Como planejar seu dia corretamente para fazer tudo? Que regras você deve seguir para evitar estresse e sentimentos de insatisfação? Neste artigo, você aprenderá o que precisa fazer para aumentar sua produtividade e eficiência.

Se você se atrasa com frequência, cria bloqueios no trabalho, se esquece de acontecimentos importantes e fica nervoso por não ter tempo para fazer muitas coisas, então este artigo é para você. Por onde começar para aprender como planejar adequadamente seu tempo?

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1. Mantenha um diário. Não comece o dia antes de anotar seus planos para o dia seguinte pela manhã, ou melhor ainda, à noite. Fazer uma lista de tarefas é uma atividade necessária para entender o que precisa ser feito e dar conta de tudo.
2. Defina lembretes para reuniões e eventos no seu celular.
3. Se você trabalha em um computador, crie um documento separado com uma lista de tarefas.

Como fazer uma lista de tarefas corretamente?

• Uma lista de tarefas precisa ser escrita todos os dias, de preferência à noite.
• Escreva no máximo 7 coisas prioritárias em sua lista. Não vale mais a pena, porque é impossível fazer mais num dia.
• Anote todos os pontos detalhadamente. Por exemplo: vá até uma loja e compre tudo o que precisa conforme a lista. Anote a lista de itens necessários em um pedaço de papel separado. Então ir à loja levará muito menos tempo.
• Você deve colocar em sua lista de tarefas o tempo aproximado que levará para concluir esta ou aquela ação.
• A lista de tarefas deve estar sempre visível. Se você é uma jovem mãe que é constantemente puxada pelos filhos e a lista se perde, escreva várias cópias.
• Escreva uma lista de tarefas para a semana seguinte. Isso o ajudará a entender quais coisas são especialmente urgentes e quais podem esperar.

Regras básicas sobre como planejar seu dia para fazer tudo

1. Para planejar bem o seu dia e administrar tudo, é muito importante treinar para acordar cedo. Não importa se você precisa trabalhar ou não. Organize um horário normal de sono. Para se sentir enérgico, você precisa dormir 8 horas por dia. Portanto, pense em que horas você precisa ir para a cama para poder acordar cedo e ainda dormir o suficiente.
2. É muito importante ouvir o seu relógio biológico . Você sabe melhor a que horas você se sente cheio de energia e energia para realizar muitas tarefas rapidamente. Se você se sentir energizado à noite, planeje seu dia para ter coisas importantes para fazer à noite. No resto do tempo, faça coisas menos importantes, reserve um tempo para descanso, autodesenvolvimento, encontro com amigos, etc.
3. É muito importante priorizar ao planejar o seu dia. . Primeiro você precisa fazer as coisas que são mais significativas em sua prioridade e só então passar para as secundárias. Nunca deixe coisas importantes para mais tarde. Caso contrário, você pensará neles o dia todo e se distrairá com seus pensamentos.
4. Não desperdice muita energia e tempo com coisas que lhe trarão poucos resultados. . O tempo gasto e o resultado final devem ser proporcionais.
5. Ao planejar seu tempo, você deve considerar todas as opções possíveis para facilitar sua vida . Por exemplo, se limpar sua casa leva muito tempo, considere contratar uma governanta. Ou jogue fora coisas há muito necessárias, coloque tudo em caixas e organize. Então a limpeza levará menos tempo.
6. Ao fazer as coisas, analise quais fatores mais frequentemente distraem você e ocupam seu tempo . Talvez você muitas vezes se distraia com redes sociais, falando ao telefone ou pensando em outras coisas. Muitas vezes, fatores psicológicos desempenham um papel, por exemplo, medo de não conseguir terminar o trabalho a tempo, medo de assumir uma tarefa difícil, preguiça.

O que evitar para acompanhar tudo

1. Não perca tempo assistindo TV. Você pode assistir a qualquer notícia ou filme na Internet sem publicidade. Isso economizará seu tempo.
2. Limite seu tempo em nas redes sociais, fóruns e jogos . É uma perda de tempo.
3. Tente se livrar maus hábitos . Você já se perguntou quanto tempo gasta nas pausas para fumar? Isso não só tira seu tempo, mas também sua saúde. Maus hábitos não são compatíveis com o sucesso.
4. Aprenda a superar a preguiça, a falta de compostura e a impontualidade. Defina lembretes em seu telefone e um alarme com antecedência para não se atrasar. Defina um limite de tempo para concluir todas as tarefas.

David Allen aconselha se organizar ambiente de trabalho, adquira todo o material de escritório necessário. Além disso, mantenha um arquivo, crie uma pasta correspondente para cada caso. Allen também aconselha escrever 4 listas de tarefas:

• Faça uma lista de coisas que precisam ser feitas no futuro próximo.
• Adicione projetos que exigem uma abordagem integrada a uma lista separada.
• Separadamente, faça uma lista de projetos que, por um motivo ou outro, ainda não podem ser concluídos.
• A lista de “algum dia”.

Para concluir as tarefas de trabalho com mais rapidez, você precisa concluir tarefas semelhantes consecutivas. O cérebro se acostuma com um certo tipo de trabalho e lida cada vez mais rápido.

Se você tem uma tarefa ou projeto muito difícil, é preciso dividi-lo em etapas. Então a tarefa se torna mais compreensível e viável de ser concluída. Use o princípio dos “pequenos passos”.

Aprenda a dizer “não”, não trabalhe para os outros, não se torne uma ferramenta para atingir os objetivos dos outros.

Todos os empresários de sucesso planejam as coisas mais importantes na primeira metade do dia. Você não pode deixar para mais tarde qual é a sua prioridade. Como se costuma dizer: “Você fez o trabalho, caminhe com ousadia”.

É muito fácil aprender como concluir todas as tarefas no prazo. A maioria das pessoas cria seus próprios problemas e obstáculos em suas vidas. Você só precisa fazer um pouco de esforço e começar a planejar sua vida. Você deve compreender que uma pessoa cansada e pouco saudável não pode trabalhar de forma produtiva e viver sua vida plenamente.

Portanto, é necessário:

1. Durma o suficiente .
2. Comer adequadamente. Coma tantos vegetais e frutas quanto possível.
3. Praticar exercícios melhora a imunidade , dão um impulso de energia e têm um efeito benéfico na atividade cerebral. A memória e a concentração melhoram e as células neuronais se renovam mais rapidamente.
4. Atenha-se à sua lista de tarefas . Escreva para todos os dias, durante uma semana e durante um ano.
5. Não se distraia com coisas desnecessárias , comunicação inútil. Não faça o trabalho para os outros.
6. Ao planejar o seu dia, não assuma mais responsabilidades do que você pode suportar. . Avalie adequadamente seu tempo e energia.
7. Mantenha sua casa e local de trabalho arrumados . Cada coisa deve ter o seu lugar e cada tarefa deve ter o seu tempo. Quando você se mantém organizado, gasta muito menos tempo realizando as tarefas. Deixe que a ordem e a sistematização das coisas se tornem seu hábito.
8. Otimize seu trabalho . Tente simplificar ao máximo qualquer tarefa e reduzir o tempo necessário para concluí-la.
9. Use-o tecnologia moderna . Mesmo em casa, uma multicozinha, um micro-ondas ou um moedor de carne elétrico economizarão muito tempo cozinhando.
10. Sempre se recompense por qualquer sucesso . Se você concluiu uma tarefa importante no prazo, descanse por 15 minutos e coma algo doce ou olhe para seus colegas por 10 minutos.
11. Não busque o ideal, ele não existe. Se você ficar obcecado em fazer tudo melhor, acabará protelando e ficando histérico.
12. Não acumule tarefas inacabadas. Tudo o que você planejou fazer hoje, faça!
13. Nunca tenha medo de pedir ajuda ou distribuir certas tarefas entre os funcionários.

Além de fazer uma lista de tarefas, existem algumas outras técnicas de planejamento eficazes que são amplamente utilizadas no gerenciamento do tempo. É uma técnica de gestão do tempo que inclui regras e princípios que ajudam a pessoa a organizar adequadamente o seu tempo e a obter a máxima eficiência em qualquer atividade.

Técnicas básicas de planejamento

1. Regra de Pareto ou princípio “80 a 20”. Apenas 20% dos seus pensamentos, conversas e ações levam a 80% dos seus resultados. E 80% das outras ações levam a 20% de resultados. Portanto, não tente fazer tudo de uma vez, mas faça inicialmente aquelas coisas que lhe trarão o máximo de resultados.
2. Método de tempoé que você precisa anotar todo o seu tempo, o que e onde você gasta. A análise desses registros mostrará quais atividades você deve parar de fazer, o que o distrai e quais processos você precisa acelerar.
3. Planejamento ABCé que você precisa distribuir as coisas por carta por grau de importância. Os casos da categoria A são os mais importantes. Eles representam 15% de todos os casos e trazem 65% dos resultados. B – assuntos importantes, que representam 20% de todos os assuntos e trazem 20% dos resultados. A categoria C são assuntos de menor importância, representam 65% e dão resultado de 15%.

Se você quer aprender a planejar bem o seu dia, para ser o dono da sua vida, não é preciso muito. Basta ter vontade de aprender, se esforçar e começar a trabalhar em si mesmo. Basta adquirir o hábito de planejar sua vida, escrever uma lista de tarefas para cada dia, desenvolver responsabilidade, perseverança e pontualidade. Aprender a planejar adequadamente é uma das formas de autoaperfeiçoamento que pode mudar radicalmente sua vida para melhor. Você aprenderá a definir prioridades, identificar valores fundamentais, definir metas e alcançá-las dentro de um prazo claramente definido.

Tenho certeza que cada um de vocês já percebeu muitas vezes: vocês parecem estar trabalhando pra caramba o dia todo, incrivelmente ocupados com alguma coisa, mas no final do dia, pensando no que conseguiram fazer hoje, percebem com grande surpresa que não há resultado significativo.

Como o russo médio passa o dia? Acordei, comi (se já tiver o que comer). Fui trabalhar pensando: “Hoje é um dia importante. Tudo precisa ser feito hoje! Cheguei, sentei na minha mesa e olhei para o monitor: Então, senhor, por onde melhor começar...?. Eu deveria verificar meu e-mail... e entrar em contato por um minuto no caminho... Duas horas se passaram. Lembrei-me que tinha que trabalhar. Eu tinha acabado de começar a trabalhar quando de repente os homens me chamaram para fumar, fui com eles e meia hora passou despercebida pela conversa. E aqui já é quase almoço, não adianta se estressar, porque depois do almoço dá bastante tempo, você vai ter tempo para fazer tudo. Depois do almoço, o chefe de repente me mandou para uma reunião com sócios. Você chega no escritório à noite, percebe que não teve tempo de fazer nada, fica até tarde no trabalho para terminar tudo. De repente você lembra que hoje é aniversário de algum ente querido, você liga para ele, dá os parabéns e diz que não vem, porque... Muito trabalho. Você chega do trabalho, sem humor, cansado como um cachorro, toma umas garrafas de cerveja para melhorar o humor. Não tenho vontade de brincar com crianças, e com minha esposa (marido) também não é o melhor no momento. melhor momento perder tempo. Ele ligou a TV e logo desmaiou na cadeira sem nem terminar a cerveja. E assim, dia após dia...

Espero que você esteja aproveitando ao máximo o seu dia. No entanto, muitas pessoas vivem todos os dias assim. Naturalmente, o que dei como exemplo é uma pequena parte do que realmente acontece com as pessoas. Há um monte de outros efeitos colaterais. E tudo devido ao fato de uma pessoa viver o hoje e gastá-lo conforme as circunstâncias surgem. Assim, a produtividade, tanto no trabalho como em casa, é próxima de zero. Felizmente, há uma saída. Ajudará você a aumentar sua produtividade planejamento diário do seu dia.

Planejamento diário do seu tempoé parte integrante de qualquer pessoa de sucesso. Afinal, quando uma pessoa sempre sabe o que quer e o que precisa ser feito em determinado momento, ela consegue fazer muito mais do que alguém que passa o dia “como acontece”.

Darei dez regras básicas, a partir das quais você poderá criar o seu próprio rotina do dia de trabalho tão eficientemente quanto possível. Claro, isso não é uma panacéia, e todos podem editar seu diário de acordo com seus pontos fortes, quantidade de trabalho, velocidade de conclusão da tarefa, padrões de sono, descanso, etc.

PLANEJANDO SEU TEMPO. 10 REGRAS.

1. Tente seguir o princípio 70/30.
É impraticável planejar absolutamente todo o seu tempo, porque... neste caso, suas ações divergirão completamente de sua programação. E “aprisionar” completamente o seu tempo em um diário levará ao fato de que você estará dentro de limites muito rígidos e se sentirá constantemente como uma espécie de robô cuja vida inteira é planejada minuto a minuto.

A solução ótima é planejamento 70% do seu próprio tempo. Concordo, alguns eventos são difíceis de prever e quase todos os dias há um certo “efeito surpresa”, por isso você deve sempre deixar algum tempo livre. Ou, opcionalmente, faça uma certa reserva em cada período de tempo.

2. Faça um plano para o dia seguinte.
Planeje o dia seguinte no final hoje Isso é louvável, mas para não esquecer de nada, anote tudo o que fizer. Separe as coisas por importância, dividindo seu caderno em duas colunas. Na primeira, anote o que precisa ser feito imediatamente. Na segunda - que é menos importante e em caso de força maior pode ser adiada para outro dia.

Risque as tarefas e coisas que você concluiu, uma por uma. Isso servirá como um incentivo adicional para você e adicionará novas forças para resolver as tarefas restantes. Quanto menos tarefas você tiver, mais confiança terá de poder realizá-las.

No final de cada dia, na parte inferior, você pode adicionar uma inscrição como: "Viva! Eu consegui”, “Estou ótimo! Mas isso é só o começo!”, “Consegui fazer tudo! Eu sou legal! Mas ainda há muito a fazer!”. Esta inscrição também irá estimulá-lo desde a manhã a atingir seus objetivos e ao mesmo tempo não relaxar.

3. Tente concluir a maioria dos seus planos antes do almoço.
Quando você percebe no meio do dia que a coisa mais importante do dia já foi feita e já ficou para trás, fica muito mais fácil concluir as tarefas restantes. Aproveite o horário de almoço para cuidar de assuntos pessoais (ligar para parentes, atender ligações perdidas, discutir questões de empréstimos com o banco, pagar contas, etc.). Deixe o mínimo para a noite (negociações com o desenvolvedor, idas ao salão, compras, exercícios na academia).

4. Inclua minutos de descanso em cada hora de trabalho.
Regra obrigatória para todos. Quanto mais você descansar, mais produtivas serão suas atividades. Cada um escolhe o esquema mais conveniente para si, mas dois esquemas funcionam especialmente bem: 50 minutos de trabalho / 10 minutos de descanso ou 45 minutos de trabalho / 15 minutos de descanso.

Durante o relaxamento, não é necessário fumar bambu e cuspir no teto enquanto está deitado no sofá. Afinal, esse tempo pode ser gasto de forma útil. Faça um aquecimento: faça flexões, flexões, fique de cabeça para baixo (se o espaço permitir), faça exercícios para pescoço e olhos. Coloque seu espaço de trabalho em ordem, limpe sua casa ou escritório, leia um livro, dê um passeio ao ar livre, faça ligações agendadas, ajude seus colegas (família, se você trabalha em casa) em alguma coisa, etc.

5. Tente criar um planejamento realista.
Não se sobrecarregue com tanto trabalho que você não consegue realizar. Não vá ao extremo do planejamento excessivo (como se você pudesse lidar com qualquer montanha) e planeje apenas o volume de tarefas que você pode realizar de forma realista.

Por favor, não confunda planejamento com metas. Seus objetivos podem ser supergrandiosos; em princípio, deveriam ser assim. Mas para atingir estes objectivos no menor tempo possível, deve haver um planeamento realista e competente das tarefas. Isso absolutamente não significa que você tenha que trabalhar duro todos os dias para atingir seu objetivo o mais rápido possível. É melhor fazer uma coisa em pequenas porções todos os dias do que fazer a mesma coisa do início ao fim do dia de forma caótica e apressada. Assim, você não ficará exausto e o alcance de seus objetivos ocorrerá sem problemas.

Além disso, no final de cada dia, adicione uma coluna “O plano é concluído em ____%” e insira aí a porcentagem de suas tarefas concluídas hoje. Isso servirá como um estímulo adicional para você e também lhe dará a oportunidade de comparar resultados e fazer os ajustes apropriados no futuro, ao planejar seu tempo.

Tente todos os dias superar o plano, pelo menos não muito. Aqueles. tente cobrir adicionalmente as tarefas que não foram indicadas no plano. Naturalmente, a sua solução só deverá ser realizada depois de todas as tarefas planeadas já terem sido concluídas. Concordo, é bom observar a sua superprodutividade, olhando os números 105%, 110%, 115% ao final de cada jornada de trabalho.

6. Conclua tarefas grandes em pequenas partes.
Essa tática também é chamada de tática de “cortar salame”. Einstein também observou que a maioria das pessoas gosta de cortar lenha porque a ação segue imediatamente o resultado. Divida seus objetivos e projetos em pequenos pedaços e conclua-os durante um período de tempo bastante longo, reservando cerca de duas horas por dia para esse trabalho. Ao atingir a primeira meta intermediária, surgirão certos resultados que estimularão a conclusão das demais tarefas.

Por exemplo, vou pegar a criação de um produto: todos os dias você pode estupidamente inserir a linha “Criar um curso em vídeo” em sua agenda e trabalhar neste curso. Mas neste caso há várias grandes desvantagens:

• você não pode prever com antecedência o prazo para conclusão do seu curso
• todos os dias você não sabe exatamente onde deve continuar trabalhando no curso
• você não se sente satisfeito com seu trabalho até concluir o curso completamente

Se você dividir a criação do curso em muitas pequenas porções e fechá-las gradualmente, todas as desvantagens listadas poderão ser facilmente evitadas.

Aquelas tarefas cujo desempenho lhe causa, para dizer o mínimo, insatisfação, ou nas quais você é incompetente, sinta-se à vontade para delegar a outros especialistas, que realizam essas tarefas por diversão. Você economizará muito tempo e o trabalho planejado será feito de forma mais profissional.

7. Fique em silêncio por um tempo.
Muitas vezes acontece que uma TV no cômodo ao lado, um rádio que fica ligado o dia todo, a voz de alguém, as pessoas que passam por você, um prédio em construção na rua ao lado acabam se tornando tão irritantes que é simplesmente impossível se concentrar adequadamente em fazer coisas importantes. Em vez de resolver problemas específicos, sua cabeça se enche de meia-calça de 574 rublos, que seu funcionário comprou hoje, ou do último super mega hit de Justin Bieber, atualmente tocando no rádio.

Para realizar tarefas extremamente importantes é necessário saber trabalhar com tranquilidade, sem qualquer interferência externa. É neste caso que você poderá, com a máxima concentração, alcançar a maior produtividade e eficácia.

8. Coloque os itens de volta assim que terminar de usá-los.
Isso economizará muito tempo no futuro e também o ajudará a evitar confusão. Não é à toa que dizem: “Se você quer saber mais sobre o seu futuro companheiro, dê uma olhada na mesa dele. A ordem que está na sua mesa é a mesma ordem nos seus negócios.”

Aconselho você a jogar fora completamente todas as suas coisas velhas e desnecessárias, livrar-se do lixo desnecessário para que apenas o essencial para o trabalho fique sobre a mesa.

Mantenha as coisas em locais claramente definidos. Por exemplo, coloque todos os documentos em uma pasta ou caixa separada, mantenha também os recibos fixados em local determinado, canetas e lápis no local mais conveniente para uso. Felizmente, agora você pode comprar facilmente conjuntos, caixas e estojos especiais para resolver esse problema.

Faça isso e sinta o efeito incrível!

9. Livre-se de coisas que você não precisa.
Todos os estoques de coisas velhas deixadas para o caso de “e se forem úteis” não lhe trarão nada além de poeira e desordem extras. Além disso, acredita-se que as coisas que mandamos “para sucata” no mezanino, nas malas, embaixo do sofá, na despensa, no conjunto da cozinha carregam energia negativa.

Isso, como você entende, se aplica não apenas à área de trabalho, mas também ao trabalho e ao espaço doméstico em geral. Portanto, livre-se impiedosamente daquelas “coisas muito necessárias que você odeia jogar fora”. Recolha todas as mercadorias em um caminhão, leve-as para um aterro sanitário e queime-as. Se for mesmo uma pena, coloque tudo perto da entrada, quem precisa vai desmontar rapidamente. Roupas e sapatos podem ser distribuídos para orfanatos e lares de idosos. Eles só ficarão gratos a você.

10. Seja ativo e imagem saudável vida.
Se você ainda não está muito familiarizado com esportes, ginástica, procedimentos aquáticos, nutrição apropriada etc., então aconselho você a adicionar um pouco disso à sua rotina diária. Dou-lhe 100% de garantia de que ficará muito satisfeito com os resultados. O principal é que você não hesite e siga à risca o seu calendário esportivo. Você nem notará a rapidez com que sua saúde e condição física geral irão melhorar. Você também pode se livrar facilmente dos maus hábitos se definir uma meta e criar bons hábitos no lugar dos maus hábitos.

Deve ser lembrado que melhor sono- isso é dormir até meia-noite, porque durante este período seu corpo descansa e ganha força a melhor maneira. Em outras palavras, vá para a cama hoje, não amanhã.

Durma o suficiente, faça exercícios, alimente-se bem. Seu corpo vai agradecer com boa saúde, alto nível energia positiva e prontidão para atividades produtivas.

No final darei um exemplo da minha rotina para que vocês tenham algo para comparar. Não posso dizer que seja um polivalente perfeito. agendar para todos, mas pessoalmente estou completamente satisfeito com isso. Em comparação com a minha primeira rotina, os ajustes ocorreram mais de uma vez e este momento Se parece com isso...

PLANEJANDO PERFEITAMENTE SEU DIA DO MEU PONTO DE VISTA

Algumas notas sobre o plano:

• O rotina projetado para dias de semana (dias úteis) e não se aplica a finais de semana. No fim de semana deveria haver um plano, mas pensado especificamente para o descanso (tudo continua igual, grosso modo, apenas o Processo de Trabalho muda para Descanso), em casos extremos, alguns momentos de trabalho são transferidos para o fim de semana (caso algo não tenha sido feito no tempo ou algo mortalmente importante).
• Cada período de tempo é considerado com alguma margem. Desviar-se da rotina em 30 minutos é normal.
• A manhã de cada pessoa pode começar em um horário diferente. Acabei de mudar para mais cedo fazer mais e deu resultados positivos.
• O tempo que leva para sair de casa e voltar para o trabalho também pode ser diferente para cada pessoa. Eu escolhi o momento ideal para mim - quando os engarrafamentos na cidade já estavam diminuindo.
• Considero a leitura diária de literatura uma regra obrigatória para todos. Se o tempo não permitir ler no trabalho, leia no almoço, no ônibus, depois do trabalho, antes de dormir.
• Acontece que devido ao trabalho adicional você tem que ir para a cama muito mais tarde. Em qualquer caso, tente acordar de acordo com o seu horário, caso contrário sua rotina diária mudará constantemente, e isso não é bom.
• Nos fins de semana, você pode acordar mais tarde e ir para a cama mais tarde, mas também seguir um horário, acordar e ir para a cama no mesmo horário (por exemplo, uma ou duas horas mais tarde do que nos dias de semana).

Para planejar o seu tempo, você pode usar uma agenda, um bloco de notas, uma folha de papel comum, um caderno, diversos programas e aplicativos especiais. Pessoalmente, uso o Google Agenda, que é muito fácil de usar. Além de possuir uma série de funções úteis, sincroniza com dispositivos móveis, o que significa que está sempre à mão, não importa onde você esteja. Em geral, o Google está fazendo grandes avanços na área de sincronização de aplicativos. Isso simplifica muito o trabalho quando todos os tipos de assistentes estão disponíveis em uma conta, que também estão sincronizados entre si. Não consigo mais imaginar trabalhar em um computador e telefone sem Google Chrome, Agenda, YouTube, Drive, Tradutor, Google+, Maps, Analitics, Picasa e muitos outros serviços úteis. Também recomendo usar o super planner Wunderlist

Isso é tudo que eu queria contar para vocês hoje. Se você ainda não mantém um diário e não define metas para si mesmo, comece a fazê-lo imediatamente e continue fazendo isso constantemente! Espero que as 10 regras de ouro acima o ajudem a planejar seu tempo e que você comece a fazer muito mais.

Pense nos seus maiores fracassos na vida. Brigas, mal-entendidos que mudaram toda a sua vida de forma negativa. Reprovação em exames, entrevistas de emprego, etc. Os motivos para tais reprovações são semelhantes, via de regra, são decorrentes de má preparação e ações precipitadas. A seguir veremos como administrar tudo e planejar o dia/semana.

O que acontece se um atleta parar de treinar um mês antes das Olimpíadas - as habilidades e a força muscular enfraquecerão significativamente e ele sofrerá um dos últimos lugares. Como nos esportes, em qualquer negócio você precisa boa preparação, sem o qual as chances de sucesso diminuem muito.

O fator chave na preparação é o planejamento. "Regra dos 6 P": O planejamento adequado evita perda de produtividade.

Abaixo darei 7 maneiras de gerenciar tudo com a ajuda de um planejamento adequado do dia e da semana.

Método 1: Faça uma lista de tarefas do dia

Para que serve uma lista de tarefas?

Primeiro, vamos ver como nosso cérebro funciona. Descobriu-se que não podemos manter mais do que 7+-2 coisas ou pensamentos importantes sob controle em nossas cabeças. Para ter certeza disso, conte quantos círculos aparecem nas imagens:

Arroz. 1	Arroz. 2	Arroz. 3

Arroz. 4	Arroz. 5

Muito provavelmente, uma olhada é suficiente para determinar o número de objetos nas Figuras 1, 3 e 4.

E para os desenhos 2 e 5 não bastava um olhar, era preciso contar separadamente. Quanto menos objetos, mais fácil será gerenciá-los. O cérebro atinge seu limite quando o número passa de 7+-2.

O mesmo acontece com os pensamentos; ao mesmo tempo que não podemos armazenar mais do que 7+-2 tarefas na nossa cabeça, o resto é esquecido.

Vamos imaginar uma situação da vida real

Você precisa comprar um presente de aniversário de um ente querido;
- Pague pela Internet antes de desligá-la.

Quando você chegou ao trabalho:

Descubra que você precisa preparar um relatório hoje;
- Entrei e um colega me pediu para enviar um modelo de contrato;
- Após a reunião matinal de planejamento, o chefe me pediu para fazer 3 coisas.

Sua cabeça já está ocupada, mas o tempo não para; um cliente, um ente querido, um colega pode ligar para você, pode acontecer um imprevisto, etc. O que acontece nesse caso? Esquecemos algo. Se esquecermos de comprar mantimentos na loja, nada de ruim acontecerá, é claro, mas podemos esquecer algo mais importante: não comparecer a uma reunião importante, tomar remédios, etc.

Além disso, quanto mais coisas temos na cabeça, piores se tornam nossas habilidades analíticas, já que gastamos energia na memorização de informações.

Benefícios de um notebook

Notebook - elimina todos os problemas descritos acima e tem as seguintes vantagens em relação ao trabalho a partir da memória:

1) Escrever é sempre mais rápido do que lembrar. Por exemplo, escreva telefone celular 10 a 100 vezes mais rápido do que lembrar. O mesmo acontece com os negócios.

2) Economia de energia. Para não esquecer coisas importantes, muitas vezes lembramos, o que desperdiça energia. Um notebook resolve esse problema.

3) Confiabilidade. O que está escrito com caneta não pode ser cortado com machado. Qualquer tarefa pode ser esquecida devido ao cansaço, emoções ou outros assuntos. Mas se você anotar tarefas, é muito mais difícil esquecer.

Você pode manter uma lista de tarefas em uma folha de papel comum, um bloco de notas, mas é melhor se for Caderno, porque tem um calendário. A lista de tarefas do dia pode estar no computador ou no papel. O mais importante é que você tenha porque é a base do planejamento, como a fundação de uma casa. Se a casa não tiver alicerce, o máximo que se pode construir é uma pequena estrutura térrea sem aquecimento, feita de plástico ou compensado. Também no planejamento, é claro, você pode prescindir de uma lista de tarefas do dia ou de um caderno, mas ficará muito limitado em suas capacidades.

A coisa mais importante em uma lista de tarefas ou caderno é uma lista de coisas que precisam ser feitas durante o dia. A segunda parte mais importante é o calendário, nele você pode ver as tarefas que precisam ser concluídas em um determinado dia. Portanto, um caderno é preferível a uma lista normal porque possui um calendário.

Método 2: trabalhe com sua lista de tarefas todos os dias

O mais importante ao trabalhar com um organizador de tempo ou caderno é trabalhar de acordo com o plano previamente traçado. Para isso, revise regularmente seu caderno para saber se você fez tudo o que planejou para hoje. Você pode visualizar a lista depois de concluir a tarefa atual. É muito importante listar na sua agenda coisas importantes que precisam ser feitas hoje.

Método 3: primeiro escreva e depois faça

Se chegar uma nova tarefa e ela não for urgente, então anote primeiro no seu caderno e comece apenas quando for preciso. Quaisquer novas tarefas parecem muito importantes e começamos a assumir tudo: verificar e-mail, fazer telefonemas Mas assim que você começar a anotar todas as tarefas recebidas em um caderno, descobrirá que ao lado dessa entrada há tarefas mais importantes.

Todos os movimentos do lado direito do corpo são controlados pelo hemisfério esquerdo do cérebro, responsável pela lógica. quando nós gravarmos nova tarefa mão direita, então ativamos o hemisfério esquerdo do nosso cérebro, que é responsável pela lógica. Ativar a lógica ao escrever com a mão direita nos ajudará a tomar melhores decisões.

Ao anotar tudo em um caderno antes de começar a trabalhar, você poderá realizar as coisas mais importantes do dia e combater as tarefas sem importância que o distraem constantemente.

4 vias. Primeiro tarefas importantes, depois tarefas urgentes

Todas as tarefas planejadas devem ser concluídas em ordem de importância e, em seguida, em ordem de tempo de execução. Começando pelos mais importantes e passando gradativamente para os menos importantes. Escreva as coisas em seu plano para hoje em ordem de importância, depois classifique-as por urgência e comece a trabalhar nas prioridades mais altas.

Por exemplo, um conhecido ligou para você para bater um papo. Um telefonema, um assunto urgente, porque o telefone está tocando agora, mas pode não ser importante. Se você tiver tarefas mais significativas, por exemplo, preparar um relatório de trabalho, então é melhor primeiro concluir todas as tarefas mais importantes, em particular o relatório, e depois, se tiver tempo, ligar de volta e conversar com um amigo. Mas não vice-versa, caso contrário, devido a uma ligação insignificante, você pode não ter tempo para fazer algo mais importante.

A importância tem precedência sobre a urgência. Você só deve assumir assuntos urgentes se estiver no controle da situação e tiver certeza de que administrará todos os mais importantes.

Método 5: organizador eletrônico

Há um grande número de notebooks eletrônicos. Um diário eletrônico tem vantagens inegáveis ​​​​em relação ao papel:

A. Economia de tempo. Com a agenda eletrônica, você não precisa reescrever tarefas do último dia para o atual, e também pode trabalhar com ela tanto no computador quanto no celular ou tablet, sincronizando os dados em todos os dispositivos.

B. Volumes e velocidade: Você pode copiar rapidamente uma grande quantidade de informações em um diário eletrônico para trabalhos futuros. Por exemplo: você quer fazer um bolo de banana à noite e precisa anotar os ingredientes necessários antes de ir ao mercado. Se você tiver uma agenda eletrônica, poderá copiar rapidamente a receita inteira da Internet para o seu diário, literalmente em questão de segundos. Ao mesmo tempo, você levará mais tempo para anotar à mão apenas os ingredientes em um pedaço de papel do que para escrever a receita inteira eletronicamente. E na loja bastará ligar a agenda do celular para saber rapidamente o que comprar.

B. Conveniência. Um caderno comum é inconveniente para usar no transporte, na loja ou nas férias, nesses locais é difícil escrever e ver as anotações porque o diário de papel é grande e são necessárias as duas mãos para abri-lo. Mas o caderno eletrônico do seu celular estará sempre com você, não importa onde você esteja: transporte, loja, rua. Você pode fazer anotações rapidamente no seu computador e depois sincronizá-las para que essas notas apareçam no seu telefone em segundos.

Método 6: planeje seu próximo dia à noite

Faça um plano de ação para o dia seguinte com antecedência, melhor tempo- este é o fim do dia de trabalho, antes de você ir para casa. Esta simples ação irá ajudá-lo a ter uma noite de sono melhor, pois muitas vezes a causa da insônia é que à noite repassamos todas as coisas importantes que precisamos fazer amanhã para não esquecê-las pela manhã. E são esses pensamentos que nos impedem de relaxar e adormecer em paz, mas se você anotar todos os seus planos, você garantirá não só um sono reparador, mas também uma noite.

Além disso, quando você faz um plano com antecedência, seu subconsciente trabalhará constantemente a noite toda para descobrir a melhor forma de fazer o que planejou. A solução para problemas complexos pode chegar até você no café da manhã, no caminho para o trabalho ou até mesmo no meio da noite. É pela manhã que novas ideias surgem com mais frequência e você usará esse tempo com benefício máximo, você só precisa escrever com antecedência uma lista de tarefas para o dia seguinte.

A propósito, se você tiver perguntas que deseja responder, antes de adormecer e fechar os olhos, pergunte-as a si mesmo, de preferência em voz alta, e adormeça imediatamente. E pela manhã prepare-se para anotar imediatamente todos os pensamentos que possam surgir no momento em que você acordar ou mais tarde.

Método 7: Planeje tarefas complexas no auge da sua atividade

Faça um planejamento do dia para que o trabalho que exige muita energia chegue no auge da sua atividade, quando você tem muita energia e é mais produtivo. Via de regra, o pico da atividade começa pela manhã, pois depois de dormir você tem muita força e a mente renovada, mas acontece que o pico da atividade pode ocorrer à tarde e até à noite.

As atividades que mais consomem energia são aquelas para as quais não há talento.. Via de regra, são esses atividades que você mais não quer fazer. Essas tarefas são chamadas de sapos no gerenciamento de tempo porque são desagradáveis ​​​​de começar. Existe uma regra no gerenciamento do tempo - comece o dia com um sapo., ou seja, de um assunto desagradável. Esta regra permitirá que você trabalhe com mais eficiência, pois normalmente é pela manhã que você tem mais forças, e essas forças são extremamente importantes para realizar os trabalhos mais desagradáveis.

Vou dar um exemplo da vida, tenho uma mentalidade técnica, então ciências exatas como: Física e matemática são fáceis para mim, mas as humanidades são mais difíceis, então quando eu estava na escola, muitas vezes me preparava para uma prova em língua Inglesa pela manhã. Acordei 1-2 horas antes da escola e estudei inglês. Foi de manhã que tive mais energia, por isso nesta altura foi-me mais fácil realizar uma tarefa complexa para a qual tinha menos talento. Os resultados da preparação superaram todas as minhas expectativas, obtive resultados excelentes ou bons numa disciplina que não gostei.

Planeje as tarefas mais desagradáveis ​​para o pico de atividade, por exemplo, pela manhã, e você verá como fará mais e sua eficiência pessoal aumentará.

P.S. Se tiver dificuldades ou dúvidas sobre o artigo que leu, bem como sobre os temas: Psicologia (maus hábitos, experiências, etc.), vendas, negócios, gestão de tempo, etc. Consulta via Skype também é possível.

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Quem entre nós não se perguntou qual é o maior valor? Muitas vezes, as opiniões divergem sobre este assunto. Alguns acreditam que é informação, outros acreditam que é a hora. Embora sociedade moderna tem oportunidades suficientes para economizar tempo, mas por algum motivo simplesmente não há tempo suficiente. E imediatamente vêm à mente os pensamentos: “Por que o progresso tecnológico é uma brincadeira cruel?”, “Como ter tempo para fazer tudo e bem feito?”, “Como distribuir e planejar o seu dia para aliviar pelo menos parcialmente você mesmo?" Tudo é muito simples. Você só precisa aprender a planejar seu tempo corretamente.

Regras a seguir se você quiser fazer tudo

Para acompanhar tudo e ter tempo para relaxar, você deve:

• desenvolver um plano específico;
• priorizar assuntos de menor importância, sem deixá-los para depois;
• para não gastar tempo de trabalho desperdiçado em coisas desnecessárias;
• analisar tarefas concluídas diariamente;
• dependendo da importância, distribua corretamente as prioridades;
• para manter a ordem;
• desenvolver a força de vontade para seguir novos hábitos.

Como aprender a planejar o seu dia: etapas do planejamento do tempo de um gestor

Parece que não é possível distribuir corretamente o tempo de trabalho e determinar a sequência do trabalho diário. mão de obra especial No entanto, nem todos podem fazer isso. Se vierem à mente pensamentos sobre como fazer coisas importantes na hora certa e não se cansar, é importante aprender a planejar e administrar o tempo corretamente. Um plano de rotina diária devidamente elaborado desempenha um papel importante aqui.

Não se esqueça disso fator importante como tempo limitado. O tempo não pode ser interrompido, alterado ou devolvido, o que significa que o mesmo se aplica ao trabalho, aos negócios e à nossa vida em geral.

Existem as seguintes etapas de planejamento do tempo de trabalho:

• desenvolver disciplina (aprender a controlar o seu dia é uma tarefa importante para um líder de sucesso);
• determinação do grau de importância dos assuntos (é permitido planejar no máximo 3 assuntos urgentes por dia);
• distribuição racional de tarefas em importantes, urgentes, fáceis, simples, insignificantes;
• elaborar um plano de trabalho passo a passo;
• livrar-se de tarefas simples, pequenas, fáceis e que levam menos de 10 minutos para serem concluídas (descarregamento nos próximos dias);
• a recusa do gestor em realizar atividades que “roubem” tempo (assistir séries de TV, passar muitas horas se comunicando nas redes sociais, sair com amigos);
• determinação de cada coisa na casa e no trabalho o seu lugar;
• livrar-se do lixo do trabalho (10 minutos por dia são suficientes para separar documentos e jogar fora coisas desnecessárias);
• escolhendo um hobby para lazer.

Para não perder amigos e economizar tempo adequadamente, é preciso seguir a regra: visitar páginas nas redes sociais 2 vezes por semana, reservar finais de semana para encontrar amigos, planejar encontros pessoais com antecedência, reduzir o tempo “vazio”. conversas telefônicas até 15 minutos por dia.

Como fazer um plano de trabalho

O planejamento frutífero é possível se você seguir a seguinte sequência de trabalho:

1. Determine metas e objetivos com base nos quais desenvolver um plano de trabalho. Pode ser de curto prazo (por uma semana) ou de longo prazo (por um mês, trimestre, ano).

Atenção: Um líder de sucesso não pode desviar-se um passo do plano. Você pode fazer ajustes nele, por exemplo, trocar tarefas, dias de reuniões importantes, planejar eventos em horários diferentes, mas em hipótese alguma deve alterá-los radicalmente.

1. Distribua tarefas e determine prazos para sua conclusão. É importante aprender a realizar primeiro tarefas que têm prazo limitado e que exigem muito esforço. Você pode então planejar tarefas e trabalhos de médio prazo que exijam funções padrão. O trabalho de baixo valor deve ser feito por último.

1. Marcação obrigatória de assuntos urgentes que surgiram na véspera da execução em sua agenda ou calendário (permite ao gestor fazer tudo no prazo, sem perder pontos importantes).

1. Análise de todas as tarefas, reduzindo a lista de tarefas (na medida do possível).

Para descarregar o seu dia, é importante:

1. Siga a limitação de realização de tarefas: não mais que 3 urgentes, não mais que 10 no total por dia.
2. No planejamento, opte por realizar tarefas complexas em horário mais favorável, preferencialmente na primeira metade do dia, e realizar tarefas fáceis no final do turno de trabalho.
3. Não realize o próximo trabalho sem concluir o anterior (é importante planejar as tarefas passo a passo, completando as previamente acordadas).
4. Não deixe tarefas inacabadas, não as adie para o próximo dia útil.
5. Se ainda houver tarefas não cumpridas, é recomendável anotá-las no calendário de tarefas importantes, onde você as anota especialmente. Se a mesma tarefa “vive” de forma estável no diário por vários dias seguidos, vale a pena pensar em como recusá-la ou simplesmente transferi-la para outra pessoa que a execute.

Segredos do planejamento racional

Você pode planejar seu dia corretamente:

• avaliar o plano de trabalho, ajustar tarefas, criar uma rotina diária;
• monitorar a execução das tarefas, eliminando a execução simultânea de diversas tarefas (caso contrário corre-se o risco de baixa produtividade);
• conclusão das tarefas iniciadas;
• eliminação de obstáculos que impedem o gestor de concluir as tarefas atribuídas, distraem a atenção e afetam os planos;
• alternar trabalho com descanso;
• análise de planejamento de tempo;
• melhoria contínua dos resultados do seu trabalho.

Segredos para economizar tempo para um gerente

1. É importante combinar tarefas semelhantes, por exemplo, combinar negociações, resolver correspondências, responder e-mails.
2. Criar um ambiente calmo é igualmente importante. Isso é necessário para que nada o distraia do trabalho.
3. Limitar seu tempo de trabalho o ajudará a evitar resultados improdutivos em reuniões de negócios.
4. A capacidade de priorizar é um importante indicador de racionalidade e consistência dos negócios, que afeta o cumprimento das metas estabelecidas.
5. Fazer coisas excepcionalmente importantes permite que um gerente alcance alto desempenho em seu trabalho.
6. Distribuir tarefas entre os funcionários ajudará a economizar uma quantidade significativa de tempo.
7. O trabalho passo a passo não é menos importante. É muito mais fácil avançar em direção ao seu objetivo se você subir a escada, começando com pequenas coisas e alcançando grandes alturas.
8. Manter um diário de tarefas importantes ajudará a eliminar a sobreposição de algumas tarefas com outras e o acúmulo de tarefas no final do mês.
9. É melhor tomar decisões importantes pela manhã. Desta forma, você pode criar uma sensação de sucesso ao longo do seu dia de trabalho.
10. Na hora de fazer planos e cronogramas é importante levar em consideração o verdadeiro nível de capacidade para o trabalho, pois é isso que afeta o resultado final do trabalho.

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SOBRE! Muitas cópias já foram quebradas neste tópico. E cada “especialista” fornece seus próprios algoritmos para um dia produtivo ou oferece tantos esquemas ao mesmo tempo que é impossível escolher. Seguiremos um caminho diferente e desmontaremos gradualmente os sistemas de planeamento eficazes. Neste artigo, veremos como A. Parabellum sugere planejar o seu dia – blocos e o método “origami”.

Como aprender a planejar o seu dia?

É muito simples: comece a planejar!

Encontrar melhor opção Raramente alguém consegue moldar seu próprio dia imediatamente. Por que?

1. Cada tipo de personalidade e traços de caráter requerem uma abordagem especial. O sistema de blocos funciona melhor com alunos visuais, os alunos digitais adoram a precisão baseada no tempo e os alunos auditivos geralmente escolhem temporizadores.
2. Qualquer hábito leva tempo para ser implementado. Portanto, há retrocessos no planejamento, abandono de listas diárias, novos retornos e buscas por soluções.
3. Os benefícios dos planos não são sentidos imediatamente. Primeiro vem a compreensão de como planejar adequadamente o seu dia, e só então percebe o efeito do trabalho realizado.
4. Para alguns, as opções simbióticas são adequadas, quando, com base em muitos esquemas, é criado um “próprio” único, que melhor se adapta às necessidades e objetivos de uma pessoa.

Para incentivo e como experiência sistemática, proponho observar como as pessoas bem-sucedidas planejam seu dia - usando o exemplo de A. Parabellum. Não tenho certeza se esta é sua opção permanente, mas foi exatamente desse esquema que ele falou em uma reunião no formato “business cafe”.

Planejamento da Parabellum: fluxograma e “origami”

Para mim aparência Chamei o plano do principal treinador do nosso país de “origami”. Eles não podem dizer se tem algum nome oficial. Portanto, deixe-o permanecer “origami”: de forma clara, compreensível e refletindo a essência do método.

Parabellum fala mais frequentemente sobre duas técnicas de planejamento:

• blocos – focais, amortecedores, comunicativos e de relaxamento;
• “origami” é uma versão compacta de um plano diário para empresários.

Diagrama de blocos para planejamento

Nesse método, não há controle minuto a minuto das tarefas, mas há uma lista de tarefas no “corpo” de cada período de tempo.

Buffer – rotina de trabalho ou casa. Aquelas tarefas que aparecem constantemente nas listas de tarefas e que, de fato, moldam o dia inteiro. É impossível permitir que os blocos de buffer “ganhem” os demais, por isso é importante limitá-los: por tempo e volume de trabalho.

Um bloco não dura mais que 3-4 horas, a ocupação de cada bloco é de até 60% do volume temporário.

Prioridade dos casos:

• Ter prazos claros para conclusão.
• As tarefas mais importantes por qualquer critério.
• Assuntos emocionalmente difíceis.
• Perguntas menores.

Blocos de foco – desenvolvimento e estratégia. Estas são as partes mais importantes do plano, pois são elas que nos fazem avançar. Não pode e não deve haver muitos deles - 2-3 por semana é o suficiente. As tarefas de foco precisam ser colocadas apenas entre as tarefas intermediárias, para que já haja foco no trabalho, no pensamento estrutural e na resolução de problemas.

Uma nuance importante é a dedicação total à tarefa em questão. Sem distrações ou influências externas.

O ideal é passar esse tempo sozinho consigo mesmo - com os mensageiros desligados, sem telefone e até sem Internet. Em condições isoladas debate nascem as melhores ideias.

Bloco de comunicação – todos os tipos de comunicação. São ligações, cartas, reuniões, compromissos - todas pequenas tarefas que nos distraem se não as combinarmos em um bloco.

É melhor reservar um tempo para comunicações de manhã e à noite - este é o mais produtivo. Quanto alocar? É difícil dizer, pois depende da intensidade e da qualidade da comunicação – de meia hora a uma hora e meia.

Conselhos para freelancers que precisam constantemente de mensageiros. Aconselho você a definir o bloqueio de comunicação em intervalos curtos de meia hora - cerca de 3-4 por dia. Isso é suficiente para resolver até mesmo questões urgentes.

Descanse ou desacelere - 4º bloco. Tornou-se moda usar a palavra “desacelerar”. Implica que “corremos e corremos”, “pensamos e pensamos”, “decidimos e decidimos” e depois simplesmente desligamos a corrida.

Relaxado.

Nós descansamos.

Planejar o tempo de descanso é importante e necessário, portanto exclua esses bloqueios do plano semanal sob nenhuma circunstância isso é possível.

Como planejar seu dia - um exemplo de diagrama de blocos de um dia de trabalho padrão de escritório:

Plano de origami de A. Parabellum

Talvez alguém também use esse esquema. Mas eu a conheci uma vez e apenas no treino do Andrei Parabellum. Para mim, este é um hack da vida real da série “conselhos de pessoas de sucesso: como planejar o seu dia”.

Eu descrevo o esquema:

É conveniente utilizar as listas “ligar”, “escrever”, “comprar”, “ler”, “descansar”, bem como o formato de fluxograma padrão. Acontece um fluxograma com decodificação e coisas adicionais para fazer para liberar tempo inesperadamente

1. Realizamos tarefas de acordo com o diagrama de blocos e outras adicionais da lista.

Exemplo: o bloqueio de buffer terminou meia hora antes do planejado? Vemos as listas de tarefas adicionais. Selecionamos a tarefa ideal para o momento atual. Idealmente, significativo de acordo com a matriz de Eisenhower. Vamos fazê-lo. No momento certo, passamos para o próximo bloco de acordo com o plano.

Aqui estão duas opções por enquanto. Eles o ajudarão a entender como começar a planejar o seu dia. Por onde posso começar? Mas existem muitas opções para criar sua própria rotina diária. Aos poucos irei resolver todos eles.

Vejo você no site!