nós desenvolvemos instruções passo a passo para a organização de viagens em 2019. O artigo contém amostras e formulários de todos os documentos para envio de um funcionário em viagem de negócios.
A partir de 1º de janeiro, a lista de documentos para documentos de viagem foi alterada. Lista completa Veja o artigo da revista "Simplificação".
Os certificados de viagem não são válidos em 2019, de fato, o cancelamento ocorreu em 2015, quando, pelo Decreto do Governo da Federação Russa nº 1595, foram feitas alterações no parágrafo 7 do Decreto do Governo da Federação Russa de outubro 13.2008 nº 749 “Sobre as peculiaridades do envio de funcionários em viagens de negócios”, substituindo a exigência de emissão de certificado de viagem pela condição de que o período efetivo de permanência em viagem de negócios seja determinado com base nos documentos de viagem.
A cláusula 6ª também foi totalmente excluída pela mesma resolução, afastando o empregador da obrigatoriedade de elaborar uma designação de trabalho para descrever o objetivo da viagem de negócios do empregado.
Ao mesmo tempo, ninguém tirou o direito de emitir folhas de viagem. Se o empregador decidir apoiar o fato da viagem de negócios do funcionário com esse documento, a organização ou o empresário poderá desenvolver o formulário por conta própria ou tomá-lo como base forma anterior T-10.
Qualquer subsídio pode ser definido, incluindo regulamentos internos que podem prever diferentes valores de subsídio diário para diferentes cargos, bem como para diferentes locais de viagens de negócios.
No entanto, de acordo com o art. 217 do Código Tributário da Federação Russa, existe um subsídio diário máximo a partir do qual o imposto de renda não é cobrado. Esses valores são 700 rublos. para viagens de negócios na Rússia e 2.500 rublos. para viagens de negócios ao exterior. Como calcular contribuições de diárias acima do limite, informações no artigo
Você pode manter os documentos para uma viagem de negócios online gratuitamente em nosso programa. Ele permite que você mantenha registros fiscais e contábeis e prepare documentos primários e relatórios com um clique. Tenha acesso ao programa por 365 dias. A consulta sobre todas as questões contabilísticas está disponível para os utilizadores 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Uma pequena folha de dicas na tabela informará como enviar um funcionário em uma viagem de negócios em 2019 na Rússia:
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Motivo do envio em viagem de negócios |
Ordem escrita do gerente |
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Data de início da viagem |
Data de partida, confirmada por documentos de viagem ou memorando. |
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Data final da viagem |
Data de chegada, confirmada por memorando ou documentos de viagem. |
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Subsídio diário |
700 esfregar. (subcláusula 3, artigo 217 do Código Tributário da Federação Russa) |
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Relatório prévio, acomodação e documentos de viagem, memorando |
Para uma viagem de negócios ao exterior, a folha de dicas é a seguinte:
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Data de início da viagem |
Data do carimbo ao cruzar a fronteira da Federação Russa (se for uma viagem de negócios a países que, nos termos das relações intergovernamentais, não coloquem esse carimbo, a data é determinada pelos documentos de viagem). |
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Data final da viagem |
A data anterior à data do carimbo de passagem de fronteira (ou similarmente, a data determinada pelos documentos de viagem). A diária para o dia de entrada é calculada de acordo com as normas da Rússia. |
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Subsídio diário |
2 500 esfregar. (subcláusula 3, artigo 217 do Código Tributário da Federação Russa) |
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Base para provisionamento de despesas de viagem |
Relatório antecipado, documentos de hospedagem e viagem, memorando (existem dois posicionamentos opostos do Ministério da Fazenda e da Receita Federal quanto à necessidade de tradução de documentos de viagem e documentos de residência em viagens de negócios ao exterior, a fim de evitar disputas, é melhor traduzir esses documentos linha por linha). |
2. Dependendo do procedimento estabelecido na empresa, pode também ser emitido um certificado de viagem. Aqui você pode baixar seu formulário, bem como uma amostra de preenchimento.
3. Para confirmar a viagem de negócios, são utilizados documentos de viagem, documentos de pagamento de alojamento ou, na falta destes, é emitido um memorando. Em nosso site, você pode baixar uma amostra desse memorando.
4. Ao final da viagem, faça um relatório prévio.
Não há exceções para o CEO. Sua viagem de negócios é emitida de acordo com regras gerais. Assim, como se apresentar para uma viagem de negócios em 2019 não depende do cargo da pessoa destacada.
A única diferença é que uma organização pode estabelecer aumento de diárias para o diretor da empresa por meio de ato normativo interno, mas a questão da tributação das diárias não mudará - todo o valor excedente à norma será a base de cálculo Imposto de renda pessoal.
A documentação de uma viagem de negócios em 2019, caso tenha durado apenas um dia, possui uma funcionalidade relacionada ao cálculo de diárias.
Para uma viagem de negócios de um dia sem cruzar a fronteira da Federação Russa, não são fornecidas diárias. Para viagem de negócios com duração de um dia ao exterior, são fornecidas ajudas de custo dentro de 50% da norma (artigo 20º da Resolução nº 749).
Lembre-se de que o empregador pode definir o tamanho do subsídio diário a seu critério, mas se esses subsídios diários excederem a norma, eles terão que pagar imposto de renda pessoal.
De resto, os requisitos para a composição de documentos são idênticos aos de uma viagem de negócios de duração normal.
Para uma viagem de negócios em 2019, as novas regras contabilísticas implicam a possibilidade de confirmar uma viagem sem documentos de viagem com memorando com cheques anexos de gasolina, por exemplo. Se não houver cheques de gasolina, para determinar o horário da viagem, eles contam com documentos de residência ou apenas com as informações obtidas no memorando do funcionário. Nesse caso, os termos não podem ultrapassar os limites originalmente especificados na ordem do caput.
O procedimento previsto no envio de empregado em viagem de negócios é regulamentado pelo já citado Decreto nº 749.
Além disso, o procedimento para o pagamento de diárias e outros reembolsos de despesas associadas a uma viagem de negócios é estabelecido no art. 168 do Código do Trabalho da Federação Russa. Conforme mencionado acima, uma organização ou um empresário tem o direito de emitir um certificado de viagem, como antes de 2015.
Tendo recebido a confirmação das despesas de viagem em 2019, o contador fará os seguintes lançamentos:
Neste artigo você encontrará
Registro de viagem de negócios deve cumprir todos os requisitos legais. O trabalhador que se desloque em viagem de negócios deve dispor de todas as garantias previstas na legislação laboral:
O procedimento e o montante do reembolso das despesas associadas às deslocações de negócios são determinados de acordo com o disposto no artigo 168.º Normas do trabalho. As garantias adequadas também se aplicam aos trabalhadores a tempo parcial. trabalho em meio período ganhos médios durante o tempo gasto em viagem de negócios, você precisa economizar apenas com o empregador que o enviou em viagem de negócios. Se um funcionário for enviado simultaneamente em viagem de negócios e no local principal de trabalho, bem como em meio período, o salário médio de ambos os empregadores deve ser mantido.
Deve-se levar em consideração que algumas categorias de funcionários podem ser enviadas em viagem de negócios apenas com seu consentimento por escrito, também na ausência de proibição de viagem de negócios devido a um relatório médico. Esta regra se aplica a:
O empregador não tem o direito de enviar funcionários das seguintes categorias em viagem de negócios:
Duração da viagem de negócios
O empregador tem o direito de definir qualquer período de viagem de negócios em função da complexidade, volume e outras características da viagem. Não indica a duração máxima da viagem. Portanto, uma viagem de negócios pode durar o tempo que você quiser.
Ao mesmo tempo, a questão da duração mínima da viagem não foi resolvida. Uma viagem com duração superior a 1 dia pode ser reconhecida como uma viagem de negócios. Ao mesmo tempo, uma viagem de menos de 24 horas não é considerada uma viagem de negócios.
No entanto, na prática, empresários e empresas costumam enviar funcionários em viagens de 1 dia, registrando-as como viagens de negócios padrão - com o pagamento de diárias, compensação de viagens, etc.
O Decreto do Governo da Federação Russa de 29 de dezembro de 2014 nº 1595 fez algumas alterações nos requisitos para a emissão de documentos de viagem. De acordo com a alínea e) do n.º 26 do Fornecimento, o trabalhador não é obrigado a fornecer o certificado de viagem. Ao enviar um funcionário em viagem de negócios, deve ser emitido um pacote com os seguintes documentos:
Etapa 1. Emita um pedido para enviar em uma viagem de negócios. Para enviar um funcionário em viagem de negócios, primeiro você precisa emitir um pedido. Você pode usar o formulário T-9 (ou o formulário T-9a se vários funcionários fizerem uma viagem de negócios), aprovado pelo Decreto do Comitê Estatal de Estatística da Rússia de 05.01.04 No. 1. No entanto, este formulário não é considerado obrigatório, a empresa tem o direito de desenvolver seu próprio Existe uma amostra Se você trabalha com formulário unificado do Comitê Estadual de Estatística, a linha que menciona a atribuição de serviço deve ser excluída. Desde 2015 não é necessário elaborar.
Etapa 2. Registre o envio de um funcionário no registro de viagem de negócios. O formulário da revista foi aprovado de acordo com a ordem do Ministério da Saúde e Desenvolvimento Social da Rússia de 11 de setembro de 2009 nº 739n. É necessário preencher os seguintes dados neste diário - o nome completo do funcionário da viagem, o nome da empresa para a qual é enviado, o destino. Dado o cancelamento de certificados de viagem a partir de 2015, coloque um traço na linha sobre o certificado de viagem. Chama a atenção o fato de que em breve o Ministério da Saúde aprovará um novo formato da revista.
Etapa 3. Preencha a planilha de horas. Também é possível usar os formulários de quadro de horários unificados T-12 e T-13, há uma amostra aprovada pelo Decreto do Comitê Estadual de Estatísticas da Rússia datado de 05.01.04 nº 1. Dias de viagem de negócios durante os quais o funcionário está ausente de o local de trabalho deve ser preenchido com o código K. Quando um funcionário trabalha em dia de folga, é necessário indicar 2 códigos na folha de ponto: K e RV. Deve-se lembrar que o trabalho em dia de folga, de acordo com o artigo 153 do Código do Trabalho da Federação Russa, é pago pelo dobro da taxa.
Etapa 4. Emita um relatório prévio. Ao retornar de uma viagem de negócios, o colaborador deve preencher um relatório com antecedência em até 3 dias úteis, entregando-o ao departamento de contabilidade. Aconselhamos a lembrá-lo dos prazos, pois após uma viagem de negócios, muitas vezes o funcionário vai imediatamente para o trabalho atual acumulado. O funcionário no relatório antecipado no formulário AO-1 possui uma amostra indicando os valores que foram gastos como parte da viagem. Observe que há um prazo de 3 dias para enviar um relatório financeiro para viagens de negócios nacionais e estrangeiras. Caso o empregado tenha retornado de viagem de negócios em final de semana ou feriado, o prazo previsto deverá ser contado a partir do 1º dia útil seguinte ao dia do retorno.
O funcionário deve anexar documentos que comprovem suas despesas ao relatório de despesas. Tais provas podem ser ordens de recebimento, cheques, recibos, contratos, etc. Não é mais necessário emitir certificados de viagem. Eles foram usados para confirmar o fato e o tempo de permanência do funcionário no local da viagem de negócios. Agora, a prova da presença real de um funcionário em uma viagem de negócios são os documentos de viagem - uma passagem de trem, uma passagem aérea etc.
Como confirmar os termos de uma viagem de negócios se o funcionário dirigia seu próprio carro? Neste caso, deve ser elaborado um memorando sob qualquer forma, refletindo a duração física da viagem, anexando documentos que comprovem o uso do carro - recibos, faturas, guia de remessa, recibos de caixa, etc.
O subsídio diário é devido a um empregado por cada dia de viagem de negócios, incluindo feriados, dias de folga, dias de viagem. Cada empregador pode fixar o valor da ajuda de custo diária que considere adequado.
Os subsídios diários na contabilidade fiscal são baixados como despesas sem limitação. As diárias são isentas do NFDL dentro do limite - para uma viagem de negócios no país 700 rublos por dia, para viagens de negócios ao exterior - 2,5 mil rublos por dia. Se a empresa tiver definido o valor da diária acima dos valores especificados, será necessário pagar o excesso do imposto de renda pessoal.
Para viagens de negócios com duração inferior a 24 horas, não são devidas diárias. Embora a maioria das empresas efetue seu pagamento. O Ministério das Finanças propôs essa opção contábil. Caso os documentos comprovativos sejam fornecidos pelo trabalhador, o subsídio diário deve ser considerado como reembolso de outras despesas associadas à viagem de negócios. eles estão dentro este caso estão completamente isentos de NFDL. Se não houver documentos, deve ser aplicado um limite, semelhante a viagens de negócios mais longas.
Há exemplos na prática de arbitragem quando os juízes confirmaram que, durante uma viagem de negócios de um dia, as diárias são isentas de contribuições para a FIU.
Pagamento de viagem. O custo de mudança para o local de viagem de negócios e de volta pode incluir custos com base nos parágrafos. 12 p. 1 art. 264 do Código Tributário da Federação Russa. Você pode aplicar o IVA "input" à dedução. Quando o reembolso de despesas de viagem a um trabalhador de viagens, o imposto de renda pessoal e os prêmios de seguro não precisam ser retidos.
Mas essas normas só podem ser aplicadas se os custos de viagem forem confirmados por documentos primários. Caso o funcionário tenha se deslocado até o local em transporte regular, deverá ser fornecido o título de transporte. Não é necessário que um bilhete do formulário prescrito seja fornecido. A principal exigência é indicar no bilhete os dados, o carimbo e a assinatura do transportador, os nomes dos pontos de partida e chegada e o preço.
No caso de táxi, são utilizados como documentos comprovativos a ordem de prestação de transporte para o transporte de passageiros e bagagens e o recibo de pagamento dos serviços de táxi de passageiros.
Para viagens aéreas, é necessário fornecer 2 documentos principais - uma passagem com indicação do preço e um cartão de embarque.
Pagamento de habitação. Os recursos gastos com hospedagem para um funcionário de viagens podem ser levados em consideração pela empresa ao tributar os lucros. Ao mesmo tempo, a empresa tem o direito de amortizar o custo dos serviços adicionais do hotel (exceto restaurantes, bares, saunas, academias de ginástica, serviço de quarto).
Ao reembolsar os custos de moradia a um funcionário, o imposto de renda pessoal não é necessário.
Mas essas normas só podem ser usadas em uma situação em que os custos de moradia sejam confirmados por documentos primários - um formulário de relatório estrito, desenvolvido de forma independente pelo hotel. É obrigatório indicar nele os detalhes listados no parágrafo 3 da disposição do Decreto do Governo da Federação Russa de 06.05.08 No. 359. Nesse caso, é necessária a indicação no formulário e o valor do IVA.
Na prática, as autoridades fiscais costumam fazer reclamações se um NIF “estrangeiro” ou inexistente for indicado no documento do hotel. No entanto, nesta matéria, a prática da arbitragem é positiva para os contribuintes.
Pagamento de alimentos. Segundo o fisco, é necessário pagar as refeições em viagem de negócios em detrimento das diárias. Portanto, se um funcionário reembolsar os custos de alimentação separadamente, esses custos não podem ser levados em consideração ao tributar os lucros, eles são obrigados a pagar imposto de renda pessoal e prêmios de seguro.
Mesmo que a empresa não pague nenhuma diária, mas apenas compense as despesas com alimentação, essas despesas não reduzirão os lucros e serão incluídas na base do imposto de renda e contribuições pessoais.
Ao mesmo tempo, deve-se notar que existem práticas conflitantes em esse assunto. Alguns dos casos da empresa ganharam, mas às vezes os inspetores também ganham. Ainda assim, é mais seguro evitar conflitos, não refletir o custo dos alimentos na contabilidade tributária, é melhor pagar imposto de renda e contribuições pessoais.
Praticante diz
Jan Hare, Diretor Geral Adjunto para Desenvolvimento de Negócios Corporativos, Consultoria em Gestão de Viagens
Apesar da revolução no mercado de telecomunicações, é difícil imaginar os negócios atuais sem viagens de negócios. Devido à distribuição ideal do orçamento, é possível obter a otimização do seu orçamento de viagens.
Primeiro, é necessário formar as regras das viagens de negócios. Este regulamento será útil mesmo que haja várias viagens de negócios por ano. Você deve indicar no documento as regras de voo, acomodação, planejamento do orçamento de viagens. Os voos domésticos em algumas empresas são organizados apenas na classe econômica. Para companhias internacionais, pode-se estabelecer a seguinte regra - até 3 horas de voo em classe econômica, para um voo mais longo, a classe executiva é preferencial. Freqüentemente, o valor dos custos também depende da posição do especialista.
Não perca tempo analisando seu orçamento de viagens de negócios. Graças a isso, é possível identificar decisões ineficientes na hora de organizar uma viagem com otimização de custos.
As viagens de negócios ao exterior envolvem algumas peculiaridades. As diárias fornecidas em moeda estrangeira devem ser convertidas em rublos à taxa de câmbio do dia em que são emitidas. O valor da diária, isenta de imposto de renda pessoal, por dia, em viagens ao exterior, não é de 2,5 mil rublos, mas de 700 rublos.
Se as despesas de viagem forem pagas em moeda estrangeira, seu custo deve ser convertido em rublos. Nesse caso, você precisa usar a taxa indicada pelos documentos para a compra de moeda.
O salário médio que um funcionário recebeu durante uma viagem de negócios será considerado sua renda, recebida de uma fonte na Federação Russa. Se o funcionário estiver em viagem ao exterior por um curto período de tempo, mantendo o status residente fiscal, o imposto de renda pessoal de seus rendimentos médios será considerado à alíquota de 13%. Em caso de perda do estatuto fiscal, aplica-se uma taxa de 30%.
1. Definir os princípios estratégicos da organização de viagens. A principal condição é obter o máximo retorno dos funcionários em viagens de negócios. As seguintes prioridades são necessárias - trabalho produtivo fora, com retorno rápido ao escritório. Portanto, as viagens aéreas são mais preferíveis do que as travessias ferroviárias, apesar dos altos custos. Você não deve comprar passagens para funcionários no trem apenas em um compartimento para garantir uma viagem confortável para eles.
É necessário definir com antecedência os principais planos dos funcionários para viagens de negócios, tornando-os o mais ricos possível. A rota deve ser calculada de forma que o funcionário possa lidar com a quantidade máxima de trabalho possível durante uma viagem. Uma empresa pode ajudar um funcionário oferecendo não apenas comunicação corporativa, mas também Internet móvel.
Outra circunstância importante é que os processos de trabalho não devem sofrer enquanto o funcionário estiver ausente. Para um alinhamento indolor dos planos conjuntos, você deve inserir um "horário de ausência" no portal eletrônico corporativo. Indique nele todas as viagens planejadas com pelo menos uma semana de antecedência - anotando o nome, local da viagem de negócios, datas de ausência.
2. Conduza negociações virtuais. Se não houver necessidade de presença física nas negociações, ou você tiver um orçamento limitado, pode pensar na opção de negociações virtuais. Para isso, várias tecnologias úteis estão disponíveis hoje, incluindo o serviço de videoconferência de telepresença pública com gráficos de alta definição e efeito imersivo.
3. Nomeie um responsável. O gerente do escritório pode ser responsável pela organização de viagens de negócios. Ele planejará viagens, solicitará as passagens mais econômicas, selecionará horários de planejamento, pesquisará hotéis, providenciará vistos, etc.
O próprio funcionário não está impedido de se preparar para a viagem. Se for planejada uma viagem de negócios para outro país, ou para uma região muito remota do país, o próprio colaborador pode saber a previsão do tempo, elaborar um mapa da região, estudar as particularidades do local para entender melhor a situação e evitar possíveis problemas.
O principal no planejamento de viagens de negócios é informar o funcionário responsável sobre a viagem o mais rápido possível e elaborar os documentos para a viagem.
Ele fala CEO
Andrei Medvedev, Diretor Geral Industrial Power Machines, Moscou
Existem tais limites para viagens de negócios dentro do país em nossa empresa. O subsídio diário é fixado em 1500 rublos. Hotel - não mais que 5 mil rublos por dia. A prática confirma que esse é o custo médio de participar de uma viagem de negócios, proporcionando conforto suficiente aos funcionários sem frescuras. Também prevê o reembolso do serviço de táxi caso o empregado viaje com bagagem. A diária máxima para viagens de negócios ao exterior é de 2,5 mil rublos.
Os gastos com viagens podem ser controlados por meio de cartões bancários virtuais que não possuem suporte material e são destinados a compras online. Esses cartões podem ser vinculados a uma única conta corporativa com gerenciamento centralizado.
4. Controle de despesas e relatórios. O gestor precisa controlar as viagens de seus funcionários, a validade dos gastos. É importante que os funcionários entendam a lista de documentos exigidos como parte do relatório de viagem.
Os funcionários dentro de 3 dias após a viagem devem entregar os documentos relevantes (contas, passagens) ao gerente do escritório. Se um funcionário não fornecer nenhum dos documentos comprobatórios, por exemplo, nem em todos os lugares em que ele pode emitir um cheque de um táxi, você pode acreditar em nossa palavra.
Com base nos resultados da viagem de negócios, os colaboradores devem fornecer um relatório sobre o trabalho realizado, com descrição detalhada dos resultados das negociações e reuniões realizadas. Os funcionários que estavam em treinamento também podem fornecer uma cópia do certificado para relatórios.
A elaboração de um relatório prévio sobre os resultados de uma viagem de negócios deve ser confiada ao departamento de contabilidade, esta opção é mais confiável.
Praticante diz
Júlia Kutina, Diretor Executivo, Associação de Turismo de Negócios, Moscou
Na minha opinião, a política de viagens (estatuto das viagens de negócios) é pré-requisito para uma gestão bem-sucedida de viagens corporativas. Recomendo que a política de viagens estabeleça os limites de custos permitidos para viagens de negócios, com regulamentação estrita dos limites superiores dos preços de hospedagem em hotéis, regulando a categoria das passagens aéreas, o valor das despesas de hospitalidade, a disponibilidade de uma transferência, etc. ao mesmo tempo, padrões uniformes devem ser aplicados para todos os níveis de especialistas para que haja efeito de desmotivação.
Somente com a regulamentação documental dos padrões de classe será possível explicar razoavelmente ao funcionário por que ele é forçado a morar em tal hotel ou voar na classe econômica.
Consultoria em Gestão de Viagens (TMC)- um dos líderes mercado russo Turismo de negócios. A empresa oferece aos seus clientes uma solução profissional para um conjunto de tarefas relacionadas com a organização de viagens e viagens de negócios.
Andrey Medvedev formou-se em Yaroslavl Universidade Estadual eles. P. G. Demidova (Faculdades de Informática e Engenharia de Computação e Economia). Trabalhou na trading "Avtodiesel" como especialista líder do departamento de vendas e vice-chefe do departamento de marketing. Um dos iniciadores da criação em 2005 do grupo de engenharia "Industrial Power Machines".
GK "Máquinas Elétricas Industriais"é especializada na engenharia e produção de equipamentos especiais baseados em motores a diesel. Fundada em 2005. Funcionários - 300 funcionários.
Associação Turismo de Negócios- uma associação independente de compradores corporativos de serviços de viagens. Sócio da Association of Corporate Travel Managers (ACTE) e da German Business Travel Association (VDR). Colabora com os principais provedores de serviços de viagens de negócios.
Ao mesmo tempo, os contribuintes devem lembrar que as garantias e compensações previstas, inclusive as relativas a viagem de negócios, aplica-se apenas a funcionários que celebrou contrato de trabalho com a organização. Os funcionários que trabalham sob um acordo GPC (civil law) não estão sujeitos à legislação trabalhista e outros atos que contenham legislação trabalhista de acordo com as disposições.
Idêntica regra consta do § 2º da Resolução nº 749:
Funcionários enviados em viagens de negócios nas relações trabalhistas com um empregador.
Nota: Não são consideradas outras viagens de negócios.
Conseqüentemente, se um funcionário trabalha em uma empresa sob um contrato GPC, enviá-lo em uma viagem para fins oficiais não é uma viagem de negócios. Isso significa que a organização não tem obrigação de compensar esse funcionário pelas despesas de viagem. Portanto, para não aumentar o preço do contrato GPC (valor da remuneração) pelo valor das despesas associadas a uma viagem de negócios, bem como não pagar impostos "extras", a possibilidade de pagar valores indenizatórios ao executor do pedido deve estar prevista no contrato GPC (de natureza civil).
Tanto na área fiscal quanto na contábil, ao refletir as transações comerciais relacionadas a viagens de negócios, há todo complexo tarefas e questões que a contabilidade deve resolver. O envio de funcionários em viagens de negócios faz parte da relação de trabalho entre os funcionários e a organização. Esta edição é dedicada.
De acordo com este capítulo, é necessário aplicar pedido especial pagamentos de folha de pagamento com viajantes de negócios. Afinal, quando um funcionário é enviado em viagem de negócios, é garantido a ele a preservação de: 1) local de trabalho (cargo), 2) remuneração média, bem como reembolso das despesas associadas à viagem de negócios de acordo com o provisões.
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De acordo com os requisitos, no caso de envio em viagem de negócios, o empregador é obrigado a reembolsar o empregado:
Além do acima, para despesas de viagem relacionar:
O procedimento e o valor do reembolso das despesas diárias associadas às viagens de negócios são determinados por um acordo coletivo ou ato regulatório local. Assim, o Código do Trabalho as normas não são definidas pagamentos de compensação para reembolso de despesas de viagem. Os empregadores têm o direito de determinar de forma independente em um acordo coletivo ou ato regulatório local (por exemplo, um regulamento sobre viagens de negócios), o procedimento e o valor do reembolso das despesas associadas a viagens de negócios, incluindo o valor da diária paga.
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Para documentar transações comerciais relacionadas a viagens de negócios, os formulários unificados aprovados pelo Resolução do Comitê Estatal de Estatística da Federação Russa de 05.01.2004 No. #1"Na aprovação de formas unificadas de documentação contábil primária de trabalho e seu pagamento":
contém informações sobre o objetivo da viagem do funcionário e seus resultados finais. É a base para emitir um pedido no formulário T-9 e serve para confirmar a viabilidade econômica das despesas de viagem.
Você pode emitir uma orientação para uma viagem de negócios aos funcionários de acordo com o desenvolvimento independente Despacho (ORDEM) do empregador por um certo período, para exercer função oficial fora do local de trabalho permanente (artigo 3º da Resolução nº 749). De acordo com o parágrafo 6 da Resolução, propósito da viagem de negócios empregado é determinado pelo chefe da organização de envio e indicado na atribuição do trabalho, que é aprovado pelo empregador.
LLC "GASPROM"
TIN 4308123456, KPP 430801001, OKPO 98756423
nome completo da organização
ORDEM Nº 90
sobre o envio de um funcionário em uma viagem de negócios
Moscou 20.08.2019
Envie Aleksey Ivanovich Petrov em uma viagem de negócios.
Destino - Rússia, Yekaterinburg, OOO " empresa de fabricação"Mestre"".
A posição do funcionário é o ajustador de equipamentos.
Loteamento estrutural - oficina de engenharia.
O período da viagem de negócios é de 24 a 26 de agosto de 2019 (3 dias corridos).
Tarefa de serviço - reparo e ajuste de equipamentos.
Transporte (sublinhado) – público/pessoal/serviço/transporte de terceiros.
A viagem de negócios é realizada às custas da LLC “Empresa de Produção “Master””.
Diretor _________ A.V. Ivanov
Familiarizado com a ordem:
Ajustador de equipamento _____________ A.N. Petrov
O envio de um funcionário em viagem de negócios fora da Federação Russa é realizado por ordem do empregador sem autorização de viagem, exceto nos casos de viagens de negócios aos estados membros da CEI com os quais foram concluídos acordos intergovernamentais, com base nos quais as autoridades de fronteira não fazem anotações sobre a passagem da fronteira do estado em documentos de entrada e saída (Resoluções).
São 5 anos (para viagens de negócios estrangeiras de longo prazo - 10 anos).
O documento não é obrigatório a partir de 8 de janeiro de 2015. Se alguém usar este documento em sua prática, você poderá fazer o download:
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O dia de saída em viagem de negócios e o dia de saída de viagem de negócios que caia em fins de semana ou feriados devem ser pagos pelo menos duas vezes o valor. O mesmo se aplica aos dias passados na estrada durante uma viagem de negócios.
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Se uma viagem a negócios foi feita em carro de empresa de transporte terceirizada sem emissão de passagens, o período de permanência em viagem de negócios pode ser determinado por memorando e documentos que comprovem o percurso do transporte. Na ausência de documentos de viagem, a duração da estadia do funcionário em viagem de negócios será confirmada por um memorando e (ou) outro documento da parte anfitriã confirmando a duração real da estadia do funcionário em viagem de negócios.
Nota: Carta do Serviço Fiscal Federal da Rússia em uma carta datada de 24/11/15 nº SD-4-3 / 20427.
De acordo com o Regulamento sobre as peculiaridades do envio de funcionários em viagem de negócios (aprovado pelo Decreto do Governo da Federação Russa de 13 de outubro de 2008 nº 749
O parágrafo 7 do Regulamento diz: o período real de permanência de um funcionário no local da viagem de negócios é determinado pelos documentos de viagem apresentados pelo funcionário ao retornar de uma viagem de negócios. Se por algum motivo não houver documentos de viagem, o período real de permanência do funcionário em viagem de negócios é confirmado pelos documentos de contratação de moradia. Na ausência de tal, o funcionário envia um memorando e (ou) outro documento da parte receptora confirmando a duração real da estada do funcionário em viagem de negócios (ver também carta de Rostrud datada de 19/10/15 nº 2450-6 -1).
Caso a viagem tenha sido realizada em transporte oficial, pessoal ou em carro de terceiros (por procuração), o empregado deverá anexar ao boletim de serviço carta de porte, folha de itinerário, boletos, recibos, recibos de caixa e demais documentos que comprovem o percurso do transporte.
As disposições sobre viagens de negócios não cobrem todas as opções possíveis para um funcionário viajar em uma viagem de negócios. Em particular, este documento não especifica como determinar o tempo de permanência de um funcionário no local da viagem de negócios se a viagem foi feita em um carro de uma empresa terceirizada de caminhões (com base em um contrato relevante), em que os bilhetes são não emitido.
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A Receita Federal entende que para quaisquer situações em que a viagem não deva ser acompanhada da emissão de documentos de viagem, deve-se orientar pelo disposto no parágrafo segundo da cláusula 7ª do Regulamento de viagens de negócios. Ou seja, o período de permanência de um funcionário em viagem de negócios pode ser determinado por meio de memorando e documentos que comprovem a utilização desse transporte para deslocamento de ida e volta ao local da viagem de negócios (cartas de transporte, planilhas de itinerários, notas fiscais, recibos, recibos de caixa e outros documentos comprovativos da via de transporte) . Ao mesmo tempo, o período especificado no memorando do funcionário não deve exceder o período fixado na decisão relevante do chefe sobre o envio do funcionário em viagem de negócios.
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A partir de 2017, os segurados não poderão economizar nos prêmios de seguro devido ao aumento dos subsídios de viagem. Foram feitas alterações ao Código Tributário da Federação Russa, segundo o qual apenas diárias dentro dos limites estabelecidos () não estão sujeitas a prêmios de seguro.
Nota: Subsídio de diárias para fins fiscais para viagens de negócios na Rússia e viagens de negócios ao exterior (.pdf 120 Kb)
Para viagens de negócios na Rússia, o limite diário permitido é 700 rublos e para viagens ao exterior - 2 500 rublos.
As empresas e os empresários individuais têm o direito de não alterar a ajuda de custo diária aprovada. Mas é preciso levar em conta o fator que aumento da diária você terá que pagar os prêmios de seguro do excesso.
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Será necessário levar em consideração diárias ao calcular o imposto de renda. As diárias no valor aprovado em convenção coletiva ou despacho do chefe podem ser contabilizadas integralmente nas despesas.
A forma da ordem sobre o estabelecimento de subsídios diários é arbitrária. No texto do despacho, indicar o período para o qual é estabelecida a diária, as características das viagens de negócios e o valor da diária.
Nota: Descarregue o despacho sobre a fixação das ajudas de custo (.docx, 17 Kb)
As diárias são emitidas como parte de um adiantamento para uma viagem de negócios, tendo em conta a duração prevista da viagem (artigo 168.º do Código do Trabalho).
E se você pagar diárias não como parte de um adiantamento em uma viagem de negócios? Por exemplo, quando o funcionário voltar, dê-lhe dinheiro, tendo em conta termo real viagens. Neste caso, terá de calcular e pagar adicionalmente uma indemnização pelo atraso no pagamento das ajudas de custo - por analogia com a indemnização por atraso salarial. Os juízes pensam assim (decisão de apelação do Supremo Tribunal da República do Tartaristão de 13 de julho de 2015 nº 33-10274/2015, decisão de cassação do Tribunal Regional de Omsk de 25 de janeiro de 2012 nº 33-413/2012).
O pagamento de diárias, bem como o reembolso de despesas de viagem, podem ser realizados pela organização tanto em dinheiro quanto em formulários não monetários. No caso de emissão de numerário da caixa de uma empresa, o trabalhador que se desloque em viagem de negócios, na qualidade de responsável, é obrigado a levantar qualquer forma para a emissão de valores contabilísticos. Este pedido deve conter uma inscrição manuscrita do chefe da empresa sobre a quantidade de dinheiro e o período para o qual são emitidos. O pedido também deve ser datado e assinado pelo chefe da empresa.
Atualmente, as empresas estão usando cada vez mais fundos não monetários para acordos com pessoas responsáveis. E quando os funcionários estão em viagem de negócios, os pagamentos sem dinheiro tornam-se especialmente relevantes. No entanto, ao transferir os valores contábeis para os cartões de plástico "salário" dos funcionários, alguns riscos fiscais podem surgir. Eles estão relacionados à reciclagem. Dinheiro listado como responsável em remunerações. As autoridades fiscais, ao realizar uma auditoria para esses valores, podem cobrar prêmios adicionais de seguro, imposto de renda pessoal, penalidades e multas.
Para não entrar em conflito com o fisco e minimizar os riscos fiscais, as organizações podem se proteger da seguinte forma:
Quando um empregado é enviado em viagem de negócios para o território de dois ou mais estados estrangeiros, a diária do dia de passagem da fronteira entre os estados é paga em moeda estrangeira de acordo com as normas estabelecidas para o estado para o qual o empregado é enviado ( nº 749).
Se um funcionário adoecer durante sua estadia em uma viagem de negócios, ele:
Durante o período de incapacidade temporária, o funcionário recebe benefícios de incapacidade temporária de acordo com a legislação da Federação Russa. Nesse caso, a incapacidade temporária deve ser documentada na forma prescrita (artigo 25 da Resolução nº 749).
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Será necessário justificar o valor da diária paga, por exemplo, no caso de auditoria fiscal.
Os funcionários são pagos por dia:
O valor do subsídio diário para funcionários destacados, de acordo com o artigo 168 do Código do Trabalho da Federação Russa, pode ser estabelecido por acordo coletivo (trabalhista) ou por ordem do chefe. Este tamanho é determinado por:
Baixe o cálculo do certificado para o pagamento da diária(.docx, 19 KB)
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De acordo com o parágrafo 24 da Resolução nº 749, o reembolso de outras despesas associadas a viagens de negócios nos casos, na forma e no valor determinado pelo acordo coletivo ou ato regulamentar local, é realizado mediante a apresentação de documentos que comprovem essas despesas:
Os seguintes documentos, devidamente assinados, devem ser anexados ao relatório prévio:
De acordo com, as despesas da organização devem ser justificadas e documentadas. Este requisito também se aplica às despesas de viagem incorridas.
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Para levar em conta as despesas na forma de diárias, basta ter um relatório antecipado. O empregador não deve exigir do empregado que voltou de viagem de negócios cheques de caixas registradoras, faturas, recibos e outros documentos que comprovem os custos reais. O anúncio foi feito pelo Ministério das Finanças da Rússia em carta datada de 11/12/15 nº 03-03-06 / 2/72711.
De acordo com o n.º 12 do n.º 1, as ajudas de custo diárias e as ajudas de campo respeitam às despesas de deslocação, que, para efeitos de tributação dos lucros, são consideradas como parte de outras despesas relacionadas com a produção e vendas. Como qualquer despesa, os custos diários devem ser documentados. Mas, conforme explicado no Ministério das Finanças, o empregado não tem que relatar per diem. Em outras palavras, ele não é obrigado a apresentar cheques, recibos e outros documentos que comprovem o gasto com diárias.
A data das despesas com viagens de negócios é a data de aprovação do relatório prévio (subcláusula 5ª cláusula 7). Assim, para amortizar os recursos destinados ao pagamento das diárias, basta um relatório prévio.
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No dele Carta datada de 10 de novembro de 2011 №03-03-07/51, o Ministério das Finanças indicou a lista de documentos necessários para comprovar os custos de pagamento dos documentos de viagem dos trabalhadores destacados.
“Quando um funcionário é enviado em viagem de negócios, os documentos que comprovam suas despesas com o pagamento de passagens e (ou) serviços de hotel são:
Nota: Os trabalhadores cedidos não devem esquecer os documentos comprovativos do pagamento das despesas efectuadas (cheques de caixas e talões).
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O procedimento para confirmação de despesas na emissão de bilhetes eletrônicos é divulgado em Carta do Ministério da Fazenda datada de 27 de fevereiro de 2012. Nº 03-03-07/6:
“No caso de emissão de documentos de viagem com bilhetes eletrônicos de passageiros, deve-se levar em consideração que, de acordo com a cláusula 2 da Ordem do Ministério dos Transportes da Rússia de 8 de novembro de 2006 nº 134 “Ao estabelecer a forma de um bilhete eletrônico de passageiro e despacho de bagagem aviação Civil» o itinerário/recibo de bilhete eletrônico de passagem e despacho de bagagem (extrato do sistema informatizado de emissão de transporte aéreo) é documento de estrita prestação de contas e é utilizado para implementação por organizações e empresários individuais liquidações em dinheiro e (ou) liquidações usando cartões de pagamento sem o uso de caixas registradoras.
Assim, se uma passagem aérea for comprada de forma não documental (bilhete eletrônico), os documentos comprovativos que confirmam os custos de compra de uma passagem aérea para fins fiscais são gerados automaticamente sistema de informação registo de percurso de transporte aéreo / recibo de documento eletrónico (bilhete aéreo) em papel, que indique o custo do voo, cartão de embarque confirmando o voo do responsável no percurso indicado no bilhete eletrónico.
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As despesas de viagem que não sejam comprovadas por documentos estão sujeitas a prêmios de seguro.
Se o trabalhador destacado não tiver apresentado documentos que comprovem as suas despesas de viagem e alojamento, o empregador é obrigado a cobrar prémios de seguro no valor da compensação por essas despesas. Esta posição está expressa no ofício do Ministério da Fazenda datado de 09 de fevereiro de 2018 nº 03-04-05/7999.
Neste caso, os custos são confirmados por acordo ou acto com o senhorio. Porque durante uma viagem de negócios, o funcionário tem o direito de morar não só em um hotel, mas também em outra área residencial (por exemplo, em um apartamento alugado). Nesta situação, você pode confirmar o custo do aluguel de uma casa com documentos elaborados em qualquer forma (, resolução do Serviço Federal Antimonopólio do Distrito Noroeste de 26 de fevereiro de 2008 nº A26-1621 / 2007). Por exemplo, um ato assinado pelo senhorio (proprietário do apartamento), por um lado, e pelo inquilino (empregado cedido), por outro. Este documento deve conter todas as informações obrigatórias previstas na Lei de 06 de dezembro de 2011 nº 402-FZ.
Se a organização aluga de forma independente moradia privada para funcionários destacados, um contrato de longo prazo pode ser concluído com seu proprietário. Isso é aconselhável se a organização enviar regularmente seus funcionários para a mesma localidade. O valor do aluguel no contrato pode ser especificado para qualquer período. Nesse caso, um ato também pode ser um documento que confirma o custo do aluguel de uma casa.
Certifique-se de registrar o fato do pagamento no ato, pois, caso contrário, será considerado que o empregado não incorreu em despesas. A fixação do fato do pagamento é necessária para reconhecer o custo de vida como despesa no cálculo do imposto de renda ()
Depois de concluir a atribuição, o funcionário não retorna do local da viagem de negócios, mas permanece lá para férias. O empregador deve cobrar prêmios de seguro sobre o custo de uma passagem de volta comprada para um funcionário até o local de trabalho permanente? Sim, deveria, respondeu o Serviço de Impostos Federais da Rússia em carta datada de 11/05/18 nº BS-4-11 / 8968.
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Preencher, conferir e enviar o cálculo de prêmios de seguros via Internet
Despesas de viagem do funcionário transporte público na cidade para onde é enviado, pode ser levado em conta na tributação dos lucros. O empregador é obrigado a reembolsar o empregado pelas despesas de viagem, ou seja, os custos de deslocamento para o local de viagem de negócios e de volta ao local de trabalho permanente (cláusula 12 do Regulamento aprovado por Decreto do Governo da Federação Russa de 13 de outubro de 2008 nº 749). O reembolso de outras despesas de viagem do viajante de negócios não é fornecido. No entanto, o custo da viagem de um funcionário em transporte público durante uma viagem de negócios pode ser considerado como parte das despesas de viagem (). Estas serão despesas de viagem adicionais.
Para levar em consideração essas despesas para fins de imposto sobre o lucro, providencie seu reembolso nos regulamentos locais (por exemplo, em um acordo coletivo, regulamentos sobre viagens de negócios em uma organização). Além disso, devem ser economicamente justificados e documentados (cláusula 1, artigo 252 do Código Tributário da Federação Russa).
Nota: Cartas do Ministério das Finanças da Rússia datadas de 21 de julho de 2011 nº 03-03-06 / 4/80, Serviço Fiscal Federal da Rússia datadas de 12 de julho de 2011 nº ED-4-3 / 11246.
O valor da compensação pelas despesas de viagem de um funcionário em transporte público durante uma viagem de negócios não está sujeito ao imposto de renda pessoal. Mas somente se esses valores forem levados em consideração como parte do subsídio diário e dentro dos limites estabelecidos pelo Código Tributário da Federação Russa para subsídios diários (não mais que 700 rublos por dia de viagem de negócios na Rússia e não mais de 2.500 rublos por dia ao viajar para o exterior). Tal conclusão decorre, em particular, da decisão do Serviço Federal Antimonopólio do Distrito Noroeste de 24 de novembro de 2006 nº A26-11318 / 2005-210.
Devem ser acumulados os prêmios de seguro de pensão obrigatória (social, médica) e seguro contra acidentes e doenças profissionais pelo valor do reembolso das despesas de viagem de um funcionário durante uma viagem de negócios. Isto deve-se ao facto de estarem encerradas as listas de pagamentos a colaboradores para os quais não são cobrados prémios de seguros. E tal tipo de pagamento como compensação pelas despesas do funcionário com viagens em transporte público na cidade onde ele está destacado não é mencionado neles. Tal conclusão decorre do disposto no n.º 1 da parte 1 e para o seguro social obrigatório em caso de incapacidade temporária e em ligação com a maternidade, n.ºs 10 e 12 do n.º 2 do n.º 1, n.º 2 do artigo 20.2 da Lei de Julho 24, 1998 nº 125-FZ.
Despesas de viagem associadas- o custo de um táxi, aluguel de carro no local da viagem de negócios, serviços de salas V IP em aeroportos e estações de trem, embalagem de bagagem e outras despesas aprovadas pelo gerente são confirmadas por passagens, cartões de embarque, recibos, etc. Assim como no caso das diárias, em caso de extravio das passagens, é mais seguro solicitar cópias à transportadora. Ou peça outro documento, a partir do qual ficará claro que um determinado funcionário utilizou os serviços de transporte em um dia e horário específicos.
Muitas organizações precisam enviar seus funcionários em uma viagem de negócios, pode ser uma viagem de negócios dentro do país ou no exterior, longa ou não muito longa. Independentemente do tipo de viagem de negócios, é necessário organizá-la corretamente, preencher todos os documentos de viagem, fazer os lançamentos contábeis necessários, contabilizar corretamente as despesas de viagem para fins fiscais.
Vamos descobrir como organizar uma viagem de negócios e quais documentos você precisa preencher.
Viagem de negócios- trata-se da saída de um funcionário da organização para realizar uma atribuição de trabalho fora localidade onde a organização está localizada. A duração de uma viagem de negócios pode ser de um dia ou mais, depende da complexidade da tarefa, seu volume e outras características. A duração da viagem não é limitada por nenhum documento.
O primeiro dia de uma viagem de negócios é o dia da saída do local de trabalho permanente (até às 00h00, hora local), o último dia é o dia da chegada ao local de trabalho permanente.
O artigo 167 do Código do Trabalho da Federação Russa garante a um funcionário enviado em viagem de negócios:
Além disso, como documentos de viagem, pode atuar um relatório de viagem compilado pelo funcionário em seu retorno, bem como uma designação de trabalho elaborada pelo chefe da unidade.
Mudanças 2015.: O Governo da Federação Russa, por Decreto de 29 de dezembro de 2014, cancelou registro obrigatório certificado de viagem e ordem de serviço. Detalhes em .
O relatório antecipado é um documento obrigatório ao fazer uma viagem de negócios, também são anexados os documentos que comprovam as despesas realizadas. Se o relatório antecipado for executado de forma incorreta e imprópria, os custos não podem ser considerados despesas de viagem e, portanto, posteriormente não podem ser levados em consideração na determinação da base de cálculo da tributação.
Um pedido de viagem de negócios, uma atribuição de negócios, um relatório de viagem de negócios são documentos internos, não são necessários para o reconhecimento das despesas de viagem incorridas.
De acordo com o Código Tributário da Federação Russa, as despesas de viagem são refletidas na contabilidade tributária como outras despesas (artigo 253 do Código Tributário da Federação Russa). Estes custos são reconhecidos em período de relatório em que houve uma viagem de negócios. A data de confirmação das despesas de viagem é a data do relatório prévio.
A base de cálculo pode ser reduzida pelo valor das despesas de viagem em.
Despesas que podem ser consideradas para fins fiscais (cláusula 12, cláusula 1, artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa):
Despesas adicionais no hotel relacionadas com serviço de quarto (limpeza, tinturaria, serviço de porteiro), refeições em restaurante, bar, visitas a unidades de saúde (piscina, ginásio, sauna) não são reconhecidas como despesas de viagem e a base de cálculo não é reduzida ao calcular o imposto de renda.
Para enviar, é necessário que este IVA seja destacado em linha separada nos documentos comprovativos: nas faturas e documentos comprovativos de pagamento e documentos de reporte rigorosos.
O trabalho de uma entidade econômica não pode ser limitado por quaisquer fronteiras territoriais. Periodicamente, por indicação da direção, os funcionários da empresa realizam viagens de negócios com atribuições oficiais. Uma vez que tal viagem está relacionada com o cumprimento das tarefas definidas, e também requer algum financiamento, é necessário saber como o projeto correto viagens de negócios.
Em situação normal, a administração pode enviar funcionários de uma entidade econômica sem pedir seu consentimento para isso, uma vez que a viagem de negócios é o desempenho de suas funções trabalhistas.
Há uma proibição de emissão de uma viagem de negócios para esses cidadãos:
Esses incluem:
Importante! Os especialistas de RH precisam lembrar que antes da viagem de negócios dessas categorias de trabalhadores, deve ser obtido um pedido de consentimento no processo de formalização de uma viagem de negócios. Ao mesmo tempo, não basta obter seu consentimento, o documento também deve conter informações de que eles estão cientes de seu direito de recusar uma viagem de negócios.
Muitos problemas podem surgir quando se supõe uma viagem de negócios de um trabalhador interno de meio período. Afinal, não há proibição de mandá-lo em viagem de negócios. Surgem dúvidas de como refletir o tempo em uma viagem de negócios em seu segundo local de trabalho na empresa.
As disposições da lei proíbem durante este período para emitir ele ou o anual pago. Nesses casos, é recomendável fornecer a esse funcionário férias remuneradas adicionais além da anual.
A duração da próxima viagem de negócios é definida pelo chefe, que fixa esse período à sua disposição. A decisão sobre o período que um funcionário precisa em uma viagem de negócios é determinada por ele de acordo com as metas de produção definidas para o funcionário e o tempo alocado para sua implementação.
Caso o Regulamento do empreendimento pressuponha a publicação de uma contratação de serviço, então a duração da viagem também deverá constar neste documento.
Como às vezes é impossível levar em consideração todos os fatores com precisão, a duração de uma viagem de negócios pode ser estendida ou reduzida. Esta situação é formalizada pela emissão de uma ordem separada da administração da empresa.
Atos de lei anteriores, que agora perderam sua força, fixavam que uma viagem de negócios era considerada uma viagem de mais de um dia e não poderia ser superior a quarenta dias. E se o prazo ultrapassasse esses limites estabelecidos, o departamento de pessoal já deveria ter processado a transferência do funcionário.
Atualmente, os Decretos do Governo que entraram em vigor não estabelecem um prazo mínimo nem máximo.
Muitas vezes surge uma dúvida ao determinar uma viagem de negócios para funcionários cujo trabalho exige viagens constantes para desempenhar suas funções trabalhistas.
Atenção! Neste caso, deve-se partir do próprio conceito de viagem de negócios, e não confundi-lo com trabalho que, de acordo com contrato de trabalho formalizado, seja de caráter itinerante. Também é necessário distinguir entre uma viagem de negócios e uma transferência para trabalhar em outra área.
Com a introdução de alterações às viagens de negócios, atualmente apenas dois documentos têm o estatuto de utilização obrigatória:
Para registro desses documentos, é necessário mencionar nos atos locais da empresa:
Para fazer um pedido de viagem de negócios, você pode usar os formulários padrão T-9, T-9a ou fazê-lo em papel timbrado da empresa em estilo livre.
Anteriormente, uma atribuição de serviço era usada para elaborar um pedido, que era indicado como base. Agora, nessa coluna, os dados da ordem da cabeça, um memorando são registrados ou, em geral, esse campo fica vazio.
O funcionário a quem o pedido é redigido o conhece e coloca sua assinatura.
Atenção! Se você usar seu próprio transporte para uma viagem de negócios, isso deve ser incluído no pedido existente ou um pedido adicional deve ser emitido.
Ao fazer uma viagem de negócios, o funcionário precisa receber dinheiro na bilheteria para pagar passagens, aluguel e outras despesas, além de diária para cada dia da viagem.
O valor dentro do qual essas despesas são pagas deve ser estabelecido na lei local.
A base para o recebimento de fundos por um funcionário é um pedido de viagem de negócios. Além disso, o próprio funcionário pode redigir um memorando com o valor estimado das despesas, mas deve ser assinado pelo chefe.
Ao viajar dentro do país, os fundos em rublos podem ser emitidos no caixa ou transferidos para um cartão bancário.
Atenção! Se for necessária uma viagem de negócios ao exterior, as diárias para os dias em que o funcionário estiver na Rússia são emitidas em rublos e para os dias de permanência no território país estrangeiro- em sua moeda.
Se esta etapa for especificada nos regulamentos locais, quando uma viagem de negócios for processada, você precisará redigir. Dependendo de qual formulário for utilizado na empresa, pode incluir também relatório de trabalho realizado, cálculo de diárias e indicação de deslocamento do funcionário.
A necessidade de compilar um diário daqueles que partem em viagem de negócios também foi cancelada. As empresas podem continuar a usá-lo como bem entenderem. Mas primeiro eles precisam consertar o formulário do diário.
Normalmente, as seguintes informações são incluídas no log:
Atenção! O certificado de viagem tem um local para aposição dos selos da parte receptora. Mas a presença deles agora é opcional no documento, já que o documento é opcional.
No prazo de três dias a partir do retorno da viagem, o funcionário precisa redigir e enviar ao departamento de contabilidade um relatório prévio no formulário AO-1. Se for indicado em atos internos empresa, então junto com o relatório prévio também é necessário elaborar e enviar um relatório sobre o trabalho realizado.
Este é elaborado de forma arbitrária, em um formulário que foi criado na empresa, ou a coluna 12 é utilizada para o relatório no formulário de atribuição de negócios T-10a, se tiver sido criado quando a viagem de negócios foi feita.
Os documentos são anexados ao adiantamento com a ajuda dos quais o funcionário pode confirmar as despesas incorridas, incluindo:
Atenção! Ao transferir o relatório antecipado para o departamento de contabilidade, o contador faz uma marca na lombada destacável e passa para o funcionário. Isso é necessário para confirmar o fato de o funcionário ter transferido documentos para o departamento de contabilidade.
Se, ao voltar de viagem, o empregado tiver dinheiro sobrando, ele deve devolvê-lo ao caixa no prazo de 3 dias a partir da data em que emitiu o relatório de adiantamento. Para esta operação é fornecido.
Por lei, o empregador tem o direito de reter esse valor do salário do empregado, mas somente se não tiver decorrido um mês desde o prazo para devolução voluntária. Passado o mês, só é possível fazer a dedução mediante decisão judicial.
Um funcionário também pode concordar voluntariamente em deduzir dívidas de salários. Para fazer isso, ele precisa escrever um aplicativo. Com base neste documento, uma ordem de espera é criada. Deve-se lembrar que o valor dos recursos retidos não pode ultrapassar 20% do salário acumulado naquele mês.
Pode surgir uma situação em que o funcionário gastou mais dinheiro durante a viagem do que recebeu. Nesse caso, é necessário, antes de tudo, verificar seu relatório prévio. Se as despesas foram justificadas, elas estão sujeitas a compensação por emissão de fundos do caixa em.
Para determinar a validade do gasto excessivo, é necessário examinar:
Atenção!É necessário emitir os valores extras no prazo de três dias a partir do fato da transferência do relatório. Caso contrário, o empregado tem o direito de recorrer ao tribunal para recuperar do empregador não apenas esses valores, mas também os juros de sua utilização.
Se a organização não puder reembolsar o valor total, é desejável elaborar um cronograma de reembolso, que deve ser assinado por ambas as partes.
Às vezes, uma viagem significa que o funcionário deve começar a exercer funções em um novo local na segunda-feira. Para fazer isso, ele precisa fazer uma viagem de negócios no fim de semana.
Este momento deve ser acordado com o próprio funcionário - para a conclusão do registro, será necessário emitir um despacho de que a viagem de negócios será iniciada no final de semana, devendo o funcionário dar consentimento por escrito para isso. Em tal ordem, é imprescindível indicar o modo de operação para um determinado dia - esta etapa é necessária para excluir disputas sobre o pagamento de tais dias.
Por exemplo, se o trem sai algumas horas antes da meia-noite, o pedido deve indicar que apenas essas horas estão sujeitas a pagamento. Caso contrário, o empregador precisará compensar a jornada inteira. E isso terá que ser feito em tamanho duplo ou em tamanho único, mas com a previsão de um dia adicional para descanso.
As leis não contêm a proibição de estender o período de uma viagem de negócios já existente ou remarcar uma futura, mas para a qual todos Documentos exigidos. No entanto, ao mesmo tempo, nem um único ato normativo contém instruções sobre como exatamente isso pode ser feito corretamente.
Se você precisar estender a viagem de negócios atual, é melhor emitir um pedido para isso. É elaborado de forma arbitrária, mas além dos dados exigidos, deve indicar o motivo pelo qual a viagem foi prorrogada, bem como uma nova data para o seu término.
Em seguida, são feitas correções em todos os documentos de uma viagem de negócios - a data antiga é riscada com uma linha para facilitar a leitura e a nova é indicada no topo.
Em seguida, o empregador deve calcular o subsídio diário e os fundos para pagar o alojamento para o novo período e transferir esse valor para o empregado no cartão, por vale postal ou por outra forma. É proibido obrigar um funcionário a utilizar fundos pessoais para esses fins, mesmo que posteriormente sejam reembolsados.
Atenção! O adiamento da viagem de negócios emitida também é emitido por uma ordem separada. Especifica o motivo do reagendamento, bem como as novas datas de início e término.
Você também precisa fazer correções em todos os documentos executados, riscando datas antigas e fazendo novas. Não há necessidade de recalcular os pagamentos - afinal, apenas as datas da viagem são alteradas, e não sua duração.
A lei define o que é um período durante o qual o empregado fica totalmente dispensado do exercício de suas funções. E se o empregador precisar marcar uma viagem de negócios durante o período em que o funcionário estiver de férias, você precisará retirá-lo das férias.
Durante a execução deste procedimento, deve-se ter em mente que, de acordo com o Código do Trabalho, existem tipos de funcionários que não podem ser revogados categoricamente. Além disso, o funcionário deve assinar um consentimento por escrito para o recall sem falta.
Se ainda assim necessitar de chamar um colaborador para efeitos de deslocação, deve proceder do seguinte modo:
Você também precisa considerar que o recall de férias requer alterações obrigatórias. Portanto, é importante discutir imediatamente com o funcionário a que horas ele tirará os dias restantes não utilizados. Caso deseje tirar férias anuais logo após o retorno de uma viagem, será necessário recadastrar.
Atenção! Outro ponto importante que não deve ser esquecido é o recálculo das férias. Isso pode ser omitido se o funcionário quiser tirar dias de descanso imediatamente após o retorno, e esses dias são incluídos no mês atual. Caso contrário, o valor em excesso deverá ser devolvido ao caixa ou compensado com diárias ou férias futuras.
