Um gerente de escritório é um funcionário que gerencia um escritório. Via de regra, esse funcionário é introduzido no quadro de funcionários da central (sede) da empresa ou do escritório onde está localizada diretamente a diretoria da empresa.
A principal tarefa do gerente de escritório é Gerenciamento efetivo escritório: sua logística, trabalho de escritório e, o mais importante - o pessoal do escritório (secretárias, referentes, tradutores, despachantes ao telefone, etc.). Freqüentemente, os gerentes de escritório de pequenas empresas são encarregados de conduzir a produção de registros pessoais (registro e contabilidade dos funcionários do escritório), registro de documentos contábeis primários e negociação com os visitantes do escritório. Várias empresas comerciais praticam o trabalho com clientes (atendimento) e coordenação de vendas. Entre as funções de um gerente de escritório pode estar o trabalho com serviços públicos, com representantes de organizações que atendem equipamentos de escritório.
A principal e significativa diferença entre um gerente de escritório e um administrador de escritório está nos poderes de governo - o administrador, via de regra, não gerencia Trabalhadores de escritório, mas é apenas um deles e realiza seu trabalho em cooperação com o pessoal do escritório.
Um gerente de escritório e um administrador de escritório devem ter qualidades pessoais como habilidades de comunicação, energia, capacidade de expressar seus pensamentos de forma clara e clara, confiança, capacidade de convencer, capacidade de auto-organização (para um administrador) e capacidade de gerenciar uma equipe (para um gerente), conhecimento lingua estrangeira, etc
I. Disposições gerais
1. O administrador de gabinete pertence à categoria dos profissionais.
2. É nomeado para o cargo de administrador de gabinete pessoa com formação profissional (superior; secundária). Experiência em trabalhos económicos e administrativos pelo menos (1 ano; 2 anos; 3 anos; etc.)
3. O administrador do escritório deve saber:
3.1. Localização do espaço do escritório.
3.2. Princípios de planejamento e projeto de instalações de escritório.
3.3. Regras e métodos de organização do trabalho de escritório.
3.4. Escopo dos trabalhadores de escritório.
3.5. Ética das relações no grupo de trabalho.
3.6. Padrões de negócios.
3.7. Princípios de organização do abastecimento do escritório.
3.8. Requisitos legais para contratos comerciais e o procedimento para sua conclusão.
3.9. Equipamento de escritório.
3.10. Regras para o uso de equipamentos de escritório.
3.11. Princípios de relacionamento com a administração (escritório do comandante) do prédio em que estão localizados os escritórios.
3.12. Fundamentos de estética, ética e psicologia social.
3.13. Normas internas do trabalho.
3.14. Fundamentos da legislação trabalhista.
3.15. Regras e normas de proteção do trabalho, medidas de segurança, saneamento industrial e proteção contra incêndio.
4. A nomeação para o cargo de administrador do cargo e a exoneração do cargo são efectuadas por despacho do titular da organização.
5. O administrador do escritório se reporta diretamente a _________________________________.
6. Nas ausências do administrador do gabinete (viagem de negócios, férias, doença, etc.), as suas funções são exercidas por pessoa designada na forma prescrita. Esta pessoa adquire os direitos apropriados e é responsável pelo bom desempenho das funções que lhe são atribuídas.
II. Responsabilidades do trabalho
Administrador do escritório:
1. Assegura a preparação do escritório para o dia de trabalho (desativação do sistema alarme contra roubo, conectando equipamentos de escritório e preparando-os para operação, fornecendo material de escritório e consumíveis).
2. Faz orçamentos para a logística do escritório.
3. Decora Documentos exigidos para a celebração de contratos de: fornecimento de artigos de papelaria, Suprimentos e outros itens de estoque necessários para o funcionamento do escritório; manutenção e reparação de equipamento de escritório; outros serviços.
4. Controla o projeto das instalações, monitora a preparação e divulgação de publicidade e outros materiais informativos no escritório, destinados à distribuição aos visitantes.
5. Assegura a limpeza e a ordem nas instalações do escritório.
6. Monitora o correto funcionamento do equipamento de escritório e uso racional artigos de papelaria e consumíveis no escritório.
7. Estabelece contatos com serviços operacionais, organizações de serviços públicos para fornecimento de recursos de escritórios, reparos e outros trabalhos.
8. Assegura a correta manutenção e funcionamento das instalações do escritório de acordo com as normas e regulamentos de saneamento industrial e proteção contra incêndios.
9. Organiza o pedido de passagens aéreas e ferroviárias para os funcionários do escritório, despachando veículos.
10. Organiza o trabalho de escritório, recebendo chamadas e gerenciando chamadas de saída.
11. Organiza um serviço eficaz e cultural para os visitantes, garante a criação de condições confortáveis para eles, aconselha-os sobre questões administrativas, disponibiliza informação e outros materiais (cartões de visita, tabelas de preços, folhetos, etc.).
12. Prepara o material e a base técnica para negociações complexas com parceiros, clientes, outras categorias de visitantes.
13. Mantém registros de visitantes.
14. Toma medidas para prevenir e eliminar situações de conflito.
15. Desempenha funções oficiais individuais de seu superior imediato.
16. Prepara o escritório para fechar (apaga as luzes e os equipamentos do escritório, ativa os sistemas de alarme de segurança, etc.).
III. Direitos
O administrador do escritório tem o direito de:
1. De forma independente e sob sua própria responsabilidade de descartar em dinheiro alocados para fornecer ao escritório os itens de estoque necessários.
2. Apresentar propostas ao chefe da empresa para melhorar o trabalho do escritório e da empresa como um todo.
3. Conhecer os documentos que definem os seus direitos e obrigações no exercício do cargo, os critérios de avaliação da qualidade do desempenho das funções oficiais.
4. Assinar e endossar os documentos de sua competência.
5. Exigir da direção da empresa que assegurem as condições técnicas e organizativas e a execução dos documentos estabelecidos necessários ao exercício das funções oficiais.
4. Uma responsabilidade
O administrador do escritório é responsável por:
1. Por desempenho indevido ou não cumprimento de suas funções oficiais previstas nesta descrição de cargo - dentro dos limites estabelecidos pela legislação trabalhista vigente da Federação Russa.
2. Por infracções praticadas no exercício das suas actividades - dentro dos limites fixados pelos actuais regulamentos administrativos, penais e lei civil Federação Russa.
3. Por causar danos materiais à empresa - dentro dos limites estabelecidos pela legislação trabalhista vigente da Federação Russa.
Muitas pessoas pensam que ser administrador é um ótimo começo de carreira. Em certo sentido, é. Mas o que um administrador deve fazer? Ficar de olho em todos como um guarda? Parece legal?
Demanda
Pagamento
Concorrência
barreira de entrada
perspectivas
Funcionalmente, a profissão de administrador surgiu há muito tempo. Naquela época, bares e restaurantes eram chamados de tabernas, tabernas, na Ucrânia - tabernas, hotéis de beira de estrada - pousadas e tabernas. Nessas instituições, as funções do administrador eram inteiramente assumidas pelos proprietários, recorrendo ocasionalmente à ajuda de auxiliares (os mais prósperos podiam contratar escriturários, como proprietários de terras). Os anfitriões recebiam os convidados, gerenciavam a equipe, estabeleciam as regras e faziam com que fossem seguidas. Posteriormente, o cargo de pessoas com responsabilidades semelhantes passou a ser denominado “gerente”.
Diretamente, a palavra "administrador" apareceu pela primeira vez na Federação Russa em um documento oficial em 1995. Foi usado no texto do classificador totalmente russo profissões".
O administrador do pregão (o mesmo se aplica aos administradores de restaurantes) organiza o trabalho do pessoal de atendimento: vendedores, garçons, bartenders e assim por diante. Os administradores desse tipo supervisionam o desempenho das funções oficiais do pessoal de acordo com todos os padrões.
Existe outro ramo - administradores - "executivos de negócios". Seus poderes são muito amplos, mas as tarefas diante deles são muito mais difíceis. Os "executivos de negócios" gerenciam o trabalho dos comerciantes, em nome da empresa celebram contratos com várias empresas para a prestação de serviços BTL (apresentações, degustações, promoções, etc.).
Freqüentemente, os administradores também controlam a entrega e a aceitação das mercadorias - isso pode ser prescrito nas responsabilidades do trabalho, mas, na realidade, esse trabalho geralmente é realizado por lojistas para eles.
Pode ser qualquer especialidade relacionada à gestão empresarial: hotelaria, gestão de negócios de restaurantes, serviço sociocultural, quase qualquer especialidade de qualquer faculdade de administração de qualquer universidade (quanto maior o nível de credenciamento, mais confiável). Você pode obter uma especialidade adequada para ocupar o cargo de administrador em centenas de institutos e dezenas de universidades em toda a Federação Russa - do MGIMO e da Universidade Estadual de Moscou à Nova Universidade Russa e à Universidade Pedagógica Estadual de Novosibirsk.
Percebe-se que as mulheres lidam significativamente com esse trabalho melhor que os homens. Parece que os homens são mais rígidos e melhores no papel de gerentes - que, se não for um ex-militar, será capaz de organizar uma disciplina verdadeiramente férrea e uma ordem perfeita em sua empresa (até pegar caixas vazias na filigrana do armazém uniformemente, “por um fio”). Um, não. Os ex-oficiais geralmente sabem muito sobre inventar atividades inúteis para seus subordinados. Mas os administradores têm que se comunicar com pessoas que não estão subordinadas a eles (essa é, de fato, a parte principal do trabalho): fornecedores, as mesmas empresas de promoção e, claro, clientes. E aqui o charme feminino é uma ferramenta indispensável. As mulheres (quando realmente precisam) são ótimas em encontrar linguagem mútua com qualquer um. Sim, e os homens são muito mais agradáveis \u200b\u200bpara se comunicar com as mulheres - jovens e atraentes.
Claro, o tamanho do salário do administrador depende de quão "sólida" e grande é a rede de negociação, mas não apenas nisso. Refira-se que os administradores de empresas criadas "para a imagem" (restaurantes, hotéis de luxo, hotéis de 4 estrelas) recebem muito mais. Ou seja, se assumirmos que um empresário possui uma grande rede de super e megamercados de alimentação, que são a principal fonte de sua renda, e ao mesmo tempo, possui vários restaurantes chiques que servem como a “cara do negócio”, então os administradores de seus restaurantes ganharão pelo menos 1,5 a 2 vezes mais. Portanto, a "expansão" do salário médio aproximado dos administradores na Federação Russa é bastante ampla - 12.000-20.000 rublos. Embora, como sempre, quanto mais longe da capital, menor a renda. Em algum lugar da “província surda”, o administrador pode receber 7.000 rublos.
Em 2014, o recurso moeobrazovanie.ru realizou uma votação online entre os usuários. Presumivelmente, essa votação afetou principalmente o segmento da audiência, cujos representantes já atuam como administradores há algum tempo. A questão foi colocada mais ou menos assim: “Quão amplas são as oportunidades desenvolvimento de carreira para administradores?
Você não pode confiar nas estatísticas, mas aqui está o que diz Anton Konkov (administrador do pregão de um hipermercado especializado na venda de eletrodomésticos):
“Tendo recebido o diploma de gerente, imediatamente “corri” para São Petersburgo, aleatoriamente. Não seria fácil conseguir um emprego se o irmão do meu colega de classe não fosse diretor nesta loja. Claro, quem precisa de um "homem da rua" sem experiência? Mas eu tive sorte. Agora tenho estável pelo menos 19.000, mais, regularmente - um bônus. E há perspectivas de carreira: quando o diretor for promovido, ele prometeu me colocar no meu lugar.
Em geral, a situação é compreensível. Claro, o administrador é uma boa posição. Mas há um pequeno problema - últimos anos Muitas pessoas querem ser líderes. Devido à superabundância de graduados, a demanda dos empregadores por essas especialidades diminuiu significativamente. No entanto, se você, tendo um diploma, trabalhar por pelo menos alguns anos como vendedor em um rede comercial, suas chances de conseguir uma promoção serão muito altas.
Se você ainda tem a menor dúvida de que a profissão "Administrador" é a sua vocação - não se apresse. Afinal, toda a sua vida você pode se arrepender dos anos perdidos para treinar e trabalhar em uma especialidade que simplesmente não combina com você. Para encontrar uma profissão na qual você possa maximizar seus talentos, consulte teste de orientação profissional online ou ordem consulta "vetor de carreira" .
O administrador deve supervisionar o desempenho dos demais funcionários das funções principais e, se necessário, resolver disputas. As tarefas do administrador incluem garantir o trabalho coordenado de toda a equipe e o monitoramento constante da qualidade dos produtos ou serviços resultantes. Para ser nomeado para o cargo de administrador, basta ter nível médio completo ou ensino superior. Muitas empresas exigem pelo menos 2 anos de experiência profissional na especialidade relevante.
Cada administrador é obrigado a executar as seguintes funções:
O administrador tem os seguintes direitos:
O administrador é responsável pelo fornecimento oportuno dos materiais e recursos necessários para o trabalho, pela manutenção da limpeza e segurança de uma determinada instalação e pela documentação em boas condições. Além disso, a correção da preparação e a pontualidade do fornecimento de relatórios dependem do administrador.
Não tem o direito de revelar segredos comerciais, bem como todas as informações de que tenha tido conhecimento por acaso, no exercício das suas funções imediatas. Para que esse funcionário trabalhe sem problemas, ele deve cumprir suas funções em tempo hábil. Ele é responsável pela segurança da propriedade confiada, bem como pela implementação dos requisitos da descrição do trabalho.
O administrador é uma posição muito responsável e importante, presente em quase todos os projetos sérios e em desenvolvimento. Ao mesmo tempo, nem todos entendem claramente com o que o administrador está tão ocupado, o que ele faz, pelo qual recebe um salário do empregador (muitas vezes, o dono do projeto)?
De fato, a lucratividade e a lucratividade do projeto dependem diretamente da qualidade e profissionalismo das atividades do administrador. isto trabalho duro, o que implica que o especialista entende os processos internos em andamento, é capaz de controlar com competência o trabalho de seus subordinados, direcionando suas ações e ações na direção certa, benéfica aos interesses da empresa.
Para conseguir um emprego como administrador (por exemplo, um clube de informática), não é necessário ter ensino superior. Embora seja improvável que organizações mais sérias e grandes concordem em assumir o papel de administrador sem uma educação e diploma adequados.
Em geral, o administrador de projetos é um cargo gerencial, que é negociado individualmente e depende do tipo de atividade da produção ou empreendimento, projeto ou representação virtual.
De qualquer forma, o administrador deve resolver questões de pessoal, participando das nomeações dos funcionários do projeto, comunicando-se com cada subordinado individualmente.
Os traços de caráter desejáveis de um administrador “ideal” incluem:
Para se candidatar à vaga de administrador, é recomendável se familiarizar ao máximo com o tema do trabalho. Hoje, existem todos os meios e oportunidades para isso. Portanto, o administrador não fará mal:
Um bom administrador é capaz de resolver quaisquer questões contenciosas por parte de clientes ou subordinados, oferecendo soluções de compromisso que atendam a ambas as partes em conflito. Lidar com as objeções é outro item frequente nas atividades do administrador, com o qual você tem que lidar quase todos os dias.
Ao mesmo tempo, o administrador de recursos nunca realiza ações ou ações contrárias aos benefícios externos e internos da empresa.
O administrador deve também estar apto a defender os interesses do projeto em que participa, sendo que esta exigência se aplica às mais diversas áreas.
Por exemplo, o administrador muda pessoas que não correspondem aos seus cargos, pessoas que não conseguem resolver as tarefas atribuídas. Os interesses da empresa são o indicador mais importante para quem a representa!
Em geral, o administrador tem trabalho suficiente! E é por isso que essa atividade é bem remunerada. O salário também é influenciado pelas especificidades do trabalho, pelo nível de responsabilidade, pela amplitude dos poderes do administrador.
A profissão de administrador é muito difundida e procurada nos dias de hoje. Você não pode prescindir de um administrador na indústria hoteleira, complexos turísticos, salões de beleza, uma grande loja, centros educacionais privados, clínicas, Centro de entretenimento, instalações esportivas - e esta não é toda a lista de empregos possíveis. O horário de trabalho do administrador na maioria dos casos é em turnos.
responsabilidades funcionais os administradores são confusos: em algumas empresas, um administrador pode desempenhar várias funções ao mesmo tempo: as funções de gerente de escritório, secretária, referente e assistente do chefe. O administrador é responsável por receber, registrar, acomodar, atender, aconselhar clientes, trabalhar com documentação, responder a telefonemas.
Às vezes, os empregadores fazem requisitos bastante brandos para o administrador: o ensino médio é suficiente, a experiência de trabalho não é necessária. Recentemente, a maioria dos empregadores exige ensino superior, conhecimento de uma língua estrangeira, um computador no nível de um usuário confiante e experiência nessa área dos candidatos ao cargo de administrador. Além disso, o administrador deve ter boa capacidade de comunicação, boa aparência, ter um discurso bem proferido, ter habilidade para trabalhar com documentos comerciais, técnicas de comunicação telefônica, estar familiarizado com as regras de conduta em situações de conflito. Além disso, o administrador deve ser capaz de planejar, convencer, controlar, ser capaz de tomar decisões de forma independente.
Um administrador não é uma profissão para toda a vida, é uma boa plataforma de lançamento no caminho para um maior crescimento na carreira. Remuneração administrador, em regra, não é muito elevado, depende do local de trabalho e da natureza das funções que lhe são atribuídas.
