Il principio di Pareto consente di classificare i compiti da svolgere e di impostarne l'ordine. A vista generale questo principio afferma che all'interno di un insieme ci sono componenti di importanza molto maggiore delle loro corrispondenti peso specifico in un gruppo. Ad esempio, il 20% dei clienti rappresenta l'80% del fatturato, il 20% dei dipendenti dell'organizzazione riceve l'80% dello stipendio, il 20% dei componenti determina l'80% del costo del prodotto finito.
In relazione alla pianificazione del tempo del manager (Fig. 7.2), il principio di Pareto può essere formulato come segue.
Riso. 7.2.
Puoi dedicare l'80% del tempo assegnato al progetto su numerosi problemi "minori" e ottenere solo il 20% del risultato finale, oppure puoi scegliere una gamma limitata di problemi prioritari e dedicarci solo il 20% del tempo, ottenere 80% del risultato finale.
Il principio ABC è un meccanismo di definizione delle priorità che consente di classificare le attività e pianificare il tempo in base all'importanza di tali attività.
Il principio ABC, come il principio di Pareto, mostra che i compiti più importanti sono pochi e la loro quota nel numero totale dei compiti del manager è approssimativamente costante.
Secondo questo principio, tutti i casi possono essere suddivisi in tre gruppi:
A) i compiti più importanti. Costituiscono circa il 15% del numero totale di casi gestiti da un manager. Il contributo di questi compiti per raggiungere l'obiettivo è di circa il 65%.
B) Compiti importanti. Rappresentano circa il 20% del numero totale dei casi, la cui significatività è anche di circa il 20%.
C) Compiti meno importanti e non essenziali. Costituiscono circa il 65% di tutti i casi e il loro significato è solo del 15% circa.
Per applicare il principio ABC, devi fare un elenco di attività e raggrupparle. Gli incarichi di categoria A devono essere svolti dal responsabile stesso; i compiti di categoria B dovrebbero essere parzialmente esternalizzati; i restanti compiti (C) sono soggetti a riassegnazione obbligatoria. Forse alcuni di questi compiti dovrebbero essere abbandonati del tutto.
"Planning 60:40" è un principio derivato dall'esperienza che indica che quando si lavora in team in un ufficio, è consigliabile pianificare solo il 60% dell'orario di lavoro. Il 40% non può essere programmato in anticipo, possono andare a incontri imprevisti, visitatori, conversazioni telefoniche eccetera.
Indica di dividere gli affari imminenti in compiti a lungo, medio e breve termine, stabilire la loro priorità e agire di conseguenza.
Prescrive di impostare limiti di tempo per tutte le attività. Di norma, per completare l'attività è necessario più tempo di quanto non sia disponibile. Dovrebbero essere fissate scadenze precise per tutte le attività e adattate se non sono realizzabili.
L'organizzazione della giornata lavorativa deve rispettare il principio "io gestisco il lavoro, non lei gestisce me". Abbastanza spesso, un manager inesperto viene al lavoro, ascolta la segreteria, legge e-mail, riceve alcune telefonate e inizia a fare il lavoro che gli sembra importante solo perché qualcuno gli ha ricordato di farlo dentro questo momento.
In effetti, il manager deve formare un insieme di compiti e classificarli costantemente in ordine di importanza. Il manager può ricevere molte istruzioni, richieste, compiti, reclami. Potrebbero essere diversi colorazione emotiva. Rispondere a lamentele emotive può portare a una perdita di controllo su questioni che non "urlano" al momento, ma si trasformeranno in problemi reali in futuro.
Ovviamente, senza il monitoraggio delle attività dei subordinati, è impossibile ottenere lo svolgimento ottimale dei compiti loro assegnati. Lo stesso vale in termini di autocontrollo, che molte persone dimenticano. È necessario controllare regolarmente i tuoi piani, monitorare i risultati del lavoro, analizzare le tue attività e il tuo tempo. La dialettica della pianificazione dice che per sfogarti, devi aggiungere un peso a te stesso sotto forma di autocontrollo.
Inoltre, è stato dimostrato che persone diverse le prestazioni sono diverse periodi diversi volta. Il picco delle prestazioni in persone diverse cade tempo diverso giorni - questo dovrebbe essere preso in considerazione quando si pianifica la giornata lavorativa.
L'orario di lavoro è il tempo che ogni dipendente dedica allo svolgimento della propria funzione lavorativa. La sua durata è regolata dalla legislazione sul lavoro.
Cari lettori! L'articolo parla dei modi tipici per risolvere i problemi legali, ma ogni caso è individuale. Se vuoi sapere come risolvi esattamente il tuo problema- contattare un consulente:
SI ACCETTANO DOMANDE E CHIAMATE 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
È veloce e È LIBERO!
La pianificazione dell'orario di lavoro è parte integrante della sua gestione, ovvero la gestione del tempo. Questa parola alla moda oggi significa non solo la gestione del tempo, ma la sua pianificazione efficace per raggiungere gli obiettivi dell'impresa. Dopotutto, il tempo è una delle risorse che deve essere utilizzata razionalmente.
Parlare di gestione del tempo non è del tutto corretto. Il suo corso non dipende dalle azioni umane, non accelera né rallenta.
Vale la pena gestire l'uso di questo tempo. E per l'impresa è importante a tutti i livelli, dal capo ai dipendenti ordinari. Uso efficace Questa risorsa influisce direttamente sulla produttività del lavoro e quindi sui profitti.
Per qualsiasi azienda, anche la pianificazione dell'orario di lavoro è importante.
Il numero di dipendenti dell'impresa, e quindi i costi finanziari associati al personale, dipendono da quale fondo di tempo di lavoro è richiesto per svolgere le attività di produzione.
Scarsità significa mancanza. Nel nostro caso - la mancanza di orario di lavoro per completare l'attività assegnata a un determinato dipendente, dipartimento o impresa nel suo insieme.
Il risultato potrebbe essere un ritardo nell'esecuzione dell'ordine e le sue conseguenze negative. Molto spesso, la mancanza di tempo è associata all'incompetenza del leader.
Ci sono tre gruppi di ragioni che portano alla mancanza di tempo:
Le qualità personali del leader, che portano alla perdita di tempo, possono manifestarsi in fenomeni come:
Le azioni analfabeti portano al fatto che ci sono:
Motivi indipendenti dal manager, che portano a una mancanza di tempo per il manager e i suoi subordinati, sono:
Queste cause di solito non si verificano isolatamente. Scorrono l'uno dall'altro.
Il risultato è Circolo vizioso, da cui solo una corretta e razionale pianificazione permetterà di uscire. E il controllo sull'attuazione delle attività pianificate e sul tempo impiegato per esse.
La pianificazione è uno degli strumenti per fare vari decisioni di gestione. Implica la definizione di obiettivi e l'identificazione di modi per raggiungerli. Cioè, questa è una sorta di opportunità per guardare al futuro dell'azienda e decidere come esattamente e per quanto tempo puoi arrivarci.
La pianificazione e la gestione dell'orario di lavoro consente di risolvere le seguenti attività:
La pianificazione del tempo in un'impresa, come qualsiasi pianificazione, può essere suddivisa in tipi in base a vari criteri:
La pianificazione del fondo generale è impossibile senza calcolare il costo dell'orario di lavoro. Per capire quanto è necessaria questa risorsa, vengono utilizzati vari metodi.
Quindi orario di lavoroè necessario normalizzare, cioè sulla base dei risultati del calcolo dei costi e di standard scientificamente fondati, per ricavare il tempo ottimale per la fabbricazione di un'unità di produzione o il completamento di un'attività.
Il razionamento è il fulcro della pianificazione del fondo generale del tempo. È sulla base di essa che vengono determinati il numero di personale richiesto, i costi e i criteri di incentivazione.
Il fondo generale è composto da:
Non meno importante della pianificazione generale sarà la gestione del tempo di ciascun dipendente.
Qui è importante sapere a chi fissare un programma rigido e chi sa come pianificare il proprio tempo nel modo più efficiente possibile. Tuttavia, ci sono alcuni punti importanti.
Ad esempio, mantenere un rapporto di 60/40. Cioè, pianifica il 60% dell'orario di lavoro per risolvere i problemi attuali e lascia il 40% per compiti imprevisti e attività creative (due blocchi del 20% ciascuno).
Questo e altri importanti principi della pianificazione dell'orario di lavoro individuale sono stati formulati da L. Seivert.
Non ha individuato differenze fondamentali tra manager e specialisti in termini di efficienza nell'utilizzo dell'orario di lavoro. Vorrei però sottolineare alcuni aspetti.
Per un leader, le capacità di pianificazione sono particolarmente importanti.
Questa è la sua funzione: fissare obiettivi, determinare i tempi per raggiungerli e controllare il risultato, nonché delegare l'autorità, liberandosi di quei compiti che gli specialisti possono svolgere.
Lo specialista pianifica il suo tempo, in base ai compiti stabiliti dal manager. Per lui Grande importanza avere capacità di autodisciplina.
Qualsiasi piano deve essere registrato per iscritto, altrimenti non esiste. La pianificazione elettronica aiuterà a facilitare la gestione del tempo. Utilizzo moderne tecnologie non solo ti permetterà di visualizzare l'elenco delle cose da fare.
I gadget moderni sono in grado di ricordare ai loro proprietari eventi importanti.
Il piano deve includere assolutamente tutte le cose che devono essere fatte durante il giorno. Ciò garantirà che non manchi nulla nei passaggi successivi.
È necessario annotare tutto, da un incontro con il capo, a congratularsi con un collega per il suo compleanno per posta aziendale. Devi iniziare con quelli che hanno tempo esatto: meeting, meeting, conferenze, ecc.
Oltre agli incarichi del management, vale la pena includere quei casi che contribuiscono all'avanzamento di carriera. Ad esempio, formazione avanzata o lavoro creativo su un progetto.
Affinché la pianificazione del tempo sia davvero efficace, è necessario classificare tutto quanto inserito nel quotidiano (settimanale, mensile, ecc.) in base al proprio grado di importanza e urgenza. E poi fallo in ordine decrescente di importanza.
I metodi più comunemente usati per la definizione delle priorità e la pianificazione del tempo sono la Matrice di Eisenhower e la Legge di Pareto.
In breve, si presenta così:
È possibile verificare l'efficienza con cui un dipendente utilizza matematicamente il proprio orario di lavoro. Per questo vengono utilizzati vari coefficienti, ad esempio un ampio uso del tempo.
La sua formula di calcolo è simile alla seguente:
Ke \u003d (fondo generale del tempo - interruzioni del lavoro) / fondo totale del tempo.
Il valore ideale sarebbe uno. Più Ke differisce da esso, più il tempo di lavoro viene utilizzato in modo inefficiente.
Per fare ciò, il valore desiderato (in minuti) viene sostituito al numeratore della formula e il fondo totale del tempo rimane al denominatore. Qui il rapporto è invertito. Più questo valore è vicino a uno, più irrazionalmente viene speso il tempo di lavoro.
La pianificazione di una giornata lavorativa, di una settimana o di un altro periodo dipende in gran parte dalle specificità della professione. Soprattutto se coinvolge elementi di creatività.
Considera a cosa dovresti prestare attenzione ai rappresentanti di tali professioni come consulente legale e manager nel settore bancario.
Una caratteristica di questa professione è la partecipazione alle udienze in tribunale. Di conseguenza, il programma di lavoro include necessariamente un calendario di processi e termini procedurali per la predisposizione di determinati atti. Queste sono le questioni più importanti e urgenti.
Il tempo degli incontri e delle trattative con i clienti è coordinato in base ai restanti intervalli liberi. Ciò che rimane di conseguenza viene speso in analisi e reportistica.
Il programma della giornata sarà simile a questo:
| Volta | Scadenze difficili | Compiti flessibili |
| 9-00 | riunione operativa | |
| 10-00 | Scrivi un rapporto per il capo | |
| 11-00 | Visualizza nuovamente i documenti per il processo N | |
| 12-00 | Udienza in tribunale nella causa N | |
| 13-00 | Cena | |
| 14-00 | Visualizza i contratti di fornitura | |
| 15-00 | Incontro con A, presentazione di un reclamo | |
| 16-00 | Preparare un ricorso per un caso | |
| 17-00 | Verificare le scadenze degli atti processuali |
La giornata lavorativa di un gestore di prestiti bancari sarà composta da diversi blocchi:
Il programma giornaliero per un tale dipendente può essere il seguente:
E qualche ultimo consiglio:
Ciao! In questo articolo parleremo della pianificazione della giornata lavorativa.
Oggi imparerai:
Nel 21° secolo, il ritmo della vita è notevolmente accelerato e continua a prendere slancio. Se prima, per avere successo, era necessario fare una quantità di lavoro, ora, per raggiungere il successo, devi fare molto di più. E le persone iniziano ad affrontare la mancanza di tempo. Se insegui tutti i compiti quotidiani che la vita ci propone ogni giorno, non c'è proprio tempo.
La pianificazione della giornata lavorativa è uno strumento che aiuta non solo a utilizzare efficacemente l'orario di lavoro, ma anche a ridurlo. Questa non è una banale lista di cose da fare che deve essere completata in un ordine rigoroso. La pianificazione è la capacità di scegliere cosa deve essere fatto, perché e quando.
Ecco perché una buona pianificazione non solo struttura tutto ciò che fai in un giorno, ma libera anche il tuo tempo. Prima di tutto, devi fare le cose più importanti: questa è la regola principale. Ogni persona che ha un lavoro tempo libero e non c'è un programma chiaro, è utile allocare correttamente il tuo tempo.
La pianificazione dell'orario di lavoro include:
Priorità ti aiuta a capire cosa richiede attenzione, cosa può risolversi da solo e quale problema dovrebbe essere semplicemente ignorato. Il tempo e le informazioni sono diventati molto più preziosi di prima e arrabbiarsi per qualcosa che non dà un risultato è una cosa senza senso.
Selezione di attività importanti- quasi come la definizione delle priorità, solo entro un giorno lavorativo. Scegli tu cosa porterà un risultato importante, cosa deve essere fatto con urgenza e cosa può essere posticipato.
Trovare i modi migliori per risolvere i problemiè un punto molto importante. Quando pianifichi, dovresti considerare non solo quello che farai, ma anche il modo migliore per farlo. Allo stesso tempo, è importante non solo risparmiare tempo, ma fare tutto nel modo più rapido ed efficiente possibile.
Lavorare con il tempo libero dovrebbe essere incluso anche nel piano di lavoro. Hai 2 ore al giorno libere da dedicare a qualcosa? Puoi dirlo al tuo capo e lui ti caricherà di lavoro, potrai istruirti o fare sforzi per sviluppare il tuo progetto.
Chiunque abbia mai avuto a che fare con freelance, affari o "lavoro a volontà" (come un taxi) comprende l'importanza di organizzare le cose durante la giornata. Ma, per esempio, la maggior parte impiegati non ritengono necessario programmare la propria giornata lavorativa.
Infatti, motivo principale pianificare la giornata lavorativa - aumentare la propria efficienza. Se ascolti il tuo stesso corpo, puoi capire che alcune cose sono migliori per te in un momento e altre in un altro. Ad esempio, è più conveniente per te effettuare chiamate ad altre società dopo pranzo, poiché ti sei già svegliato, ma non hai ancora avuto il tempo di stancarti e il lavoro monotono viene svolto più velocemente la sera, quindi è meglio posticipare le informazioni di guida nel database fino a 5-6 ore.
La pianificazione della giornata lavorativa tiene conto non solo Elementi basici problem solving, ma anche le preferenze personali di ogni persona. La gestione del tempo non è stata fatta per imporre a tutti lo stesso schema di alte prestazioni. Devi adattare i tuoi compiti alle caratteristiche del tuo corpo.
Organizzare e pianificare la tua giornata ti permette di fare di più in meno tempo, lasciando il tempo per le cose che ami.
Tutti dovrebbero essere in grado di pianificare la propria giornata lavorativa. In questo modo puoi risparmiare tempo e lavorare in modo più efficiente. Ma ci sono 3 categorie di persone che sono semplicemente obbligate a impegnarsi nella pianificazione personale.
. Il lavoratore più indisciplinato è il libero professionista. Non ha un programma chiaro e solo la scadenza gli ricorda che è ora di sedersi per fare qualcosa. Ecco perché è molto importante per i liberi professionisti che lavorano con diversi clienti pianificare la propria giornata lavorativa. Spesso si scopre che i nuovi ordini vengono visualizzati con una differenza di uno o due giorni e, se si ritarda fino all'ultimo, potresti non avere il tempo di lavorare su due progetti.
uomini d'affari. Tutto qui è quasi come nel freelance. Soprattutto se si tratta di un business online. Da un lato, puoi stare tranquillo a casa quando i tuoi dipendenti lavorano, ma dall'altro, questo approccio si rivelerà inevitabilmente un fallimento. In Occidente, il culto del maniaco del lavoro fiorisce tra gli uomini d'affari. Credono che se non lavori 60 ore a settimana, allora sei pigro e non hai niente da fare negli affari.
Capi. Il leader non sarà sempre un uomo d'affari. Il titolare della società non può prendere parte attiva agli affari della sua società, ma il suo direttore si assume la responsabilità del funzionamento dell'intero meccanismo. Ecco perché i leader di mezzo e grandi aziende dovrebbero usare il loro tempo in modo efficace, perché il futuro dell'azienda dipende dalle loro decisioni lungo termine. Pianificare la giornata lavorativa di un manager è un modo per allocare in modo più efficace il proprio tempo tra compiti strategicamente importanti.
Ci sono molti modi per pianificare correttamente la tua giornata di lavoro. Ma uno dei più efficaci Matrice di Eisenhower. La sua essenza è la seguente.
Ci sono 4 quadrati:
Piazza A dovrebbe essere quasi sempre vuoto. Con un'adeguata pianificazione, tutti i compiti importanti dovrebbero essere sistemati nella casella B ed essere eseguiti mentre si avvicinano ad A.
Piazza B Queste sono cose importanti che ti aiuteranno a raggiungere il tuo obiettivo. Ciò include tutte le attività che devono essere completate entro 1 giorno lavorativo.
Piazza C significa casi urgenti e non importanti che devono essere trasferiti ad altre persone. Un esempio lampante questioni urgenti ma non importanti: chiama un potenziale cliente. Un dipendente può farlo, è meglio che ti concentri su altre cose.
quadrato D, significa che ci sono cose non urgenti e poco importanti che non ti avvicinano alla meta, non regalano emozioni positive e, in linea di principio, non servono. In questa casella dovresti annotare tutte le idee inutili.
Questa suddivisione dei compiti in base alla loro importanza e urgenza permette di capire a cosa bisogna prestare attenzione durante la giornata lavorativa e cosa si può tranquillamente dimenticare. La matrice aiuta non solo nei processi di lavoro, ma anche in Vita di ogni giorno. Se vuoi imparare l'inglese, è interessante per te e ti aiuterà nella tua carriera - questa è la casella B. Ma se vuoi imparare lo spagnolo solo per il gusto di conoscerlo - questa è la D e puoi tranquillamente dimenticartene esso.
Esistono diverse regole per gestire in modo efficace la propria giornata lavorativa. Per comodità, divideremo la giornata in 3 parti:
La mattina è la cosa migliore pietra miliare. A seconda di quanto hai dormito, come ti sei alzato e cosa hai fatto, dipenderanno il tuo umore, l'atteggiamento psicologico e le prestazioni.
I principi del mattino "giusto" includono quanto segue:
Il flusso di lavoro principale è costituito dalle seguenti attività:
La fine della giornata lavorativa si basa sui seguenti principi:
Se sei un leader, durante la giornata lavorativa dovresti lavorare a stretto contatto con la tua segretaria.
Ricorda che questi sono tutti suggerimenti generali. Non tengono conto delle tue caratteristiche individuali. Se è più conveniente per te fare un lavoro urgente nel pomeriggio e non al mattino, questo è un tuo diritto. Se preferisci far durare un compito grande e difficile, e questo non influisce in alcun modo sul tuo umore per un giorno, fallo durare.
La pianificazione della giornata lavorativa dovrebbe essere individuale.
Nonostante il fatto che la pratica della gestione del tempo sia saldamente radicata nelle nostre vite, la maggior parte delle persone si impegna errori tipici quando si pianifica la giornata di lavoro. Eccone alcuni.
Errore 1. Assegnazione delle priorità errata.
La matrice di Eisenhower ci dice che abbiamo cose importanti da fare. Ma molte persone possono facilmente confondere ciò che è importante per loro. Il quadrato A, che dovrebbe rimanere vuoto e responsabile di questioni urgenti e importanti, spesso si confonde con C, dove si sono accumulate questioni non importanti che richiedono un'attenzione immediata.
È importante ricordare che dovresti spendere energia esclusivamente su ciò che è importante per te in un dato momento. Dovresti lavorare per il futuro quando le cose possono essere rimandate e pianificate adeguatamente.
Errore 2. Si dedica troppo tempo alle sciocchezze.
Per spiegare perché prima di tutto è necessario fare una “base”, e solo dopo le piccole cose, useremo la Legge di Pareto. Dice che il 20% degli sforzi dà l'80% dei risultati. Cioè, quando lavori su qualcosa di importante, spendi il 20% dello sforzo e ottieni l'80% del risultato. Quando lavori sulle piccole cose, ottieni 4 volte meno risultati e spendi 4 volte più energia.
Consideriamo un piccolo esempio. Devi lanciare una campagna pubblicitaria. Se crei 10 creatività, abbinale a parole chiave e frasi, ed eseguire su siti preparati, quindi sarà il 20% del lavoro che darà l'80% del risultato. Ma se passi tempo a modificare caratteri e immagini, selezionare e rifinire frasi, cercare piattaforme aggiuntive per la pubblicità, allora spenderai molto più forza. Tutto questo dovrà essere fatto, ma dopo l'inizio campagna pubblicitaria quando raggiungi il primo risultato.
Errore 3. Mancanza di tempo per questioni personali.
Ogni persona dovrebbe avere una vita personale e libertà di scelta dell'occupazione. Se hai molto da fare e non trovi una o due ore per dedicarti al tuo hobby, allora questa è una cattiva pianificazione per la tua giornata. La pianificazione dell'orario di lavoro è importante non solo perché ti consente di fare di più. Ti dà l'opportunità di fare ciò che ami senza fretta.
In questo articolo, considereremo i principi di base della pianificazione dell'orario di lavoro e metodi efficaci la sua pianificazione.Efficace pianificazione del tempoè particolarmente importante quando hai molti compiti di fronte a te e devi affrontarli in un certo periodo di tempo. Inoltre, è altrettanto importante quanto la pianificazione del tempo del capo, così come dei dipendenti e dei subordinati. Chiunque può imparare a pianificare l'orario di lavoro, basta escludere alcuni fattori:
Errori tecnici: semplicemente non hai familiarità con i metodi e le tecniche di pianificazione dell'orario di lavoro. Inizia in piccolo: fai un elenco di cose importanti su carta;
fattori esterni- puoi seguire tutte le regole della pianificazione del tempo, ma non tutto dipende da te;
atteggiamenti psicologici: un'efficace pianificazione del tempo non aiuterà se quello che stai facendo ti sembra insignificante e noioso.
Considerane alcuni Consiglio pratico per la programmazione dell'orario di lavoro:
Metti da parte una certa quantità di tempo per completare un'attività. Cerca di scegliere l'ora in base ai tuoi bioritmi (allodola, gufo), con il tuo solito ritmo di lavoro. I compiti complessi (o solo molto voluminosi) sono divisi in parti, la cui attuazione non richiede molto sforzo;
assicurati di registrare tutte le attività nel diario per non perdere nulla;
una delle regole base della pianificazione del tempo è l'organizzazione dello spazio di lavoro. Metti le cose in ordine sul desktop, ordina i documenti elettronici in cartelle in modo da poter trovare facilmente qualsiasi informazione;
pensa seriamente: ciò a cui ti dedichi sono davvero i tuoi affari? Forse rinunciando a ciò che per te è noioso, risolverai facilmente altri problemi?
Iniziando a pianificare l'orario di lavoro, non trascurare l'ambiente circostante. Considera sempre la possibilità di influenze esterne. Ecco alcuni suggerimenti per pianificazione efficace volta:
Non esagerare con le tue capacità: assumi solo il volume di attività che sei in grado di gestire. Considera il tempo che dedichi alla famiglia, agli hobby, allo sport. Allo stesso tempo, durante la scadenza, alcuni casi possono essere rinviati per un po';
devi concederti una pausa se ti senti male. Respingendoti dagli affari per un solo giorno, puoi recuperare rapidamente il ritardo;
durante un periodo di grave cambiamento (trasloco, matrimonio, parto) non cercare di fare tutto, stabilisci delle priorità per te stesso e segui la cosa più importante;
lasciare sempre tempo agli imprevisti, risolvendo problemi urgenti, soprattutto se si lavora in un ambiente imprevedibile (broker, trader, medico, ecc.);
se il risultato del tuo lavoro dipende non solo da te, ma anche dai partner, definisci insieme l'obiettivo finale, evidenzia le responsabilità specifiche di ciascuno di voi, pianifica le fasi del tuo lavoro.
Sul pianificazione dell'orario di lavoro anche i tuoi atteggiamenti psicologici personali saranno influenzati. I tuoi pensieri e le tue convinzioni inconsciamente possono interferire con una pianificazione efficace. Consideriamone alcuni:
Tuo obiettivi di vita non ancora definito. Senza un chiaro obiettivo per il futuro, è difficile determinare di cosa e in quali proporzioni dovrebbe essere riempita la tua vita;
ti piace essere in uno stato di costante pressione del tempo. Riempi il tuo programma con altre cose interessanti in modo che sia redditizio per te completare il lavoro in tempo;
l'inazione ti spaventa. Se stai cercando di riempire ogni minuto del tuo tempo, potrebbero esserci problemi a cui non vuoi pensare nel tuo tempo libero. Forse è meglio prestare loro attenzione e trovare una soluzione?
non puoi dire "no" e sei pronto ad affrontare qualsiasi compito. In questo caso, preparati al fatto che i tuoi obiettivi personali rimarranno solo scritti sulla carta;
hai paura del fallimento. In questo caso, poniti la domanda: “Qual è la cosa peggiore che mi può capitare in caso di fallimento?”. E ricorda, il fallimento non è un vicolo cieco, ma un ulteriore passo avanti;
hai paura del successo - forse quello. Dopotutto, una nuova posizione desiderata può significare rinunciare a parte del tempo trascorso con la famiglia o gli amici. Cerca di comunicare di più con gente di successo sentire l'atmosfera del successo;
hai paura del cambiamento: questa paura viene superata dalla pianificazione passo dopo passo del movimento verso il tuo obiettivo;
hai paura di completare il progetto - per alcune persone il processo più importante del risultato. Ricorda a te stesso che completando una fase, hai l'opportunità di iniziare un altro compito interessante.
Prova alcuni di questi metodi di pianificazione dell'orario di lavoro e la tua vita diventerà molto più produttiva e luminosa.
MA Lukashenko, dottore in economia, professore, vicepresidente dell'Università finanziaria e industriale di Mosca "Synergy", consulente esperto di primo piano della società "Organizzazione del tempo"
Parlando una volta con uno estremamente impegnato Amministratore delegato, ho sentito da lui una bellissima frase: “Non perdo un minuto invano. Ho anche cenato solo con il capo contabile per risolvere tutti i problemi accumulati. In quel momento provai un misto di compassione e ammirazione per il capo contabile. Infatti, nella sua sanguinosa ora di pranzo, non può rilassarsi e riposare.
È risaputo che il lavoro di un contabile è molto difficile, responsabile, stressante. E di solito ce n'è molto. Pertanto, la maggior parte dei contabili è filosofica sul fatto che spesso devi rimanere fino a tardi o lavorare nei fine settimana per avere il tempo di fare tutto ciò di cui hai bisogno. Ma non ci sono miracoli al mondo e, nel tempo, i continui sovraccarichi si fanno sentire fatica cronica. E per una persona stanca, anche il lavoro più amato non è una gioia.
Esistono però strumenti di gestione del tempo che possono facilitare notevolmente il lavoro, renderlo più prevedibile e gestibile. Con il loro aiuto, puoi riuscire a fare tutte le cose pianificate e allo stesso tempo tornare a casa in tempo. Questo articolo è dedicato a loro.
Hai mai sentito il detto "La memoria più acuta è più stupida della matita più opaca"? In caso contrario, assicurati di metterlo in servizio, perché riflette il principio chiave della gestione del tempo: il principio della materializzazione. Dice: "Non tenere niente in testa, scrivi tutto e in un posto conveniente per trovare immediatamente, e in forma corretta, per capire te stesso dopo un po'. Di conseguenza, tutti gli strumenti di pianificazione si basano sul non cercare di ricordare le attività richieste, ma scriverle immediatamente.
Fare semplici elenchi di cose da fare è il modo più sicuro ed efficace per assicurarti di non dimenticare nulla e di fare tutto ciò di cui hai bisogno. Prendi un foglio di carta e scrivi tutto ciò che deve essere fatto oggi. Allo stesso tempo, devi dare la priorità a tutte le attività, dalle più importanti alle meno importanti. E devono essere fatti in ordine. Quindi entro la fine della giornata lavorativa, hai la certezza di fare la cosa più importante e di essere già in grado di decidere se vale la pena rimanere al lavoro per le attività rimanenti.
Quando si compila un elenco di cose da fare, è consigliabile utilizzare un modulo di immissione orientato ai risultati. Immagina di scrivere per la prossima settimana: "Ivanov, contratto". È passata una settimana, durante la quale ti sono successe molte cose eventi diversi. E quando rivedi questa voce, per la vita di te, non riesci a ricordare cosa avevi in mente, di che tipo di contratto stai parlando e cosa bisogna farne: ritirare, redigere, firmare, rescindere. .. Pertanto, nella tua voce, devi essere un verbo che denota l'azione stessa più il suo risultato. Nel nostro caso, è necessario annotare: "Inviare il contratto di prestito n. ..." a Ivanov per l'approvazione.
Con l'aiuto degli elenchi di "affari", puoi organizzare non solo la pianificazione a breve termine, ma anche a medio termine e persino a lungo termine. Per fare ciò, è necessario disporre di tre diversi elenchi di attività: per il giorno, per la settimana e per il mese (trimestre, semestre, ecc.). Avviso noi stiamo parlando su compiti che non sono legati a un tempo specifico. Ad esempio, puoi raccogliere i rapporti di viaggio in qualsiasi giorno della settimana successiva, questo non deve essere fatto rigorosamente il lunedì alle 12:00.
L'obiettivo principale di questa tecnica è rivedere regolarmente gli elenchi e trasferire le attività dall'uno all'altro. Allo stesso tempo, dovresti visualizzare l'elenco delle attività per la settimana ogni giorno. Quelle attività che sono "mature" per essere completate il giorno successivo, le trasferisci nell'elenco delle attività della giornata. "Non maturo" - lascia dov'erano. E visualizzi l'elenco delle attività a lungo termine una volta alla settimana, ad esempio il venerdì. Le attività che devono essere completate la prossima settimana, le trasferisci nell'elenco appropriato. Quindi non dimenticherai quelle attività che devono essere completate non immediatamente, ma in seguito.
A proposito, è vero anche il contrario. Dopotutto, un contabile diligente di solito cerca di "stipare" più casi nell'elenco giornaliero. Allo stesso tempo, è consapevole di non poterli soddisfare tutti fisicamente, ma spera per il meglio. Qual'è il risultato? Una persona lascia il lavoro con un affare incompiuto, formando in se stesso un complesso di perdenti. Ma al contrario, devi pianificare tutte le attività che puoi completare facilmente in un giorno e tornare a casa con un senso di realizzazione.
La tecnica di pianificazione viene implementata al meglio utilizzando MS Outlook. Utilizzando il pannello "Attività", puoi creare elenchi di cose da fare assegnando loro una categoria specifica: "Giorno", "Settimana" o "Mese". E per queste categorie, configura il raggruppamento delle attività (vedi illustrazione sotto). Quindi puoi trasferire facilmente le attività da un elenco all'altro in un secondo, solo cambiando la loro categoria. Tuttavia, questa tecnica è perfettamente implementata sia nel diario che nelle schede di pianificazione.
Ora dimmi, ti è mai successo di incontrare per caso la persona di cui hai bisogno, a cui hai un paio di domande importanti, ma è stato al momento dell'incontro che loro, come se malvagi, ti sono volate fuori di testa ? E di sicuro, i colleghi ti chiamano spesso con le parole: "Volevo dirti qualcosa, ma mi sono dimenticato ... Va bene, mi ricorderò - ti richiamerò".
Abbiamo molti compiti che devono essere svolti non in un determinato momento, ma in determinate condizioni. Ad esempio, quando riesci a catturare il direttore, devi firmare tutti i documenti con lui, discutere il rapporto, rimuovere le domande sulle apparecchiature di smantellamento, ecc. Ma a volte non riusciamo a immaginare quando possiamo parlare con lui. Ciò significa che non capiamo dove annotare tali compiti, perché è impossibile legarli a un tempo specifico. Necessario qui contestuale tecnica di pianificazione. Questo è quando c'è una serie di condizioni favorevoli per l'esecuzione di un particolare compito.
Uno dei nostri contesti è posto. Ad esempio, quando sono all'ufficio delle imposte, mi iscrivo per una riconciliazione. Quando vado in viaggio d'affari, contemporaneamente visito la nostra filiale. Cioè, i compiti sono legati a un determinato luogo.
Un altro contesto è le persone. Tutti abbiamo casi di volta in volta legati a una persona. Ad esempio, quando vedo il cliente N, devo discutere con lui un nuovo listino prezzi e una proroga del contratto. Più contesti lo sono circostanze, esterno e interno. Esempi di circostanze esterne: quando avrà il capo buon umore quando esce tale e tale legge. Le circostanze interne sono, ad esempio, una forte ondata di ispirazione o, al contrario, una riluttanza a lavorare.
Qui torniamo di nuovo ai nostri elenchi di attività, solo ora li raggruppiamo per contesti. Ad esempio, iniziamo dalle sezioni del diario sui contesti tipici. Diciamo che chiamiamo una delle sezioni "Banca" ed elenchiamo tutti i problemi che devono essere risolti mentre siamo in banca. O, ad esempio, "Progetto XXX" - e c'era un elenco di domande che devono essere chiarite per il progetto. La cosa principale è non dimenticare l'attività al momento giusto.
E ci sono molti di questi metodi di pianificazione contestuale. Ad esempio, scrivi le domande su una nota adesiva che devi assolutamente girare a una riunione e metti questo pezzo di carta nella custodia degli occhiali. E sai che la prima cosa che fai in ogni riunione è tirarti fuori e mettere gli occhiali. Di conseguenza, le domande per la discussione ricorderanno a se stesse.
Puoi preparare cartelle contestuali per diverse occasioni. Ad esempio, sai che tra un anno il tuo ufficio verrà ristrutturato con la sostituzione dei serramenti. Ottieni una cartella "Riparazione" e inserisci tutti gli articoli "contabili", lettere del Ministero delle finanze e del Servizio fiscale federale su questo argomento, ecc. Credimi, quando arriva il momento di prendere in considerazione i costi di riparazione, il contenuto di la cartella ti sarà di grande aiuto e ti farà risparmiare un sacco di tempo.
Puoi saperne di più sulla gestione del tempo in MS Outlook dal libro: G. Arkhangelsky. "Formula del tempo". Può facilmente configurare il tuo computer per automatizzare il tuo sistema di pianificazione personale.Quando si pianifica con MS Outlook, le categorie assegnate alle attività possono essere utilizzate come contesti. Ad esempio, puoi creare le categorie "Capo", "Banca", "Imposte", "Progetto XXX", ecc. E quando sorgono determinati compiti, aggiungili immediatamente alla categoria desiderata. Quando il tuo capo ti chiama, puoi aprire la "sua" categoria, vedere tutti i compiti ad essa collegati e risolverli rapidamente.
Nella pratica aziendale, un improvviso cambio di compiti - evento comune e questo è decisamente deprimente. Tuttavia, possiamo pianificare le cose in modo che i cambiamenti causino poco o nessun danno ai nostri piani. Per questo, è conveniente utilizzare l'algoritmo di pianificazione rigido-flessibile. Implica la divisione delle nostre attività quotidiane in tre tipi.
Primo tipo- questo è compiti difficili, la cui esecuzione è legata a un tempo determinato. La loro pianificazione è abituale: li scriviamo semplicemente sulla griglia temporale del diario. Ad esempio, alle 10 - una riunione, alle 12 - chiama la sicurezza sociale, alle 17 - una riunione.
Secondo tipo - incarichi flessibili, non legato al tempo. Ad esempio, è necessario scrivere una lettera di presentazione per un chiarimento. E non importa quando lo fai: alle 11 del mattino o alle 3 del pomeriggio. La cosa principale è oggi.
E infine terzo tipo- questo è compiti preventivati richiedendo un budget di tempo. Ad esempio, per redigere un bilancio per 9 mesi. È chiaro che non è questione di un minuto, avrai bisogno di almeno un paio di giorni.
Il principio di un approccio rigido-flessibile alla pianificazione della giornata è di non includere nella griglia dell'orologio quei compiti che non sono strettamente legati a un'ora specifica. Per fare ciò, dividiamo la pagina del nostro diario a metà verticalmente.
(1) Nella griglia dell'orologio, registriamo solo compiti difficili. Inseriamo qui anche le attività preventivate, assegnando loro il budget di tempo necessario.
(2) Sul lato destro del diario scriviamo un elenco di tutti i compiti flessibili, allineandoli per priorità.
Quindi, abbiamo davanti ai nostri occhi l'intero quadro della giornata. Sappiamo quali sono le cose difficili e quanto tempo abbiamo a disposizione. Capiamo quali attività che richiedono tempo devono essere svolte e abbiamo tempo riservato per loro. Allo stesso tempo, vediamo chiaramente il tempo libero e affrontiamo con calma compiti flessibili. Se emergono nuovi compiti, dobbiamo solo ridefinire le priorità e, se necessario, cambiare la sequenza delle operazioni. In generale, il piano non cambia.
Riassumendo la pianificazione della giornata, mettiamo in evidenza le regole di base.
1. All'inizio della giornata lavorativa, destiniamo 5-10 minuti alle attività di pianificazione. Idealmente, dovrebbero essere pianificati la sera. Ma questo non sempre funziona, inoltre, alla vigilia potremmo non essere a conoscenza di alcune questioni urgenti. Quindi la sera puoi indovinare piano approssimativo giorno, e quando vieni al lavoro, chiarisci con calma se ci sono questioni urgenti.
2. Inseriamo solo compiti difficili nella griglia del tempo.
3. Il programma della giornata, redatto in modo tale che ogni riga del diario sia occupata, è già di per sé faticoso e snervante. Pertanto, la quantità di tempo pianificato non deve superare il 70% dell'orario di lavoro totale. 30% per imprevisti. Cerca di avere più "aria" nel tuo piano, cioè tempo di riserva. Più è, maggiore è la probabilità che il piano venga soddisfatto e allo stesso tempo rimarrai in buona salute e buon umore.
