É necessário arquivar documentos para sua sistematização.
Empresas e instituições exibem documentos que precisam ser transferidos para o arquivo.
É conveniente guardar os documentos agrafados e, se necessário, encaminhá-los aos órgãos fiscalizadores sem se preocupar com a segurança e a possibilidade de substituição.
Teoricamente, uma questão tão simples como a exibição de documentos não é regulamentada por regulamentos. Existem apenas instruções sobre como fazê-lo:
Em instituições e empresas, os documentos são costurados por quase todas as divisões estruturais.
Funcionários serviço de pessoal sistematizar e apresentar separadamente os seguintes documentos no final do ano civil: 
Contadores costura:
balconistas: documentação de entrada e saída.
Você pode fazer flash de documentos usando as seguintes ferramentas:
Mas os documentos costurados com fios têm garantia de não serem substituídos, o que é relevante na realidade moderna.
O mais confiável é a bainha de caixas com fios.
Os documentos que posteriormente precisarão ser exibidos são primeiro classificados por data, cuidadosamente anexados uns aos outros, cada folha é numerada à direita com algarismos arábicos. A numeração começa com o número 1. O estoque não é numerado.
Para a capa, escolha uma capa de papelão especial "Case". Ele vem em diferentes tamanhos e qualidades. Para costurar documentos padrão, é usado um fichário A4 comum.
Os envelopes também são numerados em documentos. Neste caso, o envelope é numerado primeiro, seguido das folhas e fotografias que estavam nele.
Se foi cometido um erro durante a numeração dos documentos, ele é riscado com uma linha e a numeração continua. Neste caso, a folha deverá ser certificada com a inscrição "Corrigir para acreditar", colocar a assinatura do responsável e carimbar.
Antes de grampear documentos, remova todos os clipes de papel e grampos do grampeador. Organize por data ou por importância e numere cada folha do documento. Se o caso resultante consistir em muitas folhas, você poderá conectar os documentos com clipes de papel especiais e começar a costurar.
Prepare o seguinte ferramentas e materiais:
Procedimento:
Deve-se dizer que se você piscar grande quantidade folhas ao mesmo tempo é necessário fazer pelo menos 4 furos. Isso dará estabilidade e confiabilidade ao armazenar o documento grampeado.
Uma maneira simplificada de flashear documentos é mostrada nesta instrução em vídeo:
Os documentos são certificados pelo chefe da empresa ou empreendedor individual. É importante que parte da assinatura esteja no papel colado e no documento.
Vale dizer que ao assinar os documentos costurados, o chefe assume obrigações pelo seu conteúdo ou nomeia pessoa autorizada por ordem de fidedignidade.
Juntar documentação contábil é semelhante a juntar documentos comuns. Mas há uma diferença. Para piscar documentos contábeis, são feitos 5 orifícios, pois as caixas são obtidas como resultado de maior espessura. Apenas um funcionário autorizado pode grampear documentos. Muitas vezes, o contador é a pessoa encarregada de fazer negócios.
A numeração é feita com um simples lápis. Ao grampear documentos, é compilado um inventário dos documentos no caso.
inventário consiste nas seguintes seções:
Os documentos para envio ao arquivo são preparados por funcionários das divisões estruturais. A preparação em si inclui: 
O procedimento acima para arquivar documentos envolve seu armazenamento a longo prazo, ou seja, pelo menos 25 anos de idade.
Se os documentos serão armazenados no arquivo da organização menos de 10 anos, algumas concessões são permitidas, ou seja, você não pode realizar:
A ordem de costura é a mesma da execução normal. Se em um caso para ser costurado mais de 250 folhas, então você precisa dividi-lo em vários volumes. Cada volume é encadernado.
Se os documentos devem ser guardados mais de 25 anos, então, em preparação para a costura, uma capa de papelão adicional é aplicada ao estojo, que protege documentos e fios do atrito excessivo e dá mais vista bonita caso.
Ao arquivar arquivos para o arquivo, é necessário garantir que o texto permaneça legível. numeração realizado com um simples lápis no canto superior direito. Não é recomendado o uso de canetas esferográficas e gel, lápis de cor e canetas hidrográficas para esses fins.
folha A3 numeradas como uma folha e bainha na borda esquerda e dobradas. Se a folha estiver com bainha no meio, serão consideradas 2 folhas.
Fotos ou fotos, assim como diagramas e mapas numeradas na parte de trás no canto superior esquerdo. Os envelopes são numerados em primeiro lugar, separadamente de seus invólucros de papel.
Se a caixa for composta por vários volumes, eles (volumes) serão numerados separadamente.
cobrir formatado da seguinte forma:
É importante seguir alguns requisitos. Nome da Instituição pode mudar. Portanto, ao compilar a capa de um documento, é necessário indicar 2 nomes. Os nomes das instituições são indicados no caso nominativo. O nome antigo está entre colchetes, o novo deve estar abaixo dele.
Além disso, é indicado tópico do caso. Podem ser atos, faturas, encomendas, etc. em seguida, a unidade estrutural e o período para o qual os documentos estão nela ou o ano civil. Estas são as primeiras e últimas datas dos documentos.
Se os documentos forem grampeados para um ano civil, então, por exemplo, “Pedidos de 20015” devem ser indicados. Também indica validade: constante ou específico.
O inventário não é levado em consideração ao numerar as folhas no caso. Os casos podem ser listados em ordem de importância. Por exemplo, carta, protocolos, planos.
Um tutorial em vídeo sobre como criar uma pasta para arquivamento é considerado aqui:
Para se registrar como empresário ou entidade legal, além de fazer alterações nas informações na inspeção fiscal, os documentos apresentados são costurados na presença de um notário. As inovações neste caso não se aplicam, pois assim o notário garante que não haverá correções após a certificação da assinatura do requerente.
Desde julho de 2013, você pode enviar um relatório à repartição de finanças sem costurar o documento. NO recomendações metodológicas este item é excluído. A critério dos empresários, agora existe a opção de enviar documentos simplesmente grampeados ou costurados.
As regras do trabalho de escritório, no entanto, não foram canceladas. E é por isso documentos fundadores Ainda é desejável piscar manualmente.
Como costurar, amarrar e numerar corretamente as folhas de um documento. Dicas para colagem e costura adequadas (10+)
Como amarrar um documento
Os documentos são lacrados para garantir sua integridade, a impossibilidade de remover, adicionar ou substituir páginas. A presença de numeração sequencial e fixação mecânica de uma peça de folhas com um cordão resolve esse problema.
Às vezes, o laço é devido requerimentos legais. Não há requisitos formais para a tecnologia de amarração, o principal é garantir com segurança a impossibilidade de manipular as páginas.
Lençóis atados devem ser mantidos juntos com algo que não seja renda. Não deve haver carga mecânica no local de amarração, caso contrário, as folhas gradualmente se desgastarão e rasgarão. A integridade do pacote será quebrada.
É assim que costuro documentos. Eu costuro o conjunto com um grampeador no lado esquerdo. Eu faço um furo com um furador (insiro um pacote de folhas no furador para que as folhas caiam sob apenas um pino do furador no lugar certo) no canto superior esquerdo do documento. Pego um fio de algodão, dobro 10 vezes - consigo uma renda. Enfio a renda no orifício resultante duas vezes para que as pontas da renda fiquem na frente do documento. estou empatando. Colei na frente do documento (para cobrir as pontas da renda) uma tira de papel com a inscrição:
O documento é atado, folhas _________ numeradas
Nome e função do intérprete:
data e assinatura:
_______________________________________
Por exemplo
O documento é atado, numerado: 12 folhas
Chefe do escritório da LLC "Crane E" Makhalkin S. S.
12.12.2012 ____________________
Cortei as pontas da renda para que ficassem salientes por baixo do adesivo, mas não muito, de 1 a 1,5 cm, uso cola PVA.
As folhas do documento devem ser numeradas. Eles podem ser numerados à mão ou impressos diretamente com números. Se você estiver unindo um documento com várias folhas, é melhor imprimir imediatamente com a numeração das páginas. Tome cuidado. A primeira folha do documento encadernado também deve ser numerada. Ao imprimir com numeração de página, às vezes o número não é impresso na primeira página. Se vários documentos forem grampeados em um pacote, você precisará numerá-los manualmente. Ao mesmo tempo, é necessário garantir que a numeração interna nos documentos esteja ausente ou não introduza confusão.
Por que coloco um adesivo na frente, você pode ler no artigo "Como emitir recibo de documento".
O adesivo pode ser colocado com lado reverso, mas faz sentido indicar o nome do documento no adesivo, por exemplo:
Livro de vendas IP para 2012
O documento é atado, numerado: 6 folhas
O empresário individual Kuchkin O. M.
01.04.2013 ____________________
Existem adesivos holográficos para costura no mercado que grudam no papel e deixam marcas quando você tenta retirá-los. Isso não é necessário, mas gosto de colar esses adesivos para que parte fique em uma tira que diz "laço, numerado" e parte na folha principal.
A assinatura do artista pode ser colocada de forma que fique na borda, sobrepondo parcialmente o documento principal. Mas não existe tal exigência. Você pode colocar a assinatura inteiramente no pedaço de papel colado. Em qualquer caso, se necessário, o exame determinará que a folha foi destacada.
(1) - adesivo holográfico. (2) - renda. (3) - clipes de papel
Os documentos podem ser costurados através de dois ou três orifícios. Só é necessário fazer esses furos de forma que haja distância suficiente entre eles (o papel entre os furos não deve rasgar), e que fiquem na parte fixa das folhas, excluindo impacto mecânico na costura.
O laço é feito com cordão grosso (10 - 12 fios), novamente, para não rasgar o papel.
Para costura, você precisa usar linha de algodão ou lã. Fios de seda ou polímero não aderem bem à cola, podem saltar por baixo do adesivo.
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É costume de qualquer empresa emitir documentos e conter uma grande quantidade de papéis relacionados às atividades realizadas. Todos esses documentos precisam ser rigorosamente sistematizados, caso contrário, todos os documentos serão misturados e haverá confusão na empresa.
Normalmente, os especialistas em pessoal costuram documentos para que as folhas não sejam definitivamente perdidas e o documento seja um único todo. Existem muitas opções para piscar documentos e também existe um determinado procedimento de firmware que todo funcionário deve conhecer.
Como fazer flash de documentos corretamente, o que é necessário para isso e o que deve ser guiado? Vamos considerar essas questões abaixo.
Nem todos os documentos devem estar sujeitos a firmware e, por isso, é muito importante entender quais deles são adequados para tal procedimento. É claro que um documento que consiste em uma folha não está sujeito a firmware.
Em geral, os especialistas de RH devem lidar com a costura dos seguintes documentos:
Quanto aos serviços de contabilidade, seus funcionários devem costurar:
Além disso, as informações sobre grampeamento com fios também serão exigidas nas situações em que os funcionários tiverem que trabalhar com cópias de documentos recebidos de pessoas jurídicas.
Ou seja, esse procedimento valerá para documentos de quase todas as divisões estruturais das organizações, e a diferença na condução desse processo estará apenas na forma como ele é realizado.
Deve-se notar que um padrão único para grampeamento de documentos em empresas em este momento não. Apesar disso, vários documentos regulamentares ainda estão disponíveis e são suas disposições que devem ser seguidas ao exibir documentos.
Eles devem incluir:
No momento, existem várias opções para funcionários autorizados a exibir documentos. Cada um deles implica uma estratégia de costura semelhante, mas abordagens diferentes. Vamos considerá-los com mais detalhes, vamos definir características principais firmware do documento.
Este método de costura é o mais simples. Geralmente pode ser aplicado a documentos que não são de particular importância para a administração e para a empresa como um todo. Mas mesmo em tal situação, alguns funcionários do sistema de pessoal podem ter dúvidas sobre sua costura.
Vale a pena seguir este esquema:
É importante lembrar que em uma situação em que o documento ficará armazenado por mais de 10 anos, é melhor fazer um retângulo de papiro.
Neste retângulo, você precisa indicar quantas folhas estão contidas no documento, os dados do especialista que esteve envolvido na certificação do documento.
É importante entender que antes de iniciar o procedimento de costura, o papel também precisa ser perfurado, e aqui basta calcular a distância dos três furos.
Após as perfurações, você precisa enfiar o orifício do meio. Nesse caso, é necessário deixar um pedaço de linha no verso com no mínimo 7 cm de comprimento.
Em seguida, pela frente do papel, é necessário furar o orifício superior e empurrar a linha com a agulha de baixo para dentro do furo. Em seguida, o fio deve ser direcionado novamente para o meio da folha para que reapareça na parte de trás.
Então você pode cortar o fio com segurança, sem esquecer de deixar 7 cm para conectar com o resíduo existente.
Não se esqueça de colar um retângulo com as informações necessárias no nó.
Será útil para os oficiais de pessoal saberem que um furador pode ser usado em vez de uma agulha. Uma ferramenta ideal para costura será fios de náilon ou barbante.
Se o especialista em pessoal souber passar por três orifícios, ele também não terá problemas com esse método. O esquema é quase o mesmo. Aqui você deve levar em consideração imediatamente que a distância entre os orifícios em nenhum caso excederá 1,5 cm.
O procedimento de costura começa no segundo orifício de cima e o início é feito na parte de trás da folha. Em seguida, a linha deve ser retirada pelo orifício superior e, novamente, você precisa passá-la pelo segundo orifício de cima.
De acordo com o mesmo algoritmo, a rosca é então inserida no terceiro e último orifício (na parte de trás).
Após a conclusão do procedimento, a agulha deve ser enfiada pela frente no orifício nº 3 e, em seguida, amarrada com um nó. E ao final do processo, deve-se colar um retângulo por cima.
Este método é o mais complexo e ao mesmo tempo o mais confiável. Geralmente é utilizado por funcionários de serviços contábeis, pois é nele que os documentos são os mais pesados \u200b\u200be volumosos. Os furos são dispersos ao longo da borda da folha em incrementos de 5 cm.
Depois de separar as folhas, você precisa dobrá-las cuidadosamente em uma pilha e fazer furos com uma furadeira especial.
Depois que os furos são feitos, tudo o que resta é piscar toda a pilha.
Isso deve ser feito de acordo com o seguinte algoritmo:
Em seguida, o documento resultante deve ser removido da impressora. Em seguida, geralmente é desenhada uma linha de dobra, que pode fechar os restos dos fios. Para manter a dobra bem, ela pode ser untada com cola. O adesivo na capa pode ser fixado com um grampeador.
Vale ressaltar que amostras de capas podem ser encontradas em qualquer papelaria.
As folhas devem ser numeradas com algarismos arábicos.
As seguintes nuances devem ser levadas em consideração:
Esta parte do documento é submetida nos seguintes formatos:
A capa deve conter as seguintes informações:
Todas as informações a pedido de autoridades superiores também devem estar no inventário.
Esta etapa é a última antes da conferência do documento, bem como para o depósito. Se o procedimento for realizado incorretamente, o especialista pode ter problemas desagradáveis. É importante entender que o colaborador deve conhecer perfeitamente o processo de asseguração. Portanto, a empresa deve ter um funcionário autorizado para isso.
O chefe da empresa, bem como um compilador estritamente autorizado por ele, podem certificar documentos. Para isso, essas pessoas precisam assinar, tanto na folha do documento quanto no adesivo.
É importante entender que ao assinar um documento, o gestor assume a responsabilidade pelas informações nele contidas, ou delega a responsabilidade ao funcionário autorizado a exercer essa atividade.
Para garantir, você definitivamente deve preparar um adesivo especial - cerca de 5x6 cm. As informações devem ser escritas nele:
O nó da última folha é fixado com adesivo, então é necessário colocar o selo da empresa.
O requisito mais importante que se aplica a todos os documentos no trabalho de escritório é a preservação de sua integridade. Qualquer tipo de imprecisão deve ser corrigida imediatamente. Por exemplo, se uma folha do documento estiver faltando no arquivo principal, você precisará arquivá-la como um volume separado ou desmontar o arquivo e começar a exibi-lo.
Se forem cometidos erros ao numerar as folhas, a numeração de letras pode ser usada. Caso sejam cometidos erros de numeração mais graves, o caso terá que ser refeito.
