Бланк формы № ИНВ-3. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей

Применяется для отражения данных фактического наличия товарно - материальных ценностей (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы и др.) в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно - материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности.

Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй - остается у материально ответственного(ых) лица (лиц).

До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц берется расписка, которая включена в заголовочную часть формы.

На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы и готовые изделия составляются соответствующие акты.

При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма N ИНВ-3 выдается комиссии на бумажных или машинных носителях информации с заполненными графами с 1 по 9. В описи ответственные лица комиссии заполняют графу 10 о фактическом наличии товарно - материальных ценностей в количественном выражении. Графа 9 "Номер паспорта" заполняется на материальные ценности, содержащие драгоценные металлы и камни.

При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись.

Первичные документы по учету результатов инвентаризации применяются для проверки полноты и достоверности бухгалтерского учета в ходе полной или частичной инвентаризации имущества и финансовых активов предприятия. На основании этих документов инвентаризационная комиссия устанавливает, насколько содержание учетных данных и первичных документов соответствует фактической стоимости имущества.

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации разработан НИПИстатинформ Госкомстата России на основании Постановления Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. № 835. Формы первичной учетной документации согласованы с Минфином России, Минэкономики России, Центральным банком Российской Федерации и утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Ведение первичного учета по унифицированным формам первичной учетной документации, распространяется на юридические лица всех организационно - правовых форм и форм собственности, осуществляющие деятельность в отраслях экономики.

Перечень форм первичной учетной документации (в ред. Постановления Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26)

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации инвентаризация проводится в несколько этапов. На каждом этапе составляются соответствующие первичные документы. При этом сначала издается приказ о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-22), который регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-23). Затем заполняются инвентаризационные описи или акты, в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств (формы N ИНВ-1, ИНВ-1а, ИНВ-2, ИНВ-3 и т.д.). Следующим этапом в ходе инвентаризации является сравнение результатов, выявленных при проверке, с данными, отраженными на счетах бухгалтерского учета. При этом для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей составляются сличительные ведомости (формы N ИНВ-18, ИНВ-19). Для оформления результатов инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов, наличия денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности могут использоваться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей (формы N ИНВ-10, ИНВ-11, ИНВ-15, ИНВ-16). По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения. Результаты таких проверок оформляются актом (форма N ИНВ-24) и регистрируются в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (форма N ИНВ-25). На последнем этапе результаты инвентаризаций, проведенных в отчетном году, обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26).

Инвентаризационная опись - документ, отражающий данные фактического наличия товарно-материальных ценностей (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы и др.) в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Опись утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 года № 88.

Данная форма описи формируется по результатам инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах хранения организации (в подотчете у материально-ответственных лиц) на предмет соответствия фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии и материально-ответственными лицами. На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы и готовую продукцию составляются соответствующие акты.

Применяется для оформления данных инвентаризации основных средств (зданий, сооружений, передаточных устройств машин и оборудования, транспортных средств, инструмента, вычислительной техники, производственного и хозяйственного инвентаря и т.п.). Наименования инвентаризуемых объектов, их количество и цена показываются в инвентаризационных описях или актах (не менее чем в двух экземплярах, подписанных всеми членами комиссии и материально ответственными лицами) по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Материально ответственные лица подтверждают на каждой описи, что у них нет претензий к комиссии и что проверенные ценности приняты ими на хранение

Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй - остается у материально ответственного (ых) лица (лиц). До начала инвентаризации от каждого лица или группы лиц, отвечающих за сохранность ценностей, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть формы. В описи ответственное лицо комиссии заполняет графу о фактическом наличии объектов. При выявлении объектов, которые не отражены в учете, а также объектов, по которым отсутствуют данные, характеризующие их, ответственные лица комиссии должны включить в инвентаризационную опись недостающие сведения и технические показатели по этим объектам. По решению инвентаризационной комиссии эти объекты должны быть оприходованы. В этом случае их первоначальную стоимость определяют с учетом рыночных цен, а сумму износа определяют по техническому состоянию объектов с обязательным оформлением соответствующих актов. Описи составляются отдельно по группам основных средств (производственного и непроизводственного назначения). На основные средства, принятые в аренду, опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому арендодателю с указанием срока аренды. Один экземпляр инвентаризационной описи высылают в адрес арендодателя.

В случае обнаружения порчи, боя и лома товарно-материальных ценностей инвентаризационная комиссия составляет акт, в котором указывают характер, степень, причины порчи и лиц, в ней виновных, и вместе с письменным объяснением материально ответственных лиц передают на рассмотрение.

Оформленные инвентаризационные описи сдают в бухгалтерию, где их проверяют и сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации, наличие средств по данным учета и результаты сравнения - излишек или недостача.

Проведение описи товарно-материальных ценностей осуществляется после ревизий на фирмах и организациях в порядке, установленном законодательными актами и внутренними трудовыми распорядками организаций.

Важным моментом является отражение всей информации , полученной в ходе проведения инвентаризации, поскольку на основании такого документа можно судить о наличии излишка или недостачи, а также необходимости проведения процедуры взыскания ущерба с ответственных лиц.

Процедура инвентаризации: цели, задачи, виды

Процедура проведения инвентаризации осуществляется для решения таких поставленных задач :

1. Определения фактического наличия числящихся товарно-материальных средств в организации.
2. Контроля за сохранностью имущества фирмы.
3. Проверки действенности и достаточности применяемых средств и способов обеспечения сохранности.
4. Определения имущества, которое уже не используется организацией.
5. Проверки реальной стоимости ТМЦ, числящейся на балансе.

Порядок оформления инвентаризационной описи будет зависеть от вида инвентаризации (полноты ее проведения):

1. Частичная , при которой проверке подвергаются определенные виды товаров и объектов.
2. Полная , при которой описи подлежит все имущество, числящееся на балансе.
3. Выборочная , при которой будут проверены и пересчитаны определенные группы (только оборудование и материалы, только товары, отдельные группы товаров).

Кроме того, оформление инвентаризационной описи ТМЦ может иметь отличия в зависимости от вида ревизии по показателю периодичности, которая бывает следующей:

1. Плановая – производится в заранее установленные сроки, которые выбираются в зависимости от периодичности , отдельно утвержденной учетной политикой организации. В таком случае опись будет содержать информацию о том имуществе, которое указывается в плане проведения (полный перечень или же частичный).
2. Внеплановая . Такая ревизия проводится вразрез с разработанным планом и может быть связана с обеспечением контроля сохранности ТМЦ, выявленными случаями хищения, порчей в результате стихийных бедствий, сменой руководства, переходом в другую собственность и т.д. В зависимости от причины проведения опись может содержать полную или частичную информацию, а также подписываться разными должностными лицами.

Нормативные акты

При проведении пересчета, не зависимо от их вида и типа, а также оформлении сопутствующих бумаг и, в частности, инвентаризационной описи стоит опираться на положения таких законодательных и нормативных актов :

1. Федеральный закон о бухгалтерском учете №402-ФЗ , который раскрывает способы и методы определения необходимости проведения ревизий, показывает порядок оформления документов и отражения выявленных в результате инвентаризации излишков и недостач – расхождений в бухгалтерском и фактическом остатке.
2. Положение о ведении бухучета и отчетности РФ , утвержденное Приказом Минфина РФ №34н, в котором отражаются правила оценки и проведения ревизий числящегося имущества, а также обязательных действий, которые осуществляются после ее проведения.
3. Постановление Госкомстата РФ №88 – дает формы учетной документации, относящейся к первичной, которая отражает в себе результаты проведенной ревизии.
4. Методические указания по проведению инвентаризации , утвержденные Приказом Минфина РФ №49, которые отражают правила проведения ревизий и особенности документального оформления полученных итогов.
5. Приказ Минфина РФ №20н от 10.03.1999 «О порядке осуществления инвентаризации при проверке ФНС».

Предназначение и использование

Инвентаризационная опись ТМЦ предназначена для следующих целей :

1. Определения точного наличия ценностей, которые стоят на балансе физического или юридического лица.
2. Возможности подготовки бухгалтерского отчета за календарный год.
3. Подтверждения фактов хищения или кражи материальных ценностей предприятия.
4. Установления действительного ущерба, причиненного организации в результате несчастных случаев, пожара, землетрясения, затопления, обвала конструкции, выхода из строя единиц оборудования, невозможности создать необходимые условия для хранения (отсутствие электричества в морозильных камерах и т.д.).
5. Передачи фактического количества имущества от одного должностного лица к другому (если один начальник подразделения меняет на конкретном посте другого).

В результате осуществления ревизии информация, отраженная в инвентаризационной описи, может быть следующая :

1. Полное соответствие действительного и учетного остатка. Стоит отметить, что такие факты в большинстве случаев становятся возможными при имуществе, состоящем из крупногабаритных ценностей либо с достаточно большой стоимостью. Если же на балансе имеется большое количество малоценного сырья, материалов, товаров, то соответствие таких остатков редко происходит.
2. Определение излишков материальных ценностей.
3. Определение недостачи. Также часто полученные результаты содержат сведения как об излишках одного вида имущества, так и о недостаче других.

Основные требования к оформлению

Основными требованиями, которые следует учитывать при оформлении инвентаризационных описей, являются следующие :

1. В документы разрешается занесение исключительно достоверных сведений. В том случае, если отдельные лица допустят ошибку по невнимательности либо же с корыстным мотивом (скрыть факт хищения, потери и т.д.), их могут привлечь к ответственности.
2. Все занесенные сведения должны быть получены на основании фактического произведения действий пересчета, взвешивания, замера.
3. В том случае, если при проведении инвентаризации имеются товары или ценности, доставленные от поставщиков организации, но еще не распакованные, они могут быть занесены в количестве, указанном в накладной. При этом обязательной является частичная проверка отдельных единиц ТМЦ для большей достоверности полученных результатов.
4. Все числящиеся на балансе фирмы ценности должны заноситься в опись в тех единицах, в которых они значатся по документам (килограммы, метры, штуки, литры и т.д.).
5. Опись, оформляемая в результате ревизии, не должна содержать незаполненных строк – все данные (наименования ТМЦ) отражаются по порядку – друг за другом. В случае присутствия пустых строк в конце документа они или удаляются (при помощи компьютерных программ), или перечеркиваются (при заполнении бланка вручную).
6. В том случае, если при составлении описи выявлены ошибки, они исправляются при помощи зачеркивания неверной информации (названия, количества, общей суммы) и проставления сверху уточненных или правильных данных. Исправления оговариваются всеми членами ревизионной комиссии и вносятся только при согласии полного состава.
7. Ответственное в материальном плане лицо по правилам в конце документа ставит свою подпись, удостоверяющую согласие со всеми занесенными результатами ревизии в опись. После проставления подписи любые уточнения и поправки уже не могут быть внесены.

Образец и бланк ИНВ-3

1. Первый лист документа содержит в себе основные сведения о названии организации, а также ее структурного подразделения (если ревизия производится только в ней).
2. Обязательно должны отражаться основные данные , на основании которого была проведена ревизия (дата его подписания и порядковый номер по списку внутренних документов фирмы).
3. Отражается дата начала проведения инвентаризации и ее окончания (за исключением особенных ситуаций они не должны превышать установленного приказом периода).
4. Описи числящегося на балансе имущества присваивается определенный порядковый номер, который отражается в самом документе рядом с датой его окончательного подписания.
5. Указывается перечень ТМЦ, который участвовал в проведении пересчета.
6. В основной части приводится таблица, в которой по позициям отражают все материальные ценности, какие подлежали сверке с фактическим количеством (в случае полной ревизии документ содержит весь список того, что проходит по бухгалтерскому учету). При этом по каждому пункту указываются такие данные: порядковый номер позиции, полное наименование (которое соответствует названию по учету), единица измерения отдельной ценности (она должна совпадать с данными единого классификатора измерений), стоимость единицы наименования, фактическое количество, выявленное в результате проверки, общая сумма по каждой позиции, сверенные данные по фактическому наличию и бухгалтерскому остатку
7. Итоговые данные, которые получены в результате проведенной проверки и определение фактической суммы остатка, а также излишка или недостачи.
8. Подпись членов комиссии, которые проводили пересчет и присутствовали в ходе проверки.
9. Подпись лиц, несущих материальную ответственность за ценности, участвующие в пересчете.

После оформления и подписания инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей ревизия считается завершенной , и дальнейшими действиями будет приведение бухгалтерского остатка в соответствие с учетным. При этом принимаются во внимание сторонние факторы (товар в пути, ошибочно поставленные на учет товары, списание за счет виновных лиц и т.д.).

Как происходит инвентаризация на складе в 1С, можно узнать из данной инструкции.

Первичные документы по учету результатов инвентаризации применяются для проверки полноты и достоверности бухгалтерского учета в ходе полной или частичной инвентаризации имущества и финансовых активов предприятия. На основании этих документов инвентаризационная комиссия устанавливает, насколько содержание учетных данных и первичных документов соответствует фактической стоимости имущества.

Основными нормативными актами, регулирующими порядок проведения инвентаризации, являются:

Закон о бухгалтерском учете;

Положение по ведению бухгалтерского учета;

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 (далее - Методические рекомендации по инвентаризации).

В соответствии с этими документами, а также Постановлением N 835 для оформления первичных документов, составляемых в ходе инвентаризации, необходимо использовать типовые межведомственные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России.

Постановлением N 88 для документирования результатов инвентаризации введены следующие формы:

N ИНВ-1 "Инвентаризационная опись основных средств";

N ИНВ-1а "Инвентаризационная опись нематериальных активов";

N ИНВ-2 "Инвентаризационный ярлык";

N ИНВ-3 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей";

N ИНВ-4 "Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных";

N ИНВ-5 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение";

N ИНВ-6 "Акт инвентаризации расчетов за товарно-материальные ценности, находящиеся в пути";

N ИНВ-8 "Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них";

N ИНВ-8а "Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях";

N ИНВ-9 "Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них";

N ИНВ-10 "Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств";

N ИНВ-11 "Акт инвентаризации расходов будущих периодов";

N ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных средств";

N ИНВ-16 "Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности";

N ИНВ-17 "Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами";

Приложение к форме N ИНВ-17 "Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами";

N ИНВ-18 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов";

N ИНВ-19 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей";

N ИНВ-22 "Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации";

N ИНВ-23 "Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации";

N ИНВ-24 "Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей";

N ИНВ-25 "Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации";

N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией".

С 1 января 2001 года унифицированная форма N ИНВ-26 несколько видоизменена постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. N 26.

Формы N ИНВ-1-ИНВ-19 являются необходимыми первичными документами. На их основании осуществляется отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете. Порядок и особенности заполнения каждой из этих форм мы подробно рассмотрим далее. Формы N ИНВ-22-ИНВ-26 применяются для надлежащей организации самого процесса инвентаризации и для контроля правильности ее проведения. Они достаточно просты в оформлении, поэтому мы не будем описывать каждую из них подробно.

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации инвентаризация проводится в несколько этапов. На каждом этапе составляются соответствующие первичные документы. При этом сначала издается приказ о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-22), который регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-23). Затем заполняются инвентаризационные описи или акты, в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств (формы N ИНВ-1, ИНВ-1а, ИНВ-2, ИНВ-3 и т.д.). Следующим этапом в ходе инвентаризации является сравнение результатов, выявленных при проверке, с данными, отраженными на счетах бухгалтерского учета. При этом для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей составляются сличительные ведомости (формы N ИНВ-18, ИНВ-19). Для оформления результатов инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов, наличия денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности могут использоваться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей (формы N ИНВ-10, ИНВ-11, ИНВ-15, ИНВ-16). По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения. Результаты таких проверок оформляются актом (форма N ИНВ-24) и регистрируются в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (форма N ИНВ-25). На последнем этапе результаты инвентаризаций, проведенных в отчетном году, обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26).

К перечню документов, которые составляют при плановой или досрочной инвентаризации, относится и унифицированная форма ИНВ-3. Ее заполняют в процессе подсчета ценностей, уже после того, как оформлена , данные о которой указывают в шапке описи.

Образец и пустой бланк формы ИНВ-3

ФАЙЛЫ

Информация о приказе об инвентаризации в форме ИНВ-3 обозначается так:

В нижней строке указываем итоговое значение для всех позиций, т.е. сумму всех единиц, а также общую стоимость позиций. Если мы имеем дело с большим складом, количество страниц с описью может увеличиться. В таком случае итоги будут подводиться дважды: по текущей странице и по общей описи.

Следует отметить, что значения в блоках «Итого по странице» и «Итого по описи» могут не совпадать:

Последняя страница представляет собой свидетельство итогов проверки. Здесь обязаны поставить свои подписи все члены комиссии, а также материально-ответственные лица, которые отмечены в самом начале документа. Напоминаем, что состав комиссии может быть меньше, чем предусмотренное в ИНВ-3 количество строк.