Planos e sonhos são um componente importante da vida de cada pessoa. Mas será que as pessoas sempre alcançam seus objetivos? O que os impede? É claro que cada pessoa tem muitos motivos pelos quais este ou aquele sonho nunca se tornou realidade. No entanto, a raiz da maioria deles está em um em uma simples palavra- planejamento. Como argumentam muitos gestores, é sem esse processo que o alcance das metas geralmente termina em fracasso. Neste artigo aprenderemos como fazer um plano para o ano e cumpri-lo.
Um Aforismo italiano lê:
Apenas peixe morto, siga o fluxo.
Se você tiver uma pergunta não “como fazer um plano para o ano”, mas “por que isso é necessário?”, significa que durante toda a sua vida adulta você simplesmente seguiu o fluxo. Por um lado, isso não é tão ruim. Mas quando surgem situações incontroláveis, a pessoa começa a perceber que não é o “dono da sua vida”, mas sim outras pessoas ou algumas circunstâncias. O planejamento é um processo importante e muito responsável que não só permite estruturar seus sonhos e desejos, mas também ajuda a encontrar soluções para atingir seus objetivos. É hora de tomar as rédeas com suas próprias mãos. Então você poderá dizer com segurança que tem controle total de sua vida.
Claro, a melhor época para isso é o final do ano e o início do próximo. É nesse período que é útil analisar os erros do passado e pensar no que você realmente deseja. Se a questão “como fazer um plano para o ano” se tornou relevante em pleno verão, isso também não é problema. Nesse caso, o melhor seria fazer uma lista de metas antes do final do ano em curso. E depois faça um novo, por 365 dias. Na verdade, o planejamento deve ser feito exatamente quando você estiver realmente pronto para isso. O principal é não adiar esse assunto, pois com a agitação você pode esquecer seus objetivos e intenções.
Antes de começar a fazer um plano, você precisa pensar no ano anterior. É muito importante ter papel e caneta em mãos nesse momento. Você pode escrever para si mesmo:
Analise cuidadosamente todas as perguntas por si mesmo. Esses objetivos foram realmente importantes para você? O esforço despendido valeu o resultado? Somente depois de ter uma imagem clara do ano passado em sua cabeça você poderá prosseguir para o próximo ponto.
Você se lembra de como na escola todos eram forçados a “resolver os erros”? Agora vamos lembrar um pouco dessa vez. Os dados obtidos no parágrafo anterior devem ser aplicados de forma útil para fins futuros. Como fazer um plano para o ano, levando em consideração os erros do passado? Em um pedaço de papel você precisa fazer o seguinte diagrama:
No lado esquerdo você precisa indicar todos os objetivos que foram alcançados, no lado direito - os planos que não puderam ser alcançados. Sob cada ponto você deve indicar brevemente por que isso aconteceu. Agora, com este diagrama será muito fácil responder à pergunta: “como fazer um plano para o ano, tendo em conta os erros do passado?” Atenção especial deve ser direcionado para a coluna da direita. Analise a necessidade desses objetivos. Se a sua importância não diminuiu, então precisam ser reescritos para o próximo ano. Porém, para tal objetivo, um dos subpontos será a tarefa de alcançá-lo. Assim, por exemplo, no diagrama acima, a menina não conseguiu comprar um carro novo, pois não conseguiu economizar e levantar as finanças necessárias. Para atingir esse objetivo, a tarefa será a seguinte: economizar n quantias de dinheiro todos os meses.
A forma como os próprios objetivos são escritos é muito importante. O texto deve ser curto e refletir com precisão a tarefa. Além disso, é aconselhável que os objetivos que você escreve estejam vinculados a determinadas imagens. Dessa forma, será mais fácil para você não esquecê-los. Algumas pessoas até fazem planos de colagem. Eles exibem não apenas o alvo, mas também a sua imagem.
Como fazer um plano de trabalho para o ano se não há metas específicas? Às vezes acontece que a própria pessoa não sabe o que quer. Muitos especialistas em gestão argumentam que um plano deve ser feito dependendo das áreas da vida. Para cada um, você precisa escolher um objetivo importante e anotar tarefas para ele.
Portanto, existem 6 objetivos principais, mas podem haver muitos mais:
Para cada área da vida, você precisa escolher o objetivo que é de maior prioridade para você. Além disso, para facilitar muito o cumprimento das metas, elas são divididas em tarefas por mês ou até por semana. Por exemplo, se na área de “autodesenvolvimento” o objetivo é aprender inglês, então as tarefas poderiam ser as seguintes:
Antes de traçar um plano, você precisa se perguntar um por um: o que quero alcançar na área de trabalho, saúde e assim por diante? As respostas que vêm à mente, você deve considerar se realmente precisa delas. Assim, passo a passo, um plano de metas será formado.
Para realizar seus sonhos da forma mais simples possível, os objetivos formulados devem ser organizados em na ordem certa. Em primeiro lugar, tal plano será muito mais fácil de ler. Além disso, muito provavelmente, você se lembrará bem e o seguirá. Existem muitas maneiras de elaborar um plano. Cada pessoa deve fazer o que lhe for conveniente. É especialmente importante que você goste do plano.
Por exemplo, muitas vezes você pode encontrar planos de colagem. Cada objetivo é apoiado por uma ilustração vívida. Para quem gosta de um estilo rigoroso, uma planta de mesa é adequada. Em uma palavra, podemos dizer que em nesse caso a fuga da fantasia é ilimitada. É importante apenas que todos os objetivos estejam claramente visíveis no plano e você não precise procurá-los por muito tempo.
Você pode criar outro ponto importante e muito necessário no plano. É sobre sobre coisas ou assuntos que você constantemente adia em segundo plano. Na vida de cada pessoa existem tarefas que ela não deseja realizar e as adia constantemente para mais tarde. É no plano do ano que eles devem ocupar um lugar de destaque. Assuntos não resolvidos afetam todas as áreas da vida de uma pessoa. Eles, como lixo sujo, bagunçam sua cabeça e tiram energia. Concorde que de vez em quando você se lembra deles, começa a ficar nervoso por não conseguir completá-los, diz para si mesmo: “Bem, é isso, com certeza farei isso na próxima segunda-feira” e esqueça novamente. A situação se repete em ciclos regulares, mas não se resolve de forma alguma. Certifique-se de anotar todas “essas coisas” em seu plano para o ano. Reserve um mês ou dia específico para eles e faça conforme planejado.
Este item também deve incluir aquilo de que você deseja se livrar há tanto tempo. São coisas que não geram mais renda ou pessoas que incomodam na comunicação. Sempre estabeleça prioridades em tudo, assim será mais fácil para você navegar: o que jogar fora e o que prestar atenção.
Além disso, muitas vezes as pessoas têm planos e metas com os quais sonham há anos, mas não fazem nada a respeito. Como fazer um plano de vida para o ano se não há uma compreensão clara da importância de um determinado sonho.
Nesse caso, também é muito importante determinar se você realmente precisa disso? Se a resposta for não, risque, esqueça e nunca mais lembre. Não desperdice sua energia em algo que nunca se tornará realidade. Se a resposta for sim, certifique-se de anotá-la em seu plano e implementá-lo.
Já aprendemos como fazer um plano para o ano para mudar sua vida para melhor. Mas como você pode testar sua eficácia? É claro que, para atingir todos os objetivos, tudo isso deve ser monitorado constantemente. Existem duas maneiras de fazer isso.
Assim, você pode marcar todos os sucessos e derrotas em um plano geral para o ano. É especialmente importante assinalar o que já foi alcançado. Então, aproximadamente no meio do ano, quando o fusível diminuir e o pensamento “ei, talvez esse plano” surgir na sua cabeça, você vai pegá-lo e ver o quanto você já conquistou. Este será um tipo de motivação que não permitirá que você dê um passo atrás.
Se o plano for tão bonito que você não queira escrever nada nele, poderá traçar outros adicionais. Por exemplo, um dos objetivos era fazer compras. Então, você descreveu aproximadamente o que e quanto precisa comprar. Agora pegue outro pedaço de papel. Como traçar um plano de compras para o ano? Tudo é muito simples! Divida em 12 meses e em cada mês anote quanto e o que você vai precisar comprar. Agora, depois de olhar o plano principal e ver ali o objetivo “fazer compras”, você abrirá o adicional e verá todos os detalhes. Portanto, você não precisa mantê-los em sua cabeça.
Planejar é uma coisa incrível e emocionante. Qualquer evento ou objetivo pode ser descrito nos mínimos detalhes - isso é chamado de algoritmo. Este é exatamente o mesmo princípio em que os computadores funcionam. Curiosamente, algumas pessoas fazem planos para vários anos. Na maioria das vezes, empreendedores e empresários fazem isso. Isto é vital para eles.
Fazer um plano para 3 ou 5 anos não é nada difícil. Tudo que você precisa fazer é identificar os objetivos principais e atribuir tarefas a eles. O mais difícil é seguir rigorosamente esse plano.
É muito importante que os objetivos do plano estejam relacionados com as capacidades da pessoa. Não confunda um sonho inatingível com objetivos claramente definidos. Se você não tem certeza de que conseguirá realizar uma determinada tarefa sozinho, não deve anotá-la. No exemplo “como fazer um planejamento para o ano” apresentado acima, você pode perceber que todos os objetivos devem depender apenas da própria pessoa, de seus desejos e habilidades. Não há espaço para outras pessoas ou eventos aleatórios. Você deve sempre confiar apenas em si mesmo.
Resumindo, fazer um plano não é nada difícil. Para isso, você precisa analisar cuidadosamente sua vida, tirar as conclusões necessárias e anotá-las em forma de tabela ou lista.
Incluir os alunos no processo de análise e planejamento de suas próprias atividades de vida é um requisito pedagógico importante.
Aqui está um exemplo de algoritmo para este processo:
1. Análise coletiva das atividades da aula com a participação de todos os alunos, envolvimento dos pais e professores que trabalham na aula. Determinar as principais tarefas para o próximo ano letivo. -Abril Maio.
2. Elaborar uma análise do trabalho do professor da turma e formular metas e objetivos para o próximo ano. - início de junho.
3. Elaborar uma versão preliminar do plano de trabalho do professor da turma, tendo em conta as tarefas pedagógicas e organizacional-pedagógicas. - Junho.
4. Planejamento de trabalho coletivo em grupos de alunos e pais com o envolvimento de professores e amigos da turma. -1-2 semanas de setembro.
4.1. Apresentar aos alunos os acontecimentos esperados no país no próximo ano, com possíveis formas de participação das crianças nos mesmos e um panorama dos acontecimentos da vida escolar.
4.2. Coleção de propostas para o plano de trabalho:
Procurar grupos criativos coisas úteis - “explorar coisas interessantes e amigos” (para a nossa equipa, para os mais novos, para a escola, em conjunto com os pais, outras turmas, etc.); - concurso para a melhor proposta com base nos resultados do “reconhecimento”; - pesquisa (o que levar em conta da experiência do ano passado, de outros grupos, o que fazer para você, escola, amigos, etc.); - propostas dos responsáveis pelas diferentes áreas de trabalho, membros organizações públicas, aqueles que estavam em campos especializados, etc.
4.3. Determinação ou esclarecimento dos temas da carga horária propostos pelo docente da turma, do sistema da sua preparação e implementação.
4.4. Jogo "Interesse". SUAS etapas possíveis:
Sugere-se escrever em pedaços de papel uma lista de seus hobbies e atividades favoritas;
Registrar os hobbies no quadro, fazendo uma lista das atividades favoritas da aula;
Unir os alunos em microgrupos com base nos hobbies e atividades preferidas; preparação em grupos de “apresentações” do seu hobby comum;
Elaborar em grupo um plano de evento comum relacionado com um hobby comum de forma a atrair outras pessoas (colegas, juniores, escola);
Proteção por grupos de seus planos, projetos, propostas; seleção de ideias para o plano de vida da equipe de turma para o ano em curso;
Surpresas: músicas, jogos, parabéns aos aniversariantes de verão, etc.
4.5. Discussão do conteúdo e formas propostas de trabalho com os pais em reunião de pais com a participação dos filhos.
4.6. Processamento de todas as propostas pelo professor da turma. Elaboração de planejamento de coleção.
4.7. Realização de coleta e planejamento.
4.8. Elaboração final pelo professor da turma e registro do plano de vida da equipe da turma. Aprovação do plano no CONSELHO DE ENSINO. - o mais tardar no final de setembro.
SRS : Tarefa: escrever um cenário aproximado de PLANEJAMENTO DE COLETA para o arquivo pedagógico - ver lit. 3, pp.182-185. Talvez - “perdendo. O que você adicionaria/alteraria no script?
O professor da turma deve ter pelo menos dois planos: de longo prazo e de calendário. Plano de longo prazo elaborado por um ano, aprovado pelo conselho de professores e certificado pelo diretor (diretor). Com base nele, são compilados clãs de calendário para um mês (trimestre), aos quais, se necessário, são acrescentados assuntos atuais e ajustado o momento de sua implementação. O plano do calendário é afixado no centro de informações da sala de aula ou em outro local acessível.
A estrutura do PLANO de longo prazo para o trabalho do professor da turma:
1. Análise trabalho educativo do ano passado (destacando “+” e “-“ trabalho).
2. Metas e objetivos do trabalho educativo para o próximo ano.
3* . Principais direções e formas de trabalho.
4. Trabalho individual com alunos.
5. Trabalhar com os pais.
6. Estudo do estado e eficácia do processo educativo em sala de aula.
*3. Principais direções e formas de trabalho.
A) – estrutura:
B) - opções de áreas de trabalho educativo:
De acordo com as tarefas definidas para o ano;
De acordo com os valores humanos universais (Pátria, Terra, Família, Trabalho, Conhecimento, Cultura, Paz, Homem)
Por tipo de atividade (cognitiva, orientada para valores, laboral, artística e estética, etc.).
Nas principais áreas da vida (Ensino, Comunicação, Saúde, Lazer, Estilo de Vida).
Por programas temáticos(Eu e a sociedade, Eu e a natureza, Eu e a escola, Eu e a minha família, Eu e o meu “eu”).
Plano de calendário, geralmente, é compilado na forma de um Plano de Grade ou na forma de uma tabela de casos em sequência temporal:
Plano de grade para um mês (trimestre): sala de aula e assuntos escolares - Cores diferentes:
|
Segunda-feira | ||||||
Plano de tabela: compilado em sequência temporal:
SRS: Trabalhe com o livro. “Planejando o trabalho educativo em sala de aula./Editado por Stepanov E.N.-m.: 2008.:* a) no primeiro capítulo, faça um minicaderno “Qual a essência do planejamento do trabalho educativo” * b) estude o segundo; capítulo desta forma, para que você possa comentartodo das seções do plano de longo prazo fornecidas acima; *c) Elaborar um plano aproximado de trabalho pedagógico com a equipe da turma, com foco em uma idade específica (à escolha por equipe).
Planejar significa olhar para o futuro e determinar como chegar lá. Resolver problemas significa remover obstáculos, fazer melhorias e superar dificuldades que surgem nas operações comerciais.
Planejar significa pensar antes de agir. O planejamento deve ser uma parte importante do trabalho diário da equipe para atingir a produtividade necessária.
O mesmo se aplica à resolução de problemas. Não é preciso ser um gênio para eliminá-los (lembre-se de Davi e Golias), mas é preciso entender o sistema e a metodologia para resolvê-los, ou seja, saber o que fazer e o que não fazer.
Para a equipe, completar tarefas e resolver problemas faz parte do trabalho normal. Neste artigo, forneço conselhos e ferramentas para planejamento estratégico e tático.
A equipe precisa que o líder dê exemplos planejamento eficaz. Portanto, se você deseja que sua equipe trabalhe de forma consistente, e não esporádica, aplique as táticas descritas nesta seção.
Ao fazer planos, não confie na memória - anote-os. Um plano que não está documentado é mais como uma fantasia irrealizável.
Por que você precisa de planejamento?
A certa altura, os membros da equipe perguntarão: “Por que uma equipe precisa de planos?” Você pode dizer a eles que o planejamento permite que a equipe conclua as ações a seguir.
Estabelecendo objetivos. As metas definem os resultados que a equipe deseja alcançar.
Desenvolvimento de planos de trabalho. Os planos de trabalho definem as atividades que devem ser executadas para atingir os objetivos.
Gerenciamento de projetos. O planejamento é um dos mais aspectos importantes gerenciamento de projetos.
Resolução do problema. O planejamento irá ajudá-lo a implementar decisões tomadas e, em seguida, avaliar sua eficácia.
Elaboração de horários de trabalho. O planejamento ajudará a equipe a determinar quem executará cada parte da tarefa e qual será o prazo para conclusão do projeto.
Educação e treinamento. Através do planejamento, fica claro o que os membros da equipe de treinamento necessitarão no futuro próximo e distante.
Gestão de atividades individuais. O planejamento ajuda os membros individuais da equipe a identificar e atingir metas pessoais.
Com a ajuda de um esquema universal e uma lista de perguntas, você pode lidar com sucesso com o planejamento de quase todas as tarefas de trabalho. Recomendo usar a estrutura e as perguntas a seguir para orientar seu planejamento em várias etapas.
O que precisamos realizar?
Que resultados devemos obter?
Principais ações e eventos:
Como começamos a implementar o plano, começando com hoje?
Quais as principais ações que devem ser tomadas para atingir o objetivo?
Programação do calendário:
Quando você precisa atingir seu objetivo?
Quando devemos concluir os principais pontos do plano e que ações devemos tomar para conseguir isso?
Materiais e meios técnicos e recursos humanos:
Quais membros da equipe desempenharão determinadas funções para conquista bem sucedida metas?
Que materiais são necessários para concluir este trabalho?
Quais consultores externos devem ser contratados para fornecer assistência e suporte à equipe?
Circunstâncias invisíveis:
Que obstáculos e dificuldades podemos encontrar ao longo do caminho?
Como superaremos os obstáculos? Controle de conquistas
Quando a equipe realizará uma reunião para revisar a implementação do plano e os resultados atuais?
Esta lista pode ser usada como guia para desenvolver planos de trabalho utilizando uma de duas abordagens:
seguindo em frente. Planeje todas as principais ações para o futuro, a partir de hoje e avançando em direção ao seu objetivo;
planejamento retroativo. Com esta abordagem, comece a planejar em ordem reversa: da data de término até hoje. Esta estratégia é especialmente útil quando se trabalha com uma equipe sob restrições de tempo, onde você deve concluir o trabalho dentro de um determinado prazo.
A título de exemplo, ofereço um plano de trabalho semanal para uma equipe de seis pessoas (a equipe é responsável pelo atendimento dos pedidos dos clientes).
Plano de trabalho semanal para a equipe atender pedidos
Segunda-feira - Segundo estimativas preliminares, 90 pedidos serão concluídos durante a semana.
Ordens de classificação - Jim e Sue.
Encomendas de embalagem - José e Luís.
Resolver problemas dos clientes – Maria; José é suporte.
Férias - Sam.
Quarta-feira - Análise da obra e ajustes. Reunião.
Sexta-feira – Elaboração de relatório sobre os resultados da semana. Reunião.
Como você pode perceber, a equipe desenvolveu um procedimento para planejar e executar a obra. Na segunda-feira, a equipe calcula o número de pedidos a serem concluídos naquela semana e atribui aos funcionários três tarefas principais. Também está prevista a substituição de funcionário em férias, realização de reunião na quarta-feira para análise de conquistas e ajustes necessários e realização de reunião na sexta-feira para elaboração de relatório semanal. Na próxima segunda-feira serão planejados os trabalhos para a nova semana.
Devido à natureza contínua do trabalho, a equipe considera apropriado criar um plano semanal simples. Devido à simplicidade do plano, os membros da equipe levam em consideração fatores adicionais a cada semana, como férias dos funcionários, educação e treinamento e mudanças na carga de trabalho.
Vamos considerar o planejamento do oposto. Digamos que uma equipe seja solicitada a fazer uma apresentação de trinta minutos sobre suas atividades e realizações no ano passado e suas metas para o ano seguinte. A equipe teve um mês para se preparar.
Relatório especial para a administração
Objetivo: Fazer uma apresentação de 30 minutos em uma reunião especial de gestão no dia 1º de julho. O objetivo da apresentação é apresentar as conquistas da equipe no ano passado e seus planos para o próximo exercício financeiro.
Nome do evento (Data)
*Controlar reuniões de toda a equipe.
Coleta de dados - Rosie, Kevin e Arlene
Materiais de apresentação - Don e Rachel
Familiarização da gestão com a agenda da reunião, esboço da apresentação - você (gerente)
Conduzindo a apresentação - toda a equipe.
Afixe o plano em local visível e distribua uma cópia do documento a todos os membros da equipe.
Avalie e analise constantemente as conquistas. Cada membro da equipe relata os resultados de seu trabalho em reuniões, o que ajuda toda a equipe a atingir seus objetivos.
Adapte os planos. Nenhum plano pode ser dogma. Os membros da equipe devem ser flexíveis. Quanto maior for o período para o qual o plano for desenhado, mais ele terá que ser alterado e adaptado às reais necessidades da equipe durante o processo de trabalho.
Não se deve detalhar demais o plano, pois no processo de trabalho ainda terá que ajustá-lo, além disso, pequenos detalhes confundem as pessoas, tornando o plano sem sentido.
O planejamento colaborativo com os membros da equipe é muito mais importante do que simplesmente aprovar um plano. O plano deve ser usado como um guia na execução do trabalho. Para fazer isso, você precisa do seguinte plano:
Como você pode ver, o planejamento começa a partir da data da apresentação - 1º de julho. As ações que precisam ser concluídas são apresentadas na ordem inversa - da data final até a atual. Observe também que cada membro da equipe tem responsabilidades específicas.
CEOFaça planos para o ano na primavera, planos para o dia - pela manhã
provérbio chinês
a quem: proprietários, gerentes de topo, executivos
Quando você não tem um plano, suas ações são caóticas.
Cada um de nós, gestores, pensa: quanto podemos aumentar a produtividade do trabalho? Os dados obtidos empiricamente na minha empresa mostraram que após a introdução do planeamento e relatórios diários, a eficiência laboral da equipa aumentou cerca de 40%.
Não é nenhum segredo que em média Empresa russa funcionários Eles passam no máximo 3-4 horas por dia em cada 8 no trabalho. Porém, todos fingem que é assim que deveria ser. O gerente se contenta em encenar uma agitação assim que entra no escritório de alguém.
E os subordinados... E os subordinados? Estão mais do que satisfeitos com esta situação: em tempo de trabalho você pode resolver vários problemas pessoais, fazer pedidos em lojas online, comunicar-se por telefone e nas redes sociais com amigos e familiares. Não é à toa que dizem que 80% das pessoas trabalham de forma tão eficaz quanto são geridas com competência.
A conclusão é banal e ao mesmo tempo terrível na sua simplicidade: para aumentar a eficiência de uma empresa em 40%, basta garantir que os funcionários trabalhem pelo menos 6,5 - 7 horas por dia(sim, oito já são acrobacias!).
Mas como entender: qual dos funcionários conversa nas redes sociais e qual produz resultados continuamente? Constantemente ficar nas suas costas? Impossível! É aqui que os planos diários e os relatórios de progresso obrigatórios para todos os funcionários vêm em socorro.
Resumindo, o significado dos planos e relatórios diários é o seguinte: um funcionário elabora um plano de trabalho para cada dia com base numa jornada de 8 horas e reporta no final do dia de trabalho para cada tarefa concluída (tempo gasto , resultado, etc.).
Qualquer boa tecnologia traz benefícios para ambas as partes. Vamos conversar a respeito disso.
Grande atualização pessoal e profissional: Habilidades de planejamento são essenciais em todas as áreas, e a vida fora do trabalho não é exceção.
No futuro, falaremos apenas sobre os princípios do planejamento diário e semanal e os requisitos dos planos. Artigos separados são dedicados a:
Também uso planejamento diário e tecnologia de relatórios em meu trabalho. Eu me reporto a mim mesmo - leve isso em consideração se você não tiver ninguém a quem reportar. Deste modo minha eficiência pessoal dobrou(sem brincadeira!). Inclusive pela realização de tarefas de maior prioridade, pois antes eu assumia aquelas que me vinham à cabeça primeiro.
E uma visão muito útil. Quando você começa a planejar, é muito mais fácil pensar na fase de planejamento: essa tarefa é sua, não é melhor delegá-la? Quando você já iniciou uma tarefa e no meio de sua execução entende que seria bom delegar, é muito mais difícil “deixar de lado”.
Observe que é necessário monitorar a implementação do plano, o cronograma das tarefas concluídas e a qualidade dos resultados.
Muitos gerentes “quebraram os dentes” ao tentar implementar planos e relatórios diários, e aqui está o porquê:
A tarefa atribuída, que dura mais de 3 horas (exceto participação em eventos e reuniões), é dividida em tarefas menores, às quais é atribuída a original como base.
Para obter um exemplo de tabela de prioridades que ajuda os funcionários a lidar com o autoagendamento, siga 2 passos simples:
1) Escreva um comentário detalhado ao artigo(o formulário de comentários está localizado no final do artigo, veja a captura de tela https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Compartilhe sua experiência na implementação de planejamento para subordinados (não necessariamente bem-sucedido).
2) Enviar um pedido para obter um exemplo de tabela de prioridade através do meu contas pessoais nas redes sociais:
O exemplo mostra um plano que um funcionário cria no sistema Bitrix24. A captura de tela mostra apenas as seis primeiras tarefas, o restante não cabe na tela. Colunas selecionadas: 1 - nome da tarefa; 2 – prazo; 3 - tempo de execução planejado.
Após dominar os planos diários, os funcionários passam para o planejamento semanal. Ao mesmo tempo, o planejamento diário permanece o mesmo, mas é bastante simplificado, porque Num plano semanal, as tarefas são divididas em dias. Se você não estudar planejamento diário com os subordinados, talvez planejem a semana como na figura abaixo.
Pergunta mais popular: “De que forma os subordinados devem fazer planos?” O ideal é fazer planos em forma de tarefas no sistema, onde futuramente será acompanhado o tempo de execução das mesmas e gerados relatórios. Na minha opinião, hoje o sistema Bitrix24 é o mais adequado para isso.
E se a sua empresa tiver um sistema diferente de definição de tarefas? Pense em como organizar o planejamento com sua ajuda com base nos requisitos dos planos que formulei. E mesmo que você não tenha nenhum sistema para definir e contabilizar tarefas, isso não importa. Na minha empresa muito tempo os planos para o dia e a semana foram feitos em arquivos de texto separados no formato GoogleDocs (muito conveniente para editar e discutir). E só depois de algum tempo passamos completamente a trabalhar no Bitrix24.
Obtenha autoridade para definir tais tarefas no âmbito da subordinação do projeto ou combine a adição de uma tarefa com o supervisor imediato do executor.
É importante lembrar: o tempo não é borracha. Quando chega nova tarefa, “empurra” outra tarefa para fora do plano. As prioridades na definição de tarefas são uma questão de competência do gestor imediato.
O gestor controla a elaboração dos planos dos seus subordinados diretos (exemplo: o chefe de um departamento analisa os planos dos funcionários do departamento), mas não necessariamente todos os dias. Para colaboradores fiéis (1 ano após o início da implementação da gestão regular, não sobrarão outros na sua empresa), a frequência das verificações pode ser uma vez a cada 3 dias, uma vez por semana.
Depende muito da posição e experiência de um determinado funcionário. E também sobre o tipo de planejamento que é utilizado além dos planos diários e semanais: planejamento mensal de projetos, planos estratégicos por projetos. Se um de seus funcionários precisa de “controle total” constante, pergunte-se: “Você precisa de um funcionário assim?”
Planejar o trabalho de seus subordinados e monitorar sua execução são responsabilidades diretas do gestor. Para dominar esta função, recomendo que você “aumente” suas competências de gestão. O artigo “” pode ajudar.
É importante avaliar se na sua empresa existe um “viés” de gestores trabalharem para “produzir resultados”. Em primeiro lugar, um gestor deve reservar tempo para gerir os subordinados., a produção de resultados - em segundo lugar e segundo o princípio residual do tempo. Se você destina tempo suficiente ao gestor para a gestão e ao mesmo tempo ele ainda se esforça para produzir resultados com as próprias mãos, enquanto seus subordinados ficam ociosos, ele é um bom especialista, mas um péssimo líder.
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Você é responsável por reuniões, compromissos e projetos de trabalho todos os dias e, como recompensa, recebe um salário e fica livre do medo das consequências. Para permanecer responsável e não ficar sem recompensas, aprenda a planejar. Este é o conselho dado por Steve McCletchy em seu livro From Urgent to Important.
A única prática que ele sugere é o brainstorming. Primeiro, reserve cinco minutos e anote seus objetivos. Pense no trabalho, na família, na saúde, nas finanças. Quanto mais longa a lista, melhor. Em seguida, escolha seu primeiro objetivo e divida-o em etapas. Não será possível calcular todas as etapas de uma vez - elas ficarão mais claras à medida que a meta for concluída. Então comece com o básico.
Pergunte a si mesmo:
Ataque os alvos restantes e prossiga com o plano.
McCletchy recomenda fazer um plano mensal, semanal e diário.
Abra o próximo mês no calendário e adicione as etapas resultantes debate. Posteriormente, o plano mensal mostrará como você progrediu.
Observe que uma viagem de negócios, férias ou visita ao médico é planejada com antecedência. Planeje também com antecedência as temporadas movimentadas no trabalho, quando você precisar de todas as mãos livres.
Toda semana, determine quais tarefas estão planejadas e quando elas precisam ser concluídas. Assim você saberá se deverá concluir a tarefa imediatamente ou em uma semana, e se precisará da ajuda de pessoas que, novamente, deverão ser contatadas com antecedência.
Planeje sua rotina diária à noite, pela manhã ou ao chegar ao trabalho. O principal é antes de verificar E-mail. Caso contrário, você perderá seu tempo com o que é importante para os outros.
E se você fizer um plano para o dia, mas depois de verificar seu e-mail encontrar algo urgente para fazer? Ou não é urgente, mas é mais importante do que o planejado? Nesses casos, o plano indicará a melhor solução – sem ela, você estará comparando as mensagens a nada.
O planejamento requer esforço e autodisciplina. É mais fácil assumir a primeira tarefa do que fazer um plano. Mas com ele o dia será útil.
O cérebro tende a lembrá-lo de tarefas esquecidas. Mas quando ele te lembra, muitas vezes já é tarde demais. Além disso, o cérebro retém um ou dois pensamentos por vez – assim que uma nova tarefa é adicionada, a antiga é apagada.
É mais fácil com um plano – basta lembrar que você precisa segui-lo. Dessa forma, você pode se concentrar em uma tarefa por vez e não perder detalhes.
Um comprador com uma lista de compras sairá do supermercado mais rápido do que um comprador sem lista. Porque tal lista ou plano define a direção. Com um plano, você não perderá tempo pensando no que fazer a seguir. As listas de compras são feitas porque ir à loja sempre que falta alguma coisa é uma perda de tempo. Agir desta forma significa agir de forma reativa, ser refém das circunstâncias.
Com sua ajuda, você agrupará tarefas semelhantes e economizará tempo. E assim subjugar as circunstâncias.
Quando você participa de uma reunião, você diz não a outras coisas que poderia estar fazendo durante esse período: responder um e-mail, terminar um projeto ou tirar um dia de folga.
O plano deixará claro quanto vale o tempo e como usá-lo. Você não aprende a dizer não, você aprende a dizer sim para as coisas certas. Se você estiver trabalhando de acordo com um plano e for interrompido, basta verificar o plano e retomar o trabalho. Caso contrário, a recuperação demorará mais do que a própria interrupção.
A dica final de McCletchy: faça do planejamento um hábito. Isso o ajudará a evitar a procrastinação e permitirá que você escreva tarefas em seu calendário sem esforço.
