Formulário em branco nº INV-3. Lista de inventário de itens de inventário

É utilizado para refletir dados sobre a disponibilidade real de estoques (estoques, produtos acabados, mercadorias, outros estoques, etc.) nos locais de armazenamento e em todas as etapas de sua movimentação na organização. A lista de inventário é elaborada em duas vias e assinada pelos responsáveis ​​​​da comissão com base no recálculo, pesagem, nova medição dos itens de estoque separadamente para cada local e o responsável financeiro ou grupo de pessoas sob cuja custódia os bens estão localizados.

Uma via é transferida para o departamento de contabilidade para elaboração do extrato de contrapartida, a segunda fica com o(s) responsável(eis) financeiro(s).

Antes do início do inventário, é retirado um recibo de cada pessoa ou grupo de pessoas financeiramente responsável, que está incluído no cabeçalho do formulário.

São elaborados relatórios relevantes para materiais inutilizáveis ​​ou danificados e produtos acabados identificados durante o inventário.

No processamento automatizado de dados para registro de resultados de inventário, o formulário N INV-3 é emitido para a comissão em papel ou mídia informática com preenchimento das colunas 1 a 9. No inventário, os responsáveis ​​​​da comissão preenchem a coluna 10 sobre o disponibilidade real de estoque em termos quantitativos. A coluna 9 “Número do passaporte” é preenchida para bens materiais contendo metais e pedras preciosas.

Se forem identificados bens materiais que não estão refletidos na contabilidade, a comissão deve incluí-los na lista de inventário.

Os documentos primários para registrar os resultados do inventário são usados ​​​​para verificar a integridade e a precisão da contabilidade durante um inventário total ou parcial da propriedade e dos ativos financeiros de uma empresa. Com base nestes documentos, a comissão de inventário determina em que medida o conteúdo dos dados contabilísticos e dos documentos primários corresponde ao valor real do imóvel.

Um álbum de formas unificadas de documentação contábil primária foi desenvolvido pelo NIPIstatinform do Goskomstat da Rússia com base no Decreto do Governo da Federação Russa datado de 8 de julho de 1997 nº 835. As formas de documentação contábil primária foram acordadas com o Ministério das Finanças da Rússia, Ministério da Economia da Rússia, Banco Central da Federação Russa e aprovado pelo Decreto do Goskomstat da Rússia datado de 18 de agosto de 1998, cidade nº 88.

A manutenção da contabilidade primária de acordo com formas unificadas de documentação contábil primária aplica-se a pessoas jurídicas de todas as formas organizacionais, jurídicas e formas de propriedade que operam em setores da economia.

Lista de formas de documentação contábil primária (conforme alterada pela Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa de 27 de março de 2000 nº 26)

De acordo com as Instruções Metodológicas de Inventário, o inventário é realizado em várias etapas. Em cada etapa, são elaborados os documentos primários relevantes. Neste caso, é emitida primeiramente uma ordem de realização de inventário (Formulário N INV-22), que é registrada no diário de acompanhamento da execução de ordens de realização de inventário (Formulário N INV-23). Em seguida, são preenchidos registros ou atos de inventário, que contêm informações sobre a real disponibilidade dos bens e a realidade das obrigações financeiras registradas (formulários N INV-1, INV-1a, INV-2, INV-3, etc.). A próxima etapa do processo de inventário é comparar os resultados identificados durante a auditoria com os dados refletidos nas contas contábeis. Ao mesmo tempo, para refletir os resultados do inventário de ativos fixos, ativos intangíveis, estoques, produtos acabados e outros ativos materiais, são compiladas demonstrações de correspondência (formulários N INV-18, INV-19). Para registrar os resultados do inventário de reparos inacabados de ativos fixos, despesas futuras, disponibilidade de fundos, títulos e formulários de documentos de reporte rigorosos, podem ser utilizados registros unificados, que combinam os indicadores de listas de inventário (atos) e demonstrações de correspondência ( formulários N INV-10, INV- 11, INV-15, INV-16). Após a conclusão do inventário, podem ser realizadas verificações de controle de sua exatidão. Os resultados dessas verificações são formalizados em ato (Formulário N INV-24) e registrados no livro de controle de verificações de regularidade do inventário (Formulário N INV-25). Na última fase, os resultados dos inventários realizados no ano de referência são resumidos na demonstração de resultados identificada pelo inventário (formulário N INV-26).

Lista de inventário- um documento que reflete dados sobre a disponibilidade real de estoques (estoques, produtos acabados, mercadorias, outros suprimentos, etc.) nos locais de armazenamento e em todas as etapas de sua movimentação na organização. O inventário foi aprovado pela Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Rússia, datada de 18 de agosto de 1998, nº 88.

Esta forma de inventário é formada com base nos resultados de um inventário de itens de estoque nas áreas de armazenamento da organização (relatados aos responsáveis ​​​​materialmente) para garantir que a disponibilidade real dos ativos corresponda aos dados contábeis. A lista de inventário é elaborada em duas vias e assinada pelos membros da comissão e pelos responsáveis ​​​​financeiros. São elaborados relatórios relevantes para materiais inutilizáveis ​​ou danificados e produtos acabados identificados durante o inventário.

É utilizado para registro de dados de inventário de ativos fixos (edifícios, estruturas, dispositivos de transferência de máquinas e equipamentos, veículos, ferramentas, equipamentos de informática, equipamentos de produção e domésticos, etc.). Os nomes dos objetos inventariados, sua quantidade e preço constam de listas ou atos de inventário (pelo menos em duas vias, assinados por todos os membros da comissão e responsáveis ​​​​financeiros) de acordo com a nomenclatura e nas unidades de medida utilizadas em contabilidade. Os responsáveis ​​​​financeiros confirmam em cada inventário que não têm reclamações contra a comissão e que os valores verificados foram por eles aceitos para armazenamento

Uma via é transferida para o departamento de contabilidade para elaboração do extrato de contrapartida e a segunda fica com o(s) responsável(eis) financeiro(s). Antes do início do inventário, é retirado um recibo de cada pessoa ou grupo de pessoas responsáveis ​​pela segurança dos valores. O recibo está incluído na parte do cabeçalho do formulário. No inventário, o responsável da comissão preenche a coluna sobre a real disponibilidade dos objetos. Ao identificar objetos que não estão refletidos na contabilidade, bem como objetos para os quais não existam dados que os caracterizem, os responsáveis ​​​​da comissão devem incluir na lista de inventário as informações e indicadores técnicos faltantes desses objetos. Por decisão da comissão de inventário, esses objetos deverão ser capitalizados. Neste caso, o seu custo inicial é determinado tendo em conta os preços de mercado, e o valor das amortizações é determinado em função do estado técnico dos objetos com a obrigatoriedade de execução dos atos pertinentes. Os inventários são compilados separadamente para grupos de ativos fixos (fins produtivos e não produtivos). Para os ativos fixos aceitos para arrendamento, é elaborado um inventário em triplicado separadamente para cada arrendador, indicando o prazo do arrendamento. Uma cópia da lista de inventário é enviada ao locador.

Em caso de detecção de danos, quebras e sucata de itens de estoque, a comissão de inventário elabora um ato no qual indica a natureza, a extensão, os motivos do dano e os responsáveis ​​​​pelo mesmo, e, juntamente com uma explicação por escrito, apresenta para consideração das pessoas financeiramente responsáveis.

Os registros de inventário preenchidos são encaminhados ao departamento de contabilidade, onde são verificados e a real disponibilidade de recursos é comparada com os dados contábeis. Os resultados da comparação são registrados na planilha de comparação. Indica a disponibilidade real de recursos de acordo com os dados de estoque, a disponibilidade de recursos de acordo com os dados contábeis e os resultados da comparação - superávit ou escassez.

O inventário dos itens de estoque é realizado após auditorias nas empresas e organizações na forma prescrita pelos atos legislativos e regulamentos trabalhistas internos das organizações.

O ponto importante é reflexo de todas as informações obtido durante o inventário, pois com base nesse documento pode-se julgar a presença de sobra ou escassez, bem como a necessidade de realização de procedimento de cobrança de danos aos responsáveis.

Procedimento de inventário: metas, objetivos, tipos

O procedimento de inventário é realizado para resolver tais tarefas atribuídas:

1. Determinar a disponibilidade real do estoque listado na organização.
2. Controle sobre a segurança dos bens da empresa.
3. Verificar a eficácia e suficiência dos meios e métodos utilizados para garantir a segurança.
4. Definições de propriedade que não é mais utilizada pela organização.
5. Verificar o valor real dos itens de estoque listados no balanço.

O procedimento para completar a lista de inventário dependerá tipo de inventário(completude de sua implementação):

1. Parcial, em que determinados tipos de bens e objetos estão sujeitos a fiscalização.
2. Completo, em que todos os bens constantes do balanço estão sujeitos a inventário.
3. Seletivo, em que determinados grupos serão verificados e recalculados (apenas equipamentos e materiais, apenas mercadorias, determinados grupos de mercadorias).

Além disso, a elaboração de uma lista de inventário de bens e materiais pode diferir dependendo do tipo de auditoria em termos de frequência, que é a seguinte:

1. Planejado– é realizado em períodos pré-determinados, que são selecionados em função da frequência aprovada separadamente pela política contábil da organização. Neste caso, o inventário conterá informações sobre o imóvel que está indicado no plano de implantação (lista completa ou parcial).
2. Não programado. Tal auditoria é realizada contrariamente ao plano desenvolvido e pode estar associada à garantia do controle sobre a segurança dos itens de estoque, casos identificados de furtos, danos em decorrência de desastres naturais, mudança de gestão, transferência de propriedade, etc. Dependendo do motivo do inventário, ele pode conter informações completas ou parciais, podendo também ser assinado por diferentes funcionários.

Atos regulatórios

Na realização de uma recontagem, independentemente do seu tipo e modalidade, bem como na elaboração dos respectivos documentos e, em particular, do inventário, vale a pena confiar no disposto em tal atos legislativos e regulamentares:

1. A Lei Federal de Contabilidade nº 402-FZ, que revela métodos e métodos para determinar a necessidade de auditorias, mostra o procedimento para processar documentos e refletir as sobras e faltas identificadas em decorrência do inventário - discrepâncias nos saldos contábeis e reais.
2. Regulamentos sobre contabilidade e relatórios da Federação Russa, aprovados pela Ordem do Ministério das Finanças da Federação Russa nº 34n, que reflete as regras para avaliação e realização de auditorias de bens listados, bem como ações obrigatórias que são realizadas após sua implementação.
3. Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa nº 88 - fornece formulários de documentação contábil relacionada à primária, que reflete os resultados da auditoria.
4. Diretrizes para a realização de um inventário, aprovadas pela Ordem do Ministério das Finanças da Federação Russa nº 49, que refletem as regras para a realização de auditorias e as características de documentação dos resultados obtidos.
5. Ordem do Ministério das Finanças da Federação Russa nº 20n de 10 de março de 1999 “Sobre o procedimento para realização de inventário durante uma inspeção do Serviço Fiscal Federal”.

Finalidade e uso

A lista de inventário de bens e materiais destina-se a seguintes objetivos:

1. Determinar a presença exata de valores que constam do balanço de uma pessoa física ou jurídica.
2. Possibilidade de elaboração de demonstrações financeiras do ano civil.
3. Confirmação de fatos de furto ou furto de bens materiais do empreendimento.
4. Estabelecer os danos reais causados ​​à organização em consequência de acidentes, incêndios, terramotos, inundações, colapsos estruturais, avarias de equipamentos, impossibilidade de criar as condições necessárias para o armazenamento (falta de energia eléctrica nos congeladores, etc.).
5. Transferência do valor real dos bens de um funcionário para outro (se um chefe de unidade substituir outro em um cargo específico).

Como resultado da auditoria, as informações refletidas na lista de inventário podem ser próximo:

1. Correspondência completa entre saldos reais e contábeis. Vale ressaltar que tais fatos, na maioria dos casos, tornam-se possíveis com bens constituídos por valores de grande porte ou de valor suficientemente elevado. Se houver uma grande quantidade de matérias-primas, suprimentos ou bens de baixo valor no balanço, raramente ocorre o cumprimento de tais saldos.
2. Determinação de bens materiais excedentes.
3. Definição de escassez. Além disso, os resultados muitas vezes contêm informações sobre o excedente de um tipo de propriedade e a escassez de outros.

Requisitos básicos de projeto

Os principais requisitos que devem ser levados em consideração na preparação dos registros de inventário são: seguindo:

1. Somente informações confiáveis ​​podem ser inseridas nos documentos. Se os indivíduos cometerem um erro por desatenção ou por motivo egoísta (para ocultar o fato de roubo, perda, etc.), poderão ser responsabilizados.
2. Todas as informações inseridas devem ser obtidas com base no desempenho real de recálculo, pesagem e medição.
3. Se durante o inventário existirem mercadorias ou valores entregues pelos fornecedores da organização, mas ainda não desembalados, poderão ser lançados na quantidade especificada na fatura. Neste caso, a verificação parcial dos itens individuais do estoque é obrigatória para maior confiabilidade dos resultados obtidos.
4. Todos os bens constantes no balanço da empresa devem ser lançados no inventário nas unidades em que aparecem conforme os documentos (quilogramas, metros, peças, litros, etc.).
5. O inventário elaborado como resultado da auditoria não deve conter linhas em branco - todos os dados (nomes dos itens de estoque) são refletidos em ordem - um após o outro. Se houver linhas em branco no final do documento, elas serão excluídas (por meio de programas de computador) ou riscadas (no preenchimento manual do formulário).
6. Caso sejam identificados erros durante a elaboração do inventário, eles são corrigidos riscando as informações incorretas (nome, quantidade, valor total) e colocando no topo os dados atualizados ou corretos. As correções são acordadas por todos os membros da comissão de auditoria e são feitas somente com o consentimento de toda a composição.
7. Pelas normas, o responsável financeiro coloca sua assinatura ao final do documento, atestando sua concordância com todos os resultados da auditoria inscritos no inventário. Após a aposição da assinatura, não poderão mais ser feitos quaisquer esclarecimentos e alterações.

Amostra e formulário INV-3

1. A primeira folha do documento contém informações básicas sobre o nome da organização, bem como sua unidade estrutural (se a auditoria for realizada apenas nela).
2. Devem ser refletidos os dados básicos com base nos quais foi realizada a auditoria (data da sua assinatura e número de série conforme lista de documentos internos da empresa).
3. É refletida a data de início e término do inventário (salvo situações especiais, não devem ultrapassar o prazo estabelecido no pedido).
4. Ao inventário dos bens constantes do balanço é atribuído um número de série específico, que se reflete no próprio documento junto à data da sua assinatura definitiva.
5. É indicada a lista de itens de estoque que participaram do recálculo.
6. A parte principal contém uma tabela na qual todos os bens materiais que foram objeto de conciliação com a quantidade real são refletidos por posição (no caso de uma auditoria completa, o documento contém a lista completa do que está incluído na contabilidade). Neste caso, para cada item são indicados os seguintes dados: o número de série do cargo, o nome completo (que corresponde ao nome contábil), a unidade de medida de um valor separado (deve coincidir com os dados do unificado classificador de medição), o custo da unidade do nome, a quantidade real identificada como resultado da inspeção, valor total de cada item, dados reconciliados sobre disponibilidade real e saldo contábil
7. Os dados finais obtidos como resultado da verificação e determinação do valor real do saldo, bem como do excedente ou escassez.
8. Assinatura dos membros da comissão que realizaram a recontagem e estiveram presentes durante a auditoria.
9. Assinatura dos responsáveis ​​financeiros pelos valores envolvidos no recálculo.

Após preencher e assinar a lista de inventário de itens de inventário, a auditoria é considerada concluído, e outras ações consistirão em alinhar o equilíbrio contábil com o saldo contábil. Neste caso, são levados em consideração fatores de terceiros (mercadorias em trânsito, mercadorias registradas incorretamente, baixa por conta dos culpados, etc.).

Como o inventário ocorre em um armazém em 1C pode ser encontrado nestas instruções.

Os documentos primários para registrar os resultados do inventário são usados ​​​​para verificar a integridade e a precisão da contabilidade durante um inventário total ou parcial da propriedade e dos ativos financeiros de uma empresa. Com base nestes documentos, a comissão de inventário determina em que medida o conteúdo dos dados contabilísticos e dos documentos primários corresponde ao valor real do imóvel.

Os principais regulamentos que regem o procedimento de inventário são:

Direito Contábil;

Regulamentos sobre contabilidade;

Diretrizes para inventário de bens e passivos financeiros, aprovadas pela Ordem do Ministério das Finanças da Rússia datada de 13 de junho de 1995 N 49 (doravante denominadas Diretrizes para Inventário).

De acordo com esses documentos, bem como com a Resolução N 835, para a preparação de documentos primários compilados durante o inventário, é necessário utilizar formulários interdepartamentais padrão de documentação contábil primária aprovados pelo Comitê Estadual de Estatística da Rússia.

A Resolução nº 88 introduziu os seguintes formulários para documentação dos resultados do inventário:

N INV-1 “Lista de inventário de ativos fixos”;

N INV-1a “Lista de inventário de ativos intangíveis”;

N INV-2 "Etiqueta de inventário";

N INV-3 "Lista de inventário de itens de estoque";

N INV-4 “Relatório de inventário de itens de estoque expedidos”;

N INV-5 “Lista de inventário de itens de estoque aceitos para guarda”;

N INV-6 “Ato de inventário de pagamentos de itens de estoque em trânsito”;

N INV-8 “Ato de inventário de metais preciosos e produtos deles derivados”;

N INV-8a “Inventário de metais preciosos contidos em peças, produtos semiacabados, unidades de montagem (conjuntos), equipamentos, instrumentos e outros produtos”;

N INV-9 “Ato de inventário de pedras preciosas, diamantes naturais e produtos deles feitos”;

N INV-10 “Ato de inventário de reparos inacabados de ativos fixos”;

N INV-11 “Ato de inventário de despesas futuras”;

N INV-15 “Lei de Inventário de Caixa”;

N INV-16 “Lista de inventário de títulos e formulários de documentos de reporte rigoroso”;

N INV-17 “Ato de inventário de liquidações com compradores, fornecedores e outros devedores e credores”;

Anexo ao formulário N INV-17 “Certificado de ato de inventário de liquidações com compradores, fornecedores e outros devedores e credores”;

N INV-18 “Demonstração comparativa dos resultados do inventário de ativos fixos, intangíveis”;

N INV-19 “Folha comparativa de resultados de inventário”;

N INV-22 “Ordem (decreto, ordem) sobre realização de inventário”;

N INV-23 “Diário de bordo para acompanhamento da execução de ordens (decretos, instruções) de inventário”;

N INV-24 “Atuar sobre a verificação do controle da veracidade do inventário de valores”;

N INV-25 “Registro de verificações de controle da exatidão do inventário”;

N INV-26 “Registro de resultados identificados por inventário”.

Desde 1º de janeiro de 2001, o formulário unificado N INV-26 foi ligeiramente modificado pelo Decreto do Comitê Estadual de Estatística da Rússia datado de 27 de março de 2000 N 26.

Os formulários N INV-1-INV-19 são os documentos primários necessários. Com base neles, os resultados do inventário são refletidos na contabilidade. Consideraremos detalhadamente o procedimento e as características de preenchimento de cada um desses formulários a seguir. Os formulários N INV-22-INV-26 são utilizados para a boa organização do próprio processo de inventário e para monitorar a regularidade de sua execução. Eles têm um design bastante simples, por isso não descreveremos cada um deles em detalhes.

De acordo com as Instruções Metodológicas de Inventário, o inventário é realizado em várias etapas. Em cada etapa, são elaborados os documentos primários relevantes. Neste caso, é emitida primeiramente uma ordem de realização de inventário (Formulário N INV-22), que é registrada no diário de acompanhamento da execução de ordens de realização de inventário (Formulário N INV-23). Em seguida, são preenchidos registros ou atos de inventário, que contêm informações sobre a real disponibilidade dos bens e a realidade das obrigações financeiras registradas (formulários N INV-1, INV-1a, INV-2, INV-3, etc.). A próxima etapa do processo de inventário é comparar os resultados identificados durante a auditoria com os dados refletidos nas contas contábeis. Ao mesmo tempo, para refletir os resultados do inventário de ativos fixos, ativos intangíveis, estoques, produtos acabados e outros ativos materiais, são compiladas demonstrações de correspondência (formulários N INV-18, INV-19). Para registrar os resultados do inventário de reparos inacabados de ativos fixos, despesas futuras, disponibilidade de fundos, títulos e formulários de documentos de reporte rigorosos, podem ser utilizados registros unificados, que combinam os indicadores de listas de inventário (atos) e demonstrações de correspondência ( formulários N INV-10, INV- 11, INV-15, INV-16). Após a conclusão do inventário, podem ser realizadas verificações de controle de sua exatidão. Os resultados dessas verificações são formalizados em ato (Formulário N INV-24) e registrados no livro de controle de verificações de regularidade do inventário (Formulário N INV-25). Na última fase, os resultados dos inventários realizados no ano de referência são resumidos na demonstração de resultados identificada pelo inventário (formulário N INV-26).

A lista de documentos compilados durante um inventário planejado ou antecipado inclui o formulário unificado INV-3. É preenchido durante o processo de contagem de valores, após sua conclusão, cujos detalhes estão indicados no cabeçalho do inventário.

Exemplo e formulário em branco do formulário INV-3

ARQUIVOS

As informações sobre o pedido de estoque no formulário INV-3 são indicadas da seguinte forma:

Na linha inferior indicamos o valor total para todas as posições, ou seja, a soma de todas as unidades, bem como o valor total dos itens. Se estivermos lidando com um grande armazém, o número de páginas de inventário pode aumentar. Neste caso, os resultados serão somados duas vezes: para a página atual e para o inventário geral.

Ressalta-se que os valores dos blocos “Total por página” e “Total por inventário” podem não coincidir:

A última página é a evidência dos resultados da auditoria. Todos os membros da comissão, bem como os responsáveis ​​​​financeiros indicados no início do documento, são obrigados a assinar aqui. Lembramos que a composição da comissão poderá ser inferior ao número de linhas previsto no INV-3.