Az e-mail írása elég egyszerű, de van egy általános formátum, amelyet követni szeretne. Az informális és a hivatalos levelek közötti különbségekkel is tisztában kell lennie. Íme, amit tudnod kell.
1. rész
A levélírás alapjaiHozzon létre egy e-mail címet. Ha nem rendelkezik e-mail címmel, a folytatás előtt regisztrálnia kell valamelyik e-mail szolgáltatónál. Szerencsére sok ingyenes e-mail szolgáltató létezik, amelyektől ingyenes e-mail címet kaphat. Ezek közül néhány a legnépszerűbb:
Kattintson az "Írás" vagy az "Új" gombra. Mielőtt levelet írhatna, meg kell nyitnia egy új üres üzenetdobozt, amelybe beírja a szövegét. A pontos mód az Ön által használt szolgáltatástól függ, de általában valahol az oldal tetején kell lennie egy gombnak, amely valami olyasmit ír, mint „Ír”, „Új” vagy „Új bejegyzés”.
A címzettek címeinek listázása. Nem kell megadnia saját e-mail címét, de meg kell adnia annak a személynek vagy személyeknek az e-mail címét, akinek e-mailt szeretne küldeni.
Adjon hozzá egy informatív témacímet. Bármely levelezési szolgáltatás lehetővé teszi a levél tárgyának vagy címének megadását a "Tárgy" mezőben.
Írja meg az üzenet szövegét. Az e-mail törzsét a tárgysor alatti nagy szövegmezőbe kell írni.
Kattintson a "Küldés" gombra. Miután befejezte a levél beírását, ellenőrizze, hogy nem tartalmaz-e benne helyesírási és nyelvtani hibákat, és győződjön meg arról, hogy a levél releváns-e a felvetni kívánt témához. Ha elkészült a levél, kattintson a "Küldés" gombra, hogy elküldje a listán szereplő címzetteknek.
2. rész
Barátságos levél írásaPróbáljon meg nem feltűnő tárgyat megadni. A levélnek nem kell tárgynak lennie, de mégis jobb, ha szerepeltetjük. Legyen rövid, édes és lényegre törő.
Fontolja meg, hogy az összes címzettet a keresztnevükön szólítsa meg. Ez nem feltétlenül szükséges egy baráti levélhez, de nagyon udvarias lenne, ha így kezdenéd az üzenet szövegét.
Írja le világosan, mit szeretne mondani, de próbálja meg egyszerűnek tartani. A levél szövegének világosnak kell lennie, de a nyelvezetnek informálisnak, sőt köznyelvnek kell lennie.
Gondolja át, hogyan írja alá a levelet. A baráti levelekhez, mint az üdvözléshez, nem kell aláírás, de igen jó út fejezze be az üzenetet.
3. rész
Hivatalos levél írása4. rész
A barátságos levelek sajátos típusaiÍrj levelet egy barátodnak, aki elköltözött. Ha közelmúltban elköltözött egy barátod, rokonod vagy hozzátartozód, írj levelet, és kérdezd meg, hogy sikerült a költözés, hogy tetszik neki az új lakóhely stb.
Írj egy baráti levelet egy barátodnak, aki soha nem adta meg az e-mail címét. Ha harmadik féltől kapja meg barátja e-mail-címét, fontos, hogy ezzel az e-mail-címmel ellenőrizze, hogy a helyes címről van-e szó, így gyorsan elmagyarázhatja, kicsoda.
Tanulj meg e-mailt írni egy srácnak. Ha lány vagy, és ez az első alkalom, hogy levelet írsz egy srácnak, kissé kiborulhat. Ez különösen igaz, ha az a srác, akivel SMS-t írsz, a potenciális barátod. Próbáld úgy megírni a levelet, hogy közönségesnek tűnjön, de elég hozzáértő és visszafogott legyen.
Tanulj meg levelet írni egy lánynak. Ha olyan srác vagy, aki először ír levelet egy lánynak, a feladat meglehetősen ijesztőnek tűnhet. Maradjon nyugodt, és írjon egy egyszerű és jól megírt üzenetet.
Flörtölj egy levélben. Ha kedves és játékos szeretne lenni levele címzettjével, használja ugyanazt a nyelvet, mintha a való életben flörtölne vele. A hangulatjelek és az „ölelések és csókok” (xoxo) is jól jönnek.
Az e-üzleti levelezés hatékonysága nagyban függ a megfelelő témától. Az elküldött üzenetek listáját átfutva a címzett valószínűleg a munkanap legvégén tárgy nélkül hagy egy levelet, és a fontosabb címeket részesíti előnyben.
A „Sándortól”, „Vitalijnak” és más elvont címsorok formátumú tárgya csak akkor megfelelő, ha a címzett levelet vár, és egy közelmúltbeli beszélgetés során tájékoztatták a fontos információk közelgő kézbesítéséről. Minden más esetben az ilyen témák sikertelenek. Nem tükrözik a fellebbezés indokát, a levél lényegét és fontosságát.
Jó témának számít egy jól megfogalmazott, 2-4 szavas mondat. Például: „Jelentéstervezet jóváhagyásra”, „Kereskedelmi ajánlat a „Business Trade” LLC-től”, „A pala szállításáról”, „Pala. Javaslat megfontolásra.
A fellebbezés célja ellenére a levél írójának ügyelnie kell a figyelem felkeltésére. Tehát a megjegyzések „Sürgős!”, „Igazgató személyesen”, „Fontos!” A levél tárgyában csak abban az esetben kell feltüntetni, ha az üzenet valóban rendkívüli jelentőséggel bír, és nem csak a feladó, hanem a címzett számára is. Ha ugyanattól a kapcsolattartótól származó minden levelet indokolatlan figyelem kíséri, a címzett abbahagyja a válaszadást, szélsőséges esetben tiltólistára küldi, vagy átirányítja a beosztottakhoz.
Az e-mail üzenetnek üzenettel kell kezdődnie. Rendkívül fontos, hogy a címzett teljes nevét használjuk, és hibamentesen írjuk le. Az a figyelmes címzett, aki helyesírási hibát vesz észre a nevében, nagy valószínűséggel elveszíti a fellebbezés szerzője iránti bizalmát és érdeklődését a párbeszéd folytatása iránt.
Ennek elkerülése érdekében még tömeges postázás esetén sem szabad elhanyagolni a kísérőlevél szövegének elküldés előtti lektorálását. A hibák gyakran megbújnak ügyvégek megszólításkor, összetett vezetéknevek írásakor. A címzett státuszától függetlenül helyesebb névvel és családnévvel megszólítani, ha ezek nem ismertek, akkor megengedett a hagyományosan semleges szerkezetek használata: „Jó napot”, „Helló”. Ha a szerző és a levél címzettje eltérő időzónában él, a fellebbezés megengedett: „Jó napot”, „Jó órát”.
Az e-mail legyen rövid, világos, és ne tartalmazzon súlyos és szükségtelen részleteket. Ez a minőség különösen fontos, amikor email levelezés az üzleti együttműködés kezdete, nem pedig folytatása.
A fellebbezés első bekezdésében a szerzőnek be kell mutatkoznia, ha a levelezést korábban nem folytatták, vagy régen megszakadt. Ennek optimális konstrukciója a hagyományos mondat: „Aggódik Vaszilij Kuznyecov miatt, a Business Trade cég alkalmazottja miatt. Szeretném folytatni a beszélgetésünket egy csatorna kínálatára vonatkozó javaslat megfontolásáról.
A mondatban szereplő összes befejezett gondolatot logikusan bekezdésekre kell bontani, listákat kell beírni, illik vastagon szedni és aláhúzni, ami javítja az olvasó információérzékelését és csökkenti a témában való merülési időt. Általános szabály, hogy egy e-mail ritkán áll több mint 3-5 bekezdésből.
Célszerű az e-maileket üzleti búcsúval zárni a következő stílusban: „A Legjobbakat kívánom, …”, „Tisztelettel,…” stb. De az olyan búcsúszavakkal, mint a „Mindig az öné,…”, legyen a lehető legóvatosabb, mert az informális hangnemet és a túlzott konvergenciát a címzett félreérthetően érzékelheti.
Az aláíráshoz csatolni kell az elérhetőségeket. Fontos a telefonok, fax, a képviselt szervezet hivatalos honlapja, valamint egy tartalék e-mail cím feltüntetése, mert magában a levélben látja a címzett a kapcsolattartási címet.
A dokumentum készítése során felmerült gondolatokat nem szabad utóiratban formalizálni. Mint tudják, a megkésett írási ötletek ilyen kifejezése csak személyes levelezésben helyénvaló. Igen, és az elektronikus gépelés lehetővé teszi, hogy bármikor módosítsa a fellebbezés szöveges tartalmát. Használja levélben P.S. negatívan érzékelheti a címzett, akinek nem ok nélkül úgy tűnhet, hogy a címzett időt szakított arra, hogy harmonikusan kiegészítse a levélben további információkat, és úgy döntött, hogy egy elhamarkodott utóiratra szorítkozik.
Az elmúlt évtizedben az e-mail talán az egyik legnépszerűbb eszközzé vált üzleti kommunikáció. Ma meglehetősen nehéz olyan személyt találni, aki ne használja az e-mailt interperszonális és interkulturális kommunikációs gyakorlatában. A bejövő üzenetek címeit és tárgyait egy pillantással gyorsan átvizsgálva eldöntjük, hogy mely betűket olvassuk el és melyeket töröljük anélkül, hogy felfednénk. A levelezés lehet üzleti vagy magánjellegű, a levelezők közötti kapcsolattól függően. Ha a levél magánjellegű, akkor etikai szempontból nincsenek szigorú követelmények - az írás stílusa és az előadás módja elsősorban a címzett ismeretségi fokától függ.
Ma már meglehetősen nehéz olyan céget találni, amely nem használja az e-mailt az interperszonális kommunikációs gyakorlatában. Meg kell jegyezni, hogy a szokásos üzleti levelezésben e-mailben vannak általánosan elfogadott szabályokat amit tudnod kell, és amelyek alapján neked kell vezetned. Nézzük meg közelebbről a legfontosabbakat.
1. szabály E-mail küldésekor feltétlenül töltsön ki minden mezőt. NÁL NÉL Általános nézet Az üzleti e-mail felépítése a következőképpen ábrázolható:
A feladó címe és neve.
Címzett címe (vagy címzett címe, ha egy szöveget tartalmazó levelet több címzettnek kell elküldeni).
A levél fontossága (ha szükséges).
Levél tárgya.
Alkalmazás.
Egy üdvözletből álló levél; a levél törzsszövege; következtetések; és aláírásokat.
2. szabály A feladó címének és nevének felismerhetőnek kell lennie. Ezért postafiók indításakor mindig a feladó neve oszlopba írja be a vezeték- és keresztnevét. A legmegbízhatóbb cím az, amely tartalmazza az Ön valódi nevét, valamint a szervezet nevét a domain névben, például: Ez az e-mail cím a spamrobotok elleni védelem alatt áll. A megtekintéséhez engedélyeznie kell a JavaScriptet. .
3. szabály Feltétlenül töltse ki a „Tárgy” mezőt. A levél tárgya a levél különleges attribútuma, melynek jelenléte nagyban megkönnyíti az elektronikus levelezéssel való munkát. Egy levél sorsa gyakran a Tárgyától függ, különösen, ha a feladó neve és címe nem árul el semmit. A levél tárgya legyen rövid – legfeljebb 50 karakter – és lényegre törő. Minél egyszerűbb és világosabb a levél Tárgya, annál valószínűbb, hogy a levelet elolvassák és választ kapnak rá. Különösen akkor kell alaposan átgondolni a Témát, amikor először írsz valakinek.
4. szabály Csak a válaszhoz használja az ikont ("Re:"). A megválaszolt levél címmezőjében elhelyezett ikon segítségével nyissa meg a válasz összeállításához szükséges űrlapot. Ez az űrlap már tartalmazza beszélgetőpartnerének címét, levelének szövegét és az alanyt. A piktogram (Re) egy rövidítés angol szó"Reply:" vagy "Response:" és azt jelenti, hogy "Válaszom:". Ezért, ha a levél tárgya megváltozik, a tárgy módosítását a Re ikontól jobbra található lefelé mutató nyíl segítségével kell végrehajtani. A megnyíló legördülő listában válassza ki a „téma módosítása” parancsot.
Ha valaki e-mailjére válaszolva megváltoztatja a párbeszéd fő gondolatát, módosítsa ennek megfelelően a tárgyat, de jobb, ha egy új kérdés megvitatását új levél létrehozásával kezdi.
5. szabály Az idő előtti küldés elkerülése érdekében csak akkor írja be a címzett címét, ha a levél elkészült, ellenőrizve és készen áll a küldésre. Legyen óvatos a "Küldés" gombbal: mindenképpen annak küldje el a levelet, akinek szeretné.
6. szabályÜgyeljen arra, hogy a levél törzse elé írjon egy üdvözletet, amely egy üdvözlő szóból és a címzett nevéből áll. Egyes felhasználók úgy vélik, hogy az üdvözlés be email nem kell leírni, mivel ez egy állítólag értelmetlen papírposta relikviája, hogy nem hordoz semmi értelmes információt, és csak rutinszavakat tartalmaz.
Az üdvözlés a levelet író személy neveltetésére vonatkozó információkat tartalmaz. Használja üdvözlésként következő űrlapot felhívások: "Jó napot, kedves (tisztelt) + a címzett neve, apaneve!" vagy „Kedves (kedves) + a címzett neve, apaneve, helló!” és csak ezután folytassa üzenete célját.
Európában bevett szokás, hogy mindig "Tisztelt Hölgyem/ Uram" vagy kevésbé formálisan szólítanak meg, különösen, ha ismeri a címzettet: "Tisztelt + név". Az Egyesült Államokban, ahol intenzívebb az élettempó és a levelezés, az e-mail egy névből és egy rövid "Szia + névből" álló címmel kezdődik. Oroszul felkiáltójelet helyeznek az írásos megszólítás után bármilyen típusú levelezésben: üzleti, magán, hivatalos stb. angol nyelv ezekben a műfajokban vesszőt teszünk.
7. szabály Szerkessze megfelelően a levelét. Mivel a képernyőről olvasni sokkal nehezebb, mint a papírt. Bontsa fel az e-mail szövegét logikus bekezdésekre. Próbáljon meg 15-20 szónál nem hosszabb mondatokat tartani. A bekezdéseket behúzással vagy üres sorral válassza el egymástól.
8. szabály Legyen tömör és fejezze ki gondolatait lényegre törően. Az első bekezdésből származó levél fő szövegének legalább a Tárgyánál fel kell hívnia az olvasó figyelmét. Legyen tisztában a potenciális olvasó korlátozott idejével. Kezdje a levél céljával, azt az első mondatban egyértelműen fel kell tüntetni. Ha az első mondatok helyesen vannak megfogalmazva, akkor nagyon nagy a valószínűsége annak, hogy a levél címzettje a végéig elolvassa. Az e-mailek célja az információk gyors továbbítása. Ha kell küldeni fontos információ nagy kötetet tartalmaz, jobb, ha egy rövid kísérőszöveget ír egy e-mailbe, és magát az információt csatolja el.
9. szabály Mielőtt elkezdené írni az e-mailt, csatoljon egy mellékletet. Hányszor kellett olyan levelet kapnia, amelynek az volt a célja, hogy egy mellékletet küldjön, anélkül, hogy maga a melléklet? Ilyen figyelmetlenség lehet a legjobb módon befolyásolja üzleti hírnevét.
10. szabály Amikor először ír valakinek, ne csatoljon semmilyen mellékletet. Ha mégis küld valamilyen mellékletet a címzett beleegyezése nélkül, akkor a levél szövegébe feltétlenül írja be, hogy milyen fájlról van szó. Ne csatoljon 5 MB-nál nagyobb mellékleteket, mert előfordulhat ilyen kellemetlen helyzet: egy másodperc alatt elküldi a fájlt a levelezőszerverre, és a címzett egy órán keresztül letölti.
11. szabály Válaszlevél írásakor válaszoljon az ÖSSZES feltett kérdésre. Ha nehéznek találja a választ, csak írjon közvetlenül.
12. szabály E-mail küldése előtt ellenőrizze a helyesírást, a nyelvtant és az írásjeleket. Az a tény, hogy az e-mail gyors út a kommunikáció nem azt jelenti, hogy hanyagnak kell lennie. A helyesírási és nyelvtani szempontból a lehető legintelligensebben építse fel kifejezéseit. Ez nem csak azért fontos, mert egy írástudatlanul írt levél elronthatja a rólad alkotott benyomást, hanem mert nagyon nehéz vessző és pont nélkül elolvasni a szöveget.
13. szabály Az e-mailekre válaszolni kell. Az e-mail a másokkal való kapcsolattartásról szól, és egy kis udvariasság sosem árt. Az etikett szabályai szerint az e-mailekre válaszolni kell, a válaszadási idő nem haladhatja meg a három napot. Ha ezen időszakon belül nem válaszol egy e-mailre, ez a kommunikáció egyértelmű megtagadása. Ha több kell hosszú idő a levél megválaszolásához érdemes elmagyarázni a késés okait. Amikor mellékletet tartalmazó e-mailt kap, győződjön meg arról, hogy a melléklet megérkezett és megfelelően megnyílt. Amikor ismeretlen emberektől kap levelet, nem tud válaszolni rájuk. Elolvasás nélkül törölhetők. Ha kéretlen e-mailt kap csatolt fájllal, akkor kicsomagolás nélkül törölje a fájlt: ez valószínűleg egy számítógépes vírus forrása.
14. szabály Ne kérjen olvasási elismervényt. A főlevél szövege után és az aláírása előtt a következő mondatot írhatja: „A levél átvételét igazolja vissza levélben vagy az alábbi telefonszámokon.”
15. szabály Az üzenet szövegében soha nem szabad nagybetűket használni. NAGYBETŰVEL BETŰ SZÖVEG kiabálásnak minősül. A legjobb esetben is analfabetizmusnak nevezik a hálózati etikett terén. Ez irritációt vagy egyéb nemkívánatos reakciót okozhat az olvasóban.
16. szabály Soha ne adjon meg bizalmas információkat e-mailben. Legyen nagyon óvatos, amikor bankkártyaszámát vagy más bizalmas információt továbbít az e-mail szövegében. Az átvitel során az e-mail elfogható és személyes haszonszerzésre használható fel. Ezenkívül az Ön által küldött e-mail örökre a számítógép memóriájában marad.
17. szabály Ne éljen vissza a rövidítésekkel és az érzelmi tervezéssel. Az üzleti életben email próbáljon meg ne használni olyan rövidítéseket, mint a BTW (egyébként) vagy a LOL (hangosan nevetés), illetve az úgynevezett hangulatjelek („mosolygó arcok”). Nem megfelelőek az üzleti levelezésben, főleg, hogy a levél címzettje nem ismeri a jelentésüket.
18. szabály A levél végére feltétlenül írja alá az aláírását. Az aláírás egy kis szövegtömb, amelyet az üzenetek végére adnak, amely azonosítja Önt, és tartalmazza kapcsolatfelvételi adatait. Az aláírása legyen rövid: legfeljebb négy-hét sor. A hosszú aláírás sok helyet foglal, és bosszantó lehet. Többet is tartalmazzon lehetséges módjai az Önnel folytatott kommunikációt (általában telefon- és faxszámokat), valamint a vállalat webhelyére mutató hivatkozást.
Cikkek alapján:
1. 32 legfontosabb e-mail etikett tipp E-mail etikett. [Elektronikus forrás] http://www.emailreplies.com/ Ellenőrizve: 2015.09.19.
2. Az e-mail etikett 26 legfontosabb szabálya. [Elektronikus forrás] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Ellenőrizve: 2015.09.20.
Az anyagot Shutilina L.A., a GMC DOgM metodológusa készítette
Mi az az email? A mai üzleti világban ez a következő:
Ezekből a pozíciókból és nézze meg az e-mailekkel való munkát. Kezdjük egyszerűen.
Én a Mozilla Thunderbird levelezőklienst használom, ezért annak példáját fogom használni. Hozzon létre egy új betűt, és menjen felülről lefelé a mezők listáján.
Lehet, hogy valaki nem tudja, de a Mozillában a "Címzett" "Cc" vagy "Bcc" értékre cserélhető.
Nem megfelelően a tömeges küldeményben adja meg a címzetteket a "Másolat" vagy a "Címzett" mezőben. Évente többször kapok olyan leveleket, amelyekben 50-90 címzett szerepel a "Cc" mezőben. A magánélet megsértése történt. Nem minden címzettnek kell tudnia, hogy kivel dolgozik még. hasonló téma. Jó, ha olyan emberekről van szó, akik ismerik egymást. És ha olyan versengő cégek vannak a listán, amelyek nem tudnak egymásról? Legalább fel kell készülnie a felesleges magyarázkodásra, és legalábbis fel kell szakítania az együttműködést valamelyikükkel. Ne csináld ezt így.
A tárgysor fontosságát gyakran (néha értelmesen) leírják vállalati blogjaikon. Professzionális szolgáltatások küldemények. De ott leggyakrabban értékesítési levelekről beszélünk, ahol a levél tárgya megoldja az „e-mailt meg kell nyitni” problémát.
Megbeszéljük a napi üzleti levelezést. Itt a téma azt a problémát oldja meg, hogy "a levél és a szerzője könnyen azonosítható, majd megtalálható". Sőt, a szorgalom visszatér hozzád számos válaszlevél karma formájában, csak előtagokkal Újra: vagy fwd, amelyek között meg kell keresnie a kívánt levelet a témában.
A húsz levél egy középvezető egynapos levelezésének kötete. Vállalkozókról és cégtulajdonosokról egyáltalán nem beszélek, leveleik száma néha meghaladja a napi 200-at vagy még többet is. Tehát még egyszer: ne küldjön e-mailt üres tárgysorral.
Tehát hogyan lehet helyesen megfogalmazni a levél tárgyát?
Hiba #1 : csak a cég neve a tárgyban. Például "Sky" és minden. Először is, valószínűleg nem Ön az egyik vállalata, amely ezzel a partnerrel kommunikál. Másodszor, egy ilyen témának nincs értelme, mert a címből már látszik a céged neve. Harmadszor, gondolja ki, hogyan fog kinézni a saját postafiókja ezzel a levelezési megközelítéssel? Körülbelül így.
Kényelmes ilyen témákban keresgélni?
2. hiba : mutatós, eladó cím. Nagyon jó, ha tudod, hogyan kell ilyen címeket írni. De vajon helyénvaló-e ezeket a készségeket üzleti levelezésben használni? Emlékezzen az üzleti levél tárgysorának céljára: nem eladásra, hanem azonosításra és keresésre.
Számos útmutató létezik a különböző alkalmakra való szövegíráshoz. Például Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin és a szó más mesterei sok hasznos információval rendelkeznek. Azt tanácsolom, hogy olvassa el cikkeiket legalább az általános műveltség javítása és az írott beszéd általános stílusának javítása érdekében.
A levélírás során több döntést is következetesen meg kell hoznunk.
Udvariasság kérdése . A levél elején elmosódhat az udvariasság vagy akár a gyengédség a „Kedves Rodya, több mint két hónapja nem beszélek veled írásban, amitől én magam is szenvedtem, sőt nem is aludtam tovább éjszaka, gondolkodom.” Nagyon udvarias és nagyon költséges, mind a bevezető elkészítéséhez, mind a beszélgetőpartnernek az elolvasásához szükséges időt tekintve. A levelezés üzlet, emlékszel? Nem levélműfajt írt versenyre, és nem levelet édesanyjától Raszkolnyikovnak, hanem üzleti levelezést.
Tiszteljük az időnket és a címzettet!
A bemutatkozásnak és az ismerkedés körülményeinek felidézésének csak a kiállításon való röpke találkozás után küldött első levélben van értelme. Ha ez az együttműködés vagy a jelenlegi levelezés folytatása, akkor a nap első levelébe ezt írjuk: „Helló, Ivan”, a másodikba és az azt követőkbe: „Iván, ...”.
Fellebbezés . Mindig aggasztott a kérdés, hogy kihez forduljak levélben, ha több címzett is van. Nemrég írtam egy levelet három Anna nevű lánynak. Minden habozás nélkül azt írtam, hogy "Helló, Anna" és nem vettem gőzfürdőt. De ez nem mindig van így.
Mi van akkor, ha három vagy akár hét címzett van, és nem ugyanaz a név? Felsorolhatod név szerint: "Jó napot, Rodion, Pulcheria, Avdotya és Pjotr Petrovics." De hosszú és időbe telik. Írhatod: "Üdv, kollégák!".
Saját magam számára a szabályt arra használom, hogy név szerint szólítsam meg azt, aki a "Címzett" mezőben van. És azokkal, akik a példányban vannak, egyáltalán ne lépjenek kapcsolatba. Ez a szabály egyúttal lehetővé teszi, hogy pontosabban meghatározza (egy!) A levél címzettjét és a levél célját.
Idézet . A levelezés gyakran kérdéseket és válaszokat tartalmazó levéllánc – egyszóval párbeszéd. Jó formának tekinthető, ha nem töröljük a levelezés történetét, és az idézett szöveg tetejére írjuk a választ, így ha egy hét múlva visszatérünk ehhez a levelezéshez, akkor csökkenő dátumok szerint tetőtől talpig könnyedén elolvashatjuk a párbeszédet.
Valamilyen oknál fogva a Mozilla alapértelmezett beállítása "Kurzor beállítása idézett szöveg után". Javasoljuk, hogy módosítsa az "Eszközök" → "Opciók" menüben fiókot» → «Összetétel és címzés». Így kell lennie.
A levél célja . Az üzleti leveleknek két típusa van:
Általában sokkal több az ösztönző levél, mint a jelentéstevő. Ha valamit el akarunk érni a beszélgetőpartnertől, nagyon fontos, hogy ezt egy levélben, egyszerű szöveggel közöljük. A cselekvésre való felhívást egy névnek kell kísérnie, és menjen utolsó mondat egy levélben.
Nem megfelelően : "Porfiry Petrovich, tudom, ki ölte meg az öregasszonyt."
Helyesen : "Porfiry Petrovich, én öltem meg az öregasszonyt, kérem intézkedjen a letartóztatásommal, elegem van a szenvedésből!"
Miért kellene a tudósítónak meggondolnia, hogy mit kezdjen ezzel a levéllel? Végül is tud rossz döntést hozni.
Aláírás a szövegben . Biztosan az. Ezenkívül minden e-mail kliens lehetővé teszi az aláírások automatikus helyettesítésének beállítását, például a klasszikus "Tisztelettel, ...". A Mozillában ezt az "Eszközök" → "Fiókbeállítások" menüben teheti meg.
Az, hogy az aláírásba névjegyet ír-e vagy sem, mindenki személyes ügye. De ha valamilyen módon kapcsolódik az értékesítéshez - feltétlenül írjon. Még akkor is, ha a tranzakció nem a kommunikáció eredményei alapján történik, a jövőben könnyen megtalálható lesz az aláírásból származó elérhetőségek segítségével.
Végül még egy jellemző a levél törzséből azoknak a beszélgetőpartnereknek, akik nem szeretnek (nem tudnak, nem akarnak, nincs idejük) válaszolni a leveleire. Adja meg az alapértelmezett értéket a levél szövegében. Például: „Porfirij Petrovics, ha nem jössz le, hogy letartóztass péntek 12:00 előtt, akkor amnesztiának tekintem magam.” Természetesen a határidőnek valósnak kell lennie (ne küldje el a szöveget a példából pénteken 11:50-kor). A címzettnek fizikailag képesnek kell lennie arra, hogy elolvassa levelét, és döntsön róla. Az ilyen „csend” felmenti Önt a beszélgetőpartner nem reagálása miatti felelősség alól. Mint mindig, ennek a chipnek a használatát bölcsen kell megközelíteni. Ha valaki időben és rendszeresen válaszol a leveleire, egy ilyen ultimátum, ha nem is sértheti, de egy kicsit megerőlteti, vagy olyan döntéshez vezethet, hogy nem most válaszol a levélre, hanem megvárja a pénteket.
A levelekhez gyakran érkeznek mellékletek: önéletrajzok, kereskedelmi ajánlatok, becslések, ütemtervek, dokumentumok szkennelése - nagyon kényelmes eszköz és egyben népszerű hibák forrása.
Hiba : Hatalmas beruházási méret. Gyakran kapunk legfeljebb 20 MB méretű mellékleteket tartalmazó e-maileket. Általában ezek egyes dokumentumok TIFF formátumú, 600 dpi felbontású szkennelései. A tudósító levelezőprogramja szinte biztosan lefagy néhány percre, ha hiába próbálják letölteni a melléklet előnézetét. És Isten ments, hogy a címzett megpróbálja elolvasni ezt a levelet egy okostelefonon ...
Én személy szerint azonnal törlöm az ilyen leveleket. Nem szeretné, hogy e-mailje a kukába kerüljön, mielőtt elolvasná? Szabályozza a melléklet méretét. Javasoljuk, hogy ne legyen nagyobb 3 MB-nál.
Mi van, ha meghaladja?
És még egy nem egészen nyilvánvaló ajánlás a befektetésekkel kapcsolatban - az övék név . A címzett számára érthetőnek és elfogadhatónak kell lennie. Egyszer a társaságban egy kereskedelmi ajánlatot készítettünk, amelynek címe ... legyen Fjodor Mihajlovics Dosztojevszkij. Jóváhagyásra kaptam egy levelet a menedzsertől a CP tervezetével, és a mellékletben volt egy "DlyaFedi.docx" nevű fájl. A menedzserrel, aki ezt küldte, a következő tartalmú párbeszéd zajlott:
Kedves menedzser! Ön személyesen készen áll arra, hogy felkeresse ezt a tisztelt személyt, és a szemébe szólítsa Fjodort?
Valahogy nem, tisztelt ember, mindenki a kereszt- és családnevén szólítja.
Miért nevezte a mellékletet „Fedinek”? Ha most elküldöm neki, szerinted fog tőlünk baltákat venni ezen a CP-n?
Át akartam nevezni...
Miért készítsen időzített bombát - egy potenciális ügyfél elutasítását - vagy készítsen többletmunkát magának egy fájl átnevezésével? Miért nem nevezi el azonnal helyesen a mellékletet: "Fyodor Mikhailovich.docx számára" vagy még jobb - "KP_Sky_Axes.docx".
Tehát az e-mail, mint "arc", többé-kevésbé megoldva. Térjünk át az e-mailre, mint termelékenységi eszközre, és beszéljünk a figyelemeltereléséről.
Az e-mail erős figyelemelterelő. Mint minden figyelemeltereléssel, a postával is foglalkozni kell a szabályok szigorításával és a munkarend végrehajtásával.
Legalább az ÖSSZES levélértesítést ki kell kapcsolnia. Ha a levelezőkliens alapértelmezés szerint be van állítva, hangjelzéssel értesítjük, és az óra melletti ikon villogni kezd, és megjelenik a levél előnézete. Egyszóval mindent megtesznek, hogy először elszakítsanak tőled fáradságos munka, majd belemerülni az olvasatlan levelek és a meg nem nézett levelek szakadékába – mínusz egy-két óra élet.
Egyesek számára az erős akaraterő lehetővé teszi, hogy ne zavarják el az értesítések, és jobb, ha a hétköznapi emberek nem kísértik a sorsot, és nem kapcsolják ki őket. A Mozillla Thunderbirdben ezt az "Eszközök" → "Beállítások" → "Általános" → "Ha új üzenetek jelennek meg" menüben teheti meg.
Ha nincsenek értesítések, hogyan lehet megérteni, hogy levél érkezett?
Nagyon egyszerű. Ön tudatosan szán időt a levelek elemzésére, megnyitja levelezőprogramját, és megtekintheti az összes olvasatlan üzenetet. Ez megtehető naponta kétszer, például ebédidőben és este, vagy kényszerleálláskor, például forgalmi dugókban.
Az emberek gyakran kérdezik, mi a helyzet a válaszidőkkel és a sürgős e-mailekkel? Azt válaszolom: nincs sürgős leveled a postán. Kivéve, ha Ön az ügyfélszolgálati osztályon dolgozik (az ilyen részlegnek megvannak a saját szabályai a levelekkel való munkavégzéshez).
Sürgős levelek esetén a feladó más csatornákon - telefonon, SMS-en, Skype-on - értesíti Önt erről. Ekkor tudatosan bemegy a levelezőkliensbe, és feldolgozza a sürgős leveleket. Minden időgazdálkodási guru (például Gleb Arkhangelsky a "Time Drive"-val) deklarálja az e-mailekre való 24 órás válaszadás szabványát. Ez a jó forma normális szabálya – ne várjon azonnali választ a beszélgetőpartnertől e-mailben. Ha sürgős levél érkezik, azt gyorsabb kommunikációs csatornákon jelezze.
Tehát kikapcsoltuk az értesítéseket, és most az ütemtervünknek megfelelően bekapcsoljuk a levelezőklienst.
Mit tegyünk, ha bementünk a levélbe, és részt vettünk az „e-mailek elemzése” nevű tevékenységben? Hol van ennek a munkának a kezdete és vége?
Sokat hallottam a zero postbox rendszerről, de sajnos nem találkoztam olyan emberrel, aki használná. Újra fel kellett találnom a kerekemet. Vannak cikkek ebben a témában a Lifehacker oldalon. Például, " ". Az alábbiakban az én értelmezésemben a nulla postafiók rendszerről fogok beszélni. Hálás leszek, ha a GTD guruk megjegyzésben szerepelnek, kiegészítik vagy javítják a leírt rendszert.
Fontos megérteni és elfogadni, hogy az e-mail nem feladattervező vagy tevékenységei archívuma. Ezért az Inbox mappának mindig üresnek kell lennie. Ha elkezdte a beérkező levelek elemzését, ne álljon meg, és ne terelje el a figyelmét semmi, amíg ki nem üríti ezt a mappát.
Mi a teendő a beérkező levelekkel? Az egyes betűket egymás után kell végignéznie, és törölnie kell. Igen, csak válassza ki és nyomja meg a Törlés gombot a billentyűzeten. Ha nem tudja rákényszeríteni magát az e-mail törlésére, döntenie kell, hogy mit kezdjen vele.
Itt vannak a hosszú távú tárolásra szolgáló mappáim.
Vannak más levelezőkliens-beállítások is, amelyek fontosak a rendszer működése szempontjából. Először is, alapértelmezés szerint a Thunderbirdben van az "Üzenetek megjelölése olvasottként" jelölőnégyzet. Inkább tudatosan csinálom, szóval le a zászló! Ehhez lépjen az "Eszközök" → "Beállítások" → "Speciális" → "Olvasás és megjelenítés" menübe.
Másodszor, használjuk szűrők . Korábban aktívan használtam olyan szűrőket, amelyek a feladó címe alapján automatikusan továbbították a leveleket a megfelelő mappákba. Például egy ügyvéd levelei átkerültek az "Ügyvéd" mappába. Több okból is elhagytam ezt a megközelítést. Először is: az ügyvédtől érkező levelek az esetek 99%-ában projektre vagy partnerre vonatkoznak, ami azt jelenti, hogy át kell helyezni a partner vagy projekt mappájába. Másodszor: úgy döntöttem, hogy növelem a tudatosságot. Önnek magának kell eldöntenie, hogy egy adott levelet hol tároljon, és kényelmesebb, ha a feldolgozatlan üzeneteket csak egy helyen keresi - a beérkező levelek között. A szűrőket most már csak arra használom, hogy mappákba rendezzem a különféle rendszerekből érkező, automatikus szabályos leveleket, vagyis azokat, amelyekhez nem kell döntést hoznom. A Mozilla Thunderbird szűrői az "Eszközök" → "Üzenetszűrők" menüben állíthatók be.
Tehát megfelelő megközelítéssel az e-mailek napi 10-60 percet vesznek igénybe, a levelezés mennyiségétől függően.
Igen, és még egy dolog. Kikapcsoltad már az értesítéseket az új e-mailekről? ;)
A vállalkozónak aktív levelezést kell folytatnia mind a tisztviselőkkel (például az állami szervek képviselőivel), mind a „félhivatalosokkal” - partnerekkel, vállalkozókkal, szabadúszó megrendelésben részt vevő szakemberekkel és így tovább. Az írásbeli kommunikáció készsége meglehetősen gyorsan fejlődik, de eleinte sok hibát követhet el, és nem a legkellemesebb benyomást keltheti a címzettekben. Ebben a cikkben a közönséges üzleti levelek (papíron) és az elektronikus üzenetek írásának jellemzőiről fogunk beszélni.
Ügyeljen arra, hogy cége fejléces papírját használja. Ez mindig benyomást kelt, és növeli a „beszédpartnerek” lojalitását. A formanyomtatványok típusát, a kitöltési normákat és a tervezési elemeket a szervezet megrendelésében (illetve irodai munkavégzési utasításban) rögzíteni kell. Az üzleti levélformákra vonatkozó alapvető követelmények a GOST 2003 "A papírmunkára vonatkozó követelmények" című dokumentumban találhatók.
Kívánatos a céggel kapcsolatos alapinformációkat a következő űrlapba "préselni":
Ez nem a kötelező adatok listája, hanem csak tájékoztató jellegű. Tetszés szerint hozzáadhat vagy eltávolíthat.
A levélírás általános követelményei a következők:
A GOST 2003 azonban nem csak szögletes, hanem hosszirányú elrendezésű formák használatát is lehetővé teszi (ha középen vannak feltüntetve). A szögletes elrendezés ismerősebbnek és könnyebben olvashatónak tűnik, ezért jobb ezt a lehetőséget választani.
Az üzleti levél klasszikus szövegszerkezete három elemből áll:
Mindig meg kell értenie a levélírás célját. Szeretne együttműködést ajánlani? Kérelmet benyújtani? Meghív egy bemutatóra vagy más eseményre? Csak erről írjon, és ne terelje el a figyelmét hosszadalmas, az ügy szempontjából nem releváns viták és feltételezések.
Minden üzleti levélnek egy konkrét célnak kell lennie. Ha több kérdést érint benne, akkor ezeknek szorosan össze kell kapcsolódniuk. Ha ugyanahhoz a szervezethez több különböző témában kell felvennie a kapcsolatot, jobb, ha mindegyikhez külön levelet ír.
Az üzleti levelezés stílusa „könnyű” hivatalos ügy. Lehet és kell is szabványosítani a frázisokat, használni néhány klisét, közhelyet, de mindezt nem ajánlatos száraz bürokráciába vinni. Az "élő" nyelvet mindig könnyen és kedvezően érzékelik. Természetesen az üzleti írásbeli beszédnek meg kell felelnie az etikett normáinak (amelyekről az alábbiakban lesz szó), de a kérdés lényegét világosan és tömören kell megfogalmazni.
Néhány gyakorlati tipp:
Az üzleti levélírás egyik fő szabálya azt mondja: az üzenetnek írástudónak és stilisztikailag ellenőrzöttnek kell lennie.
A címzettet általában egyszer, a levél elején szólítják meg. Ezt háromféleképpen lehet megtenni.
Az utolsó részben az úgynevezett zárómondatot kell használnia. Itt több lehetőség is van:
Egyszóval az utolsó mondat megválasztása ízlés dolga.
Még az üzleti levél burkolt megvetése sem marad észrevétlen. Természetesen ebben az esetben már nem számíthat pozitív vagy legalábbis önmaga iránti hozzáállásra. A következtetés nyilvánvaló: ne engedj az érzelmeknek, és tartsd magad akkor is, ha a címzett valóban feldühít. Mindig ügyeljen az üzenet hangnemére.
Különös figyelmet kell fordítani az elutasítást tartalmazó levélre. Rendkívül bölcs dolog ilyen vagy olyan formában kategorikus „nem”-mel kezdeni egy ilyen üzenetet – ez azt az érzést fogja kelteni az emberben, hogy egyszerűen elküldték. Először próbáljon meggyőző (nem mesterkélt) magyarázatot adni. Miután röviden felvázoltam az elutasítás indokait, simán át kell térni a kimondásra. Ebben az esetben a következő kifejezések használhatók:
Ideális esetben még az elutasítás indoklása előtt - a levél legelején - röviden meg kell ismételni a címzett kérését. Meg fogja érteni, hogy figyelmesen elolvasta kérését vagy javaslatát, és minden bizonnyal értékelni fogja. Talán a jövőben újra együtt fogtok dolgozni – miért sugározzák azonnal a negatívumot, és ijesztik el a személyt túlzott keménységgel?
Soha ne ess a másik végletbe. A hízelgés és az őszinte hajlam számos biztosítéka az őszintétlenség nyilvánvaló jelei. Az őszintétlenség mindig elutasítást okoz.
A papíron megjelenő üzenetek már elavultak. Természetesen a "papír" levelezés soha nem fog teljesen eltűnni, de néhány éven belül ritkaságszámba mennek a klasszikus nyomtatványokra írt levelek. A tárgyalások egyre inkább elektronikusan zajlanak. A modern vállalkozó ma sokkal több levelet küld e-mailben, mint hagyományos levélben.
Az e-mailben küldött üzleti levelek ugyanezt használva készülnek Általános szabályok. A nyelvre, stílusra és hangnemre vonatkozó követelmények, az etikett betartása - mindezek a kötelező elemek nem változnak. Az elektronikus üzeneteknek azonban megvannak a sajátosságai.
Aláírási példa:
Tisztelettel,
Ivan Ivanov
http://site.com.
Íme egy üzleti levél minta az Ön számára.
Bár meglehetősen egyszerű, a jól megírt üzleti levelek példái nem olyan sokak. A vállalkozók rendszeresen összezavarodnak a tervezés során, nem egészen helyes címeket használnak, és megfeledkeznek a fontos árnyalatokról.
Felsoroljuk a jó üzleti üzenetekben rejlő főbb jellemzőket:
Ez egyfajta ellenőrző lista, amelyet először ellenőrizhet. Több száz írott és elküldött üzleti üzenet után megszűnik az igény. Ne hagyja figyelmen kívül a fenti szabályokat, és ne feledje: az üzleti levelezés „pumpált” készsége jelentősen növeli hírnevét és ennek megfelelően a cég imázsát.
