Каждый день нам приходится принимать сотни решений, и чем выше должность тем больше решений приходится принимать. Как отделить важное от второстепенного? Одним из простых, но тем не менее продуктивных способов является «Квадрат Эйзенхауэра» также известный как «Матрица Эйзенхауэра». Эта система, с , отлично работает и для ежедневного и для долгосрочного планирования. Ниже вы узнаете об авторе этой методики (незаурядный был человек), а также об особенностях применения самой методики «Квадрата Эйзенхауэра».
Дуайт Эйзенхауэр прожил одну из самых продуктивных жизней, которую вы только можете себе представить.
Эйзенхауэр был 34 Президентом США, в течении двух сроков с 1953 по 1961 год. Во время его пребывания в должности, он начал программы, которые непосредственно привели к развитию Межгосударственного системы шоссе в США, запуска Интернет (ОАКРА), освоения космического пространства (ТЧА8А), и мирного использования альтернативных источников энергии (Закон по атомной энергии).
Прежде чем стать президентом, Эйзенхауэр был пятизвездочным генералом (высшее звание), служил в качестве верховного главнокомандующего союзными силами в Европе во время Второй мировой войны, был ответственным за планирование и осуществление вторжения в Северную Африку, Францию и Германию.
Кроме того он занимал посты президента Колумбийского университета, стал первым верховным главнокомандующим НАТО, и при этом как-то нашел время, чтобы продолжить свои хобби: игру в гольф и масляную живопись.
Эйзенхауэр обладал невероятной способностью поддерживать свою производительность не только в течение нескольких недель или месяцев, но в течение многих десятилетий. И по этой причине, его методы управления временем, управления задачами и производительности были изучены многими людьми.
Его самая известная стратегия производительности известна как «Квадрат Эйзенхауэра». Это простой инструмент принятия решений, которые вы можете начать использовать прямо сейчас. Давайте поговорим о том, как быть более продуктивным и, как работает стратегия Эйзенхауэра.
«Квадрат Эйзенхауэра»: Как быть более продуктивными
Стратегия Эйзенхауэра для принятия мер и организации задач очень простая. Для нее используется матрица решений (на картинке ниже), в которой вы будет распределять свои действия на основе четырех возможностей:
Срочные и важные (задачи, которые следует делать немедленно).
Важные, но не срочные (задачи, которые можно запланировать сделать позже).
Срочно, но не важно (задачи, которые можно делегировать кому-то еще).
Не срочные и не важными (задачи, которые можно ликвидировать).
Самое замечательное в этой матрицы это то, что она может быть использована как для составления долгосрочных планов для повышения производительности («Как я должен тратить свое время каждую неделю?») так и для небольших ежедневных задач («Что я должен сделать сегодня?»).
Примечание: Я создал шаблон «Квадрата Эйзенхауэра» в виде электронной таблицы Вы можете скачать этот шаблон для личного пользования в нижней части статьи. (Кстати я перевел этот шаблон на русский, и если вы хотите его получить — .
Разница между срочными и важными
Важное редко является срочным, а срочное редко является важным.
— Дуайт Эйзенхауэр
Срочные задачи — это те задачи на которые надо быстро реагировать: письма, телефонные звонки, тексты, новости. Между тем, по словам Бретта Маккея: «Важные задачи — это задачи, которые способствуют нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям».
Разделение этих срочных и важных дел достаточно легко сделать один раз, но делать это постоянно — может быть крайне сложной задачей. Причина, по которой мне нравится метод «Квадрата Эйзенхауэра» это то, что этот метод очерчивает четкие рамки для принятия решений на постоянной основе. И, как и все в жизни, последовательность сложная часть.
Вот некоторые другие наблюдения, которые я сделал, используя этот метод:
Ликвидация до оптимизации
Несколько лет назад, я читал о программировании и наткнулся на интересную цитату:
«Нет более быстрого кода, чем отсутствие кода»
— Кэвлин Хенней (Kevlin Henney)
Другими словами, самый быстрый способ что-то сделать — заставить компьютер читать строки кода или перечеркнуть выполненную задачу из вашего списка дел — это полностью исключить эту задачу. Нет более быстрого способа сделать что-то, чем не делать это вообще. Конечно, это не причина, чтобы быть ленивым, но предложение, чтобы заставить себя сделать трудные решения и удалять любую задачу, которая не ведет вас к вашей миссии, ценностям или целям.
Слишком часто мы используем методики производительности, управление временем и оптимизации в качестве предлога, чтобы избежать действительно важного вопроса: «Должен ли я на самом деле делать это?». Гораздо проще оставаться занятым и сказать себе, что вам просто необходимо быть немного более эффективным или «поработать чуть позже сегодня вечером», чем устранить задачу, которую вам просто удобно делать. Но фактически это не самый эффективный способ использования вашего времени. (Лично мне нравиться проверочная фраза «Ты занят или ты продуктивен?»).
Как говорит Тим Феррис: «Постоянная занятость это форма лени — ленивого мышления и неизбирательного действия».
Я считаю, что метод Эйзенхауэра особенно полезен, потому, что это заставляет меня сомневаться в том, действительно ли необходимо это действие, что в итоге означает перемещение задачи в квадрант «Удалить», а не бездумное повторение их. И, честно говоря, если вы просто уничтожите все вещи, на которые вы тратите свое время каждый день, то вам, вероятно, не потребуется каких-либо советов о том, как бьггь более продуктивными в выполнении работ, которые действительно имеют значение.
Это поможет мне достичь моей цели?
И последнее замечание: вам может быть очень трудно устранять лишние действия, если вы не уверены, что в каком направлении вы работаете. По моему опыту, есть два вопроса, которые могут помочь прояснить весь процесс метода Эйзенхауэра.
Эти два вопроса:
Это вопросы, которые я задал себе в своем Ежегодном обзоре и в своем Отчете выполненных работ. Ответы на эти вопросы помогли мне прояснить категории для определенных задач в моей жизни. После этого решить, какие задачи делать, а какие задачи удалить, становится намного легче, ведь вы будете понимать, что для вас важно.
Метод Эйзенхауэра это не идеальная стратегия, но для себя я понял, что это полезный инструмент принятия решений для повышения производительности и устранение задач, которые занимают умственную энергию, время, и редко приводят меня к моей цели. Я надеюсь, что вы найдете этот метод полезным.
Оригинал статьи: http://jamesclear.com/eisenhower-box
P.S.: Небольшой бонус: шаблон «Квадрата Эйзенхауэра»: Я русифицировал шаблон «Квадрата Эйзенхауэра» в виде таблицы, которую Вы можете скачать и использовать всякий раз, когда вы хотите улучшить вашу производительность и устранить лишние траты времени. Вы можете получить ее, связавшись со мной , и я сразу вышлю вам копию таблицы.
This is image placeholder, edit your page to replace it.
Добрый день, читатели блога Твое решение!
В этой статье хочу поговорить о проблеме перегруженного списка задач, с которой встречается почти каждый современный человек. В чем это проявляется? В том, что мы планируем выполнить много всяких разных задач в течение дня или в течение недели, а в конце этого периода понимаем, что ничего не успели.
Почему же так получается? Почему мы перегружены и не успеваем сделать то, что запланировали?
Чаще всего это связано с тем, что наше планирование нереалистично. Мы перегружаем свой список задач, из него надо что-то вычеркнуть, но возникает вопрос “Как из него что-то вычеркнуть, если мы в него вписываем только необходимые дела?”
Специальные техники определения приоритетов могут помочь нам определить то, что должно быть выполнено в первую очередь, а что мы можем отложить, а что не выполнять вовсе.
Одна из самых простых и эффективных методик определения приоритетов является матрица Эйзенхауэра. Идея принадлежит Президенту США Дуайту Эйзенхауэру. А известность она получила после того, как о ней написал Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей».
Постоянная занятость — это форма лени, ленивого мышления и неизбирательного действия.
Тим Феррис
В основе матрицы Эйзенхауэра лежит , согласно которого 20% наших усилий дают 80% результата. Эйзенхауэр усовершенствовал этот принцип.
Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный двумя пересекающимися осями на 4 сектора или квадранта.
Вертикальная ось — “важность”, горизонтальная — “срочность”.
Таким образом, получаем 4 сектора:
сектор А — “срочно и важно”
сектор В — “не срочно, но важно”
сектор С — “срочно, но неважно”
сектор D — “не срочно, не важно”
Объединяет дела, которые необходимо выполнять в первую очередь. Они не терпят отлагательств, выполнить из завтра — будет уже поздно. Регулярное появление таких дел в нашем списке задач является, как правило, следствием плохого планирования, неорганизованности, откладывания на потом и т.д Идеальным планированием является ситуация пустого квадранта А.
Примеры дел квадранта А:
Этот сектор объединяет дела, которые напрямую влияют на вашу личную эффективность. Главное отличие этих дел от дел квадранта А — отсутствие срочности. Это позволяет подойти к решению таких задач более обдуманно, что позволяет достигнуть больших результатов и эффективности. Из задач сектора В должен в основном состоять наш список дел на день. Также нужно помнить, что дела сектора В, если им не уделять своевременно внимание и время, могут перейти в сектор А.
Примеры дел квадранта В:
Сектор С: не важно, срочноДела, которые не приближают вас к цели,но делать их необходимо. Главной ошибкой при работе с матрицей является не перепутать дела сектора А и С, иначе возникнет ситуация, что вы крутитесь как белка в колесе, но выполненные задачи не приближают вас к намеченной цели, а важные задачи остаются нерешенными.
Примеры дел сектора С:
Сектор объединяет дела, которые тратят наше время впустую, не приносят нам совсем никакой пользы. Иными словами — поглотили времени. Но эти задачи имеют для нас большую привлекательность, они просты для выполнения, позволяют хорошо провести время и отдохнуть. Поэтому противостоять им очень трудно, но делать это необходимо.
Чем может быть полезна матрица на практике? Возможно два направления применения матрицы Эйзенхауэра:
Как это выглядит?
Основная трудность применения матрицы Эйзенхауэра является сложность определения важности задачи. Часто нам кажутся все задачи важными. как определить в чем истинная важность задачи. как из всех задач выделить действительно важные задачи?
Здесь пригодится “метод Франклина”: важное — это то, что соответствует главным целям моей жизни.
Основная идея состоит в том, что до того, как расставлять приоритеты, необходимо четко определиться со своими целями на определенный период.
После этого дополним матрицу Эйзенхауэра, помещая в ее центр наши цели. Что теперь происходит? Теперь оценка важности всех задач на день будет осуществляться относительно поставленной цели.
Важность задачи отличает ответ на 3 вопроса:
Например, ваша цель “погасить все кредиты и долги в течение года”. Важность каждой задачи матрицы оцениваем именно с позиции, поможет ли она достигнуть поставленной цели.
Прежде чем приступить к выполнению любой задачи, сначала задайте себе вопрос “Это должен сделать я?, “Может это сделать кто-то другой?”.
Задачи квадранта С, как правило, рутинного характера, не продвигающие вас к поставленной цели, рекомендуется делегировать или не делать совсем.
6. Контроль исполнения плана
На этом этапе выполните анализ исполнения намеченного плана. Подсчитайте в каждом квадранте матрицы какое количество задач выполнено за день и сколько времени потрачено на их исполнение. Оцените свою эффективность.
Чем больше времени вы уделяете задачам квадранта В, тем эффективнее вы становитесь и быстрее добиваетесь поставленных целей.
Невыполненные задачи перенесите в список на следующий день. Если вы отложили выполнение задачи более трех раз, задумайтесь о том, следует ли ее вообще выполнять? Скорее всего, вы прекрасно обойдетесь и без нее! Вычеркивайте такие дела из списка или выполните немедленно.
Как видите, матрица Эйзенхауэра — простой рабочий инструмент, который облегчает планирование и помогает текущему контролю и анализу вашей деятельности. Оставьте свой e-mail в форме в конце статьи и скачайте шаблон ежедневного планирования по матрице Эйзенхауэра. Шаблон создан в двух форматах: в таблице эксель и в виде шаблона заметки для Evernote.
Чтобы добавить заметку с шаблоном в свою учетную запись Evernote, нужно нажать правой кнопкой мыши по заметке в аккаунте Evernote и выбрать из выпадающего меню «Скопировать в блокнот». Затем выбрать свой блокнот и нажать «Копировать». Теперь вы можете вносить любые изменения в шаблон.
Если вы будете часто пользоваться матрицей, сделайте шаблон заметки ярлыком! Это ускорит поиск заметки и сэкономит ваше время!
Обязательно внедрите в свою систему управления делами приоритеты!
Как только вы научитесь правильно распределять дела внутри матрицы Эйзенхауэра, у вас появится немалое количество дополнительного времени и самое главное, вы быстрее придете к поставленной цели.
Наполняйте каждый свой день смыслом и это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ !
Здравствуйте! В этой статье мы расскажем об одном из самых эффективных инструментов управления временем – матрице Эйзенхауэра.
Сегодня вы узнаете:
«Долог день до вечера, коли делать нечего» – гласит народная мудрость. Совсем другие афоризмы рождаются у занятых людей, которые бегут наперегонки со временем: «Как бы к суткам прибавить двадцать пятый час?».
В условиях многозадачности перед каждым деловым человеком рано или поздно встает вопрос о грамотном распределении временных ресурсов. Стартовые условия равны для каждого жителя на планете – час включает в себя шестьдесят минут абсолютно для всех. Но то, насколько эффективно люди организуют свое время, во многом определяет разницу между успешным человеком и вечным неудачником.
Управление временем, или – это сознательный контроль над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, с целью увеличения их эффективности и продуктивности работы.
Матрица Эйзенхауэра – один из популярных инструментов управления временем, который используется для расстановки приоритетов в деловой сфере и личных задачах. В его основе лежит принцип распределения всех дел по четырем категориям, в зависимости от степени их важности и срочности. Матрицу удобнее всего использовать при краткосрочном и среднесрочном планировании.
Этот подход придумал Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, генерал армии в годы Второй мировой войны, а впоследствии – тридцать четвертый президент Соединенных Штатов. Политик всегда восхищал окружающих своим умением все успевать.
Когда-то американец тщетно искал какой-нибудь действенный способ управлять временем и, не найдя его среди существующих, разработал его самостоятельно. Матрица времени до сих пор поражает своей простотой и гениальностью, и миллионы людей во всем мире используют ее для планирования.
Визуально матрица приоритетов поделена на четыре квадранта, куда вписываются дела по категориям: важные и срочные, важные и несрочные, неважные и срочные, неважные и несрочные.
Пользователю матрицы предлагается вписать все свои запланированные дела в эти квадранты. Самая большая работа происходит как раз тогда, когда человек делает выбор между этими полями, решая, таким образом, какие дела надо сделать в первую очередь, а какие – во вторую.
В это поле должны записываться дела, которые относятся к приоритетным сферам жизни человека и не терпят отлагательства. Эти сферы – обычно семья, карьера (для студентов – учеба), здоровье и безопасность.
Эти дела соответствуют следующим утверждениям:
Пример. В ближайшем будущем вы рассчитываете на повышение. Руководитель просит вас как можно быстрее сдать отчет о проделанной работе. Это важно? Да, так как вы не хотите упустить шанс на карьерный рост. Это срочно? Да, так как сейчас самое время показать свою исполнительность.
Пример. У вас разболелся зуб. Важно? Все, что связано со здоровьем – всегда важно. Срочно? Вы рискуете потерять зуб и на обезболивающих лекарствах долго не протянете.
У преуспевающих людей большинство дел лежит именно в этом квадранте. Это повседневные занятия, которые неизменно служат делу достижения главных целей во всех сферах жизни. Они все важны, но спешка отсутствует, как в случае с квадрантом А.
Успешный человек не доводит свои важные дела до состояния аврала, а выполняет их постепенно. У него чаще всего есть время обдуманно принимать решения, по кирпичику выстраивая здание своего будущего.
В эту зону вписывают все повседневные дела, напрямую касающиеся приоритетных сфер жизни: работы, семьи, саморазвития, здоровья.
Для них действует единый критерий:
Пример. Вы программист и должны сдать написанную вами программу до понедельника. Сегодня только четверг, у вас уже все готово, но вы решили отложить сдачу своей работы до пятницы, чтобы все еще раз тщательно проверить.
Дела из квадранта В при недостатке к ним внимания могут перекочевать в квадрант А. Ваша цель – не допустить этого. Бывает так, что важное дело появляется внезапно, по независящим от вас причинам. Но зачастую мы сами доводим дела до такого состояния, игнорируя профилактические осмотры у врача и откладывая выполнение важных задач вплоть до дедлайна.
Эти дела лежат в некотором отдалении от ваших основных приоритетов, но их выполнение делает вашу жизнь комфортнее и может со временем сослужить вам хорошую службу.
В этой области лежат встречи и разговоры, на которые вы идете из вежливости или по необходимости, в том числе дни рождения не очень близких людей, внезапно появившиеся домашние дела, некоторые задачи по работе.
Дела этого квадранта имеют такие характеристики:
Пример. Вы планировали купить кондиционер и узнали о распродаже, которая будет проходить только один день. Важно? Не особенно. Мир не рухнет, если вы не купите кондиционер дешевле, чем планировали. Срочно? Да, распродажа действует один день. Приятный бонус: срочная покупка позволит немного сберечь бюджет семьи.
Пример. Вы журналист. Вас приглашают на банкет, куда может приехать редактор интересующей вас газеты. Важно? Не особенно, все слишком неопределенно. Срочно? Да, потому что банкет не будет длиться вечно, нужно принять решение – либо ехать, либо нет.
Вполне вероятно, вы найдете кому перепоручить дело из этого квадранта. Какое-то неважное срочное дело за вас может сделать супруга, знакомый, коллега, подчиненный.
Все дела этого квадранта можно условно разделить на собственно дела и развлечения. К делам относятся задачи, выполнение которых гарантирует ваш комфорт, делает вас и вашу жизнь более красивой (например, уход за своим внешним видом), но при этом дело может подождать какое-то время.
Для женщины это может быть визит к мастеру маникюра, для мужчины – мытье машины. Разумеется, эти дела важны сами по себе, но не по отношению к вашим главным сферам жизни.
Ко второй группе относится приятное времяпрепровождение. Обычно считается, что от этих дел нет никакой пользы, их называют «пожирателями времени», представляют их как дела, которые люди делают хотя лучше бы не делали, а избавиться от них – похвальная цель.
Так категорично можно говорить только о вредных привычках вроде курения и систематического употребления крепкого алкоголя. Такие примеры дел, как общение в социальных сетях, просмотр легких фильмов, тусовки в клубах, увлечение компьютерными играми – все это имеет право быть и необходимо человеку, если это его расслабляет и доставляет ему удовольствие.
Во-первых, человек не робот, ему нужно делать что-то просто так, для души.
Во-вторых, неважные и несрочные дела способны приносить пользу. Многие компьютерные игры развивают мышление, общение в соцсетях учит выражать мысли, танцы в клубах помогают размяться. Кроме того, давно известно, что смена деятельности – это лучший отдых.
Главное условие по этому квадранту – не позволить ему завладеть большей частью вашего времени и оставить без внимания основные дела, двигающие вас вперед по жизни.
Итак, после обзора теоретической части можно испытать действие матрицы на себе.
С нашим примером поступим так, как мы посоветовали в предыдущем параграфе – сначала выпишем подряд все дела, а затем распределим в матрице. В примере от первого лица будет размышлять профессиональный массажист.
Вот его список задач на день (с комментарием, чтобы позволить читателю осознать степень важности и срочности):
| СРОЧНО |
НЕ СРОЧНО |
|
| ВАЖНО |
Сегодня 4 массажа: в 9 ч., в 11 ч., в 15 ч., в 20 ч. Навестить друга в больнице |
Заехать к знакомым за палаткой (семейный поход)
Съездить на прием к окулисту Зайти в бухгалтерию Позаниматься английским |
| НЕ ВАЖНО | Заехать в банк, внести платеж за ипотеку
Купить корм для кота Купить новую прокладку для крана Отправить книгу коллеге |
Подстричься Купить продуктов Сходить в бассейн Ответить на сообщения в вотсапе и вконтакте |
Помните: одно и то же дело для разных людей может обитать в разных квадрантах матрицы. Например, для кого-то позаниматься своим хобби может относиться как к важным, так и к неважным делам. Вы и только вы можете распределить ваши дела так, как видите свои жизненные приоритеты.
Некоторые скептики считают, что матрица Эйзенхауэра подходит только руководителям, тогда как простой служащий, рабочий или домохозяйка не смогут использовать ее на практике (что неверно – матрица универсальна, это мы доказали, взяв в качестве примера дела массажиста, а не бизнесмена).
В действительности же вопрос стоит не о возможности или невозможности использования матрицы, а в целесообразности ее применения.
Систему Эйзенхауэра используют для планирования на каждый день. То есть речь идет не о долгосрочных планах (построить дом, съездить в отпуск, окончить университет), а о текущих задачах.
С одной стороны, если ежедневных задач у человека так мало, что его память с легкостью справляется с ними – применять таблицу ни к чему. Например, все планы работника на день состоят в том, чтобы отсидеть на работе свои восемь часов, а вечером попить пива с друзьями. Эта таблица не для таких людей.
С другой стороны, если человек имеет цели по всем аспектам своей жизни – в работе, учебе, саморазвитии, семье, хобби, если он стремится быть хозяином своего времени, а не плыть по его течению– у такого человека всегда много ежедневных задач. И так как он не хочет упустить их из виду – эта матрица для него.
Матрица Эйзенхауэра – никакая не панацея от вечной нехватки времени. Это скорее учебное мини-пособие по расстановке приоритетов.
Не удивляйтесь, если поначалу вам будет непросто распределять дела по квадрантам. В тот момент, когда вы задумываетесь и делаете это, вы учитесь. А обучение чему-то ценному всегда сопряжено с определенными усилиями.
Не отчаивайтесь – проработав с таблицей несколько дней подряд, вы приобретете навык, который перейдет в умение. Впоследствии расстановка приоритетов дойдет до автоматизма.
Итак, подведем итог.
Матрица Эйзенхауэра создана для таких как вы, если:
Прочитайте утверждения ниже и спросите себя, справедливы ли они для вас. Если подавляющее большинство пунктов вам не подходит, вам желательно освоить методики тайм-менеджмента.
Если все предыдущие пункты представляются вам логичными, то последний может вызвать недоверчивую улыбку: «Да вы шутите! Выжатый лимон чувствует себя бодрее, чем я в конце рабочего дня». Тем не менее существует большое количество людей, которые не только не устают, но и чувствуют прилив сил. И здесь нет никакого секрета.
Мы устаем не от количества проделанной работы, а от бестолковых, неупорядоченных действий, бессмысленных метаний и ощущения беспомощности в условиях хронического цейтнота.
Разумеется, иногда мы не можем все предусмотреть. И наш стройный план может пошатнуться из-за внезапно отключившейся оргтехники, опоздавшего клиента или сотрудника-прогульщика. Пока оставьте это в стороне.
Первое, над чем стоит работать – как не быть источником хаоса для себя самого, а затем можно задуматься о влиянии внешних непредвиденных обстоятельств.
Относитесь к себе, как к породистой лошади – это, конечно, сильное животное, но кто из владельцев рискнул бы загонять ее бешеной скачкой?
Каждый день мы одолеваем гору задач, но далеко не всегда такая загруженность помогает идти вперед. Иногда мы тратим много времени на пустые занятия, в то время как важная работа ждет на задворках планирования .
Квадрат Эйзенхауэра - инструмент для распределения дел по важности и срочности. Он помогает понять, какую работу нужно сделать прямо сейчас, какую отложить на потом, а какую и вовсе отбросить.
Метод Эйзенхауэра создан для избежания этих ошибок, он структурирует работу и выявляет “пожирателей времени”, будто рентген.
Этот инструмент тайм-менеджмента подарил нам не кто-нибудь, а сам президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, управлявший Штатами с 1953 по 1961 годы. Он руководил американскими войсками в Европе во время Второй Мировой войны. Освободив в ходе Нормандской операции Францию, Дуайт Эйзенхауэр вернулся на родину героем и был назначен главнокомандующим армией США. Этот выдающийся человек стоял у истоков НАТО и был одним из двух наиболее любимых американцами президентов, разделив их сердца с Джорджем Вашингтоном. Уйдя на пенсию, он не сидел сложа руки, а работал ректором Колумбийского университета.
Как вы понимаете, работы у Эйзенхауэра было очень много. Родившись в бедной семье, он сумел построить столь головокружительную карьеру благодаря грамотному распределению приоритетов и дисциплине. Такой человек дурного не посоветует - его методика управления временем проверена на практике, а личность изобретателя уже можно считать лучшей рекомендацией.
Матрица Эйзенхауэра состоит из двух осей координат - важности и срочности. На их пересечении образовываются четыре поля:
Определив каждое дело в свое поле, мы уже имеем алгоритм дальнейшей работы над каждым из них.
Мозг человека устроен так, что мы лучше понимаем структурированную информацию - разложенную по полочкам, ячейкам, и сопровождающуюся визуальными материалами. Поэтому квадрат приоритетов лучше всего рисовать на бумаге или в таблицах на компьютере.
Как видите, все поля раскрашены в разные цвета. Это не эстетическая прихоть художника - так мы отметили их значение в глобальном планировании работы. Когда вы начнете работу с таблицей, в этих ячейках будут располагаться конкретные дела.
Матрица приоритетов четко и понятно отвечает на эти вопросы. Каждое поле таблицы Эйзенхауэра имеет свой “вердикт”. Как только задание оказывается в той или иной ячейке, мы уже знаем, что с ним делать.
Это поле окрашено в красный, потому что в идеальном варианте оно должно оставаться пустым. Когда в нем появляются задачи - значит, вы что-то неправильно спланировали, потратили время на ненужные дела.
Конечно, идеала достичь невозможно, поэтому в этом квадрате все равно будут появляться пункты. Если уж это случилось, то вот что следует вписывать в поле А:
Если при первом составлении таблицы оказалось, что в красной ячейке много пунктов, нужно бросить все силы на ее очистку. Если задача сложная, подумайте над тем, чтобы привлечь к ее выполнению родственников, друзей или делегировать что-то подчиненным.
Основная деятельность должна протекать в этом поле, поэтому оно раскрашено в зеленый цвет действия и роста. Все, что помогает человеку достигать целей и улучшать свою жизнь, должно делаться в обязательном порядке и без спешки.
Этого добиться не так просто, поскольку все мы люди-студенты и привыкли браться за дело лишь тогда, когда на горизонте маячит дедлайн. Но именно здесь кроется главный секрет успеха: выполняйте все важные дела заранее. Это поможет работать с удовольствием и концентрацией, а не в состоянии перепуга и суеты.
Здесь находятся такие задачи:
Эти дела нужно выполнять самому, привлекая помощников в случае, когда работы много и выполнить ее самостоятельно нереально.
Два нижних поля неспроста раскрашены в серые цвета - ведь они не важны, и их можно просто не замечать, как мышь. Но как раз они становятся серьезным препятствием, тормозящим нас в развитии.
К срочным, но неважным делам относятся:
Если не прорабатывать этот пункт, то можно оказаться в замкнутом кругу постоянного разгребания несущественных дел, несущих минимальную пользу. Задачи из этого квадрата можно игнорировать или делегировать другим людям, чтобы освободить время для основной работы.
Главное - не перепутать дела из пунктов А и С. Так можно принять какую-то ерунду за важную задачу или наоборот - отказаться от решения критических вопросов, отправив их в пункт С.
В этом темно-сером квадрате “живут” пожиратели времени, которые желательно вообще устранить из жизни. Тут обосновались:
Большую часть этих пунктов нужно убрать из графика усилием воли - вот зачем прописывается этот пункт. В него же попадает рутинная работа, выполнение которой несет совсем маленькую пользу. Можно сделать - а можно и не делать. Эту работу по желанию делегируйте подчиненным или наемным работникам. Или бабушке.
Действительно, есть большая вероятность присвоить делу совсем не тот уровень важности и срочности. Именно от этого, собственно, и страдает наша иерархия приоритетов.
Чтобы не ошибиться, мы должны просто ответить на два вопроса “да” или “нет”:
Распределив таким образом работу по таблице, первым делом приступаем к решению вопросов из красного квадрата, а затем - из зеленого.
Составлять матрицу лучше утром . Вспомните все дела, которые собирались сделать в ближайшее время, о чем вас просили друзья, какие задания дал начальник, что вы хотели сделать для себя. Запишите эти дела на листе друг за другом.
Теперь подумайте о каждом из них, дайте ответы на вопросы о важности и срочности. В зависимости от того, как вы ответили на вопросы, поместите задачу в соответствующую ячейку. Вспоминайте даже самые мелкие дела - именно они отбирают у нас много времени. Количество пунктов в каждой ячейке определяете только вы. Их может быть и 20, и ноль.
Ваша матрица может выглядеть так:
Когда дела распределены, сделайте для себя удобный список (например, в телефоне), задач из красного квадрата, чтобы вы могли постоянно с ним сверяться. Отдельный - для задач из зеленого квадрата. Выполнив все пункты из первого, сразу же беритесь за второй, поставив себе задачей держать красный квадрат максимально свободным.
Задачи из серых квадратов проигнорируйте или делегируйте тем, кому они могут быть важны или интересны. Например, пост в соцсети про первый снег не несет никакой пользы, если не касается вашего проекта. Но он может стать частью рекламного контента - в таком случае его лучше поручить отделу SMM , привязав информацию об акции.
Матрица Эйзенхауэра - в некотором смысле машина для очистки своего дня от мусора неважных дел. Поначалу его нужно рисовать каждый день, но со временем вы будете интуитивно чувствовать “цвет” того или иного дела. Каким бы ни был влиятельным Эйзенхауэр, он не смог бы докупить себе лишних часов в сутках. А вот эффективно распределить время под силу даже студенту.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
Сегодня мы с вами рассмотрим, насколько важна правильная расстановка приоритетов в любом деле, и как можно научиться их расставлять, используя несложную технику со сложным названием: матрица Эйзенхауэра .
Наверняка каждый из нас хотя бы когда-то сталкивался с нехваткой времени для выполнения всех намеченных задач. Мало того, есть определенная категория людей, которым его не хватает постоянно и катастрофически! Стараясь все успеть, они пытаются даже , но от этого общий результат страдает только еще больше.
Главная проблема таких людей заключается в незнании , или нежелании использовать их на практике. В частности – одного из важнейших методов управления временем, который звучит так: правильная расстановка приоритетов.
Именно от умения правильно расставить приоритеты во многом зависит успешность и своевременность выполнения всех имеющихся задач.
Другими словами, человеку необходимо грамотно распределить очередность выполнения дел и следовать этой очередности.
Существуют разные методы расстановки приоритетов. Сегодня я хочу рассмотреть один из наиболее популярных, и, пожалуй, наиболее действенный метод, который получил название “Матрица приоритетов Эйзенхауэра”. Что это такое и как ее использовать – об этом далее.
Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра был изобретен даже не математиком или психологом, а самим 34-м президентом США – Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром. Будучи известным политиком, он, естественно, постоянно сталкивался с необходимостью выполнения огромного количества дел, и вот, чтобы все успевать, и выработал для себя этот метод, который на сегодня активно используется в тайм-менеджменте для выполнения как рабочих, так и личных задач.
Матрица Эйзенхауэра представляет собой систему координат, по оси X которой откладывается важность дел, которые необходимо выполнить, а по оси Y – их срочность. Таким образом, образуется четыре сегмента, которые отличаются между собой по степени срочности и важности. Рассмотрим, как выглядит матрица Эйзенхауэра на картинке:
Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра заключается в распределении всех имеющихся дел и задач по этим четырем сегментам для выполнения их в строгой последовательности.
Если распределить все задачи в эти 4 сегмента, то получится, что:
– сверху – все срочные дела;
– справа – все важные дела;
– снизу – все не срочные дела;
– слева – все не важные дела.
А теперь кратко охарактеризуем каждый из получившихся квадратов именно в той последовательности, в которой нужно выполнять относящиеся к ним задачи.
1. Важные и срочные дела. То есть, правый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. Здесь должны находиться наиболее важные задачи, которые, к тому же, необходимо выполнить срочно. То, что называется “вопрос жизни и смерти”.
Сюда можно отнести, например, выполнение работы, срок сдачи которой подходит к концу, важный деловой звонок, если вы обещали позвонить в определенное время. Или, в личном плане – посещение дантиста, если у вас вдруг резко разболелся зуб.
В идеале в этом квадрате не должно накапливаться более 1-2 дел. Категорически не стоит “пихать” в этот сегмент все подряд: вы должны объективно оценивать, насколько эта задача действительно важная и действительно срочная.
2. Не важные, но срочные дела. Или левый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. К этому сегменту стоит относить незапланированные, внезапно появившиеся дела, которые нужно выполнить срочно, но которые при этом не являются особо важными. То, что называется “форс-мажор”.
Например, начальник попросил сходить отправить почту. Или по дороге отлетел каблук, и нужно срочно его отремонтировать либо вернуться поменять обувь. Или вы вдруг вспомнили, что у коллеги сегодня день рождения, а рабочий день уже заканчивается – нужно срочно поздравить.
Кому-то ошибочно может показаться, что эти дела входят в первую категорию, то есть, являются важными, но это абсолютно не так. Потому что их выполнение никак не повлияет на вашу дальнейшую жизнь или результаты работы – от того, что вы сделаете эти дела, ничего вообще не изменится, тем не менее, их нужно делать срочно, без этого никак.
Второй сегмент вообще часто может пустовать: дела в нем, как правило, появляются внезапно и исчезают сразу после их срочного выполнения.
3. Важные, но не срочные дела. То есть, правый нижний сегмент матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся все задачи, которые для вас важны, но при этом не требуют безотлагательного выполнения. Важные дела, срок выполнения которых еще не “поджимает”, и которые могут подождать в том случае, если есть дела в первых двух сегментах.
Например, деловые контакты с клиентами, не имеющие четких временных рамок, текущая работа. В личном плане – занятия спортом, изучение английского языка, чтение полезной литературы.
Важно понимать, что некоторые дела из этой категории, если их не выполнять, постепенно поднимаются вверх и переходят в первый сегмент, то есть, становятся срочными. К примеру, вам нужно погасить кредит до 25 числа. Если на календаре 20 число – это просто важное дело, а если 24 – уже важное и срочное.
Этот сегмент, хоть и является аж третьим в расстановке приоритетов, играет очень большое значение, поскольку именно решение задач, входящих в него, оказывает максимальное влияние на дальнейшую жизнедеятельность человека.
4. Не важные и не срочные дела. Последний, левый нижний квадрат матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся дела, от выполнения которых вообще ничего не зависит, и которые, по большому счету, зачастую человеку вообще не нужны. Их объединяют одним общим термином – “пожиратели времени”.
Например, поболтать с подругой по телефону, полазить в социальной сети, посетить развлекательные сайты и т.п.
К выполнению задач из этой категории стоит приступать только в том случае, если все остальные категории на данный момент пустуют.
Вот так работает метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра.
На этом все. Надеюсь, что вы взяли себе на заметку эти полезные советы и рекомендации. До новых встреч на – сайте, который поможет вам достичь успеха в любом деле и научит грамотно распоряжаться личными финансами.
