Пожалуй, ни один современный директор, руководитель, начальник уже не представляет свою рабочую жизнь без личного секретаря. Во-первых, иметь помощника очень престижно. Во-вторых, действительно грамотный и ответственный секретарь становится «правой рукой» шефа, незаменимым человеком на предприятии и, что самое главное, гарантом того, что вы всегда успеете вовремя, ничего не забудете, и всегда будете держать руку на пульсе. Согласитесь, это очень важно в бешеном ритме современной жизни. Ну и, наконец, на секретаря всегда можно перенаправить нежелательный телефонный звонок, поручить помощнику общение с неприятным клиентом или попросить референта организовать личное торжество. Очень удобно, не так ли?
Если вы ищите работу секретаря, следует знать хотя бы основные требования, которые работодатели предъявляют к соискателям. Конечно же, каждый отдельный случай отличается массой нюансов, да и каждый руководитель видит своего секретаря в особом свете. Для кого-то вовсе неважно наличие высшего образования, другие начальники ставят во главу угла знание , некоторым важно лишь, какой кофе варит секретарь или как он (она) выглядит. Кстати, вот что важно знать. Работодатель может долго и усердно рассказывать вам о том, что ему нужно от секретаря и чем вы будете заниматься, только вот читателям МирCoветoв не стоит обращать на эти речи внимания. Поверьте, на ваши плечи будет возложено множество обязанностей, намного больше, чем описано в должностной инструкции и чем вам рассказали . Делается это для того, чтобы не спугнуть потенциального работника. Расчет делается на то, что в процессе работы вам будет проще «подкинуть» новую обязанность или возложить на вас выполнение особых поручений (ни один начальник не скажет вам на собеседовании, что вы должны будете напоминать ему даты рождения его жены и любовниц, но на практике будет именно так). 
Когда я окончила университет, у меня не было ни опыта работы, ни уверенности в том, что я быстро смогу устроиться хоть в какую-то фирму. Поэтому когда я позвонила по первому попавшемуся объявлению с текстом «Требуется секретарь руководителя на пивобезалкогольный комбинат» и меня сразу же пригласили на собеседование, я была крайне удивлена. Еще больше я удивилась, когда после собеседования мне предложили выйти на работу в этот же день. Естественно, я согласилась. Зарплата меня, вчерашнюю студентку, устраивала, директор мне понравился, да и работа казалась непыльной. Многое было для меня новым, много я не знала и приходилось учиться на собственных ошибках, ведь помочь и подсказать было некому. Я была очень благодарна коллективу и директору за то, что они с пониманием отнеслись к моим просчетам и не судили строго за ошибки и недоделки. В принципе, со всеми основными обязанностями я справлялась на «отлично»: переговоры, деловая переписка, оформление командировочных удостоверений, прием гостей, работа с офисной техникой, чай-кофе директору и его гостям. В общем, никаких экстремальных поручений я не выполняла, кадровыми вопросами не занималась, по расписанию и имела законный час на обед. Постепенно я стала открывать для себя «закулисье» жизни высших должностных лиц предприятия. Уважения я добилась исключительно своими поступками, хотя не скрою, были и такие коллеги, которые просто стеснялись сказать мне что-то лишнее или обидное, ведь я была ближе всех к шефу, а его все боялись. О пыт работы в административных должностях у меня более 14 лет. За период своего профессионального становления я освоила основные административные позиции: секретарь-референт, секретарь-переводчик, персональный ассистент, личный помощник, начальник административно-хозяйственного отдела, начальник службы административной поддержки (с курированием первой приемной, группы документооборота и автопарка). В небольших организациях, как правило, это традиционный «набор» функций службы организационного развития или административной поддержки.
Несмотря на столь обширный спектр административных должностей, 90% своей основной занятости я, по сути, провела на должности PA (PA - personal assistant, персональный ассистент). Более того, хочу отметить, что как раз таки «почва PA» взрастила во мне способности к прочим аффилированным административным позициям.
Поэтому свои советы о том, как стать успешной в этой профессии, буду давать со знанием дела.
Для начала давайте разберемся, зачем стоит идти на позицию персонального ассистента.
Вы должны понимать, что идете служить другому человеку (во всех благородных смыслах этого замечательного слова). Относитесь к этому как к аскезе, если хотите. То есть в рабочее время Его интересы будут превыше ваших - вы станете Его тенью, а само рабочее время будет стремиться стать ненормированным.
Ради чего стоит идти на такие жертвы? Одним из несомненных преимуществ работы даже со «злым гением» является колодец знаний, из которого вам великодушно будет позволено черпать мысли, опыт и таланты Его Руководящего величества (сонастраиваясь с ним, вы сможете все это перенимать в той степени, в какой хватит ваших собственных дарований). Это как раз та мотивация, которая, как сейчас я понимаю, подсознательно управляла и мной. Опыт работы в многозадачном ритме, вечном аврале и цейтноте, решение подчас невыполнимых задач, поиск ответов на самые каверзные вопросы - это тренировка всех ваших профессиональных граней, которая через некоторое время поможет завоевать лавры лидера в профессиональной Олимпиаде.
Все мы, так или иначе, хотя бы один раз в жизни проходили собеседование при приеме на работу. По этому поводу написано немало книг, в коих авторы рекомендуют использовать те или иные психологические приемы, учат читать язык жестов собеседника, грамотно презентовать себя, держать «марку» и т.д. Думаю, при желании все эти премудрости можно изучить. На этом мы останавливаться не будем. Предположим, вы прошли конкурсный отбор, уладили финансовую сторону вопроса, получили обещанный социальный пакет и уже завтра в накрахмаленной блузе вас ожидают в Компании Вашей Мечты в должности персонального ассистента (либо в иной должности с функциями личного помощника руководителя).
И теперь ваша очередь задавать работодателю вопросы, от ответов на которые зависит ваша обоюдная рабочая жизнь. Увы, о необходимости задавать вопросы на собеседовании и в первые дни работы ничего не пишут в вышеупомянутых брошюрах, буклетах, рекомендациях для соискателей. Именно поэтому я и предложу вашему вниманию некоторые из них.
Сразу оговорюсь, данные советы обобщены и носят исключительно рекомендательный характер. В связи с этим и применяться они должны в контексте конкретной профессии и конкретной должности - порой часть этих вопросов вашему будущему шефу вовсе бессмысленно задавать, ибо выполнение данных поручений просто не входит в ваши должностные обязанности.
Итак, при приеме на работу я бы предложила вам задать работодателю следующие блоки вопросов:
1. Тайм-менеджмент.
1.1. С какого времени руководитель планирует начинать свой рабочий день и рабочие встречи?
1.2. Есть ли константные рабочие встречи (например, с руководителями структурных подразделений), о которых вам необходимо знать и оповещать участников?
1.3. В какое время у руководителя обед, оно фиксировано, носит плавающий характер и может быть использовано для деловых переговоров?
1.4. Какое время дня лучше отводить на встречи по личным вопросам; в какое время руководитель занят и его лучше не беспокоить; до какого времени руководитель, как правило, назначает встречи?
1.5. Есть ли у руководителя постоянные личные задачи и встречи, о которых вам необходимо знать, чтобы контролировать регламент тайм-менеджмента: занятия спортом; необходимость забирать детей из садика / школы; руководитель живет за городом, и ему необходимо выезжать до определенного времени, дабы не провести в пробке весь вечер и т.д.
1.6. Для удобства планирования рабочего дня руководителя предлагаю использовать график еженедельных встреч. Естественно, данная таблица также носит рекомендательный характер и может быть изменена. В такой бланк можно заранее вписать плановые еженедельные встречи, выделив их цветом. А в график конкретной недели вам останется добавить только разовые встречи, т.е. переменную информацию. См. Пример 1.
2. Рабочие моменты.
2.1. Входит ли в ваши обязанности исполнение / контроль исполнения каких-либо постоянных отчетов, дайджестов, подборки материалов?
Например: ежедневно к 11 часам вам необходимо подготовить дайджест основных бизнес-СМИ; распечатать курсы валют на текущий день; ежедневно контролировать исполнение бюджета совместно с финансовым директором и т.д.
2.2. В каких производственных совещаниях руководитель планирует использовать ваши филологические навыки переводчика. Данное понимание необходимо вам для того, чтобы заранее ликвидировать слабые места в вашем лексическом запасе по той или иной специфике.
Спустя некоторое время вы сами уже будете знать / понимать / интуитивно чувствовать, каких сотрудников руководитель может принять в данное время, а каких имеет смысл перенести на другой день.
Бывают посетители «поглотители времени» - это те люди, чаще всего в почтенном возрасте, чей профессионализм и многолетний стаж не позволяют руководителю прервать порой пустые и не относящиеся к работе монологи данных кадров. Так вот, функцию дипломата в данном случае необходимо взять на себя именно вам. Можете тактично заметить, что у руководителя запланирована следующая встреча, и в распоряжении господина N., увы, всего 20 минут. Как правило, такие ограничения работают.
2.4. Выясните, каким видам транспорта в командировках руководитель отдает предпочтение. На моей практике был шеф, который не летал самолетами в принципе; в этой связи всю логистику передвижений приходилось выстраивать, используя любые другие доступные средства.
Уточните предпочитаемый уровень классности средств передвижения: поезд - СВ (выкупается ли купе целиком, мужское ли, женское ли или вагон бизнес-сидячий и т.д.); самолет - бизнес или эконом (возможны варианты: при перелетах за границу в целях экономии вполне можно ограничиться эконом-классом, поскольку уровень самолетов и сервиса на борту достаточно высокий; а по стране имеет смысл брать исключительно бизнес-класс); автомобиль (машины представительского класса, минивэны, необходимость эскорта и т.д.)
2.5. Обсудите с вашим руководителем, какие посетители и телефонные звонки от каких людей могут носить исключительный характер и требуют его незамедлительного оповещения.
В моей практике был начальник, который, несмотря на важность любого мероприятия или совещания, всегда брал трубку и прерывал встречу, если звонила дочь. Об этих нюансах вы непременно должны знать, чтобы не попасть в щекотливую ситуацию. К таким «внеочередным персонам» могут относиться жены, дети, охранники, дамы сердца, стратегические партнеры и т.д.
2.6. Желательно выяснить продолжительность вашего рабочего дня.
Я имею в виду не его формальное определение в Правилах внутреннего трудового распорядка или вашем трудовом договоре, а реальную необходимость задерживаться и приходить раньше. В идеале, вы должны «приучить» руководителя к тому, что в 18.00 вы можете задать ему вопрос: «Господин N., моя помощь Вам еще понадобится сегодня?» Тем самым вы выработаете у руководителя понимание, что вы - человек, у которого в 18.00 заканчивается оплачиваемый рабочий день, но, в исключительном случае для любимого босса, вы готовы ассистировать ему столько, сколько нужно. Если умышленно не разделять время работы и время отдыха, поверьте, вы будете «просиживать» на работе до заката без особой необходимости. Данная истина проверена личным многолетним опытом.
В вашем трудовом договоре может быть указан ненормированный рабочий день, за который, кстати, по Трудовому кодексу РФ вам ежегодно полагаются дополнительные оплачиваемые дни отпуска (не менее 3-х) к обычным 28 дням (ст. 119). При этом обратите внимание, как ст. 101 определяет понятие ненормированного рабочего дня - это «особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени».
3. Личная жизнь руководителя.
Вопросы данного блока разумнее всего задавать не в первый день работы, а по мере проявления доверия руководителя к вашей персоне. Некоторые ответы вы обнаружите самостоятельно, на некоторые необходимо будет все же получить четкие ответы из уст босса.
3.1. Для организации туристических поездок вашего руководителя и членов его семьи вам обязательно понадобятся копии паспортов, свидетельства о рождении детей, фотографии, справки о размере заработной платы, возможно, для посещения экзотических стран - справки о состоянии здоровья.
Моя практика показала, что планирование отпусков для первых лиц и членов их семей чаще всего носит авральный характер - то есть времени на подготовку, бронирование апартаментов, получение виз и т.д. всегда в обрез. В этой связи настоятельно рекомендую обзавестись вышеуказанными документами по возможности заранее, чтобы на случай физического отсутствия отъезжающего в критический момент не лишиться поездки (например, руководитель в командировке, его супруга на массаже, а вам в течение 20 минут нужно выкупить последние 2 билета на Галапагосские острова). Поверьте, в случае провала операции «Отпуск» вряд ли кто-нибудь будет интересоваться причиной отсутствия у вас оперативных документов…
Поэтому возьмите инициативу в свои руки и по возможности заранее продумайте необходимые пакеты документов. Я, например, всегда имею наготове пачку заявлений во всевозможные консульства и посольства, заверенные руководителем, и комплект разнокалиберных фотографий на разных фонах, различного формата.
Все те же самые документы, естественно, необходимо иметь «про запас» и на всех членов Его Императорской Семьи.
3.2. Вам необходимо осведомиться у Руководителя о необходимости оплаты его рабочего / личного / жены / детей / папы / мамы мобильных телефонов.
Иногда бесконтрольность данного, на первый взгляд, элементарного вопроса может привести к стихийному бедствию. На моей практике, увы, был такой случай: бухгалтерия не оплатила, я не проконтролировала, итог - шеф на необитаемом острове без телефона и интернета, зато с огромным словарным запасом, который он с удовольствием продемонстрировал мне через 2 дня после подключения… Держите руку на пульсе. Особенно, если руководитель собирается долго находиться в зоне роуминга.
Я бы рекомендовала подготовить соответствующую доверенность, позволяющую вам проверять балансы руководителя и всех членов его семьи, и отправить данный документ операторам телефонной связи, чтобы ежедневно или еженедельно контролировать телефонные траты.
3.3. Как правило, первые лица и члены их семей используют в своем финансовом арсенале несметное количество пластиковых карт оплаты. По некоторым руководитель оплачивает покупки в Интернете, другие использует для оплаты представительских расходов, третьи - активирует только при заграничных поездках и т.д. В этой связи вам необходимо четкое понимание - какие карты в каких целях используются; в какой валюте; сроки действия карт; возможность их использования и точки представленности за границей. При необходимости можно задать вопрос о возможности пополнения вами карточки и возможности снятия наличных денег (поверьте, на практике бывают и такие случаи). В этой связи опять же потребуется доверенность на совершение определенных банковских операций.
Для удобства использования рекомендую создать сводный файл, в котором классифицировать карточки по видам (Visa, Master и т.д.), срокам действия, валютам покрытия (евро, доллары, рубли), принадлежности (личная карта руководителя, карта жены, детей и т.д.). Полагаю, такая система позволит оперативно ориентироваться в вопросах безналичных оплат шефа.
3.4 Для обобщения и систематизации огромного количества информации о руководителе, его визах, загранпаспортах, сроках страховок автомобиля, дома, дачи и т.д., предложите ему совместно с вами составить простую табличку, так называемый чек-лист, благодаря ежедневному просмотру которого, вы сможете избежать просроченных виз, неоплаченных страховок, забытых регулярных оплат и т.д. Более того, подобное предложение должно вызвать у руководителя позитивное отношение к вашей профессиональной смекалке и системному подходу к профессии.
3.5. В самом начале своей карьеры у руководителя N обязательно уточните у него дни рождения, памятные даты, даты дней создания организаций и т.д., которые вы должны держать на контроле. В данном случае вы - не просто «напоминалка» в телефоне, а настоящая творческая личность. По моему опыту, необходимо минимум за 3 недели напомнить руководителю о предстоящем событии и самостоятельно предложить минимум 3-4 варианта подарка. В решении этой задачи основным критерием успешной реализации является ваша фантазия и финансовые возможности работодателя.
3.6. Нелишним будет узнать у руководителя о его личных пристрастиях и хобби. Возможно, ему будет приятно, если вы будете владеть информацией о последних театральных новинках, предусмотрительно зарезервируете 2 билета в Teatro alla Scala или будете держать его в курсе последних разработок Honda. Как говорил один мой руководитель-эстет: «Я могу простить подчиненным любые рабочие ошибки и опусы, но никогда не прощу профессиональной безынициативности и общей неосведомленности в рамках рабочей области!». В общем, будьте инициативны и осведомлены! Ваш руководитель - это ваша рабочая область.
Естественно, что каждый из этих блоков можно дополнять, увеличивать или уменьшать количество вопросов, исходя из специфики конкретной позиции. Я еще раз повторюсь, что данные тезисы - вовсе не постулаты и применяются в зависимости от рабочего места и требований руководителя. Но в любом случае, если вы проговорите на первой своей рабочей встрече хотя бы часть данных моментов, поверьте - ваш руководитель будет приятно удивлен вашим целостным пониманием профессии персонального ассистента и внимательным отношением к его скромной персоне. Для вас же данные ответы будут способствовать исключительному исполнению ваших служебных заданий.
Итак, будем надеяться, что большинство остроугольных подводных камней во взаимоотношениях с руководителем на начальном этапе нам удалось преодолеть. Сделаем глубокий вдох - и приступим к следующему уроку, который условно назовем «Чей я помощник?».
Должность помощника руководителя вовсе не означает, что круг вашего общения и ваших обязанностей замыкается только на исполнении поручений непосредственного руководителя. Например, секретарь-референт объединяет в себе функции ассистента еще нескольких управленцев. И каждый из них, естественным образом, считает, что вы - только его личный помощник! Особенно заметна подобная ситуация на небольших предприятиях, где нецелесообразно содержать большой штат референтов, канцелярию и отдел персонала. Поэтому все эти функции вменяются секретарю-референту.
Но что делать, когда ваш генеральный директор срочно попросил купить подарок компаньону, финансовый директор ждет ежедневный сводный отчет, и в это же время главный бухгалтер озадачил вас тиражированием баланса. За годы пребывания в профессии я определила для себя несколько основных правил, которые помогают мне успевать сделать несколько дел одновременно без ущерба для рабочего процесса.
Правило 1. «Золотое».
Вы - наемный работник. И ваш работодатель - это непосредственный руководитель; чаще всего - генеральный директор, управляющий партнер и т.д., реже - руководитель отдела, департамента. И именно ему вы подчиняетесь напрямую, и именно его поручения должны выполняться в первую очередь. Поэтому планировать свой рабочий график и очередность выполняемых поручений лучше с осведомления руководителя. С одной стороны, ваш руководитель будет видеть, какими должностными обязанностями вы занимаетесь, с другой - вы всегда сможете самостоятельно регулировать очередность выполняемых функций, исходя из приоритетности задачи.
Нет ничего странного в том, что вы зайдете / позвоните / отправите смс с вопросом о том, насколько срочно руководителю необходимо выполнить поручение; в условиях многозадачности и наличии минимум 2-х руководителей - это нормальный рабочий режим, в котором вы расставляете приоритеты.
Правило 2. «Серебряное».
Ваши коллеги и руководители - это те люди, которые вовлечены в рабочий процесс так же как и вы. И так же как вы они радеют за результат общего дела. И все их поручения вам - это такие же задачи, от качества и быстроты исполнения которых также зависит успех компании (исключения мы рассмотрим в Правиле 3). То есть если при приеме на работу ваш руководитель оговаривал с вами возможность / необходимость исполнять функции помощника еще и финансовому, коммерческому директору и т.д., то это означает, что данные сотрудники имеют полное право попросить / потребовать у вас исполнения той или иной задачи.
И, поверьте, чаще всего данных сотрудников не интересует, чем вы озадачены в данный момент. У них есть задача, и ваша прямая обязанность ее выполнить. Умение ориентироваться в рабочих процессах, понимание бизнеса компании, четкая организационная структура - ваши настоящие помощники в этом нелегком деле. Если вы работаете на производстве, то, естественно, отправить срочный факс в компанию, снабжающую ваш завод сырьем, гораздо важнее, чем сшивать дела в отделе персонала. Но еще раз хочу повториться, навык расставления приоритетов приобретается с опытом. Поэтому первое время во избежание нерациональных действий настоятельно рекомендую обращаться к Правилу 1 - использовать опыт и авторитет руководителя в решении тех или иных вопросов.
Естественно, не нужно впадать в крайности. Нет необходимости докладывать каждый ваш шаг и каждую исполняемую задачу руководителю. Помощник должен быть достаточно самостоятельным и организованным в своей работе. Но, я вас уверяю, если 2-3 первых месяца в работе вы периодически будете задавать вопрос об очередности исполнения той или иной задачи, вам и вашему руководителю подобный регламент действий пойдет только на пользу. А также другие ваши косвенные руководители будут четко осознавать последовательность делегируемых вам задач.
Правило 3. «Медное».
Здесь мы поговорим об исключениях, о которых было упомянуто в Правиле 2. Эти исключения составляют сотрудники-«вампиры». Подобно вампирам из фантастических рассказов они лишают вас не крови, а драгоценного рабочего времени и возможности работать в нормальном режиме с высоким КПД. Коллеги-«вампиры» часто видят в вашем лице своих собственных помощников и ассистентов; они просят размножить расписания занятий фитнес-клуба, купить билет в один конец любимой теще, посмотреть в Интернете недорогие лагеря для детей, принести кофе и т.д.
В этом случае вам нужно научиться давать отпор подобным натискам. Ваше оружие в данной борьбе - не чеснок и осиновый кол, а вежливость, категоричность и улыбка. Именно данные атрибуты успешно обезоруживают подобных назойливых коллег, которые полагают, что такой молоденькой и проворной девочке не составит труда сделать часть его работы и помочь в решении личных задач. Основные фразы, которыми можно поставить на место зарвавшихся сотрудников:
Попытки перекладывания на ваши плечи чужих забот необходимо пресекать, чтобы они не отнимали ваше время и силы от выполнения непосредственных обязанностей. Подобные люди воруют время не только у вас, но и вредят успешности компании в целом.
Если самостоятельно справиться с зубастыми вампирами не представляется возможным, обратитесь за помощью к Светлому Рыцарю - вашему руководителю, которому в красках объясните, что 80% вашего времени (и вашей зарплаты, соответственно) работодатель тратит на данных сотрудников.
Представим на минутку, что на позиции помощника в одной организации вы работаете уже не первый год. Основные задачи усвоены, должностные обязанности вы знаете, как «Отче Наш», скорость их исполнения доведена до предельного максимума, работа с руководителем приносит вам удовлетворение, взаимоотношения с коллегами - дружелюбны, с той степенью субординации, что работать всем комфортно и удобно...
Вот именно эти «комфортно и удобно», как правило, несут в себе внутреннее ощущение стагнации в профессии. Иногда бывает, что данное ощущение ошибочно и преждевременно, но данная подмена понятий характерна только для не профессиональных помощников. Мы-то с вами настоящие профессионалы! Поэтому разберемся с ситуацией, когда ощущение стагнации имеет под собой основания. Другими словами - что делать, когда это чувство проникло в вашу светлую головку?
Вариант 1. Стать киношным прототипом неотягощенного работой секретаря , томно подпиливать ногти, приговаривая с напыщенной важностью: «Шефа нет и не будет!» То есть совершенно бездарно похоронить свой талант к профессии, ум, знания, навыки и стать еще одним героем анекдотов про «секретарш». Просто глупо скучать! Вам кажется, что таких ассистентов нет?! Вы ошибаетесь - их очень много! Но мы с вами договорились: данный журнал читают только настоящие профессионалы! Поэтому этот вариант совершенно нам не подходит.
Вариант 2. Поговорить с руководителем о возможных дополнительных функциях, которые вы могли бы на себя взять.
Например, когда я училась на PR-менеджера, работая секретарем-референтом, мы с моим руководителем договорились, что в связи с отсутствием отдела маркетинга и пресс-службы, я буду писать тексты для сайта, новости, освещать различные акции в прессе. Это было настоящее взаимовыгодное сотрудничество: я шлифовала знания, полученные в университете, руководитель - экономил на службе PR! Данный вариант успешно избавил меня от вышеуказанного ощущения стагнации в должности референта и позволил набраться опыта в профессии PR-менеджера.
Что еще можно на себя взять, если от делопроизводства в строго определенных рамках, минимального перечня задач, которые вы давно переросли, и бесконечного чая-кофе вы явно заскучали? Предложите руководителю принять участие в благотворительном проекте, устройте детский праздник для его ребенка и т.д. Вы будете удивлены! Когда кто-то «посторонний» внезапно предлагает нам взять ответственность за некоторые части нашей жизни на себя, мы испытываем счастье! Вспомните! Это и предложение руки и сердца (когда вам фактически обещают разделить ваши заботы), это и поступление в вуз (тут на арену выходят преподаватели и обещают нам блестящую карьеру), и новый работодатель (который демонстрирует монетарный эквивалент вашим достижениям) - мы всегда испытываем радость при подобных событиях. Да, безусловно, ответственность - это всегда волнительно, но и как прекрасно одновременно, когда мы получаем обратную связь, порой выраженную в сухом: «Ты - молодец. Не ожидал!» или «Спасибо. Отличная работа». А не это ли ключевые бонусы нашей профессии? Решать вам.
Вариант 3. Записаться на курсы. Это могут быть как занятия, посвященные усовершенствованию вашего профессионального уровня (английский, стенография, риторика и т.д.), так и занятия по интересам (танцы, вождение, фитнес).
В свое время, работая в банке персональным ассистентом первого лица, я так же «заскучала» после первых 6 месяцев. Мой руководитель был человеком чрезвычайно наблюдательным и вскоре предложил мне получить второе высшее образование в области банковского дела. Данный вариант исключительно подходит тем ассистентам, для которых важен интеллектуальный и личностный рост, которые любят свою профессию и хотят развиваться внутри нее.
Некоторые люди часто путают скуку на работе с общим эмоциональным упадком. В данном случае вселенская тоска на работе - это следствие, а не причина. Тогда повысить ваш жизненный тонус и разбавить однообразную жизнь поможет именно увлечение - хобби.
Вариант 4. Поменять работу. Поменять компанию, руководителя, профессию и т.д. При условии, что единственным негативным фактором, который омрачает ваше служение профессии, является скука, я бы рекомендовала использовать Вариант 4 только при полном провале Вариантов 2 и 3.
Помощник руководителя — должность, которая присутствует в структуре кадров практически любого российского крупного или среднего предприятия. Часто специалисты, занимающие соответствующую позицию, рассматриваются как секретари, обладающие весьма ограниченным спектром функций и обязанностей. Но это совершенно некорректный подход к пониманию специфики рассматриваемой должности. Помощник руководителя может быть наделен самым широким спектром полномочий. Требования к его квалификации и компетенции могут быть очень высокими. Какова специфика должности, о которой идет речь? Каковы типичные права и обязанности помощника руководителя в российской компании?
Что это за должность - «помощник руководителя»? Обязанности такого сотрудника — каковы они? В большинстве случаев под должностью «помощник руководителя» понимается секретарь. В редких вариантах данным словосочетанием обозначается позиция заместителя директора — но это характерно, как правило, для небольших компаний. В более или менее крупных бизнесах обязанности личного помощника руководителя сводятся главным образом именно к секретарским функциям. Каким именно? Прежде всего это делопроизводство, работа с корреспонденцией, решение задач, связанных с организацией различных встреч и иных мероприятий, в которых принимает непосредственное участие руководитель фирмы. Обязанности секретаря (помощника) руководителя также практически всегда включают прием телефонных звонков в офисе.
В некоторых случаях соответствующая должность дифференцируется на несколько разновидностей. Так, секретари, выполняющие преимущественно техническую работу — прием телефонных звонков, обработку корреспонденции и т. д., именуются референтами. В свою очередь, те специалисты, которые отвечают за организацию мероприятий и делопроизводство, называются офис-менеджерами. Есть точка зрения, что для такой должности, как помощник руководителя, обязанности и полномочия предполагаются более широкие в сравнении с типично секретарскими. В частности, таковые могут выражаться в необходимости личного присутствия на мероприятиях, в которых принимает участие руководитель — корпоративах, деловых переговорах, праздниках. Помощник в этом случае может отвечать за презентации, которые подготовил руководитель, или же за имиджевую составляющую участия в мероприятии своего начальника. Можно отметить, что в трудовых книжках должность помощника руководителя чаще всего обозначается именно как «секретарь».
Рассмотрим такой аспект, как типичные требования к кандидатам на должность «помощник руководителя». Обязанности, которые предполагается выполнять сотруднику на соответствующей позиции, требуют наличия определенных навыков и квалификаций. Конкретный их перечень во многом определяется должностной спецификой деятельности секретаря. Так, если деятельность помощника руководителя будет преимущественно соответствовать позиции референта, то требования в этом случае будут не столь жесткими: среднее образование, минимальный опыт работы, базовые навыки по работе с ПК и офисной техникой. В свою очередь, если в компетенции помощника руководителей будут входить некоторые менеджерские функции, то перечень требований в этом случае будет больше, а должностные обязанности предполагать более высокий уровень квалификации кандидата на должность секретаря.
Типичный набор навыков, которыми должен в большинстве случаев обладать помощник руководителя, таков: знание распространенных иностранных языков, владение популярными компьютерными программами для работы с документами, изображениями, презентациями. Важный аспект требований к квалификации помощника руководителей — личные качества. К таковым принято относить вежливость, внимательность, доброжелательность, ответственность, готовность к решению новых задач. Предпочтительный возрастной интервал кандидата на должность помощника руководителя во многих организациях — 18-35 лет. Но, безусловно, есть предприятия, которые особенно ценят опыт сотрудника, и потому охотно берут людей гораздо старше.
Многие фирмы, вместе с тем, предпочитают набирать на работу, предполагающую выполнение функций, которые характерны для помощника руководителя, специалистов без большого опыта. Это может быть обусловлено спецификой сегмента бизнеса, в котором ведет деятельность компания. В некоторых случаях лучше обучить сотрудника работе в фирме, которая, условно говоря, открыла первое в России производство микропроцессоров для смартфонов и планшетов, с нуля, с погружением во все необходимые нюансы столь высокотехнологичного сегмента бизнеса, чем пытаться объяснить опытному человеку, что старые методы решения задач в каких-то случаях не работают.
Рассмотрим более подробно характеризующие такую должность, как помощник руководителя, обязанности. Выше мы отметили, что таковые во многом сводятся к секретарским функциям. Но это не всегда так. Часто бывает, что помощник руководителя компании, особенно если речь идет о крупной организации, вовлечен в принятие ключевых управленческих решений. Он может сопровождать переговоры, в которых участвует начальник — и не только в техническом аспекте, но также и подключаться к соответствующим диалогам, высказывать мнения, советы.
В ряде случаев руководитель может делегировать своему помощнику некоторые свои функции — например, в части информирования коллектива предприятия о каких-либо значимых управленческих решениях. Безусловно, сотрудник на рассматриваемой должности часто выполняет работу, связанную с обеспечением комфорта деятельности своего начальника — в части слежения за тем, чтобы в его кабинете был оптимальный микроклимат, всегда наличествовал, условно говоря, свежий чай, чтобы основная техника, которой пользуется руководитель, стабильно функционировала.
Итак, мы теперь знаем, каковы характеризующие такую должность, как помощник руководителя, должностные обязанности. Следующая наша задача — изучить специфику режима работы сотрудника на соответствующей позиции. Безусловно, в общем случае помощник выполняет свои обязанности по графику, установленному ТК, то есть в рамках 8-часового рабочего дня, 5 дней в неделю. Но на практике возможны существенные отклонения от соответствующего режима. Подобные сценарии могут быть характерны для такой должности, как помощник руководителя с дополнительными обязанностями.
Дело в том, что специалист, работающий на данной позиции, может быть вовлечен не только в дела своей компании, но также в решение задач, не связанных прямо с внутрикорпоративными активностями. Так, помощник, обладающий соответствующими полномочиями, может направляться в командировки, на семинары, конференции. Сотрудник также может осуществлять некие посреднические обязанности между своим руководителем и менеджерами, работающими в других организациях — например, в части документооборота или реализации совместных проектов. График работы при решении подобных задач, конечно же, может быть далеким от того, что предусмотрен ТК. Фактически он становится ненормированным, часто — более удлиненным в сравнении со стандартными 8 часами.
Рассмотрим то, каким образом может выглядеть должностная инструкция помощника руководителя. Структура соответствующего документа, как правило, начинается с общих положений. В них может быть указано, что помощник руководителя относится к категории специалистов. Таким образом, уже на уровне локального источника права компания может зафиксировать тот факт, что человек на рассматриваемой должности — не менеджер (не замдиректора). С высокой вероятностью — секретарь или, например, личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями.
В «Общих положениях» должностной инструкции также могут присутствовать формулировки, отражающие квалификационные требования к специалисту. Например, о том, что помощник руководителя должен иметь профессиональное образование и некий стаж работы. Иногда в этой же части должностной инструкции фиксируется сфера бизнеса, в которой человеку желательно иметь опыт ведения деятельности.
В «Общих положениях» фиксируются ключевые компетенции сотрудника. Они могут выражаться в требованиях к знанию структуры менеджмента предприятия, внутренней и внешней политики компании-работодателя, принципов коммуникаций фирмы с органами власти и иными организациями, стандартов, характеризующих делопроизводство, правил деловой коммуникации, а также норм внутреннего трудового распорядка в компании.
Следующий ключевой раздел инструкции - «Должностные обязанности». Какова его специфика? В данном разделе фиксируются главным образом функциональные обязанности помощника руководителя. Таковыми могут быть: планирование рабочего дня начальника (в аспекте встреч, звонков, собеседований), организация технического обеспечения работы руководителя (в части заказа транспорта, организации деловых встреч), участие в командировках, деловых переговорах, ведение протоколов и иных документов, обеспечение взаимодействия руководителей предприятия с другими структурами фирмы, ведение коммуникаций с государственными органами.
Должностная инструкция всегда включает права, которыми обладает помощник руководителя. Обязанности, предусмотренные спецификой должности, всегда дополняются соответствующими преференциями. Итак, какими правами обладает сотрудник на рассматриваемой должности? Интересно, что с ними вполне коррелируют обязанности помощника руководителя предприятия. Так, например, право подписи и визирования тех или иных документов возникает в связи с необходимостью периодической работы с таковым источниками. Пример иного права сотрудника на соответствующей должности — запрашивать от непосредственного руководства, а также от других специалистов фирмы, необходимую информацию для включения в документы. Правом требовать от начальника обеспечения комфортных условий в работе также обладает помощник руководителя. Должностные обязанности человека на соответствующей позиции могут быть связаны с периодической отправкой и получением документов — и эти процедуры должны осуществляться при задействовании различных технических средств. Секретарь вправе ожидать обеспечения полного доступа к таковым.
Итак, мы изучили то, что входит в обязанности помощника руководителя, а также то, каким может быть спектр его прав. Но в большинстве должностных инструкций для специалистов рассматриваемого профиля присутствует еще один раздел - «Ответственность». Какие формулировки могут присутствовать в нем? Помощник руководителя чаще всего несет ответственность за: ненадлежащее выполнение обязанностей, предусмотренных инструкцией, о которой идет речь, но в пределах, которые зафиксированы в ТК РФ; правонарушения, что совершены им в ходе деятельности — опять же, в пределах российского законодательства; за причинение вреда компании — в пределах, зафиксированных в Трудовом, Гражданском кодексах РФ и иных источниках права.
Итак, мы изучили специфику такой должности, как помощник руководителя, обязанности и требования, характеризующие данную позицию в структуре кадров предприятия. Специалист, выполняющий соответствующую работу, чаще всего выполняет секретарские функции, но может иметь значительно более широкие полномочия. В редких случаях понятие «помощника руководителя» соответствует должности заместителя директора, но это характерно главным образом для небольших предприятий.
В «классической» трактовке словосочетания «помощник руководителя» работа человека на соответствующей позиции может быть приближена к функциям референта, делопроизводителя или, например, офис-менеджера. В трудовой книжке помощника руководителя, скорее всего, будет запись «секретарь» или «референт», хотя многое, безусловно, зависит от корпоративных стандартов, принятых в конкретной организации.
Потребность в том, чтобы приглашать на работу специалистов рассматриваемого профиля, характеризует деятельность руководителей большинства российских предприятий. Эффективная работа топ-менеджера зависит от того, насколько качественно будет решать свои задачи его помощник — казалось бы, второстепенные с точки зрения практического управления предприятием, однако на деле исключительно значимые для организации. Работа секретаря — важнейшая в структуре коммуникаций коллектива, который возглавляет руководитель фирмы.
Отметим, что во многих фирмах практикуется назначение сразу нескольких помощников директора. При этом статус и полномочия каждого могут различаться. Один специалист может отвечать как раз-таки за секретарские функции, другой — являться офис-менеджером, третий — сопровождать руководителя на мероприятиях. При этом менеджеры по кадрам могут практиковать взаимозаменяемость сотрудников в рамках соответствующих направлений активности.
Должностная инструкция помощника руководителя создается для упорядочивания трудовых взаимоотношений. В документе обозначены функциональные обязанности, ответственность, права сотрудника.
Должность «помощник руководителя» в разных организациях может называться по-разному: личный помощник директора, ассистент руководителя, секретарь.
1. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.
2. Помощник руководителя подчиняется непосредственно руководителю компании.
3. В период отсутствия помощника руководителя его права и функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.
4. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж аналогичной работы от одного года.
5. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:
6. Помощник руководителя должен знать:
На помощника руководителя возложены следующие функциональные обязанности:
1. Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий.
2. Личное сопровождение руководителя на встречах, приемах, в поездках.
3. Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч.
4. Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.
5. Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения.
6. Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов.
7. Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя.
8. Запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема.
9. Прием документов и заявлений на подпись руководителя, их регистрация, учет и передача руководителю.
10. Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства.
11. Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня.
12. Выполнение служебных поручений руководителя.
Помощник руководителя имеет право:
1. Получать информацию в объеме, необходимом для выполнения поставленных задач.
2. Направлять руководству предложения по улучшению своей работы и рационализации деятельности компании.
3. Направлять запросы в подразделения организации (по поручению руководителя или по личной инициативе) на получение документов, необходимых для выполнения его должностных обязанностей.
4. Требовать от руководства учреждения создания условий, необходимых для выполнения его служебных обязанностей.
5. Принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции.
6. Иметь доступ к конфиденциальной информации, при возникновении служебной необходимости.
Помощник руководителя несет ответственность за:
1. Предоставление сотрудникам организации недостоверной информации.
2. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.
3. Нанесение материального ущерба организации, государству, ее контрагентам, сотрудникам.
4. Нарушение сроков выполнения поставленных задач.
5. Нарушение положений руководящих документов организации, решений, постановлений.
6. Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации.
7. Действия, выходящие за пределы его компетенции.
8. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.
9. Нарушение норм делового этикета, грубое обращение с деловыми партнерами, посетителями, сотрудниками организации.
Существует мнение, что помощником может быть человек в возрасте от 25 до 30 лет. Многие специалисты весьма скептически относятся к установлению подобных границ. Работа, требующая высокого напряжения и большой концентрации внимания, предъявляет особые требования к профессионализму, психологической устойчивости, коммуникативным навыкам, которые приобретаются исключительно за счет знаний, опыта, репутации. Именно поэтому в последнее время должность личного помощника существенно «повзрослела». Ориентируясь на совокупность объективных и субъективных параметров и характеристик, надежным помощником можно считать лицо, достигшее полной личностной и профессиональной зрелости. С этой точки зрения 30-летие – это не завершающий этап карьеры помощника, а, скорее, ее отправная точка. Еще совсем недавно личными помощниками становились в основном представительницы женского пола. Сегодня помощник-мужчина – это уже не редкость – его отличает целеустремленность, решительность и эмоциональная сдержанность, он обладает интеллектом, способностью к стратегическому мышлению. В свою очередь, женщины-помощники более стрессоустойчивы, лучше адаптируются, тоньше чувствуют нюансы отношений благодаря своей гибкости, быстро находят выход из сложной ситуации, внимательны к деталям и обладают умением слушать, более терпеливы при выполнении рутинной работы. Поэтому выбор помощника должен основываться не на его половой принадлежности, а на профессионализме, совокупности навыков.
Требования к образованию кандидата на должность персонального ассистента не слишком жесткие: им может быть специалист, имеющий высшее образование в любой области, главное – наличие других составляющих, необходимых для осуществления функционала по данной позиции. Чаще всего в роли помощников преуспевают гуманитарии – специалисты в области туристического бизнеса, связей с общественностью и документационного обеспечения управления, историки, переводчики, журналисты, филологи. Помощник может иметь техническое, экономическое или юридическое образование – такие специалисты нередко обладают аналитическим складом ума, демонстрируют свои способности при подготовке обзоров, отчетов или кураторстве проектов, выполняют задания повышенной сложности. И конечно, всегда приветствуется образование, соответствующее профилю компании.
В то же время требования, предъявляемые к опыту работы, профессиональным навыкам помощника, очень высоки. Не правы те, кто думает, что персональному ассистенту достаточно владеть секретарскими навыками – знать иностранный язык, владеть компьютером, иметь опыт составления деловых писем и обеспечения командировок, бронирования билетов и организации деловых встреч. Кроме всего вышеназванного, помощнику необходимо:
Обладать аналитическим складом ума и способностями к системному логическому мышлению;
Иметь хорошую память, обладать быстротой реакции;
Быть трудолюбивым, выносливым, стрессоустойчивым;
Иметь широкий кругозор, грамотную речь;
Уметь брать на себя ответственность;
Иметь хороший вкус;
Быть преданным корпоративным интересам и личным интересам своего руководителя.
Нужно отметить и такой нюанс жизни личного помощника руководителя как его личная жизнь. Об этом знает Е.В. Майорова, директор по персоналу компании «ПРАЙМ ДЕВЕЛОПМЕНТ
Помощник руководителя, как и любой человек, имеет право на личную жизнь. Но, сохранить баланс между работой и личной жизнью мало кому удается. Решение задач, поставленных руководителем, отнимает колоссальное количество сил и времени, а между тем круг собственных знакомых существенно становится меньше из-за постоянной занятости. Проходит большое количество времени, а с утра и до утра приходится решать чужие проблемы. Незаметной становится г грань между работой и личной жизнью, а жизненный цикл приемлемый для большинства людей – 8 часов сна, 8 часов работы и 8 часов развлечений и отдыха, – не реализуется ни в один из дней недели. В большинстве случаев это кончается неделовыми отношениями. Предложений от работодателей о вакантном месте хорошо оплачиваемого секретаря-референта и помощника руководителя часто встречаются на сайтах и в специализированных СМИ по трудоустройству, но не мало желающих занять данную должность. Различные истории женских романов о девушках задумывающихся и пытающихся устроить личную жизнь на работе убеждают что это возможно. При каких условиях сюжет из женского романа может воплотиться в реальной жизни, можно представить из жизненных наблюдений за коллегами, друзьями работающих на данных должностях, просмотров сайтов кадровых агентств по поиску работы. Например, когда руководитель целенаправленно ищет референта с определенным набором качеств для исполнения не только стандартных обязанностей из должностной инструкции, но и для других функцийнередко неделового характера. Данная традиция, перешедшая в нашу страну с Запада получила широкое распространение в России еще с перестроечных времен. в настоящее время достигает наивысшего пика популярности.
Также распространен и такой момент, что помощник после первого месяца работы сталкивается с притязаниями со стороны директора, не совпадающими с его жизненными ценностями и принципами. Бывает, конечно, что ж изненные принципы могут измениться у помощника, могут появиться взаимные симпатии,. Но, зачастую в этой ситуации все обычно одними намеками со стороны руководителя не заканчивается. А в случае отказа обязательно последуют недомолвки, публичные недовольства, замечания и увольнение. Также может быть постепенное развитие деловых отношений между руководителем и помощником. Со временем люди просто привыкают друг другу, встречаясь и общаясь по вопросам бизнеса в течение нескольких месяцев или лет совместной работы. Финал в таких случаях имеет широкую вариативность: от надоедания друг другу и расставания до оформления отношений. Как бы ни были разнообразны сюжеты из жизни помощников, все-таки решение достичь карьерной цели, определенного материального достатка, завязывая личные отношение с руководителем, вряд ли можно считать удачным. Чаще всего неосуществимыми являются и мечты референта об удачном замужестве с руководителем. Как бы то ни было, поразмышлять над чужим опытом референтов-помощников, уже прошедших аналогичный путь, будет не лишним. Руководители, подбирающие себе помощника, конечно же, в первую очередь ищут грамотного и профессионального сотрудника, по возможности преданного. Но вместе с тем для этой профессии важна презентабельная внешность, поэтому наличие в резюме фото – частое требование для соискателей данной вакансии. И все же сомнительно, что руководителя может устроить человек неэнергичный и не заинтересованный в работе с перспективой роста и не рассчитывающий на долговременное сотрудничество. Бизнесмены ответственны за свой бизнес, и приоритеты расставляют, как и полагается: на первом месте – успешная работа и конкретные результаты. Поэтому претендентам на вакансию личного помощника после предварительного отбора по фото и резюме приходится также проходить собеседование, включающее обсуждение резюме, профессиональных навыков, условий работы и уровня зарплаты, затем заполнение общепринятой анкеты кандидата, прохождение психологических тестов и т.д В силу сложившихся стереотипов считается, что кандидат, устраивающийся на должность помощника руководителя, ищет легких путей в жизни, в частности – успешной карьеры, а возможно, и рассчитывает на удачную личную жизнь. Однако, как показывает опыт, в реальности ожидания помощника и руководителя редко совпадают. Помощник, чаще молодая девушка, ожидает глобальных изменений не только в карьерном плане, но и в личной жизни уже в силу своего возраста, и совершенно иные планы, как правило, – у руководителя. Знаки внимания, комплименты, руководителя воспринимаются помощником как потенциальное предложение о долгосрочных отношениях. О том, что руководитель устает от бизнес-рутины и семейных проблем и ему иногда хочется приятно провести время. Руководитель не вынашивает далеко идущих планов относительно долгосрочных отношений,. И если карьера у помощника не складывается, что выражается в отсутствии перемещения на иную должность в первые два-три года работы, ему лучше просто уволиться из компании.
Генеральный директор консалтинговой компании как-то поделился со мной тем, каким ему видится идеальный помощник, из обязательных качеств он указал чтоб обладала личностными качествами как доброта и отзывчивость, интеллектом, внимательностью. Здесь подразумевались и неформальные отношения. Потенциальному помощнику фактически предлагается роль второй жены – которую руководитель скрывает ото всех.. В это ситуации за женщину радоваться затруднительно. Но её никогда не будет устраивать второстепенная роль. Наоборот, с течением времени душевный конфликт женщины-помощника становится все острее, ведь чем дольше длятся деловые и неформальные отношения, тем больше появляется невидимых нитей и взаимосвязей между людьми. Ситуация весьма осложняется после рождения общего ребенка, который в обычной семье больше укрепляет брак, нежели разрушает, чего нельзя сказать о ситуации негласного совместного существования, скрываемого обычно от друзей, родственников и жены. Часто на помощников возлагается множество обязанностей, абсолютно не связанных с должностной инструкцией. Выполнение «расширенных обязанностей» заставляет референтов проводить с руководителями неограниченное количество времени, решая их дела, в том числе личные. Все бы ничего, если бы не излишняя погруженность в дела руководителя, она создает у помощника иллюзию особого доверия, а у руководителя формирует комплекс личной заинтересованности в помощнике как в крайне необходимом человеке. Такие отношения повышенной доверительности могут создать у женщины ощущение привязанности, а иногда и способствовать зарождению зависимости от руководителя. В такой ситуации развязка может быть плохой. Как показывает практика, не только помощник может зависеть от руководителя. Руководитель тоже может попасть в зависимость от своего помощника и даже пострадать от этого.Нередко именно от помощника зависит морально-психологический климат всего коллектива. В первую очередь это касается референта, тесно связанного с руководителем не только деловыми, но и неформальными отношениями. Известны случаи, когда все контакты с руководителем замыкались на его помощнике, и тогда, не имея хороших отношений с помощником, невозможно ничего добиться – ни встречи с руководителем, ни его положительных или быстрых решений, крайне необходимых в бизнесе. Руководитель оказывается в зависимости от настроения помощника, и это решающим образом отражается на всех работниках. В такой обстановке нарушается психологическое равновесие коллектива. Сотрудники из-за боязни попасть под горячую руку помощника, а затем и руководителя пытаются скрыть настоящее положение дел в компании, вынуждены искажать факты, что негативно сказывается на результатах работы компании в целом. И если поначалу всех все устраивает, то впоследствии может бумерангом вернуться к руководителю не победами, а бедами в бизнесе. Играть одновременно роль помощника и любовницы удается далеко не каждому референту – об этом руководителю следует задуматься уже на начальном этапе неформальных отношений со своим помощником. Охлаждение в отношениях, характерное для большинства служебных романов между руководителем и его помощником, обязательно когда-то наступает, иногда – совсем неожиданно для обеих или одной из сторон. Длительность периода делового и неделового общения, посвящения помощника в тайны «мадридского двора» у всех «пар» бывает различная (в основном, от одного года до четырех лет). За это время личная жизнь перемешивается с работой, как коктейль в миксере. Что же делать? Вопрос исконно русский, часто звучащий при столкновении человека со сложной проблемой. А серьезная проблема здесь налицо: происходит «прирастание» к человеку и его интересам, и, возможно, абсолютно бесперспективное. Минорная направленность развития таких романов – характерная особенность личной жизни помощника руководителя. Забота о руководителе начинается из-за исконно женской потребности опекать, которая постепенно перерастает в привычку. И что самое неприятное, именно эта привычка становится камнем преткновения, постепенно затягивающим помощника в болото отношений без конкретного будущего. А далее следует потеря чувства ответственности за свою судьбу и плохо скрываемая зависимость от руководителя – представителя «сильных мира сего». О тех, кому удалось-таки выйти замуж за своего руководителя и сделать блестящую карьеру за счет протекции мужа-бизнесмена, мало сообщается в прессе, и именно потому, что в жизни такое случается довольно редко. Но все же и такое бывает! Мой знакомый, генеральный директор юридической компании, как-то пытался доказать мне, что в жизни все возможно... Его роман с личным помощником закончился удачно для обоих, если так можно, конечно, считать. Он женился на молодой помощнице, оставив прежнюю семью. Его мнение звучало в моих ушах, как колокольный набат: оказывается, «надо попробовать в жизни все: открыть собственное дело, поменять жену, если возникнет такая необходимость, а по возможности – поменять и родину, уехав за границу». И если с мнением насчет «пробы пера» в области открытия собственного бизнеса, вполне вписывающимся в жизненные принципы любой зрелой личности, согласится, пожалуй, каждый, то по вопросу смены жены и родины будет, полагаю, вестись широкая дискуссия, и оппонентов у данного мнения будет гораздо больше, нежели защитников. Так вот, сейчас его молодая жена возглавляет новое и самое сложное направление бизнеса – производство трикотажа. Она встает раньше мужа, уже с восьми утра она на работе и лишь поздним вечером, около десяти, возвращается домой. Получается, что только очень энергичные и трудолюбивые помощницы, готовые встать в ряды постоянно занятых бизнес-вуман, работающих очень интенсивно, по 12–14 часов в сутки, могут надеяться на это самое удачное замужество.
И все же для российских бизнесменов предложение руки и сердца собственному секретарю – совсем не характерный шаг, впрочем, как и для их зарубежных коллег. Мечта девушек и женщин, устраивающихся на должность помощника директора с целью удачного замужества, сродни мечте заполучить крупный выигрыш в казино: все зависит от того, как фишка ляжет. Однако, по наблюдениям, в казино ходят играть лишь очень богатые и обеспеченные люди, которые чаще проигрывают, чем выигрывают, и им все нипочем – беднее они не становятся. А когда ставкой является собственное благополучие, как в случае с помощницей, не нашедшей жизненного «пристанища» в роли законной жены и соратницы собственного руководителя, может, не стоит рисковать? Любовь в начале корпоративной пьесы не обязательно заканчивается счастливым браком в ее финале.
("Секретарь-референт" №10 2007)
