Todos os dias temos que tomar centenas de decisões, e quanto mais alta a posição, mais mais soluções têm que ser aceitos. Como separar o importante do sem importância? Um dos simples, mas mesmo assim formas produtivasé a "Praça Eisenhower", também conhecida como "Matriz Eisenhower". Este sistema, com o , funciona muito bem para o planejamento diário e de longo prazo. Abaixo, você aprenderá sobre o autor dessa técnica (ele era uma pessoa excepcional), bem como sobre os recursos do uso da própria técnica Eisenhower Square.
Dwight Eisenhower viveu uma das vidas mais produtivas que você pode imaginar.
Eisenhower foi o 34º presidente dos Estados Unidos, cumprindo dois mandatos de 1953 a 1961. Durante seu mandato, ele iniciou programas que levaram diretamente ao desenvolvimento do Interstate Highway System nos Estados Unidos, Internet Launch (OACRA), espaço sideral(TA8A) e o uso pacífico de fontes alternativas de energia (Lei de Energia Atômica).
Antes de se tornar presidente, Eisenhower era um general de cinco estrelas (o posto mais alto), serviu como Comandante Supremo Aliado na Europa durante a Segunda Guerra Mundial e foi responsável pelo planejamento e execução da invasão do norte da África, França e Alemanha.
Além disso, atuou como presidente da Universidade de Columbia, tornou-se o primeiro Comandante Supremo da OTAN e, ao fazê-lo, de alguma forma encontrou tempo para praticar seus hobbies: golfe e pintura a óleo.
Eisenhower tinha uma incrível capacidade de manter seu desempenho não apenas por semanas ou meses, mas por muitas décadas. E por esta razão, seus métodos de gerenciamento de tempo, gerenciamento de tarefas e produtividade têm sido estudados por muitas pessoas.
Sua estratégia de performance mais famosa é conhecida como Eisenhower Square. Esta é uma ferramenta simples de tomada de decisão que você pode começar a usar imediatamente. Vamos falar sobre como ser mais produtivo e como funciona a estratégia de Eisenhower.
A Praça Eisenhower: Como ser mais produtivo
A estratégia de Eisenhower para agir e organizar tarefas é muito simples. Ele usa uma matriz de decisão (na figura abaixo), na qual você distribuirá suas ações com base em quatro possibilidades:
Urgente e importante (tarefas que devem ser feitas imediatamente).
Importante, mas não urgente (tarefas que podem ser agendadas para serem feitas posteriormente).
Urgente, mas não importante (tarefas que podem ser delegadas a outra pessoa).
Não urgente e não importante (tarefas que podem ser eliminadas).
A grande vantagem dessa matriz é que ela pode ser usada tanto para fazer planos de produtividade de longo prazo ("Como devo gastar meu tempo toda semana?") quanto para pequenas tarefas diárias ("O que devo fazer hoje?" ).
Observação: Eu criei o modelo Eisenhower Square como uma planilha. Você pode baixar este modelo para seu uso pessoal na parte inferior do artigo. (A propósito, traduzi este modelo para o russo e, se você quiser obtê-lo - .
A diferença entre urgente e importante
Importante raramente é urgente, e urgente raramente é importante.
— Dwight Eisenhower
Tarefas urgentes são aquelas que você precisa responder rapidamente: cartas, telefonemas, textos, notícias. Enquanto isso, nas palavras de Brett McKay: “Tarefas importantes são tarefas que contribuem para nossa missão, valores e objetivos de longo prazo”.
Separar essas coisas urgentes e importantes é bastante fácil de fazer uma vez, mas fazê-lo o tempo todo pode ser extremamente difícil. A razão pela qual eu gosto do método Eisenhower Square é que ele fornece uma estrutura clara para a tomada de decisões de forma contínua. E como tudo na vida, a consistência é a parte complicada.
Aqui estão algumas outras observações que fiz usando esse método:
Liquidação antes da otimização
Alguns anos atrás, eu estava lendo sobre programação e me deparei com uma citação interessante:
"Não há código mais rápido do que nenhum código"
-Kevlin Henney
Em outras palavras, a maneira mais rápida de fazer algo - fazer o computador ler linhas de código ou riscar uma tarefa concluída da sua lista de tarefas - é eliminar totalmente essa tarefa. não mais via rápida fazer algo do que não fazer nada. Claro, isso não é um motivo para ser preguiçoso, mas uma sugestão para se forçar a tomar decisões difíceis e remover qualquer tarefa que não o leve à sua missão, valores ou objetivos.
Com muita frequência, usamos técnicas de desempenho, gerenciamento de tempo e otimização como desculpa para evitar a pergunta realmente importante: “Devo realmente estar fazendo isso?”. É muito mais fácil ficar ocupado e dizer a si mesmo que você só precisa ser um pouco mais eficiente ou "trabalhar um pouco mais tarde hoje à noite" do que eliminar uma tarefa que você está apenas confortável em fazer. Mas na verdade não é o mais método eficaz uso do seu tempo. (Pessoalmente, gosto da frase de teste "Você está ocupado ou é produtivo?").
Como Tim Ferriss diz: “Ficar ocupado é uma forma de preguiça – pensamento preguiçoso e ação indiscriminada”.
Acho o método de Eisenhower particularmente útil porque me faz questionar se essa ação é realmente necessária, o que acaba movendo a tarefa para o quadrante Excluir em vez de repeti-las sem pensar. E, francamente, se você simplesmente destruir todas as coisas em que gasta seu tempo todos os dias, provavelmente não precisará de nenhum conselho sobre como ser mais produtivo nos trabalhos que realmente importam.
Isso me ajudará a alcançar meu objetivo?
Uma observação final: pode ser muito difícil eliminar ações redundantes se você não tiver certeza em qual direção está trabalhando. Na minha experiência, há duas questões que podem ajudar a esclarecer todo o processo do método Eisenhower.
Essas duas perguntas:
Estas são as perguntas que me fiz em minha Revisão Anual e em meu Relatório de Progresso. As respostas a essas perguntas me ajudaram a esclarecer as categorias de certas tarefas em minha vida. Depois disso, decidir quais tarefas fazer e quais tarefas excluir fica muito mais fácil, pois você entenderá o que é importante para você.
O Método Eisenhower não é uma estratégia perfeita, mas para mim é uma ferramenta de tomada de decisão útil para melhorar a produtividade e eliminar tarefas que consomem energia mental, tempo e raramente me levam ao meu objetivo. Espero que você ache este método útil.
Artigo original: http://jamesclear.com/eisenhower-box
P.S.: Um pequeno bônus: o modelo Eisenhower Square: Russifiquei o modelo Eisenhower Square em uma planilha que você pode baixar e usar sempre que quiser melhorar sua produtividade e eliminar gastos extras Tempo. Você pode obtê-lo entrando em contato comigo e eu lhe enviarei uma cópia da tabela imediatamente.
Este é um espaço reservado para imagem, edite sua página para substituí-la.
Boa tarde, leitores do blog Sua decisão!
Neste artigo, quero falar sobre o problema de uma lista de tarefas sobrecarregada, que quase todo mundo encontra. homem moderno. Como é mostrado? O fato de que planejamos realizar todo tipo de tarefas diferentes durante o dia ou durante a semana, e no final desse período percebemos que não tivemos tempo para fazer nada.
Por que é tão? Por que estamos sobrecarregados e não temos tempo para fazer o que planejamos?
Na maioria das vezes isso se deve ao fato de que nosso planejamento não é realista. Sobrecarregamos nossa lista de tarefas, algo precisa ser excluído dela, mas surge a pergunta: “Como podemos excluir algo dela se inserimos apenas as coisas necessárias?”
Técnicas especiais de priorização podem nos ajudar a determinar o que precisa ser feito primeiro, o que podemos adiar e o que não fazer.
Um dos mais simples e métodos eficazes priorização é a matriz de Eisenhower. A ideia pertence ao presidente dos EUA, Dwight Eisenhower. Ela ficou famosa depois que Stephen Covey escreveu sobre ela em seu livro Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes.
Manter-se ocupado é uma forma de preguiça, pensamento preguiçoso e ação indiscriminada.
Tim Ferris
A matriz de Eisenhower se baseia, segundo a qual 20% de nossos esforços dão 80% do resultado. Eisenhower melhorou esse princípio.
A matriz de Eisenhower é um quadrado dividido por dois eixos que se cruzam em 4 setores ou quadrantes.
O eixo vertical é “importância”, o eixo horizontal é “urgência”.
Assim, obtemos 4 setores:
setor A - "urgente e importante"
setor B - "não urgente, mas importante"
setor C - "urgente, mas não importante"
setor D - "não urgente, não importante"
Combina coisas que precisam ser feitas primeiro. Eles não toleram atrasos, para cumprir amanhã - será tarde demais. O aparecimento regular de tais coisas em nossa lista de tarefas é geralmente o resultado de um mau planejamento, desorganização, procrastinação, etc. O planejamento ideal é uma situação vazia do quadrante A.
Exemplos de casos do Quadrante A:
Este setor reúne casos que afetam diretamente sua eficácia pessoal. A principal diferença entre esses casos e os do quadrante A é a falta de urgência. Isso permite abordar a solução de tais problemas de forma mais deliberada, o que permite obter maiores resultados e eficiência. As tarefas do quadrante B devem basicamente compor nossa lista de tarefas do dia. Você também precisa lembrar que os assuntos do setor B, se não receberem atenção e tempo oportunos, podem ir para o setor A.
Exemplos de casos do quadrante B:
Setor C: não importante, urgenteCoisas que não te aproximam do objetivo, mas você precisa fazê-las. O principal erro ao trabalhar com a matriz, é importante não confundir os assuntos dos setores A e C, caso contrário, surgirá uma situação em que você está girando como um esquilo em uma roda, mas as tarefas concluídas não o aproximam do objetivo pretendido, e tarefas importantes permanecem sem solução.
Exemplos de casos do setor C:
O setor reúne casos que desperdiçam nosso tempo, não nos trazem nenhum benefício. Em outras palavras, tempo perdido. Mas essas tarefas são muito atraentes para nós, são fáceis de executar, nos permitem passar bons momentos e relaxar. Portanto, é muito difícil resistir a eles, mas é necessário fazê-lo.
Como uma matriz pode ser útil na prática? Existem duas maneiras possíveis de usar a matriz de Eisenhower:
Com o que se parece?
A principal dificuldade na aplicação da matriz de Eisenhower é a dificuldade em determinar a importância de uma tarefa. Muitas vezes pensamos que todas as tarefas são importantes. como determinar a verdadeira importância da tarefa. Como destacar as tarefas realmente importantes de todas as tarefas?
É aqui que o “método Franklin” vem a calhar: o importante é o que está de acordo com os principais objetivos da minha vida.
A ideia principal é que antes de priorizar, você precisa definir claramente seus objetivos para um determinado período.
Depois disso, complementaremos a matriz de Eisenhower, colocando nossos objetivos em seu centro. O que está acontecendo agora? Agora a avaliação da importância de todas as tarefas do dia será realizada em relação ao objetivo.
A importância da tarefa é distinguida pela resposta a 3 perguntas:
Por exemplo, seu objetivo é “pagar todos os empréstimos e dívidas em um ano”. Avaliamos a importância de cada tarefa da matriz precisamente a partir da posição de se ela ajudará a atingir a meta.
Antes de começar qualquer tarefa, faça a si mesmo a pergunta “Eu tenho que fazer isso?, “Alguém pode fazer isso?”.
As tarefas do quadrante C, em regra, de natureza rotineira, que não o movem em direção ao seu objetivo, são recomendadas para serem delegadas ou não realizadas.
6. Acompanhamento da execução do plano
Nesta fase, analise a implementação do plano planejado. Calcule em cada quadrante da matriz quantas tarefas são concluídas por dia e quanto tempo é gasto em sua execução. Avalie seu desempenho.
Quanto mais tempo você dedicar às tarefas do quadrante D, mais eficaz você se tornará e mais rápido alcançará seus objetivos.
Mova tarefas inacabadas para a lista para o dia seguinte. Se você adiou uma tarefa mais de três vezes, considere se ela deve ser feita. As chances são de que você vai ficar bem sem ele! Risque essas tarefas da lista ou faça-as imediatamente.
Como você pode ver, a matriz de Eisenhower é uma ferramenta de trabalho simples que facilita o planejamento e ajuda a monitorar e analisar suas atividades. Deixe seu e-mail no formulário ao final do artigo e baixe o modelo de planejamento diário da matriz Eisenhower. O modelo é criado em dois formatos: em uma planilha do Excel e como um modelo de nota para o Evernote.
Para adicionar uma nota com um modelo ao seu conta Evernote, você precisa clicar com o botão direito do mouse em uma nota em sua conta Evernote e selecionar "Copiar para Notebook" no menu suspenso. Em seguida, selecione seu notebook e clique em "Copiar". Agora você pode fazer qualquer alteração no modelo.
Se você for usar muito a matriz, faça do modelo de nota um atalho! Isso acelerará a pesquisa de notas e economizará seu tempo!
Certifique-se de incorporar prioridades em seu sistema de gerenciamento de casos!
Depois de aprender a distribuir corretamente as tarefas dentro da matriz de Eisenhower, você terá uma quantidade considerável de tempo extra e, o mais importante, alcançará rapidamente seu objetivo.
Preencha todos os seus dias com significado e será SUA DECISÃO!
Olá! Neste artigo, falaremos sobre uma das ferramentas de gerenciamento de tempo mais eficazes - a matriz de Eisenhower.
Hoje você vai aprender:
“O dia é longo até a noite, se não houver nada para fazer”, diz a sabedoria popular. Aforismos bem diferentes nascem em pessoas ocupadas que correm contra o tempo: “Como você acrescentaria uma vigésima quinta hora ao dia?”.
Em condições de multitarefa, mais cedo ou mais tarde, todo empresário enfrenta a questão da distribuição adequada dos recursos de tempo. As condições de partida são as mesmas para todos os habitantes do planeta - uma hora inclui sessenta minutos para absolutamente todos. Mas a eficácia com que as pessoas organizam seu tempo faz uma grande diferença entre pessoa de sucesso e eterno perdedor.
Gestão do tempo, ou - é o controle consciente sobre a quantidade de tempo gasto em atividades específicas, a fim de aumentar sua eficiência e produtividade.
Matriz de Eisenhower é uma das ferramentas populares de gerenciamento de tempo que é usada para priorizar Área de negócio e tarefas pessoais. Baseia-se no princípio de classificar todos os casos em quatro categorias, dependendo do seu grau de importância e urgência. A matriz é mais conveniente de usar para planejamento de curto e médio prazo.
Esta abordagem foi pioneira por Dwight David Eisenhower, um general do exército da Segunda Guerra Mundial e mais tarde o 34º presidente dos Estados Unidos. O político sempre admirou aqueles ao seu redor com sua capacidade de acompanhar tudo.
Era uma vez um americano que procurava em vão uma forma eficaz de gerir o tempo e, não a encontrando entre as existentes, desenvolveu-a por conta própria. A matriz de tempo ainda é impressionante em sua simplicidade e genialidade, e milhões de pessoas ao redor do mundo a utilizam para planejamento.
Visualmente, a matriz de prioridades é dividida em quatro quadrantes, onde os casos se enquadram em categorias: importantes e urgentes, importantes e não urgentes, sem importância e urgentes, sem importância e não urgentes.
O usuário da matriz é solicitado a inserir todas as suas atividades planejadas nesses quadrantes. O maior trabalho acontece justamente quando uma pessoa faz uma escolha entre esses campos, decidindo assim quais coisas fazer primeiro e quais fazer depois.
Nesse campo, devem ser registrados os casos relacionados a áreas prioritárias da vida de uma pessoa e que não toleram atrasos. Essas áreas geralmente são família, carreira (para estudantes - estudo), saúde e segurança.
Esses casos são consistentes com as seguintes afirmações:
Exemplo. Em um futuro próximo, você está ansioso para uma promoção. O gerente pede que você envie um relatório sobre o trabalho realizado o mais rápido possível. É importante? Sim, já que você não quer perder a chance carreira. Isto é urgente? Sim, porque agora é a hora de mostrar sua diligência.
Exemplo. Você está com dor de dente. Importante? Tudo relacionado à saúde é sempre importante. Urgentemente? Você corre o risco de perder um dente e não vai durar muito com analgésicos.
Pessoas de sucesso tendem a fazer a maior parte de seu trabalho neste quadrante. São atividades cotidianas que invariavelmente servem à causa de alcançar os objetivos principais em todas as áreas da vida. Todos são importantes, mas não há pressa, como no caso do quadrante A.
Uma pessoa bem-sucedida não leva suas coisas importantes a um estado de emergência, mas as faz gradualmente. Na maioria das vezes, ele tem tempo para tomar decisões deliberadamente, tijolo por tijolo construindo a construção de seu futuro.
Esta zona inclui todas as atividades cotidianas que se relacionam diretamente com áreas prioritárias da vida: trabalho, família, autodesenvolvimento, saúde.
Estão sujeitos aos mesmos critérios:
Exemplo. Você é um programador e deve entregar o programa que escreveu até segunda-feira. É apenas quinta-feira e você já tem tudo pronto, mas decidiu colocar a mão até sexta-feira para verificar tudo novamente.
Coisas do quadrante D, se deixadas sem vigilância, podem migrar para o quadrante A. Seu objetivo é evitar que isso aconteça. Acontece que um assunto importante aparece de repente, por motivos alheios ao seu controle. Mas muitas vezes nós mesmos levamos as coisas a esse estado, ignorando exames preventivos no médico e adiando tarefas importantes até o prazo.
Essas coisas estão a alguma distância de suas principais prioridades, mas fazê-las torna sua vida mais confortável e pode ajudá-lo bem ao longo do tempo.
Nesta área estão reuniões e conversas que você vai por cortesia ou por necessidade, incluindo aniversários de pessoas não muito próximas, tarefas domésticas surgidas de repente, algumas tarefas de trabalho.
Este quadrante tem as seguintes características:
Exemplo. Você estava planejando comprar um ar condicionado e ficou sabendo da venda, que durará apenas um dia. Importante? Não particularmente. O mundo não entrará em colapso se você não comprar um ar condicionado mais barato do que o planejado. Urgentemente? Sim, a venda é válida por apenas um dia. Um belo bônus: uma compra urgente economizará um pouco no orçamento familiar.
Exemplo. Você é um jornalista. Você está convidado para um banquete, onde o editor do jornal de seu interesse pode vir. Importante? Não realmente, tudo é muito vago. Urgentemente? Sim, porque o banquete não vai durar para sempre, você precisa tomar uma decisão - ir ou não.
É provável que você encontre alguém para delegar o caso deste quadrante. Algum assunto urgente sem importância pode ser feito para você por um cônjuge, conhecido, colega, subordinado.
Todos os assuntos deste quadrante podem ser divididos condicionalmente em negócios reais e entretenimento. Tarefas incluem tarefas que garantem seu conforto, tornam você e sua vida mais bonitos (por exemplo, cuidar de sua aparência), mas pode levar algum tempo.
Para uma mulher, isso pode ser uma visita a uma manicure, para um homem, um lava-jato. Claro, essas coisas são importantes em si mesmas, mas não em relação às suas principais áreas de vida.
O segundo grupo inclui um passatempo agradável. Considera-se geralmente que não há nenhum benefício com esses atos, eles são chamados de "perdedores de tempo", são apresentados como coisas que as pessoas fazem pelo menos prefeririam não fazer, e se livrar delas é um objetivo louvável.
Então, categoricamente, só podemos falar sobre maus hábitos como o tabagismo e o uso sistemático de álcool forte. Exemplos de atividades como redes sociais, assistir a filmes leves, sair em clubes, jogar jogos de computador - tudo isso tem o direito de ser e é necessário para uma pessoa se a relaxa e lhe dá prazer.
Em primeiro lugar, uma pessoa não é um robô, ela precisa fazer algo assim, para a alma.
Em segundo lugar, coisas sem importância e não urgentes podem ser benéficas. Muitos jogos de computador desenvolver o pensamento, a comunicação nas redes sociais ensina a expressar pensamentos, dançar em clubes ajuda a aquecer. Além disso, há muito se sabe que uma mudança de atividade é o melhor descanso.
A principal condição para este quadrante é não deixá-lo tomar conta do seu tempo e ignorar as principais coisas que o movem para frente na vida.
Então, depois de revisar a parte teórica, você pode experimentar o efeito da matriz em si mesmo.
Com nosso exemplo, faremos como aconselhamos no parágrafo anterior - primeiro escrevemos todos os casos em uma linha e depois os distribuímos na matriz. No exemplo da primeira pessoa, um massagista profissional estaria meditando.
Aqui está sua lista de tarefas para o dia (com comentários para que o leitor aprecie a importância e a urgência):
| URGENTEMENTE |
NÃO SE APRESSE |
|
| IMPORTANTE |
Hoje 4 massagens: às 9h, às 11h, às 15h, às 20h. Visite um amigo no hospital |
Visitar amigos para uma barraca (viagem em família)
Vá a uma consulta com um optometrista Ir para contabilidade Pratique Inglês |
| NÃO IMPORTA | Vá ao banco, faça um pagamento de hipoteca
Compre comida de gato Compre uma nova junta de torneira Enviar um livro a um colega |
corte seu cabelo Comprar produtos Vai para a piscina Responda a mensagens no WhatsApp e VKontakte |
Lembre-se: a mesma coisa para pessoas diferentes podem habitar diferentes quadrantes da matriz. Por exemplo, para alguém trabalhar seu hobby pode se referir a coisas importantes e sem importância. Você e somente você pode distribuir seus assuntos conforme vê suas prioridades de vida.
Alguns céticos acreditam que a matriz de Eisenhower é adequada apenas para gerentes, enquanto um simples funcionário, trabalhador ou dona de casa não poderá usá-la na prática (o que não é verdade - a matriz é universal, provamos isto tomando como exemplo o caso de um massagista, não de um empresário).
Na realidade, a questão não é sobre a possibilidade ou impossibilidade de uso da matriz, mas sobre a conveniência de seu uso.
O sistema Eisenhower é usado para planejar cada dia. Aquilo é nós estamos falando não sobre planos de longo prazo (construir uma casa, sair de férias, formar-se na universidade), mas sobre tarefas atuais.
Por um lado, se uma pessoa tem tão poucas tarefas diárias que sua memória pode lidar facilmente com elas, não há necessidade de usar a mesa. Por exemplo, todos os planos de um funcionário para o dia são cumprir suas oito horas de trabalho e beber cerveja com os amigos à noite. Esta mesa não é para essas pessoas.
Por outro lado, se uma pessoa tem objetivos em todos os aspectos de sua vida - no trabalho, estudo, autodesenvolvimento, família, hobbies, se ela se esforça para ser o mestre de seu tempo e não o segue - essa pessoa sempre tem muitas tarefas diárias. E como ele não quer perdê-los de vista, essa matriz é para ele.
A matriz de Eisenhower não é panaceia para a eterna falta de tempo. É mais um mini tutorial sobre priorização.
Não se surpreenda se você achar difícil atribuir casos a quadrantes no início. No momento em que você pensa e faz isso, você está aprendendo. E aprender algo valioso sempre envolve algum esforço.
Não se desespere - depois de trabalhar com a mesa por vários dias seguidos, você adquirirá uma habilidade que se transformará em uma habilidade. Posteriormente, a priorização chegará ao automatismo.
Então vamos resumir.
A Matriz de Eisenhower é para pessoas como você se:
Leia as afirmações abaixo e pergunte a si mesmo se elas são verdadeiras para você. Se a grande maioria dos pontos não combina com você, é aconselhável que você domine as técnicas de gerenciamento de tempo.
Se todos os pontos anteriores lhe parecem lógicos, então o último pode causar um sorriso incrédulo: “Sim, você está brincando! Um limão espremido parece mais energizado do que eu no final de um dia de trabalho.” No entanto, existe um grande número de pessoas que não apenas não se cansam, mas também sentem uma onda de energia. E não há segredo aqui.
Não nos cansamos da quantidade de trabalho feito, mas de ações estúpidas e desordenadas, arremessos sem sentido e nos sentindo desamparados em condições de pressão crônica do tempo.
Claro, às vezes não podemos prever tudo. E nosso plano bem proporcionado pode ser abalado devido a um desligamento repentino de equipamentos de escritório, um cliente atrasado ou um funcionário faltoso. Deixe isso de lado por enquanto.
A primeira coisa a ser trabalhada é como não ser uma fonte de caos para si mesmo, e então você pode pensar no impacto de circunstâncias externas imprevistas.
Trate-se como um cavalo puro-sangue - isso, é claro, é um animal forte, mas qual dos proprietários se atreveria a dirigi-lo com um galope frenético?
Todos os dias superamos uma montanha de tarefas, mas nem sempre essa carga de trabalho ajuda a avançar. Às vezes perdemos muito tempo com atividades vazias, enquanto trabalho importante espera por trás do planejamento.
Praça Eisenhower- uma ferramenta para atribuição de casos por importância e urgência. Ajuda a entender qual trabalho precisa ser feito agora, o que adiar para mais tarde e o que descartar completamente.
O método Eisenhower é projetado para evitar esses erros, estrutura o trabalho e revela "perda de tempo" como um raio-x.
Essa ferramenta de gerenciamento de tempo nos foi dada não por ninguém, mas pelo próprio presidente dos EUA, Dwight David Eisenhower, que governou os Estados Unidos de 1953 a 1961. Ele liderou as tropas americanas na Europa durante a Segunda Guerra Mundial. Tendo libertado a França durante a operação na Normandia, Dwight Eisenhower retornou à sua terra natal como um herói e foi nomeado comandante em chefe do Exército dos EUA. Este homem eminente esteve nas origens da OTAN e foi um dos dois presidentes mais amados dos americanos, compartilhando seus corações com George Washington. Depois de se aposentar, ele não ficou de braços cruzados, mas trabalhou como reitor da Universidade de Columbia.
Como você entende, Eisenhower teve muito trabalho. Nasceu em família pobre, conseguiu construir uma carreira tão vertiginosa graças a uma competente priorização e a disciplina. Essa pessoa não aconselhará mal - sua técnica de gerenciamento de tempo foi testada na prática e a personalidade do inventor já pode ser considerada a melhor recomendação.
A matriz de Eisenhower consiste em dois eixos coordenados - importância e urgência. Em sua interseção, quatro campos são formados:
Tendo definido cada caso em seu próprio campo, já temos um algoritmo para trabalhos futuros em cada um deles.
O cérebro humano é projetado de tal forma que podemos entender melhor as informações estruturadas - classificadas em prateleiras, células e acompanhadas de materiais visuais. Portanto, o quadrado de prioridades é melhor desenhado em papel ou em tabelas em um computador.
Como você pode ver, todos os campos são coloridos em Cores diferentes. Não se trata de um capricho estético do artista - foi assim que notamos sua importância no planejamento global da obra. Quando você começar a trabalhar com a tabela, essas células conterão casos específicos.
Matriz de Prioridadesresponde a essas perguntas de forma clara e concisa. Cada campo da tabela Eisenhower tem seu próprio “veredicto”. Assim que a tarefa está em uma ou outra célula, já sabemos o que fazer com ela.
Este campo está colorido em vermelho porque ideal deve permanecer vazio. Quando as tarefas aparecem nele, significa que você planejou algo incorretamente, gastou tempo em coisas desnecessárias.
Claro, o ideal não pode ser alcançado, então os pontos ainda aparecerão neste quadrado. Se isso já aconteceu, aqui está o que deve ser inserido no campo A:
Se, quando você compilou a tabela pela primeira vez, descobriu que há muitos pontos na célula vermelha, você precisa dedicar todos os seus esforços para limpá-la. Se a tarefa for difícil, considere envolver parentes, amigos ou delegar algo aos subordinados para completá-la.
A atividade principal deve ocorrer neste campo, pois é pintada na cor verde da ação e do crescimento. Tudo o que ajuda uma pessoa a atingir metas e melhorar sua vida deve ser feito sem falhas e sem pressa.
Isso não é tão fácil de conseguir, já que somos todos estudantes humanos e estamos acostumados a começar a trabalhar apenas quando um prazo se aproxima no horizonte. Mas é aqui que reside segredo principal sucesso: fazer todas as coisas importantes com antecedência. Isso o ajudará a trabalhar com prazer e concentração, e não em um estado de medo e confusão.
Aqui estão as tarefas:
Você precisa fazer essas coisas sozinho, atraindo assistentes no caso em que há muito trabalho e não é realista fazê-lo sozinho.
Os dois campos inferiores são coloridos em cores cinza- afinal, eles não são importantes e podem ser simplesmente ignorados, como um rato. Mas só eles se tornam um sério obstáculo que atrapalha nosso desenvolvimento.
Assuntos urgentes, mas sem importância incluem:
Se você não resolver este ponto, então você pode acabar em círculo vicioso classificação constante de casos sem importância que trazem benefícios mínimos. As tarefas deste quadrado podem ser ignoradas ou delegadas a outras pessoas para liberar tempo para o trabalho principal.
O principal é não confundir os casos dos pontos A e C. Assim, você pode levar algumas bobagens para uma tarefa importante ou vice-versa - recuse-se a resolver problemas críticos enviando-os para o ponto C.
Os comedores de tempo "vivem" neste quadrado cinza escuro, que é desejável eliminar completamente da vida. Resolvido aqui:
A maioria desses itens precisa ser retirada do cronograma por força de vontade - é por isso que esse item é prescrito. Inclui também o trabalho de rotina, cuja implementação tem muito pouco benefício. Você pode fazê-lo - e você não pode fazê-lo. Se desejar, delegue esse trabalho a subordinados ou funcionários. Ou avó.
De fato, há uma alta probabilidade de atribuir a um caso não o mesmo nível de importância e urgência. É disso, aliás, que sofre nossa hierarquia de prioridades.
Para não nos enganarmos, devemos simplesmente responder a duas perguntas “sim” ou “não”:
Tendo assim distribuído o trabalho de acordo com a tabela, primeiro passamos a resolver as questões do quadrado vermelho e depois do verde.
Faça uma matriz melhor de manhã . Lembre-se de todas as coisas que você faria em um futuro próximo, o que seus amigos pediram para você fazer, quais tarefas seu chefe lhe deu, o que você queria fazer para si mesmo. Escreva essas coisas em um pedaço de papel, uma após a outra.
Agora pense em cada um deles, dê respostas a perguntas sobre importância e urgência. Dependendo de como você respondeu às perguntas, coloque a tarefa na célula apropriada. Lembre-se até das menores coisas - elas tiram muito do nosso tempo. O número de pontos em cada célula é determinado apenas por você. Pode haver 20 ou zero.
Sua matriz pode ficar assim:
Quando as coisas forem distribuídas, faça uma lista conveniente para você (por exemplo, em seu telefone) de tarefas do quadrado vermelho para que você possa verificar constantemente. Separado - para tarefas do quadrado verde. Tendo completado todos os pontos do primeiro, assuma imediatamente o segundo, estabelecendo a tarefa de manter o quadrado vermelho o mais livre possível.
Ignore as tarefas dos quadrados cinzas ou delegue-as àqueles para quem elas podem ser importantes ou interessantes. Por exemplo, um post de mídia social sobre a primeira neve é inútil, a menos que seja sobre seu projeto. Mas pode se tornar parte do conteúdo publicitário - neste caso, é melhor confiá-lo ao departamento de SMM, vinculando informações sobre a promoção.
A Matriz Eisenhower é, em certo sentido, uma máquina para limpar seu dia do lixo de coisas sem importância. No início, você precisa desenhá-lo todos os dias, mas com o tempo, você sentirá intuitivamente a “cor” deste ou daquele negócio. Por mais influente que Eisenhower fosse, ele não conseguia comprar horas extras durante o dia. Mas alocar tempo de forma eficiente até mesmo um estudante pode fazê-lo.
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Hoje vamos considerar a importância priorização adequada em qualquer negócio, e como você pode aprender a organizá-los usando uma técnica simples com um nome complexo: matriz de eisenhower.
Certamente cada um de nós pelo menos uma vez enfrentou a falta de tempo para concluir todas as tarefas. Além disso, há uma certa categoria de pessoas que a falta constante e catastroficamente! Tentando fazer tudo na hora, eles até tentam, mas a partir disso resultado geral só sofre mais.
O principal problema dessas pessoas é a ignorância, ou falta de vontade de usá-las na prática. Em particular, um dos métodos de gerenciamento de tempo mais importantes, que soa assim: a priorização correta.
É da capacidade de priorizar corretamente que o sucesso e a pontualidade da implementação de todas as tarefas existentes dependem em grande parte.
Em outras palavras, uma pessoa precisa distribuir corretamente a ordem de fazer as coisas e seguir essa ordem.
Existir métodos diferentes estabelecimento de prioridades. Hoje quero considerar um dos mais populares, e talvez o mais método eficaz chamada de Matriz de Prioridades de Eisenhower. O que é e como usá-lo - mais sobre isso mais tarde.
O método de priorização da Matriz de Eisenhower foi inventado nem mesmo por um matemático ou psicólogo, mas pelo 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight David Eisenhower. Ser político famoso, ele, é claro, era constantemente confrontado com a necessidade de concluir um grande número de tarefas e, para fazer tudo, desenvolveu esse método para si mesmo, que atualmente é usado ativamente no gerenciamento do tempo para realizar trabalho e pessoal tarefas.
A Matriz de Eisenhower é um sistema de coordenadas em que o eixo X indica a importância das tarefas que precisam ser feitas e o eixo Y indica sua urgência. Assim, são formados quatro segmentos, que diferem entre si em termos de urgência e importância. Considere a aparência da matriz de Eisenhower na imagem:
O Método de Priorização A Matriz de Eisenhower consiste em alocar todos os casos e tarefas disponíveis nesses quatro segmentos para que possam ser concluídos em uma sequência estrita.
Se você distribuir todas as tarefas nesses 4 segmentos, verifica-se que:
- de cima - todos os assuntos urgentes;
- à direita - todas as coisas importantes;
- abaixo - todos os assuntos não urgentes;
- à esquerda - todas as coisas sem importância.
E agora vamos caracterizar brevemente cada um dos quadrados resultantes na sequência exata em que você precisa realizar as tarefas relacionadas a eles.
1. Assuntos importantes e urgentes. Ou seja, o segmento superior direito da matriz de Eisenhower. Aqui devem estar as tarefas mais importantes, que, além disso, devem ser concluídas com urgência. O que é chamado de "uma questão de vida ou morte".
Isso pode incluir, por exemplo, concluir um trabalho que está chegando ao fim do prazo, uma ligação de negócios importante se você prometeu ligar em um determinado horário. Ou, em um nível pessoal, visitar o dentista se de repente você tiver uma dor de dente aguda.
Idealmente, este quadrado não deve acumular mais de 1-2 casos. Você definitivamente não deve “enfiar” tudo nesse segmento: deve avaliar objetivamente como essa tarefa é realmente importante e realmente urgente.
2. Não é importante, mas urgente. Ou o segmento superior esquerdo da matriz de Eisenhower. Este segmento deve incluir casos não planejados, surgidos de repente, que precisam ser resolvidos com urgência, mas que não são particularmente importantes. O que se chama de "força maior".
Por exemplo, o chefe me pediu para enviar correspondência. Ou um salto voou no caminho e você precisa repará-lo com urgência ou retornar para trocar de sapatos. Ou de repente você se lembrou de que um colega faz aniversário hoje e o dia de trabalho já está terminando - você precisa parabenizar com urgência.
Pode parecer equivocadamente a alguém que esses casos estão incluídos na primeira categoria, ou seja, são importantes, mas isso absolutamente não é o caso. Porque fazê-los não afetará o seu de forma alguma. vida mais tarde ou os resultados do trabalho - pelo fato de você fazer essas coisas, nada mudará, no entanto, elas precisam ser feitas com urgência, sem isso de forma alguma.
O segundo segmento geralmente pode estar vazio: as tarefas nele, via de regra, aparecem repentinamente e desaparecem imediatamente após a conclusão urgente.
3. Assuntos importantes, mas não urgentes. Ou seja, o segmento inferior direito da matriz de prioridade Eisenhower. Isso inclui todas as tarefas que são importantes para você, mas não exigem conclusão imediata. Casos importantes, cujo prazo ainda não está “se esgotando”, e que podem esperar caso haja casos nos dois primeiros segmentos.
Por exemplo, contatos comerciais com clientes que não têm um prazo claro, trabalho atual. Pessoalmente - praticando esportes, estudando da lingua inglesa lendo literatura útil.
É importante entender que alguns casos dessa categoria, se não realizados, sobem gradativamente e passam para o primeiro segmento, ou seja, tornam-se urgentes. Por exemplo, você precisa pagar o empréstimo até o dia 25. Se no calendário o 20º número é apenas um assunto importante, e se o 24º já é importante e urgente.
Este segmento, embora já seja o terceiro na priorização, desempenha um papel muito grande importância, uma vez que é a solução das tarefas incluídas nele que tem o máximo impacto na vida futura de uma pessoa.
4. Não é importante, não é urgente. O último quadrado inferior esquerdo da matriz de prioridade Eisenhower. Isso inclui casos dos quais nada depende e que, em geral, muitas vezes uma pessoa não precisa de nada. Eles estão unidos por um termo comum - "comedores de tempo".
Por exemplo, conversar com um amigo ao telefone, escalar rede social, visite sites de entretenimento, etc.
Vale a pena iniciar tarefas desta categoria somente se todas as outras categorias estiverem ativadas este momento vazio.
É assim que funciona o método de priorização da Matriz de Eisenhower.
Isso é tudo. espero que tome nota destes dicas úteis e recomendações. Nos vemos novamente no site que o ajudará a alcançar o sucesso em qualquer negócio e o ensinará a administrar adequadamente suas finanças pessoais.
