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Nella contabilità, una fattura per il pagamento in 1C è un documento che un'organizzazione presenta all'acquirente per i beni consegnati o i servizi forniti per informare della necessità di depositare fondi.
1C offre due opzioni per lavorare con le fatture per il pagamento in 1C:
Come documento archiviato nel database e corrispondente modulo stampato. È progettato per controllare gli accordi reciproci con i clienti nel sistema e visualizzare le informazioni rilevanti su carta.
Un modulo stampato della fattura per il pagamento, generato da un ordine cliente o da un documento di vendita ed è necessario per l'invio all'acquirente. Puoi stamparlo in qualsiasi momento e puoi anche salvare sul tuo PC il modulo visualizzato sullo schermo in qualsiasi formato.
Quale delle opzioni di cui sopra verrà applicata dipende dal valore della costante Utilizza fatture per il pagamento ai clienti ed è impostata nella sezione Dati anagrafici e amministrazione → Vendite → Vendite all'ingrosso → Fattura per pagamento.
Documento Fattura per pagamento 1C 8.3
È possibile creare un account in 1s 8.3 inserendone uno nuovo dal registro dei documenti commerciali, nonché inserendolo in base a, a determinate condizioni
Secondo l'ordine del cliente, se:
In esso viene selezionato un accordo con l'ordine di interazione Per ordini;
Non richiede un accordo, ma l'accordo specifica la procedura di pagamento per gli ordini.
Una fattura per il pagamento in 1C viene creata in base alla Vendita di beni e servizi se:
Viene utilizzato un accordo che definisce la procedura per le fatture;
Non è necessario un accordo, ma l'accordo specifica le regole per il pagamento delle fatture.
Un conto in 1C 8.3 può essere creato sulla base di uno qualsiasi dei documenti di cui sopra, a condizione che le regole per gli accordi reciproci con il cliente siano conformi ai contratti.
Quando si crea una fattura per il pagamento 1C 8.3 in base ai dati di uno qualsiasi degli oggetti specificati, è previsto il posto di lavoro "Creazione di fatture per il pagamento", che si apre nell'elenco utilizzando il comando Crea in base a.
Qui sono presenti due schede di lavoro: Fasi e pagamenti e Fatture per pagamento. Ognuno ha i propri dettagli ed esegue determinate funzioni.
Il primo visualizza tutti i pagamenti pianificati previsti in base al calendario dei pagamenti.
Spieghiamo di che tipo di programma stiamo parlando. In un accordo con un cliente, sia esso individuale o standard, è possibile stabilire un calendario di pagamento, in base al quale è necessario registrare la ricezione dei fondi nel sistema informativo.
Per il calendario dei pagamenti indicare il nome e compilare l'elenco delle tappe. Per ciascuna fase del programma di pagamento, l'opzione di pagamento (anticipo, pagamento anticipato o credito), pagamento (non in contanti o in contanti), percentuale dell'importo totale (il totale di tutte le linee deve essere pari al 100%), differimento (turno in giorni dalla data di vendita) è determinato.
Facciamo un esempio. Per il cliente sono stati stabiliti i termini di interazione: per spedire i prodotti secondo la richiesta, l'acquirente deve effettuare un pagamento anticipato pari al 50% dell'importo di questa richiesta, il resto deve essere pagato entro 5 giorni dalla spedizione. Tutti i pagamenti vengono effettuati tramite il registratore di cassa.
L'inserimento dei dati avviene in questo modo:
Dettagli: Su ordinazione;
Forma di pagamento: contanti;
Opzioni di pagamento: pagamento anticipato (prima della spedizione) 50% e credito (dopo la spedizione) 5 giorni 50%
Secondo il calendario stabilito nel contratto, le fasi di pagamento vengono calcolate automaticamente nel documento stesso (Ordine Cliente o Vendita di Beni e Servizi). Se necessario, possono essere modificati manualmente utilizzando il collegamento nel campo Pagamento e trasferiti al documento senza modificare i dati nella directory.
I flag nella prima colonna del segnalibro vengono impostati automaticamente per quelle righe per le quali è necessario emettere fattura per il pagamento. Se il pagamento della linea è già stato effettuato (i documenti di pagamento sono stati inseriti nel database), la linea diventa inattiva e l'importo già ricevuto viene visualizzato nella colonna “Pagato”. Una fattura viene creata premendo il pulsante con lo stesso nome. In questo caso verrà creata una nuova fattura registrata, le cui informazioni saranno compilate in base ai dati del documento di base e all'importo da pagare. Apparirà nell'elenco delle fatture nella scheda successiva "Fatture per pagamento" nello stato Emesso.
Il nuovo account 1C contiene le seguenti informazioni:
Nell'intestazione: in base a cosa è stato rilasciato, quando, a chi e da chi;
Le fasi di pagamento mostrano la forma di pagamento, il conto bancario e/o il registratore di cassa e il calendario dei pagamenti;
In Ulteriori vengono indicati il direttore, il supervisore e il capo contabile, viene compilata la causale del pagamento e, se necessario, viene inserito un testo aggiuntivo da emettere su un modulo stampato;
Nel Commento è possibile inserire altro testo libero per comodità dell'utente.
Tutte le fatture create per il pagamento per 1C 8.3 sono disponibili nell'elenco delle fatture nella sezione "Vendite". È possibile visualizzare tutte le fatture emesse per un oggetto di liquidazione utilizzando il report "Documenti correlati" e aprirle direttamente dal report facendo clic sulle righe corrispondenti del report.
È possibile visualizzare in qualsiasi momento un modulo stampato per un conto registrato in 1C utilizzando il comando "Stampa"; è anche possibile visualizzare un gruppo di più conti selezionati.
Forma stampata Fattura per pagamento 1C 8.3
La generazione solo del modulo stampato Fattura su 1C 8.3 senza memorizzarla nel database è disponibile dai seguenti oggetti di sistema:
Da un ordine di vendita, soggetto alle seguenti condizioni:
Utilizza un contratto con calcoli dettagliati per gli ordini;
Non è necessario un accordo, ma l'accordo contiene la possibilità di pagamenti tramite ordini.
Dalla vendita di beni e servizi nel caso in cui:
Viene utilizzato un accordo in cui gli accordi reciproci vengono effettuati utilizzando fatture;
Non è necessario un accordo, ma l'accordo specifica i dettagli per le fatture.
Un conto in 1s 8.3 può essere generato in base ai dati di uno qualsiasi dei documenti di cui sopra, se si applica la procedura per le transazioni previste dai contratti.
Anche per i conti 1C è stata implementata la possibilità di visualizzare la fattura da facsimile. Per fare ciò è necessario aggiungere una stampa facsimile alla tessera dell'organizzazione nelle impostazioni di stampa (il metodo di aggiunta è disponibile al link “Come creare un facsimile?”). La stampa di tale fattura per il pagamento in 1C viene effettuata utilizzando il comando Stampa selezionando la voce di menu appropriata.
Il calendario dei pagamenti in 1C:ERP Enterprise Management 2 visualizza informazioni su:
L'accesso al Calendario dei Pagamenti avviene attraverso la sezione “Tesoreria” nel gruppo “Pianificazione e Controllo della Cassa”. Il calendario dei pagamenti viene generato per un periodo arbitrario specificato in giorni.
Nella parte superiore dell'elaborazione del "Calendario dei pagamenti", sono disponibili le seguenti opzioni:
Il modulo del calendario dei pagamenti in 1C:ERP Enterprise Management 2 è mostrato in Fig. 1.
Figura 1 - Calendario dei pagamenti in 1C:ERP Enterprise Management 2
I documenti base per la compilazione del Calendario dei Pagamenti sono:
Puoi impostare il calendario dei pagamenti tramite il pulsante "Altro" nell'angolo in alto a destra.
Figura 2 – Impostazioni del calendario dei pagamenti
Il Calendario dei pagamenti visualizza le applicazioni che hanno lo stato "Approvato" o "Non approvato", se questa opzione è specificata nelle impostazioni (Fig. 2). Le domande con lo stato "Pagabile" e "Rifiutato" non sono visibili nel Calendario dei pagamenti.
Il calendario dei pagamenti può essere creato in 3 tipologie (Fig. 3).
Figura 3 – Selezione del tipo di Calendario dei pagamenti
Il lato sinistro del modulo visualizza le informazioni sulle richieste di fondi da spendere.
Il lato destro del modulo visualizza informazioni su:
Figura 4 - Calendario dei pagamenti della tipologia “Ordini – Calendario”.
Nella parte superiore del modulo Calendario pagamenti, informazioni su:
La parte inferiore del modulo Calendario pagamenti visualizza le informazioni sui documenti che costituiscono la base per la compilazione della parte superiore del Calendario pagamenti.
Figura 5 - Calendario dei pagamenti della tipologia “Calendario – Pagamenti”.
L'elenco delle applicazioni mostra le applicazioni che hanno lo stato "Approvato" o "Non approvato", se questa opzione è specificata nelle impostazioni (Fig. 2).
Figura 6 - Calendario dei pagamenti del tipo “Elenco delle domande”.
Nella colonna "Scaduti" puoi vedere il debito della nostra organizzazione per:
Attenzione!!! Quando si inseriscono i saldi iniziali per contanti e conti correnti, questi verranno riflessi anche nel Calendario dei pagamenti nella colonna "Scaduti".
Nelle colonne relative alla data corrispondente vengono visualizzati i dati sugli accordi pianificati con fornitori, clienti, dipendenti, autorità di regolamentazione e altre controparti. La data e l'importo del pagamento sono determinati in base ai documenti giustificativi.
I fondi in viaggio vengono visualizzati nel calendario dei pagamenti sotto forma di 2 importi:
L'operazione si riflette sulla base del documento “Ordine di movimento di fondi” con il tipo di operazione “Raccolta di fondi alla banca” a partire dalla data prevista di invio dei fondi (data di pagamento) (Fig. 9). L'ordine deve avere lo stato "Concordato" o "Per pagamento".
Figura 7 - Visualizzazione su PC dell'operazione di incasso DS dopo l'invio del documento “Ordine di movimento fondi” con la tipologia di operazione “Incassi DS a banca”
Quando si genera il documento “Ordine di spesa in contanti” con il tipo di operazione “Ritiro in banca”, i fondi in transito sono visibili nel calendario dei pagamenti nella colonna di ricevuta alla data stimata di ricezione (Fig. 8).
Figura 8 - Visualizzazione su PC dell'operazione di incasso del DS dopo l'invio del documento “Ordine di uscita contanti” con la tipologia di operazione “Incassi in banca”
La data di prevista ricezione è determinata sommando la data di prevista spedizione del DS (Fig. 9) e il periodo di ritiro (Fig. 10).
Figura 9 – Indicazione della data del pagamento previsto nel documento “Ordine di movimento dei fondi”
Figura 10 - Impostazione del periodo di incasso nella directory “Cassa dell'organizzazione”
Durante la compilazione del Calendario dei Pagamenti viene automaticamente verificata la sua fattibilità – ovvero sufficienza delle riserve di contanti per il pagamento nei luoghi di deposito.
Gli importi pianificati di incassi e pagamenti vengono visualizzati sotto forma di riepilogo giornaliero. Per informazioni più dettagliate utilizzare la sezione “Pagamenti”.
Questa sezione contiene informazioni sui documenti che costituiscono la base per la pianificazione di pagamenti e incassi.
Le informazioni sul pagamento indicano la data di pagamento pianificata, ma non indicano "scaduto".
Il blocco dei pagamenti ti consente di:
In “1C: ERP Enterprise Management 2” edizione 2.2.3.190 è possibile abilitare o disabilitare l'esecuzione delle “Richieste di spesa di DS”.
Questa impostazione è disponibile nella sezione “Anagrafica e amministrazione”, gruppo “Anagrafica e configurazione sezioni”, voce “Tesoreria” (Fig. 11).
Figura 11 - Impostazioni di utilizzo del programma 1C: Gestione ERP Enterprise 2 “Richieste fondi spesa”
Nella directory “Ufficio Cassa Aziendale” è possibile spuntare le caselle che regolano l'esecuzione delle richieste di pagamento specificatamente per la cassa aziendale selezionata (Fig. 12):
Figura 12 - Impostazione dell'utilizzo delle “Richieste di spesa di fondi” e degli “Ordini di spostamento di fondi” nel libro di consultazione “Contanti dell'organizzazione”
Caselle di controllo simili possono essere selezionate nella directory "Conto bancario dell'organizzazione" (Fig. 13).
Figura 13 - Impostazione dell'utilizzo delle “Richieste di spesa DS” nella directory “Conto Bancario Organizzazione”.
Attenzione!!! Queste impostazioni non influiscono sulla procedura di generazione del Calendario dei pagamenti.
In "1C: ERP Enterprise Management 2" il documento "Richiesta di spesa di DS" ha lo scopo di visualizzare la spesa pianificata di fondi delle seguenti tipologie:
L'utilizzo delle applicazioni per la spesa DS consente di eseguire le seguenti attività:
Le richieste vengono visualizzate nel Calendario dei pagamenti in base allo stato e alla compilazione del campo “Oggetto di liquidazione” (Tabella 1, Tabella 2)
Tabella 1. Opzioni per l'influenza delle richieste sulla formazione del Calendario dei pagamenti, se le impostazioni non indicano "Visualizza richieste non coordinate per fondi di spesa nel calendario"
| Stato della richiesta di spesa DS | Campo "Oggetto di calcolo" | Visualizza nel calendario dei pagamenti | Influenza sulla formazione del Calendario dei pagamenti | Visualizzazione della correttezza |
| "Non concordato" | Non compilato | Non influisce | Corretto | |
| "Non concordato" | Completato | Influisce sulle modifiche degli importi dei pagamenti pianificati (annulla i documenti primari “Ordine a fornitore”, “Ordine cliente”, ecc.) | Errato | |
| "Concordato" | Non compilato | Porta al raddoppio dei pagamenti attesi | Errato | |
| "Concordato" | Completato | Non modifica l'importo degli incassi attesi | Corretto |
Tabella 2. Opzioni per l'influenza delle richieste sulla formazione del Calendario dei pagamenti, se le impostazioni indicano "Visualizza richieste non coordinate per spendere fondi nel calendario"
Per analizzare le informazioni delle tabelle precedenti, considerare un esempio.
L'organizzazione LLC Confetprom prevede di pagare al fornitore LLC Nevsky Bereg 74.998,44 per le merci il 22 maggio 2017 (Fig. 20). Nel programma sono stati inseriti i documenti “Ordine al fornitore” e “Richiesta di spesa di DS”. Nella fig. 15-20 mostra la variazione del Calendario dei pagamenti a seconda della compilazione dei campi “Richieste di spesa DS”.
Figura 20 - Visualizzazione del documento “Ordine a Fornitore” nel Calendario dei Pagamenti, senza registrare il documento “Richiesta Spese DS”.
Processo aziendale “Coordinamento e approvazione delle richieste di fondi di spesa”
In condizioni di condizioni finanziarie stabili, un'impresa è in grado di adempiere pienamente e puntualmente ai propri obblighi: in questo caso, l'impresa non ha bisogno di ottimizzare la spesa dei fondi. Attualmente, nel contesto della crisi finanziaria, il meccanismo di distribuzione dei fondi scarsi a fronte degli obblighi di un’impresa è particolarmente rilevante.
Il processo si compone di sei fasi sequenziali:
1. Un rappresentante dell'unità (dirigenti, ingegneri, ecc.) Compila una domanda per spendere fondi per obbligazioni - anticipi contrattuali e rimborso del debito sui documenti di liquidazione.
2. Il capo del dipartimento, utilizzando strumenti convenienti, verifica la correttezza delle domande e, se necessario, le corregge.
3. Il rappresentante responsabile del servizio finanziario (direttore finanziario, vicedirettore finanziario o capo dell'organizzazione) determina da quali conti correnti, a chi e in quale importo trasferire i fondi.
4. Il capo del dipartimento distribuisce gli importi ammessi per il pagamento secondo specifiche richieste (anzi secondo obblighi - ordini, fatture, documenti di liquidazione).
5. L'ufficio contabilità dell'impresa, sulla base delle domande approvate e assegnate per obblighi, emette ordini di pagamento in uscita.
6. Gli ordini di pagamento vengono automaticamente caricati sulla banca del cliente.
Presentazione delle domande per i fondi di spesa
La registrazione delle transazioni per la spesa di fondi dai conti correnti inizia sempre con la pianificazione della spesa dei fondi, ovvero l'elaborazione delle richieste di spesa da parte di tutti i dipartimenti dell'impresa coinvolti nel processo.
Ogni servizio dell'impresa compila una domanda per la spesa di fondi a seconda dello scopo della spesa (ciascun scopo della spesa corrisponde a un determinato tipo di operazione nel documento “Domanda di spesa di fondi”). Oggetto della spesa, nel caso di pagamenti anticipati, può essere un ordine al fornitore, nel caso di rimborso del debito, un documento di liquidazione.
Pertanto, l'intera spesa di fondi pianificata per tutti i servizi deve riflettersi nel sistema sotto forma di richieste di spesa di fondi.
La formazione di una domanda per la spesa di fondi viene effettuata utilizzando il documento "Domanda per la spesa di fondi".
Fig. 1.
Controllo delle domande preparate
Il capo del dipartimento controlla l'elenco delle richieste di fondi di spesa presentate dai subordinati, le corregge e le invia al servizio finanziario per l'approvazione. Per approvare una domanda di spesa di fondi, viene redatto un documento "Approvazione delle domande", in cui vengono selezionati i documenti in sospeso "Domanda di spesa di fondi".
Fig.2.
Di conseguenza, dopo il controllo e l'adeguamento, il capo del dipartimento conferma che le domande compilate sono state approvate e sono pronte per l'esame da parte del servizio finanziario.
Fig.3.
Approvazione delle domande da parte del servizio finanziario
Dopo che ogni servizio ha preparato - compilato nel sistema - una richiesta di fondi di spesa, il direttore finanziario o la persona da lui designata decide in quel giorno il loro pagamento (totale o parziale). In questo caso, è possibile prendere una decisione su ogni singola richiesta, nonché su una combinazione di esse secondo un determinato criterio, ad esempio sul pagamento a una determinata controparte (o in base a un determinato accordo con la controparte) o sul budget per le richieste di servizio nel loro complesso vengono concordate.
Fig.4
Quando prendi una decisione sulla spesa del denaro, devi indicare da quale conto corrente deve essere inviato. Durante l'esame delle domande, il direttore finanziario vede i saldi di cassa sui conti correnti (tenendo conto delle entrate pianificate e dei pagamenti precedentemente approvati) nella scheda "Saldi conti". Conducendo il documento, il direttore finanziario approva l'importo dei fondi che possono essere distribuiti alle richieste di spesa per il servizio.
Fig.5.
Distribuzione dei pagamenti approvati in base alle richieste di fondi di spesa.
Il capo del dipartimento, mediante il documento “Ripartizione delle domande”, distribuisce gli importi approvati in modo generale per il servizio o specificatamente per le controparti delle domande da lui selezionate per la spesa dei fondi.
Fig.6
Se il volume approvato della domanda è inferiore a quello pianificato, viene creata automaticamente una domanda per la spesa dei fondi per l'importo rimanente, che può essere presentata dal capo del dipartimento per l'approvazione da parte del servizio finanziario in un altro giorno.
Utilizzando una serie di report analitici, i dipendenti del dipartimento possono analizzare il volume dei pagamenti pianificati, approvati ed eseguiti e gli obblighi rimanenti del dipartimento nei confronti degli appaltatori.
Registrazione delle transazioni in base alla spesa effettiva dei fondi.
Dopo che le domande di spesa dei fondi hanno superato il processo di approvazione con il direttore finanziario, il dipartimento finanziario del dipartimento di contabilità, sulla base delle domande approvate, inserisce il documento "Ordine di pagamento in uscita". In questo caso, nel documento “Ordine di pagamento in uscita”, tutti i campi necessari vengono compilati automaticamente, il contabile indica la causale del pagamento (per un modulo di pagamento stampato) e registra il documento “Ordine di pagamento in uscita” senza il “Pagato " segno.
Gli ordini di pagamento creati e registrati da 1C vengono importati nel sistema Cliente-Banca.
Il giorno successivo, non appena vengono ricevuti gli estratti conto della banca sulle transazioni completate, il contabile indica "Pagato" in ciascun ordine di pagamento e inserisce nel sistema anche le transazioni per la spesa dei fondi che la banca ha cancellato dal conto corrente senza accettazione - redige i documenti “Ordine di pagamento: addebito fondi” e “Richiesta di pagamento ricevuta”. Se i fondi vengono cancellati senza accettazione a favore delle controparti, i servizi competenti devono selezionare il documento di regolamento della controparte per il quale è stato effettuato il pagamento e chiudere la richiesta di spesa, se è stata precedentemente completata.
È possibile riconciliare le transazioni completate sulla spesa dei fondi per la giornata con l'estratto conto utilizzando l'elaborazione standard "Estratto conto". Nell'elaborazione standard dell'“Estratto conto”, uno specialista può controllare il saldo iniziale, le entrate, le spese e il saldo alla fine della giornata per ciascun conto bancario dell'organizzazione nel contesto dei documenti. Se dalla stampa risulta che il documento è stato pagato parzialmente, l'utente può effettuare il pagamento parziale direttamente dall'elaborazione.
Solo dopo che i documenti sulla spesa dei fondi con il segno "Pagato" sono stati pubblicati nel sistema, i fondi vengono cancellati dai conti e lo stato degli accordi con le controparti cambia.
Opzioni di configurazione
La soluzione è destinata ai prodotti software “1C: Manufacturing Enterprise Management 8” e “1C: Trade Management 8”.
Costo del lavoro
Determinato individualmente in base alla configurazione specifica del Cliente.
L'azienda può pagare il fornitore in contanti o trasferendo fondi sul conto bancario del fornitore (pagamento non in contanti). Il pagamento in contanti viene effettuato utilizzando il documento Ordine di cassa spese.
Il pagamento non in contanti (trasferimento di fondi sul conto corrente del fornitore) è registrato nel documento Cancellazione di fondi non in contanti.
I documenti possono essere redatti sulla base di documenti precedentemente redatti. Ricezione di beni e servizi. Il trasferimento di fondi sul conto corrente del fornitore viene completato in due fasi: esecuzione e stampa di un documento di pagamento (ordine di pagamento in uscita) ed esecuzione dell'effettivo trasferimento di fondi dal conto corrente dell'impresa al conto corrente del fornitore (dopo aver ricevuto una ricevuta bancaria dichiarazione).
Questa procedura per l'inserimento dei documenti può verificarsi se l'impresa non pianifica le entrate e non controlla la spesa dei fondi. Se l'impresa ha bisogno di controllare la spesa dei fondi, la spesa dei fondi viene effettuata in conformità con la domanda approvata per la spesa dei fondi. Per implementare questa opzione di pagamento nel programma, nella sezione Amministrazione - Organizzazioni e fondi, è necessario selezionare la casella Richieste di fondi da spendere.
Il controllo del contante può essere effettuato solo presso alcune casse o conti correnti. È possibile definire un elenco di registratori di cassa e conti correnti dai quali verrà controllato il flusso di fondi. Questo è determinato nella carta di uno specifico registratore di cassa o conto corrente.
Per controllare la spesa dei fondi, viene utilizzato il documento Domande di spesa dei fondi.
Per poter utilizzare i meccanismi di pianificazione e controllo della spesa dei fondi è necessario che nella sezione Amministrazione - Enti e fondi sia selezionato il checkbox Richieste di spesa dei fondi.
È anche possibile controllare la spesa dei fondi in conformità con i limiti stabiliti sulla spesa dei fondi. Per implementare tale controllo, è necessario selezionare ulteriori caselle di controllo per controllare il limite nella sezione Amministrazione - Organizzazioni e fondi.
Il limite di spesa in contanti è fissato per un mese ed è dettagliato fino alle voci del flusso di cassa (pagamento ai fornitori, pagamento degli stipendi, spese aziendali, ecc.). L'elenco delle voci del flusso di cassa può essere facoltativamente integrato dall'utente (sezione Finanze – Impostazioni e libri di consultazione – Voci del flusso di cassa).
È possibile fissare limiti alla spesa dei fondi per ciascuna divisione e per ciascuna organizzazione.
Va notato che se non è necessario controllare la spesa per qualsiasi voce del flusso di cassa, è comunque necessario includerla nella parte tabellare del documento Limiti di spesa DS e impostare l'opzione di controllo "illimitato" per essa . È possibile compilare automaticamente la parte tabellare del documento con tutte le voci di flusso di cassa o con quei limiti di flusso di cassa impostati nel mese precedente.
Il processo di approvazione e approvazione della domanda consiste nelle seguenti fasi.
Preparazione di una domanda da parte dell'ordinante del pagamento.
La richiesta di fondi di spesa viene compilata dal gestore in base al documento di consegna. Una domanda per i fondi di spesa può essere creata da un elenco o da un modulo di documento.
È anche possibile presentare un'unica domanda utilizzando più documenti di consegna oppure senza specificare un documento di pagamento.
In una nuova domanda di spesa di fondi, vengono compilati tutti i dati del documento sulla base del quale viene redatta la domanda. Il gestore monitora la correttezza della compilazione dei dati nella domanda, fissa la data prevista di pagamento e la esegue. La domanda viene inviata con lo stato Non approvato.
Il gestore può allegare alla domanda copie stampate delle fatture emesse dal fornitore, documenti di consegna o qualsiasi altro documento che confermi la necessità di spendere fondi. Per fare ciò, utilizzare il meccanismo File allegati (comando nel pannello di navigazione del modulo). Se un'applicazione deve essere pagata, il gestore può impostarle una priorità alta.
Coordinamento delle candidature.
L'elenco delle domande non approvate viene sottoposto all'approvazione del capo del dipartimento (tesoriere, direttore finanziario). Per coordinare le domande, è prevista una postazione di lavoro separata per le Domande di approvazione (sezione Finanze). Solo gli utenti che hanno il diritto (ruolo) di Approvazione delle richieste di spesa dei fondi potranno approvare le richieste.
Nell'elenco è possibile selezionare le domande non approvate per le quali si avvicina la scadenza del pagamento. Per fare ciò, selezionare nell'elenco in base allo stato Non concordato e alla data di pagamento.
Puoi anche considerare separatamente le applicazioni con la priorità più alta e le applicazioni per ciascuna organizzazione.
Durante la visualizzazione delle domande, il capo del dipartimento (tesoriere, direttore finanziario) vede nell'elenco tutte le informazioni necessarie sulla domanda: l'importo della domanda, il destinatario, ecc. Senza aprire l'elenco, può vedere la giustificazione della richiesta è necessario spendere fondi per l'applicazione (file allegati). Per fare ciò, fare clic sull'icona.
Per approvare (rifiutare) più richieste di pagamento è possibile selezionare nell'elenco le richieste richieste e selezionare gli appositi comandi:
La domanda viene presentata nello stato Concordato. Quando una domanda viene approvata, viene monitorato il limite stabilito per le spese in contanti. La possibilità di approvare le richieste oltre il limite è disponibile per tutti quegli utenti che hanno diritto all'approvazione.
È possibile organizzare l'approvazione della domanda da parte di più persone. In questo caso, il processo di approvazione della domanda può essere organizzato nel programma 1C: Document Flow, utilizzando le funzionalità di utilizzo congiunto dei programmi Trade Management e 1C: Document Flow.
Approvazione delle domande (preparazione delle domande di pagamento).
Per approvare le domande, l'utente deve avere definito un ruolo aggiuntivo: Approvazione per il pagamento delle domande per i fondi di spesa. Nel programma questo ruolo è impostato per il profilo di accesso Tesoriere.
Le informazioni sulle domande approvate sono incluse nel calendario dei pagamenti (sezione Finanze).
L'importo dei pagamenti concordati per le domande viene visualizzato nella colonna Tutto previsto.
Il finanziatore analizza la possibilità di pagare le richieste nel giorno indicato in contanti o tramite trasferimento di fondi da un conto corrente. La domanda può essere aperta direttamente dal calendario e per essa è possibile specificare la data e la modalità di pagamento. Cioè, in base al saldo di cassa disponibile nei vari registratori di cassa e conti correnti, il finanziere determina il modo migliore per pagare questa applicazione.
Direttamente dal calendario è possibile impartire un ordine di spostamento di fondi (da un'altra cassa, da un altro conto corrente) o registrare la prevista entrata di fondi (ricezione di ulteriori prestiti, accrediti, ecc.).
Dopo aver specificato la data e la modalità di pagamento, il finanziatore approva le richieste (imposta per esse lo stato Per pagamento).
Dopo l'approvazione definitiva delle domande, verifica la possibilità di pagamento delle domande. L'importo per le domande approvate viene visualizzato nella colonna Da pagare.
Dopo aver approvato la domanda (impostando lo stato Per pagamento), è possibile emettere un documento di pagamento per i fondi di spesa.
Dopo l'approvazione della domanda è opportuno emettere documenti di pagamento indicanti la tipologia di pagamento registrata nella domanda. Sono tuttavia consentiti anche altri tipi di pagamento. Ad esempio, parte della domanda può essere pagata in contanti, parte tramite trasferimento di fondi dal conto corrente.
In caso di pagamenti in contanti viene redatto il documento Ordine di scontrino. La richiesta di fondi di spesa verrà visualizzata come ordine di pagamento nell'elenco degli ordini in uscita contanti. Per fissare il pagamento, basta fare clic sul pulsante Paga. Le informazioni nell'ordine di ricevuta di cassa saranno formattate in conformità con i dati della domanda approvata.
Il trasferimento di fondi dal conto corrente viene elaborato in due fasi:
Nel programma è possibile emettere qualsiasi tipo di documento di pagamento: ordine di pagamento in uscita, lettera di credito trasferita, ordine di incasso trasferito, ecc. Per registrare tutti questi tipi di documenti nel programma, viene utilizzato un documento - Cancellazione di non- fondi in contanti.
Il tipo di documento di pagamento redatto per il trasferimento alla banca viene determinato impostando il tipo appropriato nel documento Cancellazione di fondi non contanti.
L'elenco dei documenti per i quali è necessario registrare il pagamento viene visualizzato nella pagina Per il pagamento elenco di documenti Pagamenti non in contanti.
Se non viene utilizzata la pianificazione di cassa (la casella di controllo Richieste di spese in contanti è deselezionata nelle impostazioni), in questo elenco verranno visualizzati tutti quei documenti per i quali è necessario elaborare le spese in contanti: un ordine a un fornitore, ricevuta di beni e servizi, eccetera.
Se gli accordi reciproci con il fornitore vengono eseguiti integralmente ai sensi del contratto (senza dettagli su ordini o fatture), l'elenco visualizzerà l'importo dovuto al fornitore ai sensi del contratto.
Se l'azienda utilizza la pianificazione di cassa, in questo elenco verranno visualizzate solo le richieste approvate per i fondi di spesa (richieste con stato Per pagamento).
Per emettere un documento di pagamento per l'addebito di fondi non contanti, è necessario fare clic sul pulsante Paga. Verrà generato il documento Storno DS non monetario. Le informazioni contenute nel documento saranno compilate in conformità con la richiesta approvata di fondi di spesa. Nella parte tabellare del documento verrà compilato l'oggetto della liquidazione (Accordo con il fornitore, Ordine al fornitore, Ricezione di beni e servizi) specificato nella richiesta di fondi di spesa.
Dopo aver registrato il documento, l'importo e la valuta dei pagamenti reciproci vengono inseriti automaticamente. La valuta delle liquidazioni reciproche è determinata dalla valuta delle liquidazioni reciproche definita nell'oggetto della liquidazione specificato nel documento di pagamento. Nel nostro caso, l'oggetto delle transazioni è il documento di ricevuta; indica la valuta delle transazioni reciproche, i rubli, quindi anche l'importo delle transazioni reciproche verrà registrato in rubli.
Il documento di pagamento viene stampato e inviato alla banca. Per eseguire correttamente un ordine di pagamento, è necessario controllare attentamente e, se necessario, correggere tutti i dettagli presentati nel campo Motivo del pagamento. Per compilare automaticamente la causale del pagamento utilizzare il comando Inserisci. Utilizzando questo comando è possibile compilare un elenco di quei documenti per i quali deve essere registrato il pagamento (indicato nella parte tabellare del documento come oggetto di liquidazione).
Dopo aver ricevuto un estratto conto con una nota indicante il trasferimento di fondi dal conto corrente del commerciante al conto corrente del fornitore, la casella di controllo Ordine di pagamento è impostata su Registrato dalla banca.
È possibile impostare un contrassegno di gruppo affinché la banca esegua l'elenco di pagamenti selezionato.
Al ricevimento dell'estratto conto, il contabile deve eseguire le seguenti azioni.
Per tutti i pagamenti contrassegnati, verrà selezionata la casella di controllo Inviato dalla banca. Per riconciliare i pagamenti con l'estratto conto ricevuto, utilizzare il report Estratto conto giornaliero, richiamato tramite un collegamento ipertestuale dall'elenco.
Va notato che il programma offre la possibilità di registrare automaticamente i pagamenti utilizzando il programma Cliente bancario. Il programma viene avviato facendo clic sul pulsante Scambia con banca nell'elenco Pagamenti non in contanti.
È disponibile anche il pagamento misto. Cioè, parte dell’importo può essere pagato in contanti e parte trasferendo fondi sul conto bancario del fornitore. In questo caso, sulla base di una richiesta di spesa di fondi (o di un documento di ricevuta), vengono redatti due documenti: Ordine di cassa di spesa e Storno di fondi non contanti.
Le informazioni sui pagamenti ai fornitori possono essere ottenute nel rapporto Scheda dei conguagli con i fornitori. Il report viene richiamato dalla scheda fornitore.
La registrazione di tale transazione ha senso solo se gli accordi vengono stipulati con un fornitore straniero. La valuta in cui vengono effettuati gli accordi con il fornitore è determinata nell'accordo con il fornitore. Se non vengono utilizzati contratti, la valuta delle transazioni reciproche viene determinata nell'ordine del fornitore o nel documento di ricevuta se l'ordine non viene effettuato al fornitore.
I fondi devono essere trasferiti dal conto in valuta estera dell'impresa al conto in valuta estera del fornitore.
Questa operazione viene eseguita utilizzando il documento Cancellazione DS non contanti con successiva registrazione del pagamento (selezionando la casella Inserito da banca) dopo aver registrato l'estratto conto. Nel documento è selezionato un conto corrente. Deve indicare la valuta in cui i fondi devono essere trasferiti sul conto bancario del fornitore. La valuta del conto corrente può non coincidere con la valuta in cui sono redatti i documenti con il fornitore (contratto di fornitore, ordine fornitore, documento di consegna). Ad esempio, gli accordi reciproci con un fornitore vengono effettuati in euro e i fondi vengono trasferiti in dollari. Dopo aver completato tali transazioni, è necessario formalizzare la rivalutazione dei fondi valutari. Un documento di rivalutazione viene creato automaticamente quando si esegue l'elaborazione di chiusura mensile (sezione finanziaria). Il programma stesso determina se è necessario eseguire la rivalutazione, rivaluta automaticamente i pagamenti ai fornitori, calcola le differenze di cambio e le assegna ad altre entrate (o spese).
È possibile configurare il sistema in modo che tutti (o alcuni) pagamenti vengano elaborati solo previa creazione e approvazione obbligatorie di una richiesta di fondi. Questo è regolato dall'opzione funzionale Richieste di fondi per la spesa:
Se l'opzione è abilitata, allora per ciascuno è configurato l'obbligo di effettuare ordini conto bancario dell'organizzazione:
Quando si crea un'applicazione, viene indicato il suo funzionamento:
E anche la forma di pagamento:
Le richieste di spesa DS possono essere create manualmente o sulla base di ordini, norme di formazione professionale e altri documenti. A sua volta, in base alle applicazioni, è possibile creare la cancellazione di DS non in contanti, liquidazioni in contanti e altri documenti.
Domanda 1.14 dell'esame 1C: ERP Professional Enterprise Management 2.0. Divieto di storno senza il documento “Richiesta di pagamento”:
Verificato. La risposta corretta è la quarta, vedi sopra per l'analisi.
Domanda 8.5 dell'esame 1C: ERP Professional Enterprise Management 2.0. Il documento “Richiesta di spesa di fondi” può essere preparato per tipologia di operazioni di spesa in contanti:
Verificato. La risposta corretta è la numero sei, vedi le operazioni disponibili sopra.
Domanda 8.8 dell'esame 1C: ERP Professional Enterprise Management 2.0. Il documento “Richiesta di spesa di fondi” può essere preparato per tipologia di operazioni di spesa in contanti:
Verificato. La risposta corretta è la quarta. La consegna dei fondi alla banca non è formalizzata da una domanda, ma Ordine di spostare il DS.
Domanda 8.10 dell'esame 1C: ERP Professional Enterprise Management 2.0.
Verificato. La risposta corretta è la quarta.
Domanda 8.14 dell'esame 1C: ERP Professional Enterprise Management 2.0. Il documento “Richiesta spesa fondi” può essere inserito:
Verificato. La risposta corretta è la quinta. Consideriamo. In base all'Ordine al fornitore, la domanda viene inserita senza problemi, nonostante lo stato Non concordato e il pagamento dopo la consegna (che non è ancora avvenuta):
ecco l'applicazione:
Le scuole professionali non hanno alcuno status; L'applicazione può anche essere inserita senza problemi:
Dal report Calendario pagamenti non esiste un'opzione diretta per creare applicazioni, ma è possibile aprire il documento di base dal report e creare una richiesta da esso:
