As organizações emitem regularmente fundos responsáveis para seus funcionários. Os funcionários gastam esse dinheiro em necessidades comerciais - despesas de viagem, despesas postais, compra de material de escritório, ativos fixos. O documento que reflete as despesas dos responsáveis é denominado relatório antecipado. Como fazer um relatório antecipado em 1C 8.3 Contabilidade passo a passo? Como registrar diárias em um relatório antecipado em 1C 8.3? Responderemos a essas perguntas no artigo.
Um relatório antecipado é preparado para cada funcionário para quem o dinheiro foi emitido contra o relatório. Consiste em duas seções.
No primeiro você pode ver:
Na segunda seção, você pode ver detalhadamente em que o contador gastou o dinheiro. Você pode fazer um relatório de despesas em 1C 8.3 em 4 etapas.
Vá para a seção “Banco e Caixa” (1) e clique no link “Relatórios antecipados” (2).
Na janela que se abre, você verá uma lista de todos os relatórios antecipados. Para criar um novo relatório de despesas, clique no botão “Criar” (3).
Será aberta uma janela para geração de relatório antecipado. Se parece com isso:
Na parte superior do relatório de despesas preencha os campos: “Organização” (4), “Responsável” (5), “Armazém” (6). O armazém fica cheio se o contador comprou estoque ou ativos fixos.
Vamos falar mais detalhadamente sobre o preenchimento dessas guias.
Na aba “Adiantamentos” (8), reflita os valores emitidos ao contador. Para preenchê-lo, no campo “Documento antecipado”, selecione na lista o pedido de recebimento de dinheiro desejado. O valor do adiantamento será preenchido automaticamente.
Se o contador comprou bens ou materiais, reflita seu nome e custo na guia “Mercadorias” (9). No campo “Documento (despesa)”, insira o tipo de documento do qual foram recebidos os valores, seu número e data. No campo “Nomenclatura”, indique o nome dos bens ou materiais que o contador adquiriu por meio desta nota fiscal. Preencha também os campos “Quantidade” e “Preço”. 1C 8.3 calculará os dados para o campo “Valor” do próprio relatório antecipado. A “conta contábil” 1C 8.3 será determinada automaticamente, dependendo do tipo de itens recebidos (produtos, materiais, ativos fixos).
Se o responsável pagou por bens ou serviços a partir do valor contábil, preencha a guia “Pagamento” (10) do relatório antecipado em 1C 8.3. No campo “Documento (despesa)”, indique o tipo de documento que foi pago. No campo “Contraparte / acordo”, selecione um fornecedor e indique os detalhes do acordo com ele. Em “Conteúdo”, insira a finalidade do pagamento, por exemplo, “Pagamento de baterias”. No campo “Reembolso da dívida”, selecione em qual documento foi feito o pagamento. Indique também o valor do pagamento (campo “Valor”).
Preencha a aba “Outros” (11) do relatório prévio em 1C 8.3 se o declarante estiver relatando uma viagem de negócios, bem como despesas de transporte, postais e outras despesas não refletidas nas abas anteriores. Semelhante às abas anteriores, preencha o “Documento de Despesas”. No campo “Nomenclatura”, selecione as despesas que o contador está reportando, indique o valor da despesa (campo “Valor”). O campo “Conta de Custos” do relatório prévio será preenchido automaticamente por 1C 8.3.
Após preencher todos os campos do relatório de despesas em 1C 8.3, você pode lançar e imprimir o relatório de despesas. Clique no botão “Passar” (12). Agora existem lançamentos contábeis para o relatório de despesas. Para imprimir um documento, clique no botão “Imprimir” (13).
Em quase todas as organizações, pelo menos uma vez um contador teve que enviar um funcionário em viagem de negócios. Neste artigo veremos como organizar uma viagem de negócios em 1C 8.3 Contabilidade.
Você vai aprender:
Primeiro, vejamos as perguntas que surgem com mais frequência para os usuários:
Infelizmente, não há documentos pessoais - como pedido de viagem de negócios ou certificado de viagem - na Contabilidade 3.0. Mas eles podem ser modificados de forma independente ou com a ajuda de um programador.
Vejamos como processar transações de viagens em 1C 8.3 Contabilidade, usando um exemplo.
Despesas de viagem em 1C 8.3 Contabilidade, incl. preencher a diária com base no relatório antecipado do funcionário em viagem de negócios através do documento Relatório antecipado na seção Banco e caixa – Caixa – Relatórios antecipados.
No cabeçalho do documento indique:
Na aba Despesa pré-paga por botão Adicionar selecione documentos de pagamento antecipado.
Refletir o cálculo das diárias em 1C 8.3 Contabilidade na aba Outro. Aqui, mostre todas as outras despesas de viagem (passagens de trem, hospedagem, etc.).
Item de custo selecione com Tipo de consumo - Despesas de viagem.
Postagens
Assim, o IVA imputado aos bilhetes e SF apresentados pelas contrapartes pode ser deduzido nas seguintes colunas:
Como resultado do registro, o BSO e o SF serão criados automaticamente:
Os documentos podem ser encontrados na revista Faturas recebidas através da seção Compras – Compras-Faturas recebidas ou siga os links no documento Relatório antecipado .
Para calcular o ganho médio durante uma viagem de negócios, crie um tipo de acumulação com o mesmo nome no diretório Provisões, que pode ser aberto na seção Salário e pessoal - Diretórios e configurações - Configurações salariais - Cálculo da folha de pagamento - Provisões.
Preste atenção no preenchimento dos campos:
Capítulo Imposto de renda pessoal :
Capítulo Prêmios de seguro :
Capítulo Imposto de renda, tipo de despesa prevista no art. 255 Código Tributário da Federação Russa :
Capítulo Reflexão na contabilidade :
Em 1C, o valor acumulado será refletido na conta salarial com as configurações BU e NU especificadas no diretório Funcionários em campo Contabilidade de despesas .
A acumulação de subsídios de viagem em 1C 8.3 Contabilidade não possui um documento padrão especial. Portanto, o cálculo do rendimento médio durante uma viagem de negócios é calculado manualmente e documentado Folha de pagamento No capítulo Salário e pessoal - Salário - Todas as provisões - Botão Criar - Folha de pagamento.
No documento indique:
Por botão Adicionar selecione o funcionário que receberá o pagamento pelo tempo em uma viagem de negócios. Por botão Acumular selecione.
O funcionário deve receber dinheiro antes da viagem de negócios. Um adiantamento pode ser emitido na caixa registradora ou os fundos podem ser transferidos para a conta bancária pessoal do funcionário. Ao mesmo tempo, em 1C 8.3, os documentos financeiros são elaborados na seção Banco e Departamento de Caixa:
Em documentos de caixa, você precisa adicionar um documento usando o botão Emitir:
Passemos ao preenchimento do documento de caixa. O tipo de transação deve ser especificado. Emitir ao responsável:
Detalhes do formulário impresso:
Importante! Desde 2012, os fundos para viagens de negócios são emitidos mediante solicitação sob qualquer forma.
Insira os dados de identificação do funcionário do diretório Pessoa Física:
Se você especificar para o item DDS no diretório Itens de Fluxo de Caixa que ele é usado por padrão em transações para emissão de valores contábeis, o item DDS no documento Retirada de Dinheiro será inserido automaticamente:
Os movimentos do documento (lançamento) para emissão de dinheiro ao responsável são padrão:
Uma ordem de saída de dinheiro no formulário KO2 pode ser aberta clicando no botão Imprimir. Usando o comando Imprimir, você pode imprimir o formulário padrão de ordem de recebimento de dinheiro (CO2).
O documento Baixa de uma conta corrente em 1C 8.3 é gerado via Insira a baixa do documento de uma conta corrente:
As movimentações de documentos Débito em conta corrente são geradas somente após assinalar a caixa Confirmado por extrato bancário:
Ao retornar de uma viagem de negócios e retornar ao trabalho, o funcionário é obrigado a relatar as despesas de viagem no prazo de três dias úteis.
Despesas de viagem reembolsáveis:
Para refletir despesas de viagem. O diário de relatórios antecipados está localizado na aba Banco e caixa - guia Relatórios antecipados:
Um relatório antecipado em 1C 8.3 pode ser criado a partir do diário de relatórios antecipados usando o botão Criar:
Importante! Você não precisa fornecer nenhum documento que comprove suas despesas com diárias. Para outras despesas, você deverá ter documentos comprovativos (recibos).
Se o pagamento for feito em dinheiro, deverá haver a confirmação do pagamento por meio de cartão bancário pessoal, que contenha o sobrenome do viajante.
Na seção tabular Outros, você deve inserir todos os dados dos documentos de relatório fornecidos pelo funcionário:
A fatura recebida é gerada automaticamente com base nos dados da coluna Detalhes da fatura:
e é exibido no Livro de Compras:
Recursos de trabalho com pessoas responsáveis em 1C 8.2 (8.3), como preencher corretamente o relatório antecipado são discutidos no vídeo a seguir:
Você pode verificar o status das liquidações com um viajante em 1C 8.3 usando o relatório Balanço da conta:
Usando este relatório em 1C 8.3, você pode reconciliar acordos mútuos com um funcionário para despesas de viagem, bem como para todos os valores contábeis:
Para devolver fundos não utilizados emitidos para despesas de viagem, em 1C 8.3 é necessário criar um documento de recebimento de dinheiro com base no relatório antecipado:
No documento criado você precisa verificar os dados:
Neste material falaremos sobre como é processada uma viagem de negócios no programa de contabilidade 1C, edição 3.0.
Uma ordem do chefe de uma organização é a base para o envio de um funcionário de uma determinada empresa em viagem de negócios. Então, com base no pedido, é emitido um certificado. Esses documentos não são gerados no programa de contabilidade 1C.
A emissão de fundos para relatórios é o início do registro da viagem de negócios. O adiantamento financeiro pode ser emitido em conta à ordem - através de documento denominado “Baixa em conta à ordem”, ou no caixa - através de documento denominado “”.
Ao regressar de uma viagem de negócios, no prazo de 3 dias úteis, o funcionário da empresa deve lavrar um denominado documento, acrescentando-lhe todos os documentos comprovativos necessários - bilhetes de viagem, cheques, faturas de residência. Todas as despesas listadas serão reconhecidas na data de aprovação do relatório prévio se estiverem reunidas as condições para o seu pagamento. Se as despesas de viagem excederem o valor do adiantamento, serão reconhecidas somente após compensação ao empregado da empresa pelo valor financeiro da despesa excessiva.
"1C Contabilidade 8": organização de viagens de negócios
Considere este exemplo: uma empresa chamada “Plyushka” envia o seu funcionário para S.S. Sakharov. em viagem de negócios à cidade de Kazan por três dias. O funcionário recebe um adiantamento de 8.000 rublos no caixa da organização. Fundamento - declaração nº 3. Após retornar de uma viagem de negócios, o funcionário apresenta um relatório antecipado, acrescentando os seguintes documentos: passagens de trem no valor de 2.360 rublos (com IVA de 18%) e conta de hotel, que é de 3.000 rublos ( livre de impostos). A diária da organização é de 600 rublos.
A emissão de adiantamento de caixa a funcionário da organização deve ser formalizada através do documento “Ordem de despesas de caixa”. Para realizar esta operação, acesse a aba “Banco e Caixa” e a seguir na seção “Caixa” selecione o documento desejado. Não se esqueça de definir corretamente o tipo de transação necessária “Emissão para responsável”. Em seguida, preencha o documento, indique o número do pedido no requerimento, assim desde 2012 as finanças são informadas com base no requerimento.
Feito isso, é necessário elaborar um relatório prévio (localização - mesma seção e aba). Neste documento, preencha uma aba denominada “Adiantamentos”, na qual indique os centros de liquidação financeira para os quais os recursos foram emitidos. Em seguida, acesse a aba “Outros”, onde indicamos 3 tipos de despesas para viagem de negócios de funcionário de uma empresa. Todas as despesas monetárias listadas são aceitas como despesas do sistema tributário simplificado.
Em seguida, observe o livro de transações e despesas e. Todas as despesas, desde que pagas, irão para o KUDiR.
E o trabalhador deve devolver o restante dos fundos não utilizados ao caixa da empresa por meio do documento “Ordem de Dinheiro Lucrativa”.
Como organizar uma viagem de negócios e pagar despesas de viagem no programa 1C 8.3 Contabilidade?
O envio de um funcionário da empresa em viagem de negócios começa com uma ordem do diretor. O funcionário é informado sobre isso e, caso haja acordo, o pedido é transferido para o departamento de contabilidade (a ordem das operações nas diferentes empresas pode ser diferente).
O departamento de contabilidade emite um certificado de viagem (com base na ordem do diretor). Esses documentos não são preparados na configuração padrão 1C 8.3 “Enterprise Accounting 3.0”.
No programa 1C, o registro de uma viagem de negócios começa com a emissão de dinheiro e relatórios.
Via de regra, o dinheiro é emitido na caixa registradora. Neste caso, a emissão é emitida por meio de “Ordem de Despesas de Caixa”. Embora, especialmente recentemente, os fundos possam ser transferidos por transferência bancária para o cartão de um funcionário. Neste caso, é criado um documento “Baixa da conta corrente”.
O valor é inicialmente calculado aproximadamente com base nas despesas esperadas:
Para receber os recursos, o funcionário deve redigir um extrato indicando o valor e a finalidade das despesas. No nosso caso, são despesas de viagem.
Consideremos o registo de um adiantamento utilizando o exemplo de uma “Ordem de saída de dinheiro”.
Você precisa definir imediatamente o tipo de emissão (tipo de transação) como “Responsável”. Em seguida, preencha os dados:
No comentário você pode indicar que se trata de um adiantamento para uma viagem de negócios:
Agora você pode lançar o documento e ver os lançamentos para emissão de ajudas de custo, que o 1C Contabilidade 8.3 irá gerar:
O funcionário contraiu uma dívida pela qual deve prestar contas.
Ao retornar de uma viagem de negócios, o funcionário é obrigado a prestar contas do dinheiro gasto. Para tanto, em 1C 8.3 é utilizado o documento “Relatório Antecipado”.
Um “Relatório antecipado” é criado na mesma seção de “Documentos de caixa”.
No formulário de lista, clique no botão “Criar”. Um novo formulário de documento será aberto.
Em primeiro lugar, escolhemos uma pessoa responsável. A seguir, na aba “Adiantamentos”, clique no botão “Adicionar” e na coluna “Documento Antecipado”, selecione a ordem de despesas emitida anteriormente (será aberta primeiro uma janela onde você deverá selecionar o tipo de documento que necessitamos):
Em seguida, vá até a aba “Outros” e preencha as linhas para onde foram as despesas do funcionário. Se os fundos foram usados para comprar mercadorias, essas transações devem ser refletidas na guia “Mercadorias”.
Um exemplo de preenchimento da aba “Outros”:
Se postarmos o documento e observarmos os lançamentos, veremos que a dívida da empresa para com o funcionário diminuiu em 2.000 rublos:
Como as despesas já foram pagas, elas vão imediatamente para o Livro de Receitas e Despesas do regime tributário simplificado:
Com base em materiais de: programmist1s.ru
