A Matriz de Eisenhower como ferramenta de priorização é um dos principais métodos para o sucesso do planejamento e execução de casos. Neste artigo, veremos essa técnica com mais detalhes, pois é o método de gerenciamento de tempo mais popular que é usado. por muito tempo em todas as esferas da vida.
"A vida tem valor se for uma luta constante por uma causa nobre"
D.D. Eisenhower
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A administração do tempo tentou entender o mundialmente famoso 34º presidente da América, David Eisenhower. Foi o estudo desta área que o tornou popular em todo o mundo. Ele explorou em detalhes como planejamento eficaz, implementação passo a passo do plano. Foi assim que a matriz de Eisenhower surgiu como ferramenta para estabelecer prioridades. Consideraremos sua técnica com mais detalhes posteriormente em nosso artigo.
Gerenciamento de tempo- a capacidade de uma pessoa alocar corretamente seu tempo para a implementação de tarefas planejadas. Esse fenômeno foi estudado por muitos anos por vários psicólogos, todos estavam tentando entender como funciona esse método de planejamento correto. O renomado psicólogo David Allen escreveu um livro sobre os fundamentos e a prática do planejamento eficaz.
Em nosso tempo, vaidade e diversidade vida moderna cada vez mais forças para recorrer a métodos de estruturação bem-sucedida das tarefas planejadas, sua implementação correta e rápida. A priorização correta permite que você faça trabalhos de qualquer complexidade de forma rápida e eficiente, compreenda seus erros, aprenda novas habilidades e habilidades no processo de atingir a meta.
David Eisenhower foi um famoso presidente dos Estados Unidos. Ele se tornou famoso em todo o mundo por sua inteligência e habilidades organizacionais. Durante sua vida construiu um brilhante carreira militar, que não deixou uma marca pequena na história da América. Concluiu com sucesso todas as tarefas, sempre alcançou seus objetivos, o que lhe rendeu respeito, tornou-se exemplo para muitas figuras públicas.
Eisenhower acreditava que viver a vida corretamente significa fazer um negócio digno que dê prazer ao seu sujeito e benefício aos outros. Como presidente, ele fez cada vez mais perguntas sobre como fazer tudo a tempo, fazer certo e com sucesso no final. Esses pensamentos o levaram a criar um método de organização de casos importantes, que é intensamente usado em nosso tempo.
Graças à sua desenvoltura, confiança e busca pela perfeição, Eisenhower obteve sucesso em tudo, completou tudo o que planejou no prazo, sem muita dificuldade. Muitas figuras de seu tempo só se surpreenderam com sua auto-organização, tentaram seguir seus métodos de governo, pois a personalidade de tal presidente realmente merece respeito e pode muito bem ser um exemplo a seguir. A matriz de Eisenhower como ferramenta de priorização é uma das principais formas de organizar seu plano de trabalho em Vida cotidiana.
Características da Matriz de EisenhowerA Matriz de Eisenhower como ferramenta de priorização é uma técnica popular de gerenciamento de tempo que permite que você execute corretamente e pontualmente as tarefas planejadas, determine metas significativas para si mesmo por um período de tempo específico. A base da tabela de Eisenhower são quatro assim chamados quadrantes de casos. A base para a sua criação foram as tarefas significativas e urgentes que se acumularam ao longo período curto tempo devido a vários fatores.
Esses quadrantes também são chamados de janelas Eisenhower porque são mostrados em uma tabela quadrada. A mesa Eisenhower se parece com isso.
MAS quadrante Assuntos urgentes importantes
NO quadrante Importante não urgente
A PARTIR DE quadrante sem importância urgente
D quadrante sem importância não urgente
Qualquer pessoa que queira aprender a alocar adequadamente seu tempo pode fazer essa tabela para si. A matriz de Eisenhower como ferramenta de priorização ajudará você a lidar com as tarefas acumuladas em um período de tempo muito curto.
Tendo entendido a estrutura básica do método de priorização, podemos analisar detalhadamente cada janela da matriz de Eisenhower. A matriz de Eisenhower como ferramenta de priorização é útil para determinar o significado de seus planos em um determinado momento.
Inclui tarefas urgentes importantes que não pode ser adiado para mais tarde, pois isso pode levar a consequências negativas. Para um planejamento bem-sucedido, você precisa começar exatamente pelo setor A. Um exemplo desses casos pode ser uma operação complexa inesperada, uma reunião não programada. Este setor é muito importante para a vida de uma pessoa, mas se você aprender a planejar seu tempo corretamente, o ideal é que essa praça esteja completamente vazia, sem planos. Com a implementação oportuna dos planos principais, tarefas significativas não se tornarão urgentes, sua implementação dentro de um prazo específico não as torna urgentes.
Os planos do Setor A podem aparecer por dois motivos:
Para que esses motivos não interfiram na execução das atividades, você não precisa adiar tarefas opcionais valiosas (já é setor B) para o último dia, pois algumas condições podem afetar seu não cumprimento e assim você acumulará tarefas valiosas .
Importante não urgente. Os planos deste setor devem ser implementados regularmente, sem adiar para mais tarde, pois a sua implementação atempada é um indicador da sua produtividade e sucesso nas suas atividades. As ações deste quadrante não precisam ser feitas aqui e agora, mas seu valor indica a ocorrência de consequências negativas se ignoradas por uma pessoa. Quanto mais significativa a tarefa for para você, mais negativas serão as consequências de seu fracasso. É por isso que a prioridade deve ser dada primeiro aos assuntos importantes, depois aos urgentes. Para a auto-satisfação ideal, uma pessoa deve concluir tarefas urgentes e não urgentes significativas na íntegra. As tarefas deste setor incluem, por exemplo, uma visita imediata a um médico, dominando as habilidades para desempenhar com sucesso as atividades em um novo local de trabalho para obter outra promoção.
“É melhor fazer as tarefas importantes das quais sua vida depende primeiro do que as sem importância.”
D.D. Eisenhower
A matriz de Eisenhower como ferramenta de priorização mostra: se você classificar seus planos corretamente e no prazo, então em qualquer esfera da vida humana não haverá trabalhos apressados que esgotem o corpo humano física e psicologicamente. O Setor B não passará para o Setor A se planejarmos adequadamente nossas tarefas pela primeira vez.
Não importa, é urgente. A urgência dos planos nem sempre determina seu significado. Eisenhower disse que, se tarefas urgentes interferem na execução de tarefas valiosas, é melhor adiá-las. Para entender a importância de seus planos, faça a si mesmo uma pergunta simples: “O que acontecerá se esta tarefa não for concluída?” Se você entende que não há consequências negativas ou são mínimas, então o caso não é importante em este momento. Procure tarefas mais significativas que realmente ameacem consequências negativas para você.
Essas atividades incluem, por exemplo, a participação em uma pesquisa social, ligar para um amigo apenas para conversar. Os planos do “setor C” têm uma desvantagem significativa: eles impedem uma pessoa de trabalhar de forma eficaz e fazer coisas importantes, porque estão constantemente distraindo, deixando você preocupado. Qualquer distração ameaça com consequências negativas, portanto, se houver alguma interferência no desempenho de tarefas significativas, tente eliminá-las antes de executá-las. Se você realizar apenas assuntos urgentes, um grande número de assuntos importantes pode se acumular em um momento e é difícil direcionar-se na direção certa, concentrar-se em sua implementação.
Não é urgente, não é importante. Este setor combina as coisas não urgentes mais desnecessárias, sua implementação não é benéfica no momento. Se uma pessoa se concentrar nelas, coisas significativas se acumularão muito rapidamente e levarão a consequências negativas. Estes incluem, por exemplo, pendurar nas redes sociais, vários jogos de computador que estão apenas matando o tempo de uma pessoa sem sucesso.
Mas nem todas as tarefas sem importância não urgentes são tão inúteis. Se há muito tempo você deseja organizar livros em sua biblioteca ou limpar seu armário com roupas, fazer essas coisas trará benefícios e prazer com o resultado, mas você não deve se esforçar para fazê-las quando tiver coisas importantes para fazer.
A mesa de Eisenhower como forma de planejamento eficaz é método útil identificar casos valiosos significativos, ajuda a completá-los em um tempo bastante curto. Ele é projetado para concluir tarefas de um dia ou aquelas que precisam ser concluídas em um futuro próximo.
Todos podem aprender a planejar seu tempo pessoal, se desejarem, não há nada complicado aqui. Para ajudar, a tabela Eisenhower descrita por nós pode ser usada como uma ferramenta para definir prioridades. Analisando detalhadamente cada quadrante da matriz, é possível determinar os principais objetivos desta técnica.
A matriz de Eisenhower, sendo um dos principais e populares métodos de planejamento, ajudará todos a aprender a se gerenciar, se organizar na hora certa, resolver seus problemas em um curto espaço de tempo.
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“Coisas urgentes geralmente não são as mais importantes, e coisas importantes não são as mais urgentes.” D. Eisenhower.
Problemas de tempo. Falta de tempo. Eu não posso fazer nada. Palavras familiares a muitos. Gastamos muito tempo e esforço para apagar “incêndios”, combater a “revolução”, mas continua se acumulando e se acumulando, e coisas importantes, nos movendo para frente então eles não são feitos.
Cada pessoa tem 24 horas em um dia. Mas cada um os usa de forma diferente.
Algumas pessoas encontram tempo para o trabalho, família e hobbies.
Outros estão se afogando no volume de negócios, agarrando-se a tudo e não acompanhando em lugar nenhum.
Por que alguns conseguem e outros não? Como ter sucesso?
A resposta é simples - planejamento e priorização. Estas são as ferramentas mais importantes para atingir o objetivo. Com um planejamento adequado, a eficiência das atividades aumenta muitas vezes.
Uma pessoa que quer alcançar muito e fazer muito deve certamente ser capaz de planejar e Prioritizar.
Uma forma maravilhosa de planejamento é chamada Praça Eisenhower ou a matriz de Eisenhower.
Dwight Eisenhower é um estadista americano e figura militar, presidente dos Estados Unidos. Ele se distinguiu por boas habilidades organizacionais e costumava planejar seu tempo um método mais tarde nomeado em sua homenagem - o quadrado de Eisenhower ou a matriz de Eisenhower.
A essência deste método é que todas as tarefas planejadas para o dia são divididas em quatro quadrados:
1) quadrado de casos não urgentes/importantes;
2) quadrado de casos urgentes/importantes;
3) quadrado de casos urgentes/sem importância;
4) quadrado de casos não urgentes/sem importância.
Método Praça Eisenhoweré priorizar em ordem de importância e urgência para cada dia.
Como usar Praça Eisenhower?
Claro, antes de tudo, você precisa determinar suas prioridades, seus objetivos. Categorizar casos:
determine o que é importante/urgente para você, o que é importante/não urgente, então sem importância/urgente, e o que não é importante/não urgente.
Entenda por si mesmo o que você fará primeiro, em que segundo, e o que você não fará.
Se você está tendo problemas para priorizar sua vida, você pode usar a minha para resolver esse problema.
1. O segredo para o planejamento bem-sucedido e a realização efetiva de metas é fazer as coisas primeiro no primeiro quadrante. não urgente mas importante ações que movem uma pessoa para frente e asseguram seu futuro.
2. É preciso se esforçar para minimizar o número de casos a partir do segundo quadrado de casos urgentes e importantes. Como regra, chegam aqui os chamados "fogos", que devem ser extintos e que exigem muita força e nervos.
3. Coisas do terceiro quadrado de coisas urgentes, mas sem importância, devem ser abandonadas ou reduzidas ao mínimo.
4. Finalmente, é melhor deixar as coisas do quarto quadrado de casos não urgentes e sem importância para confiar a outras pessoas, serviços ou serviços automatizados.
Estou usando o quadrado de Eisenhower há 2 meses e tenho o prazer de notar que ultimamente tenho feito calma e metodicamente coisas predominantemente importantes, mas não urgentes, que me movem sistematicamente em direção aos meus objetivos. E todo tipo de rotatividade e aborrecimento quase desapareceram.
quero o maximo possivel mais pessoas capaz de planejar seus negócios com competência e atingir seus objetivos.
Então decidi e preparei um arquivo PDF com Praça Eisenhower, que você só precisa baixar, imprimir e usar.
Você pode baixar o diário de Eisenhower.
Você pode baixar o diário de Eisenhower em preto e branco (é mais econômico imprimir).
Você pode usar a praça Eisenhower para planejamento diário, semanal e até mensal. Experimente, experimente. Boa sorte para você em todos os seus esforços e ações!
Matriz de Eisenhoweré um dos métodos mais populares e procurados de priorização de tarefas.
Sua autoria pertence ao 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower. Ele conduziu muitos experimentos sobre a organização de seu tempo e como resultado concluiu que que coisas urgentes raramente são importantes e coisas importantes raramente são urgentes.
Eisenhower surgiu com uma ferramenta pela qual esse princípio poderia ser aplicado na priorização de tarefas e na separação de tarefas importantes das urgentes, mas não importantes. O instrumento recebeu o nome Matriz de Eisenhower».
Vamos descrever cada categoria em detalhes.
No pessoas organizadas que sabem gerir bem o seu tempo, esta categoria de tarefas está quase sempre vazia. E só ocasionalmente casos de força maior, surgidos de repente e que requerem atenção urgente, chegam lá.
Essa categoria, de acordo com a classificação de Eisenhower, inclui tarefas cujos prazos estão se esgotando e a não conclusão que pode levar a consequências desastrosas no futuro. Ou seja, prazos, situações de emergência, situações de vida e morte.
Exemplos de casos urgentes e importantes:
1) Uma dor de dente - você não consegue pensar em nada além de uma dor de dente
2) Uma torneira quebrou e o apartamento está se afogando - você precisa chamar urgentemente um encanador
3) Entrega do projeto em obra - os prazos estão se esgotando, e o projeto ainda não foi concluído.
Como escrevi acima, quanto mais organizada uma pessoa é, menos coisas urgentes e importantes surgem em sua vida. É por isso que o desafio que você enfrenta como pessoa que quer aprender a administrar melhor seu tempo é aprender a resolver problemas com antecedência para que eles não caiam nessa categoria.
Esta categoria inclui casos, cuja execução tem importância para o nosso futuro, mas cujo cumprimento está fora. Suponha que queremos aprender nova linguagem e isso nos ajudará a obter uma posição melhor. Ou queremos correr de manhã para sermos saudáveis.
Concluir tarefas importantes e não urgentes nos ajudará a alcançar mais sucesso na vida. Mas, como mostra a prática, por alguma razão as pessoas não têm pressa de sentar para eles. E muitas vezes acontece que essa categoria de casos entra na categoria de importante e urgente. E então o estresse é garantido para você.
Exemplos de tarefas importantes, mas não urgentes:
1) Saúde física
2) Treinamentos e cursos
3) Resolvendo tarefas de trabalho importantes
Se você aprender a encontrar tempo para tarefas importantes, mas não urgentes, logo verá como se torna cada vez mais fácil viver.
Para entender se este caso é realmente importante, imagine qual resultado você obterá após concluí-lo. Se os resultados forem mínimos, então classifique este caso como categoria C.
Exemplos de tarefas sem importância, mas urgentes:
1) Ajuda o outro é amigo pediu ao cachorro para passear (já pela sexta vez em um mês), é inconveniente recusar.
2) Os carros de dólar subirão meio por cento amanhã, você precisa trocar urgentemente 100 dólares
3) Eles ligaram e pediram para fazer a pesquisa com urgência (embora a pesquisa possa esperar)
Essas coisas chamamos de desperdiçadores de tempo. Gastamos muito tempo com eles, mas o resultado de nossas ações é quase zero.
O que é a Matriz Eisenhower Dwight David? Como o 34º presidente dos Estados Unidos planejou o tempo? Que princípio de organização permitiu lidar com um grande número de casos? Vou contar tudo isso agora.
A gestão do tempo baseia-se no princípio do planeamento. E o principal no planejamento é a priorização - quais coisas devem ser iniciadas primeiro e quais devem ser feitas depois.
Muito simples e incrível metodologia eficaz usado pelo 34º presidente dos Estados Unidos, mais tarde recebeu o nome de seu nome - o princípio Eisenhower Dwight David. Todos entendem que o presidente tem muito o que fazer e o destino de milhões de pessoas depende do planejamento correto do tempo de uma pessoa.
É assim que - Ele dividiu todas as tarefas em importantes e urgentes. Para entender melhor o método, vamos desenhar a matriz de Dwight David Eisenhower dividindo o quadrado em 4 partes iguais. Como resultado, obtemos 4 quadrados. Agora vamos assinar cada um com os seguintes nomes: Importante, não importante, urgente, não urgente.
A essência do princípio de Eisenhower é que, ao priorizar, você deve primeiro concluir todas as coisas importantes e urgentes. Então importante e não urgente. Em seguida, sem importância urgente. E se houver tempo, finalmente sem importância e não urgente.
O que dá a aplicação do princípio de Eisenhower? Por que desenhar uma matriz? Por que você não pode fazer tudo sem problemas?
Provavelmente, todos se depararam com a falta de tempo - quando você quer fazer tudo planejado, mas não dá certo, todos os dias nos surpreendem e você tem que ajustar seus planos, abrindo mão das férias planejadas, novas oportunidades de trabalho, etc.
É impossível prever o não planejado, o que significa que, gostemos ou não, alguns planos precisam ser cancelados. Mas... E se fizermos as tarefas principais primeiro e deixarmos as menos significativas para depois. De que não é uma pena recusar? Por exemplo, passaremos tempo com a família em vez de nos encontrarmos com um cliente que provavelmente não concordará em cooperar.
Esta é a resposta para a pergunta: "por que classificar casos". Nós apenas fazemos o principal e adiamos o secundário e nos tornamos mais bem-sucedidos e produtivos na vida. Afinal, urgente não significa importante, e vice-versa.
Esses incluem assuntos urgentes, cujo descumprimento pode levar a consequências negativas. Começamos todas as coisas desta seção, porque essas são as tarefas mais importantes para nós e, além disso, são urgentes. Esta seção inclui: "Operação urgente", "Reuniões não agendadas", "prazo na entrega do projeto".
O principal é que essa caixa, idealmente, deve estar vazia, pois as tarefas mais importantes não são urgentes no início e, com um planejamento adequado, podem ser feitas antes que se tornem urgentes. Todas as tarefas neste quadrado aparecem por 2 motivos:
- dependente de nós (motivos internos), então o que podemos influenciar e essa é a maior participação na maioria dos casos. Por exemplo: falta de profissionalismo, motivação, força, etc. Em geral, podemos remover esse motivo por conta própria;
- além do nosso controle (causas externas): Quando não podemos influenciá-los, por exemplo, força maior, dor súbita, pedido urgente de ajuda, etc. Idealmente, com um planejamento adequado, apenas esses motivos devem cair no quadrado importante e urgente.
Além disso, todos entendemos que nem sempre é possível alocar tanto tempo quanto necessário para assuntos urgentes. Um exemplo da vida é passar nos exames, se você se preparar no último dia, pode simplesmente não haver tempo suficiente para a preparação. Além disso, trabalhar com pressa é exaustivo, piora a condição mental e física. Portanto, todas as tarefas importantes devem ser concluídas antes que se tornem urgentes, ou seja, trabalhar com a praça é importante e não urgente.
A conclusão regular de todas as tarefas deste quadrado é um indicador de seu sucesso e produtividade. Para dado quadrado inclui casos que podem esperar, mas se não forem feitos, haverá sérios Consequências negativas.
Uma tarefa importante difere de uma sem importância porque as consequências de não completá-las são diferentes.. Quanto mais importante a tarefa, mais fortes serão as consequências negativas de seu fracasso. Por isso, damos preferência à implementação de tarefas importantes primeiro e só depois das urgentes.
Idealmente, todas as tarefas importantes, urgentes e não urgentes, devem ser completadas. Entre os casos nesta área, pode-se destacar o seguinte: tarefas para desenvolvimento pessoal cuidados de saúde, por exemplo: consultar um médico em tempo hábil e prevenir doenças, dominar habilidades básicas da lingua inglesa para promoção no trabalho, etc., como regra, isto é tarefas chave que pode fazer uma grande diferença na sua vida.
Todos nós entendemos que na maioria dos casos é impossível gerenciar tudo planejado. Mesmo porque surgem imprevistos que fazem sérios ajustes nos planos. Dado esse fato, é melhor fazer tarefas importantes das quais sua vida depende muito do que tarefas sem importância. É por isso que é tão importante classificar as tarefas de acordo com a regra de Eisenhower.
Quando distribuímos corretamente os casos e começamos a trabalhar com os mais importantes, há menos trabalhos urgentes, ou seja, temos tempo para fazer as coisas antes que se tornem urgentes. E isso é muito importante, afinal, quando nem sempre há tempo suficiente para assuntos urgentes - eles ficam inacabados e testamos nossos nervos, tentando cumprir o prazo. Ao mesmo tempo, com o trabalho regular com a praça, é importante e não urgente, você pode dedicar exatamente tanto tempo a cada tarefa quanto exige, como resultado, o número de trabalhos urgentes e Situações estressantes diminuirá e a qualidade do trabalho aumentará. Por analogia de vida comumé melhor fazer a prevenção da doença em tempo hábil do que iniciá-la e no final sentir fortes dores e sérias consequências no futuro.
Urgente não significa importante, muitas coisas urgentes é melhor não fazer se por causa delas você não tem tempo para coisas importantes. Para entender corretamente qual negócio é mais importante, basta fazer a pergunta: "O que acontecerá se isso não for feito". Se as consequências negativas são mínimas, então o assunto não é importante e deve ser iniciado após a conclusão de tarefas mais significativas; se não for concluída, haverá consequências negativas mais graves. Tarefas sem importância incluem o seguinte: um colega ligou e pediu ajuda em uma tarefa insignificante, você é oferecido para participar de uma rede social. pesquisa ou apenas um amigo veio conversar sobre a vida.
Menos assuntos urgentesé que eles interferem no trabalho efetivo, porque você:
Forçado a interromper tarefas importantes;
No contexto da urgência, você começa a se preocupar e as emoções o impedem de tomar as decisões certas.
Por exemplo, você está trabalhando em um grande projeto no qual seu carreira e os rendimentos da empresa, e nesse momento os colegas ligam para você e pedem que ligue com urgência, imprima, envie um documento pelo correio, etc. Claro que você precisa ajudar os colegas, mas tudo tem seu tempo. Primeiro você precisa fazer coisas importantes, e depois coisas secundárias, mesmo que sejam urgentes. Basta dizer aos seus colegas que eles estão ocupados no momento e, quando você concluir o trabalho em um assunto importante, ligue de volta.
Se você tentar acompanhar todos os assuntos urgentes, a vida pode se transformar em um constante problema de tempo e, por causa da turbulência, você se preocupará com mais e menos tempo para dedicar a tarefas importantes que afetam muito sua vida.
Esta é a última lista de tarefas que você deve iniciar, pois inclui as tarefas mais desnecessárias.
Mas mesmo as coisas mais desnecessárias também podem ser divididas em 2 partes:
1. Bagatela da vida, essas coisas ainda têm valor, mas apenas se você tiver feito todas as outras tarefas mais importantes de 3 quadrados. E qual é o valor? Por exemplo, desmontar o bloqueio no mezanino - parece uma ninharia, mas legal, ou trocar uma torneira pingando na cozinha, fortalecendo a mesa para que ela não cambaleie. Em geral, essas tarefas criam seu conforto, melhoram seu humor, então você deve tentar chegar ao 4º quadrado para viver de forma mais harmoniosa e plena.
Mas se você fizer essas pequenas coisas antes que as tarefas mais importantes dos últimos 3 quadrados sejam feitas, isso não trará a satisfação adequada.
2. Fazendo besteira. Jogos de computador, mídias sociais redes, assistir TV, beber - tudo isso leva apenas um tempo precioso. Muitos dirão, mas isso ajuda a relaxar? Sim, sem dúvida, qualquer atividade de merda relaxa, mas não tão bem quanto umas férias saudáveis. Um computador, TV não pode transmitir emoções tão fortes, sensações táteis, cheiros e outras sensações como em Vida real. Como o computador e a TV usam menos sentidos, a velocidade de recuperação, ou seja, o repouso, diminui. O álcool também é uma maneira ineficiente de relaxar, pois além do impacto negativo na saúde, após esse descanso entre aspas - um desperdício, dor de cabeça e outros problemas.
Em geral, todos os maus hábitos são perda de tempo e devem ser completamente abandonados, mas este é o caso ideal. Na realidade, toda pessoa tem maus hábitos, porque combatê-los leva tempo, então colocamos todo lixo como jogos de computador, TV, álcool, etc.
Vamos desenhar 4 quadrados de Eisenhower, denotar cada quadrado com letras:
MAS. Importante e urgente (vermelho);
B. Importante e não urgente (verde);
NO. Não importa e urgente (azul);
G. Não importante e não urgente (branco).
Vamos começar a fazer as coisas em ordem alfabética, ou seja, primeiro as tarefas do ponto "A", depois "B", "C" e no final "D". Até completarmos as tarefas do quadrado "A", não avançamos para "B". Então, até que façamos o ponto “B”, não iniciamos as tarefas de “C”, etc. Em geral, trabalhamos sequencialmente passo a passo sem alterar a ordem.
E agora, para praticar, digamos que temos a seguinte lista de casos recebidos:
Agora vamos ordenar a lista de tarefas recebidas, colocando ao lado de cada item, a letra do quadrado ao qual esta tarefa pode ser atribuída.
Agora você sabe por onde começar para ter tempo para fazer o principal. Faça as coisas primeiro no Quadrante A, depois no B, depois no C e no D, se tiver tempo.
É importante avaliar o grau de importância não na mente, mas em um pedaço de papel, pois quando há mais de 7+-2 casos, a priorização pode ser errônea, pois nosso cérebro não foi projetado para tais operações no mente. São cerca de 7+-2 casos que podemos armazenar na memória, o resto é esquecido. As tarefas escritas em um pedaço de papel são muito mais fáceis e rápidas e, o mais importante, você pode classificá-las com mais precisão, não perca tempo para gravar.
Você também pode reescrever a lista em quadrados para maior clareza, especialmente assim que começar a usar o método Eisenhower, mas isso não é necessário.
Como você já está entenda a essência trabalhe com o princípio de Eisenhower: divisão de tarefas e concentração nos dois primeiros quadrados.
Trabalhar de acordo com o princípio de Eisenhower ajudará a reduzir o número de tarefas urgentes no trabalho e você se tornará mais produtivo.
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Olá! Neste artigo, falaremos sobre uma das ferramentas de gerenciamento de tempo mais eficazes - a matriz de Eisenhower.
Hoje você vai aprender:
“O dia é longo até a noite, se não houver nada para fazer”, diz a sabedoria popular. Aforismos bem diferentes nascem em pessoas ocupadas que correm contra o tempo: “Como você acrescentaria uma vigésima quinta hora ao dia?”.
Em condições de multitarefa, mais cedo ou mais tarde, todo empresário enfrenta a questão da distribuição adequada dos recursos de tempo. As condições de partida são as mesmas para todos os habitantes do planeta - uma hora inclui sessenta minutos para absolutamente todos. Mas a eficácia com que as pessoas organizam seu tempo faz uma grande diferença entre pessoa de sucesso e eterno perdedor.
Gestão do tempo, ou - é o controle consciente sobre a quantidade de tempo gasto em atividades específicas, a fim de aumentar sua eficiência e produtividade.
Matriz de Eisenhower é uma das ferramentas populares de gerenciamento de tempo que é usada para priorizar Área de negócio e tarefas pessoais. Baseia-se no princípio de classificar todos os casos em quatro categorias, dependendo do seu grau de importância e urgência. A matriz é mais conveniente de usar para planejamento de curto e médio prazo.
Esta abordagem foi pioneira por Dwight David Eisenhower, um general do exército da Segunda Guerra Mundial e mais tarde o 34º presidente dos Estados Unidos. O político sempre admirou aqueles ao seu redor com sua capacidade de acompanhar tudo.
Era uma vez um americano que procurava em vão uma forma eficaz de gerir o tempo e, não a encontrando entre as existentes, desenvolveu-a por conta própria. A matriz de tempo ainda é impressionante em sua simplicidade e genialidade, e milhões de pessoas ao redor do mundo a utilizam para planejamento.
Visualmente, a matriz de prioridades é dividida em quatro quadrantes, onde os casos se enquadram em categorias: importantes e urgentes, importantes e não urgentes, sem importância e urgentes, sem importância e não urgentes.
O usuário da matriz é solicitado a inserir todas as suas atividades planejadas nesses quadrantes. O maior trabalho acontece justamente quando uma pessoa faz uma escolha entre esses campos, decidindo assim quais coisas fazer primeiro e quais fazer depois.
Nesse campo, devem ser registrados os casos relacionados a áreas prioritárias da vida de uma pessoa e que não toleram atrasos. Essas áreas geralmente são família, carreira (para estudantes - estudo), saúde e segurança.
Esses casos são consistentes com as seguintes afirmações:
Exemplo. Em um futuro próximo, você está ansioso para uma promoção. O gerente pede que você envie um relatório sobre o trabalho realizado o mais rápido possível. É importante? Sim, porque você não quer perder uma oportunidade de carreira. Isto é urgente? Sim, porque agora é a hora de mostrar sua diligência.
Exemplo. Você está com dor de dente. Importante? Tudo relacionado à saúde é sempre importante. Urgentemente? Você corre o risco de perder um dente e não vai durar muito com analgésicos.
Pessoas de sucesso tendem a fazer a maior parte de seu trabalho neste quadrante. São atividades cotidianas que invariavelmente servem à causa de alcançar os objetivos principais em todas as áreas da vida. Todos são importantes, mas não há pressa, como no caso do quadrante A.
Uma pessoa bem-sucedida não leva suas coisas importantes a um estado de emergência, mas as faz gradualmente. Na maioria das vezes, ele tem tempo para tomar decisões deliberadamente, tijolo por tijolo construindo a construção de seu futuro.
Esta zona inclui todas as atividades cotidianas que se relacionam diretamente com áreas prioritárias da vida: trabalho, família, autodesenvolvimento, saúde.
Estão sujeitos aos mesmos critérios:
Exemplo. Você é um programador e deve entregar o programa que escreveu até segunda-feira. É apenas quinta-feira e você já tem tudo pronto, mas decidiu colocar a mão até sexta-feira para verificar tudo novamente.
Coisas do quadrante D, se deixadas sem vigilância, podem migrar para o quadrante A. Seu objetivo é evitar que isso aconteça. Acontece que um assunto importante aparece de repente, por motivos alheios ao seu controle. Mas muitas vezes nós mesmos levamos as coisas a esse estado, ignorando exames preventivos no médico e adiando tarefas importantes até o prazo.
Essas coisas estão a alguma distância de suas principais prioridades, mas fazê-las torna sua vida mais confortável e pode ajudá-lo bem ao longo do tempo.
Nesta área estão reuniões e conversas que você vai por cortesia ou por necessidade, incluindo aniversários de pessoas não muito próximas, tarefas domésticas surgidas de repente, algumas tarefas de trabalho.
Este quadrante tem as seguintes características:
Exemplo. Você estava planejando comprar um ar condicionado e ficou sabendo da venda, que durará apenas um dia. Importante? Não particularmente. O mundo não entrará em colapso se você não comprar um ar condicionado mais barato do que o planejado. Urgentemente? Sim, a venda é válida por apenas um dia. Um belo bônus: uma compra urgente economizará um pouco no orçamento familiar.
Exemplo. Você é um jornalista. Você está convidado para um banquete, onde o editor do jornal de seu interesse pode vir. Importante? Não realmente, tudo é muito vago. Urgentemente? Sim, porque o banquete não vai durar para sempre, você precisa tomar uma decisão - ir ou não.
É provável que você encontre alguém para delegar o caso deste quadrante. Algum assunto urgente sem importância pode ser feito para você por um cônjuge, conhecido, colega, subordinado.
Todos os assuntos deste quadrante podem ser divididos condicionalmente em negócios reais e entretenimento. Tarefas incluem tarefas que garantem seu conforto, tornam você e sua vida mais bonitos (por exemplo, cuidar de sua aparência), mas pode levar algum tempo.
Para uma mulher, isso pode ser uma visita a uma manicure, para um homem, um lava-jato. Claro, essas coisas são importantes em si mesmas, mas não em relação às suas principais áreas de vida.
O segundo grupo inclui um passatempo agradável. Considera-se geralmente que não há nenhum benefício com esses atos, eles são chamados de "perdedores de tempo", são apresentados como coisas que as pessoas fazem pelo menos prefeririam não fazer, e se livrar delas é um objetivo louvável.
Então, categoricamente, só podemos falar sobre maus hábitos como o tabagismo e o uso sistemático de álcool forte. Exemplos de atividades como redes sociais, assistir a filmes leves, sair em clubes, jogar jogos de computador - tudo isso tem o direito de ser e é necessário para uma pessoa se a relaxa e lhe dá prazer.
Em primeiro lugar, uma pessoa não é um robô, ela precisa fazer algo assim, para a alma.
Em segundo lugar, coisas sem importância e não urgentes podem ser benéficas. Muitos jogos de computador desenvolvem o pensamento, a comunicação nas redes sociais ensina a expressar pensamentos, dançar em clubes ajuda a aquecer. Além disso, há muito se sabe que uma mudança de atividade é o melhor descanso.
A principal condição para este quadrante é não deixá-lo tomar conta do seu tempo e ignorar as principais coisas que o movem para frente na vida.
Então, depois de revisar a parte teórica, você pode experimentar o efeito da matriz em si mesmo.
Com nosso exemplo, faremos como aconselhamos no parágrafo anterior - primeiro escrevemos todos os casos em uma linha e depois os distribuímos na matriz. No exemplo da primeira pessoa, um massagista profissional estaria meditando.
Aqui está sua lista de tarefas para o dia (com comentários para que o leitor aprecie a importância e a urgência):
| URGENTEMENTE |
NÃO SE APRESSE |
|
| IMPORTANTE |
Hoje 4 massagens: às 9h, às 11h, às 15h, às 20h. Visite um amigo no hospital |
Visitar amigos para uma barraca (viagem em família)
Vá a uma consulta com um optometrista Ir para contabilidade Pratique Inglês |
| NÃO IMPORTA | Vá ao banco, faça um pagamento de hipoteca
Compre comida de gato Compre uma nova junta de torneira Enviar um livro a um colega |
corte seu cabelo Comprar produtos Vai para a piscina Responda a mensagens no WhatsApp e VKontakte |
Lembre-se: a mesma coisa para pessoas diferentes podem habitar diferentes quadrantes da matriz. Por exemplo, para alguém trabalhar seu hobby pode se referir a coisas importantes e sem importância. Você e somente você pode distribuir seus assuntos conforme vê suas prioridades de vida.
Alguns céticos acreditam que a matriz de Eisenhower é adequada apenas para gerentes, enquanto um simples funcionário, trabalhador ou dona de casa não poderá usá-la na prática (o que não é verdade - a matriz é universal, provamos isto tomando como exemplo o caso de um massagista, não de um empresário).
Na realidade, a questão não é sobre a possibilidade ou impossibilidade de uso da matriz, mas sobre a conveniência de seu uso.
O sistema Eisenhower é usado para planejar cada dia. Aquilo é nós estamos falando não sobre planos de longo prazo (construir uma casa, sair de férias, formar-se na universidade), mas sobre tarefas atuais.
Por um lado, se uma pessoa tem tão poucas tarefas diárias que sua memória pode lidar facilmente com elas, não há necessidade de usar a mesa. Por exemplo, todos os planos de um funcionário para o dia são cumprir suas oito horas de trabalho e beber cerveja com os amigos à noite. Esta mesa não é para essas pessoas.
Por outro lado, se uma pessoa tem objetivos em todos os aspectos de sua vida - no trabalho, estudo, autodesenvolvimento, família, hobbies, se ela se esforça para ser o mestre de seu tempo e não o segue - essa pessoa sempre tem muitas tarefas diárias. E como ele não quer perdê-los de vista, essa matriz é para ele.
A matriz de Eisenhower não é panaceia para a eterna falta de tempo. É mais um mini tutorial sobre priorização.
Não se surpreenda se você achar difícil atribuir casos a quadrantes no início. No momento em que você pensa e faz isso, você está aprendendo. E aprender algo valioso sempre envolve algum esforço.
Não se desespere - depois de trabalhar com a mesa por vários dias seguidos, você adquirirá uma habilidade que se transformará em uma habilidade. Posteriormente, a priorização chegará ao automatismo.
Então vamos resumir.
A Matriz de Eisenhower é para pessoas como você se:
Leia as afirmações abaixo e pergunte a si mesmo se elas são verdadeiras para você. Se a grande maioria dos pontos não combina com você, é aconselhável que você domine as técnicas de gerenciamento de tempo.
Se todos os pontos anteriores lhe parecem lógicos, então o último pode causar um sorriso incrédulo: “Sim, você está brincando! Um limão espremido parece mais energizado do que eu no final de um dia de trabalho.” No entanto, existe um grande número de pessoas que não apenas não se cansam, mas também sentem uma onda de energia. E não há segredo aqui.
Não nos cansamos da quantidade de trabalho feito, mas de ações estúpidas e desordenadas, arremessos sem sentido e nos sentindo desamparados em condições de pressão crônica do tempo.
Claro, às vezes não podemos prever tudo. E nosso plano bem proporcionado pode ser abalado devido a um desligamento repentino de equipamentos de escritório, um cliente atrasado ou um funcionário faltoso. Deixe isso de lado por enquanto.
A primeira coisa a ser trabalhada é como não ser uma fonte de caos para si mesmo, e então você pode pensar no impacto de circunstâncias externas imprevistas.
Trate-se como um cavalo puro-sangue - isso, é claro, é um animal forte, mas qual dos proprietários se atreveria a dirigi-lo com um galope frenético?
