È necessario flashare i documenti per la loro sistematizzazione.
Aziende e istituzioni flashano documenti che devono essere trasferiti in archivio.
È conveniente conservare i documenti cuciti e, se necessario, presentarli alle autorità di controllo senza preoccuparsi della sicurezza e della possibilità di sostituzione.
Teoricamente, una questione così semplice come i documenti lampeggianti non è regolata da regolamenti. Ci sono solo istruzioni su come farlo:
Nelle istituzioni e nelle aziende i documenti sono cuciti da quasi tutte le divisioni strutturali.
Dipendenti servizio del personale sistematizzare separatamente e lampeggiare i seguenti documenti alla fine dell'anno solare: 
Ragionieri Cucitura:
impiegati: documentazione in entrata e in uscita.
Puoi eseguire il flashing dei documenti utilizzando i seguenti strumenti:
Ma è garantito che i documenti cuciti con fili non verranno sostituiti, il che è rilevante nella realtà moderna.
Il più affidabile è l'orlo di custodie con fili.
I documenti che successivamente dovranno essere flashati vengono prima ordinati per data, accuratamente attaccati l'uno all'altro, ogni foglio è numerato a destra con numeri arabi. La numerazione inizia con il numero 1. L'inventario non è numerato.
Per la copertina scegli una speciale copertina in cartone "Case". È disponibile in diverse dimensioni e qualità. Per cucire documenti standard, viene utilizzato un normale raccoglitore A4.
Anche le buste sono numerate nei documenti. In questo caso la busta viene numerata per prima, seguita dai fogli e dalle fotografie che conteneva.
Se è stato commesso un errore durante la numerazione dei documenti, viene barrato con una riga e la numerazione continua. In questo caso, il foglio dovrà essere certificato con la scritta "Corretto per credere", apporre la firma del responsabile e sigillarlo.
Prima di pinzare i documenti, rimuovere tutte le graffette ei punti metallici dalla cucitrice. Organizzare per data o per importanza e numerare ogni foglio del documento. Se la custodia risultante è composta da molti fogli, puoi collegare i documenti con apposite graffette e iniziare a cucire.
Prepara quanto segue strumenti e materiali:
Procedura:
Va detto che se si dovrebbe lampeggiare grande quantità fogli allo stesso tempo è necessario fare almeno 4 fori. Ciò darà stabilità e affidabilità durante la memorizzazione del documento cucito.
Un modo semplificato per eseguire il flashing dei documenti è mostrato in questa istruzione video:
I documenti sono certificati dal capo dell'impresa o imprenditore individuale. È importante che parte della firma sia sia su carta incollata che sul documento.
Vale la pena dire che firmando i documenti cuciti, il capo si assume obblighi per il loro contenuto o nomina una persona autorizzata per l'affidabilità.
La cucitura della documentazione contabile è simile alla cucitura di documenti regolari. Ma c'è una differenza. Per i documenti contabili lampeggianti vengono realizzati 5 fori, poiché si ottengono casse a causa di uno spessore maggiore. Solo un dipendente autorizzato può pinzare i documenti. Spesso il commercialista è la persona incaricata di fare affari.
La numerazione è terminata con una semplice matita. Durante la pinzatura dei documenti, viene compilato un inventario dei documenti nella custodia.
inventario si compone delle seguenti sezioni:
I documenti da presentare all'archivio sono preparati dai dipendenti delle divisioni strutturali. La preparazione stessa comprende: 
La suddetta procedura per l'archiviazione dei documenti comporta la loro conservazione a lungo termine, vale a dire almeno 25 anni.
Se i documenti saranno archiviati nell'archivio dell'organizzazione meno di 10 anni, sono consentite alcune agevolazioni, ovvero non è possibile effettuare:
L'ordine di cucitura è lo stesso della normale esecuzione. Se in un caso da cucire oltre 250 fogli, quindi devi dividerlo in più volumi. Ogni volume è rilegato.
Se i documenti devono essere conservati oltre 25 anni, quindi in preparazione alla cucitura, viene applicata alla custodia un'ulteriore copertura in cartone, che protegge documenti e fili dall'eccessivo attrito e dà più bella vista Astuccio.
Quando si archiviano i file per l'archivio, è necessario assicurarsi che il testo rimanga leggibile. numerazione eseguita con una semplice matita nell'angolo in alto a destra. Si sconsiglia l'uso di penne a sfera e gel, matite colorate e pennarelli per questi scopi.
Foglio A3 numerato come un foglio e orlo al bordo sinistro e piegato. Se il foglio è orlato al centro, verranno presi in considerazione 2 fogli.
Foto o immagini, così come diagrammi e mappe numerato sul retro in alto a sinistra. Le buste sono innanzitutto numerate, separatamente dai loro allegati di carta.
Se il caso è composto da più volumi, allora (volumi) sono numerati separatamente.
coperchio formattato come segue:
È importante seguire determinati requisiti. Nome dell'istituto potrebbe cambiare. Pertanto, quando si compila la copertina di un documento, è necessario indicare 2 nomi. I nomi degli enti sono indicati al nominativo. Il vecchio nome è tra parentesi, quello nuovo dovrebbe essere sotto.
Inoltre, è indicato argomento del caso. Questi possono essere atti, fatture, ordini, ecc. quindi l'unità strutturale e il periodo per il quale si trovano i documenti o l'anno solare. Queste sono la prima e l'ultima data dei documenti.
Se i documenti vengono pinzati per un anno solare, è necessario indicare, ad esempio, "Ordini del 20015". Indica anche data di scadenza: costante o specifico.
L'inventario non viene preso in considerazione quando si numerano i fogli nella custodia. I casi possono essere elencati in ordine di importanza. Ad esempio, charter, protocolli, piani.
Un tutorial video su come progettare una cartella per l'archiviazione è considerato qui:
Per registrarsi come imprenditore o entità legale, oltre ad apportare modifiche alle informazioni nella verifica fiscale, i documenti presentati vengono cuciti in presenza di un notaio. Le novità in questo caso non si applicano, poiché in questo modo il notaio garantisce che non seguiranno correzioni dopo l'autenticazione della firma del richiedente.
Da luglio 2013 è possibile presentare una denuncia all'ufficio delle imposte senza ricucire il documento. A raccomandazioni metodologiche questo articolo è escluso. A discrezione degli imprenditori, ora c'è la possibilità di inviare i documenti semplicemente in forma pinzata o cucita.
Le regole del lavoro d'ufficio, invece, non sono state cancellate. Ed ecco perché documenti di fondazioneÈ comunque desiderabile eseguire il flashing manualmente.
Come cucire, pizzicare e numerare correttamente i fogli di un documento. Suggerimenti per un corretto incollaggio e cucitura (10+)
Come allacciare un documento
I documenti sono legati per garantire la loro integrità, l'impossibilità di rimuovere, aggiungere o sostituire pagine. La presenza della numerazione sequenziale e il fissaggio meccanico monoblocco dei fogli con una corda risolve questo problema.
A volte l'allacciatura è dovuta requisiti legali. Non ci sono requisiti formali per la tecnologia di allacciamento, l'importante è garantire in modo affidabile l'impossibilità di manipolare le pagine.
Le lenzuola allacciate devono essere tenute insieme con qualcosa di diverso dal pizzo. Non dovrebbe esserci alcun carico meccanico sul punto di allacciatura, altrimenti i fogli si sfilacceranno e si strapperanno gradualmente. L'integrità del pacco sarà compromessa.
Ecco come cucio i documenti. Cucio il set con una cucitrice sul lato sinistro. Perforo un foro con un perforatore (inserisco un pacco di fogli nel perforatore in modo che i fogli cadano sotto un solo perno del perforatore nel punto giusto) nell'angolo in alto a sinistra del documento. Prendo un filo di cotone, lo piego 10 volte - ottengo un laccio. Infilo il pizzo nel foro risultante due volte in modo che le estremità del pizzo si trovino sul lato anteriore del documento. sto legando. Incollo sul lato anteriore del documento (in modo da coprire le estremità del pizzo) una striscia di carta con la scritta:
Il documento è cucito, fogli _________ numerati
Nome e posizione dell'esecutore:
data e firma:
_______________________________________
Per esempio
Il documento è stringato, numerato: 12 fogli
Capo dell'ufficio di LLC "Crane E" Makhalkin S.S.
12.12.2012 ____________________
Ho tagliato le estremità del pizzo in modo che sporgano da sotto l'adesivo, ma non molto, di 1 - 1,5 cm Uso la colla vinilica.
I fogli del documento devono essere numerati. Possono essere numerati a mano o stampati direttamente con i numeri. Se stai allacciando un documento con più fogli, è meglio stampare immediatamente con la numerazione delle pagine. Stai attento. Anche il primo foglio del documento rilegato deve essere numerato. Quando si stampa con la numerazione delle pagine, a volte il numero non viene stampato sulla prima pagina. Se più documenti vengono pinzati in un pacchetto, è necessario numerarli manualmente. Allo stesso tempo, è necessario garantire che la numerazione interna nei documenti sia assente o non introduca confusione.
Perché metto un adesivo sul lato anteriore, puoi leggere nell'articolo "Come emettere una ricevuta per un documento".
L'adesivo può essere posizionato con rovescio, ma poi ha senso indicare il nome del documento sull'adesivo, ad esempio:
Libro di vendita IP per il 2012
Il documento è allacciato, numerato: 6 fogli
L'imprenditore individuale Kuchkin O. M.
01.04.2013 ____________________
Sul mercato ci sono adesivi olografici da cucire che si attaccano alla carta e lasciano segni quando provi a staccarli. Questo non è necessario, ma mi piace incollare tali adesivi in \u200b\u200bmodo che una parte vada su una striscia che dice "allacciata, numerata" e una parte sul foglio principale.
La firma dell'artista può essere posizionata in modo che sia sul bordo, parzialmente sovrapposta al documento principale. Ma non esiste tale requisito. Puoi mettere la firma interamente sul pezzo di carta incollato. In ogni caso, se necessario, l'esame stabilirà che il foglio è stato staccato.
(1) - adesivo olografico. (2) - pizzo. (3) - graffette
I documenti possono essere cuciti attraverso due o tre fori. È solo necessario realizzare questi fori in modo che vi sia una distanza sufficiente tra loro (la carta tra i fori non deve strapparsi) e che si trovino nella parte fissata dei fogli, escludendo l'impatto meccanico sulla cucitura.
L'allacciatura viene eseguita con una corda spessa (10-12 fili), ancora una volta, in modo da non strappare la carta.
Per cucire, devi usare filo di cotone o di lana. I fili di seta o polimero non reggono bene con la colla, possono fuoriuscire da sotto l'adesivo.
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È consuetudine che qualsiasi impresa rilasci documenti e contenga un numero enorme di documenti relativi alle attività svolte. Tutti questi documenti devono essere rigorosamente sistematizzati, altrimenti tutti i documenti verranno confusi e la confusione arriverà nell'azienda.
Di solito, gli specialisti del personale cuciono i documenti in modo che i fogli non vadano sicuramente persi e il documento sia un tutt'uno. Esistono molte opzioni per eseguire il flashing dei documenti e esiste anche una certa procedura del firmware che ogni impiegato deve conoscere.
Come eseguire correttamente il flashing dei documenti, cosa è necessario per questo e cosa dovrebbe essere guidato? Consideriamo queste domande di seguito.
Non tutti i documenti dovrebbero essere soggetti a firmware, e per questo motivo è molto importante capire quali di essi sono adatti a tale procedura. È chiaro che un documento costituito da un foglio non è soggetto al firmware.
In generale, gli specialisti delle risorse umane dovrebbero occuparsi della cucitura dei seguenti documenti:
Per quanto riguarda i servizi di contabilità, i loro dipendenti devono unire insieme:
Inoltre, le informazioni sulla pinzatura con fili saranno richieste anche in situazioni in cui i dipendenti devono lavorare con copie di documenti ricevuti da persone giuridiche.
In altre parole, questa procedura si applicherà ai documenti per quasi tutte le divisioni strutturali delle organizzazioni e la differenza nello svolgimento di questo processo sarà solo nel modo in cui viene eseguita.
Va notato che uno standard unico per la pinzatura dei documenti nelle imprese in questo momento no. Nonostante ciò, sono ancora disponibili numerosi documenti normativi e sono le loro disposizioni che dovrebbero essere seguite durante il flashing dei documenti.
Dovrebbero includere:
Al momento, ci sono diverse opzioni per i dipendenti autorizzati per eseguire il flashing dei documenti. Ciascuno di essi implica una strategia di cucitura simile, ma approcci diversi. Consideriamoli in modo più dettagliato, definiamo caratteristiche chiave firmware del documento.
Questo metodo di cucito è il più semplice. Di solito può essere applicato a quei documenti che non sono di particolare importanza per la direzione e l'impresa nel suo complesso. Ma anche in una situazione del genere, alcuni dipendenti del sistema del personale potrebbero avere domande sulla sua cucitura.
Vale la pena seguire questo schema:
È importante ricordare che in una situazione in cui il documento verrà archiviato per più di 10 anni, è meglio creare un rettangolo di papiro.
Su questo rettangolo è necessario indicare quanti fogli sono contenuti nel documento, i dati dello specialista che si è occupato della certificazione del documento.
È importante capire che prima di iniziare la procedura di cucitura, anche la carta deve essere forata, e qui devi solo calcolare la distanza per i tre fori.
Dopo le forature, è necessario infilare il foro centrale. In questo caso è necessario lasciare un pezzo di filo sul retro con una lunghezza di almeno 7 cm.
Successivamente, dal lato anteriore della carta, è necessario perforare il foro superiore e spingere il filo con l'ago dal basso nella foratura. Quindi il filo deve essere nuovamente diretto al centro del foglio in modo che riappaia dal retro.
Quindi puoi tranquillamente tagliare il filo, senza dimenticare di lasciare 7 cm per connetterti con il residuo esistente.
Non dimenticare di incollare un rettangolo con le informazioni necessarie sul nodo.
Sarà utile per gli ufficiali del personale sapere che è possibile utilizzare un punteruolo al posto di un ago. Uno strumento ideale per cucire sarà il filo di nylon o lo spago.
Se lo specialista del personale sa come passare attraverso tre fori, anche con questo metodo non avrà problemi. Lo schema è quasi lo stesso. Qui è necessario tenere immediatamente conto del fatto che la distanza tra i fori non supererà in nessun caso 1,5 cm.
La procedura di cucitura inizia dal secondo foro dall'alto e l'inizio è preso dal retro del foglio. Quindi il filo dovrebbe essere fatto uscire attraverso il foro più in alto e di nuovo è necessario farlo passare attraverso il secondo foro dall'alto.
Secondo lo stesso algoritmo, il filo viene quindi inserito nel terzo e ultimo foro (dal retro).
Al termine della procedura, l'ago deve essere infilato dal lato anteriore nel foro n. 3 e quindi annodato. E alla fine del processo, un rettangolo dovrebbe essere incollato sopra.
Questo metodo è il più complesso e allo stesso tempo il più affidabile. Di solito viene utilizzato dai dipendenti dei servizi di contabilità, poiché è in esso che i documenti sono i più pesanti e voluminosi. I fori sono sparsi lungo il bordo del foglio con incrementi di 5 cm.
Dopo aver ordinato i fogli, è necessario piegarli con cura in una pila e praticare dei fori con uno speciale trapano a pressione.
Dopo che i buchi sono stati fatti, non resta che far lampeggiare l'intera pila.
Questo deve essere fatto secondo il seguente algoritmo:
Quindi il documento risultante deve essere rimosso dalla stampa. Quindi, di solito viene tracciata una linea di piegatura, che può chiudere i resti dei fili. Per mantenere bene la curva, può essere imbrattata di colla. L'adesivo sulla copertina può essere attaccato con una cucitrice.
Vale la pena notare che i campioni per le copertine possono essere trovati in qualsiasi cartoleria.
I fogli devono essere numerati con numeri arabi.
Le seguenti sfumature devono essere prese in considerazione:
Questa parte del documento è presentata nei seguenti formati:
La copertina dovrebbe includere le seguenti informazioni:
Anche tutte le informazioni su richiesta delle autorità superiori dovrebbero essere nell'inventario.
Questa fase è l'ultima prima della verifica del documento, nonché per il deposito. Se la procedura viene eseguita in modo errato, lo specialista potrebbe riscontrare spiacevoli problemi. È importante capire che il dipendente deve conoscere perfettamente il processo di garanzia. Pertanto, l'azienda deve disporre di un dipendente autorizzato per questo.
Il capo dell'impresa, nonché un compilatore da lui rigorosamente autorizzato, può certificare i documenti. Per fare ciò, queste persone devono firmare, sia sul foglio del documento che sull'adesivo.
È importante comprendere che quando firma un documento, il manager si assume la responsabilità delle informazioni in esso contenute o assegna la responsabilità al dipendente autorizzato a svolgere questa attività.
Per sicurezza, dovresti assolutamente preparare un adesivo speciale - circa 5x6 cm, su cui devono essere scritte informazioni:
Il nodo dell'ultimo foglio è fissato con un adesivo, quindi è necessario apporre il sigillo dell'azienda.
Il requisito più importante che si applica a tutti i documenti nel lavoro d'ufficio è la conservazione della loro integrità. Se viene fatta qualsiasi tipo di inesattezza, deve essere corretta immediatamente. Ad esempio, se nel file principale manca un foglio del documento, è necessario archiviarlo come volume separato oppure smontare il file e avviare il flashing.
Se sono stati commessi errori durante la numerazione dei fogli, è possibile utilizzare la numerazione delle lettere. Se vengono commessi errori di numerazione più gravi, il caso dovrà essere rifatto.
