이메일을 작성하는 것은 간단하지만 따라야 할 일반적인 형식이 있습니다. 비공식 편지와 공식 편지의 차이점도 알고 있어야 합니다. 알아야 할 사항이 있습니다.
1 부
편지 쓰기 기초이메일 주소를 만듭니다.이메일 주소가 없는 경우 계속하기 전에 이메일 서비스 제공업체 중 하나에 등록해야 합니다. 다행히도 이메일 주소를 무료로 받을 수 있는 무료 이메일 서비스 제공업체가 많이 있습니다. 그 중 가장 인기 있는 것은 다음과 같습니다.
"쓰기" 또는 "새로 만들기" 버튼을 클릭합니다.편지를 쓰기 전에 텍스트를 쓸 새 빈 메시지 상자를 열어야 합니다. 정확한 방법은 사용 중인 서비스에 따라 다르지만 일반적으로 페이지 상단에 "쓰기", "새로 만들기" 또는 "새 게시물"과 같은 버튼이 있어야 합니다.
받는 사람 주소를 나열합니다.자신의 이메일 주소를 제공할 필요는 없지만 이메일을 보내려는 사람의 이메일 주소를 제공해야 합니다.
유익한 주제 제목을 추가하십시오.모든 메일 서비스를 사용하면 "제목" 필드에 편지의 제목이나 제목을 입력할 수 있습니다.
메시지의 텍스트를 작성합니다.이메일 본문은 제목 줄 아래의 큰 텍스트 상자에 작성해야 합니다.
"제출" 버튼을 클릭하십시오.문자 입력을 마친 후에는 철자와 문법 오류가 있는지 검토하고 해당 문자가 제기하려는 주제와 관련이 있는지 확인하십시오. 편지가 준비되면 "보내기" 버튼을 클릭하여 나열된 수신자에게 편지를 보냅니다.
2 부
친절한 편지 쓰기눈에 거슬리지 않는 주제를 지정하십시오.편지에는 제목이 없어도 되지만 포함하는 것이 좋습니다. 짧고 달콤하며 요점을 유지하십시오.
모든 받는 사람을 이름으로 주소를 지정하는 것을 고려하십시오.이것은 친근한 편지에 꼭 필요한 것은 아니지만 이런 식으로 메시지 텍스트를 시작하는 것은 매우 예의입니다.
하고 싶은 말을 명확하게 쓰되 단순하게 유지하십시오.편지의 텍스트는 명확해야 하지만 언어는 비격식적이고 심지어 구어체여야 합니다.
편지에 서명하는 방법을 생각해 보세요.인사처럼 친한 편지에는 서명이 필요하지 않지만 좋은 방법메시지를 마칩니다.
3부
형식적인 편지 쓰기4부
특정 유형의 친근한 편지이사한 친구에게 편지를 써 보세요.친구, 친척 또는 가까운 사람이 최근에 이사를 했다면 편지를 써서 이사가 어떻게 되었는지, 새 거주지를 어떻게 좋아하는지 등을 물어보십시오.
이메일 주소를 알려주지 않은 친구에게 친근한 편지를 쓰십시오.제3자로부터 친구의 이메일 주소를 받은 경우 이메일을 사용하여 정확한 주소인지 확인하여 자신이 누구인지 신속하게 설명하는 것이 중요합니다.
남자에게 이메일을 쓰는 방법을 배우십시오.당신이 여자이고 남자에게 편지를 쓰는 것이 처음이라면 조금 낯설게 느껴질 수 있습니다. 이것은 당신이 문자를 보내는 남자가 당신의 잠재적인 남자친구인 경우에 특히 그렇습니다. 평범해 보이지만 꽤 유능하고 절제된 방식으로 편지를 쓰십시오.
소녀에게 편지를 쓰는 법을 배우십시오.당신이 여자에게 처음으로 편지를 쓰는 남자라면 그 일이 상당히 벅차게 보일 수 있습니다. 침착함을 유지하고 캐주얼하고 잘 쓰여진 메시지를 작성하십시오.
편지에 바람둥이.편지를 받는 사람과 달콤하고 장난을 치고 싶다면 현실에서 그 사람과 바람을 피우는 것과 같은 언어를 사용하세요. 이모티콘과 "허그와 키스"(xoxo)도 유용할 것입니다.
e-비즈니스 서신의 효율성은 주로 올바른 주제에 달려 있습니다. 보낸 메시지 목록을 살펴보고 나면 받는 사람은 작업이 끝날 때 제목 없이 더 중요한 제목을 선호하는 편지를 남길 것입니다.
"from Alexander", "for Vitaliy" 및 기타 추상 제목 형식의 제목은 수신자가 편지를 기다리고 있고 최근 대화에서 중요한 정보의 임박한 전달에 대해 통보받은 경우에만 적합합니다. 다른 모든 경우에는 그러한 주제가 성공하지 못합니다. 상고이유, 서신의 요지, 중요성을 반영하지 못하고 있다.
2-4 단어로 구성된 잘 구성된 문장은 좋은 주제로 간주됩니다. 예: "승인을 위한 보고서 초안", "LLC "비즈니스 무역"의 상업 제안, "슬레이트 공급", "슬레이트. 고려 제안.
항소의 목적에도 불구하고 편지의 작성자는 주의를 끌기에 주의해야 합니다. 따라서 "긴급!", "직접 감독", "중요!"라는 메모가 있습니다. 메시지가 보낸 사람뿐만 아니라 받는 사람에게도 매우 중대한 의미가 있는 경우에만 편지 제목에 표시해야 합니다. 동일한 담당자의 각 편지에 부당한 관심 표시가 동반되면 수신자는 응답을 중단하고 극단적 인 경우 블랙리스트로 보내거나 부하에게 리디렉션합니다.
이메일은 메시지로 시작해야 합니다. 받는 사람의 전체 이름을 사용하고 오류 없이 작성하는 것이 매우 중요합니다. 주의를 기울이는 수취인은 자신의 이름에서 철자 오류를 발견하면 호소 작성자에 대한 신뢰와 대화를 계속하는 데 대한 관심을 잃을 가능성이 큽니다.
이를 방지하기 위해서는 대량 메일을 보내더라도 커버레터를 보내기 전에 본문의 교정을 소홀히 해서는 안 됩니다. 오류는 종종 숨어 있습니다. 사건 종결주소를 지정할 때 복잡한 성을 씁니다. 받는 사람의 상태에 관계없이 이름과 애칭으로 주소를 지정하는 것이 더 정확합니다. 모르는 경우 "안녕하세요", "안녕하세요"와 같이 전통적으로 중립적인 구성을 사용할 수 있습니다. 편지의 저자와 수신자가 다른 시간대에 거주하는 경우 "좋은 날", "좋은 시간"과 같은 항소가 허용됩니다.
이메일은 짧고 명확해야 하며 무겁고 불필요한 세부 정보가 없어야 합니다. 이 품질은 다음과 같은 경우에 특히 중요합니다. 이메일 서신비즈니스 협력의 시작이 아니라 지속이 됩니다.
항소의 첫 번째 단락에서 저자는 서신이 이전에 수행되지 않았거나 오랫동안 중단된 경우 자신을 소개해야 합니다. 이를 위한 최적의 구성은 다음과 같은 전통적인 문구입니다. “당신은 Business Trade 회사의 직원인 Vasily Kuznetsov에 대해 걱정하고 있습니다. 채널 공급에 대한 제안을 고려하는 것에 대한 대화를 계속하고 싶습니다.
문장에서 완성된 모든 생각은 논리적으로 단락으로 나누고 목록을 입력해야 하며 볼드체와 밑줄을 사용하는 것이 적절합니다. 이는 독자의 정보 인식을 향상시키고 주제에 잠수하는 시간을 줄여줍니다. 일반적으로 이메일은 3-5문단 이상으로 구성되는 경우가 드뭅니다.
다음과 같은 스타일의 비즈니스 작별 인사로 이메일을 끝내는 것이 합리적입니다. 최고의 소원, …”, “…
서명에는 연락처 정보가 첨부되어야 합니다. 수신자는 편지 자체에서 연락처 주소를 볼 수 있기 때문에 전화, 팩스, 대표되는 조직의 공식 웹 사이트 및 백업 전자 메일 주소를 표시하는 것이 중요합니다.
문서를 준비하는 동안 떠오른 생각을 포스트스크립트로 형식화해서는 안 됩니다. 아시다시피, 쓰기에 대한 뒤늦은 아이디어의 표현은 개인적인 서신에서만 적절합니다. 예, 전자 타이핑을 통해 항소의 텍스트 내용을 언제든지 수정할 수 있습니다. 편지에서 사용 P.S. 받는 사람이 부정적으로 인식할 수 있으며, 받는 사람은 이유 없이 편지에 추가 정보를 조화롭게 포함하기 위해 시간을 들이고 성급한 포스트 스크립트로 제한하기로 결정한 것처럼 보일 수 있습니다.
지난 10년 동안 이메일은 아마도 가장 인기 있는 비즈니스 커뮤니케이션. 오늘날 대인 관계 및 문화 간 의사 소통에 전자 메일을 사용하지 않는 사람을 찾는 것은 매우 어렵습니다. 들어오는 메시지의 주소와 제목을 한 눈에 빠르게 스캔하여 읽을 편지와 공개하지 않고 삭제할 편지를 결정합니다. 통신은 통신원 간의 관계에 따라 비즈니스 또는 비공개가 될 수 있습니다. 편지가 사적인 경우 윤리의 관점에서 엄격한 요구 사항이 없습니다. 작성 스타일과 발표 방식은 주로 수취인과의 친분 정도에 달려 있습니다.
오늘날, 대인 커뮤니케이션 관행에서 이메일을 사용하지 않는 회사를 찾기가 상당히 어렵습니다. 이메일을 통한 일반적인 비즈니스 서신에는 일반적으로 허용되는 규칙알아야 하고 따라야 하는 것입니다. 가장 중요한 것들에 대해 자세히 살펴보겠습니다.
규칙 1이메일을 제출할 때 모든 필드를 작성해야 합니다. 에 일반보기비즈니스 이메일의 구조는 다음과 같이 나타낼 수 있습니다.
보낸 사람의 주소와 이름.
받는 사람 주소(또는 여러 받는 사람에게 하나의 텍스트로 된 편지를 보내야 하는 경우 받는 사람 주소).
편지의 중요성(필요한 경우).
편지 주제.
신청.
인사말로 구성된 편지; 편지의 본문; 결론; 그리고 서명.
규칙 2보내는 사람의 주소와 이름을 알아볼 수 있어야 합니다. 따라서 사서함을 시작할 때 항상 보낸 사람 이름 열에 이름과 성을 입력하십시오. 가장 신뢰할 수 있는 주소는 실명과 도메인 이름에 조직 이름이 포함된 주소입니다. 예를 들면 다음과 같습니다. 이 이메일 주소는 스팸봇으로부터 보호됩니다. 보려면 JavaScript가 활성화되어 있어야 합니다. .
규칙 3"제목" 필드를 작성해야 합니다. 편지의 제목은 편지의 특별한 속성이며, 그 존재는 전자 서신 작업을 크게 촉진합니다. 편지의 운명은 특히 보낸 사람의 이름과 주소가 아무 것도 알려주지 않는 경우 제목에 따라 달라지는 경우가 많습니다. 편지의 제목은 50자 이내로 짧고 요점까지 적어야 합니다. 편지의 제목이 간단하고 명확할수록 편지를 읽고 답장을 받을 가능성이 높아집니다. 처음으로 누군가에게 편지를 쓸 때 주제에 대해 신중하게 생각하는 것이 특히 필요합니다.
규칙 4답변에만 아이콘("Re:")을 사용하십시오. 회신하려는 편지의 주소 필드에 있는 아이콘을 사용하여 회신 작성 양식을 엽니다. 이 양식에는 이미 대화 상대의 주소, 그의 편지 텍스트 및 제목이 포함되어 있습니다. 픽토그램(Re)은 약어 영어 단어"답장:" 또는 "응답:"은 "내 답장:"을 의미합니다. 따라서 문자의 제목이 변경되면 Re 아이콘 오른쪽에 있는 아래쪽 화살표를 사용하여 제목을 변경해야 합니다. 열리는 드롭다운 목록에서 "테마 변경" 명령을 선택합니다.
누군가의 이메일에 답장을 할 때 대화의 주요 아이디어를 바꾸면 그에 따라 제목을 변경하지만 새 편지를 만들어 새로운 질문에 대한 토론을 시작하는 것이 좋습니다.
규칙 5조기 발송을 방지하기 위해, 편지를 작성하고 확인하고 발송할 준비가 된 경우에만 받는 사람의 주소를 입력하십시오. "보내기" 버튼에 주의하십시오. 원하는 사람에게 편지를 보내야 합니다.
규칙 6편지의 본문 앞에는 반드시 환영의 말과 받는 사람의 이름으로 구성된 인사말을 작성하십시오. 일부 사용자는 인사말이 이메일이것은 무의미한 종이 우편의 유물이기 때문에 의미 있는 정보를 담고 있지 않고 일상적인 단어만 포함하고 있다고 쓸 필요가 없습니다.
인사말은 편지를 쓰는 사람의 성장에 대한 정보를 담고 있습니다. 인사말로 사용 다음 형식호소 : "안녕하세요, 친애하는 (존경하는) + 이름, 수취인의 후원!" 또는 "친애하는 (친애하는) + 이름, 수취인의 후원, 안녕하세요!" 그런 다음에만 메시지의 목적으로 진행하십시오.
유럽에서는 항상 "Dear Sir/Madam" 또는 덜 공식적으로 말하는 것이 일반적입니다. 특히 수신자가 "Dear + name"인 경우에는 더욱 그렇습니다. 삶과 서신의 속도가 더 치열한 미국에서 이메일은 이름과 짧은 "Hi + name"으로 구성된 제목으로 시작합니다. 러시아어에서 느낌표는 비즈니스, 개인, 공식 등 모든 장르의 통신에서 서면 주소 뒤에 둡니다. 영어이 모든 장르에는 쉼표가 있습니다.
규칙 7편지를 적절하게 구성하십시오. 모니터 화면에서 읽는 것이 종이를 읽는 것보다 훨씬 어렵기 때문입니다. 이메일 텍스트를 논리적 단락으로 나눕니다. 문장을 15-20단어 이하로 유지하십시오. 들여쓰기나 빈 줄로 단락을 구분합니다.
규칙 8간결하고 요점에 대한 생각을 표현하십시오. 첫 번째 단락의 편지의 본문은 주제보다 독자의 관심을 끌어야 합니다. 잠재적인 독자의 제한된 시간을 인식하십시오. 편지의 목적부터 시작하여 첫 문장에 명확하게 명시해야 합니다. 첫 번째 문장이 올바르게 공식화되면 편지를 받는 사람이 끝까지 읽을 확률이 매우 높습니다. 이메일은 정보를 신속하게 전달하도록 설계되었습니다. 보내야 하는 경우 중요한 정보용량이 크면 첨부된 짧은 텍스트를 이메일에 작성하고 정보 자체를 첨부 파일로 정리하는 것이 좋습니다.
규칙 9이메일 작성을 시작하기 전에 첨부 파일을 첨부하십시오. 이 첨부파일 자체도 없이 첨부파일을 보낼 목적으로 편지를 받은 적이 몇 번이나 되었을까?! 그러한 부주의는 가장 좋은 방법으로귀하의 비즈니스 평판에 영향을 미칩니다.
규칙 10처음으로 누군가에게 편지를 쓸 때 첨부 파일을 첨부하지 마십시오. 받는 사람의 동의 없이 여전히 어떤 종류의 첨부 파일을 보내는 경우 어떤 종류의 파일인지 편지 텍스트에 작성하십시오. 5MB보다 큰 첨부 파일은 첨부하지 마십시오. 이러한 불쾌한 상황이 발생할 수 있습니다. 파일을 1초 만에 메일 서버로 보내고 받는 사람은 1시간 동안 파일을 다운로드합니다.
규칙 11회신서를 작성할 때 귀하가 묻는 모든 질문에 답하십시오. 답변이 어려우시면 직접 작성해 주세요.
규칙 12이메일을 보내기 전에 맞춤법, 문법, 구두점을 확인하세요. 이메일이라는 사실은 빠른 길의사 소통이 조잡해야 함을 의미하지는 않습니다. 철자와 문법 측면에서 가능한 한 지능적으로 문구를 작성하십시오. 이것은 문맹으로 쓰여진 편지가 당신의 인상을 망칠 수 있을 뿐만 아니라 쉼표와 마침표 없이 텍스트를 읽기가 매우 어렵기 때문에 중요합니다.
규칙 13이메일에 답장해야 합니다. 이메일은 다른 사람들과의 연결에 관한 것이며 약간의 예의는 결코 상처가 되지 않습니다. 에티켓 규칙에 따라 이메일에 답변해야 하며 답변 시간은 3일을 넘지 않아야 합니다. 이 기간 내에 이메일에 응답하지 않으면 의사 소통을 분명히 거부하는 것입니다. 더 필요한 경우 장기편지에 답하기 위해 지연 이유를 설명할 가치가 있습니다. 첨부 파일이 포함된 이메일을 받으면 첨부 파일이 정상적으로 도착하여 열렸는지 확인하십시오. 모르는 사람의 편지를 받으면 답장을 할 수 없습니다. 읽지 않고 삭제할 수 있습니다. 원치 않는 이메일에 첨부된 파일을 받으면 압축을 풀지 않고 파일을 삭제해야 합니다. 이것은 컴퓨터 바이러스의 근원일 가능성이 높습니다.
규칙 14읽음 확인을 요청하지 마십시오. 본 편지의 텍스트 뒤와 서명 앞에 다음 문구를 쓸 수 있습니다. "회신 편지 또는 아래 번호로 편지 수신을 확인하십시오."
규칙 15메시지 본문에 대문자를 사용하면 안 됩니다. 대문자로 된 텍스트는 소리치는 것으로 처리됩니다. 기껏해야 네트워크 에티켓 문제에서 문맹이라고합니다. 이것은 독자에게 자극이나 기타 바람직하지 않은 반응을 일으킬 수 있습니다.
규칙 16이메일을 통해 기밀 정보를 제공하지 마십시오. 이메일 본문에 은행 카드 번호 또는 기타 민감한 정보를 전달할 때 각별히 주의하십시오. 전송 중 전자 메일은 가로채어 개인적인 이득을 위해 사용될 수 있습니다. 또한 귀하가 보낸 이메일은 컴퓨터 메모리에 영원히 남아 있습니다.
규칙 17약어와 감성적인 디자인을 남용하지 마세요. 사업 이메일 BTW(그런데) 또는 LOL(크게 웃다)과 같은 약어나 소위 이모티콘("웃는 얼굴")을 사용하지 마십시오. 특히 편지를 받는 사람이 그 의미를 모를 수 있기 때문에 비즈니스 서신에는 부적절합니다.
규칙 18반드시 편지 끝에 서명을 하십시오. 서명은 귀하를 식별하고 귀하의 연락처 정보를 포함하는 메시지 끝에 추가되는 작은 텍스트 블록입니다. 서명은 4~7줄 이내로 짧게 유지하십시오. 긴 서명은 많은 공간을 차지하고 성가실 수 있습니다. 여러 개 포함 가능한 방법귀하와의 커뮤니케이션(보통 전화 및 팩스 번호) 및 귀하의 회사 웹사이트에 대한 링크.
기사 기반:
1. 가장 중요한 32가지 이메일 에티켓 팁 이메일 에티켓. [전자자료] http://www.emailreplies.com/ 2015년 9월 19일 확인.
2. 이메일 에티켓의 가장 중요한 26가지 규칙. [전자자료] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm 2015년 9월 20일 확인.
이 자료는 GMC DOgM의 방법론자인 Shutilina L.A.가 준비했습니다.
이메일이란 무엇입니까? 오늘날의 비즈니스 세계에서는 다음과 같습니다.
이러한 위치에서 전자 메일 작업을 살펴보십시오. 간단하게 시작해 보겠습니다.
저는 Mozilla Thunderbird 메일 클라이언트를 사용하므로 예제를 사용하겠습니다. 새 문자를 만들고 필드 목록을 위에서 아래로 이동해 보겠습니다.
모르는 사람이 있을지 모르지만 Mozilla의 "To"는 "Cc" 또는 "Bcc"로 변경할 수 있습니다.
제대로 안됨 대량 메일의 경우 "참조" 또는 "받는 사람" 필드를 통해 받는 사람을 지정합니다. 일년에 여러 번 "참조" 필드에 50-90명의 수신자를 나열하는 편지를 받습니다. 사생활 침해가 있습니다. 모든 수신자가 함께 작업 중인 다른 사람을 알 필요는 없습니다. 비슷한 주제. 서로 아는 사람이면 좋죠. 그리고 목록에 서로에 대해 모르는 경쟁 회사가 있다면? 최소한 불필요한 설명에 대비해야 하고, 최소한 그 중 하나와 협력을 종료해야 합니다. 이런 식으로 하지 마십시오.
제목의 중요성은 종종 기업 블로그에 (때로는 현명하게) 기록됩니다. 전문적인 서비스우편물. 그러나 편지의 제목이 "이메일을 열어야 함"이라는 문제를 해결하는 판매 편지에 대해 이야기하는 경우가 가장 많습니다.
우리는 일상적인 비즈니스 서신에 대해 논의합니다. 여기서 주제는 "편지와 작성자를 쉽게 식별하고 찾을 수 있어야 한다"는 문제를 해결합니다. 또한, 귀하의 근면은 접두사가있는 수많은 응답 편지의 업장 형태로 귀하에게 돌아올 것입니다. 답장:또는 fwd, 그 중 주제에 대해 원하는 문자를 검색해야 합니다.
20개의 편지는 중간 관리자의 하루 서신 분량입니다. 나는 기업가와 사업주에 대해 전혀 이야기하지 않으며, 때로는 편지의 수가 하루에 200 개 이상을 초과합니다. 다시 한 번: 제목이 비어 있는 이메일을 보내지 마십시오..
그렇다면 편지의 주제를 올바르게 공식화하는 방법은 무엇입니까?
실수 #1 : 제목에서 회사 이름만. 예를 들어, "하늘"과 모두. 첫째, 당신은 아마도 이 상대방과 의사 소통하는 회사 중 하나가 아닐 것입니다. 둘째, 회사 이름이 이미 주소에서 볼 수 있기 때문에 그러한 주제는 의미가 없습니다. 셋째, 이러한 서신 접근 방식을 사용하면 자신의 사서함이 어떻게 생겼는지 짐작할 수 있습니다. 대략 이렇습니다.
그러한 주제를 검색하는 것이 편리합니까?
실수 #2 : 화려한, 판매 제목. 이러한 헤드라인을 작성하는 방법을 알고 있으면 좋습니다. 그러나 비즈니스 서신에서 이러한 기술을 사용하는 것이 적절합니까? 비즈니스 서신 제목의 목적을 기억하십시오. 판매하는 것이 아니라 식별 및 검색을 제공하기 위한 것입니다.
다양한 경우에 텍스트를 작성하기 위한 많은 가이드가 있습니다. 예를 들어, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin 및 기타 단어 마스터에게는 유용한 정보가 많이 있습니다. 최소한 일반 문해력을 향상시키고 전반적인 작문 스타일을 개선하기 위해 그들의 기사를 읽는 것이 좋습니다.
편지를 쓰는 과정에서 우리는 일관되게 몇 가지 결정을 내려야 합니다.
예의의 문제 . 편지의 시작 부분에서 "나의 친애하는 Rodya, 지금 2 개월 이상 나는 당신에게 서면으로 이야기하지 않았습니다. 밤, 생각." 그러한 서문을 작성하는 시간과 대담한 사람이 읽는 시간 면에서 매우 정중하고 비용이 많이 듭니다. 통신은 비즈니스입니다. 기억하시나요? 경쟁을 위해 서신 장르를 쓰지 않고 어머니가 Raskolnikov에게 보낸 편지가 아니라 비즈니스 서신.
우리는 우리의 시간과 수신자를 존중합니다!
자신을 소개하고 지인의 상황을 회상하는 것은 전시회에서 찰나의 만남 후에 보낸 첫 번째 편지에서만 의미가 있습니다. 이것이 협력 또는 현재 서신의 연속인 경우 오늘의 첫 번째 편지에는 "Hello, Ivan", 두 번째 이후에는 "Ivan, ..."라고 씁니다.
항소 . 편지를 받는 사람이 여러 명이라면 누구에게 연락을 해야 할지 늘 고민이었다. 나는 최근에 Anna라는 세 소녀에게 편지를 썼습니다. 나는 망설임 없이 '안녕, 안나'라고 쓰고 찜질을 하지 않았다. 하지만 항상 그런 것은 아닙니다.
받는 사람이 3~7명인데 이름이 같지 않으면 어떻게 합니까? 이름으로 나열할 수 있습니다. "안녕하세요, Rodion, Pulcheria, Avdotya 및 Pyotr Petrovich." 하지만 시간이 오래 걸리고 오래 걸립니다. "안녕하세요, 동료들!"이라고 쓸 수 있습니다.
나 자신을 위해 "받는 사람" 필드에 있는 사람의 이름을 지정하는 규칙을 사용합니다. 그리고 카피에 있는 분들은 절대 연락하지 마세요. 동시에 이 규칙을 사용하면 편지의 수신자와 이 편지의 목적을 보다 정확하게 결정할 수 있습니다.
소환 . 서신은 종종 질문과 답변이 포함된 일련의 편지입니다. 한마디로 대화입니다. 서신 이력을 삭제하지 않고 인용된 텍스트 상단에 답을 적어서 일주일 후에 이 서신으로 돌아올 때 날짜 내림차순으로 위에서 아래로 대화를 쉽게 읽을 수 있도록 하는 것이 좋은 형식으로 간주됩니다.
어떤 이유에서인지 Mozilla의 기본 설정은 "인용된 텍스트 뒤에 커서 설정"입니다. "도구" → "옵션" 메뉴에서 변경하는 것이 좋습니다. 계정» → «구성 및 주소 지정». 그래야 한다.
편지의 목적 . 비즈니스 서신에는 두 가지 유형이 있습니다.
일반적으로보고보다 인센티브 편지가 더 많습니다. 대담한 사람에게서 무언가를 얻고 싶다면 이것을 일반 텍스트로 편지에서 말하는 것이 매우 중요합니다. 클릭 유도문안에는 이름과 함께 이동해야 합니다. 마지막 문장편지에서.
제대로 안됨 : "포르피리 페트로비치, 나는 누가 그 노파를 죽였는지 알고 있다."
바르게 : "포르피리 페트로비치, 노파를 죽인 건 나야, 내 체포에 조처를 취하라, 나는 고통에 지쳤다!"
특파원은 왜 이 편지로 무엇을 해야 하는지 생각해야 합니까? 결국 그는 잘못된 결정을 내릴 수 있습니다.
텍스트의 서명 . 그녀는해야합니다. 또한 모든 이메일 클라이언트를 사용하면 서명의 자동 대체를 설정할 수 있습니다(예: "Respectfully, ..."). Mozilla에서는 "도구" → "계정 옵션" 메뉴에서 이 작업을 수행합니다.
서명에 연락처를 쓰거나 쓰지 않는 것은 모든 사람의 개인적인 문제입니다. 그러나 어떻게 든 판매와 연결되어 있다면 반드시 작성하십시오. 통신 결과에 따라 거래가 이루어지지 않더라도 앞으로는 서명에 있는 연락처를 이용하여 쉽게 찾을 수 있을 것입니다.
마지막으로, 당신의 편지에 답하는 것을 좋아하지 않는(할수 없는, 원하지 않는, 시간이 없는) 대화 상대를 위한 편지 본문의 또 다른 특징입니다. 편지의 텍스트에 기본값을 지정하십시오. 예를 들어, "Porfiry Petrovich, 금요일 12:00 이전에 저를 체포하러 오지 않으면 저는 사면된 것으로 간주합니다." 물론 기한은 실제여야 합니다(금요일 11:50에 예제의 텍스트를 보내지 마십시오). 받는 사람은 신체적으로 당신의 편지를 읽고 결정할 수 있어야 합니다. 이러한 "침묵"은 대화 상대의 무응답에 대한 책임을 덜어줍니다. 항상 그렇듯이 이 칩의 사용은 현명하게 접근해야 합니다. 사람이 제 시간에 정기적으로 편지에 답장하면 그러한 최후 통첩이 그를 화나게하지 않으면 약간 긴장하거나 지금 편지에 답장하지 않고 금요일을 기다리게 할 수 있습니다.
편지에는 이력서, 상업 제안, 견적, 일정, 문서 스캔과 같은 첨부 파일이 함께 제공되는 경우가 많습니다. 이는 매우 편리한 도구이자 동시에 자주 발생하는 오류의 원인입니다.
오류 : 막대한 투자규모. 우리는 종종 최대 20MB 크기의 첨부 파일이 포함된 이메일을 받습니다. 일반적으로 해상도가 600dpi인 TIFF 형식의 일부 문서를 스캔한 것입니다. 통신원의 메일 프로그램은 이 첨부 파일의 미리보기를 다운로드하려는 헛된 시도로 거의 확실히 몇 분 동안 중단됩니다. 그리고 수신자가 스마트 폰에서이 편지를 읽으려는 것을 신이 금지합니다 ...
개인적으로 그런 문자는 바로 삭제합니다. 이메일이 읽히기 전에 휴지통에 버리는 것을 원하지 않습니까? 첨부 파일의 크기를 제어합니다. 3MB를 넘지 않는 것이 좋습니다.
초과하면 어떻게 되나요?
그리고 투자에 대한 명확하지 않은 또 하나의 권장 사항 - 그들의 이름 . 받는 사람이 이해할 수 있고 수용할 수 있어야 합니다. 한 번 회사에서 우리는 Fyodor Mikhailovich Dostoevsky에게 상업적 제안을 준비했습니다. 관리자로부터 승인을 위해 초안 CP와 함께 편지를 받았고 첨부 파일에는 "DlyaFedi.docx"라는 이름의 파일이 있었습니다. 나에게 이것을 보낸 관리자와 다음과 같은 내용으로 대화가 이루어졌습니다.
친애하는 매니저님, 개인적으로 이 존경받는 사람에게 다가가서 그를 Fyodor라고 부를 준비가 되셨습니까?
어떻게 든 존경받는 사람이 아니라 모든 사람이 그를 이름과 애칭으로 부릅니다.
첨부 파일을 "For Fedi"라고 부른 이유는 무엇입니까? 지금 그에게 보내면 이 CP에서 그가 우리에게서 도끼를 살 것 같습니까?
이름을 바꾸려고 했는데...
잠재 고객의 거부인 시한 폭탄을 준비하거나 파일 이름을 변경하여 추가 작업을 생성해야 하는 이유는 무엇입니까? 첨부 파일의 이름을 "Fedor Mikhailovich.docx용" 또는 더 나은 "KP_Sky_Axes.docx"로 바로 지정하지 않는 이유는 무엇입니까?
따라서 이메일을 "얼굴"로 사용하면 어느 정도 분류됩니다. 생산성 도구로서의 전자 메일로 넘어가서 주의를 산만하게 만드는 방법에 대해 이야기해 보겠습니다.
이메일은 강력한 방해 요소입니다. 다른 주의를 산만하게 하는 것과 마찬가지로 우편물은 규칙을 강화하고 작업 일정을 구현하여 처리해야 합니다.
최소한 모든 메일 알림을 꺼야 합니다. 메일 클라이언트가 기본으로 설정되어 있는 경우, 소리 신호로 알려주고 시계 옆의 아이콘이 깜박이며 문자 미리보기가 표시됩니다. 한마디로, 그들은 먼저 당신을 찢어 버리기 위해 모든 것을 할 것입니다. 힘든 일, 그리고 나서 읽지 않은 편지와 읽지 않은 우편물의 심연 속으로 뛰어드십시오.
어떤 사람들에게는 강력한 의지로 알림에주의를 끌지 않고 평범한 사람들이 운명을 유혹하지 않고 끄는 것이 좋습니다. Mozilla Thunderbird에서 이것은 "도구" → "설정" → "일반" → "새 메시지가 나타날 때" 메뉴를 통해 수행됩니다.
알림이 없으면 편지가 도착했음을 이해하는 방법은 무엇입니까?
매우 간단합니다. 당신 자신은 의식적으로 메일 구문 분석에 시간을 할당하고 메일 클라이언트를 열고 읽지 않은 모든 메시지를 봅니다. 이것은 예를 들어 점심 시간과 저녁에 하루에 두 번 수행하거나 교통 체증과 같은 강제 중단 시간에 수행할 수 있습니다.
사람들은 종종 응답 시간과 긴급 이메일에 대해 묻습니다. 나는 대답합니다. 우편에 긴급 편지가 없습니다. 고객 지원 부서에서 일하지 않는 한(이러한 부서에는 메일 작업에 대한 자체 규칙이 있습니다).
긴급 편지가있는 경우 발신자는 전화, SMS, Skype와 같은 다른 채널을 통해 이에 대해 알립니다. 그런 다음 의식적으로 메일 클라이언트로 이동하여 긴급 메일을 처리합니다. 모든 시간 관리 전문가(예: Gleb Arkhangelsky의 "Time Drive")는 최대 24시간 동안 이메일에 응답하는 표준을 선언합니다. 이것은 좋은 형식의 일반적인 규칙입니다. 이메일로 대화 상대로부터 즉각적인 답변을 기대하지 마십시오. 급한 편지가 있으면 더 빠른 커뮤니케이션 채널을 통해 알려주세요.
그래서 우리는 알림을 끄고 이제 일정에 따라 메일 클라이언트를 켭니다.
메일에 들어가서 "이메일 구문 분석"이라는 활동에 참여했을 때 무엇을 해야 합니까? 이 작업의 시작과 끝은 어디입니까?
받은 편지함 제로 시스템에 대해 많이 들었지만 불행히도 그것을 사용하는 사람을 한 명도 만나지 못했습니다. 바퀴를 재발명해야 했습니다. Lifehacker에 이 주제에 대한 기사가 있습니다. 예를 들어, " ". 아래에서 내 해석의 제로 인박스 시스템에 대해 이야기하겠습니다. GTD 전문가가 의견에 언급되거나 설명된 시스템을 보완하거나 개선하면 감사하겠습니다.
이메일은 작업 플래너나 활동 아카이브가 아님을 이해하고 수용하는 것이 중요합니다. 따라서 받은 편지함 폴더는 항상 비어 있어야 합니다. 받은 편지함의 분석을 시작했다면 이 폴더를 비울 때까지 멈추지 말고 아무 것도 방해하지 마십시오.
받은 편지함의 이메일은 어떻게 해야 하나요? 각 글자를 순차적으로 살펴보고 삭제해야 합니다. 예, 키보드에서 Delete를 선택하고 누르기만 하면 됩니다. 이메일을 강제로 삭제할 수 없다면 이메일로 무엇을 할지 결정해야 합니다.
제가 가지고 있는 장기 보관용 폴더는 다음과 같습니다.
이 시스템의 작동에 중요한 다른 메일 클라이언트 설정이 있습니다. 첫째, 기본적으로 Thunderbird에는 "메시지를 읽은 상태로 표시" 확인란이 있습니다. 나는 의식적으로 그것을 선호하므로 깃발이 꺼져 있습니다! 이렇게 하려면 "도구" → "설정" → "고급" → "읽기 및 표시" 메뉴로 이동합니다.
둘째, 우리가 사용하는 필터 . 이전에는 보낸 사람의 주소를 기반으로 적절한 폴더에 자동으로 편지를 전달하는 필터를 적극적으로 사용했습니다. 예를 들어, 변호사의 편지는 "변호사" 폴더로 이동되었습니다. 나는 몇 가지 이유로 이 접근 방식을 포기했습니다. 첫째: 99%의 케이스에서 변호사가 보낸 편지는 프로젝트 또는 파트너와 관련되어 있습니다. 즉, 이 파트너 또는 프로젝트의 폴더로 이동해야 합니다. 두 번째: 인식을 추가하기로 결정했습니다. 특정 편지를 저장할 위치를 직접 결정해야 하며 처리되지 않은 메시지를 받은 편지함의 한 곳에서만 찾는 것이 더 편리합니다. 이제는 다양한 시스템의 자동 일반 문자, 즉 결정을 내릴 필요가 없는 문자를 폴더로 구성하는 데만 필터를 사용합니다. Mozilla Thunderbird의 필터는 "도구" → "메시지 필터" 메뉴에서 구성됩니다.
따라서 올바른 접근 방식을 사용하면 전자 메일은 통신량에 따라 하루에 10분에서 60분이 소요됩니다.
네, 그리고 한 가지 더. 새 이메일에 대한 알림을 이미 끄셨습니까? ;)
기업가는 공무원(예: 국가 기관 대표) 및 "준공식" 직원(파트너, 계약자, 프리랜서 주문에 관련된 전문가 등)과 적극적인 통신을 수행해야 합니다. 서면 의사 소통의 기술은 매우 빠르게 개발되지만 처음에는 많은 실수를 할 수 있으며 수신인에게 가장 좋은 인상을 주지 못합니다. 이 기사에서는 일반 비즈니스 서신(종이에)과 전자 메시지를 모두 작성하는 기능에 대해 설명합니다.
회사의 레터헤드를 사용하십시오. 이것은 항상 인상을 남기고 "대담자"의 충성도를 높입니다. 양식의 유형, 작성 기준 및 디자인 요소는 조직의 순서(또는 사무용 지침)에 따라 고정되어야 합니다. 비즈니스 서신 양식에 대한 기본 요구 사항은 GOST 2003 "서류 요구 사항"에서 찾을 수 있습니다.
회사에 대한 기본 정보를 다음과 같은 형식으로 "압착"하는 것이 바람직합니다.
이것은 필수 데이터 목록이 아니라 표시 목록일 뿐입니다. 원하는 대로 추가하거나 제거할 수 있습니다.
편지를 쓰기 위한 일반적인 요구 사항은 다음과 같습니다.
그러나 GOST 2003은 각도뿐만 아니라 세부 사항의 세로 배열 (중앙에 표시된 경우)이있는 형태의 사용을 허용합니다. Angular 레이아웃이 더 친숙하고 읽기 쉽기 때문에 이 옵션을 선택하는 것이 좋습니다.
비즈니스 서신의 고전적인 텍스트 구조에는 세 가지 요소가 포함됩니다.
편지를 쓰는 목적을 항상 이해해야 합니다. 협력을 제안하시겠습니까? 불만을 제출하시겠습니까? 프레젠테이션이나 다른 이벤트에 초대하시겠습니까? 이것에 대해서만 작성하고 해당 사례와 관련이 없는 긴 주장과 가정으로 인해 주의가 산만해지지 마십시오.
모든 비즈니스 서신에는 하나의 구체적인 목표가 있어야 합니다. 그 안에 있는 여러 문제를 건드리면 밀접하게 관련되어 있어야 합니다. 여러 다른 주제에 대해 동일한 조직에 연락해야 하는 경우 각각에 대해 별도의 편지를 작성하는 것이 좋습니다.
비즈니스 서신의 스타일은 "경량"공식 비즈니스입니다. 문구를 표준화하고 일부 진부한 표현과 진부한 표현을 사용하는 것이 가능하고 필요하지만이 모든 것을 마른 관료제로 가져 오는 것은 권장되지 않습니다. "라이브" 언어는 항상 쉽고 호의적으로 인식됩니다. 물론 비즈니스 서면 연설은 에티켓의 규범 (아래에서 논의 됨)을 준수해야하지만 문제의 본질은 명확하고 간결하게 진술되어야합니다.
몇 가지 실용적인 팁:
비즈니스 서신을 작성하기 위한 주요 규칙 중 하나는 다음과 같습니다. 메시지는 읽고 쓸 수 있어야 하며 스타일이 검증되어야 합니다.
일반적으로 수취인은 편지의 시작 부분에 한 번만 지정됩니다. 이것은 세 가지 방법으로 수행할 수 있습니다.
마지막 부분에서는 소위 닫는 문구를 사용해야 합니다. 여기에 더 많은 옵션이 있습니다.
한마디로 마지막 구절의 선택은 취향의 문제다.
비즈니스 서신의 가려진 경멸조차도 눈에 띄지 않습니다. 물론이 경우 더 이상 긍정적이거나 적어도 자신에 대한 태도를 기대할 수 없습니다. 결론은 분명합니다. 받는 사람이 정말로 당신을 화나게 하더라도 감정에 굴복하지 말고 자신을 억제하십시오. 항상 메시지의 어조에 주의하십시오.
거절이 포함된 편지에 특별한 주의를 기울여야 합니다. 이러한 메시지를 어떤 형태로든 범주적인 "아니오"로 시작하는 것은 매우 현명하지 않습니다. 이것은 그가 단순히 보내진 사람에게 느낌을 줄 것입니다. 먼저 설득력 있는(인조가 아닌) 설명을 제공하십시오. 거절 이유를 간략하게 설명한 후에는 부드럽게 거절 이유를 설명해야 합니다. 이 경우 다음 표현식을 사용할 수 있습니다.
이상적으로는 거절을 정당화하기 전에도 서신의 맨 처음에 수신자의 요청을 간략하게 반복해야 합니다. 그는 당신이 그의 요청이나 제안을 주의 깊게 읽었음을 이해하고 확실히 감사할 것입니다. 아마도 미래에 다시 함께 일할 것입니다. 왜 즉시 부정적인 것을 방송하고 과도한 가혹함으로 그 사람을 놀라게합니까?
절대 다른 극단으로 가지 마세요. 아첨과 성실한 성향에 대한 수많은 확신은 불성실함의 명백한 표시입니다. 불성실함은 항상 거절을 낳습니다.
종이에 적힌 메시지는 이미 쓸모없어지고 있습니다. 물론 "종이" 서신은 완전히 사라지지 않을 것이지만 몇 년 안에 고전적인 형식으로 작성된 편지는 희귀해질 것입니다. 협상은 점점 더 전자적으로 진행되고 있습니다. 현대 기업가는 이제 일반 우편보다 이메일로 더 많은 편지를 보냅니다.
이메일로 보내는 비즈니스 레터는 동일한 방식으로 작성됩니다. 일반적인 규칙. 언어, 스타일 및 어조, 에티켓 준수에 대한 요구 사항 - 이러한 모든 필수 요소는 변경되지 않습니다. 그러나 전자 메시지에는 고유한 기능이 있습니다.
서명 예:
진정으로,
이반 이바노프
http://site.com.
다음은 귀하를 위한 비즈니스 서신 샘플입니다.
아주 간단하지만 잘 쓰여진 비즈니스 서신의 예는 그리 많지 않습니다. 기업가는 정기적으로 디자인에서 혼란스러워하고 정확하지 않은 주소를 사용하며 중요한 뉘앙스를 잊어버립니다.
좋은 비즈니스 메시지에 내재된 주요 기능은 다음과 같습니다.
처음에 확인할 수 있는 일종의 체크리스트입니다. 수백 건의 비즈니스 메시지를 작성하고 보낸 후에는 그 필요성이 사라질 것입니다. 위의 규칙을 무시하지 말고 기억하십시오. 비즈니스 서신의 "펌핑 된"기술은 귀하의 평판과 그에 따라 회사 이미지를 크게 향상시킵니다.
