Sem correspondência comercial nos negócios em qualquer lugar. Não importa se você está escrevendo em nome de uma empresa ou em seu nome como empresário privado - a correspondência comercial sempre terá um papel importante. Mais especificamente, como você cumpre suas regras. Seus potenciais parceiros de negócios ou clientes irão julgá-lo muito pela forma como você se comunica com eles. Uma carta comercial é, pode-se dizer, a “cara” de um empresário. E para não perder essa “cara”, é importante conhecer as regras de ouro da correspondência comercial.
Como agora o e-mail é usado com muito mais frequência do que o correio normal, decidimos prestar atenção em como conduzir adequadamente a correspondência comercial na rede. Aqui estão algumas recomendações para você, cuja observância não permitirá que você perca a cara na frente de seu interlocutor.
A primeira coisa que nos chama a atenção quando abrimos um novo e-mail é o endereço de onde ele foi enviado. Muitos subestimam a importância desse momento e enviam e-mails comerciais de suas contas de e-mail pessoais. Não há nada de errado com isso se o endereço de e-mail contiver apenas seu nome em um formato legível. Mas se houver vários apelidos como "kissa1988" ou "pupsik-26", então enviar carta de negócios de tal caixa é simplesmente inaceitável. Imagine que emoções uma pessoa terá quando receber uma proposta de negócios de um "bebê" ou "sol".
Além disso, na correspondência comercial, os endereços de correspondência que começam com [e-mail protegido], [e-mail protegido] etc. Esses endereços simplesmente não são levados a sério, e há uma alta probabilidade de que a carta nem seja aberta. A maioria A melhor opção- é conduzir a correspondência comercial da caixa de correio [e-mail protegido], onde nome é seu nome e sobrenome, empresa é o nome da empresa.
Na correspondência por e-mail, é possível enviar uma carta a um destinatário direto e colocar outros destinatários em uma cópia. Supõe-se que os destinatários da cópia da carta não devem responder a ela. Eles são como observadores convidados. Portanto, com antecedência, antes de enviar uma carta, determine de quem exatamente você deseja receber uma resposta à carta e organize corretamente os destinatários. No entanto, se possível, não coloque várias pessoas nos destinatários diretos das cartas. Pode acontecer que nenhum deles lhe responda se todos mentalmente decidirem “transferir” essa responsabilidade para outro destinatário.
Se você mesmo acabou em uma cópia de uma carta comercial, como você já entendeu, o remetente não está esperando sua resposta. Mas se for necessário responder especificamente a você, você pode fazer isso, mas seria educado pedir desculpas no início da carta por “interferir”.
Estilo formal de negócios. Na correspondência comercial, naturalmente, é usado um estilo de escrita formal. Este estilo é caracterizado pela ausência de adjetivos descritivos, esclarecimentos e detalhes desnecessários. Apenas detalhes, clareza e lógica. Depois de escrever uma carta comercial, é útil lê-la novamente e remover todas as frases que não carregam uma carga semântica especial e não alteram a essência do que foi escrito. Somente quando você estiver convencido de que todas essas palavras e frases foram removidas, poderá dizer que esta regra para escrever uma carta comercial foi observada.
Alfabetização. Dizer que uma carta comercial deve ser escrita corretamente e sem erros é como dizer "um boneco de neve deve ser feito de neve". No entanto, é impossível não mencionar esta regra. A alfabetização é um elemento fundamental de qualquer escrita. Uma pessoa que escreve uma carta comercial com erros de ortografia dificilmente será levada a sério por alguém.
Assunto da carta.É obrigatório escrevê-lo. Além disso, tente escrevê-lo brevemente, mas sucintamente - para que, de relance, fique imediatamente claro para o destinatário sobre o que será a carta. Em nenhum caso o tópico deve consistir em uma palavra. "Informações", "Perguntas", etc. - Linhas de assunto de e-mail comerciais erradas. "Oferta de troca da empresa X" é o tema certo. Se as informações em sua carta forem particularmente importantes, você poderá marcá-las com um sinalizador especial de “importância”, disponível em quase todos os serviços de e-mail.
Fonte. O texto da carta deve ser, antes de tudo, legível. Portanto, use a fonte Arial ou Times New Roman, escolha um tamanho médio (por exemplo, no correio mail.ru, o tamanho ideal da fonte é 3). Não experimente fontes ou cores. Em correspondência comercial, isso é inadequado. Não use maiúsculas, pontos de exclamação ou outros caracteres especiais (incluindo emoticons). A única coisa que é permitida é a seleção de algumas frases em itálico ou negrito. Mas tente usar isso apenas quando for absolutamente necessário.
Para facilitar a leitura e uma mensagem melhor, você pode usar subtítulos no texto da carta. Mas não deve haver muitos deles - não mais que 3-4.
Um parágrafo da carta não deve ser esticado por mais de 4 linhas de texto. Quando lemos parágrafos muito longos, o texto se funde e a ideia principal pode ser perdida.
Quaisquer transferências e listas devem ser feitas com a ajuda de marcadores especiais.
Modelo corporativo. Será ótimo se você desenvolver um modelo de e-mail corporativo no seu estilo corporativo. E você enviará todas as cartas comerciais apenas com este modelo. Isso permitirá que você se destaque dos demais, mas mantenha a formalidade exigida por uma carta comercial. No entanto, você não deve exagerar com "marca" - criatividade excessiva só prejudicará a carta. Ainda, nós estamos falando sobre comunicação empresarial, não entretenimento. Não esqueça também que os destinatários podem ler suas cartas não apenas em um computador, mas também em dispositivos móveis. Portanto, o modelo deve ser otimizado para diferentes resoluções de tela.
Deve haver apenas um motivo informativo em uma carta. E, consequentemente, apenas uma ação de destino deve ser implícita do destinatário. Considera-se incorreto conter várias perguntas, sugestões ou solicitações ao destinatário em uma carta de uma só vez.
Qualquer carta comercial deve ser dividida nas seguintes partes:
- introdução;
- parte principal;
- conclusão.
Na introdução, descreva brevemente o objetivo da carta e as razões para escrevê-la. A parte principal é a própria essência da carta. Em conclusão, você precisa resumir o que foi dito acima - podem ser conclusões, solicitações, instruções, sugestões e assim por diante. É altamente indesejável usar quaisquer "postscripts" em correspondência comercial. A carta não deve conter aforismos, metáforas, provérbios, etc.
Se você precisar enviar uma imagem gráfica na carta, não a insira no texto da própria carta, mas anexe-a como um arquivo separado. As imagens podem não ser exibidas corretamente em dispositivos diferentes ou podem ser completamente desativadas na interface do programa de e-mail do destinatário. No texto da carta, quando necessário, basta indicar “as informações estão no arquivo anexo”. Se houver vários desses arquivos, certifique-se de escrever seus nomes.
Se você usar abreviações e abreviações, deve ter 100% de certeza de que o destinatário entenderá o que você quer dizer. Em geral, é melhor jogar pelo seguro e não usar essas coisas.
Falta de emoção. As cartas comerciais não devem conter coloração emocional. Geralmente. Mesmo que você escreva uma reclamação e realmente queira mostrar a plenitude de sua indignação ou, pelo contrário, agradecer sinceramente ao seu parceiro por um negócio bem-sucedido. Uma carta comercial deve ser contida e até mesmo um pouco fria. Cada pessoa aprecia sua individualidade, mas a correspondência comercial não é A melhor maneira para manifestá-lo. Uma carta oficial de um feliz ou pessoa triste, zelador ou CEO deve ser o mesmo.
Uso de vocabulário de negócios. Para vincular frases em correspondência comercial, as seguintes expressões de conjunto são usadas:
1) por esse motivo;
2) com base em quê;
3) devido a (algo);
4) de acordo com;
5) baseado em;
6) considerando;
7) considerando;
o que serviu.
E assim por diante. Também em cartas comerciais é permitido o uso de abreviaturas e abreviaturas geralmente aceitas no setor em que a carta é escrita. Se você duvida que o destinatário entenda uma abreviação específica, é melhor escrever a frase na íntegra.
Saudações. Por favor, nunca use o clichê "Bom dia". Isso, pode-se dizer, é uma má forma não apenas de correspondência comercial, mas também de e-mails em princípio. A melhor opção de saudação é “Olá, primeiro nome / nome patronímico”. A propósito, é bom se dirigir ao destinatário da carta pelo nome, não apenas na saudação, mas também mais adiante no texto. Se você estiver escrevendo uma carta para uma pessoa que não conhece pessoalmente, deverá indicar logo no início da carta de onde obteve o endereço do destinatário.
Tamanho de letra. Uma carta comercial não é peça de arte e não seus pensamentos pessoais "sobre o assunto". A carta deve ser a mais curta possível para transmitir a plenitude das informações nela contidas. É ideal que o texto da carta caiba em uma "tela". Ler cartas longas é cansativo e incomoda muitas pessoas.
Respostas a cartas. Ao responder a um e-mail recebido, sempre clique no botão "Responder", não no botão "Escrever e-mail". Com a primeira opção, todo o histórico de correspondência será automaticamente puxado em sua resposta. Isso está correto, porque uma pessoa pode não se lembrar imediatamente de quem você é e o que você quer dela se ela não vir o plano de fundo. Principalmente se depois última carta Já faz mais de 5 dias. Você pode citar seu interlocutor com absoluta segurança ao responder sua carta. Isso lhe dará a oportunidade de lembrar o que foi discutido na carta anterior.
Sempre agradeça ao interlocutor onde for apropriado. Por exemplo, você pode escrever "Vladimir, obrigado por sua carta" ou "Irina Alekseevna, obrigado por uma resposta tão rápida". Tais nuances mostrarão seu respeito pelo interlocutor e suavizarão o clima da comunicação eletrônica.
Se o interlocutor lhe enviou uma carta na qual expressou sua insatisfação ou até mesmo francamente rude com você, tente não responder da mesma forma, por mais que você queira. As situações variam, mas sempre responda educadamente e com moderação.
Claro, quanto mais cedo você responder à carta, melhor. Ótimo se você puder responder dentro de algumas horas. Este prazo é o ideal. Mas digamos que a resposta está dentro de alguns dias. Os psicólogos dizem que o tempo mais confortável para uma pessoa esperar uma resposta a um e-mail é de 48 horas, ou seja, dois dias. Se você tiver que esperar mais, isso já pode ser percebido como desrespeitoso ou ignorado. Se a questão levantada na carta exigir mais tempo para você responder, certifique-se de escrever que você recebeu a carta, aceitou-a para consideração e responderá dentro de um determinado tempo. Dessa forma, o remetente pelo menos não se sentirá ignorado.
Conclusão da carta. Você não deve escrever frases no final da carta que possam ser percebidas como uma tentativa de manipulação: “Eu realmente espero uma cooperação lucrativa”, “Agradeço antecipadamente por sua resposta” e assim por diante. Diga adeus no e-mail comercial melhores frases"Respeitosamente", "Meus sinceros votos" e afins. Sim, essas frases são estereotipadas, mas são as mais adequadas para comunicação Empresarial. Na assinatura, escreva seu nome, sobrenome, cargo e nome da empresa. Deixe também contatos pelos quais você pode ser contatado, exceto por e-mail.
A hora em que a carta foi enviada.É claro, e-mails não implicam que eles devam ser lidos imediatamente após o recebimento. No entanto, na ética empresarial o emailÉ considerado incorreto enviar cartas nos finais de semana e feriados e também tarde da noite ou à noite. Tente manter o horário comercial padrão.
E, claro, antes de clicar no botão "enviar", verifique cuidadosamente a ortografia do nome e endereço de e-mail do destinatário, e também releia todo o texto da carta e verifique se há erros de digitação ou frases incorretas.
Uma carta comercial é um quadro psicológico remetente, seu cartão de visita, bem como parte da imagem e reputação da empresa. Como se proteger contra a perspectiva de colocar uma cruz ousada em tudo isso - em nosso artigo.
Tatyana Nikolaeva,
principal especialista em etiqueta empresarial Centro de Treinamento em Negociação, Moscou
Regras de e-mail por pessoas de negócio- trata-se de um tipo de ferramenta que permite “manter a cara” da empresa e refletir a sua imagem na comunicação com os parceiros. Quais são as principais regras de correspondência de e-mail comercial que os comerciantes precisam considerar? Vamos dar uma olhada mais de perto, porque realmente desempenha um papel enorme.
É por este critério homem ocupado decide qual carta abrir primeiro. Além disso, essa regra de e-mail permite que o interlocutor encontre a carta desejada entre o fluxo de correspondência. Por exemplo, é conveniente receber e-mails com linhas de assunto que reflitam diferentes aspectos organizacionais do mesmo processo.
Por exemplo: “Pacote de documentos do participante”, “Fatura de participação na exposição”, “Memorando ao participante da exposição”, “Layout dos pavilhões de exposição”, etc. Se toda a correspondência foi realizada com o assunto “Participação na exposição”, encontrar a carta desejada em extensa correspondência seria muito mais difícil.
É aqui que a carta deve começar. É melhor fazê-lo desta forma: "Boa tarde, nome (patronímico) do destinatário." A construção complicada de "Bom dia!" melhor não usar. Também é incorreto indicar a seguinte redação: "Olá, Sr. Ivanov". Em um ambiente de negócios, eles não falam sobre saúde. Se a carta for endereçada a um grupo de pessoas, você pode usar a palavra coletiva: "Prezados Senhores!" ou "Colegas!". Você pode prescindir de contato apenas no caso de correspondência intensiva no modo "pergunta-resposta", como ao se comunicar no Skype.
Frases que não podem ser usadas em correspondência
Se o e-mail é um importante canal de geração de leads para sua organização, aqui está 11 frases, do qual os editores da revista "Diretor Comercial" recomendam se livrar urgentemente.
Se o assunto da carta exigir explicação e detalhes, especifique os parâmetros necessários. No entanto, não despeje "água" ao mesmo tempo, escreva especificamente. A opção ideal haverá uma pequena carta na qual você concordará com o destinatário sobre Conversa telefônica ou uma reunião onde você pode discutir todos os detalhes.
Ao contrário da comunicação face a face e de uma conversa telefônica, em que você tem um roteiro, seu destinatário não apenas não o vê, mas também não o ouve. Você não pode complementar suas palavras com expressões faciais, entonação ou outras sugestões não verbais. Portanto, siga rigorosamente esta regra de e-mail comercial. Por exemplo, em uma conversa, a frase “o que mais você precisa de mim?”, pronunciada com certa entonação, expressará o desejo de conhecer toda a lista de deveres ou ações. E em escrita também pode ser lido assim: “Quanto posso carregar? Tenha consciência!
Portanto, se você estiver pronto para outras ações, é melhor sempre usar essa regra de correspondência por e-mail. Escreva assim: “para que mais posso ser útil/útil?”. Se você não deseja participar do processo posterior, deve dizê-lo corretamente. Por exemplo, assim: “Colegas, tendo em vista a minha alta carga de trabalho em outro projeto, eu ficaria grato se você ...” e depois descreva seus desejos: “livre-me de mais trabalho neste projeto”, “descreva-me toda a gama de meus deveres para que eu pudesse planejar meu trabalho. Ao mesmo tempo, é importante levar em conta a subordinação: se você se corresponder com o gerente, verifique com ele a prioridade desse trabalho.
Esta é uma regra fundamental da correspondência eletrônica de empresários. Em algumas empresas, o uso de "smilies" é estritamente proibido. Se sua organização não for uma delas, use esses ícones, mas tenha muito cuidado. Afinal, “emoticons” são símbolos de emoções que precisam ser dosadas em um ambiente de negócios. Um ícone na carta é suficiente para que o interlocutor entenda suas emoções. Esta regra de correspondência por e-mail também se aplica à comunicação comercial no Skype e ICQ.
Ao final de qualquer carta (não apenas da primeira), deve haver uma assinatura contendo o nome completo e cargo do remetente, seus contatos de trabalho e o logotipo da empresa. Este é um bom tom e um indicador da presença de uma cultura corporativa.
negligência não é melhor qualidade para um empresário.
Se você precisar de mais tempo, deve escrever sobre isso em um dia. Não será supérfluo entrar em contato com o destinatário da carta após o envio e certificar-se de que ele a recebeu e quando esperar uma resposta dele.
Verifique se eles abrem corretamente. Observe que os executivos da empresa não devem enviar ofertas promocionais ou links que levem a elas (a menos que sejam objeto de discussão).
É melhor enviar essas cartas em nome de um gerente de vendas com um aviso correspondente no corpo da carta.
A última carta é enviada pelo iniciador da correspondência. Mesmo que todas as questões já tenham sido discutidas, escreva ao parceiro palavras de agradecimento pela cooperação efetiva e respostas imediatas. No final você pode desejar Tenha bom humor e uma semana produtiva. No entanto, somente se você tiver um relacionamento próximo e de longo prazo com o destinatário. Em todos os outros casos, é melhor indicar: "Muitas felicidades".
O que é e-mail? No mundo dos negócios de hoje, isso é:
A partir dessas posições e olhar para trabalhar com e-mail. Vamos começar simples.
Eu uso o cliente de e-mail Mozilla Thunderbird, então usarei seu exemplo. Vamos criar uma nova carta e ir de cima para baixo na lista de campos.
Talvez alguém não saiba, mas "To" no Mozilla pode ser alterado para "Cc" ou "Bcc".
Não corretamente no envio em massa, especifique os destinatários através dos campos "Cc" ou "Para". Várias vezes por ano recebo cartas que listam de 50 a 90 destinatários no campo "Cc". Há violação de privacidade. Nem todos os seus destinatários precisam saber com quem mais você está trabalhando. tópico semelhante. É bom que sejam pessoas que se conhecem. E se houver empresas concorrentes na lista que não se conhecem? No mínimo, você precisa estar preparado para explicações desnecessárias e, no mínimo, encerrar a cooperação com um deles. Não faça desta forma.
A importância da linha de assunto é frequentemente escrita (às vezes com sensatez) em seus blogs corporativos. serviços profissionais correspondências. Mas na maioria das vezes estamos falando de cartas de vendas, onde o assunto da carta resolve o problema “o e-mail deve ser aberto”.
Discutimos correspondência comercial diária. Aqui o tema resolve o problema “a carta e seu autor devem ser facilmente identificados e depois encontrados”. Além disso, sua diligência retornará a você na forma do carma de inúmeras cartas de resposta, apenas com prefixos Ré: ou avante, entre os quais você terá que procurar a letra desejada no tópico.
Vinte cartas é o volume de uma correspondência de um dia de um gerente intermediário. Eu não falo sobre empreendedores e empresários, seu número de cartas às vezes excede 200 ou mais por dia. Então mais uma vez: não envie e-mails com uma linha de assunto vazia.
Então, como formular corretamente o assunto da carta?
Erro nº 1 : apenas o nome da empresa no assunto. Por exemplo, "Céu" e tudo. Em primeiro lugar, você provavelmente não é da sua empresa se comunicando com essa contraparte. Em segundo lugar, esse tópico não faz sentido, porque o nome da sua empresa já está visível no endereço. Em terceiro lugar, adivinhe como será sua própria caixa de correio com essa abordagem de correspondência? Aproximadamente assim.
É conveniente pesquisar sobre esses tópicos?
Erro nº 2 : chamativo, título de venda. É ótimo se você souber escrever essas manchetes. Mas é apropriado usar essas habilidades na correspondência comercial? Lembre-se do objetivo da linha de assunto de uma carta comercial: não vender, mas fornecer identificação e pesquisa.
Existem muitos guias para escrever textos para diferentes ocasiões. Por exemplo, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin e outros mestres da palavra têm muitas informações úteis. Eu aconselho você a ler seus artigos pelo menos para melhorar a alfabetização geral e melhorar o estilo geral do discurso escrito.
No processo de escrever uma carta, devemos consistentemente tomar várias decisões.
Uma questão de cortesia . No início da carta, você pode borrar cortesias ou até ternura no espírito de “Meu querido Rodya, há mais de dois meses não falo com você por escrito, do qual eu mesmo sofri e nem dormi outro noite, pensando.” Muito educado e muito caro, tanto em termos de tempo para compor tal introdução, quanto em termos de tempo do interlocutor para lê-la. Correspondência é negócio, lembra? Não escrever um gênero epistolar para uma competição e não uma carta de sua mãe para Raskolnikov, mas correspondência comercial.
Respeitamos nosso tempo e o destinatário!
Apresentar-se e relembrar as circunstâncias de seu conhecimento só faz sentido na primeira carta enviada após um encontro fugaz na exposição. Se esta é uma continuação de cooperação ou correspondência atual, na primeira carta do dia escrevemos: “Olá, Ivan”, na segunda e seguintes: “Ivan,...”.
Apelo . Sempre me preocupei com a questão de quem contatar em uma carta se houver vários destinatários. Recentemente escrevi uma carta endereçada a três garotas chamadas Anna. Sem qualquer hesitação, escrevi "Olá, Anna" e não tomei banho de vapor. Mas nem sempre é assim.
E se houver três ou até sete destinatários e eles não tiverem o mesmo nome? Você pode listar pelo nome: "Boa tarde, Rodion, Pulcheria, Avdotya e Pyotr Petrovich". Mas é demorado e demorado. Você pode escrever: "Olá, colegas!".
Para mim, uso a regra para endereçar pelo nome aquele que está no campo "Para". E aos que estão na cópia, não entrem em contato de jeito nenhum. Esta regra, ao mesmo tempo, permite determinar com mais precisão (um!) O destinatário da carta e o objetivo desta carta.
Citação . A correspondência é muitas vezes uma cadeia de cartas com perguntas e respostas - em uma palavra, um diálogo. É considerado uma boa forma não excluir o histórico de correspondência e escrever sua resposta no topo do texto citado, para que, quando você retornar a essa correspondência em uma semana, possa ler facilmente o diálogo de cima para baixo por datas decrescentes.
Por alguma razão, a configuração padrão no Mozilla é "Definir cursor após texto citado". Eu recomendo alterá-lo no menu "Ferramentas" → "Opções conta» → «Composição e endereçamento». Deve ser assim.
Objetivo da carta . As cartas comerciais são de dois tipos:
Como regra, há muito mais cartas de incentivo do que de relatórios. Se queremos conseguir algo do interlocutor, é muito importante dizer isso em uma carta em texto simples. A chamada à ação deve ser acompanhada por um nome e ir última sentença em uma carta.
Não corretamente : "Porfiry Petrovich, eu sei quem matou a velha."
Corretamente : "Porfiry Petrovich, fui eu quem matou a velha, por favor, tome uma atitude na minha prisão, estou cansado de sofrer!"
Por que o correspondente deveria pensar para você o que fazer com esta carta? Afinal, ele pode tomar a decisão errada.
Assinatura no texto . Ela deve ser. Além disso, todos os clientes de e-mail permitem configurar a substituição automática de uma assinatura, por exemplo, o clássico "Respeitosamente, ...". No Mozilla, isso é feito no menu "Ferramentas" → "Opções da conta".
Escrever ou não os contatos na assinatura é uma questão pessoal de todos. Mas se você estiver de alguma forma conectado com as vendas - certifique-se de escrever. Mesmo que a transação não ocorra com base nos resultados da comunicação, no futuro você será facilmente encontrado usando os contatos da assinatura.
Por fim, mais uma característica do corpo da carta para aqueles interlocutores que não gostam (não podem, não querem, não têm tempo) de responder suas cartas. Especifique o padrão no texto da carta. Por exemplo, “Porfiry Petrovich, se você não vier me prender antes das 12h de sexta-feira, então me considero anistiado”. Claro, o prazo deve ser real (não envie o texto do exemplo na sexta-feira às 11h50). O destinatário deve ser fisicamente capaz de ler e decidir sobre sua carta. Tal "silêncio" o exime da responsabilidade pela não resposta do interlocutor. Como sempre, o uso deste chip deve ser abordado com sabedoria. Se uma pessoa responde às suas cartas pontualmente e regularmente, tal ultimato pode, se não ofendê-la, constrangê-la um pouco ou levar a uma decisão de não responder à carta agora, mas fazer você esperar pela sexta-feira.
As cartas geralmente vêm com anexos: currículos, ofertas comerciais, orçamentos, cronogramas, digitalizações de documentos - uma ferramenta muito conveniente e ao mesmo tempo uma fonte de erros populares.
Erro : Enorme tamanho do investimento. Muitas vezes recebemos e-mails com anexos de até 20 MB. Via de regra, trata-se de digitalizações de alguns documentos em formato TIFF, com resolução de 600 dpi. O programa de correio do correspondente quase certamente irá travar por vários minutos em tentativas inúteis de baixar a visualização deste anexo. E Deus não permita que o destinatário tente ler esta carta em um smartphone ...
Pessoalmente, apago essas cartas imediatamente. Não quer que seu e-mail acabe na lixeira antes de ser lido? Controle o tamanho do anexo. Recomenda-se que não seja maior que 3 MB.
E se exceder?
E mais uma recomendação não muito óbvia sobre investimentos - sua nome . Deve ser compreensível e aceitável para o destinatário. Certa vez, na empresa, estávamos preparando uma oferta comercial dirigida a ... que seja Fiódor Mikhailovich Dostoiévski. Recebi uma carta do gerente com a minuta do CP para aprovação, e no anexo havia um arquivo com o nome "DlyaFedi.docx". Com o gerente que me enviou isso, ocorreu um diálogo com o seguinte conteúdo:
Caro gerente, você está pessoalmente pronto para abordar essa pessoa respeitada e chamá-lo de Fyodor na cara dele?
De alguma forma não, uma pessoa respeitada, todos o chamam pelo primeiro nome e patronímico.
Por que você chamou o anexo de “For Fedi”? Se eu enviar para ele agora, você acha que ele vai comprar machados de nós neste CP?
Eu ia renomear...
Por que preparar uma bomba-relógio - a rejeição de um cliente em potencial - ou criar um trabalho extra para você renomeando um arquivo? Por que não nomear imediatamente o anexo corretamente: "Para Fedor Mikhailovich.docx" ou ainda melhor - "KP_Sky_Axes.docx".
Assim, com e-mail como um "rosto" mais ou menos resolvido. Vamos passar para o e-mail como ferramenta de produtividade e falar sobre sua distração.
O e-mail é uma distração poderosa. Como acontece com qualquer distração, o correio deve ser tratado com regras mais rígidas e implementação de horários de trabalho.
No mínimo, você precisa desativar TODAS as notificações de e-mail. Se o cliente de e-mail estiver configurado por padrão, você será notificado com um sinal sonoro e o ícone ao lado do relógio piscará e uma visualização da carta será exibida. Em uma palavra, eles farão de tudo para primeiro afastá-lo trabalho meticuloso, e depois mergulhar no abismo de cartas não lidas e correspondências não vistas - menos uma ou duas horas de vida.
Para alguns, a força de vontade poderosa permite que você não se distraia com as notificações, e é melhor que as pessoas comuns não tentem o destino e as desliguem. No Mozilla Thunderbird, isso é feito através do menu "Ferramentas" → "Configurações" → "Geral" → "Quando novas mensagens aparecem".
Se não houver notificações, como entender que uma carta chegou?
Muito simples. Você mesmo, conscientemente, aloca tempo para analisar e-mails, abre seu cliente de e-mail e vê todas as mensagens não lidas. Isso pode ser feito duas vezes por dia, por exemplo, na hora do almoço e à noite, ou durante o tempo de inatividade forçada, por exemplo, em engarrafamentos.
As pessoas costumam perguntar: e os tempos de resposta e e-mails urgentes? Eu respondo: você não tem cartas urgentes no correio. A menos que você trabalhe no departamento de suporte ao cliente (tal departamento tem suas próprias regras para trabalhar com correio).
Se houver cartas urgentes, o remetente o notificará por outros canais - telefone, SMS, Skype. Então você vai conscientemente entrar no cliente de correio e processar o correio urgente. Todos os gurus de gerenciamento de tempo (por exemplo, Gleb Arkhangelsky com seu "Time Drive") declaram o padrão para responder a e-mails em até 24 horas. Esta é uma regra normal de boa forma - não espere respostas instantâneas do interlocutor por e-mail. Se houver uma carta urgente, notifique-a por meio de canais de comunicação mais rápidos.
Então, desativamos as notificações e agora ligamos o cliente de e-mail de acordo com nossa programação.
O que fazer quando entramos no correio e nos envolvemos em uma atividade chamada "analisar e-mail"? Onde está o início e o fim deste trabalho?
Ouvi muito sobre o sistema de caixa de entrada zero, mas, infelizmente, não conheci uma única pessoa que o use. Tive que reinventar minha roda. Existem artigos sobre este tema no Lifehacker. Por exemplo, " ". Abaixo falarei sobre o sistema de caixa de entrada zero na minha interpretação. Ficarei grato se os gurus do GTD forem observados nos comentários, complementarem ou melhorarem o sistema descrito.
É importante entender e aceitar que o email não é um planejador de tarefas ou um arquivo para suas atividades. Portanto, a pasta Caixa de entrada deve estar sempre vazia. Se você iniciou a análise da caixa de entrada, não pare e não se distraia com nada até esvaziar esta pasta.
O que fazer com e-mails na caixa de entrada? Você precisa passar por cada letra sequencialmente e excluí-la. Sim, basta selecionar e pressionar Delete no teclado. Se você não puder se forçar a excluir o e-mail, terá que tomar uma decisão sobre o que fazer com ele.
Aqui estão as pastas para armazenamento de longo prazo que tenho.
Existem outras configurações do cliente de e-mail que são importantes para a operação deste sistema. Primeiro, por padrão, o Thunderbird tem a caixa de seleção "Marcar mensagens como lidas". Eu prefiro fazê-lo conscientemente, então a bandeira está desligada! Para fazer isso, vá para o menu "Ferramentas" → "Configurações" → "Avançado" → "Leitura e exibição".
Em segundo lugar, usamos filtros . Anteriormente, eu usava ativamente filtros que encaminhavam cartas automaticamente para as pastas apropriadas com base no endereço do remetente. Por exemplo, as cartas de um advogado foram movidas para a pasta "Advogado". Abandonei essa abordagem por vários motivos. Primeiro: as cartas de um advogado em 99% dos casos referem-se a um projeto ou parceiro, o que significa que devem ser movidas para a pasta desse parceiro ou projeto. Segundo: decidi adicionar consciência. Você mesmo deve decidir onde uma determinada carta deve ser armazenada e é mais conveniente procurar mensagens não processadas em apenas um local - na caixa de entrada. Agora uso filtros apenas para organizar cartas regulares automáticas de vários sistemas em pastas, ou seja, cartas que não exigem que eu tome decisões. Os filtros no Mozilla Thunderbird são configurados no menu "Ferramentas" → "Filtros de mensagens".
Assim, com a abordagem correta, o e-mail deve levar de 10 a 60 minutos por dia, dependendo do volume de correspondência.
Sim, e mais uma coisa. Você já desativou as notificações para novos e-mails? ;)
Antes de compilar uma determinada mensagem, é necessário lembrar a diferença entre a etiqueta de uma carta comercial e uma carta pessoal. O mais importante é observar o nível de confiança na apresentação do tema escolhido. É mais provável que o destinatário esteja imbuído de um determinado problema e tente se envolver na resolução das questões colocadas se ele se sentir nas linhas da carta comunicação ao vivo. É por isso que quem sabe etiqueta moderna as cartas comerciais não incluem no texto anacronismos como "baseado no fato", "você deveria" ou ainda mais esquecido "eu aviso".
O foco e a definição clara do objetivo, a consistência na apresentação dos fatos, a especificidade das propostas e solicitações, o conteúdo informativo das mensagens sobre ações e feitos foram preservados nas cartas comerciais. As cartas comerciais começaram a ser redigidas de forma mais descontraída, porém, não adquiriam declarações emocionais abertas, epítetos e comparações das características da correspondência pessoal, a antiga etiqueta comercial ainda triunfa aqui. E justamente porque o objetivo de tal mensagem é, como antes, apresentar uma proposta, que deve necessariamente ser seguida de uma resposta específica, a influência do autor de uma carta comercial deve ser muito grande, pois estimula o destinatário a tomar ações de uma natureza específica. Além disso, o texto é compilado de forma que o ponto de vista do autor não represente sua própria atitude em relação ao problema, mas interesses mutuamente benéficos em sua solução.
A etiqueta de uma carta comercial prescreve não usar o pronome "eu", como é habitual em correspondência pessoal, mas aqui a ênfase em outro pronome - "você" é apropriada. Se uma mensagem de negócios for escrita sem erros, impressa ordenadamente, o texto é colocado de acordo com todas as regras e requisitos existentes e, portanto, é lido não apenas com facilidade, mas também com prazer, a correspondência certamente continuará. Embora ainda hoje seja muitas vezes necessário decifrar frases caprichosamente torcidas, procurando o sujeito e o predicado para chegar ao fundo do significado inerente a elas. As regras da escrita de negócios estão mudando muito rapidamente agora. Que tom bom era escrever à mão. Então, pode-se ter certeza de que a mensagem não era uma cópia carbono. Quanta personalidade podia ser percebida nessa mensagem, e o respeito sempre foi acrescentado à relação entre o destinatário e o autor. É uma pena que esse costume esteja completamente desatualizado e quase todas as cartas tenham se tornado eletrônicas.
Uma carta comercial, cuja amostra será apresentada a seguir, representa a correspondência de um ato civilizado moderno. Hoje, não há regras menos diversas que devem ser observadas. Embora, em comparação com a língua oficial que existia no país há cinquenta anos, essas regras parecem mais nuances ou sutilezas especiais. Em primeiro lugar, como ditam as regras de uma carta comercial, você precisa usar uma saudação antes do início do texto em um apelo pessoal ao seu destinatário. Embora agora nas empresas e em qualquer organização não muito pequena exista uma comunicação interna do formato ISQ, onde a resposta segue a pergunta, a pergunta após a resposta e nesta rápida correspondência, não é necessário endereçar pelo nome de cada vez. No entanto projeto correto Uma carta comercial implica um foco individual e, portanto, é necessário um apelo pessoal.
O assunto da carta na correspondência moderna costuma ser colocado em um campo separado, devendo ser preenchido adequadamente, ou seja, de acordo com o conteúdo. Formular corretamente o assunto da carta é metade do sucesso, pois esta é a primeira coisa que o destinatário verá. A redação exata o ajudará a sintonizar da maneira certa e perceber as informações recebidas de forma rápida e na íntegra. E é imperativo informar o destinatário sobre o recebimento de sua resposta - este é um bom tom, uma manifestação de respeito aos colegas e parceiros, eles fizeram isso há cento e duzentos anos e, mesmo assim, não tinham pressa de viver e sabia exatamente como escrever uma carta comercial. Hoje, você precisa responder a uma mensagem rapidamente, na qual o e-mail ajuda - a comunicação ocorre muito rapidamente. Se você não puder responder imediatamente, ainda precisará enviar uma mensagem sobre o recebimento de uma resposta, onde poderá especificar o horário da próxima sessão de comunicação.
Deve ser lembrado que psicologicamente o limite de tempo de resposta em seu valor crítico é de quarenta e oito horas. Este é o caso se não houver função de resposta automática. Passados dois dias, o destinatário já está cheio de confiança de que sua carta foi ignorada ou, na melhor das hipóteses, perdida. As regras de uma carta comercial também contêm este item: nunca adie uma resposta, pois esta é uma perda indispensável de um cliente, e o parceiro começará a se preocupar e pensar em romper todo tipo de relacionamento. De qualquer forma, isso é uma violação grosseira da ética da correspondência comercial. Se você precisar enviar as mesmas informações, basta expandir a lista de discussão. Colocar todos os endereços em um campo "para" reduz muito o tempo de entrega e a transparência nas parcerias é mantida: todos que recebem a carta veem a lista gerada.
Uma ótima mensagem para dar continuidade às parcerias é a educada frase "agradecemos antecipadamente". Como está escrito em uma carta comercial e em que parte é colocado - todo mundo decide por si mesmo. Claro, o destinatário deve vê-lo depois de já ter aprendido a informação e incitado à ação. No final da carta, antes do bloco de contato - o mais O melhor lugar para esta frase. A propósito, sobre informações de contato: deve estar em todas as cartas, não apenas na primeira. Telefones do autor, cargo e tudo mais não podem ser forçados a pesquisar. O design de uma carta comercial não depende da duração da correspondência. As regras devem ser sempre seguidas. E para não adivinhar se o destinatário recebeu a carta, existe uma função de consulta. Somente neste caso, você pode ter certeza de que foi lido. O histórico de correspondência deve ser salvo, você não pode escrever uma resposta com uma nova mensagem. No entanto, ao encaminhar todo o feed de comunicação para resolver um determinado problema, é necessário lembrar não apenas da subordinação, mas também da confidencialidade. Se a correspondência contiver informações pessoais, ela deverá ser excluída antes de ser lida por terceiros.
As regras da correspondência comercial e algumas manobras complicadas para estabelecer um bom relacionamento com a ajuda de uma carta precisam ser conhecidas não apenas por quem tem e-mails transbordando de correspondência recebida todos os dias úteis, mas várias correspondências e mensagens estão incluídas nos planos, o iniciador do que deve ser você. Possuir a magia das faias é útil para todos mulher moderna. Isso será útil, no mínimo, ao procurar um emprego - enviar currículos, cartas de apresentação, informações adicionais sobre você mediante solicitação e tarefas de teste, além de enviar mensagens para combinar um horário de entrevista.
O fato de que blogueiros com dislexia podem ser populares na Internet não deve ser uma desculpa para seus erros e erros de digitação. Não se console com o fato de que o idioma russo não funcionou na escola (as regras para escrever “não” com várias partes já é tempo de apertar os discursos). Seja o mais exigente possível consigo mesmo. É especialmente ofensivo ao conduzir correspondência comercial, é incorreto escrever palavras de seu campo profissional. O interlocutor pode duvidar de sua competência.
1. Mantenha o site gramota.ru marcado no seu navegador de Internet.
2. Não use palavras que você não pode definir exatamente (pelo menos verifique a Wikipedia).
3. Tenha em mente que palavras raras e específicas que podem não ser familiares ao interlocutor irão confundi-lo ou podem ser mal interpretadas. Se o interlocutor precisar ser apresentado à sua terminologia, de acordo com as regras de etiqueta, explique os termos e abreviações usados.
4. Tente não fazer frases muito longas. Deixe designs complexos e ornamentados para escrever um romance, e não para realizar correspondência comercial.
5. Recomendamos fortemente que você digite a mensagem não imediatamente no corpo da carta, mas primeiro em um arquivo em seu computador. Primeiro, a ortografia e pontuação embutidas na palavra o ajudarão. Em segundo lugar, você eliminará a situação desagradável de enviar acidentalmente uma carta comercial prematuramente ou perdê-la devido ao fechamento do navegador, etc. em intervalos curtos nas configurações). Lembre-se de que a digitação preditiva em tablets e dispositivos móveis pode fornecer algumas correções inesperadas em suas palavras.
6. Antes de enviar a carta, leia-a várias vezes. Se o tempo está se esgotando (a propósito, uma das regras básicas importantes da correspondência comercial é não atrasar os prazos, então é melhor não pegar uma carta no último momento), então releia o texto que você digitou algum tempo depois de digitar - em meia hora ou uma hora, mudando para algum outro negócio.
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A atenção aos detalhes na condução e execução da correspondência comercial fala de respeito e economiza tempo
7. Não deixe de preencher o campo "assunto" da carta . Se você estiver enviando seu primeiro e-mail frio, o título pode ser eficaz, pronto para uso e intrigante. Mas se sua carta já é esperada ou você está em correspondência com o destinatário há algum tempo, o assunto deve ser curto, claro e conciso. Isso permitirá que você encontre rapidamente sua carta (tanto para você quanto para o destinatário) no correio, se necessário.
8. Longas cadeias de "Re: Re: Re:" dão a impressão de lixo. Não tenha medo de iniciar um novo tópico com seu interlocutor, cite apenas mensagens anteriores relevantes (e sim, elas precisam ser "puxadas" se, por exemplo, você estiver discutindo os detalhes de um projeto específico, concordando com um orçamento / preços / pacotes de serviços e etc. - neste caso, a cotação é conveniente e a etiqueta empresarial exige isso).
9. Se a mensagem recebida contiver várias perguntas para você, responda-as, citando cada uma separadamente. Se você estiver enviando uma carta com várias perguntas, use a numeração, divida o texto em parágrafos. Atenha-se a uma estrutura clara.
10. No corpo da carta, comente todos os anexos da mensagem. Assine todos os arquivos que você anexar para que o destinatário possa receber imediatamente informações sobre seu conteúdo .
11. A assinatura é um detalhe muito importante
carta de negócios. Nas configurações dos serviços de correio, geralmente você pode definir uma assinatura automática para todas as suas cartas. Uma assinatura bem escrita equivale a imprimir cartões de visita, bons cartões de visita. Além do nome e sobrenome, use a designação do seu cargo, detalhes de contato (telefone, skype), logotipo da empresa na assinatura. Assim como os cartões de visita criativamente relevantes (memoráveis e associados à pessoa ou empresa para a qual trabalham) são considerados os melhores, por isso a assinatura pode ser “com chip”, indicando sua ligação com a empresa ou falando do seu amor pelo negócio que você estão fazendo. Por exemplo, alguns funcionários da editora "Mann, Ivanov e Ferber" usam a frase adicional "Agora estou lendo ..." na assinatura (e inserem o nome do novo editor). Representantes de empresas da área de catering podem completar cartas com desejos de um “dia saboroso”, etc. Às vezes, esse design de correspondência comercial deve ser acordado com a administração.
12. Para correspondência comercial, a NameWoman recomenda fortemente ter um endereço de correspondência separado. É desejável que reflita o nome da empresa ou o domínio do site da empresa, seu nome (completo, sem formas diminutas) e seu sobrenome. Não use números no nome do e-mail que indiquem sua idade ou ano de nascimento. Exibir sua posição no título do correio é perfeitamente aceitável, mas algumas pessoas evitam isso, pois planejam não mudar a caixa de correio, subindo na carreira.
Para enviar currículos e cartas comerciais semelhantes, você também não deve usar endereços de correspondência que sejam lúdicos ou excessivamente criativos. Especialmente se você for um candidato a uma posição séria em uma grande empresa.
13. O estilo de correspondência comercial não precisa ser seco. Mas a seriedade e certo rigor das construções é regra obrigatória. Abandone sufixos diminutos e gírias, expressões coloquiais.
14. Emoticons podem se tornar armadilhas. Nas primeiras cartas de um conhecido de negócios, eles não devem ser, em princípio. Com o contato estabelecido, parênteses sorridentes ainda são aceitáveis, mas não exagere e não se torne o iniciador de tais “enfeites fofos” da carta. Emoticons animados tristes e criativos ao conduzir correspondência comercial (e especialmente em situações em que você é “de baixo”) são estritamente proibidos.
15. Certifique-se de usar uma saudação respeitosa e endereço por nome, primeiro nome e patronímico no início da carta e mais adiante no texto, se apropriado. Isso não é apenas exigido pela ética da correspondência comercial, mas também permite aumentar o interesse do interlocutor em sua mensagem e a lealdade a ela. Os destinatários estão sempre mais atentos às cartas de endereço, então tente descobrir com antecedência o nome da pessoa para quem você deve escrever e que tipo de endereço ele prefere (pelo primeiro nome ou nome e patronímico).
De acordo com as regras da correspondência comercial, em casos normais, uma resposta deve ser enviada em um dia útil, no máximo - dois. Se você receber uma carta nas últimas horas dia de trabalho antes de um fim de semana prolongado ou férias, você não é obrigado a dar uma resposta detalhada a uma carta não urgente. No entanto, de acordo com a etiqueta de correspondência comercial, é razoável enviar uma resposta curta informando que você recebeu a carta e um comentário de que está ausente no momento e responderá em detalhes após essa e tal data ou o mais tardar em tal e tal prazo. . O mesmo deve ser feito se, para responder, você precisar esclarecer alguma informação que deva receber de terceiros ou realizando um trabalho minucioso de coleta de dados e preparação de materiais.
Por sua vez, se você precisar de uma carta de resposta do interlocutor, poderá duplicar sua solicitação após 3 dias úteis. Se você precisar de uma resposta urgente, escreva corretamente sobre isso já em sua primeira carta (explicando os motivos, se possível), pedindo também a confirmação de seu recebimento. A propósito: verifique sua pasta de spam regularmente (uma vez a cada três dias).
A carta deve ser fácil de ler e fácil de entender. Frases curtas, um mínimo de voltas de particípio e particípio - construções simples - essa é a base da correspondência comercial. O que mais o ajudará a apresentar a carta de amostra perfeita de acordo com todas as regras?
16. Os parágrafos da sua correspondência não devem ter mais de 7 a 10 linhas.
17. O texto de uma carta comercial será percebido melhor e parecerá mais organizado se os intervalos entre os parágrafos forem maiores do que os intervalos entre as linhas em um parágrafo.
19. Palavras, e mais ainda frases e sentenças inteiras, escritas letras maiúsculas são percebidos como gritos, pressão e desrespeito. Para correspondência comercial, este estilo não está disponível. Não se permita isso, mesmo que você seja um chefe insatisfeito com seus subordinados.
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20.
Permita que o interlocutor concorde com sua proposta, expresse sua opinião, dê conselhos, deixe um comentário ou faça uma pergunta. A maneira mais fácil de fazer isso é usar as frases “o que você acha disso?”, “se você tiver alguma dúvida, tentarei respondê-la”, “escreva-me sobre sua decisão” na carta.
21. Esteja atento aos sinais vindos do destinatário. Preste atenção ao estilo de escrita do seu interlocutor, à forma como ele se dirige a você. Lembre-se da regra psicológica do espelho. É ótimo se sua carta reflete o estilo dele (mas não com erros ortográficos, é claro). Se ele mencionar qualquer informação pessoal, anote-a. Seja educado e correto, refletindo alegria, simpatia, participação, parabenizando pelos feriados.
22. Falando em feriados. Se a sua correspondência comercial ocorrer em torno das datas dos feriados oficiais, parabenize o interlocutor pelos passados / próximos. Clientes importantes e aqueles com quem você mantém uma longa correspondência comercial de acordo com as regras de etiqueta devem ser parabenizados em uma carta separada. Será útil saber quando seu interlocutor faz aniversário - essa informação geralmente é fácil de obter nas redes sociais.
Gerencie sua base de clientes individuais e base de contatos profissionais. Além de sobrenomes e nomes, cargos e números de telefone, links para contas em redes sociais e e-mail, anote dados pessoais, marque projetos e assuntos pelos quais você já se cruzou na correspondência comercial.
23. A ética da correspondência comercial e a cortesia elementar dizem: não se esqueça das palavras de gratidão. Para felicitações, conselhos, esclarecimentos, convites, notas informativas, pronta resposta do seu interlocutor em correspondência comercial.
Milena Just
