Todos os documentos que acompanham o registro de transações comerciais devem ser assinados pelas primeiras pessoas. Sem isso, eles são considerados inválidos. Quem tem o direito de assinar a documentação primária?
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Qualquer documento é reconhecido como válido somente se devidamente executado. Ao mesmo tempo, dependendo do tipo de documentação, os métodos de sua certificação também diferem.
Portanto, um círculo muito restrito de pessoas tem o direito de assinar documentos primários. Quem tem o direito de assinar a documentação primária?
Quaisquer transações comerciais realizadas na organização devem ser documentadas com documentação de suporte. É referido como documentos contábeis primários.
Com base neles, a contabilidade é realizada. Um dos principais requisitos para documentos primários é a presença da assinatura do responsável neles.
Nesse caso, o documento só se torna válido quando for certificado por uma pessoa que tenha o direito de assinar documentos primários.
A lista de pessoas que têm o direito de assinar a documentação primária deve ser ratificada por um despacho especial. Alguns representantes da organização têm esse direito em virtude de sua posição.
Às vezes, essa lista é fixa na organização. Em alguns casos, o direito de assinar pode ser concedido a terceiros.
A versão anterior da Lei de Contabilidade exigia que a lista de pessoas com direito a assinar documentos primários fosse aprovada diretamente pelo chefe da organização, de acordo com o contador-chefe.
A legislação alterada não prevê aprovação ou acordo com ninguém.
No entanto, o Ministério das Finanças entende que a lista de pessoas com direito a assinar documentação primária deve ser aprovada pelo chefe.
Uma distribuição clara de autoridade dentro da organização evitará ambiguidades e mal-entendidos.
Uma assinatura é uma assinatura manuscrita de um funcionário ou representante autorizado do assunto, confirmando a autenticidade do documento ou certificando sua cópia.
A assinatura refere-se aos detalhes obrigatórios de quase qualquer documento oficial. A "Assinatura" necessária consiste em:
Uma nuance importante é o documento no qual a assinatura é colocada. Ao redigir um documento em um formulário, não é necessário indicar o nome da organização como parte do requisito de "Assinatura".
Se o documento for elaborado em uma folha regular, é necessário o nome da organização.
O direito de assinar a documentação primária significa que o documento assinado desta forma tem força legal absoluta. Ou seja, é considerado um documento oficial em qualquer circunstância.
A documentação primária inclui documentos que contêm dados iniciais como resultado de alguma transação comercial.
Por exemplo, estes incluem:
;
;
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etc.
Na contabilidade, é simplesmente impossível prescindir da documentação primária. Esses documentos documentam quaisquer transações comerciais no momento de sua conclusão ou imediatamente após a conclusão.
É com base em documentos primários que todos os demais procedimentos contábeis são realizados.
O principal objetivo dos documentos contábeis primários é confirmar a força legal das operações econômicas realizadas.
Ao mesmo tempo, é estabelecida a responsabilidade dos executores individuais pelas operações realizadas. Para a maioria dos documentos primários, são fornecidos formulários unificados.
Na ausência disso, a organização tem o direito de desenvolver a forma do próprio documento. Mas, em qualquer caso, o documento principal deve necessariamente conter detalhes como:
Existem algumas diferenças entre uma ordem e uma procuração. Uma ordem para o direito de assinar a documentação primária em nome da organização é emitida em relação a um funcionário específico.
Funciona durante todo o período com este funcionário. Basicamente, o despacho estabelece o direito de assinar documentos internos.
Uma procuração é emitida para um indivíduo específico, independentemente do cargo ocupado. Como de costume, uma procuração é emitida por um período especificado.
A concessão do direito de assinar em nome da organização pode ser realizada tanto em relação aos funcionários da organização quanto a terceiros.
Mas o contador-chefe, bem como outros funcionários com direito à segunda assinatura, não podem ser investidos do direito da primeira assinatura.
De acordo com o Artigo 185, Cláusula 1 do Código Civil da Federação Russa, uma procuração é uma autorização por escrito emitida por uma pessoa para outra. O destinatário é a pessoa perante a qual o representante de confiança cuidará dos interesses da pessoa jurídica.
A procuração pode ser emitida por um período não superior a três anos. Na falta de prazo de validade, considera-se como tal um ano a partir da data de elaboração do documento.
Uma forma de procuração sem indicação da data de criação é reconhecida como nula ().
Com base nessas normas, o liquidante tem o direito de assinar diretamente os documentos primários.
Se a documentação primária for assinada pelo diretor após a eleição do liquidante, não poderá ser reconhecida como legal. Isto deve-se ao cumprimento dos poderes do director-geral, não sendo de todo necessária a sua destituição.
Uma pessoa que não é funcionário da organização pode assinar documentos primários e até colocar um selo neles. A base é uma procuração.
Segundo ele, o direito de assinar a documentação primária pode ser exercido por pessoas por decisão do chefe da organização.
Ou seja, em princípio, qualquer pessoa pode se tornar um representante autorizado. Na prática, o direito de assinar em nome da organização é adquirido.
Mas como essa nuance não é enfatizada na legislação, qualquer indivíduo pode ser incluído na lista de responsáveis.
Por exemplo, pode ser necessário conceder autoridade de signatário ao contador-chefe.
Além disso, a lei não proíbe a concessão de poderes especiais para cometer qualquer ato a um indivíduo.
Qualquer pessoa pode obter o direito de assinar a documentação primária se houver uma procuração de uma pessoa autorizada da organização.
Uma procuração em nome da organização é emitida após ser certificada pela assinatura do diretor executivo e pelo selo da organização (). Tal procuração não requer reconhecimento de firma.
A legislação tributária não contém uma regra que permita que um empresário individual delegue sua autoridade para assinar documentos primários em outras pessoas.
Vídeo: contabilidade para iniciantes, documentos primários
Todos os documentos primários que um empresário individual deve assinar. Se os documentos forem assinados por diferentes pessoas não autorizadas, eles não poderão ser levados em consideração.
Além disso, as autoridades fiscais podem considerar isso uma violação da lei e responsabilizar o indivíduo.
Os documentos primários devem ser armazenados independentemente da forma em que são redigidos, em papel ou em formato eletrónico.
De acordo com a Lei Federal nº 129 (artigo 9º, inciso 7º), o fisco poderá exigir cópias de documentos primários eletrônicos em papel.
É extremamente difícil distinguir claramente entre documentação contábil e fiscal. Portanto, é melhor aderir ao período de armazenamento mais longo, ou seja, armazenar a documentação por pelo menos cinco anos.
A procuração é uma autorização escrita emitida por uma pessoa a outra para representação perante terceiros, inclusive para transações em nome do representado. De acordo com uma transação feita por um representante por procuração, direitos e obrigações civis surgem (alterar, rescindir) diretamente da pessoa representada (artigos 182, 185 do Código Civil da Federação Russa).
De acordo com o parágrafo 3º do art. 9 da Lei de Contabilidade, a lista de pessoas habilitadas a assinar documentos primários é aprovada pelo chefe da organização de acordo com o contador-chefe. Os documentos que formalizam transações comerciais com dinheiro são assinados pelo chefe da organização e pelo contador-chefe ou por pessoas por eles autorizadas.
Se o cliente objeto do contrato for uma instituição orçamentária, recomenda-se que o contratante no ato dos trabalhos executados (serviços prestados) exija a indicação a expensas de em qual exercício orçamentário devem ser pagos os serviços recebidos pelo cliente, ou seja, , se o contrato é fornecido com limites alocados do orçamento relevante e para qual artigo da classificação orçamentária. Em última análise, isso terá seu significado no caso em que o cliente se recusa a cumprir suas obrigações sob o contrato com alegações de que ele não foi alocado ou não foi totalmente alocado os fundos apropriados do orçamento.
As informações no formulário N 2-NDFL não devem ser apresentadas em termos de rendimentos pagos aos empresários individuais pelo trabalho por eles realizado (serviços prestados), mas apenas se esses empresários individuais tiverem apresentado à autoridade fiscal documentos comprovativos da sua inscrição estadual como empresários sem educação pessoa jurídica e registro no fisco. Levando em consideração essas disposições da legislação tributária, recomenda-se fornecer um ato de trabalho realizado por empresário individual (serviços prestados) com detalhes do número e data do documento, que confirma seu registro estadual como empresário individual.
Na prática, nas instalações de construção de capital, tudo isso é compilado após o cliente e a empreiteira inspecionarem e aceitarem a instalação pronta dentro do prazo estabelecido pelo contrato. Se forem encontrados defeitos ou desvios dos termos do contrato, o cliente deve notificar o contratado sobre isso e indicar as deficiências no ato. Todos eles estão sujeitos a eliminação pelo contratante. Se tudo já estiver assinado e depois que os defeitos ocultos forem descobertos, o contratado ainda deverá eliminá-los.
Seria oportuno falar sobre o que se entende pelos conceitos de "obras" e "serviços". A lei civil não dá definições diretas, mas o Capítulo 39 da Parte 2 do Código Civil da Federação Russa "Serviços Pagos" diz que um contrato de serviços pagos é aplicado ao fornecer serviços de comunicação, auditoria, veterinário, informação, consultoria, treinamento ou turismo Serviços. Quanto aos contratos que preveem a execução de determinadas obras, ocorrem durante o transporte, manutenção de contas bancárias, armazenamento, expedição de transporte, realização de trabalhos de investigação, tecnologia ou desenvolvimento, bem como na celebração de um contrato.
Ip, 6%, faz um contrato de trabalho/serviços, faz, recebe, todo mundo fica feliz - mas eu tenho que assinar os atos? Ou apenas desejável? Porque Eu li especificamente o Código Tributário - não há nada lá sobre o fato de um empresário individual precisar, depois de receber dinheiro, assinar atos com empresas.
Suponha que alguém diga que é necessário, então eu imediatamente peço que você responda - por quê? quem os exige? imposto? para qual artigo, etc.? Se, com o chamado. que a empresa de repente ficou insatisfeita e processada por um serviço de baixa qualidade, é possível prescrever algo como o seguinte no contrato que está sendo celebrado: se dentro de 7 dias a empresa não receber uma reclamação por escrito pelo trabalho , então os serviços são considerados executados qualitativamente e no prazo.
uma?
BSO - que tipo de formulário devo escrever? E se eu escrever, o dinheiro ainda é colocado na conta? ou não, mas basta indicá-los em KUDIR, e pronto?
Sobre os atos: existem serviços com pagamentos mensais - a grande maioria deles, e todos os meses, me refiro a este caso: o que há para escrever nos contratos a linha “se dentro de 7 dias após o pagamento da empresa não houver nenhum escrito reivindicar o trabalho, então os serviços são considerados executados qualitativamente e no prazo. - Como pode alguém agir desonestamente então? O pagamento é feito antecipadamente no início do mês/trimestre. Claro, quem vai precisar deles - vou escrever.
Obrigado!
2) um terceiro - se o cumprimento da obrigação foi confiado total ou parcialmente a terceiro que não seja parte na obrigação. Por exemplo, em um contrato para construção de capital, o empreiteiro geral pode envolver subempreiteiros e confiar a eles a execução do trabalho. Neste caso, o ato será assinado por subcontratados. Neste caso, deve-se levar em consideração: se a obrigação da parte de cumprir as obrigações decorre pessoalmente da lei, do contrato ou da natureza da obrigação, o cliente decide, a seu critério, se aceita o cumprimento de a obrigação ou não;
Exemplo A empresa "A" celebrou um contrato para a execução de determinados trabalhos com a empresa "B". Para a celebração do contrato, a empresa “A” foi autorizada por pessoa a quem foi devidamente expedida uma procuração apenas para a celebração do contrato. Posteriormente, essa pessoa autorizada aceitou o trabalho realizado e assinou o ato. De acordo com os termos do contrato, o trabalho executado deve ser pago 10 dias após a assinatura do ato.
Como decorre das explicações do Sr. K., diretor do autor, dadas por ele na reclamação e adições a ela, bem como durante a sessão do tribunal, o motivo disso foi que o ato de trabalho realizado, originalmente elaborado pelo contratante, não foi aceito pelo cliente, devido à presença de divergências sobre volumes e preços.
De acordo com o parágrafo 50 das Regras, o cliente, tendo recebido a mensagem do empreiteiro sobre a data de prontidão para o comissionamento da instalação (obras de construção concluídas), é obrigado a proceder à sua aceitação no prazo de 3 dias. O cliente organiza e realiza esta aceitação às suas próprias custas, salvo disposição em contrário do contrato de trabalho.
Ao mesmo tempo, com base no conteúdo do parágrafo 5 da Resolução do Plenário do Supremo Tribunal Econômico da República da Bielorrússia, de 27 de maio de 2011, nº 9 “Sobre algumas questões de processos judiciais”, um documento confirmando a não - a contestação da dívida, bem como as sanções acumuladas, pode ser uma reclamação enviada ao devedor, recebida e deixada sem resposta.
Note-se que ao apresentar a referida reclamação ao tribunal em conformidade com os requisitos da Parte 2, Cláusula 2, Art. 10 do Código Civil da República da Bielorrússia e o Anexo ao Código de Processo Econômico da República da Bielorrússia “Procedimento de Reclamações para Solução de Controvérsias”, o autor enviou uma reclamação ao réu para a devolução do valor da dívida e pagamento de sanções, que foi recebida pelo arguido conforme a marca na notificação do correio, mas a resposta à mesma não foi dada.
05 de agosto de 2018 250Na execução de cada documento, a assinatura do funcionário, chefe, pessoa que solicita ajuda aos órgãos do Estado é de grande importância. A este respeito, a descodificação da assinatura é de particular importância. Deve-se notar que este conceito é desconhecido para muitos cidadãos do nosso estado.
Uma assinatura em um documento dá significado legal a um pedaço de papel comum. Como regra, ele está localizado abaixo do texto principal e é usado como um dos detalhes necessários. Se tivéssemos de classificar a importância de todos os atributos necessários de um documento, então o primeiro lugar, sem dúvida, seria encabeçado por um selo, assinatura ou outro elemento de certificação. Afinal, são alguns símbolos que fazem um documento legalmente significativo de um simples pedaço de papel.
À luz da questão em apreço, é necessário considerar um conceito como o direito de assinar. Refere-se aos poderes de todos os funcionários que têm a capacidade de certificar um documento pessoalmente ou por selo. Observe que apenas o funcionário apropriado, cujos poderes são prescritos na descrição do trabalho, pode assinar e aprovar com um selo documentos legalmente significativos. Essas normas, em regra, estão contidas nas descrições de cargos das pessoas relevantes, nas disposições da organização e em outros documentos constitutivos. Além disso, o chefe pode emitir uma ordem para assinar.
A assinatura do diretor requer atenção especial, pois esse diretor é uma figura fundamental no desenvolvimento da empresa. Caracteres significativos não podem ser reimpressos, não podem ser arrancados do texto assinado.
Como regra, a data é colocada inicialmente no documento, a assinatura vai mais longe, à direita. Observe que este suporte inclui os seguintes elementos:
De acordo com as regras de processamento de documentos, o nome da posição é escrito mais próximo da margem esquerda. Quanto à descriptografia em si, ela é indicada ao nível da última linha do documento.
Se o texto e os detalhes estiverem localizados no papel timbrado da organização, a transcrição da assinatura também poderá ser localizada na parte superior. Se esse recurso estiver presente, nenhum esclarecimento adicional será necessário.
A coluna "Posição" começa com uma letra maiúscula. O texto deve sempre terminar com um ponto. Mesmo que haja uma tabela no documento, no final do texto deve sempre haver uma transcrição da assinatura e do nome do cargo da pessoa, que é importante indicar estritamente de acordo com a tabela de pessoal. Declarações apropriadas devem ser feitas. O departamento de pessoal contém documentos como cartão de assinatura, lista de funcionários, bem como informações que constituem um segredo comercial. Eles carregam um selo de sigilo interno especial por uma razão óbvia.
Os documentos são assinados primeiro por aquelas pessoas que estão localizadas no degrau mais alto da escada oficial, ou seja, o documento é certificado de cima para baixo. Se o texto deve ser assinado por funcionários de mesma posição, seus nomes são colocados na mesma linha.
Da mesma forma, é elaborado um documento no caso de o contrato ser assinado por vários parceiros ou partes que celebram um negócio.
Se o funcionário autorizado a assinar o documento estiver ausente, o funcionário que exerce oficialmente suas funções deve assiná-lo. Ao mesmo tempo, deve-se indicar sua real posição em que trabalha, bem como seu sobrenome, primeiro nome, patronímico.
Às vezes, emergências podem surgir. Nesse caso, as correções podem ser feitas manualmente ou usando um computador. Caso contrário, você terá que refazer o documento indicando a posição real da pessoa que atua.
É inaceitável colocar a preposição “Para” antes da palavra “Assinatura” e depois exibir uma barra. Tal discrepância é facilmente contestada nos tribunais.
A assinatura digital é um requisito relativamente novo de um documento, que está gradualmente entrando na vida de um simples leigo e de um cidadão comum, e está sendo introduzido nas atividades de organizações comerciais e governamentais. Este atributo permite excluir a distorção de informações em um documento eletrônico e também permite determinar o anexo a uma determinada pessoa. A transformação criptográfica da informação é tida como base para o desenho de uma assinatura eletrônica.
No momento, existe a lei federal nº 63, que regulamenta a assinatura digital. De acordo com o ato jurídico supracitado, é de vários tipos:
Uma assinatura simples é um conjunto de códigos, senhas e uma lista de outros meios, cuja existência pode ser confirmada por uma determinada pessoa.
Uma assinatura não qualificada aprimorada é o resultado da conversão de informações na forma de um criptograma. Uma característica deste tipo é o uso de uma chave de acesso privada. A existência deste formulário é necessária não só para determinar a pessoa que assinou o documento, mas também para determinar a legalidade das alterações efetuadas.
O terceiro tipo coincide com todos os sinais listados acima. Existem elementos especiais de proteção aqui, por exemplo, criptoproteção, que está sujeita à certificação pelo serviço de segurança federal. emitidos apenas por centros de certificação credenciados.
Uma assinatura eletrônica é um elemento-chave do gerenciamento eletrônico de documentos. Esta tecnologia é amplamente utilizada na troca de dados externos e internos, pessoal e legislação, campos comerciais e industriais, e assim por diante.
As autoridades de supervisão certificam o cheque com uma assinatura eletrónica. Uma vez que este desenvolvimento se tornou generalizado, é óbvio que é fácil de usar. O certificado de assinatura eletrônica, que é emitido no momento de sua assinatura, confere significado jurídico aos documentos.
Qualquer cidadão do estado tem o direito de receber uma assinatura eletrônica para usar a lista de serviços públicos definida no site. Com sua ajuda, você pode certificar documentos, solicitar novos, bem como receber cartas e notificações relevantes. Graças à oportunidade oferecida, cada usuário, sem sair de casa, pode certificar a carta enviada. Adicionalmente, desde o início de 2013, foi lançada a emissão de cartões eletrónicos, onde é colocada automaticamente uma assinatura eletrónica.
Tais desenvolvimentos fizeram uma contribuição necessária para o desenvolvimento da sociedade. Agora os funcionários não precisam se apressar com uma pilha de papéis necessários para assinar, mas basta enviar um documento por e-mail.
Os documentos contábeis primários são aceitos para contabilidade se forem elaborados no formulário contido nos álbuns de formulários unificados (padrão) de documentação contábil primária (cláusula 13 do Regulamento sobre relatórios contábeis e financeiros na Federação Russa, aprovado por ordem do Ministério das Finanças da Rússia de 29 de julho de 1998 N 34n ). Ao calcular o IVA, é usado um formulário de fatura unificado, aprovado pelo Decreto do Governo da Federação Russa de 2 de dezembro de 2000 nº 914.
Cumpra os requisitos
As autoridades fiscais recusam-se cada vez mais a aceitar deduções de IVA para as organizações, alegando a ausência dos detalhes necessários na fatura, os erros de digitação, borrões feitos na mesma, a falta de decodificação das assinaturas do chefe e do contabilista-chefe.
A posição das autoridades fiscais é apoiada pelo Ministério das Finanças da Rússia, explicando que as faturas nas quais os detalhes necessários são preenchidos incorretamente ou não refletidos são consideradas elaboradas em violação dos requisitos do Código Tributário da Federação Russa, e os valores de IVA nestas faturas não são dedutíveis (carta da Receita Federal de 25 de maio de 2007 nº 19-11/048795).
Se o IVA com base nessas faturas já tiver sido deduzido pelo contribuinte, as autoridades fiscais exigirão que ele seja restaurado e pago ao orçamento, aplicando penalidades (cláusula 1, artigo 122 do Código Tributário da Federação Russa).
Além disso, o contribuinte será obrigado a pagar uma multa por cada dia de atraso do IVA não pago. A taxa de juros de multa é considerada igual a 1/300 da taxa de refinanciamento atual do Banco Central da Federação Russa (cláusula 4 do artigo 75) e é paga simultaneamente com o pagamento de impostos e taxas ou após o pagamento de tais valores na íntegra (artigo 5.º do artigo 75.º).
Atenção
Os chefes das organizações têm total responsabilidade pela organização da contabilidade nas organizações, cumprimento da lei ao realizar operações comerciais (cláusula 1, artigo 6 da Lei Federal de 21 de novembro de 1996 N 129-FZ "Sobre Contabilidade").
O artigo 169 do Código Tributário da Federação Russa fornece apenas requisitos gerais para a preparação de faturas. A cláusula 5 deste artigo simplesmente lista os detalhes necessários. Ao mesmo tempo, o Código Tributário da Federação Russa não explica exatamente como preenchê-los. Os inspetores fiscais, por outro lado, verificam com especial atenção a forma como as faturas são elaboradas e se o contribuinte apresentou legalmente o IVA para dedução.
As condições de aceitação do IVA para dedução são estabelecidas pelo cap. 21 do Código Tributário da Federação Russa. Primeiro, bens (obras, serviços), direitos de propriedade devem ser adquiridos para transações sujeitas a IVA. Em segundo lugar, eles são levados em consideração. Em terceiro lugar, o contribuinte deve ter uma fatura de fornecedor devidamente executada, na qual o valor do IVA é destacado como uma linha separada.
Os contadores devem estar atentos aos pontos importantes relacionados à assinatura de faturas. As autoridades fiscais suspeitarão se:
não há transcrições de assinaturas na fatura;
a fatura é assinada por uma pessoa tanto para o chefe quanto para o contador-chefe;
a fatura emitida pela organização contribuinte não contém a linha "Empresário individual (assinatura) (nome completo) (detalhes do certificado de registro estadual de um empresário individual)";
De acordo com o parágrafo 6º do art. 169 do Código Tributário da Federação Russa, a fatura deve conter as assinaturas do chefe e do contador-chefe da organização ou de outras pessoas autorizadas a fazê-lo por uma ordem (outro documento administrativo) para a organização ou uma procuração em nome da organização.
autorizado a assinar
O chefe e o contador-chefe da organização têm o direito de delegar a autoridade para assinar faturas a outros funcionários da organização. As pessoas autorizadas agem com base em uma ordem do diretor ou com base em uma procuração elaborada em nome da organização.
Tendo em conta que essas pessoas estão autorizadas a assinar faturas com o documento administrativo relevante, recomenda-se indicar na fatura em vez dos nomes e iniciais do chefe e do contador-chefe da organização após a assinatura, o sobrenome e as iniciais do pessoa que assinou a fatura correspondente. Se também contiver os nomes e as iniciais do chefe e do contador-chefe da organização, esse documento não deve ser considerado elaborado em violação aos requisitos do Código Tributário.
O Código Tributário e as Regras para contabilização de faturas recebidas e emitidas, livros de compras e livros de vendas ao calcular o imposto sobre valor agregado (aprovado pelo Decreto do Governo da Federação Russa de 02.12.2000 N 914, doravante denominado Regras ) as alterações e adições aos detalhes do formulário de fatura fornecem. Assim, não é necessário inserir informações sobre a posição de uma pessoa autorizada da organização e os detalhes da procuração correspondente. Ao mesmo tempo, se a fatura contiver detalhes adicionais para pessoas autorizadas a assinar a fatura (por exemplo, a posição é indicada), essa fatura não deve ser considerada elaborada em violação dos requisitos do Código Tributário.
Algumas organizações celebram contratos para a prestação de serviços contábeis com uma empresa especializada ou um especialista - um indivíduo. Isso é permitido pelo parágrafo 2º do art. 6 da Lei Federal "Sobre Contabilidade" de 21 de novembro de 1996 N 129-FZ. Nesse caso, a assinatura na fatura em vez do contador-chefe é feita por aquele a quem são confiadas as funções do contador-chefe - o chefe da organização, o contador especializado com quem foi celebrado um contrato de direito civil ou um representante autorizado de uma empresa especializada que mantém contabilidade na organização.
Muitas vezes, as faturas para gerentes e contadores-chefes são assinadas por outras pessoas que não estão autorizadas a fazê-lo por ordem ou procuração. Se tais faturas forem encontradas em seu fornecedor durante uma auditoria fiscal, você não terá direito a deduzir o IVA.
contador chefe
Se a organização não tiver o cargo de contador-chefe, suas funções poderão ser desempenhadas pelo chefe da organização. Assim, ele assinará faturas em vez do contador-chefe com a mesma assinatura nos campos de assinatura do chefe e do contador-chefe. Isso é possível com base no despacho relevante com o seguinte conteúdo: "Eu, o Diretor Geral da "Nome da organização", assumo as funções do contador-chefe ...".
De acordo com o parágrafo 2º “d” do art. 6 da Lei Federal "Sobre Contabilidade", os chefes das organizações podem, dependendo do volume do trabalho contábil, realizar a contabilidade pessoalmente. Esta regra pressupõe a possibilidade de ter a mesma assinatura nas faturas para o chefe da organização e para o contador-chefe.
A fatura é assinada pelo indivíduo
Se uma fatura for emitida por um empresário individual, ele assinará um documento indicando os detalhes do certificado de registro estadual do IP. No entanto, ele não assina em vez do contador-chefe - a linha permanece vazia. Afinal, de acordo com a legislação do IP, ele próprio é o responsável pela manutenção dos registros contábeis.
O capítulo 21 do Código Tributário não contém a proibição de assinar uma fatura em nome de um empresário por uma pessoa autorizada por ele. Um contribuinte pode participar de relações regulamentadas pela legislação sobre impostos e taxas por meio de um representante legal ou autorizado, salvo disposição em contrário do Código Tributário (cláusula 1, artigo 26 do Código Tributário da Federação Russa). Um representante autorizado de um contribuinte - um indivíduo exercerá seus poderes com base em uma procuração autenticada ou uma procuração equivalente a uma procuração autenticada de acordo com a lei civil (cláusula 3, artigo 29 do Código Tributário da Rússia Federação).
Fax e assinatura digital
Muitas pessoas ainda estão interessadas na questão de saber se é possível endossar faturas com assinatura digital eletrônica (EDS) ou fac-símile. É especialmente relevante para organizações com um grande fluxo de trabalho. Enquanto isso, os financiadores tradicionalmente proíbem o uso de fac-símiles e assinaturas digitais.
As faturas assinadas por fac-símile, assinatura digital ou assinaturas reproduzidas por meio de dispositivos eletrônicos de impressão são consideradas lavradas e emitidas em violação do procedimento e não podem ser base para a dedução do IVA (reembolso). Esta opinião é expressa pelo Ministério das Finanças da Rússia em cartas datadas de 22 de janeiro de 2009 N 03-07-11/17 e datadas de 30 de setembro de 2008 N 03-02-07/1-383.
A prática judicial nesta questão é ambígua. De acordo com a posição de alguns tribunais arbitrais, a presença na fatura de uma reprodução fac-símile da assinatura do chefe e do contador da organização fornecedora não pode ser fundamento para a recusa do reembolso do IVA pago aos fornecedores de produtos (Decreto do Serviço Federal Antimonopólio do Distrito do Cáucaso Norte datado de 29 de setembro de 2008 Nº F08-5786 / 2008, datado de 22 de setembro de 2008 Nº F08-5128 / 2008, datado de 20 de agosto de 2008 Nº F08-4547 / 2008, Serviço Federal Antimonopólio de Moscou Distrito de 15 de maio de 2006 No. KA-A40 / 2894-06, Serviço Federal Antimonopólio do Distrito do Volga de 30 de outubro de 2008 No. А57-253/08, Serviço Federal Antimonopólio do Distrito dos Urais de 18 de novembro de 2008 No. Ф09-8604/08-С2, datado de 19 de abril de 2007 No. Ф09-2754/07-С2).
Paralelamente, há decisões judiciais que amparam o Fisco em suas demandas (decisões do Serviço Federal Antimonopólio do Distrito do Extremo Oriente de 28 de julho de 2008 nº F03-A37 / 08-2 / 2876, de 07 de abril de 2008, 2008 Nº F03-A73 / 08-2 / 918, Serviço Federal Antimonopólio do Distrito do Volga de 19 de julho de 2007 Nº A65-3666 / 2006, de 21 de junho de 2007 Nº A57-4833 / 06-33, de maio 03, 2007 Nº A57-4249/06).
O Supremo Tribunal Arbitral, em um de seus acórdãos, salientou que a aposição de assinatura fac-símile nas faturas, se houver acordo para tanto, não indica violação pela empresa dos requisitos estabelecidos pelo artigo 169 do Código Tributário. Leia mais sobre a posição do Supremo Tribunal Arbitral da Federação Russa no "PB" de maio na página 70.
berator "IVA de A a Z"
Se a fatura do chefe ou do contador-chefe for assinada por outras pessoas que não estão autorizadas a fazê-lo por ordem ou procuração, você não terá direito a aceitar o IVA para dedução com base nesse documento.
Se você ainda quiser evitar disputas durante a verificação, certifique a fatura com uma assinatura real. Ao mesmo tempo, você também evitará as reclamações de clientes que, conhecendo os requisitos das autoridades fiscais, muitas vezes se recusam a aceitar documentos com fac-símile em vez de assinatura.
Corrigindo bugs
Uma assinatura afixada incorretamente na fatura, bem como outros erros neste documento, podem ser corrigidos. O procedimento para fazer alterações nas faturas é regulado pela cláusula 29 do Regulamento. Essas correções devem ser certificadas pela assinatura do gerente e pelo selo do vendedor indicando a data em que as correções foram feitas.
Ao mesmo tempo, tenha em atenção que a correção atempada das infrações identificadas na preparação das faturas não pode servir de fundamento para a recusa de aplicação das deduções fiscais do IVA, desde que as ações do contribuinte sejam de boa fé. Esta opinião é compartilhada por muitos tribunais de arbitragem.
22/07/2014 Natália
Ótimo artigo.
Houve uma pergunta. Se o próprio chefe assina todos os documentos. É necessário refletir a ordem para o direito de assinar os próprios documentos? Ou, como diretor, a questão do direito de assinar para o contador-chefe não se colocará mais? É permitido, por exemplo, 3 assinaturas idênticas na nota de entrega do lado da remessa?
Responder
12/08/2014 Alexei
Na fatura há apenas a assinatura do contador, mas o chefe não assinou. A fatura será considerada válida?
Responder
Boa tarde, Alexei
De acordo com o parágrafo 6º do art. 169 do Código Tributário da Federação Russa, a fatura é assinada pelo chefe e contador-chefe da organização ou outras pessoas autorizadas a fazê-lo por uma ordem (outro documento administrativo) para a organização ou uma procuração em nome do organização.
Quando uma fatura é emitida por um empresário individual, a fatura é assinada por um empresário individual ou outra pessoa autorizada por uma procuração em nome de um empresário individual, indicando os detalhes do certificado de registro estadual desse empresário individual.
O terceiro parágrafo do parágrafo 2 do artigo 169 do Código Tributário da Federação Russa estabelece que o não cumprimento dos requisitos para uma fatura que não esteja previsto nos parágrafos 6 do art. 169 do Código Tributário da Federação Russa, não pode ser uma base para se recusar a deduzir os valores de impostos apresentados pelo vendedor.
Se você pretende aceitar a dedução do IVA nesta fatura, recomendamos que você solicite uma fatura assinada pelo gerente e contador-chefe.
Responder
14/08/2014 Oksana
Sim, o artigo é muito bom. Também uma pergunta.
Se a organização com a qual trabalhamos solicitar uma fatura do último ano. O novo diretor e contador têm o direito de assinar? E um novo funcionário tem o direito de assinar documentos a partir de 2011 com uma procuração de 2014?
Responder
Boa tarde, Oksana.
A organização pode emitir duplicatas do ato, fatura e fatura em conexão com sua perda pela contraparte e colocar neles a assinatura do novo chefe, contador-chefe ou outra pessoa autorizada por despacho (procuração). O principal é que os documentos recuperados devem corresponder aos valores perdidos pela contraparte da organização com atos e contas e conter todos os seus indicadores e detalhes. Também é possível fornecer à contraparte uma cópia autenticada de um documento confirmando a nomeação de um novo gerente, contador-chefe ou uma ordem (procuração) para assinatura de documentos por pessoa autorizada.
Nem o Código Civil da Federação Russa, nem o Código Tributário da Federação Russa dizem nada sobre o procedimento de emissão de duplicatas do ato, fatura e fatura em caso de perda de suas cópias pela contraparte do contribuinte.
Mas, neste caso, a organização que solicitar uma segunda fatura pode correr o risco de deduzir o IVA nesta fatura (especialmente para 2011). Isso é confirmado pela prática judicial.
O Decreto do Serviço Federal Antimonopólio do Distrito do Volga de 10 de agosto de 2009 N А06-2176/08 observa que a legislação tributária não contém a proibição da restauração de faturas por meio da emissão de duplicatas desses documentos. No entanto, os documentos recuperados devem corresponder às faturas contestadas em termos de valores, conter os detalhes das faturas contestadas e confirmar indiscutivelmente o fato do pagamento dessas faturas.
O Decreto do Serviço Federal Antimonopólio do Distrito de Moscou de 25 de maio de 2012 N A40-110048 / 10-140-598 declara expressamente que a assinatura de duplicatas emitidas para substituir os originais perdidos por outras pessoas autorizadas em conexão com a mudança de o chefe do vendedor de bens (obras, serviços) é lícito e não priva o comprador do direito a uma dedução fiscal em tais faturas. A assinatura de faturas por diferentes funcionários foi causada por motivos alheios ao controle do contribuinte - uma mudança nos chefes das contrapartes nos períodos relevantes.
05/09/2014 Vitória
A contraparte exige que o OGRNIP seja indicado na fatura, além do certificado de registro estadual. Sim, ele também quer ser impresso... Meu programa não permite isso.
Como justificar a rejeição?
Responder
Boa tarde Vitória.
De acordo com o parágrafo 1º do art. 169 do Código Tributário da Federação Russa, uma fatura é um documento que serve de base para o comprador aceitar os valores de impostos apresentados pelo vendedor para dedução quando os requisitos estabelecidos por este artigo forem atendidos.
A lista de detalhes obrigatórios que devem ser indicados na fatura emitida ao vender bens (obras, serviços), transferindo direitos de propriedade, é estabelecida pelos parágrafos 5, 6 do art. 169 do Código Tributário da Federação Russa. De acordo com o parágrafo 6º do art. 169 do Código Tributário da Federação Russa, quando uma fatura é emitida por um empresário individual, a fatura é assinada por um empresário individual indicando os detalhes do certificado de registro estadual desse empresário individual. De acordo com as autoridades reguladoras, para deduzir legalmente o IVA em uma fatura de um empresário individual, a data, a série, o número do certificado de registro estadual devem ser indicados (Carta do Serviço Fiscal Federal da Rússia datada de 09.07.2009 N ШС -22-3 / [e-mail protegido]).
Responder
15/12/2014 Oleg
Boa tarde.
Como pagar corretamente as mercadorias entregues: por fatura ou fatura, e qual é a diferença?
Responder
A antiga Lei de Contabilidade exigia que a lista de pessoas autorizadas a assinar documentos primários fosse aprovada pelo chefe da organização de acordo com o contador-chefe. A nova Lei não prevê a aprovação da lista nem o seu acordo com ninguém. Ao mesmo tempo, de acordo com o Ministério das Finanças, o chefe da empresa ainda deve determinar a lista de pessoas habilitadas a assinar documentos primários.
Um dos seguintes documentos pode confirmar a autoridade para assinar documentos:
Normalmente, a ordem delega o direito de assinar aqueles documentos que nunca saem dos muros da organização. Afinal, como regra geral, os documentos administrativos internos da empresa não se aplicam a terceiros (não ao seu quadro de funcionários). Em casos muito raros, os regulamentos estabelecem que o direito de assinar um determinado tipo de documento em nome da organização é concedido a outras pessoas precisamente por ordem. Esses documentos incluem faturas.
Mas acontece que as contrapartes exigem uma procuração para verificar a autoridade da pessoa que assina o documento. Então, para evitar disputas desnecessárias, você pode emitir uma procuração ou uma ordem e uma procuração.
Uma procuração, ao contrário de uma ordem, é sempre emitida para um indivíduo específico, e não para uma pessoa que ocupa um cargo específico. Você pode especificar a posição na procuração, mas isso não é obrigatório. Normalmente, uma procuração é emitida por um determinado período de tempo. Se o prazo de validade não estiver especificado na procuração, ela será válida por um ano a partir da data de sua assinatura.
Você não pode prescindir de uma procuração ao transferir o direito de assinar documentos primários em nome da empresa para uma pessoa que não seja seu funcionário.
Quando se trata de um funcionário de uma organização, deve estar refletido em seu contrato de trabalho ou descrição do trabalho, com o qual ele deve estar familiarizado com a assinatura, sua obrigação de elaborar documentos primários, o direito de assinar que lhe é concedido.
E apesar de a lei não obrigar o chefe a aprovar a lista de pessoas que têm o direito de assinar documentos em nome da empresa, compilar e aprovar tal lista não fará mal.
É bom quando todos na organização sabem quem é responsável pela execução de um determinado documento e pela pontualidade de seu recebimento pelo departamento de contabilidade.
Separadamente, nos debruçamos sobre a assinatura do contador-chefe no primário. Como você se lembra, a antiga Lei nº 129-FZ dizia que sem a assinatura do contador-chefe, os documentos monetários e de liquidação são considerados inválidos e não devem ser aceitos para execução. Não há tal disposição na Lei nº 402-FZ. Isso significa que pode não haver uma assinatura do contador-chefe na conta principal. Mas há uma série de exceções.
Primeiro, documentos em dinheiro. A Portaria nº 3210-U do Banco da Rússia afirma que os documentos em dinheiro devem ser assinados pelo contador-chefe, embora o chefe possa autorizar outra pessoa. Assim, para a validade desses documentos, não é necessária a assinatura do contador-chefe caso tenham sido assinados por outro funcionário autorizado. Mas o próprio contador-chefe, para assinar documentos de caixa, não é necessária uma procuração nem uma ordem. Ele tem o direito de assinar esses documentos em virtude de sua posição.
Em segundo lugar, as faturas. Tudo é o mesmo aqui - o Código Tributário exige a assinatura do contador-chefe, mas permite que você transfira esses poderes para outra pessoa.
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