Ogni giorno dobbiamo prendere centinaia di decisioni, e più alta è la posizione, il più soluzioni devono essere accettati. Come separi l'importante dal non importante? Uno dei più semplici, ma comunque modi produttiviè la "Piazza Eisenhower" conosciuta anche come "Matrice Eisenhower". Questo sistema, con , funziona alla grande sia per la pianificazione quotidiana che a lungo termine. Di seguito imparerai a conoscere l'autore di questa tecnica (era una persona eccezionale), nonché le caratteristiche dell'utilizzo della tecnica Eisenhower Square stessa.
Dwight Eisenhower ha vissuto una delle vite più produttive che tu possa immaginare.
Eisenhower è stato il 34° Presidente degli Stati Uniti, in carica per due mandati dal 1953 al 1961. Durante il suo mandato, ha avviato programmi che hanno portato direttamente allo sviluppo dell'Interstate Highway System negli Stati Uniti, Internet Launch (OACRA), spazio(TA8A), e l'uso pacifico delle fonti energetiche alternative (Legge sull'energia atomica).
Prima di diventare presidente, Eisenhower era un generale a cinque stelle (il grado più alto), prestò servizio come comandante supremo alleato in Europa durante la seconda guerra mondiale ed era responsabile della pianificazione e dell'esecuzione dell'invasione del Nord Africa, della Francia e della Germania.
Inoltre, ha servito come presidente della Columbia University, è diventato il primo comandante supremo della NATO e, così facendo, ha trovato in qualche modo il tempo per perseguire i suoi hobby: il golf e la pittura a olio.
Eisenhower ha avuto un'incredibile capacità di mantenere le sue prestazioni non solo per settimane o mesi, ma per molti decenni. E per questo motivo, i suoi metodi di gestione del tempo, gestione delle attività e produttività sono stati studiati da molte persone.
La sua strategia di performance più famosa è conosciuta come Eisenhower Square. È un semplice strumento decisionale che puoi iniziare a utilizzare subito. Parliamo di come essere più produttivi e di come funziona la strategia di Eisenhower.
The Eisenhower Square: come essere più produttivi
La strategia di Eisenhower per agire e organizzare i compiti è molto semplice. Utilizza una matrice decisionale (nell'immagine sotto), in cui distribuirai le tue azioni in base a quattro possibilità:
Urgente e importante (compiti da svolgere immediatamente).
Importante ma non urgente (compiti che possono essere programmati per essere eseguiti in seguito).
Urgenti ma non importanti (compiti che possono essere delegati a qualcun altro).
Non urgente e non importante (compiti che possono essere eliminati).
Il bello di questa matrice è che può essere utilizzata sia per fare piani a lungo termine per la produttività ("Come dovrei dedicare il mio tempo ogni settimana?") sia per piccoli compiti quotidiani ("Cosa dovrei fare oggi?" ).
Nota: Ho creato il modello Eisenhower Square come foglio di calcolo. Puoi scaricare questo modello per uso personale in fondo all'articolo. (A proposito, ho tradotto questo modello in russo e se vuoi ottenerlo - .
La differenza tra urgente e importante
Importante è raramente urgente e urgente è raramente importante.
— Dwight Eisenhower
Le attività urgenti sono quelle attività a cui è necessario rispondere rapidamente: lettere, telefonate, messaggi, notizie. Nel frattempo, nelle parole di Brett McKay: "I compiti importanti sono compiti che contribuiscono alla nostra missione, valori e obiettivi a lungo termine".
Separare queste cose urgenti e importanti è abbastanza facile da fare una volta, ma farlo tutto il tempo può essere estremamente difficile. Il motivo per cui mi piace il metodo Eisenhower Square è che fornisce un quadro chiaro per prendere decisioni su base continuativa. E come ogni cosa nella vita, la coerenza è la parte difficile.
Ecco alcune altre osservazioni che ho fatto usando questo metodo:
Liquidazione prima dell'ottimizzazione
Alcuni anni fa, stavo leggendo sulla programmazione e mi sono imbattuto in una citazione interessante:
"Non esiste codice più veloce di nessun codice"
— Kevlin Henney
In altre parole, il modo più veloce per portare a termine qualcosa - fare in modo che il computer legga righe di codice o elimini un'attività completata dalla tua lista di cose da fare - è eliminare del tutto quell'attività. non più modo veloce fare qualcosa che non farlo affatto. Naturalmente, questo non è un motivo per essere pigri, ma un suggerimento per costringerti a prendere decisioni difficili e rimuovere qualsiasi compito che non ti porti alla tua missione, ai tuoi valori o ai tuoi obiettivi.
Troppo spesso utilizziamo tecniche di performance, gestione del tempo e ottimizzazione come scusa per evitare la domanda davvero importante: "Dovrei davvero farlo?". È molto più facile tenersi occupati e dire a te stesso che devi solo essere un po' più efficiente o "lavorare un po' più tardi stasera" piuttosto che eliminare un compito che ti senti a tuo agio. Ma in realtà non è il massimo metodo efficace uso del tuo tempo. (Personalmente, mi piace la frase di prova "Sei occupato o sei produttivo?").
Come dice Tim Ferriss, "Rimanere occupati è una forma di pigrizia: pensiero pigro e azione indiscriminata".
Trovo il metodo Eisenhower particolarmente utile perché mi fa dubitare se questa azione sia davvero necessaria, il che finisce per spostare l'attività nel quadrante Elimina piuttosto che ripeterla senza pensarci. E francamente, se distruggi tutte le cose su cui trascorri il tuo tempo ogni giorno, probabilmente non avrai bisogno di alcun consiglio su come essere più produttivo nei lavori che contano davvero.
Mi aiuterà a raggiungere il mio obiettivo?
Un'ultima nota: può essere molto difficile per te eliminare le azioni ridondanti se non sei sicuro in quale direzione stai lavorando. Nella mia esperienza, ci sono due domande che possono aiutare a chiarire l'intero processo del metodo Eisenhower.
Queste due domande:
Queste sono le domande che mi sono posto nella mia Revisione Annuale e nel mio Progress Report. Le risposte a queste domande mi hanno aiutato a chiarire le categorie per determinati compiti della mia vita. Dopodiché, decidere quali attività svolgere e quali attività eliminare diventa molto più semplice, perché capirai cosa è importante per te.
Il Metodo Eisenhower non è una strategia perfetta, ma per me stesso l'ho trovato un utile strumento decisionale per migliorare la produttività ed eliminare compiti che richiedono energia mentale, tempo e raramente mi portano al mio obiettivo. Spero che questo metodo ti sia utile.
Articolo originale: http://jamesclear.com/eisenhower-box
PS: Un piccolo bonus: il modello Eisenhower Square: ho russificato il modello Eisenhower Square in un foglio di calcolo che puoi scaricare e utilizzare ogni volta che vuoi migliorare la tua produttività ed eliminare spesa extra volta. Puoi ottenerlo contattandomi e ti invierò subito una copia del tavolo.
Questo è un segnaposto dell'immagine, modifica la tua pagina per sostituirla.
Buon pomeriggio, lettori del blog La vostra decisione!
In questo articolo voglio parlare del problema di un elenco di attività sovraccarico, che quasi tutti incontrano. uomo moderno. Come viene mostrato? Il fatto che abbiamo in programma di completare tutti i tipi di compiti diversi durante il giorno o durante la settimana, e alla fine di questo periodo ci rendiamo conto che non abbiamo avuto tempo per fare nulla.
Perché è così? Perché siamo sopraffatti e non abbiamo tempo per fare ciò che abbiamo pianificato?
Molto spesso ciò è dovuto al fatto che la nostra pianificazione non è realistica. Sovraccarichiamo il nostro elenco di attività, qualcosa deve essere eliminato da esso, ma sorge la domanda: "Come possiamo eliminare qualcosa da esso se inseriamo solo le cose necessarie?"
Tecniche speciali di definizione delle priorità possono aiutarci a determinare cosa deve essere fatto per primo, cosa possiamo ritardare e cosa non fare affatto.
Uno dei più semplici e metodi efficaci la priorità è la matrice di Eisenhower. L'idea appartiene al presidente degli Stati Uniti Dwight Eisenhower. È diventata famosa dopo che Stephen Covey ha scritto di lei nel suo libro Le 7 abitudini delle persone altamente efficaci.
Tenersi occupati è una forma di pigrizia, pigrizia e azione indiscriminata.
Tim Ferris
Si basa sulla matrice di Eisenhower, secondo la quale il 20% dei nostri sforzi fornisce l'80% del risultato. Eisenhower ha migliorato questo principio.
La matrice di Eisenhower è un quadrato diviso da due assi intersecanti in 4 settori o quadranti.
L'asse verticale è “importanza”, l'asse orizzontale è “urgenza”.
Otteniamo quindi 4 settori:
settore A - "urgenti e importanti"
settore B - "non urgente, ma importante"
settore C - "urgente, ma non importante"
settore D - "non urgente, non importante"
Combina le cose che devono essere fatte prima. Non tollerano il ritardo, per soddisfare il domani: sarà troppo tardi. L'apparizione regolare di tali cose nel nostro elenco di attività è solitamente il risultato di una scarsa pianificazione, disorganizzazione, procrastinazione, ecc. La pianificazione ideale è una situazione vuota del quadrante A.
Esempi di casi del quadrante A:
Questo settore riunisce casi che incidono direttamente sulla tua efficacia personale. La principale differenza tra questi casi e quelli del quadrante A è la mancanza di urgenza. Ciò ti consente di avvicinarti alla soluzione di tali problemi in modo più deliberato, il che ti consente di ottenere risultati ed efficienza maggiori. Le attività del quadrante B dovrebbero sostanzialmente costituire la nostra lista di cose da fare per la giornata. È inoltre necessario ricordare che gli affari del settore B, se non ricevono tempestiva attenzione e tempo, possono passare al settore A.
Esempi di casi del quadrante B:
Settore C: non importante, urgenteCose che non ti avvicinano all'obiettivo, ma che devi farle. L'errore principale quando si lavora con la matrice, è importante non confondere gli affari dei settori A e C, altrimenti si verificherà una situazione in cui stai girando come uno scoiattolo su una ruota, ma i compiti completati non ti avvicinano all'obiettivo prefissato, e i compiti importanti rimangono irrisolti.
Esempi di casi del settore C:
Il settore riunisce casi che ci fanno perdere tempo, non ci portano alcun beneficio. In altre parole, tempo perso. Ma questi compiti sono molto attraenti per noi, sono facili da svolgere, ci permettono di divertirci e rilassarci. Pertanto, è molto difficile resistergli, ma è necessario farlo.
In che modo una matrice può essere utile in pratica? Ci sono due modi possibili per usare la matrice di Eisenhower:
Che cosa sembra?
La principale difficoltà nell'applicazione della matrice di Eisenhower è la difficoltà nel determinare l'importanza di un compito. Spesso pensiamo che tutti i compiti siano importanti. come determinare la vera importanza del compito. Come evidenziare i compiti davvero importanti da tutti i compiti?
È qui che torna utile il “metodo Franklin”: l'importante è ciò che è in linea con gli obiettivi principali della mia vita.
L'idea principale è che prima di stabilire le priorità, devi definire chiaramente i tuoi obiettivi per un certo periodo.
Successivamente, integreremo la matrice di Eisenhower posizionando i nostri obiettivi al centro. Cosa sta succedendo adesso? Ora verrà effettuata la valutazione dell'importanza di tutti i compiti della giornata rispetto all'obiettivo.
L'importanza del compito si distingue per la risposta a 3 domande:
Ad esempio, il tuo obiettivo è "pagare tutti i prestiti e i debiti entro un anno". Valutiamo l'importanza di ogni compito della matrice precisamente dalla posizione in cui aiuterà a raggiungere l'obiettivo.
Prima di iniziare qualsiasi attività, poniti la domanda "Devo farlo?, "Qualcun altro può farlo?".
Si raccomanda di delegare o di non svolgere affatto i compiti del quadrante C, di norma, di natura routinaria, che non ti portano verso il tuo obiettivo.
6. Monitoraggio dell'esecuzione del piano
In questa fase, analizzare l'attuazione del piano pianificato. Calcola in ogni quadrante della matrice quante attività vengono completate al giorno e quanto tempo viene dedicato alla loro esecuzione. Valuta le tue prestazioni.
Più tempo dedichi ai compiti del quadrante B, più efficace diventi e più velocemente raggiungi i tuoi obiettivi.
Sposta le attività non completate nell'elenco per il giorno successivo. Se hai rimandato un compito più di tre volte, considera se dovrebbe essere fatto del tutto. È probabile che starai bene senza di essa! Cancella tali attività dall'elenco o fallo immediatamente.
Come puoi vedere, la matrice Eisenhower è un semplice strumento di lavoro che facilita la pianificazione e aiuta a monitorare e analizzare le tue attività. Lascia la tua e-mail nel modulo alla fine dell'articolo e scarica il modello di pianificazione giornaliera della matrice Eisenhower. Il modello viene creato in due formati: in un foglio di calcolo Excel e come modello di nota per Evernote.
Per aggiungere una nota con un modello al tuo account Evernote, devi fare clic con il pulsante destro del mouse su una nota nel tuo account Evernote e selezionare "Copia su taccuino" dal menu a discesa. Quindi seleziona il tuo taccuino e fai clic su "Copia". Ora puoi apportare qualsiasi modifica al modello.
Se utilizzerai molto la matrice, rendi il modello di nota una scorciatoia! Ciò accelererà la ricerca delle note e ti farà risparmiare tempo!
Assicurati di incorporare le priorità nel tuo sistema di gestione dei casi!
Una volta che imparerai a distribuire correttamente le attività all'interno della matrice di Eisenhower, avrai una notevole quantità di tempo extra e, soprattutto, raggiungerai rapidamente il tuo obiettivo.
Riempi ogni giorno di significato e lo sarà TUA DECISIONE!
Ciao! In questo articolo parleremo di uno degli strumenti di gestione del tempo più efficaci: la matrice di Eisenhower.
Oggi imparerai:
"Il giorno è lungo fino alla sera, se non c'è niente da fare", dice la saggezza popolare. Nascono aforismi abbastanza diversi gente impegnata che fanno una corsa contro il tempo: “Come aggiungeresti una venticinquesima ora alla giornata?”.
In condizioni di multitasking, prima o poi, ogni uomo d'affari si confronta con la questione della corretta distribuzione delle risorse di tempo. Le condizioni di partenza sono le stesse per ogni abitante del pianeta: un'ora include sessanta minuti per tutti. Ma l'efficacia con cui le persone organizzano il loro tempo fa una grande differenza persona di successo ed eterno perdente.
Gestione del tempo, o - è il controllo consapevole sulla quantità di tempo dedicato ad attività specifiche al fine di aumentarne l'efficienza e la produttività.
Matrice di Eisenhower è uno dei popolari strumenti di gestione del tempo che viene utilizzato per stabilire le priorità zona commerciale e compiti personali. Si basa sul principio di classificare tutti i casi in quattro categorie, a seconda del loro grado di importanza e urgenza. La matrice è più comoda da utilizzare per la pianificazione a breve e medio termine.
Questo approccio è stato sperimentato da Dwight David Eisenhower, un generale dell'esercito della seconda guerra mondiale e in seguito il 34° presidente degli Stati Uniti. Il politico ha sempre ammirato chi lo circonda per la sua capacità di stare al passo con tutto.
C'era una volta un americano che cercava invano un modo efficace per gestire il tempo e, non trovandolo tra quelli esistenti, lo sviluppò da solo. La matrice del tempo colpisce ancora per la sua semplicità e genialità e milioni di persone in tutto il mondo la usano per la pianificazione.
Visivamente, la matrice delle priorità è divisa in quattro quadranti, in cui i casi rientrano in categorie: importanti e urgenti, importanti e non urgenti, non importanti e urgenti, non importanti e non urgenti.
All'utente della matrice viene chiesto di inserire tutte le attività pianificate in questi quadranti. Il lavoro più grande avviene proprio quando una persona fa una scelta tra questi campi, decidendo così quali cose fare per prime e quali per seconde.
In questo campo, dovrebbero essere registrati casi che si riferiscono ad aree prioritarie della vita di una persona e non tollerano ritardi. Queste aree sono solitamente famiglia, carriera (per studenti - studio), salute e sicurezza.
Questi casi sono coerenti con le seguenti affermazioni:
Esempio. Nel prossimo futuro, non vedi l'ora di ricevere una promozione. Il gestore chiede di presentare al più presto una relazione sul lavoro svolto. È importante? Sì, dal momento che non vuoi perdere l'occasione carriera. Questo è urgente? Sì, perché ora è il momento di mostrare la tua diligenza.
Esempio. Hai mal di denti. Importante? Tutto ciò che riguarda la salute è sempre importante. Urgentemente? Corri il rischio di perdere un dente e non durerà a lungo con gli antidolorifici.
Le persone di successo tendono a svolgere la maggior parte del loro lavoro in questo quadrante. Queste sono attività quotidiane che servono invariabilmente alla causa del raggiungimento degli obiettivi principali in tutti gli ambiti della vita. Sono tutti importanti, ma non c'è fretta, come nel caso del quadrante A.
Una persona di successo non porta le sue cose importanti in uno stato di emergenza, ma le fa gradualmente. Molto spesso ha il tempo di prendere decisioni deliberatamente, mattone dopo mattone, costruendo la costruzione del suo futuro.
Questa zona comprende tutte le attività quotidiane che riguardano direttamente le aree prioritarie della vita: lavoro, famiglia, sviluppo personale, salute.
Sono soggetti agli stessi criteri:
Esempio. Sei un programmatore e devi consegnare il programma che hai scritto entro lunedì. È solo giovedì e hai già tutto pronto, ma hai deciso di mettere mano fino a venerdì per ricontrollare tutto.
Le cose dal quadrante B, se lasciate incustodite, possono migrare al quadrante A. Il tuo obiettivo è impedire che ciò accada. Succede che una questione importante appare all'improvviso, per ragioni al di fuori del tuo controllo. Ma spesso noi stessi portiamo le cose in questo stato, ignorando gli esami preventivi dal medico e rimandando compiti importanti alla scadenza.
Queste cose sono una certa distanza dalle tue priorità principali, ma farle ti rende la vita più confortevole e può servirti bene nel tempo.
In quest'area ci sono incontri e conversazioni a cui si va per cortesia o per necessità, compresi i compleanni di persone non molto vicine, le faccende domestiche apparse all'improvviso, alcune attività lavorative.
Questo quadrante ha le seguenti caratteristiche:
Esempio. Stavi progettando di acquistare un condizionatore d'aria e hai scoperto la vendita, che durerà solo un giorno. Importante? Non particolarmente. Il mondo non crollerà se non acquisti un condizionatore d'aria più economico di quanto avevi pianificato. Urgentemente? Sì, la vendita è valida per un solo giorno. Un bel bonus: un acquisto urgente farà risparmiare un po' sul budget familiare.
Esempio. Sei un giornalista. Sei invitato a un banchetto, dove può venire il direttore del giornale che ti interessa. Importante? Non proprio, tutto è troppo vago. Urgentemente? Sì, perché il banchetto non durerà per sempre, devi prendere una decisione: andare o no.
È probabile che troverai qualcuno che deleghi il caso da questo quadrante. Alcune questioni urgenti non importanti possono essere fatte per te da un coniuge, conoscente, collega, subordinato.
Tutti gli affari di questo quadrante possono essere suddivisi condizionatamente in affari e intrattenimento effettivi. I compiti includono compiti che garantiscono il tuo comfort, rendono te e la tua vita più belli (ad esempio, prendersi cura del proprio aspetto esteriore), ma potrebbe volerci del tempo.
Per una donna, questa potrebbe essere una visita da un manicure, per un uomo, un autolavaggio. Naturalmente, queste cose sono importanti di per sé, ma non in relazione alle aree principali della tua vita.
Il secondo gruppo comprende un piacevole passatempo. Si ritiene generalmente che non ci sia alcun beneficio da queste azioni, sono chiamate "perditempo", sono presentate come cose che le persone fanno almeno preferirebbero non fare, e liberarsene è un obiettivo lodevole.
Quindi categoricamente possiamo solo parlarne cattive abitudini come il fumo e l'uso sistematico di alcol forte. Esempi di attività come social networking, guardare film leggeri, uscire nei club, giocare con il computer: tutto questo ha il diritto di essere ed è necessario per una persona se lo rilassa e gli dà piacere.
In primo luogo, una persona non è un robot, ha bisogno di fare qualcosa del genere, per l'anima.
In secondo luogo, le cose non importanti e non urgenti possono essere utili. Molti giochi per computer sviluppare il pensiero, la comunicazione nei social network insegna a esprimere pensieri, ballare nei club aiuta a riscaldarsi. Inoltre, è noto da tempo che un cambio di attività è il miglior riposo.
La condizione principale per questo quadrante è non lasciare che prenda il controllo della maggior parte del tuo tempo e ignori le cose principali che ti fanno andare avanti nella vita.
Quindi, dopo aver esaminato la parte teorica, puoi sperimentare l'effetto della matrice su te stesso.
Con il nostro esempio, faremo come consigliato nel paragrafo precedente: prima scriviamo tutti i casi in una riga, quindi li distribuiamo nella matrice. Nell'esempio in prima persona, un massaggiatore professionista starebbe meditando.
Ecco il suo elenco di compiti per la giornata (con commenti per far apprezzare al lettore l'importanza e l'urgenza):
| URGENTEMENTE |
NON ABBIATE FRETTA |
|
| IMPORTANTE |
Oggi 4 massaggi: alle 9, alle 11, alle 15, alle 20 Visita un amico in ospedale |
Visita gli amici per una tenda (viaggio in famiglia)
Vai a un appuntamento con un optometrista Vai alla contabilità Esercitati con l'inglese |
| NON IMPORTA | Vai in banca, fai una rata del mutuo
Compra cibo per gatti Acquista una nuova guarnizione del rubinetto Invia un libro a un collega |
taglia i tuoi capelli Acquista prodotti Vai in piscina Rispondi ai messaggi in WhatsApp e VKontakte |
Ricorda: la stessa cosa per persone diverse può abitare in diversi quadranti della matrice. Ad esempio, per qualcuno che si allena il proprio hobby può riferirsi a cose sia importanti che non importanti. Tu e solo tu puoi distribuire i tuoi affari mentre vedi le priorità della tua vita.
Alcuni scettici ritengono che la matrice di Eisenhower sia adatta solo ai manager, mentre un semplice impiegato, lavoratore o casalinga non sarà in grado di usarla nella pratica (il che non è vero - la matrice è universale, abbiamo dimostrato questo prendendo come esempio il caso di un massaggiatore, non di un uomo d'affari).
In realtà, la questione non riguarda la possibilità o l'impossibilità di utilizzare la matrice, ma l'opportunità del suo utilizzo.
Il sistema Eisenhower viene utilizzato per pianificare ogni giorno. Questo è noi stiamo parlando non sui piani a lungo termine (costruire una casa, andare in vacanza, laurearsi all'università), ma sui compiti attuali.
Da un lato, se una persona ha così poche attività quotidiane che la sua memoria può affrontarle facilmente, non è necessario utilizzare il tavolo. Ad esempio, tutti i piani di un dipendente per la giornata sono servire le otto ore di lavoro e bere birra con gli amici la sera. Questo tavolo non è per queste persone.
D'altra parte, se una persona ha obiettivi in tutti gli aspetti della sua vita - nel lavoro, nello studio, nell'autosviluppo, nella famiglia, negli hobby, se si sforza di essere il padrone del suo tempo e non seguirlo - una tale persona ha sempre molte attività quotidiane. E siccome non vuole perderli di vista, questa matrice fa per lui.
La matrice Eisenhower non è una panacea per l'eterna mancanza di tempo. È più un mini tutorial sulla definizione delle priorità.
Non sorprenderti se all'inizio trovi difficile assegnare i casi ai quadranti. Nel momento in cui pensi e lo fai, stai imparando. E imparare qualcosa di prezioso comporta sempre uno sforzo.
Non disperare: dopo aver lavorato con il tavolo per diversi giorni consecutivi, acquisirai un'abilità che si trasformerà in un'abilità. Successivamente, la definizione delle priorità raggiungerà l'automatismo.
Quindi riassumiamo.
L'Eisenhower Matrix è per persone come te se:
Leggi le affermazioni seguenti e chiediti se sono vere per te. Se la stragrande maggioranza dei punti non ti soddisfa, è consigliabile padroneggiare le tecniche di gestione del tempo.
Se tutti i punti precedenti ti sembrano logici, l'ultimo potrebbe suscitare un sorriso incredulo: “Sì, stai scherzando! Un limone spremuto si sente più energico di me alla fine di una giornata di lavoro". Tuttavia, c'è un gran numero di persone che non solo non si stancano, ma sentono anche un'ondata di energia. E non c'è nessun segreto qui.
Non ci stanchiamo della mole di lavoro svolto, ma di azioni stupide e disordinate, di lanci insensati e di sentirsi impotenti in condizioni di cronica pressione del tempo.
Certo, a volte non possiamo prevedere tutto. E il nostro piano ben proporzionato può essere scosso a causa di un arresto improvviso delle apparecchiature per ufficio, di un cliente in ritardo o di un dipendente assente. Lascialo da parte per ora.
La prima cosa su cui lavorare è come non essere una fonte di caos per te stesso, e quindi puoi pensare all'impatto di circostanze impreviste esterne.
Trattati come un cavallo purosangue: questo, ovviamente, è un animale forte, ma quale dei proprietari oserebbe guidarlo con un galoppo frenetico?
Ogni giorno superiamo una montagna di compiti, ma non sempre un tale carico di lavoro aiuta ad andare avanti. A volte perdiamo molto tempo in attività vuote, mentre lavoro importante in attesa dietro la pianificazione.
Piazza Eisenhower- uno strumento per l'assegnazione dei casi per importanza e urgenza. Aiuta a capire quale lavoro deve essere svolto in questo momento, cosa rimandare a dopo e cosa scartare del tutto.
Il metodo Eisenhower è pensato per evitare questi errori, struttura il lavoro e rivela "perditempo" come una radiografia.
Questo strumento di gestione del tempo non ci è stato dato da nessuno, ma dallo stesso presidente degli Stati Uniti Dwight David Eisenhower, che ha governato gli Stati Uniti dal 1953 al 1961. Ha guidato le truppe americane in Europa durante la seconda guerra mondiale. Dopo aver liberato la Francia durante l'operazione in Normandia, Dwight Eisenhower tornò in patria da eroe e fu nominato comandante in capo dell'esercito americano. Quest'uomo eminente è stato alle origini della NATO ed è stato uno dei due presidenti americani più amati, condividendo i loro cuori con George Washington. Dopo il ritiro, non rimase a guardare, ma lavorò come rettore della Columbia University.
Come capisci, Eisenhower ha avuto molto lavoro. Nato a famiglia povera, è riuscito a costruire una carriera così vertiginosa grazie ad un competente priorità e disciplina. Una persona del genere non consiglierà male: la sua tecnica di gestione del tempo è stata messa alla prova nella pratica e la personalità dell'inventore può già essere considerata la migliore raccomandazione.
La matrice di Eisenhower è composta da due assi di coordinate: importanza e urgenza. Alla loro intersezione si formano quattro campi:
Avendo definito ogni caso nel proprio campo, abbiamo già un algoritmo per lavorare ulteriormente su ciascuno di essi.
Il cervello umano è progettato in modo tale da comprendere meglio le informazioni strutturate, ordinate in scaffali, celle e accompagnate da materiali visivi. Pertanto, il quadrato delle priorità è meglio tracciato su carta o in tabelle su un computer.
Come puoi vedere, tutti i campi sono colorati colori differenti. Questo non è un capriccio estetico dell'artista: è così che abbiamo notato la loro importanza nella pianificazione globale del lavoro. Quando inizi a lavorare con la tabella, queste celle conterranno casi specifici.
Matrice di prioritàrisponde a queste domande in modo chiaro e conciso. Ogni campo della tabella di Eisenhower ha il suo “verdetto”. Non appena l'attività si trova in una o nell'altra cella, sappiamo già cosa farne.
Questo campo è colorato di rosso perché ideale deve rimanere vuoto. Quando le attività vengono visualizzate in esso, significa che hai pianificato qualcosa in modo errato, hai dedicato del tempo a cose non necessarie.
Naturalmente, l'ideale non può essere raggiunto, quindi i punti appariranno ancora in questo quadrato. Se questo è già successo, ecco cosa dovrebbe essere inserito nel campo A:
Se, quando hai compilato per la prima volta la tabella, si è scoperto che ci sono molti punti nel globulo rosso, devi dedicare tutti i tuoi sforzi alla pulizia. Se il compito è difficile, considera di coinvolgere parenti, amici o delegare qualcosa a dei subordinati per portarlo a termine.
L'attività principale dovrebbe svolgersi in questo campo, quindi è dipinta nel colore verde dell'azione e della crescita. Tutto ciò che aiuta una persona a raggiungere obiettivi e migliorare la propria vita dovrebbe essere fatto senza fallo e senza fretta.
Non è così facile da raggiungere, dal momento che siamo tutti studenti umani e siamo abituati a metterci al lavoro solo quando una scadenza si profila all'orizzonte. Ma è qui che sta segreto principale successo: fai tutte le cose importanti in anticipo. Questo ti aiuterà a lavorare con piacere e concentrazione, e non in uno stato di paura e confusione.
Ecco i compiti:
Devi fare queste cose da solo, attirando assistenti nel caso in cui c'è molto lavoro e non è realistico farlo da solo.
I due campi inferiori sono colorati colori grigi- dopotutto, non sono importanti e possono essere semplicemente ignorati, come un mouse. Ma proprio diventano un serio ostacolo che ostacola il nostro sviluppo.
Le questioni urgenti ma non importanti includono:
Se non risolvi questo punto, puoi finire dentro Circolo vizioso smistamento costante di casi non importanti che portano benefici minimi. I compiti di questa piazza possono essere ignorati o delegati ad altre persone per liberare tempo per il lavoro principale.
La cosa principale è non confondere i casi dai punti A e C. Quindi puoi prendere alcune sciocchezze per un compito importante o viceversa: rifiutare di risolvere problemi critici inviandoli al punto C.
I mangiatori di tempo "vivono" in questo quadrato grigio scuro, che è desiderabile eliminare del tutto dalla vita. Stabilito qui:
La maggior parte di questi articoli deve essere rimossa dal programma dalla forza di volontà - ecco perché questo articolo è prescritto. Comprende anche il lavoro di routine, la cui attuazione ha pochissimi vantaggi. Puoi farlo - e non puoi farlo. Se lo si desidera, delegare questo lavoro a subordinati o dipendenti. O la nonna.
In effetti, esiste un'alta probabilità di attribuire a un caso non lo stesso livello di importanza e urgenza. È di questo, infatti, che soffre la nostra gerarchia di priorità.
Per non sbagliare, dobbiamo semplicemente rispondere a due domande “sì” o “no”:
Dopo aver così distribuito il lavoro secondo la tabella, si procede prima a risolvere le domande dal quadrato rosso, e poi da quello verde.
Componi una matrice meglio al mattino . Ricorda tutte le cose che avresti fatto nel prossimo futuro, ciò che i tuoi amici ti hanno chiesto di fare, quali compiti ti ha dato il tuo capo, cosa volevi fare per te stesso. Scrivi queste cose su un pezzo di carta una dopo l'altra.
Ora pensa a ciascuno di essi, dai risposte alle domande sull'importanza e l'urgenza. A seconda di come hai risposto alle domande, inserisci l'attività nella cella appropriata. Ricorda anche le cose più piccole: ci sottraggono molto tempo. Il numero di punti in ogni cella è determinato solo da te. Potrebbero essere 20 o zero.
La tua matrice potrebbe assomigliare a questa:
Quando le cose sono distribuite, crea un elenco conveniente per te (ad esempio, sul tuo telefono) di attività dal quadrato rosso in modo da poterlo controllare costantemente. Separato - per compiti dal quadrato verde. Completati tutti i punti della prima, affronta subito la seconda, ponendoti il compito di tenere il quadrato rosso il più libero possibile.
Ignora i compiti dai quadrati grigi o delegali a coloro per i quali potrebbero essere importanti o interessanti. Ad esempio, un post sui social media sulla prima neve non serve a meno che non riguardi il tuo progetto. Ma può diventare parte del contenuto pubblicitario: in questo caso è meglio affidarlo al dipartimento SMM collegando le informazioni sulla promozione.
L'Eisenhower Matrix è, in un certo senso, una macchina per ripulire la giornata dalla spazzatura di cose non importanti. All'inizio, devi disegnarlo ogni giorno, ma nel tempo sentirai intuitivamente il "colore" di questa o quella attività. Non importa quanto fosse influente Eisenhower, non poteva comprarsi ore extra durante la giornata. Ma allocare il tempo in modo efficiente anche uno studente può farlo.
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Oggi considereremo quanto sia importante corretta assegnazione delle priorità in qualsiasi attività e come puoi imparare a disporli usando una tecnica semplice con un nome complesso: matrice di eisenhower.
Sicuramente ognuno di noi almeno una volta ha dovuto affrontare la mancanza di tempo per portare a termine tutti i compiti. Inoltre, c'è una certa categoria di persone a cui manca costantemente e in modo catastrofico! Cercando di fare tutto in tempo, ci provano anche, ma da questo risultato complessivo soffre solo di più.
Il problema principale di queste persone è l'ignoranza o la riluttanza a usarle nella pratica. In particolare, uno dei metodi più importanti di gestione del tempo, che suona così: la corretta prioritizzazione.
È dalla capacità di stabilire correttamente le priorità che dipendono in gran parte il successo e la tempestività dell'attuazione di tutti i compiti esistenti.
In altre parole, una persona deve distribuire correttamente l'ordine di fare le cose e seguire questo ordine.
Esistere metodi diversi stabilire le priorità. Oggi voglio considerare uno dei più apprezzati, e forse il più metodo efficace chiamata Matrice di priorità di Eisenhower. Che cos'è e come usarlo - ne parleremo più avanti.
Il metodo di definizione delle priorità della matrice di Eisenhower non è stato inventato nemmeno da un matematico o psicologo, ma dal 34° presidente degli Stati Uniti, Dwight David Eisenhower. Essendo famoso politico, ovviamente, si trovava costantemente di fronte alla necessità di completare un numero enorme di compiti e quindi, per fare tutto, ha sviluppato per se stesso questo metodo, che è attualmente attivamente utilizzato nella gestione del tempo per svolgere sia il lavoro che il personale compiti.
La matrice di Eisenhower è un sistema di coordinate in cui l'asse X indica l'importanza dei compiti che devono essere eseguiti e l'asse Y indica la loro urgenza. Si formano così quattro segmenti, che differiscono l'uno dall'altro per urgenza e importanza. Considera come appare la matrice di Eisenhower nell'immagine:
Il metodo di definizione delle priorità La matrice di Eisenhower consiste nell'allocare tutti i casi e le attività disponibili in questi quattro segmenti in modo che possano essere completati in una sequenza rigorosa.
Se distribuisci tutte le attività in questi 4 segmenti, risulta che:
- dall'alto - tutte le questioni urgenti;
- a destra - tutte le cose importanti;
- di seguito - tutte le questioni non urgenti;
- a sinistra - tutte le cose senza importanza.
E ora caratterizziamo brevemente ciascuno dei quadrati risultanti nell'esatta sequenza in cui è necessario eseguire i compiti ad essi correlati.
1. Questioni importanti e urgenti. Cioè, il segmento in alto a destra della matrice di Eisenhower. Ecco i compiti più importanti, che, inoltre, devono essere completati con urgenza. Quella che viene chiamata "questione di vita o di morte".
Ciò potrebbe includere, ad esempio, il completamento di un lavoro che sta per scadere, un'importante chiamata di lavoro se hai promesso di chiamare a una certa ora. Oppure, a livello personale, visitare il dentista se improvvisamente hai un forte mal di denti.
Idealmente, questo quadrato non dovrebbe accumulare più di 1-2 casi. Non dovresti assolutamente "spingere" tutto in questo segmento: dovresti valutare oggettivamente come questo compito sia davvero importante e davvero urgente.
2. Non importante, ma urgente. O il segmento in alto a sinistra della matrice di Eisenhower. Questo segmento dovrebbe includere casi non pianificati e comparsi all'improvviso che devono essere affrontati con urgenza, ma che non sono particolarmente importanti. Quella che viene chiamata "forza maggiore".
Ad esempio, il capo mi ha chiesto di andare a mandare la posta. Oppure un tacco è volato via lungo la strada e devi ripararlo urgentemente o tornare a cambiare le scarpe. Oppure ti sei improvvisamente ricordato che un collega oggi compie gli anni e la giornata lavorativa sta già finendo: devi congratularti urgentemente.
A qualcuno può erroneamente sembrare che questi casi siano inclusi nella prima categoria, cioè siano importanti, ma non è assolutamente così. Perché farli non influirà in alcun modo sui tuoi. vita successiva o i risultati del lavoro - dal fatto che fai queste cose, non cambierà nulla, tuttavia, devono essere fatte urgentemente, senza di essa in alcun modo.
Il secondo segmento può essere spesso vuoto in generale: i compiti in esso contenuti, di regola, compaiono all'improvviso e scompaiono immediatamente dopo il loro completamento urgente.
3. Questioni importanti ma non urgenti. Cioè, il segmento in basso a destra della matrice di priorità di Eisenhower. Ciò include tutte le attività che sono importanti per te, ma non richiedono il completamento immediato. Casi importanti, il cui termine non è ancora “scaduto”, e che possono attendere se ci sono casi nei primi due segmenti.
Ad esempio, contatti commerciali con clienti che non hanno un orizzonte temporale chiaro, lavoro in corso. Personalmente: fare sport, studiare di lingua inglese leggere letteratura utile.
È importante capire che alcuni casi di questa categoria, se non vengono eseguiti, si alzano gradualmente e si spostano al primo segmento, ovvero diventano urgenti. Ad esempio, è necessario rimborsare il prestito entro il 25. Se in calendario il 20° numero è solo una questione importante, e se il 24° è già importante e urgente.
Questo segmento, sebbene sia già il terzo nella definizione delle priorità, gioca molto Grande importanza, poiché è la soluzione dei compiti in esso inclusi che ha il massimo impatto sull'ulteriore vita di una persona.
4. Non importante, non urgente. L'ultimo quadrato in basso a sinistra della matrice di priorità di Eisenhower. Ciò include casi da cui nulla dipende affatto e di cui, nel complesso, spesso una persona non ha affatto bisogno. Sono uniti da un termine comune: "mangiatori di tempo".
Ad esempio, chattare con un amico al telefono, arrampicarsi rete sociale, visitare siti di intrattenimento, ecc.
Vale la pena iniziare le attività da questa categoria solo se tutte le altre categorie sono attive questo momento vuoto.
Ecco come funziona il metodo di prioritizzazione della matrice di Eisenhower.
È tutto. Spero che tu prenda nota di questi consigli utili e raccomandazioni. Ci vediamo di nuovo sul sito che ti aiuterà a raggiungere il successo in qualsiasi attività e ti insegnerà come gestire correttamente le tue finanze personali.
