suas vantagens, soluções, estratégias de desenvolvimento e outras informações confidenciais que são bem conhecidas do gerente assistente. Pela honestidade desse funcionário, pela aparência confiante, diplomática e apresentável do subgerente, os possíveis parceiros da empresa podem tirar uma conclusão sobre a situação da empresa, o clima psicológico interno, o sucesso e a estabilidade.
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À semelhança dos restantes trabalhadores, o assistente pessoal do gerente desempenha as suas funções durante o horário de trabalho especificado nos termos do contrato de trabalho. Como regra, este é um dia de trabalho de 8 horas com uma semana de trabalho de cinco dias.
No entanto, a prática é tal que muitas vezes as horas efectivamente trabalhadas ultrapassam as obrigações contratuais, sendo as funções mais importantes desempenhadas em horário não laboral. Reuniões informais, negociações importantes durante o "descanso" na natureza e outros cenários semelhantes são assumidos nas atividades de um auxiliar que desempenha funções adicionais por recomendação de superiores.
Ocupando uma posição tão importante e responsável, o gerente adjunto é dotado de certos direitos que se correlacionam com seus deveres. Em particular, trabalhar com documentação de origem implica o direito do assistente de aprovar esses documentos. Ao mesmo tempo, a fim de estudar completamente os materiais do caso, o assistente pode solicitar os necessários Informação adicional da cabeça e especialistas da empresa.
Este empregado tem o direito de exigir as condições necessárias para o trabalho. Condições de trabalho confortáveis, um clima psicológico positivo, um nível adequado de equipamento técnico são indicadores dos quais depende diretamente o resultado do trabalho de um especialista. Como a racionalização do processo de trabalho envolve a divisão das funções do trabalho, muitas operações de trabalho envolvem a interação de diversos especialistas. Em particular, o processamento da correspondência recebida não exclui a interação da secretária e do subgerente.
Os termos do contrato de trabalho prevêem uma lista de funções de um assistente de direção, que, no entanto, pode ser significativamente ampliada na prática, dependendo das circunstâncias. Como parte da equipe do gerente, o assistente é responsável por:
Assistentes executivos experientes e talentosos certamente têm perspectivas sérias. Seu trabalho é muito valorizado, pois são eles que, antes de tudo, têm a oportunidade de subir rapidamente na escada corporativa e alcançar altos resultados na construção de uma carreira.
Amplas perspectivas se abrem, antes de tudo, para quem consegue estudar e sistematizar informações extensas em um curto período de tempo, escolher táticas de comportamento e fornecer todo o necessário para negociações estrategicamente importantes. Os especialistas que demonstraram resultados positivos em seu trabalho têm amplas oportunidades de avançar em suas carreiras e receber uma posição de prestígio.
Os poderes e responsabilidades de um subgerente variam em função da atividade-alvo e da estratégia de gestão da empresa.
Assistente de negócios
Quem precisa: a gestão de empresas que realizam uma gestão extensa de documentos.
Reporte: Supervisor direto.
Um assistente de negócios é um especialista responsável por muitos processos: preparar e organizar negociações e documentação para eles, desenvolver o cronograma de trabalho de um diretor. O resultado de negociações, reuniões e outros eventos semelhantes depende do grau de sua organização, lealdade e diplomacia. Daí decorre que o subgerente é uma vaga diversa que exige certos conhecimentos, habilidades, erudição e competência.
O assistente de negócios não apenas executa as funções técnicas que lhe são atribuídas, mas também determina a estrutura das tarefas atuais no local e as executa. Além disso, este especialista, na ausência ou por conta do chefe, realiza parte do trabalho do diretor, cujos resultados o chefe utiliza em seu trabalho. Portanto, o assistente precisa de certo conhecimento e prática no perfil da empresa.
A prática é tal que os homens trabalham com mais frequência do que as mulheres como assistentes do chefe. Ao escolher uma pessoa para este cargo, o chefe parte do nível de formação do especialista, da sua experiência neste cargo, do nível de conhecimento línguas estrangeiras, Porque o assistente pessoal do chefe deve estar pronto para receber a delegação estrangeira. Habilidades como habilidades organizacionais, capacidade de conduzir negociações comerciais de maneira adequada e racional e disposição para tomar decisões eficazes com base em uma análise da situação atual também são importantes.
Entre os candidatos a tal cargo, via de regra, estão especialistas de 30 a 40 anos com formação superior especializada e histórico de trabalhos bem-sucedidos neste setor. Além de outras qualidades empresariais de um potencial assistente, em primeiro lugar está a capacidade de responder adequadamente às críticas, a capacidade de não dar vazão a sentimentos ambiciosos, pois os resultados do seu trabalho serão de facto aproveitados por outra pessoa. Assim, o cargo de assistente executivo não é adequado para candidatos com grandes ambições pessoais.
Assistente Pessoal
Quem precisa: dirigentes de grandes empresas.
A quem se reporta: apenas ao seu superior imediato.
O cargo de assistente pessoal do chefe é relevante para uma grande empresa, onde já está suficientemente formado um quadro completo de funcionários administrativos. Neste caso, trata-se do secretariado e outras categorias de especialistas que são o “braço direito” do diretor. Suas responsabilidades incluem atender às necessidades administrativas dos diretores na reserva de passagens para viagens de negócios, reserva de quartos de hotel e entrega de recados para a família do chefe. Vale ressaltar que o trabalho de um subgerente vai além do escritório.
O assistente, na verdade, libera o chefe da implementação de procedimentos organizacionais de natureza administrativa, proporcionando a oportunidade de administrar racionalmente o empreendimento e utilizar os recursos próprios com a máxima eficiência. Para cumprir todas as condições acima, um funcionário deve ter a experiência necessária como assistente pessoal de um gerente ou secretário adjunto por pelo menos 3 anos e, na idade de 25 a 35 anos, receber uma educação superior especializada.
Quem precisa: os líderes de grandes empresas ocidentais.
A quem reporta: exclusivamente à chefia.
Para o cumprimento de atribuições de caráter pessoal, bastante comuns na prática de um gestor, é incluído no quadro de pessoal um cargo como o de assistente pessoal. Normalmente, esse trabalho está associado à execução de algumas atribuições para familiares e pessoas próximas do chefe. Esse funcionário costuma estar ocupado organizando eventos familiares, feriados, organizando atividades de lazer para os filhos do diretor etc.
A idade média de um assistente pessoal é de 26 a 35 anos, educação de alto perfil, habilidades organizacionais máximas, contenção e sociabilidade.
secretário
Quem precisa: grandes, médias e pequenas empresas.
A quem reporta: à equipa de gestão.
O cargo de secretário é necessário em quase todas as empresas, independentemente da forma jurídica. As funções deste colaborador incluem receber e registar a correspondência recebida, atender chamadas telefónicas e comunicar atempadamente ao patrão, controlar a circulação de documentos, assegurar o normal funcionamento do escritório, criar e manter um microclima positivo na receção da direção.
Na maioria das vezes, as meninas de 22 a 30 anos com educação secundária especial superior (menos frequentemente geral), que são fluentes nas habilidades de um usuário de PC confiante que é capaz de imprimir documentos rapidamente e processar uma grande quantidade de informações recebidas, são mais freqüentemente convidado para tal posição. Nem o último lugar é dado a qualidades pessoais como responsabilidade, sociabilidade, diligência e etiqueta comercial.
Secretário assistente
Quem precisa: dirigentes de empresas com no máximo 25 funcionários.
O secretário adjunto é o mesmo adjunto do chefe, responsável por assegurar o normal trabalho dos técnicos do escritório. Este funcionário digita a correspondência enviada, cumprimenta os hóspedes e serve bebidas, responde às perguntas dos hóspedes e oferece um ambiente agradável e acolhedor.
O ensino superior é bem-vindo, a capacidade de usar equipamentos de escritório rapidamente e imprimir e processar rapidamente a correspondência recebida. Os candidatos a emprego com experiência prática acham muito mais fácil encontrar um emprego. Via de regra, em qualquer empresa, uma secretária executiva e responsável, com boa aparência e boas maneiras.
Recepcionista
Quem precisa: empresa com mais de 60 funcionários, com grande fluxo de visitantes.
A quem se reporta: ao chefe do escritório, assistente do chefe ou ao próprio chefe.
O dever de um gerente assistente não se limita a trabalhar com correspondência e atender chamadas recebidas. Para grandes empresas que interagem com vários parceiros de negócios, é muito importante que sejam atendidas por uma secretária simpática, de boa aparência, com um sorriso agradável e boas maneiras. Assim, a secretária da receção é responsável por receber os convidados, servir bebidas e sobremesas, trabalhar com os estafetas na receção de encomendas e envio de correspondência. Uma vez que as secretárias da recepção são das primeiras a entrar em contacto com os visitantes em virtude das suas funções, devem ser simpáticas, prestáveis e orientadas, antes de mais, para o encontro e acompanhamento dos clientes.
Secretário assistente
Quem precisa: empresas de classe média.
A quem se reporta: o chefe.
Esse cargo costuma ser considerado "intermediário", pois suas funções inerentes são características tanto do assistente pessoal do chefe quanto do secretário. Em particular, o secretário adjunto está presente nas negociações das autoridades com sócios e chefes de departamentos da empresa, mantém atas de reuniões e negociações e fornece suporte documental para as reuniões do chefe. É importante destacar que as funções do secretário adjunto estão mudando gradativamente, sendo que a descrição do cargo de subgerente envolve o desempenho de diversas funções correlatas.
Administrador
Quem precisa: empresas especializadas na prestação de serviços.
A quem se reporta: o chefe da empresa, o gerente ou Diretor Administrativo.
Deve-se notar que deveres oficiais gerente adjunto são semelhantes às funções de secretário, assistente pessoal e secretário adjunto. Após um exame mais detalhado, as funções do administrador são um pouco diferentes delas.
O cargo de administrador é constituído em sociedades especializadas na prestação de serviços. Em particular, o administrador está empenhado em receber convidados, organizar reuniões e negociações de negócios e monitorar o cronograma de visitas (recepção). A principal tarefa do administrador é garantir a máxima comodidade e conforto aos visitantes enquanto estiverem no escritório da empresa. Não é de surpreender que, na maioria das vezes, meninas e meninos de boa aparência, conhecedores das regras de negócios e etiqueta corporativa, resistentes ao estresse e capazes de desempenhar simultaneamente várias funções, sejam convidados para o cargo de administrador.
Gerente
Quem precisa: médias empresas com mais de 25 funcionários.
A quem se reporta: o chefe, o diretor administrativo.
As tarefas deste especialista incluem a resolução de problemas de suporte técnico para funcionários que trabalham no escritório. Para a contabilidade correta de todas as transações, o gerente do escritório mantém a documentação contábil necessária. Deve-se notar que os gerentes de escritório da Europa Ocidental desempenham funções claramente definidas. Ao contrário deles, especialistas russos desse perfil costumam fazer o trabalho de secretária.
A idade ideal dos candidatos ao cargo de gerente de escritório é de 23 a 35 anos. Para se qualificar para esta posição, um especialista deve ter altas habilidades de comunicação, ser resistente ao estresse e ter uma aparência agradável. Experiência como assistente de gerente será uma prioridade.
atendente
Quem precisa: organizações governamentais, bem como empresas em que o fluxo de documentos esteja claramente marcado de acordo com os GOSTs.
A quem reporta: ao diretor administrativo, ao chefe do escritório ou ao chefe.
Nas empresas estatais e sociedades de regime misto, o quadro de pessoal inclui o cargo de escriturário, bem como outros cargos estritamente regulamentados. Esse funcionário acompanha o fluxo de documentos, analisa e sistematiza ofícios, despachos do chefe, documentação de arquivo e demais documentos do empreendimento.
Entre os requisitos para o candidato a este cargo, deve-se indicar: atenção, pronta execução de instruções, conhecimento das regras de preenchimento de documentos, alfabetização. O escriturário costuma ser chamado de “chefe do escritório”, porém, isso não altera a essência e o conteúdo deste trabalho.
Yuri Vodilov,
CEO empresa "Sibrybprom", Tyumen
Há oito anos trabalho com um assistente pessoal e devo dizer que essa pessoa me ajuda nas questões organizacionais e administrativas. Durante a celebração do contrato de trabalho, essa menina foi contratada como secretária. No processo de trabalho, demonstrou boa capacidade de organização e comunicação e, com o tempo, foi aprovada como assistente pessoal.
Como decidi aprovar esse candidato em particular? Em primeiro lugar, devo observar uma resposta adequada às observações do gerente, altas habilidades organizacionais, capacidade de expressar sua posição de maneira correta e razoável. Além do que foi dito, eu um alto grau auto-organização e disciplina, excelentes habilidades profissionais e conformidade ética corporativa.
Ao aceitar visitantes na empresa, um assistente pessoal contribui para a formação de uma imagem positiva da gestão. Suas responsabilidades incluem preparar a documentação necessária, agendar reuniões do gerente com sócios e visitantes, organizar reuniões de negócios e reuniões pessoais. O assistente, claro, cria um clima psicológico harmonioso, o que é muito importante durante um contato pessoal prolongado.
Vale ressaltar que o auxiliar consegue conciliar com sucesso funções de diferentes perfis: desde a simples secretária até a mais responsável e importante, adjunta.
Que funções de trabalho são geralmente atribuídas a um assistente, qual é o escopo de seu trabalho?
Gerenciamento de tempo:
Organização e realização de eventos de trabalho:
Gerenciamento de registros:
Manutenção de contatos comerciais:
Trabalho de gerente de escritório:
Trabalho de deputado:
O assistente pessoal do gerente deve atender às necessidades tanto do superior imediato quanto do status da empresa. Em pequenas (se necessário, também em grandes) empresas, um gerente adjunto pode compartilhar funções de trabalho com outros funcionários e, vice-versa, combinar o trabalho de um assistente com outras funções previstas no Contrato principal.
Regis Lomm,
Chefe do escritório de representação da Pfizer na Rússia, Moscou
Um especialista que trabalha na empresa como assistente pessoal está envolvido no seguinte trabalho:
Naturalmente, esse especialista deve ter um conjunto ideal de habilidades de comunicação: ética corporativa, alta adaptabilidade em condições de rápida mudança, precisão e pontualidade, atenção e boa vontade. O melhor assistente é aquele que entende e percebe o que mais precisa ser feito para melhorar as condições de trabalho do diretor.
As instruções modernas não cobrem totalmente as responsabilidades do cargo de um gerente assistente, mas uma secretária experiente tem uma boa ideia da essência deste trabalho. Quanto mais sinceramente um funcionário se preocupa com a empresa, mais bem-sucedida será sua carreira, independentemente do cargo. Um assistente pessoal do gerente, que mostra preocupação saudável e oportuna com as condições de trabalho da administração, sempre se destacará por seus méritos, porque é muito importante para o gerente que sempre haja uma pessoa ao lado dele que compartilhe totalmente seus interesses e posição, não importa em que país ou região eles estejam.
Um especialista que me ajuda no meu trabalho e trabalha como assistente oferece condições confortáveis para a realização de importantes atividades administrativas e organizacionais. Devo acrescentar que essas condições são importantes não só para mim pessoalmente, mas também para os sócios, o que, no final das contas, afeta os interesses de toda a empresa.
Além disso, fico feliz em saber que uma pessoa adequada, auto-organizada e responsável está trabalhando ao meu lado em contato constante, capaz de avaliar a situação com sobriedade e tomar decisões úteis com rapidez. Além disso, confio intuitivamente em minha secretária, percebendo que ela compartilha totalmente comigo os interesses da empresa e os meus.
Assistente Executivo Ideal:
Diante do exposto, é fácil determinar quais requisitos característicos se aplicam ao candidato a esse cargo. Em qualquer caso, este especialista deve ter um nível educacional e experiência prática suficientes para garantir sua reputação positiva. A lista exata de requisitos depende das especificidades do trabalho do funcionário.
Em particular, se o assistente estiver envolvido principalmente no desempenho das funções de um referente, a lista de requisitos incluirá os seguintes itens:
Um assistente iniciante de chefe de empresa pode iniciar sua carreira com as características indicadas.
No entanto, se o assistente combinar o trabalho de uma secretária com o trabalho de um gerente, é fácil supor que os requisitos para tal especialista aumentarão um pouco. Atendendo ao nível das funções neste caso, o candidato ao cargo de subgerente deverá possuir um nível de qualificação superior.
Um conjunto típico de habilidades deve incluir os seguintes itens:
Embora os executivos seniores tenham maior probabilidade de serem considerados, os assistentes executivos com menos antiguidade que demonstram habilidades organizacionais exemplares e excelente ética corporativa também têm uma chance justa de sucesso.
Isso se explica pelo fato de o gerente preferir treinar seu assistente de forma independente “do zero”, para que o funcionário desenvolva imediatamente um certo estereótipo de comportamento. Além disso, as tecnologias modernas são mais bem dominadas por jovens profissionais que não estão sobrecarregados com conhecimentos desatualizados. Freqüentemente, a descrição do trabalho de um gerente assistente indica diretamente o trabalho com novos tipos de software, e a seleção de candidatos ocorre de acordo com certas regras.
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Distrito Federal |
Nível salarial aproximado (em rublos) |
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Do Extremo Oriente |
6500-21 000 |
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Volga |
5200-26 000 |
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Noroeste |
7000-11 700 |
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siberiano |
9500-39 000 |
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Urais |
7800-26 000 |
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Central |
17 200-19 500 |
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Sulista |
10 400-13 000 |
1. Perfil profissional e psicológico do assistente pessoal (assistente) do chefe
2. Documentar as atividades do gerente e da organização como um todo
3. Organização do fluxo de documentos
4. Interação comercial e comunicação eficaz com o gerente
5. Organização de eventos especiais e empresariais (reuniões, negociações, conferências)
6. Gerencie o estresse e sua condição.
7. Gerenciamento de tempo
8. Resolução de situações complexas e conflituosas
9. Organização de viagens de negócios do diretor
10. A imagem de um assistente pessoal moderno (assistente pessoal)
Suporte para um código de vestimenta pessoal.
11. Habilidades práticas para entrevistar e redigir um currículo.
Julia Konelskaya,
Diretor Geral do Galaktika Group of Companies, Moscou
Tanto recursos externos quanto internos foram utilizados como base de clientes na escolha de um gerente adjunto. O anúncio "Required Executive Assistant" foi veiculado na mídia local, a fim de atrair a atenção de candidatos com experiência em grandes empresas ou departamentos administrativos. O serviço de pessoal estava envolvido no trabalho de seleção primária de candidatos.
Em primeiro lugar, os especialistas determinaram o quão bem os candidatos atenderam aos nossos requisitos, identificaram oportunidades em potencial. Durante a entrevista, os candidatos resolveram casos-teste e consideraram situações específicas. Após o teste, recebemos informações iniciais sobre as capacidades e habilidades dos candidatos.
Além disso, os candidatos selecionados foram testados quanto ao cumprimento das normas de ética corporativa adotadas na empresa. Determinamos se o especialista conseguiu assumir a responsabilidade e resolver a situação em favor da empresa. Pessoalmente, estou mais impressionado com o assistente, pronto para tomar decisões independentes.
Para fazer a escolha certa, você precisa saber com clareza: que tipo de especialista é necessário como gerente assistente? Quais funções de trabalho serão atribuídas a ele, quais tarefas o gerente definirá para ele? Ao escolher um assistente, é importante levar em consideração a compatibilidade psicológica, coincidência ritmos biológicos e ritmo de trabalho. Sabe-se que as qualidades empresariais de uma mesma pessoa podem condições diferentes aparecem de forma diferente.
Um subgerente sem experiência pode encontrar emprego em uma empresa em crescimento, com um líder introduzindo modelos inovadores na prática administrativa e gerencial. Quando o diretor viaja com frequência, o assistente deve ser capaz de resolver racional e prontamente questões relacionadas a reservas de hotéis, passagens e traslados. Mas se as viagens de negócios não forem frequentes, não há necessidade de treinar um especialista para realizar os trabalhos preparatórios. Ao mesmo tempo, um assistente executivo com experiência provavelmente estará procurando um emprego que lhe proporcione pleno emprego e oportunidade de desenvolvimento.
Existem duas opções:
Uma descrição detalhada das qualidades e habilidades de um potencial assistente deverá ser apresentada ao serviço de recrutamento. Quanto mais detalhada for a descrição do especialista, mais frutífero será o trabalho e as atividades do gerente. O processo de pré-seleção eliminará candidatos inadequados e será muito mais fácil para o gerente fazer uma escolha entre os candidatos restantes. Além disso, se uma pessoa não atender aos requisitos de vários parâmetros.
Os cursos de gerente assistente ajudam a identificar as prioridades de cada candidato, para revelar oportunidades potenciais. Os graduados sem experiência de trabalho podem primeiro praticar secretários, adquirir as habilidades e conhecimentos necessários e só então se candidatar ao cargo de assistente do chefe da empresa.
Observe que é contra a lei rejeitar solicitações com base em idade, sexo e nacionalidade. Durante a entrevista, não se deve expressar antipatias pessoais, existem outras formas mais corretas de recusar os serviços de um candidato. Se um especialista experiente for candidato, a experiência de trabalhar como assistente do chefe certamente dirá a esse candidato o motivo de sua recusa.
Se 10 a 15 candidatos se candidatarem ao cargo de gerente assistente, é aconselhável instruir o serviço de pessoal para determinar a honestidade com que preencheram o questionário. Em seguida, convide cada um dos candidatos a resolver uma situação real de trabalho e analise suas respostas.
Um exemplo particular: oferecer ao candidato tal tarefa. “Você precisa enviar e-mail. Suas ações?". Com base nas opções de resposta, você fará sua escolha com precisão.
Primeira opção. Enviarei o envelope pelo correio ou usarei um serviço de correio conforme exigido pela descrição do trabalho do gerente assistente.
Segunda opçao. Vou verificar com o gerente a urgência da entrega. Com isso em mente, decidirei como enviar a correspondência: por correio, por correio ou (se forem documentos importantes) entregues pessoalmente. Você deve partir após determinar a pessoa de contato, o endereço exato e o horário de trabalho do destinatário. O fato da entrega pode ser verificado por telefone, após o que é necessário informar ao gerente sobre o trabalho realizado.
Com base nos resultados da seleção preliminar, vários candidatos permanecem no campo de visão da cabeça. Esta é uma etapa importante na qual você deve decidir por que os candidatos se candidataram a esta empresa em particular? Pergunte aos candidatos quais são os motivos para se candidatarem e por que desejam trabalhar no cargo de assistente executivo. Não fique envergonhado se esta pergunta foi feita várias vezes. Se um funcionário não quiser se sobrecarregar mais uma vez com a confirmação de suas intenções, dificilmente vale a pena dar atenção a essa pessoa. Outra coisa é quando um candidato fala com interesse sobre uma posição futura, explica sua visão da situação e oferece soluções novas e fora do padrão. Certifique-se de que o candidato seja emocionalmente compatível com você.
Em uma entrevista de curto prazo, é extremamente difícil determinar o nível de compatibilidade. Ouça sua intuição: você gosta de uma pessoa que demonstra conhecimento, experiência, vontade de trabalhar? Se, na presença de todas essas qualidades, não houver desejo de continuar a conversa com ele - este é um sinal alarmante, você não deve discutir consigo mesmo. A questão da compatibilidade psicológica é ainda mais relevante quando um assistente do chefe do departamento é selecionado.
Nas condições de competição crescente, a qualidade da gestão e a direção dos recursos administrativos e organizacionais estratégicos são de importância fundamental. O sucesso de toda a empresa depende da escolha correta e rápida da estratégia de gestão. Portanto, as atividades do líder devem ser dotadas das mais confortáveis condições, meios e recursos que permitam resolver efetivamente questões estrategicamente importantes sem ônus formais ou organizacionais. O assistente pessoal do líder é a pessoa a quem, em qualquer clima, é confiada a "bússola do navio" controlada pelo capitão.
Yuri Vodilov, Diretor Geral da Sibribprom, Tyumen. Sibrybprom LLC é uma empresa diversificada especializada na produção de produtos de peixe. Possui três empreendimentos de criação e cultivo de peixes vivos, três fábricas de processamento de pescado, oficina de defumação e secagem, depósitos e um estaleiro.
Regis Lomm, chefe do escritório de representação da Pfizer na Rússia, Moscou. A Pfizer, fundada em 1849, desenvolve e fabrica produtos farmacêuticos para diversas áreas da medicina (cardiologia, oncologia, urologia, psiquiatria, oftalmologia, endocrinologia, dermatovenereologia), incluindo antibióticos de nova geração. A Pfizer tem mais de 150 locais em todo o mundo. Todos os anos, a empresa investe valores significativos em pesquisa e desenvolvimento de novos medicamentos. O escritório de representação russo da empresa (Pfizer International LLC) está em operação desde 1992.
Julia Konelskaya, Diretor Geral do Galakta Group of Companies, Moscou. Grupo de empresas "Galakta" - fabricante russo marcas de vodka "Poltina" e "Frost and Sun". A empresa está entre os 10 maiores produtores de vodca. A rede de distribuição de produtos cobre todas as regiões da Federação Russa e consiste em mais de 100 distribuidores. Os escritórios de representação regional do grupo foram estabelecidos nas 24 maiores regiões. Em 2006, o volume total de produção das empresas do grupo foi de 2.520 mil dólares americanos. O número de funcionários é de 600 pessoas.
Eles costumam falar sobre seu lugar no sistema de gerenciamento, muito foi escrito sobre seu papel nos negócios modernos, sua esfera de influência está se expandindo e sua funcionalidade está se tornando mais complicada a cada ano. Apenas seu status permanece inalterado. Assistente - quem é ele? O que ele faz? Por que sua personalidade modesta chama tanta atenção para si mesmo?
Da história da profissão
Acredita-se que os primeiros assistentes apareceram na Roma antiga. A jurisprudência romana, que desenvolveu fórmulas para os negócios jurídicos, precisava revestir-se da forma escrita tradicional. Gradualmente, o trabalho mecânico em materiais jurídicos torna-se não apenas mais independente, criativo, mas quase exclusivo. Seus representantes na era da república eram scribae e exceptoreset notarii - escribas envolvidos em colocar material legal em forma de documento. Os escribas estavam no serviço público, exceptores et notarii - a serviço de particulares. A posição de escriba só podia ser ocupada por cidadãos romanos que não fossem privados da honra cívica, mas por pessoas que haviam sido degradadas. direitos civis não teve acesso a esta posição. Sua eleição era vitalícia e não se limitava ao tempo de serviço, mas se estendia aos sucessores. Scribae poderia ceder seu lugar para outra pessoa por uma taxa.
Dentre os escribas mais competentes, os magistrados escolhiam seus auxiliares, cuja função era preparar os documentos públicos (tabulae publicae) e manter as contas públicas (rationes), pelo que eram chamados de scribae librarii. Os assistentes ocupavam uma posição social elevada. Um dos nomes que chegaram até nós desde as profundezas dos séculos é o nome do assistente próximo do antigo imperador romano Augusto - Mecenas, que desempenhou missões diplomáticas, políticas e privadas. Seu patrocínio de poetas, artistas e cientistas tornou o nome "Mecenas" um nome familiar.
Quem é contratado como assistente?
Um líder hoje é, antes de tudo, um líder que se distingue pela inteligência, pensamento flexível, capacidade de análise e introspecção, maturidade emocional, capacidade de organização e desempenho surpreendente. Naturalmente, tal líder não pode existir no vácuo. Ele precisa de um elo, um condutor de suas ideias, tarefas, uma pessoa que assuma para si a solução de muitos problemas, liberte-o do peso da rotina. Quanto mais rápido o negócio se desenvolve, maior a empresa e mais bem-sucedido o líder, o que significa que a necessidade de um assistente sério se torna urgente.
Escolhendo um assistente pessoal, um líder de sucesso declara os mais altos requisitos possíveis não apenas por sua educação, qualidades profissionais, experiência de trabalho, habilidades práticas, mas também por características pessoais. Um assistente pessoal não é tanto uma posição, mas um status especial de um confiável pessoa que um líder precisa. Um assistente pessoal é um profissional responsável, capaz de assumir grandes responsabilidades para garantir as atividades do gerente, para livrá-lo da perda de tempo.
É difícil encontrar um assistente realmente profissional. Um recrutador experiente aborda com toda a responsabilidade a escolha de um assistente pessoal para o gerente: ele nem considera as propostas de candidatos que mudam frequentemente de emprego, sem educação, experiência de trabalho e currículos elaborados com erros gramaticais e estilísticos não despertarão seu interesse.
Existe a opinião de que uma pessoa entre 25 e 30 anos pode ser assistente. Muitos especialistas são muito céticos sobre o estabelecimento de tais limites. O trabalho que exige alta tensão e alta concentração de atenção faz exigências especiais de profissionalismo, estabilidade psicológica e habilidades de comunicação, que são adquiridas exclusivamente por meio de conhecimento, experiência e reputação. É por isso que recentemente o cargo de assistente pessoal cresceu significativamente. Com base em um conjunto de parâmetros e características objetivas e subjetivas, uma pessoa que atingiu a plena maturidade pessoal e profissional pode ser considerada um assistente confiável. Deste ponto de vista, o aniversário de 30 anos não é a etapa final da carreira do assistente, mas sim o seu ponto de partida.
Mais recentemente, foi principalmente o belo sexo que se tornou assistente pessoal. Hoje, um assistente do sexo masculino não é mais uma raridade.- distingue-se pela determinação, determinação e contenção emocional, possui inteligência, capacidade de pensar estrategicamente. Por sua vez, as auxiliares são mais resistentes ao estresse, adaptam-se melhor, sentem melhor as nuances das relações devido à sua flexibilidade, encontram rapidamente uma saída para uma situação difícil, estão atentas aos detalhes e têm capacidade de ouvir e são mais pacientes ao realizar trabalhos de rotina. Portanto, a escolha de um assistente deve ser baseada não no gênero, mas no profissionalismo, um conjunto de habilidades.
Os requisitos para a formação de um candidato ao cargo de assistente pessoal não são muito rígidos: pode ser um especialista com formação superior em qualquer área, o principal é a presença de outros componentes necessários para a implementação da funcionalidade para Este cargo. Na maioria das vezes, os humanitários conseguem o papel de assistentes - especialistas na área de turismo, relações públicas e suporte documental para a gestão, historiadores, tradutores, jornalistas, filólogos. O assistente pode ter formação técnica, econômica ou jurídica - tais profissionais costumam ter uma mentalidade analítica, demonstram suas habilidades na elaboração de pareceres, relatórios ou supervisão de projetos e executam tarefas de maior complexidade. E claro, educação condizente com o perfil da empresa é sempre bem-vinda.
Ao mesmo tempo, os requisitos de experiência profissional e habilidades profissionais de um assistente são muito altos. Aqueles que pensam que basta a um assistente pessoal ter habilidades de secretariado - saber uma língua estrangeira, usar um computador, ter experiência em compilar cartas comerciais e providenciar viagens de negócios, reserva de bilhetes e organização de reuniões de negócios. Além de tudo acima, o assistente deve:
● possuir uma mentalidade analítica e a capacidade de pensamento lógico;
● ter boa memória, tem uma resposta rápida;
● ser trabalhador, persistente, resistente ao estresse;
● ter visão ampla, discurso competente;
● ser capaz de assumir responsabilidades;
● ter bom gosto;
● Esteja comprometido com os interesses corporativos e pessoais de seu líder.
Responsabilidades do assistente
As principais responsabilidades de um gerente assistente incluem:
● apoio administrativo do chefe;
● planejamento da jornada de trabalho do gerente, coordenação e apoio organizacional de reuniões e recepção de visitantes;
● apoio informativo e analítico ao gestor: pesquisa e tratamento da informação necessária; preparação de informações, materiais analíticos e de apresentação, relatórios e discursos, revisões analíticas, relatórios, etc.;
● condução de correspondência comercial do chefe;
● preparação de reuniões, conselhos, reuniões de chefia, formalização de resultados de reuniões/negociações de negócios;
● participação em negociações, reuniões de negócios, recepções; acompanhamento do responsável em reuniões, viagens, etc.;
● organização e disponibilização de viagens e reuniões de negócios (logística de percursos óptimos, reserva de bilhetes, quartos de hotel, transfers; apoio a vistos; registo de participação em conferências e seminários; organização de atividades de lazer);
● implementação de relacionamentos com representantes de empresas, empreendimentos, organizações, órgãos poder do estado e gestão para resolver questões que não exijam a participação direta da chefia; obtenção de documentos e informações das autoridades estaduais e da administração em nome do chefe;
● traduções orais e escritas, suporte linguístico para negociações e reuniões comerciais;
● organização de apresentações e eventos protocolares, atividades representativas;
●preparação de relatórios de despesas;
● execução de atribuições pessoais do chefe.
Esta lista não está completa, em empresa específica As funções do assistente podem variar.
sobre confiança
A questão da confiança é a própria pedra angular, a base dos alicerces sobre os quais se constrói todo o sistema de relações “assistente-líder”. Para muitos líderes, um assistente não é apenas confidente, uma pessoa condenada pelo segredo do conhecimento, mas também quase um membro da família. O grau de confiança às vezes é tão alto que ele recebe informações confidenciais, números de contas bancárias, cartões de pagamento e códigos PIN, grandes somas de dinheiro, códigos de segurança, selos de empresas e segredos pessoais.É por isso que muitos assistentes fornecem não apenas a organização das atividades oficiais do chefe, mas também resolvem seus problemas familiares e domésticos: compram presentes para familiares, encomendam cestas de flores para entes queridos, selecionam funcionários domésticos, organizam férias infantis, etc. .
É importante lembrar que a confiança é dada a um assistente que:
● é proficiente em habilidades de comunicação empresarial;
● sabe ouvir e escutar;
● observa a subordinação;
● mantém neutralidade e confidencialidade;
● mantém um equilíbrio entre confiança e obediência, tem opinião própria, está pronto para defender sua posição, mas entende bem quando é necessário e onde recuar.
Prós e contras da profissão
Vamos começar com o que eles geralmente acabam deixando modestamente "para depois" - com a questão dos salários. Os requisitos muito elevados para os candidatos à vaga de "assistente pessoal do chefe", bem como as ofertas sérias dos candidatos, elevaram significativamente a fasquia das expectativas e ofertas salariais. Em Moscou, o salário médio aproximado de um gerente assistente varia de 40 a 60 mil rublos, nas regiões - de 20 a 30 mil. Ter experiência de trabalho, recomendações e conhecimento de línguas estrangeiras permitem que o candidato se qualifique para um nível superior remuneração.
A experiência gerencial diária, o aumento do nível de responsabilidade, a mudança da natureza das tarefas a serem resolvidas permitem ao auxiliar adquirir conhecimentos inestimáveis neste cargo. Auxiliar - cargo que envolve constante crescimento e autorrealização, aprimoramento de qualidades pessoais, habilidades, talentos; abrindo perspectivas reais para a atividade profissional. Diante de tudo o que foi exposto, um assistente profissional no futuro pode se candidatar, no mínimo, ao cargo de chefe de secretaria, escritório, direção de negócios, mas outros desenvolvimentos também são possíveis - executivo, administrativo, diretor geral ou organização própria o negócio.
O outro lado de qualquer profissão é o preço que pagamos por dominar as habilidades profissionais. A jornada de trabalho de um assistente dura mais do que a jornada de trabalho do gerente, por isso geralmente começa de manhã cedo e termina tarde da noite. Além disso, um assistente pessoal deve estar disponível para seu chefe quase o tempo todo. Se o gerente tiver apenas um auxiliar, às vezes fica até difícil tirar um dia de folga, sair de férias - o auxiliar fica estritamente limitado pelos limites de férias de seu gestor.
Além disso, as relações estabelecidas, a harmonia, o apego pessoal ao líder muitas vezes jogam contra os desejos e aspirações de mudar alguma coisa, tornam o auxiliar refém de um determinado funcionário e, conseqüentemente, da profissão.
A função de auxiliar deve ser considerada como uma plataforma de lançamento, e seu crescimento profissional e pessoal depende de determinação, consciência clara de suas capacidades, desejos e quantidade de esforço feito.
Nome na história
Os nomes das figuras que deixaram sua marca na história da política mundial, cultura, ciência, diplomacia são conhecidos de todos, mas os nomes de seus assistentes, que assumiram um trabalho árduo e às vezes ingrato, contribuindo para o nascimento de muitas conquistas, história nem sempre preserva para a posteridade.
Pavel Ivanovich Yaguzhinsky ( 1683-1736) - assistente de Pedro I, estadista e diplomata. Homem ativo e enérgico, desde 1701 tornou-se companheiro constante de Pedro I em todas as campanhas e viagens ao exterior, em todos os lugares em que se encontrava em seu lugar e conquistava o favor do rei. Ao longo dos anos, ele atuou como procurador-geral do Senado, ministro plenipotenciário do Sejm polonês em Grodno, ministro do gabinete, foi enviado em Viena, embaixador em Berlim. Pedro I repetidamente confiou a ele importantes missões diplomáticas. Pavel Ivanovich conduziu negociações muito difíceis com os reis da Dinamarca e da Prússia. Yaguzhinsky, como czar pessoal de confiança, participou de todos os congressos europeus sem exceção. Inclusive porque falava inglês, alemão, espanhol e Francês para não mencionar polonês e lituano. O imperador não se enganou na escolha do procurador-geral. Yaguzhinsky cumpriu com zelo e rapidez todas as instruções de Pedro I. Ele nunca arrastou a execução, como costumavam praticar outros nobres, mas, tendo recebido qualquer tarefa, depois de um ou dois dias relatou a Pedro I sobre os resultados.
Os contemporâneos que assistiram Yaguzhinsky no serviço são unânimes em suas avaliações: “Um homem proeminente, de rosto irregular, mas expressivo e animado, de modos livres, caprichoso, orgulhoso, era inteligente e muito ativo; ele fez tanto em um dia quanto o outro não conseguiu fazer em uma semana.
Piotr Petrovich Konovnitsyn(1764–1822) – assistente de Mikhail Kutuzov, ajudante geral, conde... Invulgarmente corajoso e imprudente em assuntos militares, Pyotr Petrovich ao mesmo tempo era um excelente funcionário, extremamente preciso, diligente e pontual.
Os contemporâneos o avaliaram como "um tipo extraordinário de natureza russa". Após a retirada de Moscou, Kutuzov nomeou Konovnitsyn como general de plantão do quartel-general do exército russo, sobre cujos ombros estava um enorme fardo de trabalho organizacional no exército: o fornecimento de munição e comida, forragem e remédios, uniformes e transporte. Esta nomeação não foi acidental: Mikhail Illarionovich, com uma confusão geral após a perda de Moscou, precisava de um equilíbrio e homem difícil. Além disso, o honesto Konovnitsyn, por assim dizer, neutralizou o chefe de gabinete L. Bennigsen, que intrigava Kutuzov. Desde aquela época, Pyotr Petrovich se tornou o primeiro orador do comandante-em-chefe, toda a correspondência de combate de Kutuzov com seus líderes militares subordinados passou por ele.
Em 1815–1819 Konovnitsyn serviu como ministro da guerra, desde 1819 - membro do Conselho de Estado, chefe de instituições educacionais militares, diretor-chefe do Page e outro corpo de cadetes e do liceu Tsarskoye Selo.
Charles Maurice Talleyrand-Périgord (1753–1838) – assistente de Napoleão Bonaparte, destacado comandante e estadista francês. Toda uma época está associada ao seu nome: realeza, revolução, império de Napoleão, restauração, Revolução de Julho. O destino amarrou essas pessoas por 14 anos. Napoleão apreciou Talleyrand: "Ele é um homem intrigante, um homem de grande imoralidade, mas de grande inteligência e, claro, o mais capaz de todos os ministros que tive." Talleyrand tornou-se cavaleiro de todas as ordens francesas e quase todas estrangeiras. Em 1807, no auge do poder de Napoleão, Talleyrand se perguntou quanto tempo duraria o triunfo do imperador. Sendo um político sofisticado, Talleyrand sentiu que era hora de sair e deixou o cargo ministerial. O diplomata altamente experiente não se enganou ao prever o colapso de Napoleão. Talleyrand, tendo mostrado milagres da diplomacia, convenceu os aliados a deixar o trono não para os herdeiros de Napoleão, mas família real- Bourbons e, mais uma vez a favor, tornou-se ministro das Relações Exteriores e chefe de governo pela terceira vez.
Alexey AndreevichArakcheev(1769-1834) - assistente de três reis - Paulo I, Alexandre I, Nicolau I.
Ele serviu na guarnição de Gatchina, transferido para o controle total do czarevich Pavel Petrovich, o futuro imperador Paulo I. Em uma dessas revisões, o tenente executivo Arakcheev notou o futuro imperador. Logo Arakcheev se tornou o comandante do palácio, ele tratou seus deveres com diligência e diligência - ele estava a serviço a qualquer hora do dia. Sob Paulo I, aos 28 anos, Arakcheev ascendeu ao posto de comandante de São Petersburgo e recebeu o brasão do barão, no qual, com a permissão do imperador, inseriu o lema: "Sem bajulação, traído. " Sob Alexandre I, ele começou a plantar amplamente assentamentos militares, a ideia de criar que há muito ocupava seus pensamentos, desde 1815 ele realmente concentrou em suas mãos a liderança do Conselho de Estado, o Comitê de Ministros e seu Império Majesty's Own Chancellery era o único orador do czar na maioria dos departamentos. Desde 1817, durante o reinado de Nicolau I, ele serviu como comandante-chefe dos assentamentos militares. Arakcheev recusou-se a participar da supressão do levante dezembrista, pelo qual foi demitido por Nicolau I
Friedrich Engels(1820–1895) – assistente de Karl Marx, um dos fundadores do comunismo científico. O encontro com Marx, ocorrido em Paris em 1844, marcou o início de uma comunidade criativa que durou até a morte de Marx. Engels participou ativamente da organização e atividades da União dos Comunistas, junto com Marx escreveu o programa da União - "Manifesto partido Comunista” e publicou o New Rhine Gazette, em 1849 ele participou de um levante armado no sudoeste da Alemanha. Tendo recebido uma herança de seu pai, Engels prestou assistência material constante a Marx. Junto com Marx, liderou as atividades da Primeira Internacional. Após sua morte, ele começou a publicar volumes de O Capital, compilando o texto final dos rascunhos dos manuscritos de Marx.
Nicholas Roerich(1874-1947) - Artista russo, filósofo, cientista, escritor, viajante, figura pública, político. Pintou cerca de 7.000 quadros e criou quase 30 obras literárias, autor e iniciador do Tratado Internacional para a Proteção de Instituições Artísticas e Científicas e Monumentos Históricos (Pacto Roerich), fundador movimento internacional em defesa da cultura. Aos 24 anos, tornou-se diretor adjunto do museu da Sociedade Imperial para o Incentivo às Artes e, ao mesmo tempo, editor adjunto da revista de arte Art and Art Industry. Três anos depois, assumiu o cargo de secretário da Sociedade Imperial de Incentivo às Artes.
Evgeny Petrovich Petrov (Kataev)(1903-1942) - assistente do prosador russo Ilya Ilf, escritor. Junto com I. Ilf, ele escreveu os romances As Doze Cadeiras e O Bezerro de Ouro, que foram muito populares. Em 1932-1937, Ilf e Petrov escreveram folhetins para o jornal Pravda, durante esse período viajaram pelos Estados Unidos, o que resultou no livro conjunto One-Story America.
A cooperação criativa dos escritores foi interrompida pela morte de Ilf em 1937. Petrov entra ao serviço do jornal Pravda, escreve roteiros de filmes.
Durante a Grande Guerra Patriótica, trabalhou como correspondente dos jornais Pravda, Krasnaya Zvezda e do Escritório de Informações Soviético. Premiado com a Ordem de Lenin.
Igor VasilievichKurchatov(1902-1960) - assistente do físico Abram Fedorovich Ioffe, um notável físico, acadêmico da Academia de Ciências da URSS, o primeiro e mais antigo líder do programa nuclear soviético.
Kurchatov combinou organicamente os talentos de um físico e um organizador. Foi ele quem foi escolhido pelo acadêmico A.F. Ioffe, que obteve permissão para organizar um departamento de física nuclear em seu instituto e recomendou que Kurchatov fosse nomeado chefe do programa atômico - e isso determinou em grande parte o rápido sucesso do desenvolvimento de armas nucleares. Em 1943, Igor Vasilyevich fundou e dirigiu o instituto, que mais tarde ficou conhecido como Instituto de Energia Atômica da Academia de Ciências da URSS. Sob sua liderança, foram construídos o primeiro ciclotron em Moscou, o primeiro reator atômico na Europa, a primeira bomba atômica soviética, a primeira bomba termonuclear do mundo, a primeira usina nuclear industrial do mundo e a maior instalação de pesquisa para reações termonucleares controladas. 104º elemento sistema periódico Mendeleev é nomeado em sua homenagem kurchatovium.
Yuri Mikhailovich Baturin(nascido em 1949) - Assistente do Presidente Federação Russa, político russo, cientista (advogado e cientista político), cosmonauta (382º cosmonauta do mundo e 90º cosmonauta da Rússia), Herói da Federação Russa, Secretário do Sindicato dos Jornalistas da Federação Russa.
De 1993 a 1994 trabalhou como assistente do Presidente da Rússia em questões jurídicas, em 1994-1996 - em questões de segurança nacional, em 1996-1998 - assistente do Presidente da Rússia. Em 1998, ele foi nomeado para o cargo de cosmonauta de teste no Centro de Treinamento Estatal Russo de Pesquisa e Teste de Cosmonautas. Yu.A. Gagarin. Desde 2000 - vice-comandante do corpo de cosmonautas para pesquisa e trabalho de teste. É a primeira vez que um civil é nomeado para um cargo administrativo em um destacamento militar de cosmonautas, que é o destacamento do CPC. Desde 2008 - Membro do Conselho Científico do Conselho de Segurança da Federação Russa.
EU. Tarasova,
chefe do serviço organizacional e administrativo
ZAO NK Rusneftekhim
Uma das profissões de maior prestígio e ao mesmo tempo parece bastante fácil para a maioria - secretária ou assistente pessoal. Quanto ao prestígio, você está certo. Quanto à leveza - uma impressão enganosa. É fácil ser apenas... um péssimo ajudante. Como se tornar uma estrela no céu profissional?
O cargo de assistente pessoal do chefe tem alto status na empresa. O assistente pessoal está no epicentro da vida do escritório da organização e muita atenção é dada à sua pessoa. A comunicação com as primeiras pessoas das empresas e a responsabilidade que um assistente pessoal carrega requer conhecimentos e habilidades consideráveis. É difícil superestimar a grande e importante quantidade de trabalho administrativo, representativo e de mediação realizado pelo assistente.
Independentemente do tamanho da organização, o escopo de trabalho do assistente pessoal às vezes é expandido a ponto de ele executar não apenas um conjunto padrão de trabalho administrativo, mas também muito trabalho criativo. Em seu trabalho, o assistente pode implementar com sucesso funções financeiras, gerenciais, jornalísticas, de relações públicas e de tradução, principalmente se for uma alma e houver talentos, conhecimentos e habilidades. Tudo depende da forma como se apresenta no local de trabalho, da dimensão das atividades do superior imediato, bem como do entendimento, ou melhor, aceitação e respeito humano e profissional que se desenvolve entre o auxiliar e o seu superior imediato.
Informações importantes sobre suporte de informação da cabeça você encontrará no material aqui.
Além da grande responsabilidade, o cargo de assistente pessoal do chefe contém grandes oportunidades: estabelecer contatos interessantes, comunicar-se com pessoas de diversos status, muitas vezes bastante elevados, permanência permanente, como se costuma dizer, “à vista”, desenvolvimento de habilidades organizacionais e habilidades de liderança, a oportunidade de crescer para qualquer posição em qualquer área em que você possa mostrar suas habilidades e atividades. Trabalhando no escritório do gerente, você pode "ver mais de perto" as várias áreas de atuação profissional da empresa, determinar seus pontos fortes e interesses e iniciar um negócio de sucesso em sua carreira. Funcionário talentoso e dedicado carreira e o crescimento da compensação financeira por todos os seus esforços é fornecido.
Quais qualidades pessoais de um funcionário nesta posição desempenham um papel fundamental?
Para começar, é importante notar que na maioria das vezes as meninas trabalham como assistentes pessoais. As qualidades naturais inerentes ao gênero feminino, a saber: foco nas relações humanas, comunicação, capacidade de prever muitas pequenas coisas, cuidar das pessoas, calcular o desenvolvimento da situação alguns passos à frente, insight, intuição - podem servir bem as mulheres em suas atividades profissionais.
Também deve ser levado em conta que assim que uma mulher se comprometeu a construir uma carreira profissional, ela precisa prestar atenção aos fatores em que os homens tradicionalmente se concentram quando são bem-sucedidos em um determinado campo de negócios, ou seja, - na competência, na capacidade de se apresentar corretamente, na capacidade de ser orientado para os resultados.
Como ter sucesso no cargo de assistente pessoal e criar uma excelente base para sua carreira de sucesso?
programa máximo
Não se esqueça que não existem áreas de atividade improdutivas, existem funcionários negligentes. Assim como não existe vida chata, existem pessoas chatas. A natureza dotou a mulher de muitas habilidades valiosas.
O que é importante hoje para o sucesso empresarial de uma mulher?
Você não deve confiar apenas em dados externos, embora uma aparência atraente e elegante, a capacidade de se apresentar, é claro, o sirva bem.
Pessoa de sucesso sempre ciente de três coisas:
Também é necessário entender claramente o que você quer dizer com o conceito de "sucesso" para si mesmo. É uma rotina de trabalho tranquila ou a necessidade de resolver constantemente novos problemas, mostrar engenhosidade e iniciativa e estar no centro dos acontecimentos. A propósito, se este último não é do seu agrado, o cargo de assistente pessoal não é para você.
Compreensão e ação são os dois motores do sucesso. Uma pessoa de sucesso está ativa no AQUI e AGORA. Ele não precisa esperar pela oportunidade de provar a si mesmo. Ele mesmo cria essas oportunidades para si mesmo, calcula-as a partir da realidade ao seu redor, porque o foco de sua visão é amplo o suficiente e ele está aberto para perceber muitas coisas ao seu redor e usar situações.
Faça mais do que se espera de você no trabalho. Essa abordagem passiva para os negócios não é para uma pessoa que busca qualquer altura profissional. Faça a si mesmo a pergunta: o que você espera do trabalho? A resposta pode ser: remuneração digna, satisfação com o nível de comunicação, benefícios sociais e outros que o trabalho proporciona, reconhecimento dos próprios méritos por parte da gestão, meio ambiente. Afinal, o sucesso pessoal não depende tanto da posição assumida, mas o próprio homem.
Pense em como você pode ser ótimo, como pode melhorar seu fluxo de trabalho, como pode criar uma atmosfera na área de recepção, ou seja, quais etapas você pode seguir para solução eficaz Tarefas de trabalho. Aqui estão os pontos de criação de situações e oportunidades para o seu sucesso.
Quando uma pessoa age não apenas no âmbito do que é exigido dela no trabalho, mas coloca em primeiro plano suas expectativas de trabalho, suas aspirações de crescimento e auto-realização, ela consegue mostrar do que é capaz, obtendo o confiança e reconhecimento da sociedade para si mesmo como um especialista, um funcionário ambicioso.
A lição mais importante do crescimento pessoal: você quer aprender - estude, aproxime-se, pergunte, esclareça, peça uma master class, tente fazer algo novo, mais, mas ninguém vai te oferecer orientação, treinamento ou aconselhamento profissional primeiro. A iniciativa, as perguntas, as propostas de “testar a caneta” ou auxiliar um profissional já realizado a compreender o domínio devem partir do “aluno”, pois é o aluno que procura um professor, e não o contrário!
Assim, a receita para o sucesso na profissão é extremamente simples - perceber que você mesmo está jogando papel de liderança em situações e circunstâncias de sua existência. Sua compreensão do meio ambiente a melhor maneira corresponda às suas aspirações e objetivos, compreensão de seus pontos fortes, sensibilidade para realidade circundante - todos os quais desempenham um papel vital na criação de oportunidades favoráveis para avançar no caminho do sucesso. Nesse caso, você meio que modela seu cenário de vida, preenche-o com aquelas ideias que são valiosas para você. Todas essas ideias estão incorporadas nessas coisas, condições, pessoas que começam a cercar você de acordo com o curso dos eventos que você organiza para si mesmo ou tem uma ideia clara para organizar. Afinal, a própria pessoa escolhe um modo de vida.
É claro que você só pode fazer o que gosta bem. Então - mais. Começando a sentir o gostinho dos negócios, a aproveitar os resultados positivos de seus esforços, você descobrirá seus segredos pessoais de sucesso. Afinal, tudo é muito individual. Essa individualidade você ficará feliz em descobrir e desenvolver em si mesmo passo a passo.
Assistente pessoal: duas varinhas mágicas
Para um assistente executivo, duas habilidades são especialmente importantes: trabalhar com informações e trabalhar com pessoas. Ambas as habilidades tornam-se iguais em valor com as varinhas de um assistente talentoso.
Trabalhando com informações:é importante não tanto ter a quantidade máxima e lembrar e ter muito em mente, mas saber onde encontrá-lo na hora certa. O fato de vivermos na era da Web facilita muito nossas vidas. Afinal, informações ou dicas sobre suas fontes valiosas podem ser encontradas usando os recursos da World Wide Web, portanto, as habilidades de pesquisa estão em primeiro lugar hoje. Essas habilidades devem ser dominadas com perfeição. Achar informação necessária, destaque o principal em um grande fluxo de informações - essas são habilidades importantes do assistente moderno. Como alcançar o domínio de tais habilidades? Quanto mais prática - melhor você fará. E ainda mais. Ser curioso!
É importante nunca entrar em pânico antes de enfrentar um novo problema. Encontre informações, pense, entenda. Uma abordagem otimista e cognitiva é importante aqui. Especialmente quando você frequentemente precisa resolver novos problemas. Mas se você não pode fazer isso e não gosta, então você escolheu o trabalho errado. Afinal, o trabalho de um assistente pessoal envolve iniciativa, criatividade e pensamento positivo. Este é um trabalho para quem gosta de pensar e resolver vários problemas. Este é um trabalho para organizadores brilhantes, criadores que podem lidar efetivamente com o estresse, suavizar as dificuldades e nada mais.
Segunda varinha mágica - capacidade de se comunicar com as pessoas - é uma ferramenta ainda mais complexa e interessante.
Importante para um assistente pessoal encontrar uma linguagem comum com os outros. Para se comunicar de forma eficaz, você precisa ter um traço de caráter tão maravilhoso quanto sociabilidade, ou seja, a capacidade de fazer contatos facilmente. É difícil para uma pessoa fechada e pouco comunicativa trabalhar como assistente, dada a necessidade de se comunicar com um grande número de pessoas de status completamente diferentes. As qualidades pessoais valiosas de um assistente incluem cortesia, polidez, benevolência, cortesia, atenção ao interlocutor. Eles sempre aparecem não apenas em contatos pessoais, mas também em conversas telefônicas. São essas qualidades que criam um ambiente favorável na recepção do chefe, no escritório e ajudam na obtenção de apoio, na interação efetiva com as pessoas e no cumprimento de uma missão intermediária entre o chefe e as pessoas ao seu redor.
Vale a pena notar que as mulheres são, por natureza, boas psicólogas e "especialistas em relações humanas". Inconscientemente, eles geralmente entendem que tipo de pessoa está à sua frente e, dependendo disso, escolhem uma linha de comportamento. Quer se trate do gerente ou dos funcionários, é melhor aderir ao estilo de comportamento mais correto.
Outro ponto importante - capacidade de cuidar das pessoas, a capacidade de ser diplomata, de mostrar tato, de encontrar o tom certo, de entender o humor das pessoas ao seu redor e o estado das coisas. Por que se importar com as pessoas? Um gerente assistente precisa mostrar os milagres de paciência e cuidado de uma babá? Em parte sim. Trabalho para você ajudando. Esta é a sua função principal. Ao organizar algo, você precisa calcular todas as nuances, como se estivesse fazendo tudo sozinho. Você não pode omitir algumas perguntas, detalhes e achar que ali, na hora, as pessoas vão descobrir sozinhas. Devemos tentar prever tudo ao máximo, tudo nos mínimos detalhes. Este trabalho é muito importante. Afinal, a capacidade de cuidar das pessoas não é para todos. Esta é uma tarefa muito difícil para um gerente assistente.
Na natureza de uma mulher reside uma qualidade como a capacidade e o desejo de melhorar tudo. Ela acredita que se algo existe ou funciona de uma forma ou de outra, então pode ser melhorado. Via de regra, ela tenta conseguir isso sozinha e está pronta para encorajar outras pessoas a fazê-lo. Esta qualidade maravilhosa de uma mulher lhe dá grandes oportunidades para desenvolver sua qualidades de liderança e progressão na carreira.
Gostaria de observar que, para o sucesso profissional em quase todos os negócios, você precisa ser bem versado em psicologia feminina e masculina. Isso é importante, em primeiro lugar, para entender claramente as próprias vantagens e forças inerentes à natureza e, em segundo lugar, para se comunicar efetivamente com as pessoas, levando em consideração as peculiaridades dos estilos de pensamento e comportamento masculino e feminino. Esse conhecimento valioso ajudará você a encontrar uma linguagem comum, compreensão e apoio não apenas no trabalho, mas também em sua vida pessoal, o que é muito importante para todas as mulheres.
Trabalho para naturezas criativas
O momento é muito importante para uma mulher criatividade. Uma mulher rara, pelas qualidades de sua natureza feminina que a natureza lhe deu, aceitará realizar trabalhos rotineiros enfadonhos. O que é criação e por que mais frequentemente buscamos trabalho criativo? O que queremos dizer com este conceito? Às vezes acontece que queremos dizer liberdade com esse conceito. Liberdade para criar, para se revelar e se realizar.
De fato, muitas vezes precisamos não apenas executar algumas funções comuns que se repetem no dia a dia, mas também criar, criar e, o mais importante, ver o resultado final, o “produto” de nossa atividade, obter uma resposta do “consumidor ” deste “produto”, a comunicação oposta, valorização dos esforços investidos. Para algumas pessoas, além disso, é importante fazer algo “de e para”, e não apenas ser uma engrenagem em uma grande máquina e colocar seu pouco na causa comum. No processo de autodeterminação profissional, você deve definitivamente encontrar a resposta para a pergunta - O que é importante para você pessoalmente em seu trabalho?
Então, sobre criatividade. Felizmente, trabalhar como subgerente exige capacidade de pensar e tomar decisões de forma independente, e não há por que reclamar da falta de um campo de atuação criativo.
Encontre uma saída para uma situação, às vezes fora do padrão, ofereça uma ideia, se necessário - convencer de seu valor e racionalidade, encontrar uma oportunidade para implementá-lo, planejar e "liderar" sua implementação - aqui estão as principais partes de um plano de atividades de assistente pessoal bem-sucedido que serão apreciadas. E se você acha que para melhorar o curso normal das coisas - esta é uma tarefa ingrata, você pode se surpreender ao saber que você (se decidir fazê-lo de qualquer maneira) finalmente completou algo que ninguém alcançou por muito tempo, e isso não passou despercebido. Isso não traria prazer na atividade? Não criará pré-requisitos para um maior crescimento profissional? A resposta a todas as perguntas é extremamente concisa - sim! Você tem que tentar e perseverar.
Para criar, você precisa ver, ouvir, entender as pessoas e as circunstâncias ao seu redor, perceber os principais problemas do seu trabalho e encontrar soluções, melhorar os processos. Na maioria dos casos, não se deve argumentar que a iniciativa é punível. Punível, via de regra, é a inação e a indiferença, pois mais cedo ou mais tarde pode-se tropeçar nos mesmos obstáculos que no passado, ao que parece, conseguiram fechar os olhos com tanto sucesso. Se o problema for sistêmico, é melhor resolvê-lo e, da próxima vez, em uma situação semelhante, você não precisará mais perder tempo contornando o mesmo buraco.
O trabalho de assistente constantemente lança tarefas e, se você é uma pessoa ativa e criativa, essas tarefas fortalecerão e fortalecerão seus “músculos profissionais”, além de descobrir e desenvolver suas habilidades e talentos. Essas tarefas são atividades interessantes (nada rotineiras, via de regra) do assistente pessoal do chefe. Solucionando-os, crescemos e nos desenvolvemos como pessoas e como colaboradores, isso nos traz satisfação e remuneração digna. E nós nos esforçamos para isso, não é?
Talvez nem um único diretor, gerente, chefe moderno não consiga mais imaginar sua vida profissional sem uma secretária pessoal. Em primeiro lugar, ter um assistente é muito prestigioso. Em segundo lugar, uma secretária realmente competente e responsável torna-se o "braço direito" do patrão, uma pessoa indispensável na empresa e, o mais importante, uma garantia de que chegará sempre a horas, não se esquecerá de nada e manterá sempre o dedo na mão no pulso. Concordo, isso é muito importante em um ritmo frenético vida moderna. E, finalmente, você sempre pode redirecionar mensagens indesejadas para a secretária chamada telefónica, instrua um assistente a se comunicar com um cliente desagradável ou peça a um referente para organizar uma celebração pessoal. Muito conveniente, certo?
Se você está procurando um emprego como secretária, deve conhecer pelo menos os requisitos básicos que os empregadores impõem aos candidatos. Claro, cada caso individual difere em muitas nuances, e cada líder vê sua secretária sob uma luz especial. Para alguns, a presença do ensino superior não é nada importante, outros chefes colocam o conhecimento em primeiro plano, para alguns só importa que tipo de café a secretária prepara ou como ele (ela) se parece. A propósito, aqui está o que você precisa saber. Um empregador pode dizer a você por muito tempo e diligentemente sobre o que ele precisa de uma secretária e o que você fará, mas os leitores de MirCouncils não devem prestar atenção a esses discursos. Acredite em mim, você terá muitas responsabilidades sobre seus ombros, muito mais do que está descrito na descrição do cargo e do que lhe foi dito. Isso é feito para não assustar um funcionário em potencial. Calcula-se que no processo de trabalho será mais fácil para você “jogar” um novo dever ou confiar a você a execução de tarefas especiais (nem um único chefe lhe dirá em uma entrevista que você terá que lembrá-lo das datas de nascimento de sua esposa e amantes, mas na prática será assim). 
Quando me formei na universidade, não tinha experiência de trabalho nem confiança de que poderia conseguir rapidamente um emprego, pelo menos em alguma empresa. Portanto, quando liguei para o primeiro anúncio me deparei com o texto “Precisa-se de secretária para chefe de fábrica de cerveja e não alcoólicos” e fui imediatamente convidado para uma entrevista, fiquei extremamente surpreso. Fiquei ainda mais surpreso quando, após a entrevista, me ofereceram para trabalhar no mesmo dia. Naturalmente, concordei. O salário me convinha, aluna de ontem, gostei do diretor e o trabalho parecia sem poeira. Muitas coisas eram novas para mim, eu não sabia muito e tive que aprender com meus próprios erros, porque não havia ninguém para ajudar e sugerir. Fiquei muito grato à equipe e ao diretor pelo fato de terem sido solidários com meus erros de cálculo e não julgarem estritamente por erros e deficiências. Em princípio, desempenhei "excelentemente" todas as funções principais: negociações, correspondência de negócios, registro de certificados de viagem, recepção de convidados, trabalho com equipamentos de escritório, chá e café para o diretor e seus convidados. Em geral, não cumpria nenhuma tarefa extrema, não lidava com questões de pessoal, dentro do cronograma e tinha uma hora legítima para o almoço. Aos poucos, comecei a descobrir os "bastidores" da vida dos altos funcionários da empresa. Ganhei respeito apenas pelas minhas ações, embora não vá me esconder, também havia colegas que simplesmente tinham vergonha de me dizer algo supérfluo ou ofensivo, porque eu era o mais próximo do chefe e todos tinham medo dele. 
