A Pareto-elv lehetővé teszi az elvégzendő feladatok rangsorolását és sorrendjének beállítását. NÁL NÉL Általános nézet ez az elv kimondja, hogy egy halmazon belül vannak olyan összetevők, amelyek sokkal fontosabbak, mint a megfelelőik fajsúly csoportban. Például a vevők 20%-a adja a forgalom 80%-át, a szervezet alkalmazottainak 20%-a kapja a fizetés 80%-át, az összetevők 20%-a határozza meg a késztermék bekerülési értékének 80%-át.
A vezető időtervezésével kapcsolatban (7.2. ábra) a Pareto-elv így fogalmazható meg.
Rizs. 7.2.
A projektre szánt idő 80%-át számos "kisebb" problémával töltheti, és csak a végeredmény 20%-át kaphatja meg, vagy választhat a prioritást élvező problémák korlátozott körét, és az időnek csak 20%-át fordítja rájuk. A végeredmény 80%-a.
Az ABC elv egy prioritási mechanizmus, amely lehetővé teszi a feladatok kategorizálását és időbeosztását a feladatok fontosságának megfelelően.
Az ABC elv a Pareto-elvhez hasonlóan azt mutatja, hogy a legfontosabb feladatok kevés, részesedésük a vezetői feladatok teljes számában megközelítőleg állandó.
Ezen elv szerint minden eset három csoportra osztható:
A) a legfontosabb feladatok. Körülbelül 15%-át teszik ki a vezető által kezelt összes ügynek. E feladatok hozzájárulása a cél eléréséhez mintegy 65%.
B) Fontos feladatok. Az összes esetszám mintegy 20%-át teszik ki, aminek a jelentősége is mintegy 20%.
C) Kevésbé fontos és nem alapvető feladatok. Az összes eset körülbelül 65%-át teszik ki, és jelentőségük csak körülbelül 15%.
Az ABC elv alkalmazásához listát kell készíteni a feladatokról, és csoportosítani kell azokat. Az A kategóriás feladatokat a vezetőnek magának kell ellátnia; A B kategóriás feladatokat részben ki kell szervezni; a fennmaradó feladatok (C) kötelező átcsoportosítás tárgyát képezik. Talán ezek közül a feladatok egy részét teljesen el kellene hagyni.
A "60:40-es tervezés" egy tapasztalatból levezetett alapelv, amely azt jelzi, hogy az irodában csapatban végzett munka során a munkaidő mindössze 60%-át célszerű megtervezni. 40%-a előre nem tervezhető, előre nem látható találkozókra, látogatókra mehetnek, telefonbeszélgetések stb.
Utasítja a soron következő ügyek felosztását hosszú-, közép- és rövid távú feladatokra, meghatározza prioritásukat, és ennek megfelelően járjon el.
Előírja, hogy minden feladathoz határidőket kell beállítani. A feladat elvégzése általában több időt vesz igénybe, mint amennyi rendelkezésre áll. Pontos határidőket kell meghatározni minden tevékenységre, és módosítani kell, ha nem teljesíthetők.
A munkanap megszervezésének meg kell felelnie az „én irányítom a munkát, nem ő irányít engem” elvnek. Gyakran előfordul, hogy egy tapasztalatlan menedzser jön dolgozni, meghallgatja a hangpostát, olvas email, kap néhány telefonhívást, és csak azért kezdi el elvégezni a számára fontosnak tűnő munkát, mert valaki emlékeztette rá, Ebben a pillanatban.
Valójában a vezetőnek egy feladatsort kell alkotnia, és folyamatosan fontossági sorrendbe kell helyeznie azokat. A vezető rengeteg utasítást, kérést, feladatot, panaszt kaphat. Különbözőek lehetnek érzelmi színezés. Az érzelmi panaszokra való reagálás az olyan dolgok feletti kontroll elvesztéséhez vezethet, amelyek pillanatnyilag nem "kiáltoznak", de a jövőben valódi problémákká válnak.
Nyilvánvalóan a beosztottak tevékenységének figyelemmel kísérése nélkül lehetetlen a rájuk bízott feladatok optimális ellátása. Ugyanez igaz az önuralomra is, amit sokan elfelejtenek. Rendszeresen ellenőrizni kell terveit, figyelemmel kell kísérnie a munka eredményét, elemeznie kell tevékenységét és idejét. A tervezés dialektikája azt mondja, hogy ahhoz, hogy tehermentesítsd magad, önkontroll formájában terhet kell magadra raknod.
Ráadásul bebizonyosodott, hogy különböző emberek a teljesítmény más különböző időszakok idő. A különböző emberek csúcsteljesítménye ráesik más idő napok – ezt figyelembe kell venni a munkanap megtervezésekor.
A munkaidő az az idő, amelyet bármely munkavállaló munkafeladatának ellátására fordít. Időtartamát munkaügyi jogszabályok szabályozzák.
Kedves olvasóink! A cikk a jogi problémák megoldásának tipikus módjairól szól, de minden eset egyedi. Ha tudni akarod, hogyan pontosan megoldja a problémáját- vegye fel a kapcsolatot tanácsadóval:
A JELENTKEZÉSEKET ÉS HÍVÁSOKAT 24/7 és a hét minden napján.
Ez gyors és INGYENES!
A munkaidő-tervezés szerves része annak irányításának, vagyis az időgazdálkodásnak. Ez a manapság divatos szó nem csak az időgazdálkodást jelenti, hanem a hatékony tervezést a vállalkozás céljainak elérése érdekében. Hiszen az idő az egyik erőforrás, amelyet racionálisan kell felhasználni.
Az időgazdálkodásról beszélni nem teljesen helyes. Lefutása nem emberi cselekedetektől függ, nem gyorsul, nem lassul.
Érdemes ennek az időnek a felhasználásával gazdálkodni. És a vállalat számára ez minden szinten fontos - a fejtől a hétköznapi alkalmazottakig. Hatékony használat Ez az erőforrás közvetlenül befolyásolja a munka termelékenységét, és ezáltal a profitot.
Minden cégnél fontos a munkaidő tervezése is.
A vállalkozás alkalmazottainak száma, és ezáltal a személyi állományhoz kapcsolódó pénzügyi költségek attól függnek, hogy mekkora munkaidő-alap szükséges a termelési feladatok ellátásához.
A szűkösség hiányt jelent. A mi esetünkben - a munkaidő hiánya egy adott munkavállalóra, osztályra vagy vállalkozásra rendelt feladat elvégzésére.
Ennek következménye lehet a megrendelés teljesítésének késedelme és annak kedvezőtlen következményei. Leggyakrabban az időhiány a vezető alkalmatlanságával függ össze.
Az időhiányhoz vezető okoknak három csoportja van:
A vezető személyes tulajdonságai, amelyek időveszteséghez vezetnek, olyan jelenségekben nyilvánulhatnak meg, mint:
Az írástudatlan cselekedetek ahhoz a tényhez vezetnek, hogy vannak:
A vezetőtől független okok, amelyek a vezető és beosztottjai számára időhiányhoz vezetnek, a következők:
Ezek az okok általában nem elszigetelten fordulnak elő. Egymásból áradnak.
Az eredmény az ördögi kör, amelyből csak a helyes és racionális tervezés enged majd kijutni. És kontroll a tervezett tevékenységek végrehajtása és az azokra fordított idő felett.
A tervezés az egyik eszköz a különféle készítéshez vezetői döntések. Ez magában foglalja a célok kitűzését és azok elérésének módjainak meghatározását. Vagyis ez egyfajta lehetőség arra, hogy betekints a cég jövőjébe, és eldöntsd, hogy pontosan és meddig juthatsz el oda.
A munkaidő tervezése és irányítása az alábbi feladatok megoldását teszi lehetővé:
A vállalati időtervezés, mint minden tervezés, különféle kritériumok szerint típusokra osztható:
Az általános alap tervezése lehetetlen a munkaidő költségének kiszámítása nélkül. Annak megértéséhez, hogy mennyi ehhez az erőforráshoz van szükség, különféle módszereket alkalmaznak.
Akkor munkaidő normalizálni kell, vagyis a költségszámítás eredményei és a tudományosan megalapozott szabványok alapján levezetni egy termelési egység, illetve egy feladat elvégzésének optimális idejét.
Az általános időalap tervezésének magja az arányosítás. Ennek alapján határozzák meg a szükséges létszámot, a költségeket és az ösztönzési kritériumokat.
Az általános alap a következőkből áll:
Az átfogó tervezésnél nem kevésbé fontos lesz az egyes alkalmazottak időgazdálkodása.
Itt fontos tudni, hogy kinek kell merev időbeosztást beállítania, és ki tudja, hogyan tervezze meg az idejét a lehető leghatékonyabban. Ennek ellenére van néhány fontos szempont.
Például tartsa fenn a 60/40 arányt. Vagyis a munkaidő 60%-át az aktuális problémák megoldására tervezze, 40%-át pedig hagyjon előre nem várt feladatokra és kreatív tevékenységre (két darab 20%-os blokk).
Ezt és az egyéni munkaidő tervezésének más fontos alapelveit L. Seivert fogalmazta meg.
Nem emelt ki alapvető különbségeket a vezetők és a szakemberek között a munkaidő-felhasználás hatékonyságát illetően. Néhány szempontra azonban szeretnék rámutatni.
Egy vezető számára a tervezési készség különösen fontos.
Ez a funkciója: a célok kitűzése, az elérési időkeret meghatározása és az eredmény ellenőrzése, valamint a hatáskörök átruházása, megszabadulva azoktól a feladatoktól, amelyeket a szakemberek elvégezhetnek.
A szakember megtervezi az idejét, a vezető által meghatározott feladatok alapján. Neki nagyon fontosönfegyelem készségekkel rendelkeznek.
Minden tervet írásban kell rögzíteni, különben nem létezik. Az elektronikus tervezés megkönnyíti az időgazdálkodást. Használat modern technológiák nem csak a teendők listájának megjelenítését teszi lehetővé.
A modern kütyük képesek emlékeztetni tulajdonosaikat a fontos eseményekre.
A tervnek tartalmaznia kell minden olyan dolgot, amit a nap folyamán meg kell tenni. Ez biztosítja, hogy a következő lépésekben semmi se maradjon le.
Mindent le kell írni - a vezetővel való találkozástól kezdve a születésnapi kollégának vállalati levélben való gratulációjáig. Azokkal kell kezdeni, akiknek van pontos időpont: értekezletek, értekezletek, konferenciák stb.
A vezetőség megbízásai mellé érdemes beépíteni azokat az eseteket is, amelyek hozzájárulnak a szakmai előmenetelhez. Például haladó képzés vagy kreatív munka egy projekten.
Ahhoz, hogy az időtervezés valóban hatékony legyen, fontossági és sürgősségi foka szerint rangsorolni kell mindent, amit a napiba írtunk (heti, havi stb.). És ezt követően csökkenő fontossági sorrendben.
A leggyakrabban használt prioritási és időtervezési módszerek az Eisenhower-mátrix és a Pareto-törvény.
Röviden így néz ki:
Ellenőrizhető, hogy egy alkalmazott matematikailag mennyire hatékonyan használja fel munkaidejét. Ehhez különféle együtthatókat használnak, például a kiterjedt időfelhasználást.
A számítási képlete így néz ki:
Ke \u003d (általános időalap - munkaszünetek) / teljes időalap.
Az ideális érték egy lenne. Minél jobban eltér a Ke ettől, annál kevésbé hatékony a munkaidő.
Ehhez a kívánt értéket (percben) behelyettesítjük a képlet számlálójába, és a nevezőben marad a teljes időalap. Itt a kapcsolat megfordult. Minél közelebb van ez az érték egyhez, annál irracionálisabban költik el a munkaidőt.
A munkanap, hét vagy egyéb időszak tervezése nagyban függ a szakma sajátosságaitól. Főleg, ha ez a kreativitás elemeit foglalja magában.
Fontolja meg, mire kell figyelnie az ilyen szakmák képviselőire, mint jogi tanácsadó és banki vezető.
E szakma jellemzője a bírósági tárgyalásokon való részvétel. Következésképpen a munkaterv szükségszerűen magában foglalja a tárgyalások ütemtervét és bizonyos dokumentumok elkészítésének eljárási feltételeit. Ezek a legfontosabb és legsürgősebb ügyek.
Az ügyfelekkel való találkozások, egyeztetések időpontja a fennmaradó szabad időközök alapján kerül összehangolásra. A maradékot elemzésre és jelentéskészítésre költjük.
A napi terve így fog kinézni:
| Idő | Nehéz határidők | Rugalmas feladatok |
| 9-00 | operatív értekezlet | |
| 10-00 | Írj jelentést a főnöknek | |
| 11-00 | Tekintse meg újra az N folyamat dokumentumait | |
| 12-00 | Bírósági ülés az N. ügyben | |
| 13-00 | Vacsora | |
| 14-00 | Szállítási szerződések megtekintése | |
| 15-00 | Találkozás A-val, kereset benyújtása | |
| 16-00 | Készítsen fellebbezést egy ügyben | |
| 17-00 | Ellenőrizze az eljárási dokumentumok határidőit |
A banki hitelkezelő munkanapja több blokkból áll:
Egy ilyen alkalmazott napi terve a következő lehet:
És néhány utolsó tipp:
Szia! Ebben a cikkben a munkanap tervezéséről lesz szó.
Ma megtanulod:
A 21. században az életritmus érezhetően felgyorsult, és folyamatosan lendületet vesz. Ha korábban a sikerhez egy mennyiségű munkát kellett elvégezni, most a sikerhez sokkal többet kell tennie. És az emberek kezdenek szembesülni az időhiánnyal. Ha az élet minden nap ránk sodorja a mindennapi feladatokat, akkor nincs idő.
A munkanap-tervezés egy olyan eszköz, amely nemcsak a munkaidő hatékony felhasználását, hanem annak csökkentését is segíti. Ez nem egy banális teendőlista, amelyet szigorú sorrendben kell kitölteni. A tervezés az a képesség, hogy megválasszuk, mit, miért és mikor kell tenni.
Ez az oka annak, hogy a jó tervezés nemcsak strukturálja mindazt, amit egy nap alatt csinál, hanem időt is szabadít fel. Először is meg kell tennie a legfontosabb dolgokat - ez a fő szabály. Minden ember, akinek van munkája Szabadidőés nincs egyértelmű beosztás, hasznos az idő helyes beosztása.
A munkaidő-tervezés a következőket tartalmazza:
Fontossági sorrend segít megérteni, hogy mire kell figyelni, mi az, ami magától megoldódik, és melyik problémát érdemes figyelmen kívül hagyni. Az idő és az információ sokkal értékesebb lett, mint korábban, és haragudni valamire, ami nem hoz eredményt, értelmetlen dolog.
Fontos feladatok kiválasztása- majdnem megegyezik a rangsorolással, csak egy munkanapon belül. Ön választja ki, hogy mi hoz fontos eredményt, mit kell sürgősen tenni, és mit lehet halasztani.
A problémamegoldás legjobb módjainak megtalálása nagyon fontos szempont. A tervezés során nem csak azt kell mérlegelnie, hogy mit fog tenni, hanem azt is, hogy hogyan csinálja a legjobban. Ugyanakkor fontos, hogy ne csak időt takarítsunk meg, hanem mindent a lehető leggyorsabban és leghatékonyabban végezzünk el.
Munka szabadidővel is szerepelnie kell a munkatervben. Van napi 2 felszabaduló órád, amit elkölthetsz valamire? Szólhat erről a főnökének, aki megterheli Önt munkával, oktathatja magát, vagy erőfeszítéseket tehet saját projektjének kidolgozására.
Bárki, aki valaha is foglalkozott szabadúszóval, üzlettel vagy „kénye-kedve szerint végzett munkával” (például egy taxival), megérti, mennyire fontos az egész napos dolgokat intézni. De például a legtöbb irodai dolgozók nem tartják szükségesnek a munkanapjuk megtervezését.
Valójában, fő ok a munkanap megtervezése – saját hatékonyságának növelése. Ha hallgatsz a saját testedre, megértheted, hogy bizonyos dolgok egy időben jobbak neked, mások pedig máskor. Például kényelmesebb, ha ebéd után hívogat más cégeket, mivel már felébredt, de még nem volt ideje elfáradni, és a monoton munka is gyorsabban történik este, ezért jobb, ha elhalasztja a vezetési információkat az adatbázisba 5-6 órára.
A munkanap tervezése nem csak alapelemek problémamegoldás, hanem az egyes személyek személyes preferenciái is. Az időgazdálkodást nem úgy alakították ki, hogy mindenkire ugyanazt a magas teljesítmény mintát kényszerítsék. Feladatait testének sajátosságaihoz kell igazítania.
A nap megszervezése és megtervezése lehetővé teszi, hogy kevesebb idő alatt többet végezzen el, és maradjon időd azokra a dolgokra, amelyeket szeretsz.
Mindenkinek meg kell tudnia tervezni a munkanapját. Így időt takaríthat meg és hatékonyabban dolgozhat. De van 3 kategória az embereknek, akiknek egyszerűen személyes tervezésben kell részt venniük.
. A legfegyelmezetlenebb dolgozó a szabadúszó. Nincs világos ütemterve, és csak a határidő emlékezteti arra, hogy ideje leülni valamit csinálni. Éppen ezért nagyon fontos, hogy a több ügyféllel dolgozó szabadúszók megtervezzék a munkanapjukat. Gyakran kiderül, hogy egy-két nap eltéréssel jelennek meg az új megrendelések, és ha az utolsóig halogatod, előfordulhat, hogy nem lesz időd két projekten dolgozni.
üzletemberek. Itt minden szinte ugyanaz, mint a szabadúszónál. Főleg, ha online üzletről van szó. Egyrészt megnyugodhat otthon, amikor alkalmazottai dolgoznak, másrészt azonban ez a megközelítés elkerülhetetlenül kudarcnak bizonyul. Nyugaton a munkamánia kultusza virágzik az üzletemberek körében. Azt hiszik, hogy ha nem dolgozol heti 60 órát, akkor lusta vagy, és nincs semmi dolgod az üzleti életben.
Vezetők. A vezető nem mindig üzletember. A társaság tulajdonosa nem vehet részt aktívan cége ügyeiben, de annak igazgatója vállalja a felelősséget a teljes mechanizmus működéséért. Éppen ezért a vezetők a közép- ill nagy cégek hatékonyan kell felhasználniuk idejüket, mert a cég jövője az ő döntéseiktől függ hosszútávú. A menedzser munkanapjának megtervezése egy módja annak, hogy a leghatékonyabban oszthassa be idejét a stratégiailag fontos feladatok között.
Számos módja van a munkanap megfelelő megtervezésének. De az egyik leghatékonyabb Eisenhower Mátrix. Ennek lényege a következő.
4 négyzet van:
A négyzet szinte mindig üresnek kell lennie. Megfelelő tervezéssel minden fontos feladatnak a B mezőben kell elhelyezkednie, és az A-hoz közeledve kell végrehajtani.
B négyzet Ezek olyan fontos dolgok, amelyek segítenek elérni a célt. Ez magában foglalja az összes olyan feladatot, amelyet 1 munkanapon belül el kell végezni.
C négyzet sürgős és lényegtelen eseteket jelent, amelyeket át kell adni másoknak. Feltűnő példa sürgős, de lényegtelen ügyek - hívjon fel egy potenciális ügyfelet. Egy alkalmazott megteheti ezt, jobb, ha más dolgokra koncentrál.
D négyzet, azt jelenti, hogy vannak nem sürgős és lényegtelen dolgok, amelyek nem visznek közelebb a célhoz, nem keltenek pozitív érzelmeket, és elvileg nincs is rájuk szükség. Ebben a rovatban írjon le minden haszontalan ötletet.
A feladatoknak ez a fontosságuk és sürgősségük szerinti felosztása lehetővé teszi, hogy megértsük, mire kell figyelni a munkanap során, és mi az, amit nyugodtan elfelejthetünk. A mátrix nemcsak a munkafolyamatokban segít, hanem abban is Mindennapi élet. Ha szeretnél angolul tanulni, az érdekes számodra, és segít a karrieredben - ez a B négyzet. De ha csak azért akarsz spanyolul tanulni, hogy tudd - ez a D, és nyugodtan elfelejtheted azt.
Számos szabály létezik a munkanap hatékony irányítására. A kényelem kedvéért a napot 3 részre osztjuk:
A reggel a legjobb mérföldkő. Attól függően, hogy mennyit aludt, hogyan kelt fel és mit csinált, hangulata, pszichológiai hozzáállása és teljesítménye függ.
A „helyes” reggel alapelvei a következők:
A fő munkafolyamat a következő feladatokból áll:
A munkanap vége a következő elveken alapul:
Ha Ön vezető, akkor a munkanap során szorosan együtt kell működnie a titkárával.
Ne feledje, hogy ezek mind általános tippek. Nem veszik figyelembe az Ön egyéni jellemzőit. Ha kényelmesebb a sürgős munkát délután elvégezni, és nem reggel, akkor ez az Ön joga. Ha inkább egy nagy és nehéz feladatot szeretne utoljára elvégezni, és ez semmilyen módon nem befolyásolja a hangulatát egy napig, akkor tegye tartóssá.
A munkanap tervezése legyen egyéni.
Annak ellenére, hogy az időgazdálkodás gyakorlata szilárdan beépült életünkbe, a legtöbb ember elkötelezi magát tipikus hibák a munkanapjuk megtervezésekor. Íme néhány közülük.
Hiba 1. Helytelen prioritás.
Az Eisenhower Mátrix azt mondja nekünk, hogy fontos dolgunk van. De sokan könnyen összetéveszthetik azt, ami számukra fontos. Az A négyzetet, amelynek üresnek kell maradnia, és felelősnek kell lennie a sürgős és fontos ügyekért, gyakran összekeverik a C-vel, ahol lényegtelen dolgok halmozódtak fel, amelyek azonnali figyelmet igényelnek.
Fontos észben tartani, hogy energiát kizárólag arra kell fordítania, ami egy adott pillanatban fontos Önnek. Dolgoznia kell a jövőért, amikor a dolgokat el lehet halasztani és megfelelően megtervezni.
Hiba 2. Túl sok időt töltenek apróságokkal.
Ahhoz, hogy megmagyarázzuk, miért kell először egy „alapot” készíteni, és csak azután az apróságokat, a Pareto törvényt fogjuk használni. Azt mondja, hogy az erőfeszítések 20%-a adja az eredmények 80%-át. Ez azt jelenti, hogy amikor valami fontoson dolgozol, az erőfeszítések 20%-át elköltöd, és az eredmény 80%-át eléred. Ha apró dolgokon dolgozol, 4-szer kevesebb eredményt érsz el, és 4-szer több energiát költesz.
Nézzünk egy kis példát. Reklámkampányt kell indítania. Ha 10 kreatívot hoz létre, párosítsa őket kulcsszavakatés kifejezéseket, és futtasson előkészített oldalakon, akkor a munka 20%-a adja az eredmény 80%-át. De ha időt tölt a betűtípusok és képek szerkesztésével, kifejezések kiválasztásával és csiszolásával, további hirdetési platformok keresésével, akkor jelentős kiadásokat fog költeni több erőt. Mindezt meg kell tenni, de a kezdés után reklámkampány amikor eléri az első eredményt.
Hiba 3. Időhiány a személyes ügyekre.
Minden embernek rendelkeznie kell személyes élettel és szabad foglalkozással. Ha sok dolgod van, és nem találsz egy-két órát a hobbidra, akkor ez rossz tervezés a saját napodra. A munkaidő beosztása nem csak azért fontos, mert így többet tehet. Lehetőséget ad arra, hogy sietség nélkül csináld azt, amit szeretsz.
Ebben a cikkben a munkaidő-tervezés alapelveit és hatékony módszerek a tervezését.Hatékony időtervezés ez különösen fontos, ha sok feladat áll előtted, és bizonyos időn belül meg kell birkózni velük. Sőt, ugyanolyan fontos, mint a vezető, valamint az alkalmazottak és beosztottak munkaidejének tervezése. A munkaidő tervezését bárki megtanulhatja, csak néhány tényezőt ki kell zárnia:
Technikai hibák – egyszerűen nem ismeri a munkaidő-tervezés módszereit és technikáit. Kezdje kicsiben – készítsen egy listát a fontos dolgokról papíron;
külső tényezők- az időtervezés minden szabályát be tudod tartani, de nem minden múlik rajtad;
pszichológiai attitűdök – a hatékony időtervezés nem segít, ha értelmetlennek és unalmasnak tűnik, amit csinálsz.
Fontolja meg néhányat gyakorlati tanácsokat a munkaidő beosztásához:
Szánjon rá egy bizonyos időt a feladat elvégzésére. Igyekezzen bioritmusának (pacsirta, bagoly) megfelelő időpontot kiválasztani a megszokott munkatempójával. Az összetett (vagy csak nagyon terjedelmes) feladatokat részekre osztják, amelyek végrehajtása nem igényel túl sok erőfeszítést;
ügyeljen arra, hogy minden feladatot rögzítsen a naplóban, hogy ne maradjon le semmiről;
az időtervezés egyik alapszabálya a munkaterület szervezése. Tegyen rendet az asztalon, rendezze az elektronikus dokumentumokat mappákba, hogy könnyen megtalálja az információkat;
gondolkozz komolyan – aminek elkötelezed magad, az valóban a te dolgod? Talán azzal, hogy lemond arról, ami számodra unalmas, könnyen megoldasz más problémákat?
A munkaidő-tervezés megkezdésekor ne hagyja figyelmen kívül a környezetét. Mindig vegye figyelembe a külső hatások lehetőségét. Íme néhány tipp a hatékony tervezés idő:
Ne vigye túlzásba a képességeit – csak annyi feladatot vállaljon, amennyit el tud végezni. Fontolja meg a családra, hobbira, sportra szánt időt. Ugyanakkor a határidő alatt egyes ügyek egy időre elhalaszthatók;
szünetet kell adnod magadnak, ha rosszul érzed magad. Ha csak egy napra elzárkózik az üzlettől, gyorsan utolérheti;
komoly változások időszakában (költözés, esküvő, szülés) ne próbálj meg mindent megtenni, állíts fel magadnak prioritásokat, és kövesd a legfontosabbat;
mindig hagyjon időt előre nem látható helyzetekre, sürgős problémák megoldására, különösen, ha kiszámíthatatlan környezetben dolgozik (bróker, kereskedő, orvos stb.);
ha munkája eredménye nem csak Önön, hanem partnerein is múlik, közösen határozza meg a végső célt, emelje ki mindegyikük konkrét feladatait, tervezze meg munkája szakaszait.
A munkaidő tervezés személyes pszichológiai attitűdjei is hatással lesznek. Gondolatai és hiedelmei tudat alatt megzavarhatják a hatékony tervezést. Nézzünk meg néhányat közülük:
A te életcélok még nincs meghatározva. Világos jövőbeli cél nélkül nehéz meghatározni, hogy mivel és milyen arányban töltse ki az életét;
szeretsz állandó időnyomás állapotában lenni. Töltse fel ütemtervét más érdekességgel, hogy jövedelmező legyen a munka időben történő befejezése;
a tétlenség megijeszt. Ha igyekszik kitölteni az idejének minden percét, előfordulhatnak olyan problémák, amelyekre nem szeretne szabadidejében gondolni. Lehet, hogy érdemesebb odafigyelni rájuk, és megoldást találni?
nem tudsz nemet mondani, és készen állsz bármilyen feladatra. Ebben az esetben készüljön fel arra, hogy személyes céljai csak papíron maradnak;
félsz a kudarctól. Ebben az esetben tedd fel magadnak a kérdést: „Mi a legrosszabb, ami történhet velem kudarc esetén?”. És ne feledd, a kudarc nem zsákutca, hanem egy újabb lépés előre;
félsz a sikertől – talán attól. Végül is egy új, kívánt pozíció azt jelentheti, hogy feladja a családdal vagy barátokkal töltött idő egy részét. Próbálj meg többet kommunikálni sikeres emberekérezni a siker légkörét;
félsz a változástól - ezt a félelmet a célod felé haladó lépésről lépésre történő megtervezéssel győzöd le;
félsz a projekt befejezésétől – egyesek számára ez a folyamat fontosabb, mint az eredmény. Emlékeztesd magad, hogy egy szakasz teljesítésével lehetőséged nyílik újabb érdekes feladatba kezdeni.
Próbáljon ki néhányat ezek közül munkaidő-tervezési módszerekés az életed sokkal produktívabb és fényesebb lesz.
M.A. Lukasenko, a közgazdaságtudomány doktora, professzor, a Moszkvai Pénzügyi és Ipari Egyetem "Synergy" alelnöke, az "Időszervezés" cég vezető szakértői tanácsadója
Beszélgetés egyszer egy rendkívül elfoglalt emberrel vezérigazgató, egy csodálatos mondatot hallottam tőle: „Egy percet sem vesztegetek hiába. Én is csak a főkönyvelővel vacsorázom, hogy minden felgyülemlett problémát megoldjak. Abban a pillanatban a főkönyvelő iránti részvét és csodálat vegyes érzését tapasztaltam. Valóban, a véres ebédidőben nem tud pihenni és pihenni.
Köztudott, hogy a könyvelő munkája nagyon nehéz, felelősségteljes, stresszes. És általában sok van belőle. Ezért a legtöbb könyvelő bölcselkedik azzal kapcsolatban, hogy gyakran el kell késni, vagy hétvégén dolgoznia kell, hogy legyen ideje mindent megtenni, amire szüksége van. De a világon nincsenek csodák, és idővel az állandó túlterhelések éreztetik magukat krónikus fáradtság. És egy fáradt ember számára még a legkedveltebb munka sem jelent örömet.
Vannak azonban olyan időgazdálkodási eszközök, amelyek nagyban megkönnyíthetik a munkát, kiszámíthatóbbá, kezelhetőbbé tehetik azt. Segítségükkel minden eltervezett dolgot megtehet, ugyanakkor időben hazamehet. Ez a cikk nekik szól.
Hallottad már azt a mondást, hogy "A legélesebb emlék hülyébb, mint a legtompább ceruza"? Ha nem, akkor feltétlenül vegye üzembe, mert ez tükrözi az időgazdálkodás kulcselvét - a materializáció elvét. Azt mondja: „Semmit ne tarts a fejedben, írj le mindentés kényelmes helyen hogy azonnal megtalálja, és ban ben helyes forma, hogy egy idő után megértse magát. Ennek megfelelően minden tervezési eszköz arra épül, hogy ne próbáljuk megjegyezni a szükséges feladatokat, hanem azonnal leírjuk azokat.
Az egyszerű teendőlisták készítése a legbiztosabb és leghatékonyabb módja annak, hogy ne felejtsen el semmit, és mindent elvégezzen, amire szüksége van. Fogsz egy lapot, és felírsz mindent, amit ma meg kell tenni. Ugyanakkor minden feladatot priorizálnia kell – a legfontosabbtól a legkevésbé fontosig. És ezeket sorrendben kell elvégezni. Aztán a munkanap végére garantáltan megcsinálod a legfontosabbat, és máris el tudod dönteni, hogy a hátralévő feladatok megéri-e a munkában maradni.
A feladatlista összeállításakor célszerű eredményorientált nevezési lapot használni. Képzeld el, hogy a következő hétre felírtad magadnak: "Ivanov, szerződés." Eltelt egy hét, ami alatt sok minden történt veled különböző események. És amikor újra látod ezt a bejegyzést, életedre nem emlékszel, mire gondoltál, milyen szerződésről beszélsz, és mit kell vele tenni: felvenni, elkészíteni, aláírni, felmondani. .. Ezért a bejegyzésben olyan igének kell lennie, amely magát a műveletet és annak eredményét jelöli. A mi esetünkben fel kell írnia: „Nyújtsa be a ... számú kölcsönszerződést” Ivanovnak jóváhagyásra.
Az "üzleti" listák segítségével nem csak rövid, hanem középtávú, sőt hosszú távú tervezést is megszervezhet. Ehhez három különböző feladatlistával kell rendelkeznie - a napra, a hétre és a hónapra (negyedévre, félévre stb.). Értesítés beszélgetünk olyan feladatokról, amelyek nem egy adott időponthoz kötődnek. Például a következő hét bármely napján gyűjthet utazási jelentéseket, ezt nem kell szigorúan hétfőn 12:00-kor megtenni.
Ennek a technikának a fő célja a listák rendszeres felülvizsgálata és a feladatok egyikről a másikra történő átvitele. Ugyanakkor minden nap meg kell tekintenie a heti feladatlistát. Azokat a feladatokat, amelyek „megérettek” a másnapi elvégzésre, áthelyezik az aznapi feladatok listájára. „Nem érett” – hagyja ott, ahol voltak. A hosszú távú feladatok listáját pedig hetente egyszer, például pénteken tekintheti meg. A jövő héten elvégzendő feladatokat áthelyezi a megfelelő listára. Így nem felejti el azokat a feladatokat, amelyeket nem azonnal, hanem később kell elvégezni.
Egyébként fordítva is igaz. Hiszen egy szorgalmas könyvelő általában több ügyet próbál „bezsúfolni” a napi listába. Ugyanakkor tisztában van azzal, hogy fizikailag nem tudja mindet teljesíteni, de a legjobbakat reméli. Mi az eredmény? Az ember befejezetlen ügyekkel hagyja el a munkát, vesztes komplexumot képezve magában. Ellenkezőleg, annyi feladatot kell megterveznie, amennyit könnyedén el tud végezni egy nap alatt, és sikerélménnyel kell hazamennie.
A tervezési technika legjobban az MS Outlook használatával valósítható meg. A "Feladatok" panel segítségével teendőlistákat hozhat létre, ha hozzárendel egy adott kategóriát - "Nap", "Hét" vagy "Hónap". Ezekhez a kategóriákhoz pedig konfigurálja a feladatcsoportosítást (lásd az alábbi ábrát). Ezután egyszerűen, egy másodperc alatt átviheti a feladatokat egyik listából a másikba, csak a kategóriájuk megváltoztatásával. Ezt a technikát azonban tökéletesen megvalósítják mind a naplóban, mind a tervezési táblákon.
Most mondd, előfordult már veled, hogy véletlenül találkoztál azzal, akire szükséged van, akihez van egy-két fontos kérdésed, de pont a találkozás pillanatában, mintha gonoszak lennének, kirepültek a fejedből ? És az biztos, hogy a kollégák gyakran felhívják Önt a következő szavakkal: "El akartam mondani valamit, de elfelejtettem ... Oké, emlékszem - visszahívom."
Sok olyan feladatunk van, amelyeket nem egy bizonyos időpontban, hanem bizonyos feltételek mellett kell elvégezni. Például, ha sikerül elkapnia az igazgatót, alá kell írnia vele az összes dokumentumot, meg kell vitatnia a jelentést, el kell távolítania a berendezések leszerelésével kapcsolatos kérdéseket stb. De néha el sem tudjuk képzelni, mikor beszélhetünk vele. Ez azt jelenti, hogy nem értjük, hova kell felírni az ilyen feladatokat, mert nem lehet konkrét időponthoz kötni. Ide kell kontextuális tervezési technika. Ilyenkor egy adott feladat elvégzéséhez kedvező feltételek állnak fenn.
Az egyik kontextusunk az hely. Például, amikor az adóhivatalnál vagyok, bejelentkezem az egyeztetésre. Amikor üzleti útra megyek, egy időben meglátogatom a fiókunkat. Vagyis a feladatok egy bizonyos helyhez kötődnek.
Egy másik kontextus az emberek. Mindannyiunknak vannak időről időre olyan esetei, amelyek valamilyen személyhez kötődnek. Például amikor meglátom N ügyfelet, meg kell beszélnem vele az új árlistát és a szerződés meghosszabbítását. Több összefüggés van körülmények, külső és belső. Példák külső körülményekre: mikor lesz a főnök jó hangulat amikor ilyen-olyan törvény jön ki. A belső körülmények például az inspiráció éles hulláma, vagy éppen ellenkezőleg, a munka iránti hajlandóság.
Itt ismét visszatérünk feladatlistáinkhoz, csak most kontextus szerint csoportosítjuk őket. Például a naplórészekben kezdjük a tipikus összefüggésekről. Tegyük fel, hogy az egyik részt „Bank”-nak hívjuk, és felsoroljuk az összes olyan problémát, amelyet meg kell oldani, amíg a bankban tartózkodik. Vagy például "XXX projekt" - és ott volt egy lista a kérdésekről, amelyeket tisztázni kell a projekthez. A legfontosabb dolog az, hogy ne feledkezzünk meg a feladatról a megfelelő időben.
És sok ilyen módszer létezik a kontextuális tervezésre. Például felír egy cetlire olyan kérdéseket, amelyeket feltétlenül le kell lőnie egy találkozón, és ezt a papírt a szemüvegtokba helyezi. És tudod, hogy az első dolga minden találkozón az, hogy előveszi és felteszi a szemüvegét. Ennek megfelelően a megvitatásra szánt kérdések önmagukra emlékeztetnek majd.
Különféle alkalmakra készíthet kontextuális mappákat. Tudja például, hogy egy év múlva nyílászárócserével felújítják az irodáját. Szerezz be egy „Javítás” mappát, és tedd bele az összes „számviteli” cikket, a Pénzügyminisztérium és a Szövetségi Adószolgálat e témával kapcsolatos leveleit stb. Higgye el, amikor eljön az ideje, hogy figyelembe vegyük a javítási költségeket, a a mappa nagy segítségedre lesz, és sok időt takarít meg.
Az MS Outlook időgazdálkodásáról többet megtudhat a könyvből: G. Arhangelszkij. "Az idő képlete". Könnyedén beállíthatja számítógépét személyes tervezési rendszerének mini-automatizálására.Az MS Outlook használatával történő ütemezéskor a feladatokhoz rendelt kategóriák használhatók kontextusként. Létrehozhatja például a „Főnök”, „Bank”, „Adó”, „XXX projekt” stb. kategóriákat. Ha pedig bizonyos feladatok merülnek fel, azonnal adja hozzá őket a kívánt kategóriába. Amikor a főnöke hív, megnyithatja az „ő” kategóriáját, megnézheti a hozzá tartozó összes feladatot, és gyorsan megoldhatja azokat.
Az üzleti gyakorlatban a feladatok hirtelen változása - gyakori előfordulásés ez határozottan lehangoló. Azonban meg tudjuk tervezni a dolgokat úgy, hogy a változtatások csak kis mértékben vagy egyáltalán nem okoznak kárt terveinkben. Ehhez célszerű a merev-rugalmas ütemezési algoritmust használni. Ez azt jelenti, hogy napi feladatainkat három típusra osztjuk.
Első típus- ez nehéz feladatok, amelynek végrehajtása meghatározott időponthoz van kötve. Tervezésük megszokott – csak felírjuk őket a napló időrácsára. Például 10 órakor - értekezlet, 12 órakor - társadalombiztosítás hívása, 17 órakor - értekezlet.
Második típus - rugalmas megbízások, nincs időhöz kötve. Például egy motivációs levelet kell írnia a pontosításhoz. És nem mindegy, hogy mikor csinálod: délelőtt 11 órakor vagy délután 3 órakor. A fő dolog a mai nap.
És végül harmadik típus- ez költségvetési feladatokat időköltségvetést igényel. Például 9 hónapra szóló mérleg elkészítésére. Nyilvánvaló, hogy ez nem egy perc kérdése, legalább néhány napra lesz szüksége.
A naptervezés merev-rugalmas megközelítésének elve az, hogy azokat a feladatokat, amelyek nincsenek szigorúan egy adott időponthoz kötve, az órarácsba ne vegyük be. Ehhez függőlegesen kettéosztjuk naplónk oldalát.
(1) Az órarácsban csak nehéz feladatokat rögzítünk. Itt helyezzük el a költségvetésben megtervezett feladatokat is, ezekre elkülönítve a szükséges időkeretet.
(2) A napló jobb oldalán felsoroljuk az összes rugalmas feladatot, prioritás szerint sorba rendezve.
Így a szemünk előtt van a nap összképe. Tudjuk, mik a nehéz dolgok, és mennyi időt kell tennünk. Tisztában vagyunk azzal, hogy milyen időigényes feladatokat kell elvégezni, és van rájuk fenntartott időnk. Ugyanakkor tisztán látjuk a szabadidőt és nyugodtan kezeljük a rugalmas feladatokat. Ha új feladatok merülnek fel, csak át kell rendezni a prioritásokat, és ha szükséges, módosítani kell a cselekvések sorrendjét. Általában a terv nem változik.
A nap tervezését összefoglalva kiemeljük az alapvető szabályokat.
1. A munkanap elején 5-10 percet szánunk a tervezési feladatokra. Ideális esetben este kell megtervezni. De ez nem mindig sikerül, ráadásul az előestéjén nem tudunk néhány sürgős ügyről. Így este lehet tippelni durva terv napon, és amikor munkába jön, nyugodtan tisztázza, hogy van-e sürgős ügye.
2. Csak nehéz feladatokat írunk be az időrácsba.
3. A napi terv úgy összeállított, hogy a napló minden sora le legyen foglalva, már önmagában is fárasztó és elkeserítő. Ezért a tervezett munkaidő mértéke nem haladhatja meg a teljes munkaidő 70%-át. 30% előre nem látható körülmények esetén. Törekedj arra, hogy több „levegő” legyen a tervedben, vagyis legyen idő tartalék. Minél több, annál nagyobb a valószínűsége annak, hogy a terv teljesül, és ugyanakkor jó egészségben és jó hangulatban marad.
