Le organizzazioni emettono regolarmente fondi responsabili ai propri dipendenti. I dipendenti spendono questi soldi per esigenze aziendali: spese di viaggio, spese postali, acquisto di forniture per ufficio, immobilizzazioni. Il documento che riflette le spese delle persone responsabili è chiamato rapporto anticipato. Come realizzare un rapporto anticipato in 1C 8.3 Contabilità passo dopo passo? Come registrare le indennità giornaliere in un rapporto anticipato in 1C 8.3? Risponderemo a queste domande nell'articolo.
Viene preparato un rapporto anticipato per ciascun dipendente a cui è stato emesso denaro a fronte del rapporto. Si compone di due sezioni.
Nella prima puoi vedere:
Nella seconda sezione puoi vedere in dettaglio in cosa ha speso i soldi il commercialista. Puoi creare una nota spese in 1C 8.3 in 4 passaggi.
Vai nella sezione “Ufficio Banca e Cassa” (1) e clicca sul link “Rapporti anticipati” (2).
Nella finestra che si apre, vedrai un elenco di tutti i rapporti anticipati. Per creare una nuova nota spese, fare clic sul pulsante “Crea” (3).
Si aprirà una finestra per generare un rapporto anticipato. Sembra questo:
Nella sezione superiore della nota spese, compila i campi: “Organizzazione” (4), “Responsabile” (5), “Magazzino” (6). Il magazzino viene riempito se il contabile ha acquistato scorte o cespiti.
Parliamo della compilazione di queste schede in modo più dettagliato.
Nella scheda "Anticipi" (8), riflettono gli importi rilasciati al commercialista. Per compilarlo, nel campo “Documento anticipato”, selezionare dall'elenco l'ordine di incasso desiderato. L'importo dell'anticipo verrà compilato automaticamente.
Se il contabile ha acquistato beni o materiali, indicarne il nome e il costo nella scheda "Merci" (9). Nel campo "Documento (spesa)", inserisci il tipo di documento da cui sono stati ricevuti gli oggetti di valore, il suo numero e la data. Nel campo "Nomenclatura", indicare il nome dei beni o dei materiali che il contabile ha acquistato utilizzando questa fattura. Compila anche i campi “Quantità” e “Prezzo”. 1C 8.3 calcolerà i dati per il campo “Importo” del report anticipato stesso. Il “conto contabile” 1C 8.3 sarà determinato automaticamente, a seconda del tipo di voci in entrata (prodotti, materiali, immobilizzazioni).
Se la persona responsabile ha pagato beni o servizi dall'importo contabile, compilare la scheda "Pagamento" (10) del rapporto anticipato in 1C 8.3. Nel campo "Documento (spesa)", indicare il tipo di documento che è stato pagato. Nel campo “Controparte/accordo”, seleziona un fornitore e indica i dettagli dell'accordo con lui. In "Contenuto", inserisci la causale del pagamento, ad esempio "Pagamento per batterie". Nel campo “Rimborso debito”, seleziona su quale documento è stato effettuato il pagamento. Indicare anche l'importo del pagamento (campo “Importo”).
Compilare la scheda "Altro" (11) del rapporto anticipato in 1C 8.3 se la persona segnalante segnala un viaggio d'affari, nonché spese di trasporto, postali e altre spese non riportate nelle schede precedenti. Analogamente alle schede precedenti, compila il “Documento di spesa”. Nel campo “Nomenclatura”, selezionare le spese per le quali il contabile sta segnalando, indicare l'importo della spesa (il campo “Importo”). Il campo “Conto costi” del resoconto anticipato verrà compilato automaticamente da 1C 8.3.
Dopo aver compilato tutti i campi della nota spese in 1C 8.3, è possibile registrare e stampare la nota spese. Fare clic sul pulsante “Passa” (12). Ora ci sono le registrazioni contabili per la nota spese. Per stampare un documento, fare clic sul pulsante “Stampa” (13).
In quasi tutte le organizzazioni, almeno una volta il contabile ha dovuto mandare un dipendente in viaggio d'affari. In questo articolo vedremo come organizzare un viaggio d'affari in 1C 8.3 Contabilità.
Imparerai:
Per prima cosa, diamo un'occhiata alle domande che più spesso si pongono agli utenti:
Sfortunatamente, in Contabilità 3.0 non ci sono documenti del personale, come un ordine di viaggio d'affari o un certificato di viaggio. Ma possono essere modificati indipendentemente o con l'aiuto di un programmatore.
Diamo un'occhiata a come elaborare le transazioni di viaggio in 1C 8.3 Contabilità, utilizzando un esempio.
Spese di viaggio in 1C 8.3 Contabilità, incl. compilare l'indennità giornaliera in base al rapporto anticipato del dipendente sul viaggio d'affari utilizzando il documento Rapporto anticipato nella sezione Banca e cassa – Cassa – Rapporti anticipati.
Nell'intestazione del documento indicare:
Sulla scheda Spesa prepagata tramite pulsante Aggiungere selezionare i documenti di pagamento anticipato.
Riflettere il calcolo delle indennità giornaliere in 1C 8.3 Contabilità nella scheda Altro. Qui sono indicate tutte le altre spese di viaggio (biglietti del treno, alloggio, ecc.).
Voce di costo seleziona con Tipologia di consumo - Spese di viaggio.
Messaggi
In modo che l'IVA stanziata sui biglietti e sugli SF presentati dalle controparti possa essere detratta nelle seguenti colonne:
A seguito della registrazione verranno creati automaticamente il BSO e l'SF:
I documenti possono essere trovati nel giornale Fatture ricevute attraverso la sezione Acquisti – Acquisti-Fatture ricevute o seguire i collegamenti nel documento Rapporto anticipato .
Per calcolare i guadagni medi durante un viaggio d'affari, creare un tipo di accumulo con lo stesso nome nella directory Ratei, che può essere aperto dalla sezione Stipendio e personale - Rubriche e impostazioni - Impostazioni stipendio - Calcolo buste paga - Ratei.
Si prega di prestare attenzione alla compilazione dei campi:
Capitolo Imposta sul reddito delle persone fisiche :
Capitolo Premi assicurativi :
Capitolo Imposta sul reddito, tipologia di spesa ai sensi dell'art. 255 Codice Fiscale della Federazione Russa :
Capitolo Riflessione in contabilità :
In 1C, l'importo maturato si rifletterà nel conto stipendio con le impostazioni BU e NU specificate nella directory Dipendenti in campo Contabilità delle spese .
Accantonamento delle indennità di viaggio in 1C 8.3 La contabilità non ha un documento standard speciale. Pertanto, il calcolo del guadagno medio durante un viaggio d'affari viene calcolato manualmente e documentato Libro paga Nel capitolo Stipendio e personale - Stipendio - Tutti i ratei - Pulsante Crea - Libro paga.
Nel documento indicare:
Tramite pulsante Aggiungere seleziona il dipendente che verrà pagato per il tempo in viaggio d'affari. Tramite pulsante Maturare Selezionare.
Il dipendente deve ricevere denaro prima del viaggio d'affari. È possibile emettere un anticipo dal registratore di cassa oppure trasferire i fondi sul conto bancario personale del dipendente. Contestualmente in 1C 8.3 i documenti finanziari vengono redatti nella sezione Banca e Cassa:
Nei documenti contanti è necessario aggiungere un documento utilizzando il pulsante Emetti:
Passiamo alla compilazione del documento di cassa. È necessario specificare il tipo di operazione Rilasciare alla persona responsabile:
Dettagli del modulo stampato:
Importante! Dal 2012, i fondi per i viaggi d'affari vengono emessi sulla base di una domanda in qualsiasi forma.
Inserisci i dati identificativi del dipendente dalla directory Individui:
Se si specifica per l'elemento DDS nella directory Voci del flusso di cassa che viene utilizzato per impostazione predefinita nelle transazioni per l'emissione di importi contabili, l'elemento DDS nel documento Prelievo di contanti verrà inserito automaticamente:
I movimenti del documento (registrazione) per l'emissione di contanti a una persona responsabile sono standard:
Un ordine in contanti in uscita nel modulo KO2 può essere aperto facendo clic sul pulsante Stampa. Utilizzando il comando Stampa è possibile stampare il modulo standard Ordine di scontrino (KO2).
Il documento Cancellazione da un conto corrente in 1C 8.3 viene generato tramite Inserire un documento cancellato da un conto corrente:
Movimenti documento L'addebito su conto corrente viene generato solo dopo aver selezionato la casella Confermato tramite estratto conto:
Al rientro da un viaggio d'affari e al rientro al lavoro, il dipendente è tenuto a rendicontare le spese di viaggio entro tre giorni lavorativi.
Spese di viaggio rimborsabili:
Per riflettere le spese di viaggio. Il giornale dei resoconti anticipati si trova nella scheda Banca e cassa - Rapporti anticipati:
Un report avanzato in 1C 8.3 può essere creato dal giornale dei report avanzati utilizzando il pulsante Crea:
Importante! Non è necessario fornire alcun documento per confermare le spese relative all'indennità giornaliera. Per le altre spese è necessario disporre di documenti giustificativi (ricevute).
Se il pagamento viene effettuato con fondi non contanti, è necessaria la conferma del pagamento tramite carta bancaria personale, sulla quale è riportato il cognome del viaggiatore.
Nella sezione tabellare Altro è necessario inserire tutti i dati provenienti dai documenti segnaletici forniti dal dipendente:
La fattura ricevuta viene generata automaticamente in base ai dati presenti nella colonna Dettagli fattura:
e viene visualizzato nel Libro Acquisti:
Le caratteristiche del lavoro con le persone responsabili in 1C 8.2 (8.3), come compilare correttamente il rapporto avanzato sono discusse nel seguente video:
Puoi verificare lo stato degli insediamenti con un viaggiatore in 1C 8.3 utilizzando il Rapporto sul bilancio del conto:
Utilizzando questo report in 1C 8.3, è possibile riconciliare gli accordi reciproci con un dipendente per le spese di viaggio, nonché per tutti gli importi contabili:
Per restituire i fondi non utilizzati emessi per le spese di viaggio, in 1C 8.3 è necessario creare un documento di ricevuta di cassa basato sul report anticipato:
Nel documento creato è necessario verificare i dati:
In questo materiale parleremo di come viene elaborato un viaggio d'affari nel programma di contabilità 1C, edizione 3.0.
Un ordine del capo di un'organizzazione è la base per inviare un dipendente di una determinata azienda in viaggio d'affari. Quindi, in base all'ordine, viene rilasciato un certificato. Questi documenti non vengono generati nel programma di contabilità 1C.
L'emissione dei fondi per la rendicontazione è l'inizio della registrazione del viaggio d'affari. Un anticipo finanziario può essere emesso da un conto corrente - utilizzando un documento denominato "Cancellazione da un conto corrente", o dalla cassa - utilizzando un documento denominato "".
Al ritorno da un viaggio d'affari, entro 3 giorni lavorativi, un dipendente dell'azienda deve redigere un cosiddetto documento, aggiungendovi tutti i documenti giustificativi necessari: biglietti di viaggio, assegni, fatture dei luoghi di residenza. Tutte le spese elencate verranno riconosciute alla data di approvazione del rendiconto anticipato se sussistono le condizioni per il loro pagamento. Se le spese di viaggio superano l'importo dell'anticipo, verranno riconosciute solo dopo il risarcimento al dipendente dell'impresa per l'importo finanziario della spesa eccessiva.
"1C Contabilità 8": organizzazione di viaggi d'affari
Considera questo esempio: una società chiamata "Plyushka" invia i suoi dipendenti alla S.S. Sakharov. in viaggio d'affari nella città di Kazan per tre giorni. Al dipendente viene concesso un anticipo di 8.000 rubli dalla cassa dell'organizzazione. Motivazione - dichiarazione n. 3. Al ritorno da un viaggio d'affari, il dipendente presenta un rapporto anticipato, aggiungendo i seguenti documenti: biglietti del treno per un importo di 2.360 rubli (con IVA al 18%) e una fattura dell'hotel, che è di 3.000 rubli ( senza tasse). L'indennità giornaliera nell'organizzazione è di 600 rubli.
L'emissione di un anticipo dal registratore di cassa a un dipendente dell'organizzazione deve essere formalizzata utilizzando il documento “Ordine di spesa in contanti”. Per effettuare questa operazione accedere alla scheda denominata “Banca e Cassa”, quindi nella sezione “Cassa” selezionare il documento richiesto. Non dimenticare di impostare correttamente il tipo di transazione richiesto "Emissione nei confronti di una persona responsabile". Quindi compilare il documento, indicare il numero della domanda nella domanda, quindi dal 2012 le finanze vengono riportate in base alla domanda.
Fatto ciò, è necessario redigere un rapporto anticipato (posizione: la stessa sezione e scheda). In questo documento, compilare una scheda denominata “Anticipi”, in cui indicare i centri di liquidazione del contante a cui sono stati emessi i fondi. Successivamente, vai alla scheda denominata "Altro", dove indichiamo 3 tipologie di spese per un viaggio d'affari per un dipendente di un'impresa. Tutte le spese monetarie elencate sono accettate come spese nell'ambito del sistema fiscale semplificato.
Quindi guarda le transazioni e il registro delle spese e. Tutte le spese, dal momento che sono state pagate, andranno a KUDiR.
E il lavoratore deve restituire il resto dei fondi non utilizzati alla cassa dell'impresa utilizzando il documento "Ordine di cassa redditizio".
Come organizzare un viaggio d'affari e pagare le indennità di viaggio nel programma di contabilità 1C 8.3?
L'invio di un dipendente aziendale in viaggio d'affari inizia con un ordine del direttore. Il dipendente ne viene informato e, se viene raggiunto un accordo, l'ordine viene trasferito al reparto contabilità (l'ordine delle operazioni presso diverse imprese può essere diverso).
Il reparto contabilità rilascia un certificato di viaggio (in base all’ordine del direttore). Questi documenti non sono preparati nella configurazione standard di 1C 8.3 “Enterprise Accounting 3.0”.
Nel programma 1C, la registrazione di un viaggio d'affari inizia con l'emissione di denaro e la rendicontazione.
Di norma, il denaro viene emesso dal registratore di cassa. In questo caso l’emissione avviene tramite un “Cash Expenditure Order”. Sebbene, soprattutto di recente, i fondi possano essere trasferiti tramite bonifico bancario sulla carta di un dipendente. In questo caso, viene creato un documento "Cancellazione dal conto corrente".
L’importo viene inizialmente calcolato approssimativamente in base alle spese previste:
Per ricevere i fondi, il dipendente deve scrivere una dichiarazione indicando l'importo e lo scopo delle spese. Nel nostro caso si tratta delle spese di viaggio.
Consideriamo la registrazione di un pagamento anticipato utilizzando l'esempio di un “Ordine in uscita di contanti”.
È necessario impostare immediatamente il tipo di problema (tipo di transazione) su "Persona responsabile". Quindi inserisci i dettagli:
Nel commento puoi indicare che si tratta di un anticipo per un viaggio d'affari:
Ora puoi registrare il documento e visualizzare le registrazioni per l'emissione delle indennità di viaggio, che 1C Contabilità 8.3 genererà:
Il dipendente ha contratto un debito di cui deve rendere conto.
Al rientro da un viaggio di lavoro, il dipendente è tenuto a rendere conto del denaro speso. A tal fine in 1C 8.3 viene utilizzato il documento “Relazione anticipata”.
Nella stessa sezione dei “Documenti di cassa” viene creato un “Report anticipato”.
Nel modulo dell'elenco, fare clic sul pulsante "Crea". Si aprirà un nuovo modulo di documento.
Prima di tutto scegliamo una persona responsabile. Successivamente, nella scheda “Anticipi”, cliccare sul pulsante “Aggiungi” e nella colonna “Documento anticipato”, selezionare l'ordine di spesa emesso in precedenza (si aprirà prima una finestra in cui bisognerà selezionare il tipo di documento di cui abbiamo bisogno):
Quindi vai alla scheda "Altro" e compila le righe in cui sono andate le spese del dipendente. Se i fondi venivano utilizzati per acquistare beni, queste transazioni dovrebbero essere riportate nella scheda "Merci".
Un esempio di compilazione della scheda “Altro”:
Se pubblichiamo il documento e osserviamo le registrazioni, vedremo che il debito dell'azienda nei confronti del dipendente è diminuito di 2.000 rubli:
Poiché le spese sono già state pagate, vanno immediatamente nel Libro delle entrate e delle uscite del sistema fiscale semplificato:
Basato su materiali da: programmist1s.ru
