당신은 러시아에서 일하고 있습니까 아니면 일하러 여기에 올 준비를 하고 있습니까? 고객과 파트너 사이에 러시아인이 있습니까? 아니면 그냥 러시아에 살고 은행 직원에 대해 불평하고 싶어... 러시아어로 공문을 작성해야 하는 상황이 많이 있습니다. 제대로 하는 방법?
비즈니스 서신의 구조와 내용
내가 보기에 비즈니스 서신의 구조와 내용은 모든 국가에서 거의 동일합니다. 반드시 호소("미하일 페트로비치에게!"), 본문, 편지 끝에 에티켓 문구("존중으로") 및 저자 서명이 있을 것입니다. 이것이 이메일이 아니라 종이에 적힌 편지라면 더 많은 것이 있을 것입니다:
편지의 텍스트에 무엇을 적어야하는지, 나는 당신이 나 없이 알고 있다고 확신합니다. 그러나 러시아어로 작성하는 방법 - 우리는 이것에 대해 더 이야기 할 것입니다!
비즈니스 편지의 진부한 문구
비즈니스 서신의 언어는 항상 매우 표준화되어 있으며 러시아어도 예외는 아닙니다. 기본적인 진부한 표현을 익히고 보완하는 방법을 익히면 충분합니다. 옳은 말- 당신은 이미 비즈니스 서신의 달인입니다!
편지는 다음과 같이 쓸 수 있습니다.
a) 회사를 대신하여:
N사는 알리다/감사하다/초대하다 등 - 가장 공식적인
B) 모든 직원(당사)을 대신하여:
우리는 알리고, 감사하고, 초대합니다.
나) 혼자서
회사를 대표하여 알리고, 감사를 표하고, 초대합니다. - 최소 정식 버전
이제 러시아어로 비즈니스 서신에서 어떤 진부한 표현이 허용되는지 봅시다.
인사말
"감사합니다...", "N사 감사합니다...", "감사합니다...", "회사를 대신하여 감사합니다..." + 무엇? (전시회 조직 지원).
거절
"당신을 거부하도록 강요 + 무엇? (물건 배송 중)", "유감스럽게도 + 무엇에 대해? (계약을 해지할 수 밖에 없음).
러시아어로 된 비즈니스 서신에 대한 정보는 어디에서 찾을 수 있습니까?
비즈니스 서신은 모든 비즈니스의 주요 커뮤니케이션 도구 중 하나입니다. 올바르게 구성됨 사업용 편지회사에 대한 긍정적인 인상을 심어줍니다. 그리고 제대로 쓰여지지 않은 편지 하나가 당신의 평판 전체를 망칠 수 있습니다. 우리는 이미 비즈니스 서신 규칙에 대해 썼습니다. 이제 살펴 보겠습니다. 구체적인 예비즈니스 편지.
사업 제안서, 클레임 서신, 감사 서신, 거절 서신, 커버 레터, 보증서, 정보 등 많은 유형의 비즈니스 서신이 있습니다. 편집 원칙은 실제로 서로 다르지 않습니다. 실수를 피하기 위해 다시 살펴보십시오.
그것 좋은 예정중한 거절 편지는 다음과 같습니다.
불행히도 모든 사람이 높은 수준의 영어 실력을 가지고 있는 것은 아닙니다. 그리고 종종 관리자는 비즈니스 편지를 써야 할 때 약간 길을 잃습니다. 영어. 서신에있는 러시아 사람들조차도 항상 서로를 이해할 수 없다면 우리는 무엇에 대해 말할 수 있습니까? 외국어? 이 상황에서 가장 좋은 방법은 유사한 문자를 검색하고 편지에서 적절한 문구를 사용하는 것입니다. 예를 들어, 다음은 영어로 된 비즈니스 서신의 세 가지 예입니다. 고객에 대한 감사의 편지, 거래 조건을 설명하는 편지, 구매 제안에 대한 답장입니다. 각 파일에는 영어로 된 편지 버전과 러시아어로 된 번역본이 포함되어 있습니다.
고객에게 영어로 된 감사 편지를 다운로드하십시오.
영어로 된 거래 조건이 포함된 편지를 다운로드하십시오.
구매 제안에 대한 응답 편지를 영어로 다운로드하십시오.
명확한 구조는 비즈니스 서신의 필수 특성입니다. 그것은 수신자가 쓰여진 것의 의미를 빨리 이해하고 읽는 시간을 줄이는 데 도움이 될 것입니다. 비즈니스 서신은 다음과 같은 주요 부분으로 구성됩니다.
1. 제목(서신의 제목).편지의 머리글에 적어야 합니다. 짧은 목표또는 본질. 여기에는 추상적인 문구를 사용할 수 없습니다. 제목만으로 편지가 무엇에 관한 것인지 수신자에게 명확해야 합니다. 예: "제품 공급 가격 변경" 또는 "XXX사와의 무역 협력을 위한 사업 제안".
2. 인사.인사말 "Dear + First Name Patronymic!"은 비즈니스 서신에서 전통적인 것으로 간주됩니다. 그러나 이름은 필요하지 않습니다. "Dear Mr. Director!"라는 직책을 통해 수취인을 부를 수도 있습니다. 그러나 이름을 부르는 것은 심리적 거리를 다소 감소시키고 잘 정립된 것을 강조한다는 점을 명심하십시오. 비즈니스 관계. 편지가 한 그룹의 사람들에게 전달되는 경우 "친애하는 신사 숙녀 여러분!", "친애하는 파트너!"라고 쓰는 것이 허용됩니다. 등등. 약어 "Mr", "Ms" 또는 이니셜을 사용하는 것은 무례한 표시로 인식되므로 피하십시오.
3. 편지를 쓰는 목적, 본질, 주요 아이디어에 대한 설명.이것은 편지의 주요 부분입니다. 여기에 편지를 쓰는 바로 그 이유에 대해 직접 씁니다.
4. 이 문제를 해결하기 위한 귀하의 제안, 권장 사항, 요청, 불만 사항.비즈니스 서신에는 거의 항상 수신자의 특정 반응이 포함됩니다(순전히 정보를 제공하는 서신 제외). 따라서 문제 자체를 설명할 뿐만 아니라 문제 해결을 위한 자신만의 옵션을 제공하는 것이 중요합니다. 불만 사항을 작성하는 경우 적절한 조치를 취하도록 요청하고, 협력을 제안하는 경우 가능한 옵션을 설명하십시오. 한 마디로, 당신의 편지를 받는 사람은 당신이 그에게 원하는 "무엇"을 이해해야 할 뿐만 아니라 당신이 그것을 구현하기 위해 제안하는 "방법"도 이해해야 합니다. 그러면 그것은 실제 비즈니스 편지가 될 것입니다.
5. 요약그리고 결론.결국, 우리는 위의 모든 것을 요약할 수 있습니다. 그러나 이 작업을 매우 짧게 수행하는 것이 항상 가능한 것은 아닙니다. 이 경우 처음 두 단락에서 이미 설명한 것을 몇 문장으로 작성하는 것은 가치가 없습니다. 비즈니스 서신의 가장 친한 친구는 간결함을 기억하십시오. 따라서 대부분의 경우 "성공적인 협력을 바랍니다", "에 대한 귀하의 답변을 기다리고 있습니다. 이 문제" 등등.
6. 서명.비즈니스 서신에는 "정중하게"라는 전통적인 문구와 함께 보낸 사람의 직위, 이름 및 성이 서명됩니다. 다른 옵션도 가능합니다. 최고의 소원", "진심으로 당신의 것" 등은 받는 사람과의 연락처의 근접성에 따라 달라집니다. "정중하게"라는 문구는 가장 보편적이므로 구독하는 것이 더 적절한지 의심되는 경우 이 문구를 사용하면 절대 놓치지 않을 것입니다.
또한 서명에 다른 이메일 주소, 직장 전화 번호, 스카이프와 같은 연락처 옵션을 추가하는 것은 불필요한 일이 아닙니다. 이것의 이점은 원하는 경우 받는 사람이 편리한 방식으로 신속하게 연락할 수 있을 뿐만 아니라 이러한 방식으로 받는 사람과 의사 소통할 수 있는 개방성과 준비 상태를 보여줄 수 있다는 것입니다.
그리고 공식 서한은 무엇보다도 문서라는 것을 잊지 마십시오. 따라서 컴파일 규칙을 무시하면 회사와 전문가로서의 자신의 명성을 돌이킬 수 없습니다.
1. A4(210 x 297 mm) 또는 A5(148 x 210 mm) 형식의 흰색 또는 밝은 색 용지에 편지를 인쇄합니다.
2. 시트에는 최소한 다음의 필드가 있어야 합니다.
20mm - 왼쪽;
10mm - 오른쪽;
20mm - 상단;
20mm - 더 낮음.
편지의 날짜는 서명된 날짜입니다. 날짜는 일, 월, 연도의 순서로 아라비아 숫자로 기록됩니다. 날짜와 월은 점으로 구분된 두 쌍의 아라비아 숫자로 표시됩니다. 연도 - 4개의 아라비아 숫자.
4. 발신 번호.
편지의 등록(발신) 번호는 일련 번호로 구성되며, 귀하의 재량에 따라 색인(예: 부서장의 이니셜)으로 보완할 수 있습니다. 둘 이상의 부서에서 공동으로 편집한 편지의 등록 번호는 슬래시로 구분된 각 부서의 편지 등록 번호로 구성됩니다.
6. 수취인
수취인은 조직, 구조적 하위 부서, 공무원 또는 개인이 될 수 있습니다. 공직자에게 편지를 보낼 때 성 앞에 이니셜을 표시합니다. 조직의 이름과 구조 단위는 명목상의 경우에 표시됩니다.
예를 들어:
LLC "회사" 이름 "
계획 부서
편지를 받는 사람의 위치는 다음과 같이 표시됩니다. 데이트 케이스, 예를 들어:
CEO에게
LLC "회사" 이름 "
A.A. 이바노프
LLC "회사" 이름 "
계획 부서
비.비. 페트로프
편지에는 4명 이상의 수신자가 포함되어서는 안 됩니다. 두 번째, 세 번째, 네 번째 주소 앞의 "복사"라는 단어는 표시되지 않습니다. ~에 더받는 사람은 편지의 메일링 리스트를 구성합니다.
필수 "주소"에는 우편 주소가 포함될 수 있습니다. 우편 주소의 요소는 우편 서비스 제공 규칙에 의해 설정된 순서대로 표시됩니다.
조직에 편지를 보낼 때 이름을 표시한 다음 우편 주소, 예를 들어:
LLC "회사" 이름 "
Yaroslavsky pr-kt, 12, 야로슬라블, 150001
편지를 다룰 때 개인에게받는 사람의 이름과 이니셜을 표시한 다음 우편 주소를 표시하고, 예를 들어:
시도로프 V.V.
성. Svobody, d.5, apt. 12,
야로슬라블, 150000
7. 문자 텍스트
편지의 텍스트는 테이블, 일관된 텍스트 또는 이러한 구조의 조합 형태로 작성됩니다.
표의 열과 행에는 주격의 경우 명사로 표현되는 표제가 있어야 합니다. 열과 행의 소제목은 제목과 일치해야 합니다. 표가 한 페이지 이상에 인쇄된 경우 표의 열에 번호를 매기고 다음 페이지에는 이 열의 번호만 인쇄해야 합니다.
연결된 텍스트는 일반적으로 두 부분으로 구성됩니다. 첫 번째 부분에는 편지를 쓰는 이유, 근거, 목표가 표시되고 두 번째 부분(최종)에는 결정, 결론, 요청, 제안, 권장 사항이 표시됩니다. 텍스트는 하나의 마지막 부분을 포함할 수 있습니다(예: 설명 없는 요청).
다른 조직의 문서를 기반으로 준비된 서신의 텍스트에는 문서 이름, 조직 이름 - 문서 작성자, 문서 날짜, 등록 번호와 같은 세부 정보가 표시됩니다. 문서, 텍스트의 제목.
편지 사용 다음과 같은 형태진술:
첫번째 사람 복수형 ("보내주세요", "검토를 위해 보내주세요");
1인칭 단수( "필요하다고 생각한다", "강조해달라");
3인칭 단수( "사회는 반대하지 않는다", "LLC "이름"은 가능하다고 본다").
8. 신청
편지의 텍스트에 이름이 지정된 응용 프로그램의 존재에 대한 표시가 작성됩니다. 다음과 같은 방법으로:
신청: 5리터용. 2부로.
편지에 텍스트에 이름이 지정되지 않은 첨부 파일이 있으면 이름, 시트 수 및 사본 수를 표시하십시오. 여러 응용 프로그램이 있는 경우 번호가 매겨집니다. 예를 들어:
부록: 1. 5리터 임대 계약. 2부로.
2. 1 리터에 대한 수락 - 양도 증명서. 2부로.
신청서가 제본된 경우 매수는 표시되지 않습니다.
첨부 파일이있는 편지에 다른 문서가 첨부되어 있으면 첨부 파일의 존재에 대한 메모가 작성됩니다. 다음과 같은 방법으로:
첨부: 2007년 5월 5일자 러시아 연방 내무부 서신 N 02-6 / 172 및 부록, 단 3장.
신청서가 문서에 표시된 모든 주소로 보내지지 않으면 그 존재에 대한 표시가 발행됩니다 다음과 같은 방법으로:
신청: 3리터용. 5부작으로. 첫 번째 주소로만.
9. 서명
필수 "서명"에는 다음이 포함됩니다. 서신에 서명한 사람의 이름(서신이 레터헤드에 발행되지 않은 경우 전체, 약어 - 레터헤드에 발행된 편지) 및 서명 사본( 이니셜, 성), 예를 들어:
여러 관리가 서한에 서명할 때, 그들의 서명은 직위에 해당하는 순서대로 다른 하나 아래에 놓입니다. 예를 들어:
문서에 동일한 직위의 여러 사람이 서명하는 경우 서명은 동일한 수준에 배치되며, 예를 들어:
10. 인쇄
인감이 서명의 진위를 증명합니다. 공식적인사람의 권리를 증명하는 문서, 관련 사실 수정 재정적으로, 다른 문서와 마찬가지로 정품 서명 인증을 제공합니다.
11. 출연자
집행자에 대한 표시에는 문서 집행자의 이니셜과 성 및 그의 전화 번호가 포함됩니다. 수행자에 대한 메모는 왼쪽 하단 모서리에 있는 문서의 마지막 시트 앞 또는 뒤에 배치되며, 예를 들어:
다시 한 번 친애하는 구독자 및 블로그 손님 여러분 안녕하세요. 공식 문서에 대해 어떻게 생각하십니까? 당신은 그들을 채우는 것을 좋아합니까? 나는 감히 대부분의 사람들이 부정적으로 대답할 것이라고 가정합니다.
공식 서한은 특정 샘플을 사용하여 때로는 특별한 형식으로 작성된 문서임이 분명합니다. 인생에서 적어도 한 번, 각자는 그러한 문서를 만들었습니다. 설명서, 진술서, 감사장, 보증서, 불만사항 등이 될 수 있습니다. 따라서 이러한 메시지를 발행하는 절차에 대해 잘 알고 있습니다.
주요 목표 비즈니스 서신-수취인에게 변경되지 않은 형태로 정보를 전달합니다. 감사 편지를 쓰는 경우 이 사람 또는 그 사람이 해결하는 데 도움이 된 이유를 표시하십시오. 그의 성과 이니셜을 포함하는 것을 잊지 마십시오. 공허로 보낸 편지는 절대 읽히지 않으므로 받는 사람, 이상적으로는 보낸 사람의 주소를 표시하는 것을 잊지 마십시오.
수단으로 편지를 보내는 방법에주의하십시오. 이메일:
물론 작업 순서를 변경할 수 있지만(먼저 주소 입력란을 입력한 다음 편지를 작성) 마지막 작업은 항상 전송됩니다. 동의하십니까? 이제 "이메일 주소가 없으면 메시지를 보낼 수 있습니까?"라고 말하십시오. 당연히, 아닙니다. 따라서 언제든지 중요한 사람에게 연락 할 수 있으므로 데이터를 찾고 기억하고 적어 두십시오.
메시지를 받는 사람의 입장이 되어야 한다는 사실을 기억하십시오. 따라서 생성하는 동안 만든 실수를 확인하고 메시지 자체를 수정하고 이중 의미를 가진 단어를 삭제하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다. 수취인이 봉투를 열고 편지를 인쇄하고이 메시지가 개인적으로 자신을위한 것임을 보는 것이 즐겁다고 생각합니까? 그는 이것을 어떻게 이해합니까? 아주 간단하게: 모든 편지는 호소와 인사말로 시작해야 합니다.
어떤 이유로 사람의 이름과 성을 찾을 수 없으면 아저씨, 감독, 존경받는 사람 등 다른 사람으로 바꾸십시오. 어떤 경우에도 이 단어를 축약해서는 안 됩니다. 그렇지 않으면 메시지 작성자가 불만, 분노 및 기타 부정적인 성격을 드러냅니다. 따라서 수신자의 의사 소통 및 정보 인식 성향에 대해 이야기하는 것은 가치가 없습니다.
나는 이메일로 모호한 편지의 바다를 받더라도 즉시 그 내용을주의 깊게 모니터링한다고 말할 것입니다. 받은 편지를 열면 그 중요성을 가늠하기 위해 훑어보곤 합니다. 당신도 똑같이합니까? 특별한 이메일을 기다리는 동안 수신된 메시지를 연구하는 데 몇 시간을 보낼 수 있습니다. 그러면 빠르게 스캔하는 방법을 배우지 않겠습니까?
보낸 메시지에는 제목이 포함되어야 합니다(전자 형식의 경우 제목을 표시해야 함). 이러한 간단한 형식을 통해 수신자는 메시지의 중요성을 인식할 수 있습니다. 그리고 그런 것이 큰 조직의 물류 센터에 들어가면 불필요한 번거 로움없이 침착하게 수신자에게 보낼 수 있습니다. 메시지가 가능한 한 빨리 수신자에게 전달되기를 원하십니까?
이제 편지가 가능한 한 최단 시간에 수취인에게 도달하는지 확인하는 방법을 알게 되었습니다.
그러나 이것이 비즈니스 레터 작성의 모든 기능은 아닙니다. 프레젠테이션 스타일, 정보 제공 방식, 문서 디자인 등 많은 중요한 역할을 합니다. 받는 사람이 편지를 전자 메일 공간의 스팸 폴더로 보내지 않고 메시지를 휴지통에 버리지 않도록 하는 방법을 더 자세히 알아보겠습니다.
첫 번째있어야 할 것 - 인사 및 수취인에 대한 호소. 독자를 해방시키는 것이 좋을 것입니다. 이렇게하려면 칭찬으로 시작하고 그의 작업량을 확인하는 것으로 충분합니다. 받는 사람이 그의 모든 말에 동의하는 방식으로 메시지를 작성하십시오. 이 경우 그를 거래로 이끄는 것이 매우 간단하기 때문입니다.
마지막 코멘트가 아마도 가장 중요할 것입니다. 이것은 모호한 단어, 구 및 표현의 사용에 적용됩니다. 문제는 발신자가 수신자의 머리에 들어가서 그의 인식 수준을 알 수 없다는 것입니다. 그렇기 때문에 메시지를 보내기 전에 여러 번 읽고 필요한 경우 문장의 이중 의미를 제거하여 수정해야 합니다.
공식 편지는 이미 일부 그림이 있는 특수 형식으로 작성됩니다. 양식의 상단(오른쪽 모서리)에는 항상 전체 세부 정보(수취인의 성 및 이니셜, 회사 주소, 전화 번호, 부서 이름, 문장 또는 회사 기호 등)가 포함된 "모자"가 있습니다. ). 모든 열이 더 명확하게 채워질수록 메시지가 전달되고 읽을 가능성이 커집니다.
수취인이 여러 개인 경우 이름은 높은 위치에서 부하 직원의 계층 순서로 나열되어야 합니다. 이것은 어겨서는 안되는 규칙입니다. 왼쪽 상단에 공간이 남아 있기 때문에 보낸 사람(이름 이니셜과 날짜)과 받는 사람(동일)이 거기에 표시됩니다.
알다시피 편지는 비즈니스 모델, 처럼 학교 에세이, 가지고 있어야 3개 섹션: 서론, 본론, 결론. 맞습니다. 첫 번째 부분을 읽은 후 받는 사람은 이 메시지가 긴급하다고 결론을 내릴 수도 있고, 공부하는 동안 조금 기다릴 수도 있습니다. 소개는 응용 프로그램에 추가하여 전자 버전으로 작성되었습니다. 따라서 올바르게 작성하려면 다음이 필요합니다.
중요한 요소자료를 제시할 때 정보 제시의 표현 방식, 완전성 및 정직성입니다(어떠한 경우에도 수취인을 속이지 마십시오). 이의 제기를 읽을 때 수신자는 설명된 내용을 제시해야 하므로 세부 정보가 필요하지만 추가 사실, 날짜 등으로 백업하는 것을 잊지 마십시오.
자료의 연설과 표현 스타일에 주의하십시오. 이것이 공식 문서인 경우 편지는 비즈니스 스타일. 수취인이 그러한 편지를 많이 받고 각 편지에 대해 자세히 알 수있는 시간이 충분하지 않을 것이라고 추측 할 가치가 있습니다. 따라서 자료는 불필요한 과장과 색채 없이 간결하고 간결하게 표현되어야 한다. 이 경우에만 수취인의 빠른 응답을 기대할 수 있습니다.
결론적으로, 위의 일부를 요약하기 위해 자신의 소원(때로는 요청 포함)을 표시해야 합니다. 읽는 것으로 밝혀졌습니다. 이 부분공식 서한에서 수신자는 현재 상황(문제)에서 벗어날 수 있는 방법에 대한 제안을 확인해야 합니다. 그는 그것에 동의하거나 자신의 선택을 선택할 수 있습니다.
공식 서한은 필수 서명과 편집 날짜로 끝납니다. 공식 서신의 여러 샘플을 살펴보면 이를 알 수 있습니다.
보내기 전에 완성 된 문서를 다시 읽고 세부 사항의 일치 여부, 메시지의 정확성을 확인하십시오. 프레젠테이션의 문해력, 텍스트가 인쇄되는 글꼴(읽기 편리한가) 등을 평가하는 것을 잊지 마십시오.
그게 다야. 공식 문서를 작성하는 것이 그렇게 어렵지 않다는 것이 밝혀졌습니다. 이렇게하려면 특정 특성이 이미 적용된 필수 양식을 취하여 위에서 설명한 규칙에 따라 작성하여 수취인에게 보내면 충분합니다. 질문이 있는 경우 "댓글" 섹션에 게시하여 답변을 얻을 수 있습니다.
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나는 당신에게 작별 인사를하지 않고 "안녕히 가십시오."라고 말합니다. 정보 비즈니스에서 제 창작물을 읽는 독자로 다시 뵙게 되어 기쁩니다. 내 리뷰가 귀하가 익스플로잇에 영감을 받고 도움이 되기를 바랍니다. 유용한 정보.
진심으로, Elena Izotova.
